Creamos clubes y crecemos manual capacitación

Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 2010-2011

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Creamos Clubes y Crecemos Plan de Acción. Campaña de Mercadotecnia 2010-2011 Juan Carlos Camacho Ruiz DTM Vicegobernador de Mercadotecnia, Distrito 34, 2010-2011

Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 2

Creamos Clubes y Crecemos

“Creamos Clubes y Crecemos” es el Plan de Acción orientado a la formación de nuevos clubes e incremento de la membresía en

los clubes actuales.


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Índice

1. Busca un Nuevo Club......................................................................................................... 5

Conocer las posibilidades ......................................................................................... 6

¿Conoces el tipo de Clubes con los que ya contamos en el Distrito 34?.................... 8

2. Habla de tu Experiencia.................................................................................................... 13

3. Haz una Sesión Memorable.............................................................................................. 15

4. Convence e Integra ........................................................................................................... 19

Documentos .............................................................................................................. 21

Formas. Detalles sobre su llenado ............................................................................ 21

5. Consolida.......................................................................................................................... 27

Etapas de los Clubes y el Rol del Mentor en cada una………………… ………. 27

La Estrategia Requiere de Todos.............................................................................. 29

Embajadores y Especialistas de Club……………………………………… ……….. 31

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ste Programa está diseñado para ayudar a crear clubes nuevos en Toastmasters y entender el proceso como un plan de aprendizaje y crecimiento personal.

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Este Plan de Acción pretende contribuir a sentar las bases de un trabajo de creación de nuevos clubes en el que ganen todos: club, área, división y distrito y en el que el socio que lidere el proyecto obtenga reconocimiento y un claro aprendizaje por el que se sienta orgulloso y motivado para continuar trabajando.

Plan de Acción Introducción

En la página Web de Toastmasters todos los socios podemos revisar el avance de nuestro Distrito por períodos anuales. Ve al siguiente vínculo:

http://reports.toastmasters.org/reports_new/ , selecciona el Distrito 34 y busca el District Performance Detail. Ahí podrás encontrar información relativa al crecimiento de la membresía así como los clubes nuevos.

Contamos con un Distrito 34 fuerte, con socios comprometidos y entusiastas, pero ¿qué nos está impidiendo rebasar los 200 clubes y sentar las bases para la creación de más de un Distrito?

Requerimos de una Estrategia con Visión a Corto, Mediano y Largo Plazo. Un plan de acción con el que trabajemos todos hacia un objetivo común.

Generemos cohesión de equipo a partir de un deseo común de hacer crecer la organización y vivir un crecimiento personal que se convierta en motivador para continuar trabajando con ahínco.

Proceso Creamos Clubes y Crecemos Un club nuevo comienza con un sueño: llevar el mensaje de Toastmasters a un nuevo grupo de personas que pueden verse beneficiadas por todo lo que la organización les ofrece.

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Ese sueño ofrece también un camino de aprendizajes significativos para el socio y equipo que lo emprende, del que se disfrutará el viaje, y al llegar a la meta, se generarán cambios en diferentes niveles:

Un nuevo club en el Área que le permite ser Distinguida del Presidente Favorece el crecimiento neto de clubes en la División lo que le ayuda a ser División Distinguida del Presidente 20-30 personas que se benefician del programa Dos Mentores y dos Sponsors que pueden registrar sus ALS como camino al DTM

y lo más importante:

Socios con aprendizajes significativos que pueden cambiar sus vidas

Te ofrecemos ahora cada uno de los pasos que te llevarán a Crear un Nuevo Club, Consolidarlo y Crecer

Busca un Nuevo Club


En esta primera fase sugerimos que cada uno de los Gobernadores de Área lance la iniciativa de Crear un Nuevo Club. En dicha reunión deberán estar los Presidentes de Clubes y Los VP de Membresía. El Objetivo de la Reunión: Planear qué tipo de club se puede formar Se requiere de los presentes un Estilo de Liderazgo VISIONARIO con el cual indagar las mejores posibilidades, establecer un plan, comunicarlo e implantarlo con la motivación e inspiración necesarias para cumplirlo. ¿Cuál es el primer paso?

Conocer las posibilidades En Toastmasters se pueden crear diferentes tipos de clubes: Abiertos a todos los interesados y Cerrados a un tipo de audiencia con intereses comunes. Al registrar un Club Nuevo la sede contempla varias categorías adicionales: Iglesias, Clubes Escolares, Comunitarios, Empresariales, Correccionales, Agencias de Gobierno. Militares, Otras Instituciones Especializadas. (ver siguiente ilustración)

Algunas categorías adicionales son: Clubes Avanzados y Clubes en Inglés


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La Estrategia de Toastmasters International contempla como un asunto clave el que convivimos gente de diversas generaciones en total armonía. Baby Boomers, Post Baby Boomers, Generación X, Y y Z.

Esa gran fortaleza de nuestra organización nos puede llevar a pensar, lo mismo en clubes juveniles que en clubes en asociaciones de jubilados o una mezcla de todos.

La Planeación a llevar a cabo parte de conocer todas las posibilidades existentes en atención a las siguientes razones:

Aprovechar experiencias de otros socios del país en la creación de nuevos clubes

Iniciar un proyecto a partir de las relaciones personales de los socios involucrados

Promover el inicio de un Club con una Visión Nacional analizando todas las posibilidades que se podrían generar en el resto del país


¿Conoces el tipo de Clubes con los que ya contamos en el Distrito 34?

Aquí te damos algunos ejemplos. Los datos corresponden al Nombre del Club/Área/División/Año de Fundación/ Ciudad. Te solicitamos tu apoyo para que la información esté más actualizada.


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Analiza las diferentes categorías de clubes que existen actualmente. Hazte las siguientes preguntas:

1. ¿Qué tipo de club puedo contribuir a formar?

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2. ¿Dónde conozco gente o tengo influencia personal para liderar el esfuerzo?

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Una vez que hayan tomado una decisión

Establezcan contacto con el “Especialista” de esa categoría de clubes quien te proveerá el siguiente apoyo:

i. Casos de Éxito sobre ese tipo de clubes en otras partes del país

ii. Recomendaciones sobre el “Cómo Crearlo” (Know-How)

iii. Mejores Prácticas en las Sesiones

iv. Contactos de Presidentes de ese tipo de clubes para pedir referencias

v. Documentos sugeridos para establecer contacto: Carta de Presentación y Catálogo Adaptado para el Tipo de Club

Acérquense a los Presidentes de los Clubes ya formados de esas categorías y pregunten por su experiencia. “Las experiencias de otros socios serán un recurso de inmejorable valor”

Resuelvan que personas asumirán el Rol de Sponsors (su responsabilidad terminará una vez que el club haya sido registrado) y Mentores (trabajarán con el nuevo club al menos 6 meses después de su registro. [Los 4 pueden registrar su rol como requisito para el ALS]


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Una Planeación Exitosa les ayudará a tener éxito en su proyecto. Al término de la Planeación pregúntense los beneficios que han obtenido y cómo les puede ayudar esta experiencia en sus clubes y vida profesional.

Habla de tu Experiencia

Una vez que hayan definido el tipo de club que desean crear tendrán que planear una reunión con los interesados.

Trabajen en la integración de una propuesta atractiva para su cliente. Aprovechen las herramientas que diseñaremos para tal efecto.

Les hacemos las siguientes recomendaciones para esa primera reunión:

Acudan no más de 2 personas. Un grupo grande puede generar confusión en los interesados. Idealmente deberá acudir uno de los sponsors y la persona que tenga la relación directa con el prospecto

Escuchen antes de hablar. Hagan preguntas para entender las expectativas que tienen en crear un club y qué saben de Toastmasters.


Hablen de su experiencia. Mas allá de datos o información técnica compartan lo que ha hecho para ustedes Toastmasters

No teman hablar de dinero ¿Y cuánto cuesta? Nadie ofrece tanto por tan poco. Lleven una explicación detallada de la inversión que implica fundar un club

Sugiero llevar a ésta primera reunión el Juego de Manuales que forman parte del “New Member Kit.”: Manual de Comunicación Competente, Manual de Liderazgo Competente, Cuadernillo sobre la Evaluación Efectiva, Gestos. Tu Cuerpo Habla, Tu Voz al Hablar y Revistas que de preferencia incluyan el último número.

Colóquenlas sobre la mesa. Su cliente sabrá que obtiene algo por su inversión. El hojearlas, sentirlas, le hará comenzar a vivir Toastmasters.

Esta fase puede consistir en una o varias reuniones con las que se irá generando interés por la organización y el nuevo club. Cuiden que uno de las sponsors que acudió desde la primera reunión sea identificado como el interlocutor permanente para responder al cliente y dar seguimiento y servicio. Promuevan la realización de una Sesión Muestra. Esa será su primera gran oportunidad de Cerrar la Venta. De preferencia agenden la programación de la Sesión Muestra con no menos de 15 días de anticipación para poder realizar una sesión exitosa.

El cumplimiento de esta fase les ayudará a generar confianza en la seriedad de ustedes y de Toastmasters. Les ayudará así mismo a desarrollar una importante habilidad: Escuchar para entender las necesidades del otro y Crear confianza, herramientas ambas sobre las que se construye la pirámide de la persuasión.


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Guía de Observación:

1. ¿Entendió las necesidades del cliente? ¿Qué pudo hacer mejor para entenderlo?

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2. ¿Habló desde su experiencia o fue racional? ¿Qué comentario adicional hubieras hecho?

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3. ¿Se manejaron apropiadamente las objeciones?

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4. ¿Se respondió con claridad el tema económico?

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5. ¿Se establecieron los siguientes pasos?

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6. De lo que observaste, ¿cuáles son tus fortalezas? ¿En qué aspectos debes trabajar para mejorar?

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Haz una Sesión Memorable

Una sesión muestra tiene los siguientes objetivos:

Presenciar la dinámica de Toastmasters.

Hacer sentir que en la organización hay un clima propicio al aprendizaje

Apreciar que además del aprendizaje Toastmasters es un club de amigos

Conocer oradores que sirvan de modelos a seguir

Generar las condiciones para cerrar la venta o quedarse cerca de ello

Lograr lo anterior requiere de una cuidadosa organización en la que todo debe funcionar de la mejor forma posible.

1. Integra un equipo perfecto. Selecciona de entre todos tus clubes al mejor en cada rol: evaluador gramatical, contador de muletillas, evaluador general, Toastmasters de la sesión.


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2. Transmite el objetivo de la sesión muestra. Recuerda a todos los integrantes que la sesión muestra tiene el objetivo de vender Toastmasters. Todos los comentarios deberán realizarse con ese objetivo en mente.

3. Haz un Plan en atención al tipo de prospecto. No podrás seleccionar los mismos tópicos de mesa en un grupo de jubilados que en una asociación empresarial.

4. Cuida la cultura, el lenguaje, las formas. Asegúrate de que los discursos que se presentarán y las preguntas de tópicos de mesa estén alineadas con tu tipo de público. Cuida el que no se toquen temas delicados o se realicen preguntas que puedan incomodar a tus invitados

5. Tiempo apropiado. De preferencia organiza una sesión muestra cercana a la hora de duración

6. Prevé un tiempo para preguntas y respuestas. Esa será tu oportunidad para alinear expectativas y cerrar la venta

Una sesión muestra es todo un arte que requiere de maestría en su organización y liderazgo. Los retos que enfrentarás son: Integrar un buen equipo, liderarlo para que todos trabajen en el objetivo común, reconocer el buen desempeño, aprender de las experiencias.

Los sponsors liderarán este esfuerzo con el apoyo de todo su club y eventualmente de otros clubes del área.

En el Manual de Construcción de Clubes, (Ítem 121) encontrarás sugerencias para la Agenda de una Sesión Muestra.

En mi experiencia hay elementos que no pueden faltar:

Materiales de Toastmasters, disponibles en las mesas. Un lugar bien acondicionado. Cómodo, con detalles cuidados.

Bienvenida cálida del Toastmaster hacia invitados con agradecimiento por haber aceptado la sesión muestra

Presentación de oficiales de la sesión con breve descripción de sus responsabilidades

Explicación de ¿qué es Toastmasters? de ser posible con apoyo multimedia

Un discurso de manual presentado por un socio de poca experiencia y evaluación con balance positivo. Un discurso de manual avanzado con evaluación analítica, que mantenga el tono positivo pero provea recomendaciones específicas. El objetivo es transmitir 2 ideas:

o No debes tener miedo a ingresar si estás empezando y

o Aún los más experimentados pueden aprender


Una sección creativa y bien planeada de tópicos de mesa en la que se invite a participar a los invitados

Evaluación de la Sesión con balance positivo y recomendaciones específicas. El mensaje a transmitir deber ser: “los evaluadores ven lo que para otros pasa desapercibido y te permiten aprender”

Tiempo suficiente para preguntas y respuestas

Esta etapa te ayudará a desarrollar las habilidades de colaboración que requieres para integrar un equipo alrededor de un objetivo común: Organizar una Sesión Memorable.

Desde el momento en que se vaya integrando ese equipo mantente abierto a la retroalimentación, establece bases de comunicación constantes para que puedan integrase y surja la confianza, la comunicación y la cohesión.

Igual que un equipo de futbol o cualquier otro deporte, quienes los observen trabajar sabrán si son un equipo de verdad o son un grupo con estupendas individualidades.

Tu rol como líder de ese grupo, será el de convertirlo en equipo.


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Convence e Integra

En esta fase desarrollarás una de las habilidades que más puertas pueden abrir en tu vida: Saber Vender.

Como Sponsor de Club estarás cercano a lograr la meta más importante de este esfuerzo inicial: Cerrar la Venta y contar con un nuevo club en tu área.

Puedes tener el producto o servicio de mayor valor, pero si no sabes comunicar sus ventajas, generar en los otros el deseo y la necesidad de tenerlo, puede quedarse en un proyecto no realizado o una venta no realizada.

Saber vender abre las puertas que tú has decidido abrir. No es fácil, pues seguramente en el mercado habrá muchas opciones con características similares a lo que tú ofreces y el consumidor decidirá al final con qué se queda.


Vender Toastmasters requiere de una suma de elementos:

Conocer tu producto. Nuestra organización es sólida y posee características que la hacen única. Por ello deberás profundizar en el conocimiento de sus cualidades, en qué países se encuentra, cómo garantizamos el retorno de la inversión, qué garantías tiene el cliente en el manejo adecuado de los recursos qué aporta, etc.

Hablar desde la experiencia. Una buena parte de los compradores, ejercemos decisiones emocionales más que racionales. Lo que puede ser la diferencia entonces entre cerrar la venta y no hacerlo es que hables desde tu emoción, que pongas la pasión por delante, que invites a tu cliente a visitar otros clubes, concursos, eventos especiales. Haz que viva la pasión Toastmaster

Dar seguimiento. Realiza un seguimiento prudente. El que un prospecto no se concrete rápidamente no significa una negativa. Tú estarás entre una lista amplia de prioridades. Haz lo posible para mantenerte en las primeras. Envía correos breves. Mantén la comunicación. Maneja objeciones.

Sé flexible. Algunos prospectos te pedirán requisitos extraños. “Altas de proveedor”, “facturas electrónicas”, “cartas poder”. No lo niegues, ponte en contacto con el Gobernador de Distrito o escribe una carta a Cristina López para que te aclare sus dudas ([email protected])

Sigan sesionando. De ser posible, continúen sesionando. Un club no es más que 20 personas que se reúnen periódicamente para aprender. Si has logrado la periodicidad de las reuniones, el club existe, sólo tendrás que dar seguimiento al pago

Cerrar la venta significa que tengas un mínimo de 20 personas dispuestas a iniciar un club. Pero ¿cuáles son los pasos que debes seguir para registrarlo?


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Documentos Desde la página Web puedes obtener todos los documentos que requerirás en el proceso de registro de club nuevo. Ve al siguiente vínculo, http://www.toastmasters.org/startaclub.aspx, llena la forma en línea que ahí aparece. Una vez enviada la forma, la página te llevará a la siguiente dirección:

http://www.toastmasters.org/Members/MembershipBuilding/NewClubs/Forms.aspx

De ahí podrás bajar toda la información necesaria para formar tu club y promoverlo. Hoy en día uno de los retos con los que se enfrentan los vendedores profesionales es la necesidad de realizar labores administrativas que permitan un cierre efectivo. Aquí, más que la persuasión se requiere de esmero y atención a los detalles.

Formas Un club nuevo requiere la integración de 6 formas. Toastmasters Internacional es meticuloso en el llenado de cada una de ellas, por lo que te sugerimos familiarizarte con ellas y pedir apoyo en caso de requerirlo. Acércate a Cristina López ([email protected]), a los Vicepresidentes de Membresía, Especialista de Categoría de Club o al Vicegobernador de Mercadotecnia del Distrito 34.

Cada una de las formas descritas aquí se pueden enviar por fax, por correspondencia tradicional o escanearlas y lo más sencillo, seguro y rápido, enviarlas por correo electrónico.


Las Formas son las siguientes:

Forma I. Application to Organize.

En esa forma se anotan los siguientes datos:

♦ Responsable del Proceso de Registro. Si es una empresa es probable que alguien de Recursos Humanos quiera hacerse cargo. De ser posible te sugerimos que alguien de Toastmasters esté como responsable desde el inicio hasta el registro del club, ello te ayudará a acelerar el proceso y darle la importancia que requiere la sede. Esta persona podrá ser el Sponsor del Club.

♦ Datos de correspondencia. Ahí enviarán el Charter Kit.

♦ Forma de pago. La mejor y más segura forma de pago es una tarjeta de crédito personal o corporativa, pues ahorra cargos adicionales. Es posible, si la organización lo solicita, que el pago se realice mediante transferencia bancaria (Wire Transfer). En ese caso se deberán pagar $10.00 dlls adicionales que el banco le cobra a Toastmasters

♦ Nombre y número del Club Sponsor

♦ Nombre y números de socio de 2 Sponsors. Su función termina una vez que el club ha quedado registrado. La sede les envía un documento que deberán regresar escaneado a la sede, con la firma del Presidente del Nuevo Club. En ese momento el logro se registra y sirve como requisito para el ALS.

♦ Nombre y número de socio de 2 Mentores. Asegúrate que las personas que asuman este rol poseen disponibilidad, conocimientos y compromiso pues de ellos dependerá en buena parte el sentar las bases de funcionamiento del nuevo club. También les llega carta de la sede que deberá ser firmada por el Presidente del Club. Para que el logro se registre deben transcurrir 6 meses de funcionamiento del club

♦ Alineación del Nuevo Club: Área, División y Distrito

♦ Tipo de Club: Comunitario o Abierto

♦ Idioma de los “New Member Kits

RECOMENDACIÓN:

Con la Forma I deberán enviarse los $125.00 dls. del Charter Fee. Si se va a registrar un club nuevo, una vez que la sede recibe la forma bien llenada y el


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dinero, procederá al envío del Charter Kit, que contiene gran cantidad de materiales para el inicio del club: Manuales de Oficiales de Mesa Directiva, Un Mazo, Semáforo de Papel, Recibos de Cobro, Manuales de Concurso, DVD promocional y 20 juegos de socio nuevo.

Si lo que se va a registrar es un Club Avanzado la sede envía una caja más pequeña, sin Juegos de Socio Nuevo.

Se llega a dar el caso de que una vez que el Club Prospecto recibe ésta Caja se siente que tiene todo para sesionar y se olvidan o dejan para después la integración del resto de los documentos y dinero. Toastmasters confía en ti como sponsor para que esto no suceda.

Si los manuales te llegan a ti como Sponsor te sugiero que entregues los Manuales de Nuevo Socio hasta que se haya realizado el resto del pago y no antes.

Forma II. Charter Payments

Ésta es, sin dudarlo, la forma más importante del proceso.

En ella deberás relacionar la cantidad de socios que se inscribirán. Toastmasters da ciertas reglas a seguir:

Club Nuevo: Mínimo 17 socios nuevos y máximo 3 duales

Club Avanzado: Mínimo 17 socios duales y máximo 3 transferidos

Recuerda que un socio nuevo deberá pagar siempre los 20.00 dólares de membresía vitalicia y los 27.00 dólares de seis meses de derechos como socio. Eso le dará derecho a su “New Member Kit” aunque la sede lo haya enviado antes.

Un socio dual sólo deberá pagar 27.00 dólares si desea ser socio fundador del nuevo club, con independencia del mes en que se haga el pago.

El pago de los 27.00 dólares le dan derecho al socio a seis meses de membresía a partir del mes en que se envía el dinero. Si por ejemplo, enviaste el dinero en el mes de enero, tendrás cubierto los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo y junio, por lo que en el mes de marzo la sede internacional te pedirá que pagues sólo 12.50 por socio, equivalente a los meses de julio, agosto y septiembre. Después de ese ajuste los pagos de semi anualidades serán siempre de 27.00 dólares

Esas cantidades se relacionan en la Forma II y se anotan los datos de la tarjeta de crédito para realizar el pago. Recuerda que si el pago se realiza con transferencia bancaria hay que agregar 10.00 dólares. Escanea el documento y envíalo por correo electrónico.


Forma III. Charter Membership Application

Ésta es la Solicitud de Registro como socio. Pon especial cuidado en que se llene una por cada socio, con todos sus datos de correspondencia y su firma en el reverso de la hoja, acompañada de la firma de algún Oficial del Club.

RECOMENDACIÓN. Envía esta forma desde la primera reunión a todos los interesados en formar parte del club con una breve descripción de todo el dinero que se espera recibir de ellos para formar el club. Pídeles a los

posibles que la llenen y te la envíen por correo o la impriman y te la lleven a la sesión. Una vez que las tengas todas llenas, deberás escanearlas y mandarlas a la sede internacional.

Forma IV. Charter Club, Officer Information.

En esta forma deberás registrar los nombres de al menos 3 oficiales para el inicio del Club: Presidente, un Vicepresidente y el Secretario. Presidente y Secretario deberán llenar varias de las formas.

Requieres el nombre, correo electrónico y número de socio (para socios duales o transferidos).

RECOMENDACIÓN.

Los nombres que aquí registres son necesarios para la constitución del club, pero recuerda que una vez que el club esté registrado y funcionando

normalmente podrás realizar las elecciones y llevar a cabo la instalación de oficiales con el procedimiento formal. Los cambios se podrán hacer ya en la página Web en la Sección de Negocios con el uso del password que proporcione la sede.

Forma V. Club Information.

Toastmasters se apoya en esta forma para llenar la información que aparece en la página Web.

Sé cuidadoso en llenarla con los datos de la persona que puede responder al teléfono que se escriba y dar datos sobre el club. Muchos socios nuevos llegan por este medio y es triste que una vez que han llegado hasta tu club y se han atrevido a llamar por teléfono para pedir informes nadie les responda o el número sea incorrecto.


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Hay espacio para que anotes el tipo de club, la periodicidad con la que se reúne y la información de contacto.

Forma VI a. Toastmasters Club Constitution Esta forma contiene reglas generales de la organización y debe ser llenada y firmada por el Presidente del Club y el Secretario

Forma VI b. Toastmasters Clubs Bylaws. Estos son los Estatutos del Club o la llamada Acta Constitutiva. Es el acuerdo inicial entre socios para regir su organización y funcionamiento. Ejemplos:

Artículo II. Membresía

Sec. 1. Puedes documentar que el club quedará restringido a personas que cumplan ciertos requisitos, ejemplo, empleados de la empresa o por el contario, escribir que no habrá restricciones

Sec. 2. Años de vigencia para la designación de socios honorarios o cancelar esa opción

Artículo III. Cuotas

Sec. 1. Cuota que se pide a un nuevo socio. El club podría especificar que además de los 47 dlls. normales se pague algo adicional, o dejar solo los 47 dlls.

Sec. 2. Cuota para los socios activos así como fechas en que se deben realizar

Sec. 3. Opción de establecer una cuota de reinstalación de socio cuando alguien se ha alejado del club y después de cierto tiempo reingresa. Esta cantidad se la queda el club.

Sec. 4. Opción de establecer una cuota para los socios que transfieren sus derechos de otro club. Esta cantidad también permaneces en el club.

Sec. 5. Opción de establecer cuotas para socios inactivos

Artículo IV. Sesiones

Sec. 1. Periodicidad de las sesiones y día de las mismas


Sec. 3. Periodicidad mínima de reuniones de Mesa Directiva del Club

Artículo V. Elección de Oficiales

Sec. 1. Opción de establecer Oficiales adicionales a los que establecen los manuales

Sec. 2. Responsabilidades de los Oficiales adicionales que hayan sido designados

Sec. 3. Periodicidad en la Elección de Oficiales, semestral o anual

Artículo VI. En el caso de que no se desee el uso de las Reglas de Robert como procedimiento parlamentario, seleccionar otra metodología

Realiza los cambios que las características especiales del club requiera. Esos estatutos quedarán disponibles en la Sección de Negocios del Club y podrán ser modificados por acuerdo de los socios. Si tienes duda en el llenado de los Estatutos acércate al Especialista de Club, Vicepresidente de Membresía del Club, Gobernador de Área o Vicepresidente de Mercadotecnia del Distrito 34.

En esta fase desarrollarás habilidades de Seguimiento y Venta así como de cuidado y esmero en los detalles.

Como Vendedor harás posible que el Club comience a funcionar rápidamente y que el registro en la sede ayude a tu área, división y distrito. Integrarás a un grupo de nuevos socios que empezarán a beneficiarse del programa Toastmasters y habrás desarrollado el talento necesario para emprender cualquier proyecto y tener la certeza de que lo llevarás hasta el final.

La sede internacional reacciona a una rapidez ejemplar. Una vez que se paga el Charter Fee, la “esperada caja” llega en menos de una semana.


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Una vez que envías dinero y papeles el registro del club queda listo en no más de 5 días. No permitas que un club esté en la lista de Club Prospecto por más de 90 días. Es perfectamente posible que de la fase 1 a la 4 te lleves 60 días. Tu liderazgo de equipo te permitirá conseguir ese objetivo. Una vez que has llegado a esta fase está atento como Sponsor del momento en que en la página Web se ha hecho el cambio de Club Prospecto a Nuevo Club. Hazle llegar al Club su número y explícales el uso del password.

Los Sponsors recibirán un documento de Toastmasters Internacional que deberán presentar ante el nuevo Presidente del Club para que se los firme. Envíen esta carta por correo electrónico a la sede y en unos días habrán registrado su logro.

Sugerimos en este momento algunas actividades de gran importancia:

Coordinar con el Gobernador del Distrito la entrega del Banderín del Club

Programar con el Gobernador de Área la Ceremonia de Instalación de Oficiales

Establecer un diálogo con los Mentores del Club a efecto de comunicarles los avances, compartirles toda la información del nuevo club a efecto de que formalmente apoyen al club desde la primera sesión

Mantenerse al pendiente de las necesidades del club así como de los Mentores. Su experiencia acumulada como Sponsors agregará valor siempre

Consolida


Saber que el Club se ha registrado en la sede internacional es sin duda un motivo de gran satisfacción para todos los organizadores y los nuevos socios. Merece la ocasión para realizar una ceremonia de instalación de oficiales presidida por el Gobernador de Área y, en su caso, el Director de la Organización.

Avisa al Oficial de Relaciones Públicas para que dé la debida promoción al evento, que se publique en algún medio local, que esté presente la prensa y se haga un evento inolvidable. Los Sponsors deberán coordinar una reunión con los Oficiales del club en la que presenten a los Mentores y expliquen sus funciones.

El reto que viene ahora es uno de los más interesantes:

Todos los clubes, como equipos viven diferentes momentos:

Formación. Caracterizado por gran entusiasmo hacia el objetivo común, pero poco orden debido a que el grupo se está integrando. Ello requerirá un seguimiento detallado de los Mentores, capacitación constante, coaching a los oficiales y reconocimiento. Ese proceso puede llevarte de 4 a 10 sesiones.

Participación. Caracterizado por el deseo de los socios de involucrarse activamente en la toma de decisiones y roles en el club. Pueden manifestarse conflictos por poder. Esta etapa requerirá de una actitud de mediador del Mentor y hacer uso de su estilo de liderazgo Visionario para clarificar el objetivo del club y canalizar apropiadamente el entusiasmo.

Estabilidad. Los roles y responsabilidades están bien definidas. Las decisiones se toman por consenso. Existe un clima positivo de trabajo y los socios han avanzado en la presentación de sus proyectos. Esta etapa requiere del Mentor asumir un rol más de apoyo cuando es requerido. Paulatinamente debe aprender a “sacar las manos” y permitir que el mismo club tome sus decisiones. Se puede llegar a esta etapa en aproximadamente 6 meses a un año.

Alto Desempeño. En esta etapa el club adquiere su madurez. Los líderes dirigen adecuadamente. Cada quién conoce sus responsabilidades y derechos. Esta etapa puede llevar al Mentor a tomar la decisión se retirarse del club o seguir formando parte de él pero ya como un socio regular. Si se ha realizado un trabajo correcto, se puede llegar a esta etapa en aproximadamente un año.

El reto del Mentor será principalmente adaptarse al momento que esté viviendo el club para proveerle de herramientas, aclarar dudas, apoyar a los socios, mantener alta la


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motivación, generar una visión, comunicar la dimensión nacional e internacional de la organización.

Si bien como hemos mencionado el Mentor cumple con su función y puede registrar su logro después de 6 meses, el compromiso hacia un club formado debe ir más allá. Mentores, Sponsors, Gobernador de Área y División y con el apoyo del Distrito deberán trabajar de la mano para apoyar los momentos complejos del club.

La Estrategia Requiere de Todos


Cada Gobernador de Área tiene establecida la meta de crear un club nuevo para poder aspirar a ser Área Distinguida del Presidente. Basándome en esa meta, sugiero que sean ellos los responsables de operar la estrategia planteada. Hoy en día contamos con 52 Áreas. Si cada uno de ellos cumple su meta podríamos quedar muy por encima del objetivo. El que los Gobernadores de División apoyen el cumplimiento de esta meta, lo cual les permitirá no tener pérdidas netas y generar crecimiento neto de un club o más (División Distinguida del Presidente)

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