lAS CUENTAS DE ORDEN

Las cuentas de orden son definidas como aquellas que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican el activo, el pasivo o el capital de la empresa, pero que, a pesar de ello, es necesario registrar en libros para consignar derechos u obligaciones que entraan, con fines de recordatorio, o bien, para controlar algunos aspectos de la administracin

CONTABILIDAD

Contablemente existen tres maneras de registrar los nombres de las cuentas de orden; la primera es asignando un nombre distinto pero semejante entre deudoras y acreedoras; por ejemplo Activos castigados y Castigo en Activos, Activos adquiridos y Adquisicin de activos; la segunda forma sera agregando las palabras por contra; por ejemplo Activos castigados y Activos castigados por contra, Adquisicin de activos y Adquisicin de activos por contra; y la tercera forma es agregar la palabra debe para las cuentas deudora y haber para las cuentas acreedoras, Activos castigados debe y Activos Castigados haber, Adquisicin de activos debe y Adquisicin de activos haber

CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Las cuentas de orden segn su clase o naturaleza se dividen en dos grandes grupos deudoras y acreedoras, que a su vez tienen las cuentas en contra para cumplir con el principio de la partida doble, no hay Debe sin Haber. Estas cuentas registran aquellos valores ajenos, como depsitos en garanta de prstamos o los bienes muebles e inmuebles con el objetivo de garantizar la cobranza de una cartera, adems de que llevan un control de los valores que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de las instituciones

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Registra los valores en custodia, en garanta y otras cuentas de similar naturaleza.

Todas las cuentas que conforman este rubro se debitarn sin necesidad de que cada una tenga su contrapartida, acreditndose a una cuenta genrica 7.2 Cuentas de de orden Acreedoras por el contrario

VALORES EN CUSTODIA

Se debita por los valores nominales de los depsitos que mantenga la aseguradora y reaseguradora en custodia de los bancos del pas o en la misma compaa.

Se llevarn auxiliares que permitan el control de los valores mobiliarios depositados a la orden conjunta con la Superintendencia de Bancos y Seguros y los que se encuentren a libre disposicin de la compaa

VALORES EN GARANTIA

Se debita por los documentos, ttulos u otros bienes que la compaa reciba en contra garanta por las plizas de fianzas.

Se debe mantener un inventario actualizado a disposicin de la Superintendencia de Bancos y Seguros.

OTRAS CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Son aquellas que reflejan hechos o circunstancias de las cuales se pueden generar derechos del ente econmico, derivados de un contrato o compromiso.

Se debita por los valores que por conceptos no comprendidos en las cuentas anteriores y que para el mejor control de sus operaciones lleve la compaa en auxiliares separados, como documentos entregados al cobro entre otros.

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Son aquellas que reflejan hechos o circunstancias de las cuales se pueden generar posibles obligaciones derivadas de un contrato o compromiso.

Su registro se har un crdito o abono a la cuenta de orden acreedora respectiva segn su grupo y su contrapartida se registra con cargo a la cuenta: Acreedoras en contra

Constituye una cuenta genrica que sirve de contrapartida de las cuentas del grupo 7.1 Cuentas de orden - Deudoras

PRESENTACIN DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Las cuentas de orden son tan importantes como los grupos del activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, y en los estados financieros se presentar la informacin que stas revelen. Es de conocimiento general en contabilidad que las cuentas del catlogo nico en los estados financieros estn clasificadas en orden de liquidez, exigibilidad, activos realizables, luego los activos inmovilizados o fijos y finalmente va nuestro tema de estudio, o sea aquellos valores que no afectan a los estados financieros, hablamos entonces de las cuentas de orden, que se presentan por fuera del estado financiero, pareadas tanto las deudoras con las deudoras por contra y las cuentas acreedoras con las cuentas acreedoras por contra, de acuerdo al Catlogo nico de Cuentas de la Superintendencia de Bancos. Deben ser presentadas las de saldo deudor debajo del grupo de los activos y las acreedoras debajo de las cuentas de pasivo y patrimonio.

CONTROL DE OPERACIONES MEDIANTE CUENTAS DE ORDEN.

Mediante la contabilizacin de las cuentas de orden podemos controlar los derechos y obligaciones que pueden llegar a afectar a los estados financieros o la estructura financiera de la institucin. Todas las instituciones financieras estn sujetas a registrar, preparar y presentar peridicamente informacin de las cuentas de orden a la Superintendencia de Bancos

APLICACIN DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN LAS CUENTAS DE CARTERACARTERA DE CRDITO.

La cartera de crdito es una de las operaciones bsicas de la intermediacin financiera, representa los prstamos otorgados por la institucin de acuerdo a la actividad a la cual se destinan los recursos. El inters que generan estas operaciones es la base para la rentabilidad de la entidad y el grado de recuperacin de los crditos servir para efectuar nuevos prstamos a los clientes

CARTERA POR VENCER.

Se entiende por cartera por vencer aquella cuyo plazo no ha vencido y aquella vencida hasta 60, 30 o 15 das posteriores a la fecha de vencimiento de la operacin, segn sea el caso, o de acuerdo a lo establecido en el respectivo contrato, sin perjuicio del clculo de los intereses por mora a que hubiere lugar desde el da siguiente del vencimiento de la operacin. 17 Los das de mora que se sealan en el prrafo anterior, son das de gracia para el registro contable de las operaciones vencidas, sin embargo las operaciones legalmente entran en la categora de vencidas en la fecha en que se vuelven exigibles. Se transferirn a cartera vencida a los sesenta (60) das posteriores a la fecha de vencimiento, la cuota o dividendo de un crdito de vivienda, esto es que cuente con garanta hipotecaria y se haya destinado al usuario final del inmueble financiado. Para las operaciones de consumo y microcrdito, en cualquiera de sus modalidades, se transferirn a la cartera vencida a los quince (15) das posteriores de su exigibilidad. En el caso de los saldos de los crditos comerciales directos, cuotas o porcin del capital que formen parte de los dividendos y los cnones de arrendamiento mercantil, se transferirn a la cartera vencida, a los treinta (30) das posteriores a su exigibilidad de pago

CARTERA VENCIDA.

Corresponde a aquella porcin del capital de los prstamos en cualquiera de sus categoras, que no hayan sido cobrados hasta 60, 30 o 15 das despus de su exigibilidad de pago, segn sea el caso, incluyendo aqu tambin los cnones del arrendamiento mercantil.

CARTERA QUE NO GENERAN INTERESES.

Se enva a esta cuenta aquel capital pendiente de la cartera por vencer, ya que luego de haber entrado en mora una cuota, por no haber sido receptado su cobro, no se puede esperar que se generen intereses sobre el resto del capital. Los intereses derivados de este prstamo se registran en las cuentas de orden hasta que el cliente cancele su obligacin.

LNEAS DE CRDITO NO UTILIZADAS.

Son lneas de crdito contratadas por la entidad financiera con otras entidades financieras del pas o del exterior, para su utilizacin bajo las diferentes formas de crdito, por lo tanto se registran en las cuentas de orden hasta que la entidad utilice la lnea de crdito. Cuando se la usa se registrada la parte empleada en la informacin financiera y la parte no empleada en las cuentas de orden.

ACTIVOS CASTIGADOS.

Si una vez efectuadas todas las gestiones judiciales y extrajudiciales no se ha logrado la recuperacin de un crdito vencido, se castigarn obligatoriamente las deudas que estn en mora por tres aos18, cuyos valores constarn en la contabilidad en el grupo de cuenta de orden. Si el perodo de mora fuera menor de tres aos, el proceso requiere la autorizacin previa de la Superintendencia de Bancos y Seguros.

Si se llegara a recuperar el valor del activo castigado, se registrar como ingreso y se proceder a dar de baja las cuentas de orden

PROVISIONES.

La provisin sirve como una reserva que realizan los intermediarios financieros sobre su cartera vencida con el fin de proteger la cartera de posibles incumplimientos en el pago, afecta a los resultados del ejercicio econmico. En las cuentas de orden se registran de forma desagregada, por tipo de cartera, la provisiones que corresponden a la cartera refinanciada y reestructurada, exclusivamente, las provisiones de la cartera original estn ya desagregadas dentro del balance.

PROVISIONES GENRICAS.-

Son las que surgen como estimaciones de prdida que se constituyen para cubrir riesgos no identificados con relacin a las operaciones directas e indirectas, generados en el proceso de administracin del riesgo de crdito

GARANTAS EN CARTERA DE CARTERA DE CRDITO.

Cuando se concede un prstamo se registra en una cuenta de orden acreedora el valor nominal del documento recibido para efectuar o garantizar la cobranza del prstamo, como los valores del avalo de los bienes muebles o inmuebles recibidos. Dentro de este grupo tambin estn los depsitos o captaciones constituidos como garanta de prstamos, sobre los cuales los depositantes no pueden realizar retiros, sino hasta la cancelacin de los mismos, sin embargo estos no dejan de generar intereses por sus saldos, los que tambin son registrados en las cuentas de orden, cuando el prstamo se cancela se liquidan estas cuentas

CASO PRCTICO

PRSTAMO HIPOTECARIO. Se concede el 31 de enero de 2012 un crdito hipotecario por USD50.000 a 5 aos plazo, con pagos mensuales de capital e inters, a una tasa del 10% anual. La hipoteca (garanta) es un terreno valuado en USD. 70.000. El oficial operativo de cartera recibe la solicitud del crdito aprobada, el pagar firmado por el deudor adems de los documentos de garantas reales y elabora la liquidacin del crdito. En contabilidad registrarn el crdito en base al plazo concedido.

Los documentos recibidos en garanta del prstamo sern registrados en las cuentas de orden

UTILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN:

El beneficio de la cuenta de orden es llevar control sobre las garantas recibidas, en este caso del bien que, al no pertenecer a la entidad no consta en el balance, pero si el cliente no cancela su prstamo, este valor que corresponde al avalo ser el que se tome en cuenta para la cancelacin o el cobro de la deuda y pasar a formar parte de la informacin financiera

Para registro de los intereses se considera el principio del Devengado, en base a la tasa de inters pactada. Cabe anotar que en la contabilidad de las entidades financieras, gracias a la ayuda de los sistemas automatizados, estos asientos contables se realizan diariamente

Si el cliente no se acerca a cancelar a la fecha de exigibilidad de la operacin, los crditos empiezan a ser vencidos y si han pasado los 60 das de gracia para la cartera de crdito hipotecario, de acuerdo a las disposiciones del Catlogo nico de Cuentas de la SBS21, debern ser transferidos al grupo de cartera vencida, y se debern reversar los intereses que se registraron mensualmente. Paralelamente se contabilizan estos intereses en la cuenta de orden Intereses y comisiones en suspenso.

Utilidad de las cuentas de orden: El beneficio de la cuenta de orden es llevar control sobre los intereses que estn pendientes de cobro y no constan en balance, tanto los intereses reversados como los intereses de mora que no se registran en la informacin financiera sino cuando se cobran

Si posteriormente el cliente paga estos intereses pendientes, se contabilizan como Ingresos Ganados y se dar de baja los intereses en suspenso de las cuentas de orden

CONCLUSIONES

Las cuentas de orden son cuentas de control administrativo y financiero, que no forman parte de los estados financieros, y por ende tampoco afectan a los resultados

Sin embargo, la informacin financiera contenida en los estados financieros puede omitir informacin que sea relevante en la toma de decisiones y es ah donde las cuentas de orden ayudan a enriquecer el criterio de los usuarios de los estados financieros

BIBLIOGRAFIA

Cardozo Cuenca Hernn, Contabilidad De Entidades De Economa Solidaria, Ecoe Ediciones, 2004

http://www.sbs.gob.ec