CRM ONLINE - Linkasoft Usuario - CRM...2 Linkasoft CRM Online - Manual de Usuario E-MAILS ÍNDICE 1....

CRM ONLINE Manual Básico

de Usuario

2

Linkasoft CRM Online - Manual de Usuario

E-MAILS

ÍNDICE

1. Inicio. Áreas de Trabajo.

2. Cuentas.

3. Contactos

4. Oportunidades

5. Clientes Potenciales

6. Público Objetivo

7. Presupuestos y Documentos

8. Calendario

9. Tareas. Correos, Llamadas, Reuniones

10. Notas y Eventos.

11. Contratos y Facturas

12. Campañas

13. Casos

14. Proyectos

15. Productos

16. Mapas

17. Informes

18. Flujo de trabajo

3


E-MAILS

Introducción.

¿Qué es un CRM?

CRM proviene de la sigla del término en inglés customer relationship management, y se basa en la relación de una empresa

con los clientes. Así, en términos de software, un CRM es un sistema de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la

venta y al marketing, comprendiendo diferentes funcionalidades para gestionar las ventas y los clientes de la empresa.

Y es que, como afirman la frase de Peppers y Rogers T., "una empresa que se vuelca a sus clientes es una empresa que utiliza

la información para obtener una ventaja competitiva y alcanzar el crecimiento y la rentabilidad. En su forma más generalizada, CRM

puede ser considerado un conjunto de prácticas diseñadas, simplemente, para poner a una empresa en un contacto mucho más

cercano con sus clientes. De este modo, aprender más acerca de cada uno, con el objetivo más amplio de que cada uno sea más

valioso incrementando el valor de la empresa."

¿Por qué el CRM Online de Linkasoft?

El CRM Online de Linkasoft se basa en la tecnología desarrollada por Suite CRM. Es una plataforma de gestión eficiente de clientes

muy fácil e intuitiva, con la que optimizarás la relación con tus contactos aprovechando todas y cada una de las oportunidades que se

presenten en tu empresa gracias su acceso desde cualquier sitio.

https://suitecrm.com/wiki/index.php/Userguide

4


E-MAILS

1. Inicio. Áreas de Trabajo

El CRM Online de Linkasoft permite gestionar distintos perfiles de usuarios, para ello desde el menú de administración se

habilitarán los permisos correspondientes. Una vez que los tengamos creados y dispongamos de nuestro usuario y contraseña,

basta con introducir los mismos en el inicio de la sesión en la pantalla inicial.

Una vez dentro de la aplicación, el CRM, diferencia tres áreas de trabajo: VENTAS – MARKETING – SOPORTE, añadiendo tres

pestañas adicionales desde las que el usuario puede acceder a ACTIVIDADES – COLABORACIÓN – TODO.

5


E-MAILS

Cada área lleva asignado diferentes acciones, aunque en algunos casos se comparten y van vinculadas con los diferentes

departamentos.

VENTAS. Es el encargado de crear los productos, proyectos y oportunidades, además de engordar la lista de clientes

potenciales.

MARKETING. Es el encargado de gestionar las campañas de promoción en base a las oportunidades (y productos).

SOPORTE. Trabaja principalmente los casos (tickets) y las tareas relacionadas con los proyectos generados.

ACTIVIDADES. En la parte de actividades se encuentran todas las acciones que se pueden llevar a cabo en el día a día, desde

llamadas, reuniones, correos, etc. Además de poder añadir notas propias. Estas actividades siempre irán enlazadas a un

proyecto, contacto, oportunidad, casos, etc.

COLABORACIÓN. Se encuentran todos los documentos e información relacionada con los proyectos y tareas que se están

llevando a cabo.

6


E-MAILS

2. Cuentas

Las CUENTAS son los clientes que tenemos en nuestra cartera. Se refiere a los datos completos del cliente: razón social,

direcciones de facturación, direcciones de envío, además de mostrar información del origen de su creación y la persona asignada en el

caso de que lo haya.

Se pueden crear tantas cuentas como desees y cada una de ellas llevará asignada una serie de acciones relacionadas para poder

realizar su seguimiento de manera rápida y visual.

Esta visualización comprende el acceso directo desde la cuenta todo lo relacionado con la misma:

7


E-MAILS

ACTIVIDADES - HISTORIAL - DOCUMENTOS - CONTACTOS - OPORTUNIDADES - CAMPAÑAS - CLIENTES POTENCIALES -

ORGANIZACIONES MIEMBRO - CASOS - PRESUPUESTOS - FACTURAS - CONTRATOS - PRODUCTOS Y SERVICIOS ADQUIRIDOS -

INCIDENCIAS - PROYECTOS - GRUPOS DE SEGURIDAD.

8


E-MAILS

3. Contactos

Los CONTACTOS son las personas físicas con las que tratamos. Así, un contacto podrá estar relacionado con una cuenta ya

existente o con un cliente potencial. Al igual que en las cuentas, se pueden crear tantos contactos deseemos y cada uno de ellos llevará

asignado una serie de acciones relacionadas para poder realizar su seguimiento de manera rápida y visual.

Todos los contactos se pueden crear desde el principio o bien importarlo desde una vCard o desde una importación masiva con un

Excel.

9


E-MAILS

4. Oportunidades

La sección de OPORTUNIDADES, es una de las partes más importantes del CRM ya que determina las ventas y posibles ventas que

realizamos en la empresa. Están relacionadas en la mayoría de los casos con productos o nuevos proyectos, y siempre irán vinculadas

con una cuenta.

10


E-MAILS

Cuando se crea una nueva oportunidad, habrá que determinar obligatoriamente el nombre, la cuenta a la que está asociada, la fecha en la que se ha creado, la cantidad (monto) y la etapa de ventas en la que se encuentra. Una vez creada, cada oportunidad tiene disponible las mismas acciones de visualización que el resto de apartados. Así, desde la misma se tendrá acceso a todas las actividades (llamadas, correos o reuniones), historial, documentos, contactos, etc., que están vinculados o se han creado en relación a esta oportunidad. Cada oportunidad podrá ser editada en función de la etapa de ventas en la que se encuentre: Prospecto, Análisis, Ganado, Perdido, etc.

11


E-MAILS

5. Clientes Potenciales

Los CLIENTES POTENCIALES o LEADS, son los contactos generados a través de formularios de campañas, o las que nos dan su

tarjeta de visita en una feria. Cuando un cliente potencial genera una oportunidad de venta pasa a ser un contacto.

Al igual que los contactos, se pueden crear desde el principio o bien importarlo desde una vCard o desde una importación masiva

con un Excel.

12


E-MAILS

Una vez que el cliente potencial genere una oportunidad lo pasaremos a contacto. Para ello, solo tenemos que acceder al cliente

potencial en cuestión y seleccionar la opción “Convertir Cliente Potencial”.

13


E-MAILS

6. Público Objetivo

El PÚBLICO OBJETIVO corresponde a la lista de personas/empresas susceptibles de formar parte en una campaña de marketing,

es decir, a quienes irá dirigida la campaña. Así, podrán generarse tantas listas de Público Objetivo como se quiera en función del ámbito

de difusión de las campañas. Por ejemplo, podrá tenerse una Lista para una campaña de mailing de captación de nuevos clientes, otra

lista para la presentación de nuevos servicios a clientes ya existentes, otra para un mailing a los clientes del extranjero... creando así

tantas Listas de Público Objetivo como haga falta.

Al igual que los contactos o los clientes potenciales, se pueden crear desde el principio o bien importarlo desde una vCard o desde

una importación masiva con un Excel. Una vez que el público objetivo se convierta en lead (cliente potencial), tendremos que acceder y

convertirlo en la opción “Convertir Público Objetivo”.

14


E-MAILS

7. Presupuestos y documentos

PRESUPUESTOS: Todos los PRESUPUESTOS se elaborarán

en relación a una oportunidad

DOCUMENTOS: Es el apartado donde colgar todos los

archivos corporativos de la empresa. Desde material

corporativo hasta dossiers, whitepapers, etc. De manera

que cuando cualquier persona de la organización desee

realizar una oferta, acuda a este repositorio para seleccionar

el documento adecuado.

15


E-MAILS

8. Calendario

El CRM Online de Linkasoft te permite gestionar tu agenda de manera rápida muy visual, de manera que, con un simple vistazo

puedas conocer tus citas, llamadas y tareas más importantes a través de la opción CALENDARIO.

16


E-MAILS

9. Tareas. Correos, Llamadas y Reuniones

El concepto de TAREA en el CRM Online de Linkasfoft, engloba aquellas acciones que se realizan para conseguir la resolución del

caso, consecución de una oportunidad o finalización de un proyecto. Aunque también se pueden llevar a cabo en cuentas, contactos y/o

clientes potenciales para realizarles un seguimiento que se mostrará en su historial una vez que pasen de planificadas a realizadas.

Éstas pueden ser tareas en sí, correos, llamadas o reuniones. Todas ellas se podrán visualizar directamente en el calendario.

TAREAS.

CORREOS (Integrado directamente con la cuenta de

correo electrónico del usuario).

17


E-MAILS

LLAMADAS.

REUNIONES.

18


E-MAILS

10. Notas y Eventos

El CRM Online de Linkasoft también te permite añadir NOTAS O ADJUNTOS al historial de cada una de las áreas del CRM. Con el fin

de poder llevar un mayor seguimiento en el cliente y propuestas emitidas.

O si lo que quieres es tener tus eventos al día, con el apartado de EVENTOS, podrás crear y gestionar cada uno de ellos.

19


E-MAILS

11. Contratos y Facturas

En toda empresa es vital tener los CONTRATOS y FACTURAS de las cuentas bien organizadas. Por eso, el CRM Online de Linkasoft

te permite disponer de ellos dentro de la plataforma. Así, podrás integrarlo con tu sistema de gestión, o bien crearlos directamente desde

la herramienta.

20


E-MAILS

12. Campañas

El módulo de CAMPAÑAS de marketing en el CRM Online de Linkasoft ofrece la opción al usuario de crear campañas en función de

a quién van dirigidas, el soporte en el que van a hacerse (e-mail, radio, teléfono,...), cuando van a hacerse y otras más opciones

relacionadas con la misma.

Al crear una campaña nueva te desglosa tres opciones para llevarla a cabo: Newsletter, Email o No Basada en Email (generalmente las

realizas a través de Televenta).

21


E-MAILS

Como elemento común a la creación de las campañas, se debe completar el “encabezamiento de la campaña”, el “presupuesto” y

la “lista de público objetivo”.

22


E-MAILS

23


E-MAILS

13. Casos

El CRM Online de Linkasoft te ofrece la oportunidad de gestionar las incidencias de las cuentas a través de esta opción, con la que

podemos llevar un completo seguimiento de cada uno de los casos creados. Así, podemos registrar el CASO desde la llamada o correo

del cliente especificando el motivo de la incidencia y continuarlo hasta resolver la misma.

24


E-MAILS

14. Proyectos

La opción PROYECTOS se utiliza cuando una venta ya es efectiva y desde ese mismo momento se tienen que realizar una serie de

trabajos para poder entregar el producto y/o servicio al cliente. Esta opción se emplea principalmente en empresas de servicios, donde

una vez efectuada la venta, se inicia todo el proceso de asignación de tareas para esa oportunidad, así como la asignación de contactos

de la empresa cliente, etc. Además, en esta opción también se determinará el tiempo que durará realizarlo y las personas encargadas.

25


E-MAILS

15. Productos

El CRM Online, te ofrece la oportunidad de integrar en la herramienta el catálogo de productos de tu empresa. Así, te será podrás

acceder directamente a su descripción y tarifa antes de la creación de las campañas. Es un apartado de fácil creación y visualización. Se

pueden introducir uno a uno, o bien importarlos desde un archivo CSV o EXCEL.

Los productos también se pueden organizar por categorías para su cómoda visualización y gestión correspondiente.

26


E-MAILS

16. Mapas

El módulo MAPAS, ayuda a crear las principales ubicaciones de nuestras cuentas, de manera que con un simple vistazo podemos

optimizar nuestra ruta comercial así como los recursos relacionados.

Además, podrás crear tantos mapas como necesites directamente desde la plataforma, incluso importarlos en el caso de que los

tengas ya creados.

27


E-MAILS

17. Informes

Uno de los grandes beneficios que tiene usar el CRM Online de Linkasoft es el acceso a los INFORMES. Con ellos podrás tener al

día toda la información relativa a tus clientes y las ventas que se están generando en tu empresa.

Para llevarlos a cabo solo tienes que seleccionar el módulo del que deseas obtener la información y los filtros de los parámetros

específicos de los que deseas obtener los datos. Una vez elegidos se generará el informe. Además de tenerlo en la plataforma, lo podrás

exportar a PDF.

28


E-MAILS

18. Flujos de Trabajo

Con el fin de mejorar la gestión de oportunidades mediante avisos y recordatorios automáticos, el CRM Online de Linkasoft permite

crear FLUJOS DE TRABAJO o WORKFLOWS.

Para llevarlos a cabo, solo tienes que seleccionar el módulo sobre el que quieres crear el flujo y donde los registros donde lo quieres

ejecutar. Más tarde tendrás que elegir las condiciones y las acciones, y tendrás tu flujo creado.

29


E-MAILS

CRM Online Linkasoft Para más información siga el siguiente enlace https://suitecrm.com/wiki/index.php/Userguide O contacte con nosotros, ¡estaremos encantados de atenderte!

952 483 012 www.linkasoft.com

https://suitecrm.com/wiki/index.php/Userguide

CRM ONLINE - Linkasoft Usuario - CRM...2 Linkasoft CRM Online - Manual de Usuario E-MAILS ÍNDICE 1....

Documents

Transcript of CRM ONLINE - Linkasoft Usuario - CRM...2 Linkasoft CRM Online - Manual de Usuario E-MAILS ÍNDICE 1....