curso de administracion de bodega Modulo 2

download curso de administracion de bodega Modulo 2

of 83

  • date post

    30-Jul-2015
  • Category

    Documents

  • view

    178
  • download

    1

Embed Size (px)

Transcript of curso de administracion de bodega Modulo 2

Procedimiento para la recepcin de materialesLeccin 1

IntroduccinLas siguientes normas de recepcin le entregan al personal de Finning herramientas para cumplir lograr los objetivos de disminuir los riesgos de recepcionar productos no conformes.

Objetivos de esta leccin

NORMAS

Interpretar las normas que se aplican a la recepcin de materiales

ACCIONES

Identificar las acciones fundamentales en la recepcin de materiales.

RECOMENDAC IONES

Explicar recomendaciones, que permiten mejorar la recepcin de materiales.

Alcance de la recepcinEl encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean estas materias primas, materiales, repuestos y/o mercaderas en general.

Materiales que son objeto de recepcinAquellos materiales adquiridos, elaborados o semielaborados (en proceso) en la empresa y que deban almacenarse hasta ser requeridos. Materiales que deban ser enviados fuera de la empresa o a otra sucursal, para recibir algn tratamiento especial. No son objeto de recepcin materiales de propiedad de proveedores o clientes. Por los tanto, queda prohibido almacenarlos o guardarlos, a menos que sea autorizado por algn funcionario superior y responsable.

Relevancia de la recepcinLa calidad del producto y servicio final de las operaciones de Finning depende en gran medida de la calidad y oportunidad de los materiales en el momento que los clientes lo solicitan. La recepcin por tanto, es un proceso de altsima importancia dentro de las actividades del almacn, pues asegura dicha calidad y oportunidad.

AutomatizacinAutomatizar el proceso de recepcin tanto como sea posible, permite eliminar o minimizar la burocracia, errores o intervenciones humanas que no aaden valor al producto o servicio final. En Finning, la automatizacin es de vital importancia para la eficiencia del proceso de recepcin.

Seleccin de proveedoresUna adecuada seleccin de proveedores permite disminuir el nmero de inspecciones o pasos que no aaden valor, haciendo posible un proceso de recepcin segura.

El proceso de recepcin de mercaderas en FinningLeccin 2

Objetivos de esta leccin

EXPLICAR

La importancia del proceso de recepcin

DESCRIBIR

El flujo de operacin de los pedidos y la terminologa asociada

COMPRENDER

7 normas relevantes para la recepcin

IntroduccinSi bien, la recepcin es un proceso que comienza con la llegada fsica de los materiales a la empresa, para que esto ocurra correctamente, es necesario contar al menos con informacin previa sobre: Cundo ocurrirn estas entradas

El detalle de su contenido (artculos) Su procedencia.

Una vez en la empresa, los materiales deben ser registrados y debe ser posible conocer su ubicacin (trazabilidad) y cantidades existente dentro del almacn. Contar con un registro electrnico de todo esto, es un factor que favorece la efectividad y eficiencia del proceso de recepcin.

Flujo del proceso en FinningEs importante tener en cuenta el flujo general que sigue un pedido en Finning, como se muestra en la siguiente figura

Tipos de recepcin desde CDRExisten dos tipo de recepcin desde CDR: Stock Transfer y Guas miscelneas. Todo Stock Transfer debe venir con firma y timbre del supervisor de salida, de no ser as estos repuestos sern retornados al CDR. Por su parte las nicas Guas miscelneas que se aceptan son por repuestos a destruccin. Estas guas deben estar firmadas y timbradas por el supervisor de salida, indicando claramente el motivo de su destruccin (NON-STK, PROVISIONES, etc.) Se debe adjuntar correo enviado a Bodega 65 solicitando su destruccin.

Se debe ser exigente en cuanto a la formalidad de este procedimiento.

Manejo de excedentesEn el caso de producirse un excedente, ste debe ingresarse a un planilla de control, la cual debe ser enviada a los supervisores de salida, quienes deben responder dentro de las 24 horas siguientes. El objetivo de este control es: Obtener un reporte semanal con un indicador de errores en despacho. Hacer seguimiento a todos los tems informados y si estos fue regularizados por el supervisor de salida.

Flujo de recepcin desde CDR

Plazo de recepcin y contrapartidasEl envo de repuestos desde CDR no puede sobrepasar los 3 das, desde que se genera el documento respectivo. De sobrepasar este plazo, se realizarn las contrapartidas correspondientes, las que sern informadas al supervisor de salida y entrada de CDR. Se crea reporte con diferencias y se informa a los involucrados. Se realiza seguimiento constante hasta su regularizacin.

En el caso de una contrapartida a Bodega 65, esta debe ser informada previamente por el supervisor de entrada va email, de lo contrario no ser aceptada.

7 normas de recepcin en FinningSe reconocen 7 normas relevantes en el proceso de recepcin en las bodegas de Finning: Orden de Compra Gua de Despacho

Validacin de documentos y artculos Firma de documentacin Gua de recepcin interna No conformidades en la recepcin Inspecciones

Para cada una de ellas daremos ciertos alcances que son importantes considerar

Norma 1: Orden de CompraCada vez que se emita una orden de compra, la unidad encargada de adquisicin deber remitir oportunamente copia de esta orden a la bodega receptora. Esta copia permite informar al bodeguero sobre los artculos que va a recibir, la cantidad, calidad, proveedor y fecha de recepcin.

Norma 2: Gua de despachoPrevio a la recepcin de las mercaderas desde el proveedor, el bodeguero debe exigir la gua de despacho que acompaa los artculos requeridos. Cada gua de despacho debe estar asociada a una orden de compra y tener correspondencia con ella.

Norma 3: Validacin de documentos y artculosEl encargado de bodega debe verificar que los artculos recibidos e indicados en la gua de despacho, corresponden exactamente a los solicitados en la orden de compra, tanto en cantidad, calidad y especificaciones.

Norma 4: Firma de documentacinUna vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de bodega debe: Firmar el original y la copia de la gua de despacho. Entregar la copia al transportista

Archiva el original.

En caso de ausencia de gua el encargado de bodega indicar su visto bueno en el reverso de el original de factura.

Norma 5: Gua de recepcin internaAlgunas empresas usan guas de recepcin internas como respaldo oficial. Si es el caso, la gua de recepcin interna se adjunta a la gua de despacho o a la factura.

Norma 6: No conformidades en la recepcinSi el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo sealado en la orden de compra, proceder a las siguientes instrucciones: Recepcin parcial por cantidad inferior (se usa gua de recepcin).

Recepcin parcial por rechazo (se deja constancia en gua de recepcin).

Norma 7: InspeccionesEl encargado de la recepcin deber realizar inspeccin ya sea al azar o en aquellos envases que presenten roturas o marcas de dao. Esto permite verificar la cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.

Recepcin de pedidos de repuestos para stock en DBSLeccin 3

Recepcin de repuestosLa recepcin de repuestos en una de las tareas ms comunes en una bodega. Este proceso se compone de una recepcin fsica y una recepcin en DBS. Los procesos de recepcin dentro de Finning pueden recibir los siguientes nombre, se acuerdo a su naturaleza y contexto: Recepcin de pedidos de repuestos para stock (Compras) Recepcin de transferencias desde otras Bodegas (Stock Transfer) Devoluciones (Return list) Ajustes Regularizaciones de sobrantes reserva

Dada su relevancia en los procesos de Bodega de Finning, la recepcin de pedidos de repuestos para stock, se tratar a continuacin en una leccin aparte.

Objetivos de la leccinEn esta leccin se describir cmo se realiza la recepcin de un pedidos. Los puntos clave a tratar son: El flujo del proceso de pedidos en el sistema de Finning. Tipos de embarques.

Tipos de pedidos. Mecanismo para visualizar repuestos u obtencin de informacin a partir del embarque o pedido.

Revisin fsica de embarques y pedidos. Procedimientos informticos asociados a la recepcin. Encasillamiento y cambios de ubicacin

Flujo del proceso de pedido en DBS

Pedido a fbrica

Factura de Fabrica

Recepcin Fisica de la Mercaderia

Registro De Mermas y excedentes

Envio de Mercaderia a bodega destino

Receipting o Backorder Fill en DBS

Contabilizacion de la Existencia

Tipos de embarquesLos pedidos de repuestos solicitados a Caterpillar llegan a las bodegas de Finning en embarques por 2 vas: Transporte Areo (CAA: Carga Area) o Transporte Martimo (CAM: Carga Martima).

Estos embarques pueden incluir uno o varios pedidos, diferenciados con nmeros de despachos (Shipment).Cada nmero de despacho tiene asociada una factura de Caterpillar.

Tipos de pedidosDentro del sistema de pedidos de Finning es posible distinguir 4 tipos de pedidos: Martimos (S). Ejemplo: S029420 Areos (A). Ejemplo: A029330

Repuestos Ingersoll Rand. Ejemplos: MAxxxxx: Pedidos Manuales Areos (Fuera de programa u otra razn). MXGxxxx: Componentes de Intercambio SOS 505 reparados en CRC.

Manuales (MA). Ejemplos: MUxxxx0, Mxxxxx0, MLxxxx0, MKxxxx0, MRAxxxx

Tipos de pedidos manuales Estos pedidos pueden ser creados para solicitar repuestos a Caterpillar o un proveedor de otra lnea. Tambin permiten regularizar sobrantes de reserva u otro tipo de ingreso a stock. Los pedidos manuales son: MUxxxx0: Recepcion de BO duplicados a Fbrica, detectados inmediatamente (PIT-B4)

Mxxxxx0: Regularizar duplicaciones de BO no detectadas inmediatamente o pedidos de BO anulados (P1T-B4) y (P1T-B2) MLxxxx0: R