CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 1 DE 10

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

GERENTE DE CALIDAD, FIRMA y FECHA

TEJEDA VASQUEZ & ASOCIADOS, SRL FIRMA y FECHA

DIRECTOR, FIRMA y FECHA

CUENTAS POR COBRAR - CLIENTES

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 2 DE 16

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DEL CAMBIO

REVISIÓN No.

FECHA DE VIGENCIA

PÁGINAS AFECTADAS

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CAMBIO

- - - Versión Original

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 3 DE 16

TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo ............................................................................................................................ 4 2. Alcance ............................................................................................................................ 4 3. Documentos de Referencia ............................................................................................. 4 4. Normas ............................................................................................................................ 4 1. Términos y Definiciones .................................................................................................. 8 1. Flujograma ....................................................................................................................... 9 7. Procedimiento ................................................................................................................ 10 7.1 Entrega de documentos…………………………………………………………...…………10 7.2 Cobranza .........……………………………………………………………………………….12 7.3 Registro de Cobranza………………………………………………………………….…….15 7.4 Cuentas Incobrables………………………………………………………………………….18 8. Registros ........................................................................................................................ 18 9. Anexos .............................................................................................................................. 19

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 4 DE 16

1. Objetivo

Definir los lineamientos para realizar los cobros de las cuentas de clientes con crédito

del

2. Alcance

Abarca desde la aprobación del crédito hasta la contabilización del cobro en el sistema.

3. Documentos de Referencia 1. Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. 2. Norma ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Conceptos y Vocabulario

4. Normas Entrega de documentos:

4.1. La Gerencia es General es responsable de aprobar el crédito al cliente y sus

condiciones de pago según documentos y evaluación crediticia realizada. Siendo

este el único autorizado para otorgarle facilidades de pago al cliente.

4.2. El departamento de cuentas por cobrar se le medirá por la gestión de los cobros

según las normas y procedimientos establecidos por la empresa.

4.3. Tanto el departamento de reservas como el de contabilidad, son responsables de

gestionar las solicitudes de los clientes que desean tener crédito con el Hotel

Aladino.

4.4. Para toda evaluación crediticia se requiere el formato de solicitud de crédito

firmada y sellada en original por el cliente solicitante, más los documentos de

análisis que soportan tal solicitud, ordenados de la siguiente manera:

Solicitud de Crédito original firmada y sellada.

Referencia Comercial y Bancaria.

Reporte Crediticio.

Hoja de Comentarios de la persona que realiza la evaluación crediticia,

especificando valor del crédito, forma de pago, tiempo de pago.

4.5. La línea de crédito a otorgar al cliente se hará en función al historial de alojamiento

o alquiler de salones que este haya realizado en un lapso de tres meses, así como

su evaluación financiera de los recaudos entregados. (Evaluación Crediticia).

4.6. Es responsabilidad del departamento de reservas una vez que reciba la

aprobación del departamento de Contabilidad, crear en el sistema el perfil del

cliente con forma de pago “Crédito Fiscal”, notificar al departamento de recepción

y ventas; y enviarle notificación formal al cliente.

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 5 DE 16

4.7. El departamento de contabilidad resguardará la documentación soporte de todos

los clientes con crédito aprobado. Deberá contar con copia de los contratos de las

Agencias de Viajes Nacionales y Extranjeras, así como de las Tarjetas de Crédito

o cualquier otro tipo de clientes que cuenten con un crédito con la empresa.

4.8. El departamento de cuentas por cobrar generara por cada cliente crédito

autorizado, el correspondiente expediente, el cual contendrá:

Ficha de Cliente a Crédito

Evaluación Crediticia

Carta de Aprobación de Crédito, firmada y sellada.

Recaudos exigidos.

Cobranza

4.9. El encargado/supervisor de recepción y/o auditor nocturno entregara diariamente

las relaciones y soportes de la facturación emitida que ha sido traspasada o afecta

a Cuentas por Cobrar (factura de clientes con crédito).

4.10. El encargado/supervisor de recepción y/o auditor nocturno verifica que toda la

documentación incluida en dichas relaciones es correcta y esté debidamente

soportada, teniendo anexos todos los comprobantes que justifiquen dichos

importes.

4.11. Los recepcionistas son responsables de facturar diariamente todos los cargos a

clientes con créditos, revisando los que tenga fechas acordadas de emisión de

facturas.

4.12. Es responsabilidad del departamento de Contabilidad/Cuentas por cobrar realizar

una reunión semanal presentando el reporte de antigüedad de saldo para evaluar

días de vencimiento de facturas y comentarios de las gestiones de cobro

realizadas y no realizadas, para aquellas que pasen de 60, 90 y más días de

atraso.

4.13. Es responsabilidad del departamento de Contabilidad/Cuentas por cobrar llevar

una bitácora semanal (física o digital) de la gestión de cobranza.

4.14. El departamento de contabilidad/cuentas por cobrar deberá solicitar, vía correo

electrónico, el soporte del pago emitido en caso de ser necesario.

4.15. El departamento de contabilidad/cuentas por cobrar es el encargado de llevar el

control y dar seguimiento a los contratos de intercambio que hayan sido

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 6 DE 16

celebrados por la empresa, coordinándose con los departamentos y debe de tener

facturación con valor de crédito fiscal para cada una de las empresas.

4.16. Los pagos directos deben ser registrados a diario en el sistema y reportar al

departamento de ingresos para su correcta contabilización.

4.17. Las transferencias bancarias recibidas por el departamento de ingresos, son

entregados por cobrar para su aplicación y descuento en el módulo de cobranza.

4.18. Es responsabilidad de contabilidad reportar la existencia de cheques devueltos al

departamento de cuentas por cobrar y generar los asientos contables para

reversar el pago del cliente. Así mismo el cheque devuelto debe quedar registrado

en una cuenta de balance general llamada “cheques devueltos”.

4.19. En caso que al finalizar el mes la cuenta de cheques devueltos tenga saldo

positivo, el departamento de cuentas por cobrar debe anexar en su reporte una

nota explicativa y la potencial fecha de reposición.

4.20. Al momento de recuperar los fondos del cheque devuelto, el depósito en la cuenta

de banco debe de quedar identificado como cheque devuelto con el nombre del

cliente y solo contener ese monto recuperado.

4.21. En el caso de los cheques devueltos, es responsabilidad del departamento de

contabilidad/cuentas por cobrar, solicitar al cliente el pago del monto por

penalidad cobrado por el banco.

4.22. Es responsabilidad del departamento de contabilidad/cuentas por cobrar

solicitar el pago de facturas por medio de notificaciones, según su tiempo

de vencimiento.

1.1. Envía notificación de cobro al cliente, a los cuarenta y cinco días (45) de morosidad, adjuntando estado de cuenta del cliente.

1.2. Envía notificación de cobro al cliente a los sesenta días (60) de morosidad, adjuntando estado de cuenta del cliente.

1.3. Envía notificación de cobro al cliente a los sesenta días (70) de morosidad, adjuntando estado de cuenta del cliente.

1.4. Pasado 90 días se debe preparar la documentación autorizada con firma por el gerente general y enviarla al departamento legal.

4.23. Es responsabilidad del departamento de contabilidad/cuentas por cobrar

asegurarse que el valor de las cuentas por cobrar coincidan con el valor de las

cuentas contables del balance general.

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 7 DE 16

4.24. Es responsabilidad de quien emite las facturas, revisar que no se presenten las

siguientes razones que puedan generar descuentos o devoluciones en la facturas

a crédito:

Aplicación a un cliente de condiciones de una oferta o contrato que no era el que correspondía.

Incorrecta aplicación de comisiones y acuerdos especiales que figuran en contrato.

Erróneas interpretaciones de las ofertas.

Concesiones posteriores a ofertas no concertadas o publicadas.

Acuerdos verbales directos con los clientes o empresas.

4.25. Toda deducción o descuento debe ser autorizada por el director de operaciones

y revisada por el director de finanzas de la empresa y debe contener todos sus

soportes. Los mismos deben contener con las firmas correspondientes

identificando los impuestos y un comentario.

4.26. El departamento de ventas, tendrá la responsabilidad compartida en caso tal, que

la cobranza no sea efectiva en los tiempos acordados con el cliente.

4.27. El departamento de contabilidad deberá notificar vía correo electrónico al director

de finanzas, dirección ejecutiva, encargado de recepción y responsable de la

venta, de todas aquellas facturas de clientes que no están denominados como

“Clientes Créditos” y que presenten morosidad en sus cuentas.

4.28. El director de finanzas será la persona responsable de dar soporte para recuperar

la cuenta, una vez que esta no haya sido cobrada por Cuentas por Cobrar, tras

60 días de gestión.

4.29. Si la cuenta semestralmente sigue siendo incobrable, el director de finanzas

notifica a la Gerencia General para la reclasificación como cuenta incobrable.

4.30. Al inicio de año fiscal, el departamento de contabilidad calculará el monto para la

provisión de cuentas incobrables tomando en consideración el 2% del total de la

cartera más los temas específicos que se puedan tener.

4.31. El departamento de contabilidad/cuentas por cobrar tendrá la potestad de

suspender el plan de crédito al cliente, cuando este incumpla con las políticas de

crédito establecidas en la carta de aprobación de crédito. Notificando a todas las

áreas relacionadas.

4.32. Es responsabilidad del departamento de contabilidad/cuentas por pagar registrar

todo pago extra realizado por un cliente en una cuenta llamada “pago de más”

diferente a “pagos adelantados o pre-pagos”.

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 8 DE 16

4.33. El encargado del departamento de Cuentas por Cobrar es el responsable directo

del balance contenido en esta cuenta, por ende no podrá ser aumentada o

disminuida por personal ajeno a este.

4.34. Es responsabilidad del departamento de contabilidad/cuentas por pagar la

depuración de las partidas pendientes de reembolsar no exceda a los doce meses

(12).

4.35. El departamento de auditoria de ingresos es responsable de arquear

regularmente la facturación a crédito, corroborando lo presentado en el reporte

de antigüedad de saldos con las facturas físicas.

4.36. El departamento de auditoria de ingresos es responsable de velar por que la

producción pendiente por facturar no tengan cuentas que superen las 72 horas.

4.37. En caso de solicitud de reembolso de pago de más, el cliente deberá realizar una

solicitud por escrito, en el cual se le anexará el cheque o la transferencia

preparada por el departamento de contabilidad/cuentas por pagar.

4.38. Es responsabilidad de contabilidad/cuentas por cobrar velar que el ingreso por

concepto de facturación de no show se apunte a la cuenta “otros ingresos” y no

aplique para los estadísticos de ocupación ni los cálculos de tarifa.

4.39. Mensualmente el Analista de cuentas por cobrar deberá emitir un resumen

ejecutivo donde indique:

- Facturas emitidas a crédito vs facturas de contado.

- % de facturas pendiente por cobrar.

- Cobro del Mes

5. Términos y Definiciones

Clientes Créditos: Son todos aquellos clientes con facilidades de pagos, los cuales

cuentas con un tiempo determinado para la cancelación de la deuda adquirida.

Cliente Varios: Son todos los clientes de Hotel Aladino que no poseen ningún tipo de

facilidades de pagos.

Antigüedad de saldo: Es un reporte que clasifica los saldos a cargos de los clientes

por antigüedad de su vencimiento.

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 9 DE 16

Provisión de Cuentas incobrables: constituye un estimado de las posibles pérdidas

que pudiesen darse en el futuro, a causa de las cuentas y documentos por cobrar que

no puedan ser cobradas

Pago der más: todo pago excedente que realice un cliente ocasionado generalmente

por las siguientes razones:

Cambio de tarifa de mayor a menor, no considerada por el cliente en el momento de enviar su pago.

Interpretación errónea de la información contenida en el contrato o acuerdo, por parte del cliente o la empresa.

Diferencia entre el contrato del cliente y la empresa.

Modificación de servicios de la estancia original.

Pago duplicado.

Cancelaciones y No shows pagados con anticipación.

Cobro de más.

Pagos recibidos de clientes sin récord.

Salida anticipada.

Pagos que no pertenecen a la empresa.

Depósitos para futuras reservas.

Pago de más, sin razón aparente.

6. Flujograma

No Aplica

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 10 DE 16

7. Procedimiento

7.1 Entrega de Documentos:

Encargada de Reservas:

1. Recibe solicitud de crédito del cliente vía correo.

1.1 Envía vía correo electrónico formato de solicitud de crédito y soportes requeridos.

1.2 Recibe documentos del cliente y verifica los mismos.

¿Documentos Completos?

Si. Ir al paso 2.

No. Ir al paso 1.3

1.3 Solicita documentación correcta al cliente. Regresa al Paso 1.2

Contralor: 2. Analiza la capacidad crediticia del cliente.

3. Entrega documentos del cliente y análisis de evaluación crediticia al director de Finanzas para su verificación.

Director de Finanzas:

4. Evalúa la factibilidad de otorgar crédito al cliente.

¿Aprueba la solicitud de crédito al cliente?

Si. Ir al 4.1

No. Ir al 4.2

4.1 Notifica al Analista de cuentas por cobrar la no aprobación del crédito.

4.2 Autoriza mediante firma en el formato Ficha de Cliente a Crédito y entrega al contralor

4.3 Contralor informa al encargado de reservas para la creación del perfil en el sistema y la notificación al cliente.

Encargado de Reservas:

5. Notifica al cliente vía correo la decisión de la Gerencia.

5.1 Si el crédito no fue aprobado, notifica al Cliente vía correo electrónico la no aprobación del plan de crédito.

5.2 Si el crédito fue aprobado, Notifica al cliente, vía correo electrónico la aprobación del crédito solicitado.

6. Envía documentos al cliente para la apertura de crédito y solicita firma.

7. Recibe documentos firmados y archiva en el expediente del cliente.

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 11 DE 16

7.2. Cobranza:

Contralor:

1. Recibe relación de facturas junto al reporte Venta por Medio de Pago del Auditor de Ingreso.

1.5. Valida la relación de facturas recibidas e identifica del reporte las facturas a crédito.

1.6. Realiza copia de la factura y tramita el envío de la factura original al cliente.

2. Emite reporte del sistema (Antigüedad de Saldo) para evaluar días de vencimiento de facturas.

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 12 DE 16

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 13 DE 16

3. Verifica los tiempos de morosidad de la cartera de cliente y presenta historial al Director

de Finanzas cada 15 días.

Director de Finanzas:

4. Analiza morosidad de la cartera y dicta las estrategias a seguir.

5. Ejecuta las estrategias dictadas por el Director de Finanzas.

¿Cobranza efectiva?

Si. Ir al paso 6.

No. Ir al paso 5.1

5.1. Escala cobranza al Director de Finanzas, enviando informe de situación de cartera morosa y expediente de clientes con soportes y cumple el los pasos para cuentas incobrables.

6. Identifica el pago efectuado en el extracto bancario de la cuenta del Hotel.

7. Valida soportes del pago efectuado.

¿Soportes de pago recibidos?

Si. Ir al paso 8.

No. Ir al paso 7.1.

7.1. Solicita soporte de pago efectuado al cliente de ser necesario.

8. Imprime soportes de pago recibido. Continúa con el Registro de Cobranzas.

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 14 DE 16

7.3. Registro de Cobranzas

1. Salda y contabiliza el cobro registrado e imprime Asiento Contable.

Seleccione al cliente:

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 15 DE 16

Edita el efecto (forma de pago): Modifica la fecha de cobro si es el caso, coloca la fecha efectiva del cobro y escribe algún comentario (especialmente si es cheque):

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 16 DE 16

Selecciona las facturas a la que aplicará el pago y pulsa imprimir.

Revisa diario de apuntes para validar el auxiliar.

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 17 DE 16

2. Archiva el cobro con los soportes en la carpeta correspondiente:

- Soporte de Pago

- Edo de cuenta

- Asiento Contable

3. Mensualmente entrega Resumen Ejecutivo a Director de finanzas.

7.4. Cuentas Incobrables

Director de Finanzas:

1. Recibe informe de situación de cartera morosa junto a expediente del cliente con facturas pendiente de cobro y soportes de notificaciones realizadas para su cobro.

2. Analiza la cartera morosa recibida y realiza las estrategias de cobranzas según la naturaleza de la deuda.

- Cartas de Cobro.

- Llamadas de Cobro.

- Escala al Dpto. Legal.

¿Cobranza incobrable?

Si. Ir al paso 3

No. Ir al paso 2.1

2.1 Continúa con las gestiones de cobranza.

Departamento de Contabilidad:

3. Realiza informe de gestión tomando en consideración los intentos de cobros realizados, métodos de cobranzas utilizados y soportes asociados a los montos vencidos en la cartera. Considerando:

Que el deudor no tenga bienes embargables.

Que el deudor haya fallecido.

Que el deudor se haya declarado en quiebra.

Que todas las posibles gestiones de cobros se realizaron y que se tiene la documentación.

4. Entrega informe de gestión al Director de Finanzas para que notifique a la Gerencia General para la reclasificación de la cuenta vencida.

5. Reclasifica la cuenta contra la cuenta de provisión para cuentas incobrables del balance general.

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 18 DE 16

1. Registros CODIGO DENOMINACIÓN DEL REGISTRO TIPO DE REGISTRO CUSTODIO TIEMPO DE

RETENCIÓN

Ficha Cliente a Crédito Manual Analista de Cuentas por Cobrar

5 años

Carta de Aprobación de Crédito

Manual Analista de Cuentas por Cobrar

5 años

Contrato de Servicio Cliente Crédito

Manual Analista de Cuentas por Cobrar

5 años

Control de Entregas de Facturas por Enviar

Manual Analista de Cuentas por Cobrar

5 anos

CUENTAS POR COBRAR

CÓDIGO:

PR-AL-C00

FECHA:

29-05-2018 VERSIÓN:

1.0

PÁGINA 19 DE 16

9. Anexos

No Aplica. Autorizado por: Angelly Chevalier Gerente General Aladino Aparta Hotel SRL