Nueva versión de estado de ítems Mejora de opción

Con esta actualización, es posible contar con una auditoría de todas las acciones de bloqueo, desbloqueo y cambio de estado que el usuario ejecute sobre las actividades del proyecto, ya que se guarda un registro completo de los cambios de estado que se hagan sobre los ítems desde el submódulo Ejecución.

Así mismo, el usuario podrá cambiar masivamente el estado de las actividades del proyecto para aplicar las respectivas restricciones de pedidos, contratos y salidas inherentes a esta función.

La esencia y el alcance funcional del estado de ítems no cambia; es decir, la función de cambio de estados, de aplicación y el levantamiento de restricciones en bloqueo, sigue funcionando de la misma manera en cuanto a su incidencia en los submódulos de Contratos y Almacén.

El actual estado de ítems que contempla tanto el bloqueo en valor como en cantidad para contratos y salidas, no tiene ningún tipo de auditoría en el cual el usuario pueda revisar las acciones de aplicación o levantamiento de restricciones sobre las diferentes actividades; asimismo, el cambio de estados es de carácter individual.

Sin embargo, gracias a esta nueva funcionalidad, no solamente se ofrecen grandes mejoras en la auditoría de cambios sobre el ítem, sino también se abre la posibilidad para que el usuario cambie masivamente el estado de las actividades del proyecto.

Beneficios • Contar con auditoría completa sobre las acciones de

bloqueo, desbloqueo y cambio que se ejecuten sobre cada actividad del proyecto. Esta auditoría también incluye los cambios de estado que se realicen sobre el ítem desde las actas de avance estándar.

• Cambiar de forma masiva el estado de las actividades correspondientes al proyecto, para llevar a cabo las restricciones de pedidos, contratos y salidas.

Para tener en cuenta Esta actualización aplica únicamente para clientes que cuenten con la más reciente versión del marco SINCO ERP (V3).

Para la instalación de esta mejora, es necesario contar con el Add-on ADPRO 035 - Bloqueo por cantidad y valor total de ítem en contratos y salidas de almacén.

Con el propósito de ampliar la información, sugerimos revisar el instructivo que inicia en la página 2 del presente documento, en el cual se describe con mayor detalle el funcionamiento de esta opción.

Al instalar este Add-on, se reemplaza la actual opción de estado de ítems. A pesar de que se trata de la misma ruta del menú, la función cambia visual y funcionalmente. Por lo tanto, esta opción debe asignarse a los perfiles y/o usuarios según corresponda, dado que tras la actualización, la anterior función dejará de estar disponible.

* Por entorno con base de datos principal

Cuenta con la auditoría de las acciones ejecutadas (bloqueo, desbloqueo y cambio) sobre las actividades del proyecto ADPRO-057

Julio 2017

Rutas de la opción

ADPRO / Ejecución / Estado de ítems

Implementación en entorno de

pruebas y producción

5 horas*

Base de datos adicional 1 horas

Capacitación 0 horas

Remite

Este comunicado al líder del módulo SINCO ADPRO en tu empresa.

(+571) 5 190 345 Ext. 768

operaciones@sinco.com.co

Solicita

Esta actualización a través de un help desk con categoría requerimiento.

W W W . S I N C O . C O M . C O

Recuerda que si no estás suscrito

al Plan de Mantenimiento Anual, se

te generará un cobro adicional por

concepto de licenciamiento por

esta actualización.

1

MÓDULO ADPRO

SUBMODULO Ejecución

OPCIÓN Estado de ítems

RUTAS • ADPRO / Ejecución / Estado de ítems

OBJETIVO DE LA OPCIÓN

Con esta opción, desde la página de estado de ítems del módulo Ejecución se puede definir el bloqueo de actividades por cantidad o valor de forma independiente, de tal forma que en la elaboración del contrato no se sobrepasen los valores y /o cantidades definidos previamente desde el presupuesto y/o proyección para cada actividad del presupuesto. Adicionalmente, y también desde la opción de estado de ítems, se permite el bloqueo en salidas de almacén por cantidad y/o por valor de forma independiente sobre cada actividad.

El presente instructivo ilustra el manejo de la función de estado de ítems y esta estructura: 1. Ingreso a la función. 2. Entorno funcional de estado de ítems 3. Procedimiento operativo.

1. Ingreso a la función El control del estado de ítems es por proyecto; por lo tanto, previamente se debe tener seleccionado el proyecto sobre el cual se desea intervenir el estado de los ítems o actividades presupuestales. Para realizar los cambios de estado de los ítems y bloqueos en contratos y salidas, se debe ingresar a la ruta ADPRO/Ejecución/Estado de ítems

Instructivo ADPRO 057

Nueva versión de estado de ítems

2

2. Entorno funcional de la opción de estado de ítems: Casillas de consulta e íconos 2.1. Casillas de consulta y edición:

• Capítulo: Ingrese el número, la descripción y/o parte de la misma del capítulo; oprima la tecla TAB y aparecerán los capítulos que necesite consultar.

• Subcapítulo: Seleccione el subcapítulo que requiere consultar.

• Ítems: Ingrese el número o la descripción del ítem que desea buscar en específico.

• Estado: Seleccione el estado de los ítems que requiere consultar. Existen tres estados de actividades: No Iniciado, En ejecución y Terminado.

2.2. Íconos: En la opción se pueden identificar una serie de íconos que constituyen vínculos a

procesos independientes. A continuación, se precisa el alcance funcional de cada ícono:

Ícono

Alcance funcional:

Auditoría: Al hacer clic sobre este ícono, el sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos generados por ítem, en cuanto a bloqueos, desbloqueos y cambios de estados.

3

3. Procedimiento operativo Al ingresar a la opción de estado de ítems, en primera instancia se visualizará la pantalla presentada a continuación:

3.1. Generación de consulta: Para realizar algún tipo de filtro, oprima el ícono

Allí aparecerá un panel de filtros; ingrese la información necesaria en los filtros de búsqueda para ejecutar la consulta y luego oprima el botón consultar, en donde aparecerá la siguiente pantalla, listando las actividades del proyecto según el filtro aplicado:

4

3.2. Cambio de estados: Posteriormente se encuentra la columna del Estado. Según el estado de la actividad, el usuario puede configurarla como No Iniciado, En Ejecución o Terminado masiva o individualmente.

Al generar el cambio de estado de ítems masivamente, se arroja un mensaje de confirmación:

Si la actividad está en estado No iniciado, no se puede pedir ni contratar insumo alguno del ítem seleccionado. Sin embargo, muchas veces se debe contratar una actividad sin que esta haya comenzado su ejecución. Para esto existen las siguientes columnas de Aplica en. Para recrear esta situación, el usuario puede poner la actividad en ejecución y ordenarle al sistema que aplica en

5

contratos, mas no en almacén. De esta forma, será posible contratar la actividad, mas no realizar pedidos de insumos que hagan parte del ítem en cuestión. Si el estado de la actividad es Terminado, no se pueden pedir más insumos del APU de la misma, ni se va a poder seguir contratando sobre la actividad o generando salidas de almacén. 3.3. Tipos de bloqueo: Al lado de la columna de aplica en existen dos tipos de bloqueos: Bloqueo de contratos: Por medio de este bloqueo se puede, precisamente, bloquear las actividades tanto cantidad como valor, con el fin de que solo se pueda contratar las actividades o insumos presupuestales a precios y cantidades menores o iguales a los presupuestados. Bloqueo de salidas de almacén: Esta opción viene habilitada para todas las actividades del presupuesto. Por medio de este bloqueo se evita que se hagan salidas de insumos a actividades que no tengan proyectados los insumos en su APU, o que no tengan la suficiente cantidad pendiente (proyectado menos consumido) de ese insumo para hacer la salida. Al desactivar este bloqueo, el usuario podrá descargar cualquier insumo a la actividad desbloqueada a la hora de hacer salidas de almacén, sin importar que no exista dicho insumo en el APU de la actividad. Con el bloqueo en valor se valida que los consumos por salidas no excedan los valores proyectados pendientes por consumir para la actividad (total del ítem). El sistema mantiene el bloqueo, no solo

6

en el momento de realizar salidas, sino también si se requiere editar la cantidad de la salida de almacén. 3.4. Auditoria: En la última columna aparece el icono Al hacer clic sobre este ícono, el

sistema genera una ventana emergente en la cual se consolida la totalidad de la línea histórica con todos los movimientos realizados en cada ítem, permitiendo auditar el estado del registro, el usuario responsable y la fecha y hora de cada movimiento de bloqueo, desbloqueo o cambio de estado.