Cuadro 8 Matriz de Riesgo (Nómina)santamargarita.gov.co/intranet/pdf/E.S.E/HABILITACION... ·...

ACTIVIDAD RIESGOSDESCRIPCIÓN DE LOS

RIESGOSAGENTES GENERADORES CAUSAS EFECTOS FRECUENCIA IMPACTO CALIFICACIÓN VALORACION

Auxiliar administrativo

(Nómina)

Empleado de la aseguradora.

Formulario


(Nómina)

Empleado de la aseguradora.

Formulario de aseguradoras

Perdida de papeleriaQue la papelería se extravié, o

se traspapelé


(Nómina)

• No archivar correctamente

(abrir carpeta)

• No realizar el procedimiento

de manera oportuna

• No contar con copias de los

documentos

• Demora en diligenciamiento

de formularios

• Problemas en al afiliación

2 20 40 GRAVE

Cuadro 8 Matriz de Riesgo (Nómina)

Entrega inoportuna de novedades.

Entrega inoportuna de las

novedades como en

incapacidades, retiros,

vacaciones, licencias no

remuneradas, licencia de

maternidad y horas extras con

recargos nocturnos y

festividad.

Subgerente administrativo

2Afiliación errónea del empleado al

sistema de seguridad social

Efectuar afiliación errónea del

empleado en salud, pensión,

ARP, caja de compensación y

cesantías en el momento del

ingreso en cada formulario.

GRAVE

Subgerente cientifico

2 20Error en la digitación

Ingresar en el sistema

informático institucional datos

erróneos ó equivocados al

ingreso del empleado

• Ingreso diferente en los

campos solicitados.

• Alteración de fechas.

• Manipulación del sistema

erróneamente o

voluntariamente

40

• Empleado inactivo ó

inexistente.

• No genera pagos ni

prestaciones sociales.

ING

RE

SO

DE

PE

RS

ON

AL

• Desafiliación del empleado y

grupo familiar.

• Pago inexistente del

cotizante.

• Cotización diferente a la

perteneciente a la

aseguradora.

• Reproceso contable.

• Equivocación en fechas de

ingreso real. Rezagos en

Menos semanas de cotización

en pensión del empleado

• Documentación incompleta

para el ingreso solicitado.

• Datos erróneos de la

documentación.

• Afiliación diferente ó

equivocada a la que pertenece

el empleado.

• No verificar formularios con

todos los campos solicitados

para la afiliación.

• Formularios desactualizados.

• No Verificar en hoja de vida

el sello radicado de cada

entidad ó aseguradora.

60

• Mal pago de salarios.

• Insatisfacción del empleado.

• Inconsistencia en el ingreso

base de cotización.


• Inconformidad con el pago

desembolsado.

• Costos para otro periodo

contable.

3 20

10 20

• Incumplimiento de procesos

de nómina.

• Exceso de poder.

• No existencia de acto

administrativo.

• Poca comprensión por la

necesidad económica del

empleado.

• Incumplimiento de normas

laborales.

• Desconocimiento de norma

laboral.

GRAVE

TOLERABLE

LIQ

UID

AC

IÒN

DE

SA

LA

RIO

S

QU

INC

EN

AL

ES

67











ING

RE

SO

DE

PE

RS

ON

AL


grupo familiar.


cotizante.


perteneciente a la

aseguradora.









documentación.



el empleado.








10 20 TOLERABLE

Auxiliar administrativo (nomina)


Contador

Gerente


Auxiliar administrativo (

tesoreria)


LIQ

UID

AC

IÒN

DE

SA

LA

RIO

S Q

UIN

CE

NA

LE

S

Cálculo erróneo sobre porcentajes

Cálculo erróneo sobre

porcentajes correspondientes

a seguridad social, para

fiscales, horas extras,

recargos nocturnos, horas

festivas y deducciones de libre

asociación.

1

Olvido ó equivocación de claves.

Calcular erróneamente los

porcentajes y el ingreso base

de cotización del empleado

para efectuar pago a la

asegurado

Sello y firma, visto bueno del

subgerente administrativo


(tesorero)

• Incumplimiento de normas

contables

• Desacato de ordenes de

actos administrativos

• Desconocimiento de cuadro

de turno

• Desorden en la

documentación

• Sobrecosto

• Sanciones económicas

• Ingreso base de cotización

erróneas

• Inconformidad del empleado.

1 40 40 GRAVE


• Mala memoria.

• No escribir la nueva clave en

lugar privado.

• Exceso de confianza.

• Desconocimiento del portal

bancario.

• Mal manejo electrónico de

clave disponible en el

momento.

40 GRAVE

1 ACEPTABLE

• Bloqueo de portal bancario.

• Insatisfacción del gerente.

• Pago inoportuno al empleado.

• Insatisfacción del empleado.

No verificación de valores.

5

No verificación de valores

reportados con los valores

pagados.

• Manipulación del sistema

informático institucional.

• Desconocimiento de

normatividad.

• Autorizar pagos sin

verificación de valores

reportados contra los pagados.

• Ausencia de monitoreo y

control permanente de saldos

pagados a cada empleado

• Dolo en los hechos

contables.

• Sobre costos.

• Mayor gasto contable al real.

• Alteración de información

contable.

• Incorrecta interpretación del

estado de resultados por

hechos contables inexistentes.

• Inadecuado flujo de

información para contabilidad.

Olvido ó equivocación en

digitación de clave asignada

por el banco para pagos por

transferencia de pagos para

nómina y proveedores.

5

40

GRAVE

• Sanción económica.

• Sobrecostos.

• Pago inoportuno.

• Responsabilidad fiscal.

• Decremento patrimonial.

• Mayor o menor pago

cancelado a las aseguradoras.

1 40 40

• Desconocimiento de norma.

• Manipulación de datos en el

sistema informativo

institucional.

• Verificación de saldos a

pagar contra saldos en

deducción del empleado.

• No efectuar revisión en

pagos a las aseguradoras

verificando ingreso base de

cotización y total a cotizar.

LIQ

UID

AC

IÒN

DE

SE

GU

RID

AD

SO

CIA

L

Cálculos erroneos.











ING

RE

SO

DE

PE

RS

ON

AL


grupo familiar.


cotizante.


perteneciente a la

aseguradora.









documentación.



el empleado.








10 20 TOLERABLE






GRAVE40

2

1 TOLERABLE

5

10

10

10

TOLERABLE

40

• Olvido.

• Carencia de acto

administrativo que lo autoriza

como resolución ó renuncia.

• Falta de formularios de

retiros.

• Generar pago a empleado

retirado.

• Efectuar pago a

aseguradoras de días no

laborados.

• Sobrecostos.


No recibir con antelación la

notificación de despido


laboral para empleados

públicos y oficiales.

• Carencia ó falta de idoneidad

del documento de aporte.

• Autorización sin revisión del

pago de estas obligaciones

laborales.

• Incorrecta aplicación por falta

de comprensión de la norma.

• Incapacidad para efectuar el

pago con el estricto

cumplimiento de la norma de la

administración pública.

1

• Sobrecostos.

• Empleado insatisfecho.

• Demandas del empleado.

• Iliquidez por gasto

innecesario.

• Costo/beneficio y costo de

oportunidades.

40 GRAVE

PA

GO

DE

PR

ES

TA

CIO

NE

S S

OC

IAL

ES

Liquidación erronea.

Liquidación errónea en valores

y en días de las prestaciones

sociales legales y extralegales

de los empleados vinculados a

la planta de cargos.

R

ET

IRO

DE

EM

PL

EA

DO

No efectuar retiro del empleado.

Retiro forsoso

Retiro voluntario

No ser atendida

oportunamente la carta de

renuncia por la alta dirección.

No efectuar el retiro del

empleado de las

administradoras de seguridad

social y del sistema informático

institucional de la ESE.

1 40

• Falta de información con la

alta dirección


procedimiento

• Negligencia por parte de la

alta administración

• Retraso en el empalme

• Aumento en el volumen de

trabajo

• Entrega de información

desactualizada.

• Desconocimiento de la norma

• Negligencia

• Renovación automática del

contrato

• Generación de un mayor

costo de la nomina,

sobrepasando el presupuesto

proyectado.











ING

RE

SO

DE

PE

RS

ON

AL


grupo familiar.


cotizante.


perteneciente a la

aseguradora.









documentación.



el empleado.








10 20 TOLERABLE


1 TOLERABLE10 10No recibir con antelación la

notificación de despido

R

ET

IRO

DE

EM

PL

EA

DO

Retiro forsoso • Desconocimiento de la norma

• Negligencia

• Renovación automática del

contrato

• Generación de un mayor

costo de la nomina,

sobrepasando el presupuesto

proyectado.











ING

RE

SO

DE

PE

RS

ON

AL


grupo familiar.


cotizante.


perteneciente a la

aseguradora.









documentación.



el empleado.








10 20 TOLERABLE



Planillas de pago


Ordenador del pago

Proveedor ò contratista

Normatividad

La no realización de lso pagos

• Desconocimiento de normas

contables y finanzas.

• Negligencia de tesoreros.

• Ausencia del perfil.

• Hay sanciones fiscales y

económicas.

• Mala imagen ante cliente

interno y externo.

• Perdida de un buen

proveedor.

• Existe suspensión en la

prestación de servicios.

• Existe incremento de precios.

• *Costo/beneficio.

• Perdida de credibilidad.

No efectuar conciliación de

saldos a favor ó en contra,

siguiendo con la normatividad

del ministerio de hacienda y

crédito público.

• Desconocimiento de la ley

715, decreto 3815 y 1636.

• Faltante de soportes de

pago.

• Incorrecta aplicación de la

norma.

• Falta conciliador por parte de

la aseguradora •

Monitoreo y control sobre la

conciliación.

• No generar actas de

conciliación.

• Desconocimiento de la deuda

ó exceso de pagos.

• Inflación en estados fríos

No efectuar consiliación de saldos.

CO

NC

ILIA

CIÒ

N C

ON

AS

EG

UR

AD

OR

AS

1 20 20 TOLERABLE

Pago inoportuno



Incumplimiento en la entrega de

soportes

Cuando el funcionario no

entrega tiempo la

documentación en el área de

facturación

• Auxiliar administrativo

• Personal asistencia

• Auditor medico

• Falta de entrenamiento e

inducción

• Negligencia u omisión del

funcionario

• Negligencia en la elaboración

de los soportes

• Falta de monitoreo y control

permanente

• Reproceso en la actividad no

cumplida

• Sobrecostos3 20 60 GRAVE

Clasificacion erroneaCuando la factura es

clasificada erroneamenteAuxiliar administrativo

• Desorden en la

documentación

• No verificación de la

respectiva autoridad

• Mala imagen para la empresa 2 20 40 GRAVE

CO

NS

OL

IDA

CIO

N

DE

LA

FA

CT

UR

AC

IÒN

Inexistencia de factura consolidadaCuando no se relaiza factura

de cobro a la aseguradora


(facturador)

• Subgerente

• contador

• Desactualizaciòn de software

• Fallas en el sistema

informático

• Negligencia por parte de los

funcionarios

• Perdida de credibilidad ante el

cliente

• Disminución de los ingresos

en relación con el presupuesto

proyectado

1 40 40 GRAVE

EN

VIO

Y

RA

DIC

AC

ION

DE

FA

CT

UR

A

Incumplimiento en la radicaciòn de

la factura

Cuando el mensajero no hace

radicar la facturacion


(facturador)

• Subgerente

• Mensajero

• Falta de sello

• Negligencia del mensajero

para radicar facturación

• Perdida o de la

documentación por robo o

extravió

• Entrega de facturación sin

radicado al área de cartera

• Detrimento patrimonial

1 10 10 TOLERABLE

Cuadro 10 Matriz de Riesgo (Cartera)

2 40

• Iliquidez

• Negligencia en el pago

oportuno


• Iliquidez

• Disminución en el flujo de

caja.

• Pago inoportuno a los

proveedores

• Cancelación de servicios

80 INACEPTABLECOBRO DE FACTURAS DE

LA ASEGURADORA

RE

CIB

O,

VE

RIF

ICA

CIÓ

N C

LA

SIF

ICA

CIÓ

N D

E L

AS

EN

TID

AD

ES

AS

EG

UR

AD

OR

AS

Pago inoportuno

Cuando la aseguradora no

paga a la ESE en el tiempo

estipulado

* Auxiliar administrativo

(cartera)



Cuadro 10 Matriz de Riesgo (Cartera)

RE

CIB

O,

VE

RIF

ICA

CIÓ

N C

LA

SIF

ICA

CIÓ

N D

E L

AS

EN

TID

AD

ES

AS

EG

UR

AD

OR

AS

40 GRAVE

80 INACEPTABLE

GE

ST

ION

AD

MIN

IST

RA

TIV

A D

E

CA

RT

ER

A

Poca gestion administrativa No ejecutar la politica de cobro


(cartera)

• Subgerente administrativo


laboral para empleados

públicos y oficiales.

• Carencia ó falta de idoneidad

del documento de aporte.

• Autorización sin revisión del

pago de estas obligaciones

laborales.

• Incorrecta aplicación por falta

de comprensión de la norma

RE

CIB

IR,

HA

CE

R Y

RA

DIC

AR

GL

OS

AS

No recibir soprtes de glosasNo gestionar el recibo y

radicacion de glosas


(cartera)

• Subgerente administrativo

• Mensajero

• Aseguradora

• Negligencia por parte del

mensajero y del auxiliar de

cartera para reclamar la glosa

• No generación del respectivo

documento

• Demora en la radicación de

glosas

• No depuración de cartera

• Disminución en el flujo de

efectivo

• Entrega inoportuna.

• Mala imagen de la ESE

40

• Sobrecostos.

• Empleado insatisfecho.

• Demandas del empleado.

• Iliquidez por gasto

innecesario.

• Costo/beneficio y costo de

oportunidades.

1 40

40 GRAVE1

Cuando se identifica la

consignacion o pago pero no

se identifica la factura


(cartera)

• Contador

• Soportes de pago

• Ausencia de soportes

• Incumplimiento de las

políticas de cartera

• Ausencia de conciliación de

cartera

• *Acumulación de

consignaciones por identificar

• Imputación errónea del

registro contable

correspondiente al deudor

• Inaplicabilidad de la norma


• Demandas legales

• Suspensión en la contratación

2 40COBRO DE FACTURAS DE

LA ASEGURADORADepuraciòn erronea de cartera



Subgerente Administrativa

Lideres de procesos

Contador


Contador


Contador


Contador


Contador

• Falta de comunicación con el

funcionario líder de cada

dependencia

• Pasar por alto contratos o

acontecimientos importantes

de cada dependencia


convenios que tiene cada

dependencia

• Falta de proyección

• Pasar por alto eventos

importantes

• Incumplimiento en los pagos

DE

SA

RR

OL

LO

Y E

LA

BO

RA

CIÒ

N

DE

L P

RE

SU

PU

ES

TO

Presupuesto no aprobado

La junta directiva de la ESE no

apruebe los ingresos y los

gastos señalados en el

presupuesto por cada

dependencia, y en el

presupuesto general

* Desgaste en la labor de

realizar el presupuesto

Resoluciones mal elaboradas

No incluir las generalidades

necesarias, ni explicación de

los ítems de cada rubro

adecuadamente en las

resoluciones para

diligenciamiento del

presupuesto.

Mala proyección de ingresos y

gastos

Proyección errónea de los

ingresos y gastos que

presentaran cada área de la

ESE

Falta de conocimiento de la

contratación

No tener conocimiento de

todas las contratos que las

ESE tiene con las EPS y las

ARP para realizar la proyección

del los ingresos

• Errores en el presupuesto

• No tener en cuenta

actividades importantes para el

desarrollo de las actividades de

la ESE

• Entrega inoportuna del

presupuesto del año siguiente

Cuadro 12 Matriz de Riesgo (Presupuesto)

Falta de comunicación con los

lideres de la ESE

No contar con buena

comunicación con todos los

funcionarios lideres de cada

dependencia para la

elaboración del presupuesto

• Falta de comunicación de los

funcionarios

• Negligencia


por parte de los funcionarios


normatividad


convenios y contratos

• Desconocimiento de la norma

• Mala comunicación con

funcionarios de las EPS y ARS

• Errores en el presupuesto

• Mala proyecciones

• Entrega inoportuna de

presupuesto

1 40 40 GRAVE

80

1

• Gastos innecesarios

• Valores muy altos y no

justificados

• Gastos no claros

1010

• Mala elaboración de

resoluciones

• Ítems no muy claros

• Rubros mal elaborados o

innecesarios

• Presupuesto mal elaborados

y no aceptados

• Atraso en la entrega de

presupuesto

1 5 5 ACEPTABLE

INACEPTABLE

2 20 40 GRAVE

2 40

TOLERABLE

ACTIVIDAD RIESGOSDESCRIPCIÓN DE

LOS RIESGOS

AGENTES

GENERADORESCAUSAS EFECTOS FRECUENCIA IMPACTO CALIFICACIÓN VALORACION

La interpretacion de los

hechos economicos,

sociales y ambientales

hallan sido identificados de

conformidad con lo

establecido en el regimen

de conrtabilidad publica

Que el personal

encargado del area no

tenga conocimiento o

manejo del Regimen

Contable Publico

Auxiliar de

contabilidad

Contador

*No seguir los

parametros dados por la

norma.

*No interpretacion

adecuada del hecho

economico

*No cumplir la ley

*Sanciones por parte

de las entidades de

vigilancia.

*La obligacion de

reclasificar y evaluar

los procedimientos

hechos

1 40 40 GRAVE

La identificacion del

hecho economico sea

aplicado a rubros no

correspondientes a

las areas y a las

solicitudes que

soportan los

documentos

Auxiliar de

contabilidad

* Que los documentos

no sean acorden a los

servicios o productos

requeridos. *

Que los documentos

cuando sean recibidos

no sean revisados de

acuerdo con las

estipulaciones dadas

por la ley.

* Que nos facturen

cosas rubros que no

correspondan

*Documentos fuentes

suministrados por los

entes internos y

externos.

*la Ejecucion en el area

de presupuestos que si

corresponda a lo

solicitado

40

Identificacion en los

productos del proceso

contable las cuales son

suministradas por el area y

los usuarios externos

* Contabilizacion

erronea

* Generacion de

Informes erroneos.

* Ejecucion

presupuestal

inadecuada.

IDE

NT

IFIC

AC

ION

Cuadro 14 Matriz de Riesgo (Contabilidad)

2 20 GRAVE


LOS RIESGOS

AGENTES



hecho economico sea


correspondientes a

las areas y a las

solicitudes que

soportan los

documentos

Auxiliar de

contabilidad




requeridos. *

Que los documentos



acuerdo con las


por la ley.

* Que nos facturen

cosas rubros que no

correspondan

*Documentos fuentes


entes internos y

externos.



corresponda a lo

solicitado

40






* Contabilizacion

erronea

* Generacion de

Informes erroneos.

* Ejecucion

presupuestal

inadecuada.

IDE

NT

IFIC

AC

ION


2 20 GRAVE

IDE

NT

IFIC

AC

ION

Descripcion de los hechos

economicos dentro de los

documentos

El no conociemiento

de aplicación de la

cuenta

Auxiliar de

contabilidad

Contador

*Desconocimiento de la

norma y procedimeitnos*Mala contabilizacion 1 40 40 GRAVE

Politicas para los hechos

generadores dentro del la

entidad, que sean

informen en forma

oportuna al area contable

La no existencia de las

politicas para el

trabajo en el area

Auxiliar de

contabilidad

Contador

* Que los

procedimientos no

correspondan a como

se deben realizar las

actividades del area.

* Generacion de la

informacion

incorrecta. No

adecuada para la

toma de decisiones

2 20 40 GRAVE

Comprension de las

Normas Contables

Comprender

adecuadamente las

normas contables, con

el fin de que al realizar

el registro contable,

correspona al hecho

realizado.

Auxiliar de

contabilidad

Contador

*Desconocimiento de la

norma.

*Contabilizacion del

hecho economico, en

una cuenta incorrecta.

* Mala

contabilizacion1 10 10 TOLERABLE

CL

AS

IFIC

AC

ION


LOS RIESGOS

AGENTES



hecho economico sea


correspondientes a

las areas y a las

solicitudes que

soportan los

documentos

Auxiliar de

contabilidad




requeridos. *

Que los documentos



acuerdo con las


por la ley.

* Que nos facturen

cosas rubros que no

correspondan

*Documentos fuentes


entes internos y

externos.



corresponda a lo

solicitado

40






* Contabilizacion

erronea

* Generacion de

Informes erroneos.

* Ejecucion

presupuestal

inadecuada.

IDE

NT

IFIC

AC

ION


2 20 GRAVE

Revision de los saldos

Que en las

conciliaciones de los

saldos de las cuentas,

no correspondan a los

saldos arrojados por la

demas areas, como

son (proveedores,

clientes y entre otras)

Auxiliar de

contabilidad

*Ingreso erronea de la

informacion.

*Aplicación a terceros

incorrectos.

*Clasificacion de las

cuentas, de manera

equivocada.

*Revision total de las

cuentas.

*Reclasificacion de

cuentas y de

terceros.

*Busqueda de

diferncias, lo cual

genera retrazos, en

los demas

procedimientos.

1 20 20 TOLERABLE

Utilizacion del Catalogo

General de Cuentas

desactualizado

La realizacion de la

clasificacion contable,

con un Catalogo de

Cuentas

desactualizados

Auxiliar de

Conatbilidad

* Se encuentra

desactualizadas las

Normas Contables

*Informacion no

acorde con la

realidad.

1 5 5 ACEPTABLE

CL

AS

IFIC

AC

ION


LOS RIESGOS

AGENTES



hecho economico sea


correspondientes a

las areas y a las

solicitudes que

soportan los

documentos

Auxiliar de

contabilidad




requeridos. *

Que los documentos



acuerdo con las


por la ley.

* Que nos facturen

cosas rubros que no

correspondan

*Documentos fuentes


entes internos y

externos.



corresponda a lo

solicitado

40






* Contabilizacion

erronea

* Generacion de

Informes erroneos.

* Ejecucion

presupuestal

inadecuada.

IDE

NT

IFIC

AC

ION


2 20 GRAVE

Imputacion en una cuenta

o codigo diferente

La clasificacion

incorrecta de las

cuentas y la aplicación

de los principios de

contabilidad de

manera erronea

Auxiliar de

Conatbilidad

* Reclasificacion de las

cuentas de manera

permanente

* Aumento en el

volumen de los

registros de manera

innecesaria, lo cual

hace que no se

cumplan los principio

de contabilidad

1 20 20 TOLERABLE

Registro por valores

superiores o inferiores al

que corresponda

Cuando en el

momento del ingreso

de la infomacion, se

cometieron errores en

el ingreso de las cifras,

lo que lleva a que a

informacion contable

no sea correcta

Auxiliar de

Conatbilidad

* Tener que realizar

ajustes, siendo el caso

que la informacion que

genera el área, no es

acorde a la realidad y a

la hora de la toma de

decisiones, no sean

acordes a la realidad.

*Cifras no acorde

con la realidad.

*Inconformidad al ser

revelada la

informacion

1 40 40 GRAVE

RE

GIS

TR

O Y

AJ

US

TE

S


LOS RIESGOS

AGENTES



hecho economico sea


correspondientes a

las areas y a las

solicitudes que

soportan los

documentos

Auxiliar de

contabilidad




requeridos. *

Que los documentos



acuerdo con las


por la ley.

* Que nos facturen

cosas rubros que no

correspondan

*Documentos fuentes


entes internos y

externos.



corresponda a lo

solicitado

40






* Contabilizacion

erronea

* Generacion de

Informes erroneos.

* Ejecucion

presupuestal

inadecuada.

IDE

NT

IFIC

AC

ION


2 20 GRAVE

RE

GIS

TR

O Y

AJ

US

TE

S

Hechos ocurridos no

generados

Que la informacion no

llegue en el tiempo

estipulado o no se

tuvo en cuenta en la

informacion contable y

por ende la

informacion contable

no se ajusta al periodo

Todas las areas

administrativas

*Que no se tengan en

cuenta todos los hechos

conomicos.

*Poca comunicación en

las áreas.

* Error en la

informacion y en la

revelacion de la

Contabilidad

1 40 40 GRAVE

Generacion inoportuna de

los estados, informes

contables al representante

legal y demas usuarios

La informacion

contable, no cumpla

con los tiempos

estipulados para la

presentacion tanto en

las entidades

gubernamentales

como aquellos

interesados en

conocer la informacion

Auxiliar de

contabilidad

Contador

*El no cumplir con el

principio de oportuno,

ya que la informacion

no se tiene en el

momento en que se

requiere.

*Esta demora,

perjudicque a la alta

ejecutiva en la toma de

decisiones.

*Informacion que no

sirve para tomar de

decisiones, ya que

esta fuera de todo

tiempo estipulado

1 20 20 TOLERABLE

ELABORACION

DE LOS

ESTADOS

CONTABLES Y

DEMAS

INFORMES


LOS RIESGOS

AGENTES



hecho economico sea


correspondientes a

las areas y a las

solicitudes que

soportan los

documentos

Auxiliar de

contabilidad




requeridos. *

Que los documentos



acuerdo con las


por la ley.

* Que nos facturen

cosas rubros que no

correspondan

*Documentos fuentes


entes internos y

externos.



corresponda a lo

solicitado

40






* Contabilizacion

erronea

* Generacion de

Informes erroneos.

* Ejecucion

presupuestal

inadecuada.

IDE

NT

IFIC

AC

ION


2 20 GRAVE

Revelacion insuficente en

los Estados Financieros.

Las Notas a los

Estados Financieros

no sean lo

sufientemente claras

para cualquier

individuo y que en

realidad no nos revele

en que estado esta la

entidad.

Contador

*Desinformacion.

*Poco entendimiento y

claridad en los

conceptos.

*La revelacion en las

notas a los estados no

correspondan a las

cifras presentadas en

ellos

*Que las notas a los

estados finacieros,

no cumplan la

funcion de dar

claridad a cada una

de las cifras

presentados en los

Estados Financieros

1 20 20 TOLERABLE

ELABORACION

DE LOS

ESTADOS

CONTABLES Y

DEMAS

INFORMES



Auxiliar administrativo (Tesoreria)

Auxiliar administrativo (Almacen)

Auxiliar administrativo (Cartera)


Auxiliar administrativo (Almacen)


Caja fuerte


.• Desconocimiento del tipo de

proveedor o servicio

• Demora en el pago

• Falta de auditoria constante

del encargado del área.

Cuadro 16 Matriz de Riesgo (Tesoreria)

• Demora en el pago de

proveedores

• Retraso en del despacho de

otros pedidos, por el pago

inoportuno.

3Mala clasificación de tipo de

prestador de servicio

10 20

GRAVE

10 10 TOLERABLE1

20 60 GRAVE

1

• Traspapelar del documento

• Falta de conocimiento del

manual de procedimiento

• Descuido

• Falta de control en

documentos originales.

• No existencia de una zona

restringida para el área de

tesorería.

• Robo de los documentos

• Fraude o perdida de los

documentos o títulos valores

• Perdida de contratos

• Desprestigio ante los

prestadores de servicio y

proveedores

TOLERABLE

Cuando en la oficina de

tesorería se mantiene los

documentos financieros

expuestos y sin ninguna clase

de resguardo

40 40

Vulnerabilidad de documentos

contables (desprotegido) y títulos

valores


contables

• Falta de auditoria permanente

por los responsables del

proceso


que rigen la administración

publica


información en los demás

procesos generadores de

información, como información

inoportuna, mal tramitada y

fuera del tiempo estipulado

• Falta de confidencialidad en

los informes contables

• Carencia de razón habilidad

en los saldos contables

• Registros contables

incompletos

• Hechos económicos

cumplidos y no registrados

2

Antes de causar y registrar la

factura en el sistema xenco, se

debe contar con la orden de

compra del departamento de

compras, demostrando que lo

descrito en este fue lo pedido y

recibido.

CA

US

AC

IÒN

F

AC

TU

RA

S

Incorrecta interpretación y

clasificación de los registros y

ajustes contables

Falta de orden de compra

Cuando la acusación de las

facturas se realiza en forma

errada, genera información

errónea en la parte contable,

ocasionando reproceso en el

área financiera

No registrarla correctamente

como Proveedor o

administrador de un servicio.




10 10 TOLERABLE1


contables



proceso



publica












incompletos



CA

US

AC

IÒN

F

AC

TU

RA

S



ajustes contables






área financiera

Ordenador de gastos

• Falta de auditoria en el orden

numérico y cronológico de los

documentos

• Conducta irregular del

funcionario en el manejo de la

información

• Inexistencia de

documentación para las

auditorias que se realizan en

las áreas contables

Normatividad • Utilización de la información

para el manejo personal

• Desprestigio en las entidades

bancarias


Ordenador del pago (subgerente

administrativo y gerente)

Proveedores y contratistas

Normatividad

Auxiliar administrativo (Tesoreria,

recaudador y cartera)

Ordenador del pago

Sistemas de informacion softare

Inexistencia de monitoreo y control

en pagos y recaudos

PA

GO

S D

E F

AC

TU

RA

CIÒ

N (

PR

OV

EE

DO

RE

S,

PR

ES

TA

DO

RE

S D

E S

ER

VIC

IOS

)

TOLERABLE

40 40


contables



proceso

• Conducta irregular de los

funcionarios responsables del

cargo

• Fraude o engaño en valores

• Retroceso en la ejecución de

operaciones contables

• Morosidad en los pagos


GRAVE

1 GRAVE

Cuando la ESE no cancela en

forma oportuna las facturas

causadas a los diferentes

proveedores de acuerdo a los

limites de pago estimados por

el proveedor.

Cuando en la oficina de

tesorería se mantiene los

documentos financieros

expuestos y sin ninguna clase

de resguardo

20

20 60

1


contables y financiera

• Negligencia del auxiliar de

administración

• Ausencia del perfil

• Ausencia del procedimiento

escrito

• Sanciones fiscales y

económicas

• Mala imagen para la

institución

• Perdida de un buen proveedor

• Mayor costo en los productos

• Costo/beneficio perdida de

credibilidad

• Suspensión en la

presentación de un servicio

Cuando no se utiliza un

monitoreo permanente y

auditoria por parte de la

persona responsable del

proceso contable que es el

contador de la ESE

20

3Pagos inoportunos

CA

US

AC

ION

F

AC

TU

RA

S

Vulnerabilidad de documentos

contables (desprotegido) y títulos

valores




10 10 TOLERABLE1


contables



proceso



publica












incompletos



CA

US

AC

IÒN

F

AC

TU

RA

S



ajustes contables






área financiera

Equipo de computo

Inexistencia de monitoreo y control

en pagos y recaudosP

AG

OS

DE

FA

CT

UR

AC

IÒN

( P

RO

VE

ED

OR

ES

, P

RE

ST

AD

OR

ES

DE

SE

RV

ICIO

S)

TOLERABLE


contables



proceso

• Conducta irregular de los

funcionarios responsables del

cargo

• Fraude o engaño en valores

• Retroceso en la ejecución de

operaciones contables

• Morosidad en los pagos


201

Cuando no se utiliza un

monitoreo permanente y

auditoria por parte de la

persona responsable del

proceso contable que es el

contador de la ESE

20




10 10 TOLERABLE1


contables



proceso



publica












incompletos



CA

US

AC

IÒN

F

AC

TU

RA

S



ajustes contables






área financiera


Contador

Estatuto tributario

• Traspapelado de documentos

• Desconocimiento de la

normatividad

• Descuido

• Demora en el pago

• Suspensión en la

presentación de un servicio

En el momento de realizar los

pagos, no tener toda la

documentación necesaria que

soporte dicho pago.

Sanciones tributarias

falta de soporte en pagos Auxiliar administrativo (Tesoreria)

PA

GO

S D

E F

AC

TU

RA

CIÒ

N (

PR

OV

EE

DO

RE

S,

PR

ES

TA

DO

RE

S D

E S

ER

VIC

IOS

)

1

40 40

20 20 TOLERABLE

GRAVE

Cuando el auxiliar

administrativo no realiza

adecuadamente las

Retenciones en la Fuente e IVA

de acuerdo a las compras, se

pueden generar sanciones por

parte de la DIAN.

• Desconocimiento y

actualización de normas

tributarias

• Desconocimiento de bases

gravables y porcentajes de

impuestos

• Falta de verificación de la

clase de proveedor

(simplificado, gran

contribuyente, auto retenedor)

• Sanciones tributarias

• Aumento de los gastos

• Desprestigio de la ESE ante

el proveedor

• Reproceso contable

1

PA

GO

S D

E F

AC

TU

RA

CIÒ

N (

PR

OV

EE

DO

RE

S,

PR

ES

TA

DO

RE

S D

E S

ER

VIC

IOS

)


LOS RIESGOS

AGENTES


FA

CT

UR

AC

ION

D

EL

SE

RV

CIO

Error en la facturacion

del servicio

Cuando servicio

solicitado por el cliente

no corresponde

totalmente al

requerido

* Auxiliar de

facturacion

* Descuido por

parte del facturador

* la orden de

servicio no

corresponde a lo

facturado

* Inconformidad por

parte de cliente

* retraso en las

entregas del servicios

1 40 40 GRAVE

la no habilitacion para

realizar la facturacion

Cuando no se renova

la resolucion que da

pie a la elaboracion de

factura

* Auxiliar

administrativo

(facturador)

* Contador

* Descuido por

parte del contador

*Desconocimiento

de la norma

* sanciones tributarias

* Inconsistencia en la

facturacion

1 40 40 GRAVE

Error en digitacion

Cuando se ingresa

informacion a la

factura que no

corresponde a las

ordenes de servicio

* Auxiliar de

facturacion

* Ingresar

informacion erroena

en los campos

solicitados.

* Alteración de

valores.

* Manipulación del

sistema

erroneamente o

involuntariamente

* inconsistencia en la

factura

* perdida de dinero por

parte de la ESE

1 40 40 GRAVE

Cuadro 18 Matriz de Riesgo (Facturación)

RE

AL

IZA

CIO

N D

E F

AC

TU

RA

CIO

N


LOS RIESGOS

AGENTES



La no discriminacion de

los impuetos

Cuando no se tiene en

cuenta los impuestos

que recaen sobre la

prestacion servicio

ofrecido por la ESE

* Auxiliar

administrativo

(facturador)

* Contador

* Desconocimiento

de la norma

tributaria

* Evacion de impuestos

* sanciones triburtarias1 40 40 GRAVE

No cumplir con los

requisitos de la factura

No realizar la factura

según la ley y los

requisitos que para

esta son obligatorios

como lo son el nombre

o razon social, valor,

consecutivo etc.

* Auxiliar

administrativo

(facturador)

* Contador

*Desconocimiento

de la norma

* Sanciones por parte

de la Dian1 40 40 GRAVE

No conservar

consecutivo

Cuando no se lleva la

facturacion de forma

ordenada y con su

correspondiente

consecutivo

* Auxiliar

administrativo

(facturador)

* Contador

* Problemas en el

sistema de

facturacion

* Extraviar la

facturacion anulada


de la Dian

* Irregularidades en la

contabilidad1 20 20 TOLERABLE

RE

AL

IZA

CIO

N D

E F

AC

TU

RA

CIO

N


LOS RIESGOS

AGENTES



EN

TR

EG

A D

E F

AC

TU

RA

No hacer firmar la

factura

Cuando se entrega la

factura y la copia no

cuenta con la firma del

cliente

* Auxiliar de

facturacion

*Descuido por parte

del personal

encargado de la

entrega de la

faturacion

* Dificultad al momento

de realizar un cobro

* falta de recursos al

momento de soportar la

obligacion del cliente

1 20 20 TOLERABLE

CO

NS

ER

VA

CIO

N Y

AR

CH

IVO

DE

FA

CT

UR

AS

Destruir facturacion

anulada y extravio de

factura

Cuando al momneto

de anular una factura

se extravia o se le

genera cualquier tipo

de daño

* Auxiliar de

facturacion

*Descuadre en el

consecutivo de

facturacion


de la Dian

* Dificultad al momento

de realizar un cobro

1 40 40 GRAVE

Cuadro 8 Matriz de Riesgo (Nómina)santamargarita.gov.co/intranet/pdf/E.S.E/HABILITACION... ·...

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