Curso Basico Bases de Datos ACCESS
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Presentación de Curso básico para creación de bases de batos bajo Microsoft ACCESS (2000).
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Bases de datos
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OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar los conocimientos necesarios básicos para que el participante desarrolle la capacidad de gestionar y diseñar bases de datos con el fin de lograr mayor eficiencia y productividad en su trabajo, aplicar los conocimientos adquiridos y ser eficientes en la administración de su tiempo y recursos disponibles de tal manera que al final del curso logren:· Utilizar el programa de Microsoft Access con los conocimientos básicos en el análisis y diseño de una base de datos para administrar grandes cantidades de registros de datos.
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INTRODUCCIÓN
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Se dice que los sistemas de bases de datos tienen sus raíces en el proyecto estadounidense Apolo de mandar al hombre a la luna, en los años sesenta.
En aquella época, no había ningún sistema que permitiera gestionar la inmensa cantidad de información que requería el proyecto.
La primera empresa encargada del proyecto, NAA (North American Aviation), desarrolló un software denominado GUAM (General Update Access Method) que estaba basado en el concepto de que varias piezas pequeñas se unen para formar una pieza más grande, y así sucesivamente hasta que el producto final está ensamblado. Esta estructura, que tiene la forma de un árbol, es lo que se denomina una estructura jerárquica. A mediados de los sesenta, IBM se unió a NAA para desarrollar GUAM en lo que ahora se conoce como IMS (Information Management System).
Hoy en día, existen cientos de SGBD relacionales, tanto para microordenadores como para sistemas multiusuario. Otros sistemas relacionales multiusuario son INGRES de Computer Associates, Informix de Informix Software Inc. y Sybase de Sybase Inc.
Ejemplos de sistemas relacionales de microordenadores son Paradox y dBase IV de Borland, Access de Microsoft, FoxPro y R:base de Microrim.
ORIGEN BASE DE DATOS
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Access versión 1.0 apareció por primera vez en Noviembre 1992. Se necesitaban 4 MB de memoria RAM. y 8 MB de disco duro. El producto contenía 7 disquetes de 1.44 MB de capacidad. En un solo año se convirtió en el producto líder de su categoría
HISTORIA DE ACCESS (Microsoft® Office)
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HISTORIA DE ACCESS
La primera versión de ACCESS, presentó funciones que resultaron novedosas en los productos de bases de datos.
La tecnología OLE en el diseñador de tablas permitía al usuario crear bases de datos que contuvieran imágenes gráficas y archivos de audio y vídeo, además de texto y números.OLE es el acrónimo en inglés de Vinculación e incrustación de objetos, nombre bastante descriptivo de lo que hace esta tecnología. El usuario podía incorporar documentos de Word y hojas de cálculo Excel en su base de datos Access.
El paquete Formularios permitió a los usuarios crear formularios personalizados arrastrando elementos de formulario a una página en blanco. Éste fue un gran paso hacia la facilidad de uso.
El diseñador de consultas utilizaba la tecnología Consulta mediante ejemplo (QBE) para permitir al usuario crear consultas sin tener que escribir código de programación.
El Asistente para gráficos convirtió la creación de gráficos en un proceso paso a paso intuitivo. Además de sus archivos nativos, Access 1.0 también podía operar con archivos dBase, Paradox y
Btrieve con controladores nativos, y también con otros como Sybase SQL Server, DEC Rdb y FoxPro a través de una interfaz ODBC.
ODBC es el acrónimo inglés de Conectividad abierta de bases de datos.
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VERSIÓNES DE ACCESS
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DEFINICIÓN
¿Que es una base de datos?Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado Las bases de datos de Access tienen la extensión .MDB para que la PC las reconozca como tal. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos.
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DEFINICIÓN
Microsoft Access es un programa para gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas.
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Estructura de una base de datos.
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ESTRUCTURA BASE DE DATOS 1: Tablas para almacenar los datos. 2: Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos. 3: Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las
tablas. 4: Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño
específico.
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TIPOS DE DATOS Los diferentes tipos de datos de Access 2000 son:
Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos
en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
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TIPO DE DATOS
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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control
adicional sobre la forma de funcionar del campo. Si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos o información se
pueden perder los datos introducidos. Tamaño del campo. Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden
introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255. Para los campos Numérico, las opciones son: Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1. Es decir, valores con una
precisión decimal de 28. Entero para valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para
valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para
valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Los campos Autonumérico son Entero largo.
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FORMATO DEL CAMPO INFORMESFormato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en
pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
Autonumérico. Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son: Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. Moneda: presenta a los valores introducidos el separador de millares y el símbolo
monetario asignado en Windows como puede ser Pts. Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estándar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje (%). Científico: presenta el número con notación científica.
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LOS CAMPOS Fecha/Hora
Fecha general: Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-00. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son
fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado. Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, se tendrían que crear
formatos personalizados.
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PERSONALIZAR FORMATO
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PERSONALIZAR FORMATO
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FORMATO DE CAMPOSSímbolo Descripción
"ABC"Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales.
[color]Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.
< Convertir todos los caracteres a minúsculas.
> Convertir todos los caracteres a mayúsculas.
Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:
$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Null"
Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por signos de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.
Cuando se desea que en un campo de una tabla en Access, almacene únicamente mayúsculas, se puede lograr el efecto poniendo en la propiedad "formato" o "máscara de entrada", el carácter ">" que convierte en mayúsculas el texto introducido, por ejemplo, se puede poner ">AAAAAAAAAA", para que permita introducir 10 caracteres y los convierta en mayúsculas, pero en la tabla se guardan los datos exactamente como se escriben, únicamente dará el efecto de mostrarlo en mayúsculas.
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IMPORTAR DATOS
Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.
Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.
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TABLAS
TABLAS DE DATOSUna tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.
Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro.
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TABLAS Tablas y relaciones: Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de información del que se hace un
seguimiento. Los tipos de información podrían incluir información de los clientes, productos y otros detalles. Para reunir los datos procedentes de varias tablas en una consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.
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CREAR UNA TABLA DE DATOS
Hay que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla:
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CREAR TABLAS
Rejilla de datos
Nombre de la tabla
Fichas General y Búsqueda
Ayuda
• Rejilla de datos: Es donde definiremos cuales son los datos que compondrán la tabla.
• Fichas General y Búsqueda: Son para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.
• Ayuda: Es un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer.
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EJEMPLO:• Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podría ser:
Campos
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723
Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625
Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625
Registro 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521
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CLAVE PRINCIPAL Establecer una clave principal Una clave principal consta de uno o varios campos que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros
de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirán a lo largo de la tabla nunca. Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas: Acelera las consultas. Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la clave principal. Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide
duplicaciones. Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado
de Access. Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de
registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: – Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. – Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas. – A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave
principal de la tabla.
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TIPOS DE CLAVE Tipos de clave principal En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples. Claves principales de Autonumérico Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzca automáticamente un número
secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave
principal. Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access
pregunta si se desea que cree una clave principal automáticamente. Si se contesta afirmativamente. Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico.
Claves principales de Campo simple Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza,
se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no
establece la clave principal. Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qué registros contienen datos
duplicados. Si no se puede eliminar fácilmente las entradas duplicadas mediante la edición de los datos, se puede agregar un campo Autonumérico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave principal de campos múltiples.
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TIPOS DE CLAVE
Claves principales de Campos múltiples En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o
más campos como clave principal. La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas
en una relación varios a varios. Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de
campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo. Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar.
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CREACIÓN DE RELACIONES En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta especifica, o
relaciones globales que posiblemente tendrán un uso más general. Las Relaciones de uso general son útiles porque pueden ser usadas automáticamente en
nuevas consultas, facilitan la generación de subformularios y subinformes y permiten un cierto grado de protección en operaciones de actualización al imponerse la integridad referencial para las relaciones como será visto mas adelante.
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RELACIONES Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso
podemos establecer una relación entre las dos tablas. Es a través de la relación que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno a uno, uno a varios, varios a varios.
Relaciones uno a uno. La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un registro asociado en la
tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.
Relaciones uno a varios. La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la
tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.
Relaciones varios a varios. La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la
tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede tener mas de un registro asociado en la tabla A.
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CONSULTAS
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CONSULTAS Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas
ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se
utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código
postal sea 46625.
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CONSULTAS TIPOS Consultas: Obtener respuestas a preguntas Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden
utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: Página WEB, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel). Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.
Consultas de selección Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los
datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
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CONSULTAS TIPOS Consultas de parámetros: Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dialogo
propio que solicita información, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.
Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.
Consultas de tabla de referencias cruzadas. Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que
su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.
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CAMPOS CALCULADOS
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CAMPOS CALCULADOSEn algunas ocasiones es necesario generar campos calculados a partir de los datos introducidos en una tabla o tablas de una base de datos, evitando mantener en las propias tablas información que, aunque no es repetida, es generable mediante este tipo de consulta cuando se necesite. Por ejemplo, si en la tabla de socios se dispone del campo cuota y el iva a aplicar sobre la cuota es del 16%, no es necesario tener en dicha tabla un campo llamado total (ni siquiera el campo iva), porque esos resultados se pueden calcular a partir del campo cuota realizando unas sencillas operaciones.
Los campos calculados permiten utilizar, en la columnas de la vista de diseño de la consulta, información que no proviene de un campo, sino de una operación con valores de otros campos.
Estos campos se crearán en la propia consulta y para ello bastará con establecer en la fila Campo de una columna vacía (en la parte inferior de la consulta) el nombre del campo seguido por el signo : (dos puntos) y la expresión válida que indica el cálculo a realizar (Nombre del campo: expresión). El nombre del campo calculado no debe coincidir con el de cualquier otro campo existente en la consulta.
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CAMPOS CALCULADOS Estas expresiones se pueden teclear directamente en la casilla indicada, lo que requiere un conocimiento exhaustivo de la sintaxis de la expresión que se quiere generar (si se trata de usuarios que conocen por ejemplo Excel puede ser un sistema útil), o bien se pueden crear las expresiones con ayuda del Generador de expresiones de Access, al cual se accede seleccionando la opción Generar, del menú contextual que se despliega al pulsar el botón derecho del ratón sobre la propia casilla del campo calculado en la parrilla inferior (también haciendo clic sobre el botón Generar de la barra de herramientas).
En ambos casos se presentará el cuadro de diálogo Generador de expresiones, que muestra la figura siguiente:
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¿Qué es una expresión? Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Una
expresión es una combinación de símbolos (identificadores, operadores y valores) que produce un resultado.Por ejemplo, puede utilizar la expresión siguiente en un control de un formulario o de un informe para mostrar la suma de los valores de los controles Subtotal y Transporte:
= [Subtotal] + [Transporte] Operadores de comparación El Operador de comparación debe ser uno de los siguientes: <, >, =, <=, >=, <>, Entre…y, Como, En. Expresiones complejas Una expresión compleja se crea combinando dos expresiones simples con los operadores Y u O. Una expresión
compleja tiene una del as siguientes formas: Expresión Simple Y Expresión Simple
o Expresión Simple O Expresión Simple
CAMPOS CALCULADOS
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INFORMES
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INFORMES
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Un informe access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código “vba” que podemos asociar al informe, los resultados pueden ser espectaculares
Un informe es el objeto de Access diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
INFORMES
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INFORMESPara crear un informe usaremos el asistente y después seguiremos los pasos que este nos indique hasta llegar a la finalización del informe deseado.
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Secciones principales de un informe (5).1. Encabezado de informe2. Encabezado de página3. Detalle (datos de tablas)4. Pie de página5. Pie de informe
INFORMES
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1. El encabezado de informe aparece una vez al principio de un informe. Se puede utilizar para elementos como un logotipo, el título del informe o la fecha de impresión. El encabezado de informe se imprime antes del encabezado de página, en la primera página del informe.
2. El encabezado de página aparece en la parte superior de todas las páginas del informe. Se utiliza para mostrar elementos como los encabezados de columna.
3. La sección de detalle contiene el cuerpo principal de los datos de un informe. Esta sección se repite para cada registro del origen de registros base del informe.
4. El pie de página aparece en la parte inferior de todas las páginas del informe. Se utiliza para mostrar elementos como los números de página.
5. El pie de informe aparece una vez al final de un informe. Se utiliza para mostrar elementos como los totales del informe. Aunque el pie de informe es la última sección del diseño del informe, aparece antes que el pie de página, en la última página del informe impreso.
INFORMES
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FORMULARIOS Ejem.
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FORMULARIOS Ejem.
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FORMULARIOS Ejem.
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FORMULARIOS Ejem.
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FORMULARIOS Ejem.
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FORMULARIOS Ejem.
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FORMULARIOS Ejem.
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FORMULARIOS Ejem.
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FORMULARIOS Un formulario es el objeto de Access diseñado para la introducción, visualización y
modificación de los datos de las tablas de manera practica. Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de fichas
de datos.
Un formulario sitúa el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de más de una tabla.
También puede mostrar imágenes y otros objetos.
Un formulario puede incluir un botón que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automáticamente.
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Para crear formularios, hay 2 métodos: Uno utilizando un asistente que va guiando pasos por paso la creación del formulario. Otro empezando el formulario en blanco (Modo diseño).
FORMULARIOS
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FORMULARIOS En la ventana inferior izquierda, titulada "Campos disponibles", tenemos un listado de todos los
campos de la tabla, con los botones centrales podemos seleccionar los campos que deseemos tener en nuestro formulario uno a uno, utilizando el botón superior, o todos a la vez , pulsando el segundo botón. Podemos utilizar los dos botones inferiores para deshacer nuestras selecciones en el caso de que deseemos rectificar.
Una vez que hayamos seleccionado los campos que deseemos que tenga nuestro formulario pulsaremos el botón "Siguiente".
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Procedemos a seguir las instrucciones del asistente hasta llegar finalmente al formulario.
FORMULARIOS
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MACROS
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MACROS Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algún evento que
ocurre en el sistema. Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una exclusión de registro estuviera para ser efectiva y esta rutina puede exigir confirmación por el usuario.
Para crear una macro se selecciona Macros en la ventana Base de Datos y se acciona el botón Nueva. Para alterar una macro se utiliza el botón Diseño y para ejecutar una macro (en general para testear) se utiliza el botón Ejecutar. La ventana para el montaje de una macro está detallada en la siguiente figura.
Nota: Para que una macro sea autoejecutable debe tener el nombre: “Autoexec”, por regla de programación solo se puede tener una.
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Una macro puede estar compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros (grupo de macros: colección de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo un único nombre de macro.) También se puede usar una expresión condicional para determinar si se llevará a cabo una acción en algunos casos cuando se ejecute la macro.
La siguiente macro está compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace referencia al nombre de la macro Revisar Productos.
MACROS
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CREAR UNA MACRO Para crear una macro se selecciona Macros en la ventana Base de Datos y se acciona el botón Nueva.
Para alterar una macro se utiliza el botón Diseño y para ejecutar una macro (en general para testear) se utiliza el botón Ejecutar. Para que su activación sea inmediata debemos atribuirle un nombre patrón al Access autoexec.
ANALISIS Y EXPLORACIÓN
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ANALISIS Y EXPLORACIÓN
Microsoft Access ofrece varias tecnicas que ayudan a analizar los datos.
*Modificar información existente.*Eliminar información de la base de datos.*Buscar un dato en concreto.*Clasificar los registros de la base de datos.*Copiar el contenido de una base de datos en otra.*Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos.*Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de datos.*Imprimir los datos existentes.*Eliminar una base de datos.*Asignar nombre a una base de datos
SEGURIDADExisten diferentes estrategias para controlar el nivel de acceso a la base de datos de Microsoft Access y sus objetos. Estas estrategias se describen brevemente a continuación, ordenadas por nivel de seguridad.
Utilizar opciones de inicio
Evitar que los usuarios establezcan contraseñas u opciones de inicio
•Seguridad de una base de datos.
•Consideraciones generales sobre seguridad.
•Seguridad en las bases de datos de Access.
•Compactar y reparar una base de datos.
•Copia de seguridad de una base de datos Access.
•Protección de una base de datos mediante contraseña.
•Aumentar la seguridad convirtiendo la base de datos a mde.
•Encriptación de una base de datos.
•La seguridad en los proyectos de Access.
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Normalmente, cuando se desarrolla una aplicación para usuarios, es recomendable restringir el acceso de los usuarios a la estructura interna de la aplicación para evitar problemas.
Lo normal suele ser trabajar con dos versiones de la aplicación:
* Versión de Desarrollo: Esta versión es sobre la que trabaja el desarrollador o programador. En esta versión se tiene acceso a todos los objetos de la Base de Datos y sus correspondientes diseños. Esta será la versión sobre la que tú trabajarás normalmente y sobre la que irás realizando modificaciones y mejoras.
* Versión de Usuario: Esta es la versión que se entrega al usuario, y sobre la que habitualmente va a trabajar. Esta versión sólo tendrá habilitado el acceso a aquellos objetos de la Base de Datos estrictamente necesarios, y desde luego, en ningún caso al diseño de los mismos. Puede que existan varias versiones simultaneas de una misma aplicación para diferentes usuarios.
SEGURIDAD PRESERVACIÓN
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En la versión de Desarrollo:
0. Asegúrate de que el usuario tiene acceso a todos los datos que necesita (tablas y consultas) desde formularios e informes que hayas creado tú.
1. Crea tus propias Barras de Menús. Para evitar que el usuario pueda enredar entre las opciones de los Menús y descubrir el pastel, crea tus propia barra de menús con sólo las opciones imprescindibles que vaya a necesitar el usuario. A veces puede resultar útil crear una barra en blanco sin ninguna opción.
Asegúrate de que todos los formularios de tu aplicación llaman a una barra de Menús o Herramientas creada y controlada por ti (opción BarraDeMenús (MenuBar) de las propiedades del Formulario)
Una vez creadas estas barras, protégelas para que el usuario no pueda modificarlas o quitarlas: Deshabilita las opciones: Permitir Mover, Permitir Personalizar, Permitir Mostrar y ocultar, Permitir Cambiar tamaño.
2. Quita los menús contextuales Quita los menús contextuales de aquellos formularios donde no sean necesarios: (opción Menú Contextual (MenúDeMétodoAbreviado (ShortcutMenu))= No) en las propiedades del Formulario
3. Crea una pantalla de inicio. Crea un formulario de inicio para tu aplicación desde el que el usuario tenga acceso a las opciones principales de tu aplicación (incluye alguna Barra de Menú si es necesario) Este formulario deberá ser lo primero que se cargue al abrir la Base de Datos. Para ello, vete a Herramientas/Inicio, y en la opción Mostrar el Formulario selecciona el nombre del formulario que deseas mostrar como pantalla de inicio.
SEGURIDAD
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Ahora, copia la base de datos para crear una versión de usuario. Sobre esta versión realizaremos las siguientes modificaciones:
4. Modificar las Opciones de inicio En el cuadro de diálogo de la opción Herramientas/Inicio, hay que desmarcar las siguientes opciones:
* Presentar la ventana Base de Datos: Esta opción oculta la ventana donde aparecen todos los objetos de la Base de datos (tablas, consultas, formularios e informes)
* Permitir el uso de las barras de herramientas incorporadas: Quita esta opción para que el usuario no pueda ver más barras de herramientas que las que tú has creado.
* Permitir cambios en barras de herramientas y menús: Quita esta opción para que el usuario no tenga posibilidad de crear una barra de menús que nos desbarate el invento.
En opciones Avanzadas>>
* Usar las teclas especiales de Access: Si no quitas estas opción, un usuario avispado puede acceder a la ventana de Base de datos pulsando F11, u otro usuario más avispado aún, puede entrar al diseño de nuestra Base de datos si pulsa la tecla Shift (mayúsculas) mientras abre el fichero. Para impedir que el usuario pueda hacernos alguna de estas trastadas, desmarca esta opción.
5. Por último, crea un archivo MDE Para optimizar tu aplicación, guarda la versión de Usuario como archivo MDE. Esto compila todos los módulos de Visual Basic, lo cual favorece que se ejecuten más rápidamente, y además impide que se pueda modificar el diseño de ningún formulario o informe.
Con esto, tu aplicación habrá quedado blindada; y además tendrá un aspecto más profesional
BLINDAJE
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a. Título de la aplicación. En esta opción le das un título a la base de datos que se utilizará en las barras de título de tu base de datos.b. Icono de la aplicación. En esta opción puede poner un archivo tipo icono (.ico) o una imagen bitmap (.bmp), para que aparezca como el logotipo en la barra de título de su base de datos. (La verdad se ve muy chico y casi no se nota, pero sirve para personalizar la base de datos)c. Barra de menús. Sirve para seleccionar una barra de menús predeterminada para toda la base de datos. (Se pueden crear barras de menús o barras de herramientas personalizadas y usarlas aquí o en otros objetos de la base de datos como formularios e informes).d. Mostrar formulario/página. En esta opción, puede elegir un formulario para que se muestre automáticamente al iniciar su base de datos.e. Presentar la ventana Base de datos. Activar esta casilla si desea que la ventana Base de datos se presente al iniciar su base de datos y desactivarla si no desea que se presente. (Se utiliza cuando inicia con un formulario automáticamente y no desea que el usuario tenga acceso a los demás objetos de la base de datos).f. Presentar la barra de estado. Active esta casilla si desea que se presente la barra de estado y desactívela si desea ocultarla. (La barra de estado es la que muestra mensajes al usuario e indica el estado actual de la base de datos)g. Barra de menú contextual. Si creaste un menú contextual por medio de la personalización de herramientas, puedes seleccionarlo aquí para que funcione como predeterminado en todos los formularios e informes.h. Permitir el uso de menús no restringidos. Si activa esta opción, estarán disponibles todos los comandos de menú de Microsoft Access.i. Permitir el uso de menús contextuales predeterminados. Seleccione esta opción para permitir el uso de menús contextuales predeterminados de Microsoft Access.j. Permitir el uso de las barras de herramientas incorporadas. Active esta casilla para ver y utilizar las barras de herramientas predeterminadas de Access.k. Permitir cambios en barras de herramientas y menús. Activar la casilla para permitir cambios en las barras de herramientas y desactivar para bloquear las barras de herramientas (lo que inhabilita el botón secundario del mouse. El botón Cerrar de las barras de herramientas y el comando Barras de herramientas del menú Ver).l. Usar las teclas especiales de Access. Al activar la casilla permite la utilización de las teclas especiales de Access, para mostrar la ventana Base de datos, ventana inmediato, ventana VB, Detener ejecución.
ARQUITECTURA CERRADA
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EFECTOS
Puede terminar de darle una apariencia profesional a su base de datos si utiliza un logotipo de inicio personalizado y no el logotipo habitual de Access. Para ello, Hay que crear una imagen con cualquier programa de diseño y guardarla como bitmap (.BMP) y utilizar el mismo nombre que la base de datos. Posteriormente debes ponerla en el mismo directorio en el que se guarda la base y crear un acceso directo a la aplicación.
Al arrancar desde este icono, Access verá que hay un gráfico BMP con el mismo nombre que la base de datos y aparecerá durante unos segundos en sustitución del que aparece por defecto.
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RESUMEN GENERAL
Pasos para diseñar una base de datos: *Determinar la finalidad de la base de datos.
*Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.*Determinar los campos que se necesitan en las tablas.*Identificar los campos con valores exclusivos.*Determinar las relaciones entre las tablas.*Precisar el diseño.*Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.*Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.
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VANGUARDIA ACCESS Soluciones de bases de datos avanzadas.
• Interfaz de usuario orientada a resultados. • Exploración mejorada. • Importe registros de contactos de Microsoft® Office Outlook 2007. • Filtre y ordene datos. • Trabaje con campos de varios valores. • Adjunte documentos y archivos a la base de datos. • Diseño de formularios interactivos. • Texto enriquecido.• Recopile datos mediante Office Outlook 2007. • Notificaciones de correo electrónico. • Conectividad móvil. • Compatibilidad con PDF y XPS. • Edición del modo de diseño de informes interactivo. • Acceso a informes de forma interactiva. • Agrupación de la información en informes. • Seguridad mejorada. • Auditoria de datos. • Historial de revisión. • Configuración de permisos Mediante Windows SharePoint Services, • Papelera de reciclaje.
Access 2007
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BIBLIOGRAFIA
http://www.tareaescolar.net/materias/programa%20de%20sistemas%2011%20grado/programa%20general%20access%202000.htm
