CULTURA DE AUTOCONTROLDentro de las funciones de la Oficina de Control Interno está Fomentar la Cultura del Autocontrol de tal forma que ésta contribuya al mejoramiento continuo por lo cual ésta circular está orientada a reconocer algunas de las herramientas con que cuenta la entidad para autorregularnos e invitarte a evaluar si hacen parte de diario accionar

Te invitamos a realizar las actividades necesarias para fortalecer aquellos

aspectos en que tu respuesta haya sido negativa

Así mismos recuerda que puedes usar el buzón de sugerencias para manifestar las

observaciones que consideres pertinentes.

ENCUESTA SI NO

Considera usted que el desarrollo de sus actividades diarias aporta al cumplimiento de la MISION de la Alcaldía

La ejecución de sus actividades diarias es coherente con la VISION que tiene planteada la entidad

Reconoce en los MANUALES DE FUNCIONES de su área, la relación adecuada de las actividades que realiza.

En sus actividades diarias se pueden reconocer los principios establecidos por la entidad mediante el CODIGO DE ETICA DE LA ALCALDIA VALORES ETICOS

Como contribución a Fomentar la Cultura del Autocontrol por medio de esta circular te invitamos a recordar aquellos valores y principios éticos que debe estar presentes en cada una de las actividades que desarrollamos

D R A O P C I X C S F L R

S Z W I J X S Ñ D C V J E

T L G Y A U F T L H G H S

N S A B H K U Ñ Z W B H P

O C O M P R O M I S O L O

I U T J X O E P S N K K N

C M E A U M F S E U I U S

A P P M A S D S P S P G A

R L S Q O A T Z V E Ñ R B

O I E W I I N I C R T D I

B M R J D R E S C V A O L

A I Q A S D F G H I S U I

L E D A T L A E L C A G D

O N Z R M B C X A I P C A

C T Y U N I V S Z O S A D

N O I C A P I C I T R A P

VALORES ETICOS

RESPETO LEALTAD

SERVICIO PARTICIPACION

RESPONSABILIDAD TRANSPARENCIA

HONESTIDAD CUMPLIMIENTO

JUSTICIA COMPROMISO

COLABORACION

CIRCULAR - OFICINA DE CONTROL INTERNO -2008

D

A

I

C

N

E

R

A

P

S

N

A

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T

R

A

VISION MODERNA DEL CONTROLEn el siguiente esquema pondremos identificar cual es la concepción que tiene del CONTROL INTERNO MODERNO, de tal forma que recordemos y podamos aplicar las variedades que lo rodean en las actividades que desarrollamos diariamente

CONTROL INTERNOTodos los integrantes de la Alcaldía somos responsables directos del Control Interno , al estar comprometidos en nuestra labor diaria contribuimos a la Eficiencia Total que es la capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo determinado y brindando satisfacción al cliente.

ENFOCADO A:

Ser preactivo

Mejoramiento continuo en función del cliente

QUIENES CONTROLAMOS:

Todos los responsables del control

CUÁNDO CONTROLAMOS:

Permanentemente

OBJETIVO DEL CONTROL:

Buscar la calidad y satisfacción del cliente

DONDE CONTROR:

En los procesos

COMO CONTROLAR:

Con normas, estándares e indicadores

AUTOEVALUACIÓN

Consideras que aplicas el esquema anterior en tus actividades diarias ?

Si tu respuesta fue positiva, FELICITACIONES, TIENES UNA vision moderna del control

Y si tu respuesta fue negativa te invitamos a aplicarlos.

ELEMENTOS

Los elementos son aquellos componentes que interrelacionados entre sí, fortalecen la estructura de control para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Todos los elementos que componen el control interno deben girar alrededor de los principios de calidad e idoneidad, en el siguiente gráfico se presentan algunos de ellos.

En la fase de Dirección

• Motivación

•Entrenamiento

•Evaluación de desempeño

•Sistemas de inducción

•Comunicación

• Misión, Visión

•Objetivos, principios

•Cultura Organizacional

•Planes, Programas

•Presupuestos

En la fase de Planeación

En la fase de Ejecución En la fase de Organización

• Indicadores de gestión

• Sistemas de información

• Sistemas de Evaluación

• Esquemas de auto-control

y auto-evaluación

ELEMENTOS

DEL CONTROL INTERNO

• Procesos

• Procedimientos

•Perfiles, funciones

•Normas claras

•Políticas documentadas

Hemos cumplido con el proceso de sensibilización donde te hemos dado a conocer aspectos generales del Sistema de Control Interno y de la función de la oficina de control interno en la Alcaldía, por lo cual te invitamos a recordar y realizar la siguiente evaluación :

1. Que es un sistema de Control Interno?

2. Quienes son los responsables del Control Interno?

3. Cuales son las funciones de la Oficina de Control Interno?

4. Que es MECI 1000:2005?

5. Cuales son las herramientas con que cuenta la Alcaldía, para fomentar la cultura de Autocontrol a sus funcionarios?

6. Enumere tres (03) características de la Visión Moderna de control?

7. Enuncie elementos de Control Interno que fortalecen el Control interno institucional?

Favor reintegrar a la oficina de control interno tus respuestas a más tardar el 20 de MAYO de 2009.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

CIRCULARES 2009 Junio -Julio

LA ADMINISTRACION DEL RIESGO Es un proceso permanente e interactivo que lleva a que continuamente la administración revalúe los aspectos, tanto internos como externos que puedan llegar a representar amenazas para la consecución de los objetivos organizacionales.

CLASES DE RIESGOS A QUE ESTAN ESPUESTAS LAS ENTIDADES

-OPERATIVOS = Personas, Procesos, Sistemas

-REGULACION =Incumplimiento Interno y Externo

-ORGANIZACIÓN=Estratégicos, imagen y organizacional

-EXTERNOS= Pais, Imagen y Competencia

OBJETIVOS DE LA ADMINISTARCION DEL RIESGO-Usar de forma efectiva y eficiente los recursos de la entidad.- Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.- Mantener la buena imagen y la buenas relaciones de la entidad. - Evitar y/o reducir la pérdida de recursos ocasionados por la materialización del riesgo.- Evitar los daños al medio ambiente producto de la actividad de la entidad.

Elaboro: Claudia Lorena Zabala

Hoja 1 de 2

OFICINA DE CONTROL INTERNO

CIRCULARES 2009 Junio -Julio

BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DEL RIESGO

•Posibilita un análisis amplio de los riesgos y controles a nivel de macroproceso, procesos y actividades.•Facilita el descubrimiento de las causas y agentes que genera las amenazas, con el fin de establecer controles efectivos para manejarlos•Refuerza la comunicación y comprensión de los objetivos de la entidad. PASOS DE LA

ADMINISTRACION DE RIESGO

•Valoración•Manejo •monitoreo

HERRAMIENTAS

•Matriz de identificación de Factores de Riesgo•Matriz de análisis y determinación del riesgo.•Mapa de riesgos•Auto evaluación y monitoreo del plan de manejo del riesgo.

Elaboro: Claudia Lorena Zabala

Hoja 2 de 2

AUDITORIA INTERNA :

elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad publica, así mismo permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos mas importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés

FASES DE UNA AUDITORIA

PREPARACION

INFORMACION

EJECUCION

CIERRE

LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y LA SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL INVITAN A QUE PARTICIPEN DE LAS CAPACITACIONES QUE A TRAVÉS DE LA ESAP SE VIENEN ADELANTANDO Y DE LAS CUALES SE PUBLICAN EN LA CARTELERA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL 2PISO.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

CIRCULARES 2009 Junio -Julio

OFICINA DE CONTROL INTERNO

CLAUDIA LORENA ZABALA

ESTE PENDIENTE DE LOS

SEMINARIOS

LA OFICINA DE CONTROL INTERNO QUIERE FELICITAR A LOS SIGUIENTES FUNCIONARIOS POR SU COMPROMISO CON LA ADMINISTRACION MUNICIPAL Y EL AVANCE E IMPLEMENTACION DEL MECI DE ACUERDO A LA EVALUACION QUE PRESENTARON :

PARA LOS DEMAS FUNCIONARIOS LOS INVITO A QUE PARTICIPEN MÁS Y CUMPLAN CON LAS EVALUACIONES, DE IGUAL MANERA SE COMPROMETAN CON LA ADMINISTRACION Y CON LA IMPLEMENTACION DEL MECI YA QUE LES RECUERDO QUE ES UNA HERRAMIENTA PARA GARANTIZAR LOS OBJETIVOS Y LAS METAS PROPUESTAS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

RESULTADOS EVALUACION

OFICINA DE CONTROL INTERNO

CLAUDIA LORENA ZABALA

NOMBRE NOMBRE NOMBRE

RODRIGO HURTADO V MILEIDY CERON C CARLOS A VELASCO

DIANA FAISSURY GARCIA LUS FERNANDO MONTOYA BLANCA MIRIAM SAMBONI

HERNAN GUERRERO YOLIMA VALDERRAMA FREDDY SARRIA

GLADYS HURTADO V CLAUDIA PATRICIA GARCIA ELIGIO GARCIA

LEON HENRY COLONIA YAMILETH JIMENEZ ANA CRISTINA QUINTERO

FRANSICO JAVIER ORTIZ