NOMBRE:

CARVACA CHANATAXI JOSSELYN CRISTINA

TUTORA:

ING. MYRIAM NOURY PUNINA

NRC:

4216

COMPUTACIÓN AVANZADA

MICROSOFT ACCES

Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un

tema o propósito particular.

Microsoft Access se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empecemos a trabajar y tiene herramientas eficaces para mantenerse

al día a medida que los datos crecen.

Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de

organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos.

¿ QUE ES MICROSOFT ACCES ?

CA

RA

CTE

RÍS

TIC

AS

Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo lapotencia gráfica de Windows, ofreciendo métodosusuales de acceso a los datos y proporcionando métodossimples y directos de trabajar con la información.

Access facilita la administración de datos, ya que susposibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrarrápidamente la información deseada, cualquiera que sea suformato o lugar de almacenamiento.

Con Access es posible producir formularios e informessofisticados y efectivos, así como gráficos ycombinaciones de informes en un solo documento.

Access permite lograr un considerable aumento en laproductividad mediante el uso de los asistentes y las macros.Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sinnecesidad de programar.

Módulos o Procedimientos: Definición de procedimientos comunes, variables públicas.

Tablas: Colección de datos

Reportes o Informes: Impresión de los datos

Macros: Rutinas cortas para ejecutar eventos o acciones.

Formularios: Presentación de los datos

Consultas: Acciones con los datos

LOS ELEMENTOS

QUE CONFORMAN

UNA BASE DE

DATOS EN ACCESS

Una base da datos en Access almacena la información en tablas. Una tabla es un

conjunto de columnas y filas donde se guardarán los datos de una manera organizada.

Una tabla en Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel.

Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos

para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos

requisitos podemos proceder fácilmente a su creación dentro de la herramienta.

¿QUÉ SE NECESITA PARA ELABORAR TABLAS EN ACCES?

CÓMO CREAR UNA TABLA EN ACCESS

2.-Observarás en pantalla dellado izquierdo el panel denavegación enlistando la nuevatabla y del lado derecho unapestaña con el mismo nombre dela tabla y una cuadrícula dondepodremos crear los campos dela tabla.

1.-Podemos crear tablas parauna base de datos nueva opara una base de datosexistente. En ambos casos elprocedimiento será el mismo.En primer lugar debemos ir ala Ficha Crear y pulsar elbotón Tabla.

1.-El campo primario de esta tabla será el campo ID

Empleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres

que identificará de manera única a cada empleado.

Antes de crear este campo debemos observar que

Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le

ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será

modificar el nombre de ese campo para que

concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar

con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el

encabezado del campo para mostrar el menú

emergente.

DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA

Supongamos que deseo crear una

tabla donde almacenaré la

información de los empleados de

una empresa con la siguiente

información:

2.-Selecciona la opción Cambiar nombre

de campo y podrás cambiar el nombre del

campo directamente en el encabezado.

3.-Solo nos resta cambiar el tipo de dato de

este campo que de acuerdo a mi diseño debe

ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para

hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos,

que se encuentra dentro de Herramientas de

tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás

una lista con los tipos de datos disponibles y

de donde seleccionaré la opción Texto.

DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA

4.-Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de

texto llamado como Tamaño del campo que también se encuentra dentro

de la Ficha Campos.

Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo

que Access ya había colocado y lo hemos modificado. A continuación

debemos crear nuevos campos el cual será un procedimiento diferente.

DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA

1.-En primer lugar debemos hacer

clic en el encabezado que tiene la

leyenda “Haga clic para agregar” y

se mostrará la lista de tipos de dato

disponibles.

2.-Una vez seleccionado el tipo

de dato para nuestro campo

Access nos permitirá capturar el

nombre del campo en el

encabezado.

3.-Para los campos de texto podrás

modificar la longitud de la misma

manera que lo hicimos con el

campo primario, es decir, al

seleccionar el campo podrás

observar el cuadro de texto

Tamaño del campo dentro del

grupo Propiedades de la Ficha

Campos.

4.-De esta manera hemos

terminado de crear la estructura

nuestra primera tabla en Access

pero ¡aún hace falta el paso final!

Nunca olvides presionar el botón

Guardar (en la barra de acceso

rápido) de manera que se guarden

los cambios. Access mostrará un

cuadro de diálogo para salvar la

nueva tabla.

DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA

Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre

descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de

información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar verás reflejado el

nuevo nombre de la tabla.

DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA

¿QUÉ SE NECESITA PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCES?

Una consulta en Access no es más que una pregunta que podemos hacer a la base de datos

sobre la información que contiene. Para crear una consulta en Access podemos utilizar

el Asistente para consultas el cual nos guiará paso a paso por todo el proceso.

Una consulta de selección también funciona bien cuando necesita extraer datos de varias

tablas relacionadas, agrupar datos o calcular totales.

El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos hacer

a la base de datos, así que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener

una idea del tipo de información que deseamos obtener.

Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar

el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

1.- Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que

deseamos crear. En este ejemplo crearé una consulta sencilla.

2.- Podremos elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos

elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario

pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

3.- El Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

4.- Por ahora está seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información y pulsamos el botón Finalizar.

Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la consulta:

En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de

Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz

clic sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.

¿QUÉ SE NECESITA PARA ELABORAR INFORMES EN ACCES?

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida

en la base de datos de Microsoft Access. Antes de crear el informe debemos decidir

adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.

Un informe es un objeto de base de datos que

resulta útil para presentar la información de la base

de datos con alguno de los siguientes propósitos:

Mostrar o

distribuir un

resumen de

los datos.

Archivar

instantáneas

de los

datos.

Aportar

detalles

sobre un

registro

concreto.

Crear

etiquetas.

La diferencia básica de los informes con los formularios es que los datos que aparecen en el

informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede

agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

PASOS PARA CREAR UN INFORME

Paso 1:Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el informe. En este caso, abriremos la

tabla de nuestros clientes.

Paso 2:Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y pulsa el comando Reporte.

Paso 3:Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos de tus datos se

encuentren saltando de página. Para solucionar este problema, cambia el tamaño de tus

campos. Sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer clic y arrastrar el borde hasta

que el campo tenga el tamaño deseado. Repite el mismo procedimiento hasta que te quede

ajustada.

Paso 4:Para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar de la barra de

herramientas de acceso rápido. Cuando se le indique, escribe un nombre para el

informe y pulsa el botón Aceptar.