Crear informes evaluación y tutoría con Google Docs

CÓMO CREAR INFORMES DE GRUPO Y MATERIAS Y GESTIONARLOS CON GOOGLE DOCSRamón Castro Pérez

CÓMO GENERAR INFORMES DE TUTORÍA-EVALUACIÓN-PTI'S Y GESTIONARLOS CON GOOGLE

DOCS

Este tutorial se publica con la intención de que sea útil aunque sin ninguna garantía. El contenido de este tutorial está bajo licencia Reconocimiento - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa): No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original.

Ramón Castro Pérez Febrero de 2009

Este tutorial consta de dos partes:

1. Crearemos la hoja de cálculo que, posteriormente, nos permitirá la entrada de datos. En concreto, una para cada curso.

2. Subiremos la hoja a nuestra cuenta de Google Docs y la compartiremos con el equipo docente para que se proceda a su cumplimentación

http://ramoncastro.es/



PARTE PRIMERA

Descargaremos de aquí el fichero “Lista.xls” que no es otra cosa que un libro de Excel con unas Macros o automatismos que nos ayudarán a generar el cuerpo del informe. Una vez descargado, lo abrimos en el ordenador. Tendremos lo siguiente:

Este libro de Excel consta de una sola hoja. En ella apreciamos una sola columna donde cada celda contiene el nombre de un alumno o alumna. Evidentemente, sustituiremos la columna “A” por nuestra lista de clase. Esto es algo sencillo pues tanto docentes como equipos directivos suelen tener en una hoja de cálculo los nombres y apellidos del alumnado por grupos. Si no es así, siempre se podrá importar desde Delphos.

Una vez tengamos la lista del alumnado del grupo en cuestión, vamos a proceder a generar el documento. Para ello necesitamos ejecutar una Macro que viene grabada en el archivo. Si usamos la suite ofimática MS Office 2007, advertiremos que en la parte superior de la pantalla, existe una advertencia de seguridad deshabilitando las macros. Como queremos ejecutarla, pulsaremos sobre “Opciones” (flecha verde en la imagen).


http://ramoncastro.es/wp-content/uploads/2009/02/lista.xls


Una vez pulsado, habilitaremos las Macros tal y como muestra la figura siguiente:

Pulsamos “Aceptar” y continuamos.

El paso siguiente consiste en generar una hoja de cálculo con el nombre de cada alumno o alumna de forma automática. La macro captará cada nombre de la lista y generará una nueva hoja (pestaña) en el archivo. Para ello, nos situaremos sobre el botón “Generar Hojas” y haremos “clic” sobre él, tal y como muestra la figura siguiente:



Al pulsar sobre el botón, el resultado será el siguiente:

Se ha creado, de manera automática, una hoja de cálculo específica con el nombre de cada alumno o alumna (los que había en la lista) y todo en cuestión de segundos.El siguiente paso consiste en eliminar la primera hoja (donde está la lista) y “Guardar como” este archivo con otro nombre (por ejemplo ESO3B) con el fin de no alterar la plantilla “Lista.xls” y que nos sirva para el siguiente grupo. Lo vemos en imágenes:

Eliminamos la primera hoja:



Guardamos “como” (muy importante “Guardar Como” para no cambiar la plantilla “Lista.xls”):

Ponemos un nombre (por ejemplo, si estamos con el grupo ESO3B) y guardamos:

Una vez guardado, ya estaremos trabajando sobre el archivo ESO3B.xls por lo que



seguimos con el tutorial.

Hasta el momento, tenemos un libro con tantas hojas de cálculo como alumnos y alumnas tiene el grupo. Ahora vamos a terminar de realizar el documento, el cual podría tener la siguiente estructura (que iremos escribiendo en la primera hoja):

Tenemos, de momento, un informe para el alumno/a 1 (en el ejemplo Alu1) que podrán cumplimentar todos los docentes que imparten clase a este grupo. Únicamente nos resta que este informe aparezca en el resto de hojas (que esté disponible para todos los alumnos y alumnas). Para lograr esto, podemos copiar y pegar el contenido pero lo haremos con una macro. El procedimiento es el siguiente:

1.- Hacemos “clic” en “Vistas” (flecha verde superior)2.- Hacemos “clic” en “Macros” → “Ver Macros” (flecha verde superior derecha)



3.- En el cuadro de diálogo emergente seleccionamos la macro “copiaMacro” y pulsamos el botón “Ejecutar”. La macro comienza a trabajar.

4.- Al terminar dará un error (tengo el Visual tan oxidado que no recuerdo casi nada así que hasta que Andújar no depure el código …) aunque el trabajo está hecho. Pulsamos “Finalizar” y ya tenemos el documento listo para abordar la segunda parte de este tutorial: subirlo a Google Docs y compartirlo.



El resultado:



PARTE SEGUNDA

Una vez generado el archivo, siguiendo los pasos anteriores, vamos a proceder a subirlo a nuestra cuenta de Google Docs (se supone que tenemos una; si no es así, la creamos).

Una vez accedemos a Google Docs, subiremos el archivo (ESO3B.xls). Para ello pulsamos sobre la opción “Subir”:

Seleccionamos el archivo y pulsamos “Subir archivo”:



Una vez subido, lo abrimos y procedemos a compartirlo con el resto de docentes. Para ello, pulsamos sobre “Compartir” y seleccionamos la opción “Invitar a usuarios”:

Se abre un cuadro de diálogo donde tendremos que elegir a qué usuarios les enviamos un correo electrónico con un enlace al documento para que puedan insertar sus comentarios en cada ficha de alumno o alumna. Como se aprecia en la figura siguiente, cumplimentamos el Asunto, el Mensaje e invitamos a los docentes. Normalmente, tendremos en nuestra cuenta de Gmail una lista de direcciones email del equipo docente así que pinchamos “Elegir de los contactos”:



En mi cuenta de Gmail tengo una libreta de contactos denominada “Docentes ESO3B”, la seleeciono y añado todos los contactos (opción “Todos” y “Finalizar”)

Al pulsar “Finalizar” volveremos a la pantalla anterior, donde insertamos el Mensaje, comprobamos que los destinatarios son correctos y, por último, definimos los permisos. En cuanto a esto, hay dos posibilidades:

a) los docentes deberán tener cuenta en Google Docs (independientemente del email que posean) y deberán acceder a ella para editar la hoja de cálculo. Esta opción viene por defecto y es la más apropiada.

b) los docentes pueden editar la hoja de cálculo sin necesidad de disponer de cuenta en Google Docs (la más sencilla pero con menor seguridad)



Sea cual sea la elegida pulsamos “Enviar” y los docentes recibirán un mail con el acceso al documento.

Veamos, desde el caso de un docente, qué es lo que recibe:

a) Se recibe un mail con un enlace y una explicación (mensaje):

b) Al pulsar este enlace, el docente visualizará la hoja de cálculo y tendrá a su disposición un enlace para comenzar a editar el documento (“accede aquí”):



c) Una vez pulsado el enlace, tendrá en pantalla la hoja de cálculo lista para cumplimentar. En la figura siguiente se muestra al docente de LCL cumplimentando la ficha de un alumno o alumna del grupo ESO3B.

Esto es todo. Google Docs permite compartir con varios usuarios hojas de cálculo generando, como en este caso, informes completos de evaluación, pti's o de tutoría para un grupo completo en muy poco tiempo ya que los usuarios pueden acceder de manera simultánea y sencilla.

Saludos

Fuente donde encontré gran parte del código macro

Más info: [email protected]


http://www.capitalfederal.com/foros/viewtopic.php?t=45078&sid=35ea64be49ebce366648d943810cf23c

mailto:[email protected]

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