CREACIÓN E INSERCIÓN DE DATOS EN TABLAS · 2.4 Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos...

Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales 2.1 Creación e inserción de datos en tablas

UNIDAD

DIDÁCTICA

CREACIÓN E INSERCIÓN DE

DATOS EN TABLAS

Objetivos Específicos

Este tema servirá para el aprendizaje del concepto y funcionalidad de las tablas de datos y su

estructura (campos y registros), así como de su manejo mediante la interacción del usuario

con los datos contenidos en ellas.

1. Conocer las opciones de inserción de datos en las tablas y de movimiento por los

mismos.

2. Aprender los métodos para el borrado y modificación de registros.

3. Conocer el copiado, movimiento, búsqueda y reemplazo de datos en una tabla.

4. Aprender la creación de filtros de datos y las opciones de ordenación de campos.

5. Asimilar los formatos de una tabla y la creación de índices en los campos.

Su estudio durará 9 horas y proporcionará al alumno conocimientos que le permitirán

desenvolverse en el manejo individualizado de las tablas y de los datos contenidos en ellas.

2.2 Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales

Creación e inserción de datos en tablas

2.1. CONCEPTO DE REGISTROS Y CAMPOS

Las tablas son el elemento fundamental de almacenamiento de datos en una base de datos,

por ello de su correcto diseño y organización de datos depende en gran parte el rendimiento y

funcionalidad de la base de datos.

Una tabla debe contener datos relativos a un mismo tema (P.Ej.: datos de clientes, datos de

proveedores, datos de empleados, etc.) y su estructura se divide en diferentes campos, cada

uno de los cuales recogerá una categoría de información específica que, en su conjunto,

definirán inequívocamente a cada elemento concreto. Por ejemplo en la tabla de empleados

incluiremos los campos nombre, primer apellido, segundo apellido, nif, número de seguridad

social, domicilio-calle, domicilio-número, domicilio-localidad. Los campos los visualizaremos

como columnas en la vista de la tabla.

En los registros se recoge cada conjunto de información compuesto por los datos específicos

relativos a cada campo y que definen a un elemento concreto. Los registros los visualizaremos

como filas en la vista de la tabla.

Cada campo deberá tener un nombre identificativo que no podrá superar los 64 caracteres de

longitud y preferiblemente deben ser palabras cortas que describan los datos que contienen,

sin acentos ni espacios ni tampoco caracteres especiales. En una misma tabla de Access

podremos definir hasta 255 campos diferentes.


2.2. DISTINTAS FORMAS DE CREACIÓN DE TABLAS

Antes de entrar en la creación propiamente dicha de una tabla es conveniente que conozcas

algunos aspectos fundamentales de éstas, cuyo conocimiento te será de utilidad a la hora

estructurar y diseñar correctamente las tablas así como todos los elementos que las

componen.

2.2.1. Elementos de una tabla Los elementos que componen una tabla a efectos estructurales son los campos y las diferentes

propiedades y configuraciones aplicables a cada uno de ellos, que definirán el comportamiento

y posibilidades de almacenamiento de datos en ellos. Estas propiedades y configuraciones de

los campos quedan almacenadas independientemente de los datos contenidos, los cuales se

van añadiendo al archivo posteriormente en función del momento de su introducción.

Es importante que los campos y sus propiedades principales queden perfectamente definidos

en el momento de su creación ya que, de lo contrario, modificaciones posteriores podrían

ocasionar pérdidas de datos. No obstante, es posible insertar nuevos campos en una tabla

existente que ya contenga datos, en este caso Access adjuntará a los registros existentes el

nuevo campo, quedando éste en disposición de guardar datos que serán presentados como si

hubiese sido creado inicialmente.

2.2.2. Propiedades de los campos Cada uno de los campos cuenta con un conjunto de características mediante las cuales

definiremos tanto el tipo de información que almacenará como diversos aspectos de su

comportamiento e interacción con el usuario. Son las propiedades y de su correcta

configuración depende en gran medida la fiabilidad de los datos y el óptimo rendimiento de

nuestra base de datos, así como controlar que los datos tengan la apariencia adecuada, evitar

entradas de datos inapropiados o especificar valores predeterminados.

La propiedad más importante de un campo es el Tipo de dato, que define la clase de datos que

guardará (texto, números, fechas, etc.). Del valor de ésta propiedad dependerá qué otras

propiedades presenta ese campo y el tamaño que ocupará cada dato al guardarlo en el archivo

de la base de datos. Por ejemplo, un campo de texto incluirá una propiedad para definir su

tamaño máximo mientras que un campo de fecha dispondrá en su lugar de una para definir el

formato en que deseamos visualizar y editar esa fecha.



Tipos de datos

Valor Tipo de datos Tamaño

Texto Texto o combinaciones de texto y números, así como

números que no requieran cálculos, como los

números de teléfono.

Hasta 255 caracteres. No

se reserva espacio para la

parte no utilizada.

Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y

números. Hasta 63.999 caracteres.

Número Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes

si es Id. de réplica).

Fecha/Hora Valores de fecha y hora desde el año 100 al 9999. 8 bytes.

Moneda

Valores de moneda y números usados en cálculos

que contengan entre uno y cuatro decimales.

Precisión de hasta 15 dígitos enteros y hasta 4

dígitos decimales.

8 bytes.

Autonumeración Número secuencial autoincrementado de uno en uno

sin repeticiones o número aleatorio asignado al

agregar cada nuevo registro.

4 bytes (16 bytes si es Id.

la réplica).

Sí/No Valor a elegir de entre dos posibilidades (Sí/No,

Verdadero/Falso o Activado/desactivado). 1 bit.

Objeto OLE Objeto (archivos, gráficos, sonidos, etc.) vinculado o

incrustado en una tabla. Obsoleto, más

recomendable usar el tipo Datos Adjuntos.

Hasta 1 gigabyte (limitado

por el espacio disponible en

disco)

Hipervínculo Texto o combinación de texto y números

almacenado como texto y usado como dirección de

hipervínculo.

Cada parte de un tipo de

datos hipervínculo puede

contener hasta 2048

caracteres.

Datos adjuntos Cualquiera de los tipos de archivos admitidos.

Los adjunta de forma

similar a como adjunta

archivos a los mensajes de

correo electrónico.

Asistente para búsquedas

Campo que permite elegir un valor de otra tabla o de

una lista de valores. Al hacer clic en esta opción se

inicia el Asistente para búsquedas, que crea un

campo de búsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft

Access establece el tipo de datos basándose en los

valores seleccionados en él.

Tamaño igual al del campo

clave principal utilizado

para realizar la búsqueda

(habitualmente 4 bytes).

Calculado Campo que muestra un valor que se calcula a partir

de otros datos de la misma tabla. Para crear el

cálculo se usa el Generador de expresiones.

Según el tipo de dato

calculado.


Otras propiedades de campos

Propiedad Descripción

Tamaño del campo

Establece el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Número o Autonumeración. Para lograr un rendimiento óptimo, especifique siempre el Tamaño del campo mínimo que sea suficiente.

Formato Personaliza la forma en la que el campo se muestra cuando se visualiza o imprime.

Lugares decimales Especifica el número de decimales utilizados al mostrar números.

Nuevos valores Especifica si un campo Autonumeración se incrementa uniformemente o recibe un valor aleatorio al agregar un nuevo registro.

Máscara de entrada Definición de los caracteres que facilitan la entrada formateada de datos.

Título Define el texto que se muestra para ese campo en las etiquetas de los formularios, informes y consultas.

Valor predeterminado Valor predeterminado asignado automáticamente a un campo cuando se agregan nuevos registros.

Regla de validación Expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor del campo.

Texto de validación Mensaje que se muestra cuando un valor infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Requerido Indica la obligatoriedad de que se especifiquen datos en un campo.

Permitir longitud cero Permitir la entrada (al establecer el valor de la propiedad en Sí) de una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.

Indexado Agiliza el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de un índice.

Compresión Unicode Comprime el texto almacenado en este campo al almacenar una pequeña cantidad de texto (> 4.096 caracteres).

Modo IME Controla la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

Modo de oraciones IME

Controla la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de Windows.

Etiquetas inteligentes Adjuntar una etiqueta inteligente al campo.

Sólo anexar Realiza un seguimiento del historial de valores de campo (para ello, se establece el valor de la propiedad en Sí).

Formato del texto Eligiendo el valor Texto enriquecido de la propiedad se almacena texto como HTML y permite el formato enriquecido. Elegir el valor Texto sin formato para almacenar solo texto sin formato.

Alineación del texto Especifica la alineación predeterminada del texto dentro de un control.

En algunas propiedades es posible (y conveniente) concretar sus características en función del

tipo de dato que contenga ese campo para así optimizar el espacio utilizado, agilizar la

indexación de la tabla, facilitar la introducción de los datos o su edición y visualización.



Access, por defecto, selecciona para las propiedades aquellos valores que sirvan para cualquier

supuesto (máximo tamaño posible, número de decimales automático, ausencia de formato o

formato estandarizado, etc.) y aunque esto pueda parecer lo mejor, lo más adecuado es

ajustarlas al dato concreto para una mejor gestión del espacio ocupado y de la velocidad de

acceso.

Propiedad Tamaño Establece el tamaño máximo para campos de tipo Texto o Numérico.

Para los de tipo texto deberás establecer el número de caracteres que sea suficiente para

contener todas las posibilidades de ese dato (Por Ejemplo: Para un campo que contenga la

abreviatura del tipo de vía pública con 2 o 3 caracteres es suficiente).

Para los de tipo numérico deberás seleccionar el tipo disponible más adecuado al rango de

valores máximo y mínimo que ese número pueda alcanzar teniendo también en cuenta si

precisará decimales (Por Ejemplo: Para un campo que guarde la parte numérica de la

matrícula de un vehículo se precisará un tamaño de tipo Entero al no precisar decimales ni

presentar posibilidades de exceder del valor máximo de ese tipo de valor). En la siguiente

tabla podrás ver los diferentes tipos disponibles para la propiedad tamaño de un número.

Valor Descripción del tipo de número y rango Espacio Usado

Byte Enteros comprendidos entre 0 y 255. 1 byte

Entero Enteros desde el -32.768 hasta el +32.767 2 bytes

Entero Largo Enteros del -2.147.483.648 al +2.147.483.647 4 bytes

Simple Decimales de coma flotante comprendidos entre -3,4e38 y +3,4e38

con hasta siete dígitos significativos 4 bytes

Doble Decimales de coma flotante comprendidos entre -1,797e308 y

+1,797e308 con hasta 15 dígitos significativos 8 bytes

Id.de Réplica Para almacenar un GUID (Identificador global único) requerido para la

replicación 16 bytes

Decimal Números decimales comprendidos entre -9,999e27 y +9,999e27 12 bytes

Propiedad Formato La propiedad Formato determina el aspecto en que se presentarán los datos. Por ejemplo el

símbolo de moneda, la forma de ver la fecha, etc. Por tanto, la propiedad Formato sólo afecta


a cómo se muestran los datos, no a cómo se almacenan. Access dispone de formatos

predefinidos para los tipos de datos Texto y Memo, Numérico y Moneda, Fecha/hora, y Sí/No.

Los formatos predefinidos están condicionados por el país especificado en la Configuración

Regional de Windows. Por ejemplo, si está seleccionado Inglés (Estados Unidos) en la ficha

Configuración regional, el número, por ejemplo, 1222,52 aparecerá en el formato Moneda

como $1,222.56 mientras que si hemos seleccionado Inglés (Británico) en la ficha

Configuración regional, el número presentaría el siguiente aspecto £1,222.52.

• Para tipos de dato Texto y Memo podemos introducir símbolos especiales en la propiedad

Formato con el fin de crear formatos personalizados para estos campos, para ello podemos

emplear los siguientes símbolos:

Símbolo Descripción

@ Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio).

& No se necesita un carácter de texto.

< Convertir todos los caracteres a minúsculas.

> Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

Por Ejemplo: Si tenemos un control de cuadro de texto en el que deseamos que aparezca

la palabra “Ninguno” cuando no exista ninguna cadena en el campo, podemos introducir el

formato personalizado @;”Ninguno” como el valor de la propiedad Formato del control. El

símbolo @ hace que se muestre el texto del campo; la segunda sección hace que aparezca

la palabra “Ninguno” cuando haya una cadena de longitud 0 o un valor Nulo en el campo.

• Para tipos de datos Numérico y Moneda podemos aplicar formatos predefinidos o formatos

personalizados. En la siguiente tabla, se muestran los valores predefinidos de la propiedad

Formato con los que generalmente cubrirás todas tus necesidades:

Valor Descripción

Número general (Valor predeterminado) Muestra el número tal como se escribe.

Moneda Aplica la configuración regional de Windows.

Euro Utiliza el símbolo del euro independientemente del símbolo de moneda especificado en la configuración regional de Windows.

Fijo Muestra al menos un dígito.

Estándar Muestra el separador de miles.



Porcentaje Multiplica el valor almacenado por 100 y lo muestra agregando el signo de porcentaje %.

Científico Utiliza la notación científica estándar.

• Para tipos de datos Fecha y Hora dispones de los formatos predefinidos de la siguiente

tabla, existiendo también posibilidad de crearlos personalizados:

Valor Descripción

Fecha general

(Valor predeterminado) Si sólo es una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Es una combinación de los formatos de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 P.M. y 3/4/93 05:34:00 P.M.

Fecha larga Incluye día de la semana, nombre del mes y año completo. Ejemplo: sábado, 17 de enero de 2009

Fecha mediana Ejemplo: 17-ene-09

Fecha corta Ejemplo: 17/01/2009

Hora larga Ejemplo: 17:34:23

Hora mediana Ejemplo: 5:34 P.M.

Hora corta Ejemplo: 17:34

Debes tener en cuenta que los formatos de fecha que únicamente muestres dos dígitos para el

año asumen que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del siglo

XXI (es decir, que los años están entre el 2000 y el 2029) y que las fechas comprendidas entre

el 1/1/30 y el 31/12/99 se supone que son fechas del siglo XX (es decir, que los años están

entre 1930 y 1999).

Si deseas personalizar el formato de Fecha y Hora deberás emplear combinaciones de

determinados símbolos. En la siguiente tabla encontrarás los de uso más habitual:

Símbolo Descripción

: (dos puntos) Separador de hora.

/ Separador de fecha.

d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31).

dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).

ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)

dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Dom).

m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1


a 12).

mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).

mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).

mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).

a Número de día del año (1 a 366).

aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99).

aaaa Año completo (0100 a 9999).

Por ejemplo, si en la propiedad formato del tipo de datos Fecha/Hora introducimos dd" de

"mmmm" del año "aaaa”, al introducir los datos de una fecha, por ejemplo, 11/2/2003, la

fecha se mostrará en el formato 11 de diciembre del año 2003.

• Para tipos de datos Sí/No se emplea de forma predeterminada un control de casilla de

verificación. Los formatos predefinidos y personalizados se ignoran cuando se utiliza un control

de casilla de verificación. Por tanto, estos formatos se aplican sólo a los datos mostrados en un

control de cuadro de texto que puede seleccionarse desde la opción Mostrar control de la

pestaña Búsqueda.

También podrás personalizar este formato, por ejemplo, habiendo seleccionado previamente el

control cuadro de texto, e introduciendo literalmente esto en el formato: "Casado

"[Rojo];"Soltero"[Verde]

De este modo, si introducimos los valores 0 o Sí estos tomarán el aspecto de la palabra

Casado en color rojo, mientras que si escribimos 1 o No, aparecerá el texto Soltero de color

verde.

Propiedad título Con esta propiedad creamos un título que sustituirá al nombre del campo en los encabezados

de los campos en la vista Hoja de datos, Formularios e Informes. Si no se especifica un título

para un campo de una tabla, se usará el valor de la propiedad Nombre del campo como título

de una etiqueta adjunta a un control o como encabezado de columna en la vista Hoja de datos.

Propiedad Valor predeterminado Con esta propiedad indicamos el valor que queremos que tome automáticamente un campo

cada vez que añadamos un nuevo registro. Utilizaremos esta propiedad cuando sepamos a

priori que todos o la mayoría de los registros de la tabla tendrán un determinado valor, así



evitaremos tener que teclearlo en cada registro. Para campos de tipo Numérico y tipo Moneda,

el valor predeterminado es el cero. La propiedad Valor predeterminado se aplica sólo cuando

se agrega un registro nuevo. Si se cambia la propiedad Valor predeterminado el nuevo valor

introducido sólo empezará a aplicarse en los registros nuevos que introduzcamos.

Propiedad Requerido Con esta propiedad impedimos que dejen sin completar o introducir información en un campo,

es decir, no permitimos el valor nulo y se convierte en obligatorio la existencia de un dato en

ese campo. Por defecto, Access establece el valor No en la propiedad Requerido.

Propiedad Lugares decimales Con esta propiedad indicamos el número de posiciones decimales máximas que queremos que

se muestren en los valores de los campos tipo Numérico y Moneda. Si elegimos el valor

Automático, el número de posiciones decimales dependerá del formato elegido en la propiedad

Formato.

Propiedades Regla y Texto de validación Con estas dos propiedades complementarias, establecemos Reglas que deben cumplir los

valores a introducir en un campo. Si el dato introducido no la cumple, Access mostrará una

ventana de mensaje con el Texto de validación indicado. Si no escribimos el texto de

validación, Access mostrará un texto indicando un error en unos términos que pueden no ser

comprensibles para los usuarios. A continuación, se muestran algunos ejemplos con la

descripción de las acciones que realiza la regla de validación y que introduciremos en el Texto

de validación.


Regla de Validación Texto de Validación

<>0 Introducir un valor distinto de 0

>1000 O Es Nulo Dejar el campo en blanco o introducir un valor mayor que 1000

Como “A????” El texto debe tener cinco caracteres y empezar por la letra A

>=#1/1/99# La fecha debe ser desde el 1 de Enero de 1999 en adelante

Propiedad Máscara de entrada Una Máscara de entrada es un patrón que se utiliza para reducir errores y facilitar la entrada

de datos en los campos de tipo Texto y Fecha. Por ejemplo, si introducimos en la propiedad

Máscara de Entrada la palabra “Contraseña” se crea un control de entrada de contraseña y de

este modo, cualquier carácter que escribamos se muestra como asterisco, aunque los

caracteres se almacenan correctamente como fueron introducidos y esta máscara nos servirá

para impedir que se muestren los caracteres escritos en la pantalla. El Asistente de Máscara de

entrada nos ayuda a especificar las características de la Máscara de entrada que deseamos

establecer aunque podemos crearla o modificarla directamente usando combinaciones de

determinados caracteres. En la siguiente tabla se exponen los más representativos:

Carácter Descripción

0 (Cero) Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos)

# Dígito o espacio (entrada no obligatoria los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos: signos más y menos permitidos).

L Letra (A a Z entrada obligatoria).

? Letra (A a Z entrada opcional).

A Letra o Dígito (entrada obligatoria)

a Letra o Dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria)

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas

> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas



Así, por ejemplo, la Máscara de entrada >L<???????????? hará que al introducir los caracteres,

el primero aparezca en Mayúscula y el resto en minúscula (Ejemplos: Manuel, Rosa), con un

máximo de extensión de 13 caracteres.

Propiedad Permitir longitud cero Mediante esta propiedad podemos establecer si una cadena de longitud cero (““) es una

entrada válida para un campo de un tabla. Esta propiedad sólo se aplica a los campos de tipo

Texto, Memo o Hipervínculo.

Propiedad Indexado Esta propiedad permite que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas

y también acelerar las operaciones de ordenación y agrupación. Podemos crear tantos índices

como sean precisos. Los índices se crean al guardar la tabla y se actualizan automáticamente

al modificar o agregar registros.


Para crear una nueva tabla deberemos acceder a la ficha

Crear y podremos definir su estructura bien desde la Vista

diseño o bien directamente desde el Área de visualización.

Desde el área de visualización será más intuitivo crear los

campos de la tabla y definir sus propiedades más representativas

accediendo a ellas a través de los iconos de la ficha Campos.

Esta vista podremos utilizarla para la introducción o modificación

de datos, siendo conocida también como Hoja de datos.

Si deseamos acceder a todas las propiedades de cada campo

para una definición más avanzada deberemos utilizar la Vista

diseño para la definición de los campos. Esta vista únicamente

nos permitirá trabajar con la estructura de la tabla.

La opción por defecto es la definición de los

campos desde el área de visualización y en esta

opción Access automáticamente incluye un

campo identificador autonumerado y marcado

como clave principal de la tabla.

Desde esta vista deberemos inicialmente definir el tipo de datos que

almacenará ese campo para, posteriormente, asignarle un nombre y

definir las propiedades que consideremos oportunas de entre las

accesibles desde esta modalidad de creación de tablas.



Una vez definidos los campos y sus propiedades deberás guardar la

tabla para poder empezar a trabajar con ella, para lo cual podrás

usar las opción Guardar de la ficha Archivo o bien cerrar el panel

de visualización de la tabla.

En ambos casos Access te pedirá que asignes un

nombre a la tabla si fuese la primera vez que la

guardas o cierras.

La creación de tablas desde la Vista diseño te ofrecerá

todas las funcionalidades disponibles y no representa

un mayor nivel de dificultad respecto de la opción

anterior.

En esta opción Access no creará ningún campo por

defecto y te dejará crear los campos a tu voluntad.

Es la mejor opción para una definición más exacta de los campos y sus propiedades.

El área de trabajo de la Vista diseño se subdivide en diferentes zonas cada una de las

cuales verás a continuación.

Cabecera de filas: En cada fila definimos un campo. Cuando estamos

situados en cualquiera de los tres cuadros de una fila, éste campo de la

fila se muestra con diferente color del resto. Aquí, el campo o campos

clave de la tabla se identifican como tal con el símbolo de una llave.

Área del nombre de los campos: En los cuadros de esta

columna escribimos los nombres que identificarán los campos de

la nueva tabla.


Ten en cuenta las siguientes indicaciones:

� Admite un máximo de 64 caracteres.

� Puede estar compuesto por letras, números, espacios en blanco y algunos caracteres

especiales.

� No debemos utilizar caracteres como #, @, &,...

Has de procurar que los nombres de los campos sean significativos e indiquen la

información que van a contener.

Área del tipo de datos: Para diseñar las tablas que componen una

base de datos es necesario especificar la clase de datos que

introduciremos en sus respectivos campos, teniendo en cuenta que

esta tarea es fundamental para el trabajo y la manipulación posterior

de los datos.

Al hacer clic en cualquiera de los cuadros de esta columna se muestra el botón de lista; al

hacer clic sobre él se despliega la lista de todos los tipos de datos que puede admitir el campo

que estamos definiendo: texto, números, fecha, monedas,...

Área de Descripción: En los cuadros de esta

columna, podemos describir con detalle la

información que se almacenará. Lo que

escribamos aparecerá en la barra de estado

cuando se estén introduciendo los datos en

la tabla.

El área Descripción es simplemente para incluir un comentario sobre la función del campo. No

es obligatorio, pero resulta útil si la estructura de la tabla va a ser empleada por otras

personas a su creación.



Área de propiedades: En función del tipo de

datos que hayamos elegido para el nuevo campo,

aquí se mostrarán las propiedades que podremos

establecer para controlar la entrada y el formato

de los datos.

Área de Información: Al hacer clic sobre cualquier cuadro de

esta ventana, aquí podemos leer una breve descripción

informativa sobre él.

Recuerda que es muy conveniente que cada tabla tenga un campo que sirva como

identificador único de cada registro sin que éste pueda repetirse.

Para ello crea siempre un campo a estos efectos y define sus propiedades para que

Access sea el encargado de asignarle automáticamente un valor y de controlar que

ese valor ni se repita ni quede vacío.

También es conveniente que describas para que sirve cada campo. En el futuro esta

información te servirá para identificar perfectamente cada campo en caso de dudas acerca de

su función en la tabla.

Si el nombre del campo define sin lugar a dudas su contenido no será preciso utilizar esta

propiedad y así ahorrarás espacio en el archivo de la base de datos.

Access, como habrás podido apreciar, selecciona por defecto el tipo de datos Texto en todos

los nuevos campos. Si es el tipo que precisas para ese campo no es necesario volver a

seleccionarlo expresamente, pero aunque este tipo de datos aparentemente sirva para

todo no es nada recomendable usarlo para datos que posteriormente intervengan en

cálculos matemáticos o en listas ordenadas numérica o cronológicamente.


Si no has definido el campo que actuará como clave principal de la tabla, Access te lo

recordará dándote la opción de crearlo en el preciso instante de guardar el diseño de la tabla

o de omitir este proceso.

Si ya creaste en la tabla un campo de tipo Autonumeración éste será el marcado por Access

como clave principal si seleccionas la opción de crear automáticamente la clave principal. En

este mismo caso si no existiese ese campo autonumerado, Access lo crearía automáticamente

y lo marcaria como clave principal.

En posteriores capítulos expondremos el concepto de Clave principal y su importancia en una

base de datos.

RECUERDA Las teclas TAB o INTRO podrás utilizarlas para desplazarte entre los diferentes campos de datos de la tabla o de los cuadros y columnas de su definición. Su uso te hará ganar agilidad en el uso de Access frente al simple uso del ratón.



2.3. INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA TABLA El método más sencillo para introducir datos en una tabla es hacerlo directamente

desde la vista de la tabla en el área de visualización de objetos, aunque la forma más

adecuada es el uso de Formularios creados al efecto que te permitirán un mayor control sobre

los datos introducidos.

Para abrir la vista de la tabla haz doble clic sobre su nombre en el Panel de

navegación.

El cursor quedará posicionado en el primer campo (columna) del primer registro

(fila) de la tabla.

Para la introducción de un nuevo registro deberás posicionarte en el último de ellos

donde aparecerá la leyenda (Nuevo) y estará marcado con un asterisco en la

columna de cabecera de filas. Cuando ya estemos introduciendo datos la

cabecera quedará marcada con el icono de un lápiz.

Una vez introducido el valor de cada campo pulsaremos INTRO o TAB para pasar al

siguiente campo. Cuando hayas introducido el valor del último campo el cursor pasará al

primer campo del siguiente registro, quedando disponible su introducción de la misma forma

que los anteriores.

Si el campo es autonumerado, no será necesario que introduzcas el valor, se le

asignará el siguiente número disponible que nunca haya sido utilizado previamente

en otro registro de la tabla que pudiese haber sido borrado anteriormente.

Access guarda automáticamente los datos introducidos, por tanto, una vez termines de

introducirlos puedes ya cerrar la Vista de la tabla.


Otra opción para abrir una tabla es usar el comando Abrir de

su menú contextual.

En los campos para los que se haya configurado un formato de entrada específico se

mostrará una plantilla guía para su introducción (p.ej.: formatos de números o de

fechas).

En campos de tipo si/no visualizados mediante casilla de

verificación bastará pulsar la tecla ESPACIO para cambiar su

valor, mientras que en campos de tipo Datos adjuntos o en los

de tipo Objeto OLE habrá que seleccionar los archivos

deseados mediante las correspondientes ventanas de selección

que aparecerán en cada caso.

También puedes usar el ratón para desplazarte por los diferentes campos, aunque el

desplazamiento con el teclado siempre será más rápido y te proporcionará mayor

rendimiento.

Los valores de los campos de tipo Calculado se calcularán instantáneamente y no será

permitida su edición a pesar de que así lo parezca.

2.4. MOVIMIENTOS POR LOS CAMPOS Y REGISTROS DE UNA TABLA Podrás moverte por los registros y campos de una tabla tanto con el teclado como

con el ratón, como en cualquier aplicación Windows.

Deberás tener en cuenta que determinadas opciones mueven también el puntero de

selección de campo y registro mientras que otras solamente mueven la información

en la pantalla manteniendo invariable el campo seleccionado que sería el afectado por una

introducción de datos en ese momento.

El número del registro seleccionado se muestra en la barra de información de la parte inferior

de la ventana de la tabla junto con el total de registros de la misma en el formato xxx de

xxxx.



Las Flechas del cursor del teclado te permitirán desplazarte a campos contiguos al que

esté seleccionado en ese momento, cambiando el puntero de selección al nuevo campo

seleccionado.

Las teclas de avance y retroceso de página (AvPág y RePág) te permitirán desplazarte

a campos que se distancien el número de registros que en ese momento ocupen una

pantalla del que esté seleccionado en ese momento. También cambian el puntero de

selección al nuevo campo seleccionado.

Las teclas Inicio y Fin te servirán para moverte dentro del registro seleccionado hasta el

primer y último campo respectivamente.

Las combinaciones de teclas Ctrl+Inicio y Ctrl+Fin te servirán para moverte dentro de la

tabla seleccionando el primer campo del primer registro y el último campo del último

registro respectivamente.

Con las barras de desplazamiento podrás moverte por toda la tabla pero no cambian el

campo seleccionado.

En la barra inferior de información de la tabla, junto al indicador del número del registro

seleccionado, se encuentran los controles de selección de registros, estando disponibles

las opciones anterior, siguiente, primero, último y nuevo registro vacío.


Estos controles de selección de registros también están disponibles en el grupo Buscar de la

ficha Inicio.

Si conoces el número del registro concreto al que deseas ir y dejar seleccionado podrás

hacerlo escribiendo su número y pulsando INTRO en la misma caja de texto donde se

indica el registro actualmente seleccionado y el total de ellos.

2.5. ELIMINACIÓN DE REGISTROS DE UNA TABLA La eliminación de registros en una tabla podrás efectuarla tanto seleccionándolos

directamente desde la Vista Hoja de datos como mediante Consultas de Eliminación.

El método de selección directa te será útil cuando el número de registros a borrar sea

reducido y estén ubicados de forma contigua, mientras que la creación de una consulta

de eliminación te ahorrará tiempo cuando el número de registros sea elevado o

conozcas la condición concreta que deben cumplir para ser eliminados, con la ventaja

añadida de poder guardarse para usos posteriores.



Para seleccionar un registro concreto deberás hacer clic en su

cabecera de fila, mientras que para seleccionar un grupo de

registros contiguos deberás hacer clic en la cabecera de fila del

primero y después en la del último manteniendo pulsada la tecla

MAYUS. También puedes arrastrar el cursor del ratón desde la

cabecera del primer registro a seleccionar hasta la del último.

Una vez hecha la selección de registros a borrar podrás hacerlo bien mediante el menú

contextual del registro, bien mediante la opción Eliminar del grupo Registros de la ficha Inicio

o bien directamente pulsando la tecla SUPR.

Antes de la eliminación Access pedirá

confirmación para el borrado, ya que

ésta acción no podrá deshacerse y los

datos de los registros borrados quedarán

eliminados definitivamente.

Una Consulta de eliminación es una instrucción que puede ser guardada y en la que

se expresan las condiciones que deben cumplir los registros que se desea eliminar

de la tabla.

Las condiciones pueden ser simples o una combinación de varias que se cumplan simultánea o

alternativamente, tanto aplicables a un solo campo como a la conjunción de varios de ellos.


Para crearla deberás usar la opción Diseño de consulta

del grupo Consultas de la ficha Crear.

En primer lugar deberás seleccionar la

tabla de la que deseas eliminar los

registros y posteriormente indicar a Access

que el tipo de consulta es de eliminación

ya que el diseñador de consultas se abre por

defecto para diseñar consultas de selección.

Inicialmente deberás seleccionar el campo sobre el que deseas establecer la condición o

criterio que debe cumplir cada registro que sea eliminado.



Una vez seleccionado el campo estableceremos la

condición en la fila Criterios mediante el uso de

operadores de comparación (<, >, =, <>, >=, <=, etc.)

y expresiones literales con las que comparar el valor de

cada campo.

Las expresiones literales de determinados tipos de datos deben contener delimitadores (los

textos entrecomillados, las fechas entre #, etc.) aunque si no los pones Access lo hará

automáticamente en la mayoría de los supuestos habituales.

Antes de ejecutar la consulta puedes ver los campos que cumplen la condición en los

diferentes registros en una Vista Hoja de datos, aunque no se mostrará todo el registro sino

solamente los campos seleccionados en la consulta y, por tanto, simplemente servirá para

comprobar el número de registros afectados y que efectivamente son los que cumplen el

criterio marcado.

Para ello haz clic en la opción Ver del grupo Resultados de la ficha Diseño y para volver al

modo Diseño usa la misma opción que para entonces habrá cambiado de icono.

Para ejecutar la consulta haz clic en la opción Ejecutar del grupo Resultados de la ficha Diseño.

Previamente al borrado de los registros, Access te pedirá confirmación. Recuerda que una vez

los registros hayan sido borrados será imposible recuperarlos.


Si quieres guardar la consulta de eliminación para usarla en futuras ocasiones

simplemente ciérrala y confírmalo en la ventana de mensaje que aparecerá.

Asegúrate de darle un nombre que indique

su función. Evita usar los nombres propuestos

por Access ya que cuando acumules varias

consultas no te servirán para identificarlas

simplemente por su nombre.

Una vez guardada la consulta de eliminación aparecerá su

nombre en el grupo Consultas del Panel de navegación

con el icono identificativo de su tipo a su izquierda.

Para ejecutarla de nuevo simplemente tendrás que hacer doble clic sobre ella y para

cambiar los criterios podrás abrirla de nuevo mediante la opción Vista diseño de su

menú contextual.

Las condiciones o criterios pueden ser todo lo complejas que se precise, incluso requiriendo

que se cumplan varias condiciones sobre varios campos simultáneamente o bien se cumplan

unas u otras de las especificadas indistintamente, e incluso que se cumplan unas

indistintamente y además otras simultáneamente a las anteriores.

Aquellos criterios ubicados en la misma fila conformaran una condición compuesta

que requerirá se cumplan simultáneamente todos ellos, mientras que aquellos criterios

ubicados en la misma columna (en la celda Criterios y además en la celda o: e

inferiores) conformaran una condición en la que será requerido se cumpla

indistintamente al menos uno de ellos.



Cuando se aplican en varios campos criterios simultáneos en unos e indistintos en otros, se

conformará una condición compleja que enlazará ambos tipos de criterios para ser evaluados

conjuntamente.

Los criterios de la consulta podrán ser escritos directamente o bien utilizar el Generador de

expresiones que facilitará el acceso a los diferentes operadores de comparación y otras

funciones disponibles.

Podrás acceder a él mediante la opción Generador del grupo Configuración de consultas de la

ficha Diseño.

Ahora vamos a agregar otra condición que afecte a otro campo y que deba cumplirse

simultáneamente a la del otro campo.

Ahora vamos a modificar las condiciones de la consulta de eliminación para que se cumplan

indistintamente. Es decir, que se borren aquellos registros que cumplan la primera

condición O la segunda, cumpliendo cualquiera de las dos el registro resultará

afectado.


Veremos con mayor detalle las posibilidades para establecer condiciones más complejas en las

consultas en temas posteriores dedicados a las consultas de selección o vistas.

2.6. MODIFICACIÓN DE REGISTROS DE UNA TABLA La modificación de registros en una tabla podrás efectuarla seleccionándolos

directamente desde la Vista Hoja de datos y cambiando manualmente los valores de

los campos afectados o también mediante Consultas de Actualización.

El método de selección directa te será útil cuando el número de registros y campos a

modificar sea reducido y estén ubicados de forma contigua, mientras que la creación de

una consulta de actualización te ahorrará tiempo cuando el número de registros sea

elevado o conozcas la condición concreta que deben cumplir para ser eliminados, con

la ventaja añadida de poder guardarse.



Para crear una consulta de actualización deberás establecer, al igual que en las consultas de

eliminación vistas en el anterior capítulo, las condiciones que deben cumplir los registros

que serán afectados por la modificación, pero además deberás establecer cuáles serán

los campos actualizados y los nuevos valores con los que se actualizarán.

La forma de establecer las condiciones es la misma que viste anteriormente en las consultas

de eliminación.

Al igual que en las consultas de eliminación

deberás seleccionar la tabla en la que

deseas actualizar datos en los registros

y acto seguido indicar que el tipo de

consulta es de actualización.

Posteriormente deberás seleccionar el campo (o campos) en el que deseas efectuar las

actualizaciones y después establecer el nuevo valor al que se actualizará ese campo en

aquellos registros que cumplan los criterios que también deberás establecer.

Si no estableces ningún criterio todos los registros se verán afectados por la

actualización.


2.7. COPIADO Y MOVIMIENTO DE DATOS Como en muchas otras aplicaciones podrás copiar y cortar

datos para pegarlos posteriormente en otro campo de la

misma o de diferente tabla. También podrás copiar y cortar

registros completos para pegarlos tanto en la misma

tabla como en otra tabla distinta.

Has de tener en cuenta que los campos donde pegues el dato copiado deberán ser de

un tipo de datos compatible al de origen, así como las operaciones de pegado de

registros deberán hacerse en registros con idéntica estructura que los de origen de la

información copiada o cortada.

También has de tener en cuenta cuando copies o muevas registros que la tabla no contenga

índices que impidan repeticiones de valores en alguno de los campos, en cuyo caso se

produciría un error de pegado.

El objeto que se verá afectado por la operación de copiado, cortado pegado será el

que se encuentre seleccionado en ese instante y que podrás distinguir por su borde

resaltado, también podrás identificar el registro al que pertenece por el diferente color de su

cabecera de fila.

Recuerda que si deseas copiar o cortar un registro completo deberás primero

seleccionarlo ya que lo que queda seleccionado por defecto es el primer campo del registro

activo.



Cuando utilices la opción Cortar ten especial

precaución ya que esta operación no se puede

deshacer y de no pegar esos datos representaría

su pérdida definitiva.

2.8. BÚSQUEDA Y REEMPLAZADO DE DATOS Como muchas otras aplicaciones que manejen datos o textos,

Access incorpora una utilidad de Búsqueda y Reemplazo

de valores de texto, aunque también puede ser utilizada

con otros tipos de valores como numéricos, fechas, etc.

siempre que el valor a buscar se escriba literalmente como se

esté mostrando el comparado.

Esta utilidad te será especialmente de ayuda cuando tengas que buscar o reemplazar

un dato concreto entre una gran cantidad de datos y, sobre todo, cuando busques

solamente una parte del dato contenido en un campo.

La ventana de búsqueda y reemplazo te dará diversas opciones con las que dispondrás de

un amplio espectro de posibilidades para esta tarea.

Dispone de dos pestañas, la primera denominada Buscar dedicada a la búsqueda

simple y la segunda denominada Reemplazar dedicada a la búsqueda con posibilidad de

reemplazo.

Las distintas opciones de búsqueda se incluyen en ambas pestañas.


En la primera opción Buscar deberás escribir el valor que deseas buscar. No es

imprescindible que lo escribas teniendo en cuenta las mayúsculas y minúsculas, salvo que

desees una búsqueda coincidente exactamente con lo que escribas en esta opción.

Con la opción Buscar en podrás acotar el rango de la búsqueda bien al campo

seleccionado en ese momento o a la totalidad de la tabla con la opción Documento

actual.

Con la opción Coincidir podrás ajustar la zona de coincidencia del dato a buscar con

los datos en los que se busque.

Si eliges Cualquier parte del campo serán seleccionados datos de aquellos campos que

simplemente contengan el dato buscado, independientemente de su posición. Si eliges

Hacer coincidir todo el campo serán seleccionados los datos de aquellos campos cuyo

dato coincida completamente con el dato buscado. Y si eliges Comienzo del campo se

seleccionarán los datos de aquellos campos que comiencen por el dato a buscar.



En la segunda opción Buscar podrás elegir si deseas que la búsqueda se realice en todos

los registros, en los de encima del seleccionado o en los de debajo del seleccionado

en esos momentos.

Una vez hayas concretado las opciones de búsqueda ya podrás hacer clic en el botón

Buscar siguiente para que comience la búsqueda y quede seleccionada la siguiente

ocurrencia encontrada. De no encontrarse nada se te mostrará un mensaje indicándolo.

Si deseas que la búsqueda respete el texto a buscar tal y como lo has escrito teniendo

en cuenta mayúsculas y minúsculas, debes usar la opción al efecto.

El uso de la pestaña Reemplazar es prácticamente igual al de la pestaña Buscar, con la

salvedad de contar con la opción Reemplazar por, en la que introduciremos el texto que

reemplazará al buscado, y dos botones que nos permitirán reemplazar el texto

seleccionado en ese momento o bien reemplazar todas las coincidencias sin que se

visualicen previamente.


2.9. CREACIÓN DE FILTROS El uso de Filtros será apropiado cuando necesites mostrar solamente los datos que

respondan a un determinado criterio de selección, pero sin que éstos sean modificados y

sin que se borren los ocultados que no cumplan el criterio marcado.

Con un filtro estableces las condiciones o criterios que deben cumplir los datos a

mostrar, pudiendo aplicarlos a un solo campo o a varios conformando así criterios más

complejos.

Un filtro trabaja como una consulta de selección pero creando criterios y aplicándolos

directamente a la vista que actualmente tengas en pantalla.

De hecho podrás guardar los filtros también como consultas de selección e incluso crearlos a

partir de una consulta existente.

Los criterios de selección dependerán del tipo de datos de cada campo al que se le

apliquen. Para establecerlos deberás primero seleccionar el campo sobre el que quieras

hacerlo y luego usar el icono Filtro de la ficha Inicio, o bien hacer clic en la flecha que aparece

a la derecha de cada nombre de campo en la fila de cabecera de la tabla.

Se desplegará un cuadro con acceso a los criterios comunes para el tipo de datos del campo y

además se presentará una lista con los valores guardados en todos los registros para ese

campo, lo que te permitirá seleccionar o no los valores concretos que desees visualizar.



Podrás ver qué campo tiene aplicado un filtro gracias al icono de

filtro que contendrá a la derecha de su nombre en la fila de

cabecera.

Cuando apliques conjuntamente filtros a varios campos, éstos se combinarán para

mostrar los datos que cumplan con todos ellos.

En campos con gran cantidad de valores lo más adecuado es establecer el filtro a través de un

criterio de selección. Ahorrarás tiempo respecto al método de selección de valores

individualmente.

Para eliminar el filtro dispones de un icono al efecto en el

apartado Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. Una vez eliminado se

volverán a mostrar todos los datos de la tabla.

Para la creación de filtros avanzados que incluyan criterios que afecten a varios campos,

podrás hacerlo desde una vista avanzada similar a la de creación de consultas.

Desde esta opción también podrás guardar el filtro como una consulta de selección o bien

crearlo usando una consulta de selección existente.


2.10. ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE CAMPOS En la mayoría de las ocasiones los datos no son introducidos en el orden que deseamos

visualizarlos o necesitaremos establecer diferentes criterios de ordenación para la visualización

de los mismos.

Podrás establecer los criterios de ordenación para la visualización de los datos y si lo

deseas Access los guardará como modificaciones al diseño de la tabla para aplicarlos cada vez

que uses la Vista de la tabla, sin que afecten a su orden de almacenamiento.

Para ello selecciona el campo por el que quieres ordenar los datos y elige el orden deseado,

que se adaptará al tipo de datos almacenados en ese campo. Cuando quieras volver a ver los

datos en su orden de almacenamiento elige la opción Quitar orden.

Además de los iconos de ordenación del grupo Ordenar y filtrar de la ficha

Inicio podrás acceder a estas opciones desde el mismo nombre del campo en

la fila de cabecera.

Ten en cuenta que usando estas opciones rápidas de ordenación solo podrás hacerlo

sobre un único campo y que una nueva ordenación hará desaparecer la anterior.

Una vez aplicado un orden sobre un campo éste quedara marcado con un icono indicativo a la

derecha de su nombre.

Cuando precises establecer un criterio de ordenación en el que

intervengan simultáneamente varios campos deberás hacerlo a

través de la ventana de opciones avanzadas de ordenación.



Este método te permitirá definir la ordenación de los datos en función de su orden de

ubicación en esta ventana de selección. Es decir, ordenará por el primero, luego los que

en el primero sean iguales los ordenará por el segundo y así sucesivamente.

Para la aplicación de la ordenación avanzada, además de la

opción vista anteriormente, también podrás utilizar el icono

Aplicar/Quitar filtro.

Las ordenaciones avanzadas son tomadas por Access como si de un filtro se tratase y

también están disponibles las opciones para guardarlas como una consulta y para

cargarlas desde una consulta de selección.


2.11. FORMATOS DE UNA TABLA

La visualización de cada tabla se realiza por defecto

en el formato estándar, pero podrás adecuarlo a tus

gustos o necesidades modificando desde características

básicas como el tipo y el estilo de la fuente de letra o la

alineación de los datos en la celda, hasta opciones más

avanzadas como los colores de fondo de las celdas, la

alternancia de colores entre filas, el aspecto de las líneas de

la cuadrícula, etc. de manera que personalices el formato de

visualización de la tabla sobre la que se han efectuado los

cambios.

Además de las opciones de Formato de texto se incluyen en este grupo de la ficha Inicio dos

iconos de acceso rápido a las configuraciones más comunes de alternancia de colores en las

filas y de formatos de cuadrícula.

En el grupo Registros de la ficha Inicio podrás encontrar

otras opciones para la personalización de la vista de los

datos, tales como el alto de fila y el ancho de columna,

ocultar campos y volver a mostrarlos o inmovilizar los

campos para evitar que se les pueda mover de posición y

aparezcan en el orden en que estén definidos en la tabla.

Recuerda que también podrás cambiar el alto de fila y el ancho de columna arrastrando sus

líneas de separación.



2.12. CREACIÓN DE ÍNDICES EN CAMPOS La creación de índices en los campos agilizará la ordenación de las vistas de datos y

también las búsquedas que se realicen sobre esos campos indexados, por ello es

recomendable crearlos en campos que sirvan para la ordenación habitual de los registros y en

aquellos sobre los que más búsquedas se vayan a realizar, tanto desde filtros como desde

consultas de selección. No es recomendable crearlos en campos que no cumplan los

criterios mencionados, pues un exceso de índices ralentizaría el rendimiento general de la

tabla.

Lo más apropiado es asignarlos en el momento de creación de la tabla, pero también

pueden agregarse posteriormente.

Existen dos posibilidades de indexación: Con y Sin duplicados.

La opción Con duplicados permitirá la existencia de valores que se repitan en

diferentes registros para ese mismo campo (P.Ej.: Campo fecha de nacimiento, ya que varias

personas han nacido un mismo día).

La opción Sin duplicados exigirá que los valores del campo no se repitan en otros

registros (P.Ej.: Campo matrícula vehículo, ya que no puede haber matrículas repetidas). Este

tipo de indexación es obligatorio en campos que sean clave principal de la tabla.


Es posible agregar varios índices a una misma tabla. Recuerda que un exceso de

ellos perjudicará el rendimiento de la tabla tanto en búsquedas como en la

introducción de datos.

A cada índice creado en un campo se le asigna

un nombre y es posible elegir si la ordenación

será ascendente o descendente. Para ello

habrá que acceder a la ventana de índices de la

tabla.

Esta ventana también será necesaria para crear índices que incluyan más de un

campo, en los que bajo un mismo nombre de índice se agregarán los campos que conformen

éste índice múltiple.

Se admiten hasta 10 campos por cada índice múltiple y solamente habrá que escribir

el nombre de índice en el primero de ellos, los campos que le sigan en la relación de

campos sin nombre de índice quedarán agregados a él.

En la ventana de índices podrás ver los pertenecientes a esa tabla con sus nombres,

tipo de ordenación y propiedades. A los índices creados desde la vista diseño se les asigna

por defecto el mismo nombre del campo, a los creados en esta ventana habrá que asignárselo

manualmente.



Para crear un índice simplemente introduce su nombre, campo incluido en él, tipo de orden y

sus propiedades si no se ajustan a las predeterminadas.

Si quieres crear un índice múltiple con varios campos incluidos asigna el nombre solamente en

el primero de los campos que lo integran, el resto de campos que lo integren simplemente

añádelos debajo del primero.

Para que los nuevos índices o los cambios realizados se apliquen y generen deberás

cerrar la vista diseño.

Ten especial precaución a los mensajes de aviso que Access te mostrará en caso de

que la aplicación de los cambios afecten a la integridad de los datos o incluso a posibles

pérdidas de ellos.

Otra forma rápida de crear o modificar índices simples con un simple clic es usando las

opciones al efecto que incluye el grupo Validación de campo de la ficha Campos.


RESUMEN

En este tema hemos visto los contenidos necesarios para la creación y

manejo de datos en tablas con Access 2010, entre los cuales debemos

resaltar los siguientes:

• Qué son los campos y los registros.

• Distintas formas de creación de una tabla.

• Elementos de las tablas y sus propiedades.

• Como introducir datos en una tabla existente.

• Como moverse por los registros y campos de una tabla.

• Métodos para la eliminación y modificación de registros de una tabla.

• Como copiar datos y moverlos dentro de la tabla.

• Métodos para la búsqueda y reemplazo de información en la tabla.

• Qué son los filtros, su utilidad y como servirnos de ellos.

• Como mantener ordenada la información de una tabla y los métodos

para ello.

• Como cambiar el formato de visualización de la tabla.

• Importancia de los índices de campos y métodos para crearlos.

CREACIÓN E INSERCIÓN DE DATOS EN TABLAS · 2.4 Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos...

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