CUANTIFICACIÓN Y/0

CUALIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN

DE ADVERTENCIA

CÓDIGO: PR.3-112.04

VERSION: 1.0

FECHA: OCTUBRE 11

DE 2010

2

1. OBJETIVO Establecer las actividades para identificar, analizar, documentar, clasificar, cuantificar, cualificar, aprobar, registrar e informar los beneficios del control fiscal y sus impactos sociales, resultado de las funciones de advertencia.

2. ALCANCE Conocer e identificar los hechos generadores de beneficios de las funciones de advertencia.

3. BASE LEGAL

Constitución Política de Colombia

Ley 42 de 1993 “por la cual se organiza el Sistema de Control Fiscal, Financiero y los organismos que lo ejercen”.

Ley 489 de 1998

Ley 136 de 1994

Decretos Reglamentarios

Ordenanzas departamentales

Acuerdos Municipales

Resoluciones Reglamentarias

4. DEFINICIONES

ACCIÓN CORRECTIVA: Actividad(es) adelantada(s) por el sujeto de control (Macro y/o Micro) para subsanar, o corregir las causas de la observación efectuada por la Contraloría, en alguna de sus actuaciones.

ACCION PREVENTIVA: Acciones adoptadas por los sujetos de control, encaminadas a eliminar las causas de hallazgos fiscales potenciales para prevenir su ocurrencia, como resultado de advertencias u otros pronunciamientos de control preventivo por parte de la Contraloría.

ADVERTENCIA: Pronunciamiento de carácter preventivo, por parte de la Contraloría, cuando está en grave riesgo el patrimonio público.

CUANTIFICACIÓN Y/0

CUALIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN

DE ADVERTENCIA

CÓDIGO: PR.3-112.04

VERSION: 1.0

FECHA: OCTUBRE 11

DE 2010

3

AHORRO: Erogación dejada de hacer o pagar por parte del Sujeto de Control, al realizar una acción correctiva, a instancias del organismo de control fiscal o del control fiscal participativo. Ejemplos:

Supresión o modificación de actividades, procesos o dependencias. Estos beneficios pueden ser medidos calculando los recursos ahorrados.

Modificación de las condiciones de algunos compromisos u obligaciones onerosas o inequitativas para la Entidad haciéndolas menos gravosas.

BENEFICIO: Impacto positivo en el sujeto de control y/o la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede derivarse del Proceso auditor, o de advertencias comunicadas, pronunciamientos, acciones del control fiscal participativo y resultados del proceso de responsabilidad fiscal; entre otros. Estos beneficios consisten en ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos alcanzados por un Sujeto de Control. Sus efectos se traducen en el mejoramiento continuo de la gestión pública y la calidad de vida de la comunidad. Por regla general esos impactos o cambios positivos deben ser medibles o cuantificables. Cuando la medición no sea posible, se deberá documentar, describir y cualificar claramente el beneficio social, mejoramiento o impacto obtenido, indicando el número aproximado de población beneficiada. Cuando el beneficio se derive de la Función de Advertencia, debe estar sustentado en un estudio previo, en el cual se identifiquen los riesgos que hubieren podido afectar el patrimonio público.

BENEFICIO AMBIENTAL: Mejora de las condiciones, que una acción puede generar en los recursos naturales y el medio ambiente, que surge como consecuencia de la observación o actuación de la Contraloría.

COMPENSACION: Acción correctiva adelantada por un sujeto de control o un particular ante un hallazgo, advertencia u otro tipo de pronunciamiento de la Contraloría, que genere como resultado el resarcimiento por el daño causado al patrimonio ambiental. Consiste en igualar en opuesto sentido el efecto negativo causado.

CUANTIFICACIÓN Y/0

CUALIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN

DE ADVERTENCIA

CÓDIGO: PR.3-112.04

VERSION: 1.0

FECHA: OCTUBRE 11

DE 2010

4

IMPACTO: Cambio (positivo o negativo), generado - a partir de una línea de base - por una política, programa o proyecto, sobre la población a la cual va dirigida la acción.

IMPACTO DE CONTROL SOCIAL: Mejora que, gracias al ejercicio del control fiscal participativo y como resultado de una intervención de la administración, experimenta una comunidad respecto a una situación problemática deficitaria precedente.

LÍNEA DE BASE: Es el valor del indicador del problema social identificado que se va a solucionar o a mitigar con la intervención del sujeto de control a través de sus planes, programas y proyectos. Las contralorías evalúan la consistencia de las líneas de base para medir su propia contribución al mejoramiento de la gestión pública desde su labor de control fiscal.

MITIGACION: Acción correctiva adelantada por un sujeto de control o un particular ante un hallazgo, advertencia u otro tipo de pronunciamiento de la Contraloría, que genere como resultado la mitigación o disminución de los efectos negativos del daño causado al patrimonio ambiental.

RECUPERACION: Valor derivado de acciones correctivas realizadas por un sujeto de control en cuanto a la reincorporación de bienes o derechos por devolución, reintegro, cancelación, supresión o reducción de obligaciones existentes. Lo anterior, se traduce en el aumento patrimonial sin erogación de fondos, e incluye las recuperaciones de cuencas, acequias y humedales, rondas, espacio público, usos del suelo, reubicaciones, movilidad, población beneficiada de todos los anteriores, gracias a los pronunciamientos del organismo de control. Incluye también el cobro persuasivo y coactivo generado por el Proceso de Responsabilidad Fiscal. Algunos casos son:

Identificación de derechos que las entidades no ejercen, tales como la acreditación de la propiedad de muebles o inmuebles, aplicación de multas, cobro de intereses moratorios, recuperación coactiva de cartera, entre otros. El beneficio de este tipo de hallazgos inicialmente puede equipararse al valor de los bienes incorporados o el dinero proveniente de los derechos ejercidos.

Recuperación de activos o eliminación de pasivos inexistentes, entre otros.

RECUPERACIONES O AHORROS “POTENCIALES”: Cubren realizaciones futuras y se cuantifican o reclasifican como directos cuando: se causen, cobren o paguen. La parte restante se reporta una vez se verifique su realización y obedecen a cálculos y

CUANTIFICACIÓN Y/0

CUALIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN

DE ADVERTENCIA

CÓDIGO: PR.3-112.04

VERSION: 1.0

FECHA: OCTUBRE 11

DE 2010

5

proyecciones generados por la modificación de las condiciones de algunos derechos, compromisos u obligaciones que incrementan el patrimonio o producen mayores ingresos a las entidades. Adicionalmente, comprende los Fallos con Responsabilidad Fiscal, en los cuales se cuantifica el detrimento al patrimonio y los respectivos responsables de resarcir los perjuicios causados. Aquí se determinan valores que serán reintegrados en la medida del avance del cobro coactivo comprendido en las recuperaciones. En estos eventos se debe tener en cuenta la parte que se vaya causando y cobrando o pagando según se presente, la parte restante se reportará a medida que se verifique su realización. Los procesos Micro, Macro y participación ciudadana reportarán como Recuperaciones o Ahorros Potenciales, los derivados de hallazgos fiscales o de indagaciones preliminares cuya determinación definitiva será dada por el Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

5. CRITERIOS PARA ESTABLECER BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL Para calificar la existencia de ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos se deben tener en cuenta uno o varios de los siguientes criterios orientadores:

Que se trate de acciones evidenciadas, debidamente soportadas.

Que correspondan al seguimiento de las acciones establecidas en los planes de mejoramiento.

Que correspondan a acciones producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o advertencias efectuadas por la Contraloría, implementadas y debidamente soportadas por el sujeto de control.

Que sea cuantificable y/o cualificable.

Que exista una relación directa entre la acción de mejora y el beneficio.

Responsable: Profesionales Especializado y Universitario Grado 01División de Economía y Finanzas Públicas.

CUANTIFICACIÓN Y/0

CUALIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN

DE ADVERTENCIA

CÓDIGO: PR.3-112.04

VERSION: 1.0

FECHA: OCTUBRE 11

DE 2010

6

6. SOPORTES Documentos idóneos, que evidencian de manera objetiva:

Hechos o situaciones irregulares detectadas y comunicadas por la Contraloría.

La relación de causalidad entre el pronunciamiento de la Contraloría y la acción emprendida por el Sujeto de Control.

7. REGISTROS Y FORMATOS

REPORTE BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL.

8. ANEXOS ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO.

9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N° RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACIONES

1

Contralor, Profesional Especializado División de

Economía y Finanzas Públicas

Efectúa seguimiento a los hechos generadores de beneficios de control fiscal, resultante de la función de advertencia.

Comunicación Externa

Se requiere al sujeto de control con el fin de que informe si se han tomado correctivos y si lo han hecho cuales han sido sus resultados, con base en la función de advertencia proferida por esta Contraloría

2 Profesional Especializado División de Economía y

Finanzas Públicas

Obtiene evidencia en el sujeto de control y en la Contraloría, sobre la nueva situación bajo exámen, con base en los soportes reales según corresponda, estableciendo:

El hecho o situación irregular comunicada por la contraloría

La acción correctiva o preventiva adoptada por el Sujeto de Control

Cuantificación

Tipo de beneficio y/o impacto logrado cuantificable y/o cualificable.

Cuantificación y…o cualificación de la acción correctiva

CUANTIFICACIÓN Y/0

CUALIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN

DE ADVERTENCIA

CÓDIGO: PR.3-112.04

VERSION: 1.0

FECHA: OCTUBRE 11

DE 2010

7

N° RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACIONES

3 Profesional Especializado División de Economía y

Finanzas Públicas

Diligencia el respectivo formato de reporte de beneficios del control fiscal, y lo remite al Contralor para que autorice su registro y publicación.

Formato Diligenciado

4 Contralor

Estudia, aprueba y ordena su registro y publicación ó desaprueba y devuelve al Profesional Especializado de la División de Economía y Finanzas Públicas para que se corrija, subsane, complete o archive, si a ello hubiere lugar.

Formato de Solicitud de difusión en la Página Web de la Contraloría General de Caldas de la Función de Advertencia.

5 Profesional (Ingeniero

Sistemas)

Publica en la página Web los beneficios de las Funciones de Advertencia que el Contralor autorice.

Elaboró: Luz Mirella Gómez Giraldo

Revisó: Lyndon Alberto Chavarriaga Montoya

Aprobó: Carlos Manuel Llano Alzate

Cargo: Profesional Especializado Economía y Finanzas Públicas

Cargo: Asesor de Planeación

Cargo: Contralor

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ORIGEN DE LOS CAMBIOS FECHA

1.0

Se incluyó nuevo procedimiento

OCTUBRE 11 DE 2010

Cambio de Logo Mayo 10 de 2013

9

ANEXO No. 1 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO

1. ANÁLISIS

Nombre Sujeto de Control: Escriba el nombre de la entidad en la que se determina el beneficio.

Descripción del hecho o situación irregular detectada: Realice una breve explicación de la situación detectada que dio origen al beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia del hecho y efectos de la deficiencia.

Documento de origen: Señale el tipo de documento en el que se comunicó el hecho o situación irregular detectada de acuerdo con la siguiente convención: Función de Advertencia (FA).

Acción Correctiva: describa la solución dada por el sujeto de control (memorandos, resoluciones, convenios, planes de mejoramiento, reclamaciones, demandas, actas de liquidación, órdenes de pago, comprobantes, etc.) para subsanar la causa que generó la observación de la Contraloría y la fecha en que se materializó la acción correctiva. Igual descripción para la acción preventiva que evitó el daño patrimonial.

2. CLASIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE BENEFICIOS Determine si el beneficio es directo o indirecto y ubíquese en la columna respectiva.

Beneficios directos: Registre el valor de ahorro o de recuperación o valor potencial, según sea el caso, de acuerdo con las definiciones dadas en el numeral 4 de este procedimiento.

Beneficios indirectos cuantificables: Señale la cuantía del beneficio indirecto generado.

Evidencia del beneficio: Relacione en orden cronológico las evidencias acreditadas, en los cuales se puede verificar la acción adelantada por el sujeto de control. Ejemplo: oficios del Sujeto de Control, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, entre otros.