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CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN

Y CONSERVACIÓN DE LOS

ARCHIVOS DE LA CDI.

Criterios para laOrganización y Conservación de los Archivos de la.

Comisión Nacional para el Desarrollo de Ios Pueblos Indígenas

2 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

CCOONNTTEENNIIDDOOPág.

1. Objetivos........................................................................................................................................................ 3

1.1 General………………………………………………………………………………...................................... 3

1.2 Específicos…………………………………………………………………………….................................... 3

2. Marco Normativo........................................................................................................................................... 3- 4

3. Ámbito de Aplicación................................................................................................................................... 4

4. Definiciones............................................................................................................................. ...................... 4-8

5. Políticas generales para la administración integral de documentos y archivos. ...................... 8-9

6. Organización para la administración integral de documentos y archivos. ................................... 9

6.1 Coordinación de archivos ……………………………….........................................................................9-10

6.2 Cuadro general de clasificación archivística…………………………………………………………………10

6.3 Catálogo de disposición documental ………………………….................................................................10

6.4 Inventario general ……………………………………………………………………………………………..11

6.5 Guía simple ………………………………………………………………………………………………………11

6.6 Archivos de trámite……………………………………………………………..............................................11-13

6.7 Archivo de concentración……………………………………………………….............................................13-16

6.8 Archivo histórico……………………………………………………………………..........................................16

7. Delegaciones y Centros Coordinadores para el Desarrollo Indígena...................................................... 17-18

8. Disposiciones Transitorias.......................................................................................................................... 19

9. Anexos........................................................................................................................................................... 20-42




Con el propósito de establecer los principios específicos para la organización de archivosy conservación de los documentos y expedientes que se generen, obtengan, adquieran otransformen en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas (CDI)se emiten los presentes criterios, mismos que serán de observancia y cumplimientoobligatorios en la misma.

1. OBJETIVOS1.1 General.Planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación,localización, uso, selección y destino final de los documentos de archivo de las UnidadesAdministrativas Centrales de la CDI, Delegaciones, Centros Coordinadores Indigenistas,Radiodifusoras, Módulos, Residencias y CRID, teniendo como base las disposicionesaplicables en la materia.

1.2 Específicos.

a) Establecer criterios para la recepción, registro, circulación, organización,conservación, localización, uso, selección y destino final de los documentos,recibidos, generados, o en posesión de la CDI, para su correcta administración ycustodia, teniendo como base las disposiciones aplicables en la materia.

b) Determinar los criterios de actuación de los responsables de archivos, del controlde gestión documental y de los archivos de trámite, concentración e históricorespectivamente, en lo relativo a la administración y conservación de documentosy archivos.

c) Apoyar el desarrollo de un sistema integral de archivos, promoviendo supermanente modernización.

2. MARCO NORMATIVO

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Acuerdo por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del Diversopor el que se emitió el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia deTransparencia.

Ley Federal de Archivos.

Reglamento de la Ley Federal de Archivos.

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos delPoder Ejecutivo Federal.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.




Teniendo como marco de actuación esta legislación en la materia, la Coordinación deArchivos de la Comisión, elaboró y sometió a la consideración y aprobación del Comité deTransparencia de la CDI, los presentes criterios específicos para la administración integralde documentos, expedientes y archivos.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN.Los criterios previstos en el presente documento, son de observancia obligatoria para lasUnidades Administrativas Centrales de la CDI, Delegaciones y Centros Coordinadorespara el Desarrollo Indígena, (CCDI); también se instrumentará de manera gradual yconforme a las condiciones y situaciones particulares lo permitan, en las Radiodifusoras,Módulos, Residencias y Centros Regionales de Investigación y Documentación (CRID).

4. DEFINICIONES.

Para efectos del presente documento, además de las definiciones contenidas en losartículos 4 de la Ley Federal de Archivos, 3 de la Ley Federal de Transparencia y Accesoa la Información Pública Gubernamental, sus Reglamentos, 3 de la Ley General deTransparencia y Acceso a la Información Pública y las diversas previstas en losLineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del PoderEjecutivo Federal, y se entenderá por:

AGN Archivo General de la Nación.

Archivo deConcentración

Unidad responsable de la administración de documentos cuyaconsulta es esporádica por parte de las unidadesadministrativas y que permanecen en él hasta su destinofinal.

Archivo deTrámite

Unidad responsable de la administración de documentos deuso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribucionesde cada unidad administrativa.

Archivo Histórico Fuente de acceso público y unidad responsable deadministrar, organizar, describir, conservar y divulgar lamemoria documental institucional, así como la integrada pordocumentos o colecciones documentales facticias derelevancia para la memoria nacional.

Baja Documental Eliminación de aquella documentación que haya prescrito ensus valores administrativos, legales, fiscales o contables yque no contenga valores históricos.

Catálogo deDisposiciónDocumental

Registro general y sistemático que establece los valoresdocumentales, los plazos de conservación, la vigenciadocumental, la clasificación de reserva o confidencialidad y eldestino final.

CCDI Centros Coordinadores para el Desarrollo Indígena, adscritosa una Delegación.




CDI

Comité deTransparencia

Clavetopográfica

Comisión Nacional para el Desarrollo de los PueblosIndígenas

Instancia que se menciona como Comité de Información en elartículo 28 de la LFTAIPG y que se encuentra referido conesta nueva denominación, en los artículos 43 y 44 de laLGTAIP.

Conjunto de datos relacionados con la ubicación física de losexpedientes.

Coordinación dearchivos

Área responsable de coordinar el adecuado funcionamientode los archivos de trámite, concentración e histórico de laCDI.

CRID Centro Regional de Investigación y Documentación.Cuadro Generalde ClasificaciónArchivística

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivocon base en las atribuciones y funciones de la CDI.

Destino FinalSelección en los archivos de trámite o concentración, deaquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso haprescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos al archivohistórico.

DocumentaciónActiva

Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de lasunidades administrativas y de uso frecuente, que seconserva en el archivo de trámite.

DocumentaciónHistórica

Aquella que contiene evidencia y testimonios de las accionesrelevantes de la CDI, por lo que deberá conservarsepermanente y debidamente resguardada en el AcervoInstitucional.

DocumentaciónSemiactiva

Aquella de uso esporádico que debe conservarse porrazones administrativas, legales, fiscales o contables en elarchivo de concentración.

Expediente Unidad documental constituida por uno o varios documentosde archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto,actividad o trámite de la CDI.

Fondo Nombre que recibe la Dependencia o Entidad, generadora dearchivos, que en este caso es la Comisión Nacional para elDesarrollo de los Pueblos Indígenas.

Guía Simple Instrumento técnico que describe las series documentales delos archivos de la CDI, que indica sus característicasfundamentales (fecha, volumen y ubicación física) conformeal Cuadro general de clasificación archivística y sus datosgenerales (Nombre del responsable del archivo, teléfono ydirección).




INAI Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Informacióny Protección de Datos Personales.

InventariosDocumentales

Instrumentos de consulta que describen las series yexpedientes de un archivo y que permiten su rápidalocalización (inventario general), transferencia (inventario detransferencia) o baja documental (inventario de bajadocumental).

LFA

LGOCAPEF

LGTAIP

Ley Federal de Archivos.

Lineamientos Generales para la Organización yConservación de Archivos del Poder Ejecutivo Federal

.

Ley General de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública.

LFTAIPG Ley Federal de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública Gubernamental,

Migración dedocumentoselectrónicos

Movimiento de archivos electrónicos que por su valorevidencial, testimonial o informativo es necesario solicitar sutransferencia al área central para su respaldo y guarda comodocumentos de archivos.

Plazo deconservación

Plazo de conservación: Periodo de guarda de ladocumentación en los archivos de trámite, de concentracióny, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de lavigencia documental y, en su caso, el término precautorio yperiodo de reserva que se establezca de conformidad con laLey Federal de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública Gubernamental.

RLFA Reglamento de la Ley Federal de Archivos.

RLFTAIPG Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso ala Información Pública Gubernamental.

Sección Cada una de las divisiones del fondo, basada en lasatribuciones de las diversas unidades administrativas de laCDI. (Véase Sección V, Artículo Decimocuarto, Fracción II delos Lineamientos Generales para la Organización yConservación de los Archivos).

Serie División de una subsección que corresponde al conjunto dedocumentos producidos en el desarrollo de una atribucióngeneral y que versan sobre una materia o asunto específico.




SICCA Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos deConsulta y Control Archivístico (implementado por el INAI)para el control de la organización y clasificación de archivosinstitucionales.

Subsección Cada una de las divisiones de la Sección, basada en lasatribuciones asignadas.

Transferencia Traslado controlado y sistemático de expedientes de consultaesporádica de un archivo de trámite al archivo deconcentración (transferencia primaria) y de expedientes quedeben conservarse de manera permanente, del archivo deconcentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

UnidadesAdministrativas

Unidad deTransparencia

Los órganos de la estructura organizacional a los cuales seles confieren funciones específicas que los distinguen de losdemás en la Comisión.

Instancia que se menciona como Unidad de Enlace en elartículo 29 de la LFTAIPG y referida con esta denominaciónen el artículo 45 de la LGTAIP.

ValoraciónActividad que consiste en el análisis de identificación de losvalores documentales para establecer los criterios dedisposición y las acciones de transferencia.

ValorAdministrativo

Es la condición de aquellos documentos que se encuentranrelacionados directamente con el funcionamiento de lasunidades administrativas de la CDI.

Valor Contable

Es la condición de aquellos documentos elaborados por cadauna de las unidades administrativas de la CDI, relacionadoscon la información generada por los sistemas decontabilidad, los libros de contabilidad y registros contables,los documentos contables y de afectación contablecomprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto públicos oautorizaciones de la Secretaría de Hacienda y CréditoPúblico que los sustituyan, los catálogos de cuentas,instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilidad ycualquier otro instructivo de carácter contable, los libros yregistros sociales, los diseños, diagramas, manuales ycualquier otra información para operar el sistema electrónicode contabilidad, los expedientes de cierre, la informacióngrabada en disco óptico y la microfilmada en la materia, asícomo los depósitos bancarios, facturas y avisos de cargo odébito.

Valor Documental Condición de los documentos que les confiere característicasadministrativas, legales, fiscales o contables en los archivosde trámite o concentración (valores primarios); o bien,evidénciales, testimoniales e informativas en los archivoshistóricos (valores secundarios).




Valor Evidencial Es la condición de aquellos documentos cuya utilidadconstante reflejan derechos permanentes de las personasfísicas y morales.

Valor legal Es la condición de aquellos documentos que se encuentranrelacionados directamente con el ejercicio de las atribucionesy facultades de cada una de las unidades administrativas dela CDI.

5. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓNINTEGRAL DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

5.1. Será responsabilidad del Titular de cada unidad administrativa, disponer laclasificación de la información que genere, obtenga, adquiera o transforme la unidad a sucargo, en atención a las disposiciones previstas en la LFA, LFTAIPG, sus Reglamentos, laLGTAIP, los LGOCAPEF y los lineamientos específicos expedidos por el INAI y el AGN.

5.2. En la CDI, la organización y clasificación de archivos recae en el Coordinador deArchivos, quien para el desarrollo de sus funciones se podrá apoyar en los responsablesdel archivo de Trámite que cada Unidad Administrativa designe; y coordinará los trabajosde los responsables del archivo de concentración e histórico.

En las Delegaciones la responsabilidad del archivo de trámite recaerá en el Jefe delDepartamento Administrativo; asimismo, en esta fase de implementación de los presentesCriterios, se encargará también de las funciones del archivo de concentración de suDelegación. Lo anterior no limita ni se contrapone a que el Jefe del DepartamentoAdministrativo, en el ámbito de su competencia y conforme a la estructura disponible encada Delegación, delegue responsabilidades al personal operativo adscrito a su UnidadAdministrativa.

5.3. Los instrumentos básicos de consulta y control para la organización, conservacióny localización expedita de los archivos administrativos, serán invariablemente el cuadrogeneral de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, el inventariogeneral y la guía simple de archivos.

5.4. Corresponde a la Coordinación de Archivos y la Dirección de General Adjunta deInnovación y Mejora ambas adscritas a la Coordinación General de Administración yFinanzas de la CDI, en el ejercicio de sus facultades, establecer procedimientos ymedidas técnicas para la organización y conservación de los documentos electrónicoscuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo, con elobjeto de asegurar la validez, autenticidad, reserva, confidencialidad, identidad, integridady disponibilidad de la información que en ellos se contenga, tomando en consideración lodispuesto por la LFA, LFTAIPG, sus Reglamentos, la LGTAIP y los LGOCADEAPFexpedidos por el INAI y el AGN.




Las Delegaciones, los CCDI, Radiodifusoras, Módulos, Residencias y CRID, quienespodrán, previa autorización de la Coordinación de Archivos de la CDI, implementarlos yadaptarlos en atención a sus propias necesidades, por quienes lleven a cabo funcionesrelacionadas con el desarrollo de tecnologías de la información.

Por lo anterior, se llevarán a cabo las acciones de respaldo y migración de losdocumentos electrónicos que generen las unidades administrativas antes mencionadas,cuando así lo soliciten y de acuerdo con la disponibilidad de recursos.

6. ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN INTEGRALDE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

6.1 Coordinación de Archivos

La Coordinación de Archivos de la CDI, está ubicada en Avenida México-Coyoacán No. 343, Colonia Xoco, 3er. piso, Delegación Benito Juárez, CódigoPostal 03330, Distrito Federal.

El archivo de Concentración, a Nivel Central, se ubica en Avenida Universidad1195, Colonia Acacias, Delegación Benito Juárez, C.P. 03240, Distrito Federal, enlas Delegacional, se ubica en las instalaciones que ocupe cada Delegación.

El archivo Histórico se ubica en Avenida Revolución No. 1279, Colonia Tlacopac,Delegación Álvaro Obregón, C.P. 01040, Distrito Federal.

El Titular del área Coordinadora de Archivos tendrá las siguientes responsabilidades:

I. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente losprocedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de losarchivos, con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico, deconformidad con lo establecido en la Ley Federal de Archivos, su Reglamento y demásdisposiciones aplicables en la materia;

II. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente elestablecimiento de criterios específicos en materia de organización de archivos; así comode los expedientes que contengan información y documentación clasificada comoreservada y/o confidencial, a fin de asegurar su integridad, de conformidad con loestablecido en la Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables;III. Elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, deconcentración y en su caso, histórico, el cuadro general de clasificación archivística, elcatálogo de disposición documental, el inventario general, así como los demásinstrumentos descriptivos y de control archivístico.

IV. Coordinar la operación y funcionamiento de los archivos de trámite, de concentración ehistórico.

V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para laCDI.

VI. Elaborar y actualizar el registro general de los responsables de los archivos.




VII. Administrar el programa SICCA.

VIII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, conbase en la normatividad vigente y la normalización establecida por el AGN.

IX. Gestionar ante el AGN la baja documental de archivos administrativos y ante la Unidadde Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría deHacienda y Crédito Público, la autorización de la baja documental de aquelladocumentación con características contables.

X. Coordinar con la Dirección de General Adjunta de Innovación y Mejora, las actividadesdestinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.

6.2 Cuadro General de Clasificación Archivística

Para la actualización del cuadro general de clasificación archivística, los responsables dearchivos de trámite tomarán en cuenta lo siguiente:

I. Identificar y establecer la vigencia de cada una de las secciones, subsecciones,series documentales de su Unidad Administrativa, tomando en consideración lasfunciones sustantivas.

II. Compilar la información recibida, con el objeto de proceder a la actualización delcuadro general de clasificación archivística.

III. Solicitar a la Coordinación de Archivos las modificaciones que considerenecesarias del cuadro general de clasificación archivística, para que ésta valore y, ensu caso, realice en el SICCA los cambios necesarios.

6.3 Catálogo de Disposición Documental

Para la elaboración y actualización anual del catálogo de disposición documental, elCoordinador de Archivos llevará a cabo las siguientes acciones:

I. Solicitar a los Responsables de los archivos de trámite de cada unidadadministrativa, instrumenten el Catálogo de disposición documental –Anexo núm. 1–tomando como base el cuadro general de clasificación archivística, estableciendo losvalores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificaciónde reserva o confidencialidad y su destino final.

II. Solicitar a los Titulares de las unidades administrativas, durante los primeros diezdías del mes de enero de cada año, la revisión y actualización del catálogo de disposicióndocumental.

Lo anterior, con el objeto de remitir al AGN, para su validación y registro, una copia delcatálogo, a más tardar el último día del mes de febrero de cada año, en estricto apego a loestablecido en el Artículo Decimoséptimo, de los Lineamientos.




6.4 Inventario General

I. Para la elaboración del inventario general, el Coordinador de Archivos y losResponsables del archivo de concentración e histórico, tomarán en cuenta lo siguiente:

Realizar acciones coordinadas con los responsables de los archivos de trámite,considerando las disposiciones contenidas en los Lineamientos, para el diseño ydesarrollo del inventario general.

6.5 Guía Simple

I. Para la elaboración y actualización de la guía simple, el Coordinador de Archivos ylos Responsables de los archivos de concentración e histórico, deberán considerar losiguiente:

Elaborar, en colaboración con los responsables de los archivos de trámite, unaGuía simple de archivos –Anexo Núm. 2– con base en el cuadro general declasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus seriesdocumentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico,así como su ubicación, en cumplimiento a lo previsto en la Fracción VI de losLineamientos.

6.6 Archivos de Trámite

Los Responsables del archivo de trámite, serán nombrados por el Titular de cada UnidadAdministrativa y llevarán a cabo las siguientes funciones:

I. Informar al Coordinador de Archivos, las designaciones y sustituciones de losoperadores del SICCA que determinen los Titulares de las Unidades Administrativas,especificando nombre, cargo, teléfono, correo electrónico y ubicación.

II. Recibir los documentos ingresados, estampando nombre, firma y/o sello de acuseen los formatos de recepción de documentos.

III. Analizar la documentación recibida, solicitando en su caso, instrucciones al Titularde la Unidad Administrativa, para determinar el trámite que efectuará el áreacorrespondiente.

IV. Monitorear la documentación entregada, registrando los documentoscorrespondientes en el sistema de control de gestión o en su caso, en el sistema que paratal efecto se establezca en cada unidad administrativa.

V. Elaborar y rotular los expedientes necesarios, o en su caso, localizar losantecedentes relacionados con la documentación de que se trate.

VI. Asignar el código de clasificación a cada expediente generado, utilizando elformato que se integrará en la parte inicial del mismo denominado Carátula deexpediente clasificado. –Anexo núm. 3–.




VII. Incorporar en la ceja de cada expediente, el código de clasificación consistente enla sección, serie y número de expediente.

VIII. Integrar los expedientes por asunto. En caso necesario se continuará suintegración en tomos (legajos), elaborando la Portada exterior del expediente. –Anexonúm. 4–. Señalando el número consecutivo y el número de tomos (legajos) que locomponen.

IX. Designar la clave topográfica para la localización de los expedientes en la parteinferior izquierda de la Portada exterior del expediente.

X. Brindar el servicio de préstamo de expedientes, auxiliándose de los servidorespúblicos adscritos en las Unidades Administrativas, debiendo apegarse a lo siguiente:

a) Contar con un listado autorizado por el Titular de la Unidad Administrativaen el que se precise a los servidores públicos que podrán solicitar el préstamo deexpedientes, registrando su nombre, número de credencial y su firma en el formatovale de préstamo de expedientes.

b) Otorgar el préstamo de expedientes, únicamente a los servidores públicosautorizados por las Unidades Administrativas, quienes deberán presentar el Valede préstamo de expedientes –Anexo núm. 5 –, debidamente requisitado.

c) Verificar, una vez devueltos los expedientes solicitados, su contenido yestado físico, procediendo al descargo del formato vale de préstamo deexpedientes, del registro correspondiente.

XI. Precisar, en el catálogo de disposición documental, el plazo de conservación delos expedientes en el archivo de trámite y concentración, tomando en consideración lasdisposiciones jurídico-administrativas en las que se fundamenten las funcionessustantivas de las unidades administrativas.

XII. Tomar en consideración, en el caso de que la documentación sea transferida alarchivo de concentración, lo siguiente:

a) Capturar el formato Relación de transferencia primaria. –Anexo núm. 6–

b) Ejecutar en colaboración con el Responsable del archivo de concentración,la revisión de las relaciones de transferencia primaria.

c) Una vez autorizada la transferencia primaria, el Responsable del archivo detrámite deberá enviar por escrito, suscrito por el Titular de la Unidad Administrativarespectiva, la solicitud de resguardo de la documentación relacionada, precisandola vigencia de las series documentales, el número de transferencia y la fecha derecepción, al coordinador de archivos.

d) Integrar en tomos (legajos) los expedientes, objeto de la transferencia porserie documental.

e) Verificar, conjuntamente con el Responsable del archivo de concentración,los expedientes relacionados en el formato de transferencia primaria.




XIII. Enviar los expedientes al archivo de concentración, una vez concluidos sus valoresprimarios, con el objeto de continuar su resguardo precautorio, en atención a sus valoresadministrativos, legales, fiscales o contables –documentación semiactiva–.

XIV. Mantener actualizado el inventario de expedientes de la Unidad Administrativa, conel objeto de conocer y cuantificar la información generada, obtenida, adquirida otransformada por esta última, utilizando para ello el sistema correspondiente.

XV. Reportar, dentro de los primeros diez días del mes de enero de cada año, alcoordinador de archivos de la CDI, la información relacionada en el catálogo dedisposición documental.

6.7 Archivo de Concentración

De acuerdo a las características propias y las necesidades específicas de información dela CDI, existirán dos vertientes del archivo de concentración, conforme a lo siguiente:

A nivel central, a cargo del responsable del archivo del mismo nombre, quiendependerá funcionalmente del Coordinador de Archivos.

En cada una de las Delegaciones en los Estados, a cargo del Jefe delDepartamento Administrativo.

No existirán archivos de concentración a nivel CCDI, Radiodifusoras, Módulos,Residencias, por lo que estas Unidades Administrativas deberán remitir la información detransferencia primaria a las Delegaciones de su adscripción correspondiente.

Los responsables del archivo de concentración, a nivel central y delegacional, tendrán lassiguientes funciones:

I. Recibir de los Responsables de los archivos de trámite, la documentaciónsemiactiva para su custodia, considerando lo siguiente:

a) Recibir las solicitudes de recepción de documentos enviadas por los Titulares delas Unidades Administrativas, respecto de los expedientes que hayan concluidosus valores primarios.

b) Verificar, en presencia del Responsable del archivo de trámite o del servidorpúblico designado por el Titular de la Unidad Administrativa, que los expedientesregistrados en el formato de relación de transferencia primaria, coincidan con losenlistados.

c) Registrar en el formato Recepción de documentos archivo de concentración.–Anexo núm. 7–. numéricamente y por Unidad Administrativa, el número detransferencia asignado, mismo que deberá coincidir con el formato de relación detransferencia primaria.

El formato de referencia deberá firmarse y acusarse de recibido, entregándose alResponsable del archivo de trámite de la Unidad Administrativa remitente. El




original se turnará al Responsable del archivo de concentración, para su registro ycontrol.

d) Validar los datos contenidos en el formato de relación de transferencia primaria yemitir la impresión automatizada de etiquetas clasificadoras de los expedientes,mismas que deberán colocarse en la parte superior derecha de cada expediente.

e) Elaborar y actualizar reportes por unidad administrativa, con base en lastransferencias primarias capturadas.

f) Recibir documentación en custodia de las unidades administrativas que en sucatálogo de disposición documental registren plazos de conservación, verificandoque en ningún caso se registre la misma, con el carácter de permanente.

II. Observar para el préstamo de expedientes custodiados, lo siguiente:

a) Solicitar anualmente, vía oficio, a los Titulares de las distintas UnidadesAdministrativas, la designación de servidores públicos autorizados para la consultade información.

b) Permitir el acceso a la información documental transferida al archivo deconcentración, únicamente a los servidores públicos previamente autorizados.

c) Identificar a los servidores públicos solicitantes de material documental,requiriéndoles proporcionen los datos necesarios para su localización, área deadscripción, número de transferencia y número asignado al expediente.

d) Verificar los datos citados en el inciso anterior, requiriendo al solicitante elllenado del vale de préstamo de expedientes.

e) Entregar los documentos al servidor público solicitante en un plazo nomayor a 72 horas, en días laborables, así como la copia del vale de préstamo deexpedientes, conservando el original del formato de referencia.

f) Registrar los préstamos mediante la captura de la información relacionadaen los vales de préstamo de expedientes.

g) Verificar la integridad de los documentos devueltos, anotando en el originaldel vale de préstamo de expedientes, la fecha de devolución, entregando unacopia del mismo al usuario.

h) Efectuar el registro correspondiente, archivando temporalmente el originalde los vales de préstamo de expedientes.

i) Detectar mensualmente en el sistema de control, los vencimientos depréstamos documentales no devueltos, gestionando su devolución ante elsolicitante.

III. Mantener actualizados los inventarios de transferencias primarias y en su caso,secundarias por lo menos una vez al año.




IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria y baja documental deconformidad con lo siguiente:

a) Detectar en el sistema automatizado, las series documentales y expedientessusceptibles de baja documental, con base en las vigencias establecidas en elcatálogo de disposición documental.

b) Elaborar listados e inventarios documentales por unidad administrativa de lasseries documentales susceptibles de baja documental, al concluir su plazo en elarchivo de concentración, incluyendo el nombre y número consecutivo deldocumento, fecha y número de recepción de la transferencia.

c) Solicitar por escrito a los Titulares de las Unidades Administrativas u operativasque transfirieron la documentación, su autorización para proceder a la bajadocumental.

d) Recibir los oficios de respuesta de los Titulares de las Unidades Administrativaspara proceder a la baja documental.

e) Solicitar al Coordinador de Archivos, se realice el trámite ante el Archivo Generalde la Nación AGN, con base en el Instructivo para el trámite y control de bajas dedocumentación del Gobierno Federal, la autorización para la baja documental dela información cuyo plazo de conservación hubiese concluido, en aquellos casosen que la documentación no tenga un valor contable.

f) Solicitar, al Coordinador de Archivos, se realice el trámite ante la Unidad deContabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaríade Hacienda y Crédito Público, para la autorización de la baja documental deaquella documentación con características contables, elaborando las relacionescorrespondientes, de conformidad con el Acuerdo por el que se establecen loslineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación delarchivo contable gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el25 de agosto de 1998.

Recibida la autorización antes referida, el Coordinador de Archivos solicitará por escrito alAGN, su autorización para proceder a la baja definitiva, anexando las relaciones deinventario correspondientes. Para ello, el Coordinador de Archivos deberá realizar lassiguientes actividades:

Revisar las relaciones de expedientes autorizados para baja, remitiendo oficios alÓrgano Interno de Control en la CDI, así como a los Titulares de las UnidadesAdministrativas, a efecto de que certifiquen la autorización de su destrucción.

Documentar este hecho mediante el formato tipo Acta circunstanciada de bajadocumental -Anexo núm. 8-, turnándola a las áreas señaladas en el puntoanterior para su validación, registro y archivo.

Conservar los inventarios de baja documental autorizados por el AGN en elarchivo de concentración por un plazo de siete años, contados a partir de la fecha




en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo deberá incluirse enel catálogo de disposición documental.

Digitalizar y publicar en el portal de la CDI, las solicitudes de dictamen de destinofinal, los dictámenes del AGN y las actas de baja documental o de transferenciasecundaria.

Turnar a los responsables del archivo de concentración e histórico, los oficios deantecedentes, las relaciones de documentos autorizados para baja, así como elacta circunstanciada de baja documental debidamente firmada para su registro.

Registrar los expedientes dados de baja y en su caso, supervisar que elresponsable del archivo histórico separe aquellos que, por sus características,pasarán a formar parte del archivo histórico (Acervo Institucional).

V. Realizar las transferencias secundarias al archivo histórico, con la documentaciónque por sus características, pasará a formar parte de dicho acervo.

6.8 Archivo histórico

El responsable del archivo histórico, será nombrado por el Director(a) General de la CDI ytendrá a su cargo las siguientes funciones:

I. Recibir los expedientes y los inventarios de transferencia secundaria del archivo deconcentración.

II. Revisar la integridad de los expedientes transferidos y proceder a su acomodo en lasáreas designadas para el archivo histórico.

III. Clasificar y catalogar los expedientes por fondo, sección y series.

IV. Instrumentar métodos de clasificación, descripción y catalogación de los expedientestransferidos, así como de las relaciones de inventarios del acervo documental, con elobjeto de lograr su difusión al público general.

V. Elaborar un inventario general de secciones.

VI. Diseñar un programa general de difusión de acervos, con el objeto de propiciar suconsulta como fuente de investigación histórica.

VII. Establecer controles para el acceso del público en general a la información del acervohistórico de la dependencia.

VIII. Desarrollar un programa general de conservación y restauración del materialdocumental deteriorado.

IX. Determinar las medidas de seguridad y vigilar su aplicación obligatoria, en las áreas decustodia del acervo histórico.




7. DELEGACIONES Y CCDI

7.1 Los Titulares de las Delegaciones en los Estados, serán los responsables de losdocumentos y expedientes que se generen, obtengan, adquieran o transformen al interiorde los mismos, delegando la organización, guarda y custodia de la documentación al Jefedel Departamento Administrativo como responsable de los archivos de trámite yconcentración.

7.2 Los CCDI, Radiodifusoras, Módulos, Residencias y CRID, deberán notificarperiódicamente sobre la información y procesos de sus archivos al Responsable delarchivo de trámite de la Delegación correspondiente. Cabe aclarar que las Radiodifusoras,módulos y residencias preferentemente harán esta notificación a través del CCDI de suadscripción.

7.3 El Responsable del archivo de trámite de cada Delegación, es corresponsable conel Coordinador de Archivos, de:

La elaboración y actualización del Catálogo de Disposición Documental –Anexonúm. 1-,

La elaboración de la Guía simple de archivos –Anexo núm. 2-, conforme alcuadro general de clasificación archivística, y

La aplicación e implementación de estos Criterios, así como de la observancia dela Ley Federal de Archivos, su Reglamento y los Lineamientos emitidos por elAGN y el INAI.

En relación con la recepción de documentos en las Delegaciones, la organización yfuncionamiento de la Oficialía de Partes y del archivo de trámite, será determinado porcada Delegado, de acuerdo a la estructura disponible y la distribución deresponsabilidades, con la opción de continuar en la forma en que han venido operando,aplicando lo dispuesto en el presente documento.

7.4 La operación del archivo de concentración en las Delegaciones, también estará acargo del Jefe del Departamento Administrativo de las mismas. Debido a lo anterior, losResponsables de la recepción, organización, custodia, localización y baja de ladocumentación en los CCDI, informarán al Jefe del Departamento Administrativo sobre losarchivos que se transfieran, de conformidad con lo establecido en los presentes criterios,bajo la supervisión del Coordinador de Archivos de la CDI.

7.5 Las Delegaciones y los CCDI, que por sus características generen, obtengan,adquieran o transformen grandes volúmenes de información, deberán auxiliarse de losservidores públicos disponibles adscritos a la Unidad Administrativa, con el objeto de darcumplimiento a las funciones propias del archivo de concentración.

7.6 Es responsabilidad de cada Delegado, en coordinación con los Directores de losCCDI, de su cobertura, gestionar los espacios necesarios para el manejo y control delarchivo de trámite y concentración.

7.7 Para solicitar el traslado de expedientes del archivo de trámite al archivo deconcentración en las Delegaciones, el responsable del archivo de concentración y trámite,




elaborará el formato de Relación de transferencia primaria -Anexo núm. 6-,asignándole el número consecutivo correspondiente.

El Responsable de los archivos de trámite y de concentración en la Delegación, procederáal traslado de los expedientes descritos en el formato de Relación de transferenciaprimaria, al espacio físico asignado para el archivo de concentración, siendo éstosresponsables de su guarda y custodia.

La documentación transferida se integrará al archivo de concentración de cadaDelegación, clasificándola por CCDI, por orden consecutivo de transferencia y en cajasdebidamente identificadas, registrando los datos requeridos en el formato Recepción dedocumentos al archivo de concentración -Anexo núm.7-.

7.8 Anualmente, el Responsable de los archivos de trámite y de concentración en laDelegación, deberá identificar los expedientes que hayan concluido su vigenciadocumental, tomando en consideración el catálogo de disposición documental.

El Responsable de los archivos de trámite y de concentración en la Delegación, elaboraráun listado con los expedientes susceptibles de baja documental, integrando la informaciónrequerida e informando al Coordinador de Archivos de la CDI, para que éste proceda a lapublicación de los listados correspondientes en la página electrónica de la Comisión.

El listado de expedientes considerados para baja documental, será aprobado, total oparcialmente, considerando en su caso, la opinión de los Directores de los CCDI. En elcaso de baja parcial, se deberán especificar los expedientes sujetos a conservación.

7.9 Los Delegados, enviarán la relación definitiva de baja documental directamente alCoordinador de Archivos de la CDI, con la finalidad de que éste proceda a gestionar labaja documental ante el AGN.

El Coordinador de Archivos de la CDI, gestionará la baja documental ante el AGN y en sucaso, ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Públicade la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, cuando se trate de documentación convalor contable, con el objeto de obtener los dictámenes favorables correspondientes.

Recibidos los dictámenes aludidos en el párrafo precedente, el Coordinador de Archivosde la CDI, notificará formalmente a cada Delegado; Con esta notificación deberá instruir alResponsable de los archivos de trámite y de concentración para que proceda aseleccionar la documentación programada para baja y destrucción.

7.10 El Responsable de los archivos de trámite y de concentración en las Delegaciones,elaborará por duplicado el Acta circunstanciada de baja documental –Anexo núm. 8-,misma que deberá contar con las firmas autógrafas del Delegado, un representante delárea generadora de la información y del propio Responsable de los archivos, enviando eloriginal a la Coordinación de Archivos de la CDI y resguardando la copia en el archivo detrámite de la Delegación.

En caso de contar con dictámenes del AGN, que determinen documentación con valorhistórico, ésta deberá identificarse plenamente y custodiarse en el archivo deconcentración de la Delegación, hasta en tanto se apruebe y se solicite su transferencia alarchivo histórico, por el Coordinador de Archivos de la CDI.




8. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA.- Los presentes criterios entrarán en vigor al día siguiente de su publicación enla página de la CDI.

SEGUNDA.- Los procesos vigentes en materia de archivos en la CDI, serán supletoriosde los presentes Criterios, ante la falta de disposición expresa.

TERCERA.- La interpretación, supervisión, revisión y actualización del presentedocumento, estará a cargo del Comité de Transparencia de la CDI.

México, Distrito Federal a los 28 días del mes de agosto de 2015.

María Elena Mugíca Isunza.- Presidente del Comité de Transparencia.- Rúbrica.

Luis Estrella Carbajal.- Secretario Técnico del Comité de Transparencia.- Rúbrica.

Sergio Paul Monroy Vicenteño.- Titular del Órgano Interno de Control en la CDI.-Rúbrica.




ANEXOS




Anexo Núm. 1CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

FONDO (1) Clave (2) FECHA (3)

SECCIÓN (4) Clave (5)

SUBSECCIÓN (6) Clave (7)

CÓDIGO DECLASIFICACIÓ

ND E S C R I P C I O N

TIPO DE DOCUMENTO CLASIFICACIÓN DE LAINFORMACIÓN

TIEMPO DE GUARDA(AÑOS) VALOR

HISTÓRICOADMINISTRATIVO LEGAL CONTABLE RESERVADA

(AÑOS) CONFIDENCIALARCHIVO

DETRÁMITE

ARCHIVO DECONCENTRACI

ÓN

(8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

ELABORÓ

(18)AUTORIZÓ

(19)

NOMBRE Y FIRMANOMBRE Y FIRMA




Anexo Núm 1.Instructivo de llenado

Núm. Dice Debe anotarse

1 Fondo El nombre del Fondo (Comisión Nacional para el Desarrollo delos Pueblos Indígenas).

2 Clave Anotar la clave del fondo (CDI)

3 Fecha Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora elformato.

4Sección

El nombre de la unidad administrativa, conforme al cuadro declasificación archivística, tanto de oficinas centrales como deunidades operativas foráneas.

5Clave

Anotar la clave de la sección conforme al cuadro general declasificación archivística.

6Subsección

El nombre de la unidad operativa, conforme al cuadro declasificación archivística, tanto de oficinas centrales como deunidades operativas foráneas.

7 Clave Anotar la clave de la subsección conforme al cuadro general declasificación archivística.

8Código de clasificación

El número de la serie asignado conforme al cuadro declasificación archivística. Utilizando dos dígitos.

9Serie Documental

El nombre de la serie documental asignada conforme al cuadrogeneral de clasificación archivística.

10Administrativo

Señalar con una “X” si la serie documental confierecaracterísticas administrativas; de no ser el caso dejar enblanco.

11Legal

Señalar con una “X” si la serie documental confierecaracterísticas legales; de no ser el caso dejar en blanco.

12Contable

Señalar con una “X” si la serie documental confierecaracterísticas contables; de no ser el caso dejar en blanco.




Anexo Núm.1. Instructivo de llenado (sigue)


13

Reservada

Anotar el número de años, si la información está clasificadacomo reservada, conforme los Lineamientos generales para laclasificación y desclasificación de la información de lasdependencias y entidades de la Administración Pública Federal,expedidos por el IFAI y publicados en el Diario Oficial de laFederación el 18 de agosto de 2003; de no ser el caso dejar enblanco.

14

Confidencial

Señalar con una “X” si la información está clasificada comoconfidencial, conforme los Lineamientos generales para laclasificación y desclasificación de la información de lasdependencias y entidades de la Administración Pública Federal,expedidos por el IFAI y publicados en el Diario Oficial de laFederación el 18 de agosto de 2003; de no ser el caso dejar enblanco.

15Archivo de Trámite

Anotar el número de años de tiempo de guarda quepermanecerá la información en el archivo de trámite (archivoactivo).

16Archivo de Concentración

Anotar el número de años de tiempo de guarda quepermanecerá la información en el archivo de concentración(archivo semiactivo).

17Valor Histórico

Requisitar únicamente si la documentación es valorada por elárea como de valor histórico para constituir la memoriainstitucional de la CDI.

18 Elaboró El nombre completo y firma autógrafa del responsable deelaborar el documento.

19 Autorizó El nombre completo y firma autógrafa del responsable deautorizar el documento.




Anexo Núm. 2

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

1. IDENTIFICACIÓNUNIDAD ADMINISTRATIVA (1)NOMBRE DEL RESPONSABLE (2)CARGO (3)DIRECCIÓN (4)TELÉFONO (5)CORREO ELECTRÓNICO (6)

2. CONTEXTOClave

FONDO (7) (8)SECCIÓN (9) (10)SUBSECCIÓN (11) (12)SERIE DOCUMENTALCÓDIGO

DECLASIFIC

ACIÓN

SERIE DOCUMENTAL(NOMBRE)

FECHA VOLUMEN UBICACIÓNFÍSICA

(13) (14) (15) (16) (17)

ELABORÓ

(18)AUTORIZÓ

(19)

NOMBRE Y FIRMANOMBRE Y FIRMA






1 Unidad administrativa Nombre de la Unidad Administrativa, conforme al catálogo dedisposición documental.

2 Nombre del responsable Nombre del servidor público designado como responsable delarchivo de trámite de la Unidad Administrativa.

3 Cargo Anotar el cargo o puesto del responsable del archivo de trámite

4 Dirección Anotar domicilio (calle, número exterior e interior -edificio, piso,ala, sección-, colonia, Delegación o Municipio, Estado y códigopostal) en donde se ubica el funcionario responsable delarchivo.

5 Teléfono Anotar el teléfono con número de extensión del funcionarioresponsable del archivo.

6 Correo electrónico Dirección (es) electrónica(s) del funcionario responsable

7 Fondo Anotar el nombre: Comisión Nacional Para el Desarrollo de losPueblos Indígenas

8 ClaveAnotar la clave del fondo CDI

9 Sección El nombre de la unidad administrativa, conforme al cuadro declasificación archivística, tanto de oficinas centrales como deDelegaciones y Centros coordinadores para el desarrolloIndígena.

10 Clave Anotar la clave de la sección conforme al cuadro general declasificación archivística.

11 Subsección El nombre de la unidad operativa, conforme al cuadro declasificación archivística, tanto de oficinas centrales comoDelegaciones y Centros coordinadores para el desarrolloIndígena




Anexo Núm.2 Instructivo de llenado (sigue)


12 ClaveAnotar la clave de la subsección conforme al cuadro general declasificación archivística.

13 Código de clasificación El número de la serie asignado conforme al cuadro declasificación archivística. Utilizando dos dígitos.

14 Serie Documental El nombre de la serie documental asignada conforme al cuadrogeneral de clasificación archivística.

15 Fecha Anotar en rangos el número de años que abarca la seriedocumental. Ejemplo: 2001-2003.

16 Volumen Indicar la medida en metros lineales (ML) del volumen delarchivo de la serie documental.

Ejemplo: .65 ML (65 centímetros, equivalen a una caja dearchivo)

17 Ubicación Física Anotar la dirección completa en donde físicamente se ubica elarchivo de la serie (clave topográfica).

18 Elaboró El nombre completo y firma autógrafa del responsable deelaborar el documento.

19 Autorizó El nombre completo y firma autógrafa del responsable deautorizar el documento.




Anexo Núm. 3

CARÁTULA DE EXPEDIENTE CLASIFICADO

Carácter deldocumento: (1)

Público ( ) Reservado: ( ) Confidencial: ( ) Mixto: ( )

Tipo de archivo:(2)

Trámite: ( )

Concentración: ( )

Origen: (3) Interno: ( ) Externo: ( ) Mixto: ( )

Fecha declasificación:

(4) Clave de clasificación:(5)

UnidadAdministrativa:

(6) Serie documental: (7)

Reservar: Todo el expediente y/o __________ fojas Asunto: (9)Si ( ) (8)

No ( )Periodo de reserva: (10)

Formato:(19)

Fundamento legal: (11) Papel ( ) Disco ( )

Ampliación delperiodo:

(12) Soporte:(20)

Confidencial: (13) Si ( )No ( )

Original ( ) Copia ( )

Fundamento legal: (14) Sector o Entidad: (21)

Nombre, rúbrica ycargo del Titular dela UnidadAdministrativa:

(15)

(Nombre y firma)Fecha dedesclasificación:

(16) Fecha de apertura: (22)

Partes o secciones: (17) Fecha de conclusión: (23)

Desclasificó: (18)

(Nombre y firma)






1 Carácter del documentoPublicoReservadoConfidencialMixto

Marcar el tipo de documento a clasificar conforme losLineamientos generales para la clasificación y desclasificaciónde la información de las dependencias y entidades de laAdministración Pública Federal, expedidos por el IFAI ypublicados en el Diario Oficial de la Federación el 18 de agostode 2003; de no ser el caso dejar en blanco.

2Tipo de archivo

Marcar si el documento se localiza en el archivo de trámite(archivo activo), o bien se localiza en el archivo deconcentración (archivo semiactivo).

3 OrigenInternoExternoMixto

Señalar si el expediente tiene su origen en la misma entidad(interno); o corresponde a información generada por otraentidad, organismo o empresa externa a la CDI (externo); obien, si su origen fue de la CDI en colaboración con unorganismo externo (mixto).

4 Fecha de clasificaciónEn formato DD/MM/AA la fecha de registro de clasificación y alta(en el momento de operar en el Sistema SICCA anexar acuse derecibo).

5Clave de clasificación

La clave asignada conforme al cuadro general de clasificaciónarchivística, utilizando todos los dígitos (fondo, sección,subsección, serie, No. de expediente)Ejemplo: CDI/94.02.01/001.2005.

6 Unidad AdministrativaEl nombre de la unidad administrativa que genera el movimiento(sección), conforme al cuadro general de clasificaciónarchivística.

7Serie Documental

El nombre de la serie documental asignada conforme al cuadrogeneral de clasificación archivística.

8 Reservar

Si

No

Colocar en el paréntesis una “X”, según sea el caso, si seconsidera reservado o no. En caso de que el expediente hayasido clasificado como reservado, marcar si la clasificacióncorresponde a todo el expediente, o bien anotar el número defojas que amparan la clasificación.

9Asunto

Describir brevemente el asunto que trata la información que seclasifica con base en las atribuciones de la unidadadministrativa.

10Periodo de reserva

En el caso de que el expediente se considere como reservado,anotar el período de reserva conforme al índice de expedientesreservados que establece el artículo 17 de la Ley.




Anexo Núm.3 Instructivo de llenado (sigue)


11Fundamento legal:

Anotar el fundamento legal (ley, artículo, párrafo y fracción),que da origen al documento cuando se considera comoreservado.

12Ampliación del periodo:

Establecer los años de ampliación de plazo de conservación siel expediente se clasificó como reservado.

13 Confidencial

Si No

Colocar en el paréntesis una “X”, según sea el caso, si elexpediente o la serie se considera confidencial o no.

14Fundamento legal:

En el caso de que el expediente se considere como confidencialanotar el fundamento legal (ley, artículo, párrafo y fracción), quele da origen a esta condición del documento.

15 Nombre, rúbrica y cargo delTitular de la UnidadAdministrativa:

El nombre completo y firma autógrafa del Titular de la unidadadministrativa.

16Fecha de desclasificación:

En formato DD/MM/AA la fecha de registro de desclasificación(en el momento de operar en el Sistema SICCA anexar acusede recibo).

17 Partes o secciones: Anotar el número del expediente o legajos a desclasificar

18Desclasificó:

El nombre completo y firma autógrafa del responsable queautoriza la desclasificación.

19Formato

Marcar con una “X” según corresponda el formato de archivo:papel o disco (Casette, CD).

20 Soporte Marcar con una “X” si los documentos son en original o copia.

21 Sector o entidad Invariablemente anotar: CDI

22Fecha de apertura

En formato DD/MM/AA anotar la fecha de apertura delexpediente.

23 Fecha de conclusión En formato DD/MM/AA anotar la fecha de conclusión y cierredel expediente.




Anexo Núm. 4

PORTADA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE

UNIDADADMINISTRATIVA (1)

FONDO: (2)

SECCIÓN: (3)

SUBSECCIÓN: (4)

SERIE: (5)

EXPEDIENTENúm.:

(6)NÚM. FOJAS:

(7) FECHA: (8)

ASUNTO: (9)

VALORDOCUMENTAL ADMINISTRATIVO: (10) LEGAL: (11) CONTABLE: (12)

PLAZO DECONSERVACIÓN

ARCHIVO DETRÁMITE.

(13) ARCHIVO DECONCENTRACIÓN:

(14)

(años) (años)

PERÍODOADICIONAL

PORSOLICITUDDE ACCESO:

(15) PORDESCLASIFICACIÓN: (16)




Anexo Núm. 4.Instructivo de llenado


1 Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa, conforme al cuadro declasificación archivística.

2 Fondo Anotar la clave del fondo (CDI).

3 Sección Anotar la clave de la sección conforme al cuadro general declasificación archivística.

4Subsección


5Serie

El número de la serie documental asignado conforme al cuadrode clasificación archivística. Utilizando dos dígitos

6Expediente

Número de expediente utilizando hasta 4 dígitos numéricos,separando con una diagonal el año.Ejemplo: 0001/2005

7Número de fojas Número de fojas de las que se constituye el expediente.


9Asunto

Breve descripción del asunto que trate la serie.Ejemplo: Contiene proyectos originales del programa..., relaciónde beneficiarios..., informes de trabajo originales de...

10 Valor Documental

Administrativo

Señalar con una “X” si la serie documental confierecaracterísticas administrativas; de no ser el caso dejar enblanco.

11 Valor Documental

Legal

Señalar con una “X” si la serie documental confierecaracterísticas legales; de no ser el caso dejar en blanco.

12 Valor Documental

Contable

Señalar con una “X” si la serie documental confierecaracterísticas contables; de no ser el caso dejar en blanco.






13 Plazo de conservación

Archivo de Trámite

Anotar el número de años de tiempo de guarda quepermanecerá la información en el archivo de trámite(archivo activo).

14 Plazo de conservaciónArchivo de Concentración

Anotar el número de años de tiempo de guarda quepermanecerá la información en el archivo deconcentración (archivo semiactivo).

15 Período adicional

Por solicitud de acceso:

Anotar el número de años de período adicional,recordando que, si el expediente fue objeto de solicitudde acceso a la información se conservarán dos añosmás a la conclusión de su vigencia documental (tercerpárrafo del artículo décimo octavo de los Lineamientos).

16 Período adicional

Por solicitud de acceso

Anotar el número de años de período adicional,recordando que, si el expediente fue objeto dedesclasificación se adicionará un período igual al dereserva (segundo párrafo del artículo décimo octavo delos Lineamientos).




Anexo Núm. 5

VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

FECHA DE PRÉSTAMO (1)DÍA MES AÑO

FOLIO No. (2)

DATOS DEL USUARIO:NOMBRE (3) R.F.C.: (5)

PUESTO (4) IDENTIFICACIÓN: (6)

ÁREA DEADSCRIPCIÓN (7)

UBICACIÓN (8)TEL. (9)

DATOS DEL DOCUMENTO DE PRÉSTAMO

TRANSFERENCIA NÚMERO TÍTULO SALA(10) (11) (12) (13)

CANTIDAD DEDOCUMENTOS

(14)

FECHA DE DEVOLUCIÓN PRÓRROGADÍA MES

(15)

AÑO DÍA MES

(16)

RECIBIÓ ENTREGÓ

(17) (18)NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA






1 Fecha de préstamo Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora elformato.

2 Folio Número de folio del préstamo

3 DATOS DEL USUARIONombre

Anotar la clave del fondo (CDI)

4 DATOS DEL USUARIOPuesto

Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora elformato.

5 R.F.C. Anotar el R.F.C. del usuario (siglas, año, mes y día)

6 Identificación Anotar el folio de la identificación del usuario.

7 Área de adscripción El nombre de la unidad operativa a la que está adscrito elusuario.

8 Ubicación Dirección, piso u oficina.

9 Teléfono Número telefónico o extensión del usuario.

10Transferencia

Señalar el tipo de transferencia:Primaria (del archivo de trámite al archivo de concentración)Secundaria (del archivo de concentración al archivo histórico)

11Número

Número que asignó el Responsable del Archivo de Trámite o deConcentración en el momento en que el área realizó latransferencia.

12 Titulo Nombre del o los expediente(s) solicitado(s) y número.

13Sala

Indicar que tipo de préstamo es:Sala.-el expediente se consultará dentro de las instalaciones.Temporal.- el expediente lo consultara dentro de su área y lodevolverá posteriormente.

14 Cantidad de documentosNúmero total de legajos o expedientes que se prestan.

15 Fecha de devoluciónDía, mes y año en el que el usuario deberá devolver losdocumentos

16Prórroga

Nueva fecha que el personal del Archivo de Concentraciónotorga para la devolución de los expedientes o legajos prestados

17 Recibió Nombre y firma autógrafa del usuario

18 EntregóNombre y firma autógrafa del responsable de archivo queentregó.




Anexo Núm. 6

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

UNIDADADMINISTRATIVA:

(1) FECHA (d/m/a): (3)

ÁREAREMITENTE:

(2) No. de remesa: (4)

AUTORIZA: (5) No. de cajas: (6)

(Nombre y firma) No. detransferencia

(7)

CLAVE DELA SERIE

NOMBRE DE LASERIE

DESCRIPCIÓN Y/O TIPO DEDOCUMENTO

PERIODODE

TRAMITE

PLAZO DECONSERV

ACIÓN

No.CONSECUTI

VO

No. DECAJA

SOPORTEDEL

DOCTO.(O/C)

ORIGEN(I/E/C)

CARÁC-TER

DELDOCT

O(P/R/C/

M)

(8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

(18) (19)RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN

(NOMBRE Y FIRMA) (NOMBRE Y FIRMA)






1 Unidad Administrativa El nombre de la Unidad Administrativa de procedencia delarchivo de transferencia. Ver cuadro de clasificación archivística.

2 Área remitente Nombre del área que realiza la transferencia.

3 Fecha Día, mes y año en que se realiza la operación entrega-recepciónde la documentación referida.

4 No. de remesa Número consecutivo anual que asigna el área que realiza latransferencia para su control interno.

5Autoriza


6 No. de cajas Número total de cajas que integran la remesa.

7No. de transferencia

Dejar en blanco.- Número general de transferencia que asigna laCoordinación de Archivos, en el momento de la recepción.

8 Clave de la serieEl número de la serie documental asignado conforme al cuadrode clasificación archivística. Utilizando dos dígitos.

9 Nombre de la serieEl nombre de la serie documental asignada conforme al cuadrogeneral de clasificación archivística.

10 Descripción y/o tipo dedocumento

Nombre y breve descripción de cada uno de los expedientes queintegran la serie documental que se transfiere.

11Período de trámite

Año(s) en que se generó y finiquitó el trámite de los documentosque se transfieren.

12Plazo de conservación

Número de años estipulado en el Catálogo de DisposiciónDocumental de cada área, apartado “Conservación Precaucionalen el Archivo de Concentración”.

13No. consecutivo

Número consecutivo para cada legajo o expediente de acuerdo alorden progresivo en que aparecen en la relación detransferencia.






14 No. de caja Número progresivo conforme al orden de los legajos oexpedientes que contiene la remesa.

15 Soporte documento

Original

Copia

Anotar la primera letra de la opción requerida de lascaracterísticas que soportan e integran los expedientes que setransfieren.O = Original ó C = Copia

16 Origen

Interno

Externo

Combinado

Anotar La letra inicial del origen del documento.I = Interno (elaborado en la CDI)E = Externo (elaborado en un despacho o en otra dependencia)C = Combinado (documento con información de origen interno yexterno)

17 Carácter del documento

Público

Reservado

Confidencial

Mixto

La letra inicial del carácter del documentoP = PúblicoR = ReservadoC = ConfidencialM = Mixto

18 Responsable de latransferencia

Nombre y firma del servidor público autorizado por el titular delárea para realizar la transferencia.

19 Responsable de larecepción

Dejar en blanco.- Nombre y firma del responsable de la recepciónen el Archivo de Concentración de la CDI.

O B S E R V A C I O N E S P A R A L A R E C E P C I Ó N

a) Requisitar el formato de transferencia primaria y presentarlo en el Archivo de Concentración para su revisión y asignaciónde la fecha de recepción.

b) En la fecha programada, presentarse en el Archivo de Concentración con sus expedientes, original y fotocopia de latransferencia y oficio de transferencia.

c) A cada documento o legajo que se envía se le anotará un número progresivo y un título que identifique su contenido.

d) Si requiere agregar una nueva serie documental, favor de hacerlo del conocimiento del Coordinador de Archivos.

e) La documentación que se envía, deberá ir con su broche Baco o engargolada. Ya que NO SE RECIBEN carpetas lefort,por ser muy voluminosas.

f) No envíe minutarios, hojas sueltas, ni documentación duplicada

g) Si desea enviar publicaciones o diarios oficiales hágalo en calidad de donación a la biblioteca. (NO REQUIERERELACIONARSE)

h) La recepción de la documentación en el Archivo de Concentración, se realiza en presencia y colaboración del usuario.




Anexo Núm. 7

RECEPCION DE DOCUMENTOS AL ARCHIVODE CONCENTRACIÓN

FECHA (1)HORA (2)

SECCIÓN (3) Clave (4)

SUBSECCIÓN (5) Clave (6)

SERIES RECIBIDAS:Clave Nombre No. de

cajasNo. de

expedientesPeso

aproximado(7) (8) (9) (10) (11)

OBSERVACIONES: (12)

(13)___________________________________________

NOMBRE Y FIRMA DELDESTINATARIO







2 Hora Hora de recepción del documento

3Sección

El nombre de la unidad administrativa, conforme al cuadro declasificación archivística, tanto de oficinas centrales como deunidades operativas foráneas.

4Clave


5Subsección

El nombre de la unidad operativa, conforme al cuadro declasificación archivística, tanto de oficinas centrales como deunidades operativas foráneas.

6 Clave Anotar la clave de la subsección conforme al cuadro general declasificación archivística.

7 Series recibidas:

Clave

El número del código de clasificación de la serie asignadoconforme al cuadro de clasificación archivística. Utilizando dosdígitos.

8 NombreEl nombre de la serie asignado conforme al cuadro declasificación archivística.

9 No. de cajas El número total de cajas que ampara la remesa recibida.

10No. de expedientes El número total de expedientes contenidos en la remesa.

11Peso aproximado

Conversión de ML (metros lineales) a Kilogramos del total de laremesa (dejar en blanco o solicitar información de la tabla deconversión).

12

Observaciones

Espacio destinado para que el recepcionista anote aspectosparticulares a destacar de la remesa que se recibe (forma olugar de recepción, condiciones en que se entregan losexpedientes, volumen, organización de la información y todoaquello que sea importante resaltar en el proceso de entrega).

13 Nombre y firma deldestinatario

El nombre completo y firma autógrafa del responsable de recibirla transferencia.




Anexo núm. 8

ACTA DE BAJA DOCUMENTAL

COORDINACIÓN DE ARCHIVOSEjemplo

ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BAJA DOCUMENTAL DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOSDE LA COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS

EN LA CIUDAD DE MÉXICO, DISTRITO FEDERAL, SIENDO LAS __________ HORAS, DEL DÍA_____________________________________________________________ SE REUNIERON ENLAS INSTALACIONES QUE OCUPA LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS DE LA COMISIÓNNACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS (CDI), SITA EN(DOMICILIO) , PARTICIPANDO (EL NOMBRE DE LOS PARTICIPANTES( CON R.F.C. ( ) ,DE NACIONALIDAD MEXICANA, Y DOMICILIO PARTICULAR EN (PONER DOMICILIOPARTICULAR), ESTADO CIVIL CASADO (A) Y TENER LA EDAD DE AÑOS, CON CARGO DE( ), ADSCRITO A ( ) , IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL DE ELECTOR,FOLIO NÚMERO ( ) EXPEDIDA POR EL INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL; ASÍCOMO TAMBIÉN EL (A) C. ________________________________________, COMISIONADO (A)POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA CDI, MEDIANTE OFICIO (PONER MUNERODE OFICIO DE SOLICITUD DEL REPRESENTANTE) ______________ DE FECHA________________________ CON R.F.C. ________________, DE NACIONALIDAD MEXICANA,Y DOMICILIO PARTICULAR EN ________________________________________, ESTADOCIVIL _______________________ Y TENER LA EDAD DE _______ AÑOS, CON EL CARGO DE___________________________________________________, IDENTIFICÁNDOSE CONCREDENCIAL NÚMERO __________________________, EXPEDIDA POR____________________________, INTERVIENEN COMO TESTIGOS DE ASISTENCIA LOS CC.__________________________________,CON R.F.C__________________________________,DE NACIONALIDAD MEXICANA, Y DOMICILIO PARTICULAR EN_____________________________________________________________________________,IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL EXPEDIDA POR _______________________________,Y ________________________________________________________, CON R.F.C.___________________________________________________, DE NACIONALIDAD MEXICANA,Y DOMICILIO PARTICULAR EN _________________________________________________________________________________________________, ESTADOCIVIL _____________, Y TENER LA EDAD DE _____ AÑOS, CON CARGO DE_________________________________________________________________,IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NÚMERO __________________________, EXPEDIDAPOR ________________________, SE ENCUENTRA PRESENTE EN ESTE ACTO EL_____________________________________________________________________________,COMISIONADO DEL ÁREA GENERADORA DESIGNADO POR EL TITULAR DE LA UNIDADADMINISTRATIVA_______________________________________________________________,MEDIANTE OFICIO NÚMERO _______________________, DE FECHA ___________________,PARA DAR FE DEL PROCESO DE DONACIÓN, CON R.F.C._________________________________________________________, Y DOMICILIOPARTICULAR EN _____________________________________________________, ESTADOCIVIL ----------------------------------- Y TENER LA EDAD DE ______, CON CARGO DE______________________________________________________, IDENTIFICÁNDOSE CONCREDENCIAL NÚMERO___________________________, EXPEDIDA POR______________________________________________________, MANIFIESTAN QUE SE LEVANTALA PRESENTE ACTA DE BAJA DOCUMENTAL, CON MOTIVO DEL PROCESO DE BAJA YDESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA POR LA COMISIÓN NACIONAL PARAEL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS, CORRESPONDIENTES A LOS AÑOS DE__________ A ___________, POR ESTAR CONFORMADA CON DOCUMENTACIÓNADMINISTRATIVA EN COPIAS/ORIGINALES CUYAS RELACIONES SE ADJUNTAN COMO




PARTE INTEGRANTE DE LA MISMA, ORGANIZADAS EN ___________ QUE INTEGRA LATRANSFERENCIAS DE BAJA DOCUMENTAL (___________________), DE CONFORMIDAD,CON EL NÚMERO DE FOLIO (_______), Y DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL No. ---,DE FECHA ----------------------------- DE ------------------------ DEL ---------------------------,RESPECTIVAMENTE, EMITIDOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y/O SHCP.APERCIBIDOS QUE DE CONDUCIRSE CON FALSEDAD ANTE UNA AUTORIDADADMINISTRATIVA EN EJERCICIO DE FUNCIONES, CONSTITUYE DELITO Y SE SANCIONACON PENA PRIVATIVA DE LA LIBERTAD.----------------------------------------------------------LOSFIRMANTES HACEN CONSTAR EXPRESAMENTE QUE HAN PRESENCIADO LA ENTREGAPARA LA DESTRUCCIÓN TOTAL DE LA DOCUMENTACIÓN A QUE SE REFIERE LAAUTORIZACIÓN ANTES MENCIONADA, CON UN TOTAL DE ____ EXPEDIENTES Y UN PESOAPROXIMADO DE _____ KILOGRAMOS, MISMA QUE FUE LLEVADA A CABO MEDIANTE ELPROCESO DE TRITURACIÓN, EL DÍA ____DE _____________DE_____, -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EN PRESENCIA DE LOS ASISTENTES Y EN LAS PROPIAS INSTALACIONES DEL ARCHIVODE CONCENTRACIÓN DE LA COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOSPUEBLOS INDÍGENAS, SE PROCEDIÓ A LA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y A LATRITURACIÓN MECÁNICA DE TODOS Y CADA UNO DE LOS MISMOS HASTA SUCONCLUSIÓN, EN LA QUE PARTICIPÓ EL C.__________________________________________________________________, CON R.F.C._________________________________________, DE NACIONALIDAD MEXICANA, YDOMICILIO PARTICULAR EN _______________________________,____________________________________________________________________, ESTADOCIVIL _______________, Y TENER LA EDAD DE __________ AÑOS, CON CARGO DERESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, ADSCRITO A LA COORDINACIÓN DEARCHIVOS, IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NÚMERO__________________________________________________, EXPEDIDA POR___________________________________________________, TAMBIÉN SE NOTIFICA A LOSPARTICIPANTES QUE EL ORIGINAL DE ESTA ACTA Y LAS RELACIONES QUE FORMANPARTE DE LA MISMA, QUEDAN EN PODER DEL COORDINADOR DE ARCHIVOS, ADSCRITOA LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y BIENES MUEBLES E INMUEBLES---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.OBSERVACIÓN: EN EL ACTO DE DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN QUEDARONTOTALMENTE TRITURADOS _____________ EXPEDIENTES LA PRESENTE ACTA DE BAJADOCUMENTAL SE CIERRA SIENDO LAS ________ HORAS, DEL DÍA____________________DE ______________________ DEL AÑO _______________, EN LA QUE SE DA PORCONCLUIDO LA PRESENTE SIENDO LAS ______________ DEL DÍA DE SU APERTURA,FIRMANDO PARA CONSTANCIA EN TODAS Y CADA UNA DE SUS FOJAS AL MARGEN Y ALCALCE, LAS PERSONAS QUE EN ELLA INTERVINIERON. ---------------------------------------------------

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓNCUSTODIO DE LA DOCUMENTACIÓN

REPRESENTANTE DEL ÁREA GENERADORA DE LA DOCUMENTACIÓN

LIC.




COORDINADOR DE ARCHIVOS DE LA CDI

C.REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA CDI

PARTICIPANTE EN LA TRITURACIÓN

C.TESTIGO

las zonas grises ________ o con líneas______, son los campos o datos que deberán requisitarseconforme al ejemplo desarrollado.

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y … · 10 6.4 Inventario ... se emiten los presentes criterios,...

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