Cuadernos Institucionales - 03 Modelo de Gestión UNIMINUTO

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ISSN 2145-9975

El Modelo de Gestión UNIMINUTO

3 Mayo-Junio 2008

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Cuadernos Institucionales ISSN 2145-9975 http://planeacion.uniminuto.edu Número 03, Mayo-Junio de 2008 Editor: © 2008 Dirección de Planeación y Desarrollo – UNIMINUTO © 2008 Corporación Universitaria Minuto de Dios – UNIMINUTO Diagonal 81 C Nro. 72 B 81 Bogotá, Colombia Teléfono +57 (1) 291 6520 http://portal.uniminuto.edu Director: Dirección de Planeación y Desarrollo – UNIMINUTO Diagonal 81 C Nro. 72 B 81 Bogotá, Colombia Teléfono +57 (1) 291 6520 x 6565 E-mail: planeacion @uniminuto.edu http://planeacion.uniminuto.edu

Cita del documento para publicaciones electrónicas BERNAL, Camilo E, (2008). El Modelo de Gestión UNIMINUTO. Cuadernos Institucionales, 03. Corporación Universitaria Minuto de Dios – UNIMINUTO, Dirección de Planeación y Desarrollo, Bogotá Colombia. [en línea], número 03, Mayo-Junio de 2008. [citado <fecha de su citación>] disponible en internet http://planeacion.uniminuto.edu, ISSN 2145-9975

Tabla de contenido El Modelo de gestión UNIMINUTO …….…………………………………………………..………………….. 5

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El Modelo de Gestión UNIMINUTO

Camilo E Bernal cjm Camilo Eduardo Bernal Hadad cjm, Sacerdote Eudista, Rector General de la Corporación Universitaria Minuto de Dios UNIMINUTO y del Sistema Universitario UNIMINUTO. Resumen Se presenta el Modelo de Gestión de UNIMINUTO basado en la cadena de valor según el modelo de Michael Porter. Palabras Clave: dirección estratégica, educación superior, ventajas competitivas Abstract UNIMINUTO’s Strategic Management Model is presented based on Michael Porter’s competitive advantage model. Key words: higher education, competitive advantage, strategic management

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El Modelo de Gestión UNIMINUTO Versión 1.1 ___________________________________________________________ Nota del Editor: Este documento fue publicado inicialmente en Diciembre de 2002. Algunas referencias, por estar basadas en el Plan de Desarrollo 2003-2007, pueden estar desactualizadas con respecto al nuevo Plan de Desarrollo 2008-2012.

PRESENTACIÓN UNIMINUTO - Corporación Universitaria Minuto de Dios, es una Institución Universitaria que pretende articular un sistema de educación superior, con calidad reconocida y sostenibilidad económica. Para ello, venimos desarrollando diversas acciones que buscan cumplir nuestra misión fundamental y lograr mayor eficiencia y eficacia en la prestación del servicio. El crecimiento sostenido de UNIMINUTO en los últimos 3 años, presentó un rezago en todas las unidades de apoyo lo cual nos llevó a comprender la importancia de contar con un adecuado modelo de gestión, de la misma forma que tenemos un modelo educativo. La búsqueda de la calidad en la Educación Superior es un asunto de todas las áreas de la vida universitaria; ningún sector de la Institución puede verse marginado de los beneficios de la cali dad. La calidad no es un asunto exclusivo del sector académico; la calidad es una exigencia para todos y ello incluye la gestión. Después de realizar varios estudios y aproximaciones al tema, bajo la orientación y dirección de la Ingeniera María Teresa Cárdenas Sáenz, Vicerrectora Administrativa y Financiera de UNIMINUTO (2001-2003), nos dimos a la tarea de reflexionar sobre el Modelo de Gestión que le convenía a UNIMINUTO. Presentamos en este Cuaderno Institucional el resultado del trabajo colectivo que se convirtió en un fascinante aprendizaje, gracias a María Teresa. Al entregar a la Comunidad Universitaria este documento, estoy solicitando que trabajemos con decisión en su implementación al interior de UNIMINUTO, con el mismo ahínco que tuvimos para implementar nuestro propio Modelo Educativo en el sector académico. Agradezco a todos la colaboración prestada y, de forma especial, a María Teresa quien, con gran amor y dedicación nos ayudó a realizar este sueño por espacio de 4 años. El Señor Jesús nos ilumine y nos conceda sabiduría para implementar el modelo. Cordialmente,

CAMILO BERNAL HADAD Rector General Diciembre 2002

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1 Introducción La Corporación Universitaria Minuto de Dios se enmarca dentro de las funciones sustantivas definidas por la legislación colombiana1: la docencia, la proyección social, la investigación y el bienestar. Dentro de este contexto considera que para el cabal cumplimiento de su proyecto institucional es indispensable fortalecer el apoyo administrativo estableciendo un modelo de gestión que le permita:

1. Orientarse con calidad reconocida hacia el crecimiento

de sus estudiantes, de las comunidades a las que sirve y de la sociedad en general, de tal forma que el aporte dado por la Institución sea para ellos una valiosa contribución.

orientarse hacia los

estudiantes

2. Desarrollar una forma de hacer las cosas con calidad, en

donde se apliquen los principios institucionales, y se tenga en cuenta la eficiencia económica y administrativa, no solo para la Institución, sino también para los estudiantes y comunidades que utilizan los servicios, de tal forma que los procesos sean pertinentes, ágiles, adecuados y sencillos.

a través de procesos

3. Ofrecer una opción real para los colombianos, por su

enfoque alternativo, desarrollado a un bajo costo, que le permita mantenerse en el tiempo para seguir cumpliendo su misión.

con competitividad

Por esta razón, y como producto del trabajo de planeación realizado en el año 2002, UNIMINUTO se ha puesto en la tarea de definir un modelo de gestión que le permita ofrecer: − valor agregado a los estudiantes y otros usuarios, − tener eficiencia en la forma de operar y − lograr una clara diferenciación con las otras Instituciones de Educación Superior. El presente documento pretende, entonces:

1 Ley 30/92 Fundamentos de la Educación Superior.

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− Describir someramente el modelo teórico de la cadena de valor de Porter, que se ajusta a los requerimientos de Modelo de Gestión de UNIMINUTO (capítulo 2).

− Describir algunas características de UNIMINUTO que son determinantes para comprender que este

modelo teórico, tiene una relación directa con nuestra institución (capítulo 3). − Explicar, paso a paso, lo que consideramos al interior de UNIMINUTO como las actividades

primarias y de apoyo, que conforman los diferentes procesos (capítulo 4).

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2 Marco Teórico

2.1 La cadena de valor Analizada la situación interna de UNIMINUTO se consideró pertinente el desarrollo de un modelo de gestión, que se basara en la Cadena de Valor de Porter 2, dado que para él, como para UNIMINUTO es imprescindible tener en cuenta: - la orientación al cliente para agregarle valor con calidad. - la importancia de los procesos específicos en el quehacer Institucional. - el deseo de permanecer en forma durable en el tiempo, diferenciándose, sirviendo a la población

objetivo. Porter define la Cadena de Valor como la forma sistemática de analizar todas las actividades de la Institución y sus interacciones, con el objeto de obtener una ventaja competitiva, léase alternativa, en el desempeño de estas actividades a menor costo y mejor que otras opciones existentes para quienes aspiran a usar los servicios de la Institución. El análisis en forma sistemática de todas las actividades de UNIMINUTO, servirá para lograr un mecanismo de operación eficaz, que agregue valor a los estudiantes y genere a la Institución permanencia en el tiempo. La cadena de valor, según Porter, discrimina el conjunto de todas las actividades discretas de una Institución en dos grandes subconjuntos, según el efecto directo o indirecto que logra en la creación de valor para el usuario final: las actividades que generan directamente valor las denomina actividades primarias y las actividades cuyo aporte en la generación de valor es indirecto, las denomina actividades de apoyo.

Las actividades primarias comprenden desde el diseño del producto, hasta su entrega al consumidor final y servicio posterior. Las actividades de apoyo, son todas aquellas que sirven e impulsan la prestación del servicio, en todas su etapas:

2 Ventaja Competitiva, Creación y Sostenimiento de un Desempeño Superior, Michael E. Porter, CECSA. México 1999.

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Las actividades primarias según Porter comprenden:

− La Creación Física del producto o servicio que implica el diseño, la logística de preparación de todos los insumos, y la operación misma de producción.

− La Venta que está relacionada con las actividades de publicidad y promoción y de financiación a clientes.

− La Entrega al Comprador que está relacionada con la logística de distribución.

− El Servicio Posterior que comprende las actividades de instalación, reparación y mantenimiento.

Las actividades primarias, son eslabones en serie de una cadena, con precedencia y dependencia del eslabón anterior, cuyo propósito es agregarle valor a los usuarios del servicio en cada paso.

Las actividades de apoyo comprenden:

− el abastecimiento de todos los insumos (tangibles e intangibles) desde suministros, materia prima, hasta maquinaria, servicios y consultoría.

− el manejo del recurso humano, desde la definición de requerimientos de personal, la selección, la contratación y los mecanismos de compensación y promoción.

− el empleo de tecnologías y del know how propio de la institución,

− la administración general que incluye el manejo de la calidad, de la planeación, los asuntos legales, las relaciones con el medio externo, la financiación y el registro contable.

la creación la venta la entrega al comprador

el servicio posterior

ACTIVIDADES PRIMARIAS

Cadena de Valor

ACTIVIDADES de APOYO

que sustentan a cada una de las

actividades primariasproporcionándoles:

la administración del recurso humano las tecnologías (know-how) implicadas en el desarrollo

la administración general

implicadas en

del producto o servicio

el abastecimiento de los insumos de todo tipo

Gráfico 1. La cadena de valor de Porter

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Las actividades de apoyo son eslabones paralelos, que buscan fortalecer la cadena primaria, de tal forma que el valor agregado se logre en cada eslabón primario con los recursos adecuados en forma eficaz.

Un proceso de la cadena de valor, relaciona las actividades primarias, con todas las actividades de apoyo. Es decir, relaciona, por ejemplo, el diseño del producto, con el abastecimiento de los insumos que se requieren para este diseño, con el manejo del recurso humano que se requiere, con el manejo contable y administrativo y con las tecnologías implicadas en el diseño mismo.

2.2 Los procesos Teniendo en cuenta que la Cadena de Valor de Porter, modelo que UNIMINUTO ha aceptado como una forma válida para analizar y mejorar todas las actividades institucionales, se basa en el concepto de procesos, es necesario establecer lo que UNIMINUTO entiende por proceso.

ProcesosEntradas Salidas

Requerimientos y deseos de los

Clientes



Clientes



Clientes

Gráfico 2. Los procesos en función de los requerimientos del cliente

Se entiende como un proceso un conjunto de actividades de trabajo relacionadas entre sí, que se caracterizan por recibir determinadas entradas y producir salidas específicas, las cuales tienen el objeto de conseguir y satisfacer lo que los clientes, tanto internos como externos, requieren y desean.

Para lograr un proceso eficiente y eficaz, y por ende satisfacer los requerimientos del cliente, es necesario llevar a cabo las siguientes etapas: − En primer lugar, se comienza con una Etapa conceptual del proceso que incluye en forma prioritaria

la formalización de lo que requiere el cliente, la realización de un flujograma general o macro y una lista de los requerimientos para poder cumplir con el proceso. Solamente con una idea clara de las salidas esperadas (requisitos del cliente) y con una lista de insumos necesarios se podrá hacer el flujograma general del proceso.

− Una vez se tenga formalizado lo que requiere el cliente, se comienza con la Etapa de Diseño del

proceso, que incluye la descripción minuciosa de las actividades a través de un flujograma detallado y de una lista completa de los requerimientos.

− Después de diseñado el proceso se debe entrar en la Etapa de Control del mismo: es la evaluación

periódica del cumplimiento del proceso. La evaluación no se debe centrar en el cumplimiento de las actividades del flujograma sino que debe evaluar si el proceso contribuye efectivamente a satisfacer a los clientes.

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− Todo proceso debe ser revisado en el tiempo, dado que tanto las salidas esperadas como las entradas son dinámicas. Por esta razón, todo proceso debe tener una Etapa de Mejora para la introducción o extracción de actividades con el objeto de producir cambios benéficos en el proceso.

− Durante todo el tiempo, es necesario que exista una gerencia del proceso: son las actividades directamente relacionadas con el establecer responsabilidades, definir conceptualmente el proceso, diseñarlo, evaluarlo, e identificarle oportunidades de mejora.

Como mínimo, para analizar y mejorar3 un proceso es necesario responder las siguientes preguntas: − Cuáles son los requerimientos y deseos de los clientes. − Cómo evalúa el cliente al proceso (grado de conformidad). − Cuál es proceso actual. − Quiénes son los responsables del proceso. − Cuáles son las medidas o indicadores que resultan del proceso. − Cuáles son las oportunidades para mejorar el proceso. − Cuál es la forma de introducir estas mejoras. 3 “Solamente el aprendiz o el amateur inventan algo, el experto tiene muchas razones sobre la forma como se hacen las cosas, por eso no trata de cambiarlas” Arnold, A Source Book Of Creative Thinking. Por esta razón es necesario que estas preguntas las respondan no solamente los expertos en el proceso. Deben participar personas que en cierta medida no sean expertas en el tema.

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3 Características de UNIMINUTO que deben ser tenidas en cuenta para el desarrollo del Modelo de Gestión

La cadena de valor de una institución, la forma en que desempeña sus actividades individuales y las inter-relaciones entre las mismas (procesos) es un reflejo de su estrategia, de su enfoque, de su historia, de su perspectiva futura, de su forma de operar y de la forma de medir el desempeño. Para estrategias, enfoques, perspectivas o historias diferentes, corresponden modelos de gestión muy diferentes. Por esta razón en este capítulo se describen brevemente algunas de las variables que caracterizan a UNIMINUTO, que por ende influyen en su forma de operar y que han sido el resultado de un trabajo colectivo de reflexión: su estrategia (misión), su enfoque (visión, modelo educativo, políticas), su historia (Informe Social), su perspectiva futura (Plan de Desarrollo UNIMINUTO 2007), su forma de operar (organización administrativa) y su forma de medir el desempeño (autoevaluación con fines de calidad).

3.1 Visualización de UNIMINUTO

Establecer el centro y razón de ser institucional, es prioritario dado que el modelo de gestión tiene que apuntar, como se dijo al inicio, a darle valor a los clientes, a hacer los procesos eficientes y a generar permanencia de UNIMINUTO en el tiempo.

La Corporación Universitaria Minuto de Dios, como muchas otras organizaciones, tiene diferentes tipos de clientes. Su razón de ser prioritaria son los estudiantes, a quienes llega directamente. Sin embargo, y debido a su misión, pretende servir a otros estamentos de la sociedad, con el objeto de hacerla más justa, democrática y participativa.

En consecuencia, la Corporación Universitaria Minuto de Dios se ha visualizado como una institución centrada en los estudiantes (población objetivo principal), en las comunidades y en las organizaciones.

Con ellos como centro y con el apoyo de los docentes (factor clave de éxito) y del personal administrativo, busca transformar la sociedad (sociedad inicial versus sociedad final), tal como se muestra en el Gráfico 3. Visualización UNIMINUTO.

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Docentes

Soc

ieda

d in

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al

GraduadosAspirantes Estudiantes

Organizaciones

Comunidades

Uniminuto

Docentes

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al


Organizaciones

Comunidades

Docentes

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Organizaciones

Comunidades

Uniminuto

Personal de apoyo

Docentes

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al


Organizaciones

Comunidades

Uniminuto

Docentes

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Organizaciones

Comunidades

Docentes

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Soc

ieda

d fin

al


Organizaciones

Comunidades

Uniminuto

Personal de apoyo

Gráfico 3. Visualización UNIMINUTO

Es para estos estudiantes principalmente y también para las comunidades y organizaciones a las que sirve, que la Institución, a partir de 2002, ha establecido el nuevo Plan de Desarrollo UNIMINUTO 2003-2007 4 que define 7 grandes retos institucionales, un proceso de modernización curricular 5, un proceso de modernización administrativa 6 y el proceso de auto evaluación con fines de mejora continua 7.

3.2 La Misión de UNIMINUTO

Para instituciones de educación superior con finalidades diferentes, la forma de hacer las cosas (gestión) puede ser sustancialmente diferente. UNIMINUTO, para definir el Modelo de Gestión, también ha reflexionado sobre su finalidad y sobre lo que quiere lograr en su población objetivo, reflexión colectiva que ha sido resumida en la misión institucional, como la base para llevar a cabo el proceso de diferenciación, y por ende para asegurar su alternatividad o competitividad. Por esta razón, se incluye en este documento un resumen gráfico de la misión institucional en el Gráfico 4. La Misión de UNIMINUTO

Así como la visualización de UNIMINUTO nos centra en la población objetivo, la misión nos centra en la finalidad que queremos lograr en estudiantes, comunidades y organizaciones.

4 Véase el documento del Plan de Desarrollo UNIMINUTO 2003 2007

5 Véase el Acuerdo 151 de 2002 del Consejo Superior, por medio del cual se adopta y se reglamenta el proceso de modernización curricular.

6 Proyecto Génesis, entre otros.

7 Véase el documento que describe la Autoevaluación en UNIMINUTO

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desde la perspectiva del Evangel io

del pensamiento s ocial de la Iglesiade la espiri tualidad eudista

de la renovac ión en el Espíritude la filosofía del Minuto de Dios

1 la 3 form a profesionales Corporación Universitar ia c ontribuye en la creación de

responsables Minuto de Dios una nación tecn icamente competi tivos es una Insti tución Univers itaria más justa , democrática

eticam ente orientados y inserta en el participativa y so lidaria ques ocia lmente Sis tema E ducativo Colombiano respete lo valores cul turales

comprometidos con un modelo al ternativo que: propios y a jenos

2promueve e l desarrol lo in tegral de

las personas, las comunidades ylas organizaciones

fomentando en ellas sus potencial idades

en téminos de actitudeshumanasc ristianas

ciudadanas y deservicio a la s ociedad

Gráfico 4. La Misión de UNIMINUTO

De la misión se deducen las prioridades que tiene la institución, la población objetivo a la que quiere servir, los servicios y productos que le quiere ofrecer, la forma en que lo pretende lograr y los agentes en los que se apoyará, características o variables indispensables en el modelo de gestión.

3.3 La visión de UNIMINUTO En función de la visión institucional, y de lo que se espera lograr en cada una de las variables que constituyen nuestra Institución, se define también la forma de operar, es decir el Modelo de Gestión. La visión institucional definida por UNIMINUTO corresponde al nivel de cualificación que se espera lograr en cada una de las partes de la Institución. Las partes que conforman la Institución son: los fundadores, los estudiantes, los aspirantes y egresados, los docentes, el personal de apoyo, las comunidades, las organizaciones, los proveedores y aún los recursos físicos y financieros, partes todas que se replican a nivel regional e internacional. En cada una

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de estas partes Uniminuto quiere lograr un nivel de cualificación. El nivel de cualificación fue definido participativamente por los distintos estamentos de la Institución, y están descritos en el documento Nuestra Vocación Fundamental 8. A manera de ejemplo, dentro de la Visión Institucional se formula: “tener estudiantes con un claro proyecto de vida fundamentado en valores, con espíritu creativo, solidario y con fuerte responsablidad social”. De manera similar, la institución ha definido para cada una de las partes que conforman a UNIMINUTO un nivel de cualificación.

3.4 El Modelo Educativo en UNIMINUTO Pensar en el modelo de Gestión de UNIMINUTO requiere tener en cuenta el modelo educativo, dado que es a él a quien sirve y apoya. Se introduce, entonces, a continuación el gráfico que describe el modelo Educativo Institucional 9,que pretende integrar el saber con el actuar y que tiene como fundamento curricular tres campos de formación:

Formaciónintegral

Competenciasprofesionales

DesarrolloHumano

Responsabilidadsocial

Procesoinvestigativo

ProcesoCognitivo

Proceso derealización personal

Formaciónintegral

Competenciasprofesionales

DesarrolloHumano

Responsabilidadsocial

Procesoinvestigativo

ProcesoCognitivo

Proceso derealización personal

Gráfico 5. El modelo Educativo

• La competencia profesional específica, • El desarrollo humano • La responsabilidad social.

Tres campos que se relacionan entre sí en los procesos cognitivo, investigativo y de desarrollo personal del estudiante, con el objeto de lograr en ellos la Misión de la Institución:

“Formar profesionales responsables, técnicamente competitivos, éticamente orientados y socialmente comprometidos”

8 Cuadernos Institucionales No 2

9 Cuadernos Institucionales No 1

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3.5 La Estructura Organizacional de UNIMINUTO

La estructura organizacional, requisito también del modelo de gestión de la Corporación Universitaria Minuto de Dios, se define, entonces, en función de la misión institucional, que está centrada en agregarle valor a su población objetivo, a la que se ofrecen diferentes productos y servicios, realizando para ellos determinadas actividades o procesos.

Esta estructura se desarrolla a través de las unidades académicas, los programas especiales, las unidades complementarias, las unidades financieras y las unidades de apoyo, las cuales se describen a continuación y se esquematizan el Gráfico 6. La estructura organizacional en UNIMINUTO

- Las Unidades Académicas, encargadas de todas las actividades de docencia, investigación y proyección social.

- Los Programas Especiales, para apoyar las actividades de asesoría, proyección social e investigación, para las comunidades y organizaciones que lo requieran.

Las dos actividades anteriores se ofrecen directa o indirectamente a través de las facultades, escuelas y centros.

- Las Unidades Complementarias, cuyo objeto es ofrecer al público en general productos y servicios complementarios, tales como fotocopias, papelería, librería, parqueadero, que contribuyen a financiar las actividades propias de la Institución.

Activid

ades

Acad

émica

s

Actividades

de Asesoría

Activid

ades

comple

mentar

iasActividades

Financieras

Para la institucion

Para los estudiantes

Para el publico en general

Paralas comunidadesy organizaciones

A traves de facultades: Programas, escuelas y centros

A traves de servicios comercialesA traves de servicios financieros

Actividades de

Apoyo

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Para el publico en general

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A traves de facultades: Programas, escuelas y centros

A traves de servicios comercialesA traves de servicios financieros

Actividades de

Apoyo

Gráfico 6. La estructura organizacional en UNIMINUTO

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- Las Unidades Financieras encargadas de la optimización de los estados financieros (manejo de la consecución de activos y pasivos) de tal forma que se genere un resultado financiero positivo.

- Las Unidades de Apoyo que se encargan de las relaciones inter-institucionales, de los asuntos legales, de la planeación institucional y de todas las actividades de apoyo financiero, contable, comercial y de gestión institucional.

Todas las dependencias de la Institución se subordinan a las unidades descritas 10.Si bien no se aprecia en el esquema anterior ni la Sede principal, ni la Seccional Bello-Antioquia, ni las Regionales actuales o futuras 11, estas son parte integral de la estructura organizacional establecida como una dimensión adicional.

Puede verse en esta estructura organizacional una respuesta a la estrategia corporativa 12, en cuanto a la generación de valor agregado para sus poblaciones objetivo:

- Formar profesionales responsables... - A través de las unidades Académicas.

- Promover el desarrollo integral de las personas, comunidades y organizaciones... - A través de las Unidades Académicas y de los programas especiales.

- Contribuir en la construcción de una nación más justa. - A través de toda la institución.

3.6 El Plan de Desarrollo UNIMINUTO 2007

Para pensar en el modelo de gestión, se requiere también tener en cuenta los principales retos de la Institución para los próximos 5 años que fueron el producto del trabajo participativo de las diferentes instancias de la Institución, identificados en Plan de Desarrollo UNIMINUTO 2003-2007. El logro de estos retos conducirán a una nueva forma de operar.

10 No se incluyen más ramas del árbol organizacional, puesto que dentro de estas tres grandes divisiones hay un cambio dinámico consecuencia de las actividades requeridas para cumplir con la misión institucional.

11 En la actualidad la Corporación Universitaria Minuto de Dios tiene la Sede principal en Bogotá, la Seccional Bello y 3 regionales: Soacha, Girardot y Lérida. Se está trabajando en el desarrollo de la regional de Villavicencio, en el corto plazo. Además, administra en alianza estratégica la Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium de Cali.

12 Misión institucional.

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Con el plan de desarrollo se revisó el Proyecto Educativo Institucional, se analizó el DOFA en donde se tuvieron en cuenta tanto las Debilidades como las Fortalezas, así como las correspondientes Amenazas y Oportunidades. También se tuvo en cuenta la forma en que a UNIMINUTO lo afecta el micro y el macro ambiente, todo lo cual generó los 7 retos, que se describen a continuación:

Finalidad : "Formar a los jóvenes soñadores de Colombia, capaces de darle un rumbo totalmente nuevo al país"

1. Gestión UNIMINUTO ha implementado un Modelo de Gestión con procesos eficientes y eficaces.

2. Desarrollo ProfesoralLos docentes de UNIMINUTO tienen un alto grado de compromiso con el Proyecto Educativo Universitario y cuentan con educación posgradual.

3. Tecnologías de Apoyo a la Academia

Los ambientes de aprendizaje incorporan los recursos tecnológicos apropiados.

4. Internacionalización UNIMINUTO ha consolidado un proceso de internacionalización.

5. Infraestructura y Tecnologías

UNIMINUTO cuenta con infraestructura y tecnologías adecuadas y suficientes en la sede principal, las seccionales y los centros regionales.

6. Mercadeo Se presenta una alta demanda por los bienes y servicios que UNIMINUTO genera.

Objetivo: UNIMINUTO es un Sistema de Educación Superior con calidad reconocida y con sostenibilidad económica.

7. Sostenibilidad Económica

UNIMINUTO se ha fortalecido financieramente.

Gráfico 7. El Plan de Desarrollo UNIMINUTO 2003-2007

A partir de estos retos, se construyeron las matrices de planificación de acuerdo con la metodología del marco lógico, estableciendo las actividades necesarias para lograrlos.

3.7 La Autoevaluación en UNIMINUTO como sistema de medición de la gestión para la búsqueda de la calidad. El futuro de la Institución (Plan de Desarrollo UNIMINUTO 2003-2007) tiene que estar atado a la acción (Modelo de Gestión) y debe generar resultados medibles (Autoevaluación), que permitan retroalimentarlo para establecer un proceso de mejora continua hacia la calidad.

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Misión GestiónVisiónPrincipios y Valores Desarrollo profesoralTextos vocacionalesCompetencias Académicas Tecnologías de Apoyo a la docenciaResponsabilidad SocialDesarrollo Humano Internacionalización

InfraestructuraProcesos

Debilidades y Fortalezas MercadeoAmenazas y OpotrtunidadesMacro y Micro Ambiente Sostenibilidad Económica

Plan de Desarrollo Uniminuto 2007

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Autoevaluación y controlAutoevaluación y control





Cadena de Valor

Autoevaluación y controlAutoevaluación y control

Gráfico 8. La autoevaluación como mecanismo de control

Es así como UNIMINUTO, con el objeto de mejorar la calidad en forma permanente, ha seguido los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación - CNA, considerando que la metodología ofrecida es un valioso aporte a la Institución, dado que le permite revisar cada uno de los factores críticos que hacen que tanto una institución educativa de educación superior, como los programas educativos que ofrece al público tengan la calidad requerida por sus usuarios finales. A este propósito se han establecido grupos de trabajo tanto a nivel administrativo como de las facultades, encargados de analizar los factores, las características y las variables y los indicadores mínimos requeridos para apuntarle al objetivo del plan de desarrollo: la calidad reconocida y la sostenibilidad económica.

20

4 Modelo de Gestión: La Cadena de Valor en UNIMINUTO

Que cada uno ponga al servicio de los demás el carisma que ha recibido,

y de este modo serán buenos administradores de los diversos dones de Dios.

1 Pedro 4,10 Que nadie se quede sin servir. Rafael García – Herreros Como se expuso en los capítulos anteriores (marco teórico y características de UNIMINUTO), el Modelo de Gestión es un reflejo de su estrategia (misión), de su enfoque (misión, modelo educativo, políticas), de su historia (Informe o Balance Social), de su perspectiva futura (Plan de Desarrollo), de su forma de operar (organización administrativa) y de la forma de medir el desempeño (autoevaluación con fines de calidad). Como una reacción organizacional a las oportunidades que brindan los retos establecidos en el Plan de Desarrollo UNIMINUTO 2007, especialmente el Reto 1, que busca establecer un Modelo de Gestión, con procesos eficaces y eficientes, la Corporación Universitaria Minuto de Dios ha considerado pertinente, reflejar el conjunto de sus actividades y procesos en el esquema del Gráfico No. 9 basándolo en la cadena de valor de Porter 13, y dirigiéndolo hacia el logro del objetivo del Plan: la calidad y la sostenibilidad económica. Se discriminan para ello, las actividades de la Institución en:

• Actividades primarias • Actividades de orientación y direccionamiento • Actividades de apoyo y • Actividades de seguimiento.

Estas actividades que son las que conforman la Cadena de Valor Uniminuto, se presentan dirigidas hacia un objetivo común, centradas en las actividades esenciales de docencia (primarias), orientadas y apoyadas por la administración y enfocadas hacia la calidad a través del seguimiento:

13 Este modelo fue sugerido por LKS, firma consultora del Grupo Mondragón, España, contratada por UNIMINUTO para asesorar el Plan de Desarrollo UNIMINUTO 2007.

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Actividades de orientación y direccionamiento

Actividades primarias

eslabones de la cadena

Actividades de apoyo

a los eslabones de la cadena

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de

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==> basado en procesos ==>

Modelo de gestión

Actividades de orientación y direccionamiento

Actividades primarias

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==> basado en procesos ==>

Modelo de gestión

Gráfico 9. Resumen del modelo de gestión en UNIMINUTO Se presentan a continuación algunas indicaciones de lo que UNIMINUTO entiende como las actividades primarias y las actividades de apoyo.

4.1 Actividades Primarias: Eslabones de la Cadena. Las actividades primarias son las que conforman la cadena de valor.

- De Preparación, son todas aquellas que se deben ejecutar antes de la iniciación de la operación y/o

prestación de los servicios académico, investigativo, de proyección social o de bienestar institucional. Son las actividades de creación y diseño del producto o servicio.

- De Venta: que incluye tanto las actividades de Publicidad y Promoción, requeridas para apoyar y

acelerar la compra de los servicios, como las de Financiación a estudiantes y otros clientes, requeridas para ofrecer facilidades de pago en la compra de los servicios.

- De Operación, son las que implican la prestación del servicio propiamente dicha. - De Servicio Posterior, son las requeridas para mantener un buen desarrollo del servicio prestado,

tales como el mantenimiento y la garantía. Las actividades primarias deben ser desarrolladas en serie, lo que significa que un mal desarrollo de alguna de ellas, implica un arrastre de problemas en las siguientes y por consiguiente el buen desempeño en la suma de ellas genera un valor agregado importante para los clientes.

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4.2 Actividades de Orientación y Direccionamiento.

En estas actividades hay unos procesos netamente de planeación y desarrollo y otros de comunicación, relaciones e investigación muy importantes para orientar a la Institución:

- De Relaciones Institucionales, todas las que son necesarias para establecer comunicación externa, de tal forma que se pueda tener un examen del medio, tanto actual como las tendencias existentes en: • lo económico, • lo político, • lo social, • lo tecnológico, • la influencia externa (internacional), • el desarrollo geográfico interno y • la competencia.

- De Inteligencia de mercados, todas las que se requieren para construir un modelo competitivo y alternativo: que según Porter podrían ser: • Crecimiento del sector • Amenazas de entrada • Intensidad de la rivalidad • Presión de productos sustitutos • Poder de negociación de los compradores • Poder de negociación de los proveedores • Refinamiento tecnológico del sector • Presencia pública

- De Innovación, las que se requieren para el lanzamiento de nuevos productos y servicios

4.3 Actividades de Apoyo - De logística o abastecimiento de Insumos , relacionadas con la función de entrega y uso de

compras en cualquiera de sus niveles. - De Administración del Recurso Humano, implicadas con los diferentes procesos de personal - De las Tecnologías, implicadas en el know how de la prestación del servicio, o en el conocimiento

del quehacer institucional. - De la administración general

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- De la Financiación Institucional, o gestión y administración de los recursos financieros requeridos y obtenidos por la institución

Estas actividades, si bien son de apoyo, se prestan para cada uno de los eslabones independientemente y para toda la cadena en general.

4.4 Actividades de Seguimiento - Actividades de Autoevaluación con fines de mejora continua. - Actividades de control y vigilancia de operaciones. Estas actividades de seguimiento no son externas a las actividades primarias, de dirección o de apoyo, sino que son transversales a ellas, con el objeto permanente de una mejora continua en cada de las acciones que acometemos. Todos estos procesos (de Dirección, Primarios, de Apoyo y de Seguimiento) tienen en cuenta la estructura organizacional y la dimensión geográfica, es decir las actividades producto de lo académico, de las asesorías, de lo comercial y de lo financiero y tienen en cuenta también las relaciones y dependencias de Bogotá con la Seccional Bello y los Centros Regionales.

Actividades académicas Asesorías

Actividades Comerciales

Actividades financieras

RelacionesInteligencia....PreparaciónOperación....AbastecimientoRecursos Humanos...AutoevaluaciónControl...

Procesos Primarios

Procesos de Apoyo

Procesos de Seguimiento

Regional

Procesos de Orientación





Procesos Primarios

Procesos de Apoyo


Seccional






Procesos Primarios

Procesos de Apoyo


Procesos que conforman la cadena de valor en la Sede

principal






Procesos Primarios

Procesos de Apoyo


Regional






Procesos Primarios

Procesos de Apoyo


Seccional






Procesos Primarios

Procesos de Apoyo


Procesos que conforman la cadena de valor en la Sede

principal


Gráfico 10. Dimensiones del modelo de gestión a nivel regional

Para lograr una mejor comprensión del modelo de gestión, se presenta a continuación una ampliación del esquema anterior:

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Actividades Primarias

de preparación

de venta: publicidad y promoción

de venta: financiación a estudiantes y

a otros

de operación

de servicio posterior

logística o abastecimiento de insumosadministración del recurso humano

uso de tecnologías y know howadministración general

Actividades de Orientación y

Direccionamiento

Actividades de Apoyo

Act

ivid

ades

de

Seg

uim

ien

to la inteligencia de mercados

las relaciones institucionales

la financiación institucional

la innovación

Hacia la calidady sostenibilidad

Basado en procesos

Modelo de Gestión UNIMINUTO

Actividades Primarias

de preparación

de venta: publicidad y promoción

de venta: financiación a estudiantes y

a otros

de operación

de servicio posterior

logística o abastecimiento de insumosadministración del recurso humano

uso de tecnologías y know howadministración general

Actividades de Orientación y

Direccionamiento

Actividades de Apoyo

Act

ivid

ades

de

Seg

uim

ien

to la inteligencia de mercados

las relaciones institucionales

la financiación institucional

la innovación

Hacia la calidady sostenibilidad

Basado en procesos

Modelo de Gestión UNIMINUTO

5 Conclusión: Implicaciones del Modelo de Gestión en UNIMINUTO El objetivo del Modelo de Gestión de UNIMINUTO, como se dijo en la Introducción, es orientar nuestro quehacer (procesos) ofreciendo una valiosa contribución a estudiantes, comunidades y organizaciones (los clientes), con un modelo alternativo que permanezca en el tiempo (competitividad).

La construcción de este modelo, entendido como la imagen o representación del conjunto de relaciones que definen un fenómeno14, pretende organizar conceptualmente los procesos de la institución, de una forma sistémica como se esboza (solo para efectos de ampliar la comprensión global del modelo) en el Anexo.

De aquí en adelante queda la sistematización de los procesos, entendida como el análisis de los procesos formales e informales que tiene la Institución, su mejora y su documentación, teniendo en cuenta que estos pertenecen a un mundo cambiante y que por lo tanto la lista, su contenido y por consiguiente su documentación es dinámica en el tiempo.

A cada uno de estos procesos se le hará el escrutinio respectivo, para que cumpla con la finalidad y características de UNIMINUTO y ayude a potenciar el desarrollo de la Institución.

14 Ver <cuadernos Institucionales No 1. Modelo Educativo UNIMINUTO versión 2.2

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6 Anexos

6.1 Algunas definiciones 6.1.1 Las políticas La política en una empresa es una guía para la toma de decisiones en situaciones repetitivas que una organización enfrenta para lograr sus objetivos. Es decir en UNIMINUTO una política es una filosofía de acción, enmarcada dentro de las características institucionales enumeradas en el capítulo 2 de este documento, siempre con el objeto de cumplir la misión institucional. 6.1.2. Las normas Las normas son la concreción de las políticas. Es decir son la regla, instrucción o modelo que debe seguirse para considerar correcta una actitud, una actividad o una acción cualquiera15. Las normas son necesarias, dado que los procesos deben corresponder a lo formalizado en las normas y a lo estipulado en las políticas. 6.1.3. Los procesos Se entiende como proceso un conjunto de actividades de trabajo relacionadas entre sí, que se caracterizan por recibir determinadas entradas y producir salidas especificas, las cuales tienen el objeto de conseguir lo que, tanto los clientes internos como los externos, requieren y desean.

6.1.3.1.Documentación de los procesos La documentación de un proceso debe tener en cuenta: Identificación del objetivo del proceso. Respondiendo las preguntas:

Cual es el propósito? ¿Cómo agrega valor? ¿Qué quiere el cliente?

Desarrollo del flujo grama del proceso,

o Identificando las necesidades de recursos humanos, los sistemas de información y equipos requeridos y las entradas y salidas que tiene el proceso

o Identificando todas las relaciones con los clientes y todas las salidas que se le son entregadas o Definiendo las reglas de decisión en los puntos del flujo grama que los requieren, evitando en lo

posible las aprobaciones y autorizaciones gerenciales, generadoras de retrasos innecesarios. 15 Diccionario de Salamanca.

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o Descomponiéndolo en subprocesos y aún en actividades y tareas cuando fuera necesario. Teniendo siempre presente que este subproceso, actividad o tarea debe generar valor agregado. Detallando principalmente lo que está generando problema.

o Estableciendo tiempos esperados del proceso y de los subprocesos. o Considerando futuras demandas de los clientes. o Teniendo en cuenta problemas de pérdida de información y de seguridad de la misma. o Siendo siempre crítico y preguntando: ¿Por qué?

Identificación formal de las medidas e indicadores de satisfacción de los requerimientos y deseos

del cliente (anticipando los cambios en estos deseos), así como de las metas u objetivo del proceso.

Ind 1 Ind 2...

Importancia relativa

Requerimiento 1

Requerimiento 2

Objetivo 1 Objetivo 2...

Análisis de la satisfacción del cliente, teniendo en cuenta la relación costo-beneficio.

6.1.3.2.Codificación interna de los procesos Los procesos tendrán una codificación asignada por la Gerencia de Planeación y Desarrollo, similar a la de los proyectos institucionales. Sin embargo, teniendo en cuenta que en los procesos participa más de una dependencia de UNIMINUTO, estos no se codificarán por centro de gestión sino por tipo de actividad.

6.2 Los procesos de UNIMINUTO en la Cadena de Valor Se presenta una lista no exhaustiva de los procesos de la Institución, que requiere del proceso participativo y permanente de revisión, selección y priorización, de tal forma que la Institución disponga de una lista dinámica de todos los procesos necesarios y suficientes para el logro de su misión.

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6.2.1. Procesos de Orientación y Direccionamiento

Macroproceso Actividades Procesos

Relaciones institucionales

Relaciones externas

Con Ministerio de Educación Nacional, ICFES, Secretarías de Educación, etc.

Con la prensa y la opinión pública Con asociaciones universitarias, Fodesep e instituciones educativas Con la Red Mutis De internacionalización Con otras entidades, comunidades y organizaciones de la sociedad civil.

Inteligencia de mercados

Para construir el modelo alternativo

Análisis de la competencia Análisis de la población objetivoAnálisis de productos Análisis de entorno

Innovación

Lanzamiento de nuevos productos y servicios

Definición de nuevos productos Análisis de mercado Factibilidad Autorización para el lanzamiento

6.2.2. Procesos Primarios 6.2.2.1.En las actividades académicas Los procesos primarios de la actividad académica se desarrollan teniendo en cuenta los diferentes niveles y modalidades educativos ofrecidos por la Corporación Universitaria Minuto de Dios a saber: - Media Vocacional. - Tecnológica. - Profesional en sus diversas modalidades (presencial, semipresencial, a distancia, virtual). - Especializaciones. - Educación Continuada. - Cursos libres.

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Macroproceso Descripción Procesos

Preparación

Conjunto de actividades previas a la prestación del servicio

Diseño Curricular (ProyectoCurricular de Programa16) Capacitación de personaldocente Matrícula y Registro AcadémicoAulas y laboratorios Insumos tecnológicos

Publicidad y promoción

conjunto de actividades para apoyar la compra del servicio

Selección de estudiantes Publicidad Promoción Relaciones con canales dedistribución Administración de la fuerza deventas

Financiación a estudiantes y a otros

Facilitar el acceso a los servicios

Definición de precios Financiación Interna Cobro de cartera Procesos de exclusión

Operación

conjunto de actividades requeridas para la prestación del servicio

Enseñanza Aprendizaje Investigación Proyección Social Bienestar Consejería Estudiantil Registro Académico Exclusión

Servicio posterior

conjunto de actividades para mantener el servicio prestado

Acompañamiento integral Mantenimiento logístico

Evaluación

6.2.2.2.En las asesorías En forma análoga a las actividades académicas descritas anteriormente, la Gerencia de Programas Especiales definirá los procesos inherentes a su área. 6.2.2.3.En Otras actividades

Las áreas responsables de las actividades complementarias y de las actividades financieras, desarrollaran los procesos relativos a sus actividades primarias.

16 Incluye costos del programa.

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6.2.3. Procesos de Apoyo

Macroproceso Descripción

Procesos

Abastecimiento de insumos

Adquisición y suministro de bienes y servicios

Identificación, negociación yCompra de suministros

Adquisición de equipos ytecnologías Transportes aéreos y terrestres yalojamiento. Contratación de serviciosprofesionales y técnicos.

Administración del recurso humano

Conjunto de actividades implicadas con el talento humano

Búsqueda y selección delrecurso humano Contratación Desarrollo y capacitación Evaluación Pago y compensación Negociación y/o participación Desvinculación

Tecnologías

Conjunto de actividades implicadas en el uso de las tecnologías

Oficina, mensajería, archivo Redes y Comunicación Sistema General de Información(Génesis - Sistema Uno,Contabilidad, Docentes)

Financiación Gestión derecursos financieros institucionales.

Optimización Financiera de loacadémico Optimización académica en lasasesorías Optimización Comercial Consecución y liquidación dedonaciones

6.2.4. Procesos de Seguimiento Auto-Evaluación

Auto evaluación con fines de calidad Mejoramiento continuo

Control Control y seguimiento

Cuadernos Institucionales - 03 Modelo de Gestión UNIMINUTO

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