Cronograma es un concepto que se utiliza en varios países latinoamericanos para mencionar a un calendario de trabajo o de actividades. El término procede de los vocablos griegos chronos (“tiempo”) y grámma (“letra”).

Cronograma Por ejemplo: “De acuerdo al cronograma indicado por las autoridades, la feria ambulante llegará mañana a la ciudad”, “El cronograma que acordamos con el gerente indica que hoy tenemos que presentar, al menos, cinco balances”, “Vamos a elaborar un cronograma para organizar mejor nuestras obligaciones”.

El cronograma, por lo tanto, es una herramienta muy importante en la gestión de proyectos. Puede tratarse de un documento impreso o de una aplicación digital; en cualquier caso, el cronograma incluye una lista de actividades o tareas con las fechas previstas de su comienzo y final.

Supongamos que un periodista debe escribir cinco notas y su editor le indica que el plazo máximo de entrega se cumple en un mes. El reportero tiene, por lo tanto, poco más de cuatro semanas para realizar la investigación necesaria, establecer contactos, desarrollar entrevistas y escribir los artículos. Para organizar su trabajo y evitar que se le acumulen tareas sobre el final del plazo previsto, puede elaborar un cronograma donde se plantea sus objetivos por fecha.

Otro ejemplo de la utilización de un cronograma se puede hallar cuando el gobierno anuncia que una carpa sanitaria recorrerá varios pueblos para brindar atención gratuita a los habitantes. Las autoridades publicarán entonces un cronograma que indique qué día pasará la carpa por cada lugar y en qué horarios atenderá a los pobladores.

Durante los inicios de la profesión, se ha identificado la gestión de proyectos con el cronograma. Esta herramienta ha sido, y quizás aún sea, un icono de la gestión de proyectos.

A pesar de esto, no es frecuente utilizar una metodología para generarlo, y “el crono” termina siendo a veces una obra de arte celosamente defendida por su creador pero de dudoso uso práctico.

Bien, pero... ¿para qué hacemos un cronograma? Puede que lo hagamos para comunicar aspectos relacionados con los tiempos y plazos, o para planificar recursos, o puede que se vaya a utilizar como herramienta de seguimiento, o para que nos de soporte para calcular el flujo financiero del proyecto. Dependiendo del uso que le daremos, tendremos que decidir sobre cómo lo elaboraremos, pero de todos modos el cronograma base probablemente sea siempre el que usemos para gestionar los tiempos.

Los pasos básicos para crear un cronograma útil, validado por el team, y factible de re-uso son:

1. Determinar los principales entregables del proyecto (lo que generará el proyecto) y organizarlos jerárquicamente, en otras palabras hacer una WBS. Para no olvidar nada es necesario consultar al equipo de proyecto y mirar con lupa la declaración de alcance. En este punto se debe tener un sano equilibrio entre no olvidar nada importante y tener un detalle abrumador que dificulte el uso de la información. Este equilibrio lo da la experiencia.

2. A partir de estos entregables determinar las actividades necesarias para realizarlos. Esto puede hacerse a alto nivel y luego ser perfeccionado. El listado puede hacerse directamente sobre la herramienta, la cual no necesita ser específica de proyecto, por ejemplo podemos usar Excel para hacer un diagrama de barras. Luego agregar las tareas subsidiarias a las principales y marcar los hitos. La cantidad de actividades deberá tener relación con el nivel de control que necesitemos ejercer luego.

3. Establecer la secuencia de las actividades sin olvidar cuales son obligatorias y cuales son optativas, ya que al momento de tener que reducir plazos esta información será vital. Nuevamente aquí necesitaremos la ayuda de los expertos. Las restricciones de recursos no aparecen aún en esta etapa.

4. Estimar el esfuerzo de cada actividad (horas-hombre), definir los recursos a disponer para cada actividad, y con esto calcular la duración de las tareas. Notar que en general un aumento o disminución en la cantidad de los recursos no implica un cambio lineal en el tiempo de ejecución, 20 pintores no terminan un cuarto 10 veces más rápido que 2, pero 2 probablemente terminarán en menos de la mitad de tiempo que uno solo. No olvidar que quien mejor puede estimar el esfuerzo de una tarea es quien la hará, o al menos quien antes la ha hecho.

El tiempo estimado deberá ser aquel que nos brinde unas razonables probabilidades de terminar el proyecto a tiempo. ¿Y cuánto es razonable?, bien para algunos será el 80% de probabilidades, para otros el 95% y habrá quienes se conformen con el 75%, depende del proyecto y su entorno. Para que el crono sea consistente, si varias personas intervienen en la estimación de los plazos, será necesario asegurarnos que todos están tomando el mismo margen de seguridad y que este es conocido, es decir descubrir y homologar los “colchones”.

5. Finalmente hay que rever el cronograma a fin de: bajarlo a un calendario (teniendo en cuenta feriados, vacaciones, factores climáticos, etcétera.); nivelar recursos, es decir modificar las duraciones y comienzos de las tareas para que puedan ser ejecutadas por el team designado; optimizar el camino crítico, en otras palabras reducir el cronograma poniendo atención a las tareas que determinan la duración del proyecto; y por último mitigar el riesgo en las actividades con probabilidad de atrasarse. El equipo de proyecto vuelve a ser protagonista en esta actividad.

Con el crono listo ya podemos comunicar cuándo terminaremos el proyecto, pero atención, es sano comunicar un rango de fechas más que un punto en el tiempo (si se puede claro está). Luego de cerrado el proyecto es valioso guardar el cronograma real y documentar las lecciones aprendidas en el proceso de gestión de tiempos.

INDICADORES DE EJECUCIÓN

Los indicadores que aquí se incorporan, tradicionalmente son empleados por las organizaciones para apoyar la evaluación cuantitativa de los hallazgos que durante una auditoría se obtienen, y que sirven para determinar las relaciones y tendencias de los hechos. Está claro que su adecuada utilización se subordina al correcto conocimiento de su significado y alcance. Para poder ubicarlos en función de su campo de aplicación y utilidad, se clasifican en indicadores de:•Rentabilidad•Liquidez•Financiamiento•Ventas•Producción•Abastecimiento•Fuerza laboralCabe mencionar que en la realización de la presente tesis no utilizamos la mayoría de los índices de ejecución debido a que estos datos en la empresa son sumamente confidenciales por lo que no nos los podían proporcionar. Además, el propósito de esta tesis es realizar una Auditoría de Gestión y no una AuditoríaFinanciera por lo que nos centramos en otros aspectos de revisión.

Indicadores del proceso administrativoEl fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo es el depoder evaluar en términos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento desus etapas y propósito estratégico, a partir de la revisión de sus funciones.Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor información, a cada etapa del proceso se le asignan indicadores cualitativos, que son los que dan razón de ser a la organización, e indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el objeto de la organización.El manejo de estos dos indicadores en forma simultánea obedece al propósitode que el auditor tenga una visión global y completa de la organización, asociando la esencia con las acciones y el comportamiento con los resultados

Anexo Indicadores

Los indicadores son variables que intentan medir u objetivar en forma cuantitativa o cualitativa, sucesos colectivos para así, poder respaldar acciones, políticas, evaluar logros y metas. Ellos son necesarios para poder objetivar una situación determinada y a la vez poder evaluar su comportamiento en el tiempo mediante su comparación con otras situaciones que utilizan la misma forma de apreciar la realidad. En consecuencia, sin ellos tendríamos dificultades para efectuar comparaciones.Objetivo de usar indicadores:• Detectar situaciones problemáticas o susceptibles de ser mejoradas• Incorporar ciclos de mejoría para solucionar los problemas identificados• Comparaciones internas y en el tiempo

Construcción de un indicador

• Eventos que queremos medir, en el numerador.• Definir la población expuesta, en el denominador.• Constante para expresar porcentajes o tasasLos indicadores de calidad son instrumentos para evaluar la calidad de la atención sanitaria y pueden aplicarse a tres elementos básicos del sistema: la estructura, el proceso y los resultados.

Los indicadores nos permiten

• Medir “lo bien ejecutado”• Elaborar criterios de evaluación• Fijar estándares de atención• Diseñar un programa de corrección

Indicadores de proceso, miden la calidad del proceso, conjunto de acciones entrelazadas con un objetivo definido que llevan a un resultado.

Focalizan el cómo la atención es otorgada, miden si todos los pasos de un proceso si hicieron correctamente.Entre los indicadores de proceso más naturales se encuentran los que evalúan la calidad de documentos o formularios que deben llenarse durante el desarrollo de la atención por los médicos u otros profesionales o técnicos de la salud. Como ejemplo específico y elocuente está la evaluación de la historia clínica, documento básico donde se refleja todo el proceso que atraviesa el paciente durante su estancia en el hospital. La hipótesis subyacente es que si la historia clínica se considera satisfactoria, puede suponerse que andará bien la atención que recibe el paciente.

Reglamento interno de trabajo

El reglamento interno de trabajo es un documento de suma importancia en toda empresa, debido a que se convierte en norma reguladora de las relaciones internas de la empresa con el trabajador.

El Reglamento Interno de Trabajo, siempre que no afecte los derechos mínimos del trabajador, es una herramienta indispensable para resolver los conflictos que se llegaren a presentar dentro de la empresa, y es tan importante que si no existiera, sería muy difícil sancionar a un trabajador por algún acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación normativa o regulatoria que ampare una decisión sancionatoria.

El reglamento interno del trabajo, se encarga de contemplar aquellos aspectos no contemplados de forma expresa por la ley, o que simplemente han quedado al libre albedrío de las partes.

El reglamento interno del trabajo está reglamentado por los artículos 104 a 125 del código sustantivo del trabajo, considerando, claro está, las derogatorias que hizo el la ley 1429 de diciembre 29 de 2010.

Resulta pertinente recalcar la importancia del Reglamento Interno de Trabajo, puesto que este será el que sirva de guía y de herramienta para mantener el orden dentro de la empresa.

Su importancia también se vislumbra al momento de tratar algún problema surgido con un trabajador, puesto que cualquier sanción debe estar contemplada en el reglamento, y si este no existe, la empresa tendrá dificultades si decide sancionar a un empleado sin las bases regulatorias y sin ofrecerle al trabajador un debido proceso, aspectos que deben estar en el Reglamento Interno de Trabajo.

No hay que olvidar que el empleador no puede imponer una sanción no prevista en el reglamento interno de trabajo, y si no hay reglamento no habrá posibilidad de sancionar a un empleado.

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL EN LAS EMPRESAS.

RESOLVER LOS SIGUIENTES PUNTOS:

1. ¿Cada cuánto tiempo se debe realizar el reglamento de Higiene y Seguridad Industrial?El reglamento se debe elaborar una solo vez y se actualiza cada vez que los procesos o los riesgos se modifiquen, con la intención de minimizar los riesgos.

2. ¿Cómo se realiza el reglamento de Higiene y Seguridad Industrial?1. Diligencie el formato "Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial", colocando en los espacios vacíos la información específica de la empresa. Lo demás se debe copiar estrictamente igual.2. Coloque en el artículo IV la información de los factores de riesgos propios de la empresa, haciendo uso de la clasificación que aparece detallada en la Clasificación de los factores de riesgo según las condiciones a que pertenecen.

3. Haga firmar por el representante legal de la empresa y coloque el sello de ésta, en el caso que exista.

3. ¿En qué papelería se tramita el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial?, justifique su respuesta basado en la norma.Todas las empresas podrán obtener el reglamento y seguridad a través de las Aseguradoras de Riesgo Profesional.

4. ¿Todas las empresas deben realizar un Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, justifique su respuesta basada en la norma?No todas las empresas deben realizar un Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, solo aquellas empresas que tengan 10 o más trabajadores permanentes son las que están en la obligación de implementar el Reglamento.

5. ¿Quién debe aprobar el Reglamento de Higiene y seguridad Industrial, justifique su respuesta basado en la norma?El reglamento de Higiene y Seguridad Industrial solo necesita la actualización permanente de los procesos y riesgos, éste no necesita revisión y aprobación por parte del MPS, toda vez que este requisito fue suprimido mediante el Artículo 55 de la Ley 962 de 2005.

¿Qué diferencias existen entre el Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad que regula el Art. 153 del Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad normado por la ley 16.744 y el Decreto Supremo Nº 40 de 1969, que aprobó el Reglamento sobre la Prevención de Riesgos Profesionales?

Según lo previsto en el artículo 153 del Código del Trabajo, el empleador que tenga contratado normalmente 10 o más trabajadores permanentes tiene la obligación de confeccionar un reglamento interno de orden, higiene y seguridad. Ahora bien, por otra parte, la ley 16.744 (Art. 67) que establece el Seguro de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales y el Decreto Supremo Nº 40 de 1969, establecen la obligación de contar un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad. Respecto de las materias sobre higiene y seguridad que debe contener el reglamento interno, debe tenerse presente las disposiciones establecidas en el Decreto Supremo N° 40, de 1969, que aprobó el Reglamento sobre la Prevención de Riesgos Profesionales.

De lo antes dicho se desprende que según sea el número de trabajadores de la empresa, el empleador podría tener obligación de contar con dos reglamentos internos, por una parte, el que exige el artículo 153 del Código del Trabajo, que es un Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, que lo debe tener todo empleador que tiene contratados a 10 o más trabajadores permanentes y, en segundo lugar, el que exige artículo 67 de la Ley 16.744, sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales, que es el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad que lo debe tener todo empleador sin importar el número de trabajadores que tenga contratados. Cabe indicar que si el empleador estuviere obligado a tener los dos reglamentos internos mencionados, podría cumplir con tal obligación si confecciona uno solo que contenga tanto las materias señaladas en el Código del Trabajo como aquellas relativas a las normas sobre prevención y seguridad exigidas por la ley 16.744 y el Reglamento sobre prevención de Riesgos. Ahora bien, existen ciertas diferencias entre ambos reglamentos internos que pueden resumirse de la siguiente forma:

Reglamento interno de Orden, Higiene y Seguridad Reglamento Interno de Higiene y Seguridad

Empresas obligadas a su confección

Empresas que ocupen normalmente 10 o más trabajadores.Toda empresa o entidad sin importar el número de trabajadores.

Conocimiento y Publicidad

Se pone en conocimiento de los trabajadores 30 días antes que comience a regir. Se entrega copia a CPHS, Delegado de Personal y Sindicato.

Se somete a consideración del Comité Paritario o de los trabajadores 15 días antes que empiece a regir.

RemisiónSe debe remitir copia del reglamento a la Dirección del Trabajo y al Ministerio de Salud.

No existe obligación de remitir copia a ningún organismo.

SancionesAmonestaciones verbales o escritas. Multas de hasta el 25% de la remuneración diaria.

Ídem.

El monto será para los servicios de bienestar o el SENCE.El dinero se usará para premio de los obreros, previo descuento del 10% para el fondo de rehabilitación de alcohólicos.