Creación y gestión de

revistas electrónicasy uso del Open Journal Systems (OJS)

Software libre desarrollado por el Public Knowledge Project (PKP), de Canadá

Márcia MarquesInvestigadora de la Universidade de Brasília en la Universidad Complutense de Madrid, con financiación de Fiocruz Brasília

• Definir el proyecto editorial

• Diseñar la organización y planear el trabajo teniendo en cuenta:

• personas

• equipos y otros materiales

• organización de la producción

• preparación de todos para el trabajo colectivo

Empezar desde el principio

Datos e información abiertos

• Ofrecer direcciones electrónicas

• Proveedores de servicios

• Revistas electrónicas con acceso abierto

• Repositorios institucionales

• Bibliotecas digitales

• Ofrecer acceso a datos y documentos en los diversos formatos que tuviera

http://www

Direçtor de redacción

Jefe de redacción

Ombudsman

Secretaría

Editores

Director de arte

productores gráficosCorrectores sistema de apoyo

Autores

Jerarquía

Nucleo editor

Editoría

Editoría

ombudsman

Dirección de arte

sistema de apoyo

Editoría

Secretaría

Dirección de redacción

Coordinación

editoría

ombudsman

secretaría

apoyo

arte

apoyo

ombudsman

secretaríaeditoría

apoyo

editoria

arte

autores

Correctores

secretaría

Secretaría

autores

Múltiples formas

Roles y trabajo colectivo

• La labor de cada uno se relaciona con el trabajo de todos;

• La organización es individual y colectiva;

• Cada persona es parte de más de un equipo;

• La gente realiza tareas diferentes, tienen roles, responsabilidades, diferentes.

• Las organizaciones definen los roles, que varían de un organismo a otro;

• los roles tienen como objetivo hacer que la organización logre las metas previstas

Planear y monitorizar

• Planear, monitorizar y tener control:

• Detectar lo que pasa,

• Poder replanificar,

• Poder hacer intervenciones;

• Definir la carga de trabajo para cada parte de la operación;

• Predecir el orden de ejecución del trabajo;

• Hacer cronograma detallado de las actividades.

• Un tipo adecuado es la planificación hacia atrás

Los roles de cada uno en

una publicación

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Director de redacción

• Es el principal responsable del periódico.

• Representa la publicación ante las instituciones y las leyes

• En general se apoya en un Consejo Editorial

Jefe de redacción

• Es el ejecutivo principal, coordina todas las etapas de producción y edición: la discusión y elaboración de la agenda para el cierre.

• Actúa directamente con los ejecutivos de todas las áreas;

• Da las líneas de la edición del periódico, según el proyecto editorial;

• Evalúa el trabajo del personal;

• Coordina las reuniones de los editores;

Coordinadores

• Son los que coordinan el desarrollo de los trabajos en contacto directo con el jefe de redacción;

• Controlan cierta parte de la producción;

• Subordinados al jefe de redacción

Texto

Editor

• Su cantidad depende del número de editoriales en el marco del proyecto editorial;

• Distribuye y supervisa el progreso de las directrices;

• Mantiene contactos con los autores y el coordinador, de quien es subordinado

Revisores

• Son los evaluadores

• Se encargan de la revisión del artículo por su pertinencia y alcance investigativo

• Encargados de dar la aprobación – pueden solicitar ajustes al autor

• Responsables de la calidad del contenido

Secretaría de la redacción

• Se encarga de los suministros y equipamiento y apoya la administración;

• Se encarga de la comunicación: la organización de la agenda, los documentos de las reuniones, materiales de archivo;

• Responde ante el jefe de redacción o coordinadores, sobre edición, y el director de redacción en cuestiones administrativas

Ombudsman

• Es la voz del lector en la publicación

• Es el intermediario de los comentarios enviados por los lectores/investigadores

• Escribe una crítica sobre la publicación, después de escuchar los involucrados, desde la perspectiva del lector, el que promueve una revista de más calidad;

• Se refiere a la dirección de redacción

Director de arte

• Integra y organiza el equipo de diseño;

• Da identidad al proyecto editorial;

• Promueve la convergencia de varios formatos que componen el producto: fotos, audio, vídeo, textos, ilustraciones, gráficos, tablas, etc.

• Diálogos con el sistema de apoyo

Sistema de apoyo

• Crea funcionalidad para operar el sistema;

• Dibuja el sistema OJS de acuerdo con la organización de la publicación y las necesidades de producción;

• Relacionase con todos los grupos

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Corrector

• Todo el trabajo que se publique debe recibir corrección morfológica y sintáctica con el apoyo de diccionarios y manuales de escritura;

• Es fundamental para una publicación de calidad

Planificación – fechas límite

Etapa 1 Planificación x semanas

Etapa 2 Producción/ejecución

x semanas

Etapa 3 Evaluación final/ replanificación

x semanas

El sistema OJS

• Software libre para la creación y gestión de revistas electrónicas

• Desarrollado por PKP (http://pkp.sfu.ca)

• Diseñado para reducir el costo de gestión del proceso de edición de una publicación científica.

• Es ampliamente utilizado por diversas instituciones universitarias.

Copilado del taller sobre OJS producido bajo orientación de PKP por el profesor Raymond Marquina. En: http://www.slideshare.net/raymarq/open-journal-system

http://bjr.sbpjor.org.br/bjr

Para qué sirve

• Gestión de todo el proceso de publicación de revistas científicas:

• El envío de los manuscritos, por parte de los autores

• Selección de los revisores, por parte de los editores

• La revisión, por parte de los revisores primero y luego por los autores mismos

• La corrección de estilos y de sintaxis

• La publicación misma del articulo

• Indexación en bases de datos y buscadores

Características

• Se instala y administra localmente.

• Cada editor configura los requerimientos, secciones, proceso de revisión, etc.

• Los artículos y todo el proceso editorial es gestionado en línea.

• Posee un módulo para ofrecer diferentes opciones de acceso abierto

• Interfaz multilingüe

• Maneja notificaciones por correo electrónico del avance que hay en el proceso editorial y permite a los usuarios registrados comentar los artículos publicados.

• Sistema de indexación de documentos a través del texto completo y el uso de metadatos.

Usuarios

• Administrador – Es el “superusuario” del OJS.

Es el responsable de la gestión y soporte del sistema. Tiene el control sobre todas las opciones del sistema. Es la única persona con permiso para crear las revistas y asignar los gestores de las mismas.

Usuarios

• Gestor de revistas – Establece la revista llenando las

plantillas y eligiendo opciones; gestiona/importa usuarios, asigna roles, elije las herramientas de lectura, hace la indexación, prepara e-mails, etc. Maneja el sistema de publicación completo. Es un trabajo que implica llenar plantillas y bajar archivos. No requiere de conocimientos técnicos. Configura la revista, registra todos los demás roles necesarios en la gestión de la revista. Puede crear nuevas secciones, editar las plantillas de correo‐electrónico que utiliza el sistema,

manejar las herramientas de lectura que están disponibles para la revista y ver las estadísticas que el sistema genera sobre la misma.

Usuarios

• Editor – Asigna Editores y/o editores de sección a

los artículos recibidos en OJS; supervisa el proceso y las decisiones editoriales; configura y publica los números.

• Editor de sección – Supervisa el envío, mediante

su revisión y reenvío a otros revisores y correctores de estilo, diagramación y ortografía. También envía las novedades al autor para que esté enterado en todo momento del estado de su artículo

Usuarios

• Revisor – (evaluador) Se encarga de la revisión analítica del

artículo, su pertinencia y alcance investigativo, es la persona encargada de dar la aprobación sobre el contenido y su calidad para ser publicado.

• Corrector – Trabaja en la gramática y claridad para expresar

las ideas del autor, realiza preguntas al autor para encontrar posibles errores e inconsistencias gramaticales, se asegura de que el artículo cumpla con los lineamientos bibliográficos y de estilo requeridos por la publicación.

• Corrector de pruebas – Lee y revisa los documentos finales

para encontrar errores tipográficos y de formato previos a la publicación

Usuarios

• Autor puede enviar artículo, hacer revisiones

• Lector

• Gestor de suscripción

• Todo el proceso puede seguirse en el sistema, el OJS notifica vía email de las últimas novedades.

Paso 1: Detalles de la Revista

• Información general: Esta sección provee detalles generales de la revista, incluyendo el nombre, abreviaturas, dirección y el ISSN.

• Contacto principal: nombre, institución, dirección

• Contacto soporte técnico: nombre, correo electrónico, teléfono

• Identificación por correo electrónico: firma de los correos generados por OJS, dirección de rebote de correos.

• Editor: información que aparecerá en “Acerca de”

• Patrocinadores

• Fuentes de financiación

• Indexación en buscadores: descripción, tags, keywords

Paso 2: Políticas de la Revista

• Temática y alcance de la revista: aparecerá en Acerca de

• Revisión por pares: Política de Revisión, Directrices de revisión, Proceso de revisión, Opciones de revisión.

• Declaración de privacidad

• Decisión del Editor

• Añadir elemento a "Acerca de la Revista"

• Archivado de la revista

• Lista de Revisores Potenciales

Paso 3: Envíos

• Directrices para Autores/as: normas bibliográficas y de presentación para los envíos a la revista, Lista de Comprobación de Envío

• Nota de copyright

• Conflicto de Intereses

• Para que los/as autores/as indexen su trabajo: Disciplina y Sub-Disciplinas Académicas, Clasificación por materias, Palabras clave, Cobertura, Tipo (Método/Enfoque)

• Registrar revista para indexación (Recogida de metadatos)

• Notificación de envío de autor/a

Paso 4: Gestión

• Opciones de Acceso y Seguridad

• Agenda de publicación

• Identificación del contenido de la revista

• Anuncios

• Correctores/as

• Editores/as de maquetación

• Correctores/as de pruebas

Paso 5: Personalizar el aspecto

• Cabecera de la home de la revista

• Contenido de la home de la revista

• Cabecera de página de revista

• Pie de página de la revista

• Barra de navegación

• Apariencia de la Revista

• Información

• Listas

Iniciar desde cero

• Redactar convocatoria;

• Preparar equipos de editores, revisores y correctores;

• Gestionar artículos recibidos: revisión, edición, corrección, aprobación y publicación; asumiendo el rol de editor;

• Crear: usuario Autor; Enviar artículos;

• Ingresar como Editor para realizar el proceso de publicación

A partir del número 2

• Redactar convocatoria;

• Conformar equipos de editores, revisores y correctores;

• Gestionar artículos recibidos: revisión, edición, corrección, aprobación y publicación;

• Crear número de la revista, organizar tabla de contenidos;

• Publicar Revista: número actual.

Flujo de trabajo OJS

Envío ArtículoEl autor envía un archivo, a la revista, acepta las condiciones

estipuladas y digita los metadatos asociados al artículo.

1. Cola de EnvíosEl editor asigna el artículo a un editor de Sección. Para que comience el proceso editorial.

AdministradorParametriza y Configura la revista según políticas definidas, Crea y administra Usuarios y

Roles del sistema, , controla políticas de suscripción.

Autor Editor y Editor de Sección

Administrador, Par Evaluador,

Corrector de Estilo, Diagramador, Corrector de

Sintaxis.

2. Revisión del Envío•Revisa Contenido artículo

•Asigna Par Evaluador

•Toma decisión editorial

Selección Par Evaluadora)El editor selecciona pares ofrecidos por el sistema.

b)Invita a los pares a revisar el artículo.

Par EvaluadorEnvía al editor de sección un a evaluación del artículo, unas recomendaciones y una

calificación.

3. Revisión de Envío•Envió Corrector de estilo

•Envío al Diagramador

•Recibe Artículo Final

Corrector de Estilo

Diagramador

Prepara archivos en HTML,

DOC, PDF, etc..

Corrector de Sintaxis

4. Administración de Números•Creaar Número

•Programa Número

•Organiza tabla de contenidos

5. PublicaciónDe acuerdo a las políticas de suscripción, ofrece el contenido inmediatamente o con

restricción.

Número ActualｷAparece para lectura en texto completo, con la barra de ayuda, los metadatos y los enlaces a

recursos mencionados

Archivo de Envíos

Una vez terminado el proceso editorial, el artículo es almacenado en el

sistema como publicado o rechazado.

Archivo de la Revista

El usuario puede visualizar números antiguos, así mismo puede buscar un

texto en el sistema, desde google y en otros motores de búsqueda

Revisión del EnvíoEl autor revisa el estado de su envío, lo corrige según indicaciones,

cambia los archivos enviados y envía nuevamente al proceso

editorial.

Edición del EnvíoEl autor revisa el trabajo desarrollado por el corrector de estilo, de

sintaxis y el diagramador.

Referencias

• GOULART, Flávio A. A. e CUNHA, Rosani E.. “Da burocracia à ad hocracia”. Revista do Serviço Público. Fundação Enap, ano 50, 1999.HOUAISS, Antônio e VILLAR. Mauro de Salles. Dicionário Houaiss da língua portuguesa. Rio de Janeiro, Objetiva, 2001

• KUNSCH, Margarida. Planejamento de Relações Públicas na Comunicação integrada. São Paulo. Ed. Summus, terceira edição, 2003.

• MARQUINA, Raymond. Presentación sobre OJS, en: http://www.slideshare.net/raymarq/open-journal-system

• MORAES JR., Enio; BARROS, Luciano Victor; OLIVEIRA, Denis (org.). Antes da pauta: linhas apra pensar o ensino do jornalismo no século XXI. São Paulo, ECA/USP, 2013. Em: http://www3.eca.usp.br/sites/default/files/form/institucional/publicacoes/ebooks/Antes%20da%20Pauta.pdf

• SLACK, Nigel; CHAMBERS, Stuart. Administração da produção. São Paulo, Editora Atlas, 2002

• Public Knowledge Project at the University of British Columbia. OJS in an Hour. En: http://pkp.sfu.ca/files/OJSinanHour.pdf

Gracias