FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ESCUELA DE INGENIERIA DE EMPRESAS

“INFORMATICA APLICADA A LA GESTION

EMPRESARIAL 2”

ESPOCH

BRYAN TOTOY CUARTO 2 29-05-2016

“Proceso para la creación de una Base de Datos en Access

2013”

Tipos de bases de datos

Al pulsar Nuevo, en la barra de acceso rápido o la vista Backstage, accedemos a las plantillas

disponibles para crear diferentes tipos de bases de datos, como: Activos, Contactos, Tareas,

entre otras. Si ninguna se ajusta a lo que necesitamos, podemos usar el cuadro de búsqueda

para descargar plantillas de Internet, ya sea mediante la selección de alguna de las categorías

o el ingreso de una palabra clave. También es posible crear una base de datos desde cero;

veamos cómo hacerlo.

Crear una base de datos de escritorio

Cuando Access genera una base de datos desde cero, es decir, sin contenido

predeterminado (a diferencia de las plantillas), tendremos que crear cada elemento que la

integra de modo manual. En el siguiente Paso a paso aprenderemos a generar una base de

datos de este tipo.

1) Ingrese a Access 2013 y, en la ventana de inicio rápido, seleccione la opción Base

de datos del escritorio en blanco.

2) A continuación, ingrese el nombre que desee asignarle a la base de datos en la

opción Nombre de archivo. Tenga en cuenta que no pueden existir dos bases de

datos con el mismo nombre dentro de una misma carpeta.

3) Pulse el botón Examinar, que se encuentra a la derecha del nombre asignado, para

elegir dónde guardar la base de datos, ya sea en el disco rígido o en algún medio de

almacenamiento transportable, como un pen drive.

4) Para finalizar, haga un clic sobre el botón Crear, ubicado debajo del nombre

asignado a la base de datos.

Luego de cumplir con los pasos anteriores, se generará una tabla vacía en la nueva base de

datos, que cerraremos por el momento, con el botón (X) situado en la esquina superior

derecha de la pestaña de la tabla. Si bien esto no es algo obligatorio, por ahora lo haremos

así hasta adquirir otros conocimientos, como, por ejemplo, la creación de tablas de manera

personalizada.

Crear una base de datos a partir de una

plantilla

Otro modo de crear una base de datos es a través de las plantillas situadas en la ventana

de inicio rápido o en la categoría Nuevo de la vista Backstage. Al pulsar sobre una de ellas,

se generará una nueva base de datos con un contenido predeterminado, según la plantilla

elegida. Cada una tiene diferentes elementos (tablas, consultas, formularios o informes)

enfocados en la tarea que gestionará. Algunas plantillas disponibles son las siguientes:

NOTA: Cada plantilla contiene objetos relacionados con la tarea que se gestionará.

Activos: Permite registrar detalles de los activos (como, por ejemplo, la fecha de

adquisición) a través de varias tablas, informes y formularios que se crean

automáticamente.

Contactos: Posee opciones para registrar datos personales, incluyendo imágenes.

Problemas: Hace posible registrar cuál es el problema, su prioridad y quién es la

persona asignada, entre otras especificaciones.

Eventos: Esta plantilla es de utilidad para registrar fechas de reuniones,

direcciones e, inclusive, una imagen por cada evento.

Proyectos de marketing: Posee las opciones necesarias para el registro de la

entrega de proyectos de marketing.

Administración de proyectos: Permite registrar presupuestos de proyectos.

Administración de ventas: Para realizar un seguimiento de las ventas.

Tareas: Permite listar las tareas pendientes, incluyendo a la persona encargada, la

fecha de comienzo y de finalización.

Alumnos: Esta planilla, como su nombre lo indica, es ideal para gestiones

educativas, ya que permite registrar datos de alumnos.

Luego de seleccionar la plantilla elegida, ingresamos un nombre y una ubicación para

guardar la base y pulsamos el botón Crear. La aplicación se conectará con Office Online

para descargar la plantilla. Este procedimiento requiere conexión a Internet y el tiempo

que demore dependerá de la velocidad de conexión. Cuando se abra la plantilla, aparecerá

una advertencia de seguridad debajo de la cinta de opciones, esto se debe a que es

contenido descargado de la Web, solo debe pulsar el botón Habilitar contenido para

continuar.

Una vez descargada la plantilla, esta se convertirá en una plantilla local, y entonces

podremos volver a utilizarla, aunque no tengamos acceso a Internet. En este último caso,

en la ventana de inicio rápido o al pulsar el comando Nuevo y acceder a la vista Bacstage,

solo se mostrarán las plantillas disponibles sin conexión.

Minimizar la Cinta de Opciones

Otra manera de minimizar la cinta de opciones es hacer doble clic sobre el nombre de la

ficha activa o presionar la combinación de teclas CTRL + F1. De este modo, al pulsar sobre

el nombre de cada ficha, se mostrarán sus opciones; pero luego de utilizar un comando la

cinta se minimizará nuevamente.

“Objetos en Access 2013”

Access 2013 es un gestor de bases de datos relacional. Un programa desarrollado por

Microsoft incluido en la suite Office 2013 y que permite la creación de diferentes tipos de

objetos para gestionar una base de datos de forma rápida y eficiente. Con Access 2013 es

posible realizar un gran número de consultas diferentes de los datos almacenados

admitiendo también filtrados para de esta forma obtener información muy rápidamente.

Utilizando los diferentes objetos disponibles en Access, podemos introducir valores en las

tablas, modificarlos y eliminarlos de una forma ágil y libre de errores.

En Access 2013 existen seis tipos de objetos distintos:

Tablas.

Consultas.

Formularios.

Informes.

Macros.

Módulos.

Tablas

Las tablas son el objeto básico de cualquier base de datos. Las tablas son el almacén de

datos en una Base de Datos. Y esta es su función: almacenar la información.

En una tabla los datos se organizan en sentido vertical mediante filas y columnas. Las

columnas se denominan Campos, las filas Registros y la intersección entre ambas Dato

(también llamada celda). El dato es la unidad mínima de información de cualquier base de

datos.

Registro Campo

Dato

Más adelante verás que existen diferentes tipos de datos que se pueden introducir en una

tabla, además de otros condicionantes relativos al formato o al contenido de dichos datos.

Consultas

Una base de datos se crea con el objetivo de poder gestionar y obtener información de un

modo rápido. El modo de obtener dicha información es a través de las consultas.

Podríamos decir que mientras las tablas tienen la finalidad de almacenar la información,

las consultas tienen la finalidad de obtener dicha información.

En una tabla podemos almacenar los datos personales de un millón de personas mientras

que en una consulta podemos ver aquellas personas almacenadas en la tabla cuya edad está

comprendida entre 50 y 60 años, por poner un ejemplo.

Los tipos de consultas existentes son:

Consultas de selección: Son las más frecuentes. Al realizar una consulta de

selección, obtenemos la información buscada y la información de las tablas

permanece inalterable, es decir, no se modifica.

Consultas de acción: Al realizar una consulta de acción, los datos almacenados

en las tablas sufren una modificación. Esta puede ser de distinta naturaleza, por

ejemplo, un borrado de datos, una actualización de los datos etc. las trataremos en

este curso en profundidad.

Consultas específicas de SQL: Solo se pueden realizar programando en el

lenguaje de datos estructurado SQL. Requiere el aprendizaje de dicho lenguaje de

programación y por su naturaleza, no las trataremos en este manual básico. Si

quieres profundizar en ellas, puedes ver el curso de programación SQL del canal

(www.pildoras informáticas.com) y descargarte el manual (ambos disponibles en

breve).

Formularios

Los formularios tienen la finalidad de introducir la información en las tablas y también la

de ver la información almacenada en tablas y consultas. Podríamos decir que los

formularios son una “interfaz” desde la cual podemos ver e introducir información de una

forma más intuitiva y sencilla.

Los formularios adicionalmente pueden realizar cálculos con los datos almacenados y

comprobar que la información introducida es coherente.

Informes

La finalidad de los informes es ver la información almacenada en tablas y consultas en

formato papel. Es decir, si deseamos imprimir en papel la información de una Base de

Datos, tendremos que crear previamente un informe donde especificaremos la

información que queremos imprimir.

Es posible imprimir la información directamente desde las tablas o consultas, pero no es

la opción más recomendable. Los informes tienen opciones de ajuste de página, márgenes,

tamaño de salida, cálculos y muchas otras, que nos permitirán obtener la información en

papel en un formato legible y elegante.

Macros

Las macros son objetos que nos permiten automatizar acciones frecuentes que realizamos

con una Base de Datos.

Las acciones a llevar a cabo pueden ser de cualquier tipo, abrir, cerrar, modificar o eliminar

cualquier objeto de la base de datos, ejecutar una operación matemática sobre uno varios

campos, presentar un formulario por defecto al abrir la base de datos, mostrar un mensaje

de advertencia o de ayuda, etc.

Módulos

Los módulos, al igual que las macros, son objetos que sirven para aumentar la

funcionalidad de la base de datos. Se escriben en lenguaje de programación Visual Basic

para Aplicaciones (VBA). Un módulo es un grupo de declaraciones, instrucciones y

procedimientos que se almacenan conjuntamente. Pueden ser de dos tipos:

a) De clase. Estos módulos se adjuntan a formularios o informes, y normalmente

contienen procedimientos específicos a dichos objetos.

b) Estándar. Contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún

otro objeto.

c) Importante: los módulos estándar se visualizan en el objeto Módulos del panel

de exploración, pero los módulos de clase no.

Bibliografía:

http://www.pildorasinformaticas.es/manualespdf/previo_Access_2013.pdf

http://klenk.com.ar/Access%202013.pdf