Crear documentos pyme

H.R.EXCAVACIONES S.A.S.

CREAR DOCUMENTOS

CASTRO RAMÍREZ JOHNY

DAZA HURTADO DIANA

GONZÁLEZ MONCADA PAULA ANDREA

GIL RIAÑO TATIANA LIZETH

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CDA – CHÍA

2015

H.R.EXCAVACIONES S.A.S.

CREAR DOCUMENTOS

CASTRO RAMÍREZ JOHNY

DAZA HURTADO DIANA

GONZÁLEZ MONCADA PAULA ANDREA

GIL RIAÑO TATIANA LIZETH

INFORME

INSTRUCTORA LITS ASTRID CHACÓN HOYOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CDA – CHÍA

2015

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................4

2. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................................................6

3. OBJETIVO .................................................................................................................................7

3.1. OBJETIVO GENERAL .....................................................................................................7

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...........................................................................................7

4. H.R EXCAVACIONES ..............................................................................................................8

5. MARCO TEORICO ...................................................................................................................9

6. METODOLOGÍA .................................................................................................................... 10

6.1. ACTA ............................................................................................................................... 10

6.2. CONVOCATORIA .......................................................................................................... 13

6.3. CARTAS .......................................................................................................................... 14

6.4. CERTIFICADO LABORAL ........................................................................................... 17

6.5. INFORME AL GERENTE PROCESO DE CONTRATACIÓN ................................ 22

6.6. COTIZACIÓN, PEIDO, DEVOLUCIÓN Y ORDEN DE COMPRA.......................... 27

6.7. CIRCULAR ...................................................................................................................... 34

7. CONCLUSIONES .................................................................................................................. 35

8. BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................... 36

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1. INTRODUCCIÓN

Escribir –escribir formalmente, como debe hacerse en el entorno académico o

profesional– significa apropiarse de unas formas específicas de razonamiento que

permiten influir efectivamente en los demás. El lenguaje es un instrumento de

poder.

La escritura es un lenguaje sin interlocutor, dirigido a una persona ausente,

imaginaria o a nadie en particular, en una situación nueva, en la cual quien escribe

plasma sus ideas y sentimientos. La redacción comprende las distintas formas que

tienen los jóvenes en su construcción individual para expresarse por escrito.

Siempre nos es posible establecer comunicación inmediata con los demás; de

alguna manera, el valor de la escritura perdura, porque ¿cuantas veces ocupamos

dejar un recado por escrito? y nos podemos preguntar, ¿sabemos hacer uso

eficiente de la palabra escrita?

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2. JUSTIFICACIÓN

Mucha gente es buena en su trabajo, pero encuentra difícil expresar sus ideas por

escrito a pesar de que todos conocemos la importancia que es poder tener

documentos bien redactados. “El bien común prevalece sobre los intereses

particulares.

Antes de empezar a escribir es necesario organizar mentalmente las ideas que se

requieren trasladar al papel. Una vez ordenadas en la mente, es necesario

identificar ideas principales y secundarias, elaborando un esquema en el que se

escriban en orden y de acuerdo con la importancia de cada una.

Es importante el orden de una oración ya que de lo contrario resultará carente de

sentido. Más aún si no se ordena lo que se quiere decir de una manera lógica y

cuidada, el escrito perderá todo interés. Toda redacción necesita coherencia y

cohesión textual. Redactar etimológicamente significa compilar o poner en orden;

en un sentido más preciso, consiste en expresar por escrito los pensamientos o

conocimientos ordenados con anterioridad, haciendo uso correcto de las normas

gramaticales: semántica, morfología y sintaxis.

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3. OBJETIVO

3.1. OBJETIVO GENERAL

Generar un informe administrativo donde se evidencie la planeación y

formulación de procesos, identificando y reconociendo la unidad productiva.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Presentar documentos organizacionales de acuerdo a la normatividad

vigente.

Detectar y eliminar ambigüedades en la redacción de documentos

empresariales.

Digitar y transcribir documentos organizacionales, aplicando técnicas

básicas.

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4. H.R EXCAVACIONES

H.R. EXCAVACIONES S.A. Es una organización que labora en el sector de

alquiler de maquinaria que es empleada para construcciones u otros fines, según

lo disponga el cliente. Ésta empresa ha sido dirigida directamente por sus

propietarios, quienes se desempeñan en cada departamento y debido al bajo

manejo de personal y la carencia de recursos que faciliten la adquisición de nuevo

personal, no les ha sido posible delegar éstas funciones a personas externas.

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5. MARCO TEORICO

Teniendo en cuenta el análisis hecho a la PYME H.R. EXCAVACIONES, la

organización, debido a la capacidad de personal con que cuentan, carece de

ciertos departamentos independientes que se encarguen de manipular los

documentos y mantener la comunicación empresarial, por ello a la empresa se le

es de mayor complejidad, la comunicación con los colaboradores y los clientes.

Basándose en la importancia de la comunicación empresarial cabe señalar que

según lo anteriormente mencionado, la principal problemática de la organización

se debe a la no implementación de los documentos para llevar cabo sus procesos.

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6. METODOLOGÍA

6.1. ACTA

ACTA 001

26 de octubre de 2015

INTEGRANTES: ESTHER RODRIGUEZ- GERENTE

ORDEN DEL DIA

1. Verificación de la asistencia. 2. Motivo de la asamblea. 3. Ingreso del personal a despedir. 4. Terminación de los contratos 5. Receso 6. Proceso de presentación y contratación del nuevo personal. 7. Terminación de la asamblea.

DESARROLLO DE LA ASMBLEA.

El motivo por el cual se cita a la asamblea es la verificación de las fallas presentadas por el personal operativo y administrativo de la organización, es por ello que se citan al personal para que rindan sus respectivos argumentos con respecto a los hechos sucedidos, donde podrán presentar su defensa ante dichas acusaciones, siendo los involucrados: 1. German Sarmiento, operario de máquina. 2. Clara Rojas, Secretaria. 3. Manuel Castro, operario de maquinaria. 4. Mercedes Valbuena Martínez, Servicio al cliente.

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5. Santiago Zapata Torres, Supervisor logístico.

Cada uno de ellos entra a la asamblea extraordinaria programada,

tomando el caso más grave como inicio a esta reunión, se empezara con el

sucesos que ocurrió entre estos trabajadores German Sarmiento y Manuel Castro

operarios de maquinaria, se agredieron verbal y físicamente ante un cliente

potencial, quien llamo y reporto dicho suceso, además se sintió muy molesto ya

que ese hecho daña la imagen que tiene ante sus trabajadores y socios, debido a

esto el señor Fermín Rambal Suarez prefiere disolver el outsourcing que tiene con

la empresa, la señora Esther Rodríguez ante dicho caso decide terminar el

contrato de dichos trabajadores sin que haya defensa ya que por ello perdieron a

uno de sus clientes; los involucrados prefieren no anexar ningún comentario y se

retiran de la reunión a las 15:30 pm; continuando con la reunión se toma el caso

de Clara Rojas quien tiene atrasos en sus informes y no es la primera vez que

pasa ya que en pasadas ocasiones ha presentado las mis falencias, y este hace

que el proceso de en palmes se vea afectado, la empleada realiza una

intervención en la que dice que nos es culpa de ella sino de los operarios que no

presentan a tiempo las planillas para ejecutar sus labores, la señora Esther agrega

que esa no es una excusa justificable para no cumplir con su función, además de

esa negligencia presenta acumulación de faltas de leves a gravísimas, sin darle

más rodeo a la situación se prescinde de los servicios de la funcionaria de la

empresa, una vez escuchada la decisión ella se retira del salón a las 16:00 pm sin

ningún comentario; reanudando con la sesión se presenta el último caso donde la

señora Mercedes Valbuena oculta una falta que ha cometido el señor Santiago

Zapata; la situación fue que don Santiago no realiza protocolos correspondientes

al buen traslado de las máquinas y un viaje es expuesta a una infracción que no

es puesta en conocimiento a tiempo ante la señora Esther, al trascurrir los días

sucede un caso similar y el patrullero Gómez llama a solicitar que el dueño de la

maquina se presente a una estación de policía para que se realice el

correspondiente proceso a la infracción cometida, la llamada fue tomada por doña

Mercedes quien no comunica dicho suceso a la administración para actuar en

dicha situación, sino que le informa a don Santiago y el pide que no sea notificado

el suceso, pero el patrullero va a la empresa, ahí es donde es puesto en

conocimiento todo lo ya nombrado, la gerente ante tal suceso no permite que allá

defensa ante esta acción, se les termina contrata de inmediato y el proceso es

puesto a disposición de un abogado para liberar la máquina de las infracciones

cometidas y el pago de las mismas, a las 16:45 se realiza un break, se retomara a

las 17:00 donde se presentaran a los nuevos trabajadores y que serán

puestos a disposición para las vacantes que han quedado disponibles.

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A las 17:00 pm se reanuda la sesión, en la cual se entregan las hojas de

vida y perfiles de los nuevos empleados, para que sean verificados y distinguidos

por la administración, donde la señora Esther empieza a leer cada uno de los

nuevos empleados,

1. Carlos José Londoño, operario de máquina.

2. Sergio Luis Torres, operario de máquina.

3. María Fidelina Montenegro, supervisor logístico.

4. Camila Andrea Zuleta, servicio al cliente.

5. Johana Ariza Moya, secretaria admón.

Se lee y se presenta ante la asamblea cada uno de los nuevos integrantes a la

organización, se expone que todos estarán bajo el periodo correspondiente a las

fases de inducción y contratación directa con la organización, la señora Esther

agrega que para pertenecer a la PYME de ven tener compromiso, entusiasmo y

ante todo ser proactivos, que tome buenas decisiones ante los circunstancias de

dificultad que se presenten, se pregunta si alguno quiere añadir al algún aporte a

las medidas tomadas, el silencio se presenta, entonces en vista de esto de que

ninguno agrega nada se da por terminada la reunión.

Se programa la próxima sesión para el día 26 de noviembre del año en curso para

evaluar los acontecimientos ya expuestos. No siendo más se da por terminada la

asistencia a la reunión a las 18:00 pm, donde la señora Esther agradece por la

presencia de cada uno de los integrantes.

FIRMAN:

XXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXX

13

6.2. CONVOCATORIA

GRAN CONVOCATORIA

¡OPERADOR DE EQUIPO MÓVIL!

H.R. EXCAVACIONES S.A. Requiere personal con experiencia mínima de 2 años

en cargos afines. Indispensable ser bachiller.

HORARIO: Turnos rotativos 12 por 24 (7:00 am a 7:00 pm/7:00 pm a

7:00am).

SALARIO: $1’050.000 + prestaciones de ley.

SI CUMPLE CON EL PERFIL, PRESENTARSE:

Martes 27 de Octubre de 2015 a las 9:00, en las oficinas de la empresa

ubicadas en la Trasversal # 14- 21 de Chía, Cundinamarca, con hoja de

vida y soportes.

Para mayor información, comunicarse 314 332 7816 Esther Rodríguez.

LO ESPERAMOS

14

6.3. CARTAS

Bogotá D.C. Octubre 15 de 2015

Señor

ROBERT ANDRÉS SÁNCHEZ RODRÍGUEZ

Operador de Equipo

H.R. EXCAVACIONES S.A.

Ref: Terminación de contrato

Cordial saludo,

Me permito comunicarle que la obra o labro para la cual de manera particular fue

vinculado y enviado en calidad de trabajador en misión a la empresa usuaria ha

finalizado, por ello, se dio por terminado su contrato de trabajo de forma legal con

base en lo establecido en el Artículo 61 Numeral D) del Código Sustantivo del

Trabajo y en la condición contemplada en su contrato de trabajo, la cual indica que

por la naturaleza del servicio prestado y frente al cese de la necesidad del mismo,

se termina la obra o labor para la cual ha sido contratado.

Cabe recordarle que la naturaleza del contrato de trabajo por duración de obra o

labor suscrita entre usted y la compañía. No exige preaviso legal.

Por favor pasar por nuestras oficinas para lo relativo de sus prestaciones sociales.

Le deseamos éxitos en las actividades futuras que emprenda.

Fecha de retiro: Octubre 15 de 2015

Atentamente,

XXXXXXXXXXX

Departamento de Recursos Humanos

FIRMA: Robert Sánchez

NOMBRE: Robert Sánchez

C.C.: 80’541.764

15

Bogotá, Octubre 15 de 2015

Señor

ROBERT ANDRÉS ANCHEZ RODRIGUEZ

Ref: Aceptación nuevos empleados

Cordial saludo

Por medio de la presente carta, la empresa H.R. EXCAVACIONES S.A. Chía,

tiene como fin informarle que su solicitud de empleo ha sido formalmente

aceptada por los dueños y administradores de la empresa.

Con el motivo de su aceptación al cargo en la organización, muy respetuosamente

le pedimos que se acerque a las instalaciones el día___________________ para

realizar toda la documentación pertinente antes del inicio de las labores.

Agradecemos de antemano la atención prestada, estamos atentos a cualquier

duda o aclaración.

MARIA E. RODRIGUEZ M GERENTE H.REXCABACIONES S.A.S

16

Bogotá, Octubre 15 de 2015

Señor

SEBASTIÁN MONSALVE ROZO

Ref: Inicio de labores

Luego de presentarle un cordial saludo, le comunicamos que inicia labores con

nosotros a partir del día 20 de Octubre del año en curso, desempeñando el cargo

Operador de Equipo Móvil y devengando un salario básico de $950.000. Favor

presentarse a las 07:00 am en la portería principal con ésta carta para que le sea

permitido el ingreso a nuestras instalaciones.

Agradecemos de antemano la atención prestada, estamos atentos a cualquier

duda o aclaración.

Atentamente,

XXXXXXXXXXXXX

Departamento de Recursos Humanos

17

6.4. CERTIFICADO LABORAL

H.R EXCAVACIONES S.A.

CERTIFICA QUE

La señora MARIA DEL CARMEN GONZALES MORA identificada con la célula de

ciudadanía Nº 21104399 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 1 de

enero del 2015 hasta el 28 de noviembre del 2016 desempeñando el cargo de

AUXILIAR ADMINISTRATIVA- CONTABLE.

Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del

empleado para los fines que le convenga.

(Firma y sello del decano)

Vto. Bno. Del decano

18


CERTIFICA QUE

La señora CLAUDIA YINETH ROMERO HUENTAS identificada con la célula de

ciudadanía Nº 21107344 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 9 de

febrero del 2013 hasta el 23 de abril del 2014 desempeñando el cargo de

SECRETARIA/ RECEPCIONISTA.





19


CERTIFICA QUE

El señor CARLOS ANDRES GIL RIAÑO identificado con la célula de ciudadanía

Nº 21103867 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 6 de septiembre

del 1014 hasta el 14 de agosto del 2015 desempeñando el cargo de

SUPERVISOR.





20


CERTIFICA QUE

El señor JOSE VICENTE GIL PINZON identificado con la célula de ciudadanía Nº

21104563 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 6 de marzo del

2015 hasta el 18 de septiembre del 2015 desempeñando el cargo de AUXILIAR

LOGÍSTICO





21


CERTIFICA QUE

El señor YEISSON FERNANDO RODRIGUEZ RUBIANO identificado con la célula

de ciudadanía Nº 10771654423 presto sus servicios en nuestra compañía desde

el 24 de abril del 2015 hasta el 8 de agosto del 2016 desempeñando el cargo de

OPERARIO DE MAQUINARIA PESADA.





22

6.5. INFORME AL GERENTE PROCESO DE CONTRATACIÓN

Chía, Octubre 15 de 2015

ESTHER RODRÍGUEZ

Gerente general

Ref. Informe del proceso de contratación

Cordial saludo,

La presente es para dar a conocer el informe del proceso de contratación que se

hizo en los últimos días, el paso a paso para el contrato del auxiliar contable,

secretaria/ recepcionista y operarios que laboraran en la empresa en los próximos

días. A continuación anexo los respectivos flujogramas que indican el proceso

anteriormente mencionado.

TATIANA LIZETH GIL RIAÑO

Asistente Administrativa

27

6.6. COTIZACIÓN, PEIDO, DEVOLUCIÓN Y ORDEN DE COMPRA

CHIA, 17 DE OCTUBRE DEL 2015

IMPULSADORA 33 COL S.A

BOGOTA,

Para:


CHIA, CUNDINAMARCA

TRASVERSAL#14-21

Cordila saludo.

Me permito presentarle, la propuesta que abarca el mantenimiento de la

maquinaria con la que cuenta H.R. EXCAVACIONES S.A.

,

Para garantizar el buen funcionamiento de los equipos y para el buen desarrollo

de las actividades que realiza la empresa IMPULSADORA 33 COL S.A dedicada

al mantenimiento preventivo de maquinaria pesada hace 25 años trabajando en el

sector, es la mejor elección en costos y en su buen servicio que brinda a sus

clientes otorgándonos los mejores precios.

Gracias por la atención prestada y espero su pronta respuesta

ASISTENTE ADMINISTRATIVO


28

CHIA, 20 DE OCTOBRE DEL 2015

IMPULSADORA 33 COL S.A

COTIZACION

CONCEPTO COSTO

1) Limpieza y pintura de equipos $ 600.000

2) Repuestos $1000000

3) Mantenimiento (cada tres meses)

$2000000

TOTAL $3600000

Forma de pago; Crédito bancario aprobado en banco norte S.A

29

CHIA, (CUNDINAMARCA)

30 DE OCTUBRE DEL 2015


CHIA, Trasversal # 14- 21

Tel 3107205431

Para;

IMPULSORA 33 COL

Buen día

Por medio de la presente me dirijo a IMPULSADORA 33 COL, para solicitar sus

servicios que brindan

Para el mantenimiento de la maquinaria pesada que cuenta nuestra organización

ya que es fundamental en tener en perfecto estado los equipos con los que cuenta

la empresa para la realización de nuestras labores.

Gracias por la atención prestada y espero su pronta respuesta

JOHNY CASTRO R

1078346943


H.R. EXCAVACIONES S.A.S

30



MAQUINARIA Requerimiento

RETROEXCAVADORA

Repuesto

RETRO EXCAVADORA Mantenimiento preventivo

VOLQUETA Pintura


31

CHIA (CUNDINAMARCA)

20 DE OCTUBRE 2015



Tel 3107205431

Para

JORGE SANDOVAL L

PROPIETARIO DEL REBOLCON

E. S. M.

Buen día,

En nombre de H.R. EXCAVACIONES S.A. y el mío propio, me permito decirle que

realizaremos los trabajos que sean acordados para el día 1 de noviembre en la

carrera 3 #7-22 (Calera)

Gracias por la atención prestada

JOHNY CASTRO R



32





Tel 3107205431

PARA:

JORGE SANDOVAL L

PROPIETARIO DEL REBOLCON

E. S. M.

Buen día

En nombre de H.R. EXCAVACIONES S.A. y el mío propio, me permito decirle que

se cancelaran los trabajos que sean acordados para el día 1 de noviembre en la

carrera 3 #7-22 (Calera) por la ley 127 del 19970, que impide la demolición de

edificios por ser patrimonio nacional

Gracias por su atención prestada

JOHNY CASTRO R

1078346943

ASITENTE ADMINISTRATIVO

H.REXCABACIONES S.A.S

33


26 DE OCTOBRE DEL 2015

: H.R. EXCAVACIONES S.A.

Orden de compra N 23418

Proveedor: IMPULSADORA 33 COL Dirección: calle 13 #54-66

Código del proveedor : 10d Teléfono :3102449672

Por medio de la presente permito realizar la compra de los mantenimientos de los

equipos, que realizara la temporal IMPULSADORA 33 COL.

Para comenzar con los mantenimientos requeridos el día 25 de octubre 2015 en

las instalaciones de H.R EXCAVACIONES S.A.

PRODUCTO CANTIDAD COSTO

1) Limpieza y pintura de equipos 2 $ 600.000

2) repuestos 2 $1000000

3) mantenimiento cada tres meses 3 $2000000

10

TOTAL

Embalaje : Trasporte :terrestre

Fecha entrega de maquinaria : 24 de octubre del 2015

Fecha orden de la compra: 20 de octubre del 2015


Gracias por la atención prestada. MARIA E. RODRIGUEZ M 10463223 GERENTE H.R. EXCAVACIONES S.A.

34

6.7. CIRCULAR

Chía, Octubre 15 de 2015

A LOS COLABORADORES

DE H.R. EXCAVACIONES S.A.

PRESENTES

Se le comunica a todo el personal que los días 17, 18 y 19 de octubre del año en

curso, se estarán llevando a cabo los exámenes médicos de control. Cada

empleado será requerido para realizar los exámenes en un horario requerido en el

cual le será comunicado por el jefe inmediato según cronograma

Cordialmente,

XXXXXXXXXXXXXX

Coordinadora de Salud Ocupacional

35

7. CONCLUSIONES

Aplicando los conocimientos adquiridos, la PYME H.R. EXCAVACIONES S.A.,

realiza sus procesos de una forma particular y poco ortodoxa, teniendo en cuenta

que es necesario y casi vital, delegar a un colaborador de la organización el

encargarse de la creación y adecuado manejo de los documentos dentro de la

entidad. Así mismo, gracias a los análisis anteriormente hechos, es evidente que

debido a la inadecuada manipulación y/o uso de los documentos, la comunicación

dentro de la empresa y la comunicación con los agentes externos se ven

directamente afectada.

36

8. BIBLIOGRAFIA

- http://www.estacioncentral.cl/portada_2009/guia_tramites/transito/licenicias/

trans_licenicias_clase_d.html

- INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Guía para la

elaboración de trabajos escritos. Sexta actualización, Bogotá D.C. 2013.

- ORTOGRAFÍA BÁSICA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Primera edición.

Colombia 2012.

- H.R. EXCAVACIONES.

http://www.estacioncentral.cl/portada_2009/guia_tramites/transito/licenicias/trans_licenicias_clase_d.html

http://www.estacioncentral.cl/portada_2009/guia_tramites/transito/licenicias/trans_licenicias_clase_d.html

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