Curso de Base de Datos - (1 de 7)
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El almacenamiento manual es partedel pasado.
Cfl'puter N° 196
paz de interpretar la información que contenían. Seconsiguió reducir de esemodo el tiempo necesariopara procesar 56 millonesde tarjetas a tres años.Tal vez no tengas gran
des necesidades en cuanto al tratamiento de la información de tus discos,libros, películas, etcétera.Es más, puede que hastaahora confiaras en tu memoria, en un documento
La infonnación sinorden no sirve de nada
¿Pord6ndeempiezo?La mayoría de las per
sonas cuando se planteancrear una base de datos
'" se precipitan. Su primerg. paso suele ser abrir el~ programa que utilizarán~ para crearla, el SGBD~ (Sistema Gestor de BaLL ses de Datos), como por
ejemplo Access. A prioripuede parecer un buencomienzo, pero la realidad es bien distinta. Locorrecto es plantear eldiseño de la base de datos pensando primero enqué información interesaalmacenar y qué se esperaobtener de ella. Pero para poder dar este paso esfundamental saber cómose estructura una base dedatos relacional y cuálesson sus elementos.
documentación sea útil debes tener la capacidad derecuperar lo que necesitescon un mínimo esfuerzo,yes ahí donde las bases dedatos te tienden su mano.Además, con lo cotizadoque está el espacio físicohoy día una base de datos será un ahorro doble,ahorro de espado porquetodo quedará en un fichero único en tu disco duro(del que no debes olvidarrealizar copias de seguridad), y ahorro de tiempo por la gestión rápiday eficaz que realizan losprogramas actuales.
Bases de datos 90Elementos de lasbases de datos 91Diseñar una base de datos 93Access 2000 de laAa la Z 94Personalización delas barras de herramientas 95
de texto o una tabla deExcel. Siempre es un buenmomento para rectificar yplantearte recurrir a unasencilla base de datos para facilitar tu tarea de unaforma que hasta ahora nohabías imaginado. Ademásconseguirás realizar operaciones que por el método"tradicional" te harían perder la paciencia.De poco sirve tener
montones de facturas,revistas, películas, documentos y demás sisimplemente te dedicas a almacenarlos sin ningúnprocedimien-to. Para que la
ese modo con el siguiente censo. Herman Hollerit,considerado por muchoscomo el primer informático, patentó en 1884 unamáquina que funcionabacon tarjetas perforadas, ca-
202201200199198
90
Respondemosa tus preguntasLasclaves del éxitoAfinael diseño y crea informesRecuperala informaciónIntroducetus datos
196197
Guíadel cursointroduccióna las basesde datosPrimerospasos en Access
por la búsqueda de éstaautomatización.En la segunda mitad del
siglo XIX, Estados Unidos se encontraba con unproblema cuanto menoscurioso, la informaciónrecopilada en el censo de1880 tardó en ser procesada siete años. Estimaronque conforme al crecimiento de la población, setardaría 10 o 12 años enprocesar la informacióndel censo que se realizaríaen 1890, solapándose de
E l concepto de base dedatos es muy simple, setrata de un conjunto de
información que guardarelaciónes determinadasentre si. Se podría pensarentonces en una agendacomo un modelo de basede datos, y así es, sólo lefalta un ingrediente queviene de la mano de lainformática para ser realmente "potente": la automatización. Es más, el nacimiento de la informáticaestuvo muy influenciado
Aunque a veces no repares en ello, cada día interactúas con multitud de bases de datos;al ir al banco, cuando haces la compra ... En este curso te enseñamos a crear la tuya paracontrolar la información que quieras y olvidar así las temidas montañas de papel.
Sumarlo
Curso: Bases de datos, ,. parteProgramación
91
RelacionesTener varias tablas está
muy bien, pero ... ¿cómose "entiende" el ordenadorcon todas ellas?Si se han "descompues-
to" las fichas del videocluben varias tablas aisladas,relacionar unas con otraspuede parecer complica-do. El secreto está en quelas tablas que se vayana relacionar tendrán uncampo común que permi-tirá establecer el vínculo.Para empezar a alquilarpelículas hace falta una ...
Num_alquiler IFecha_out I Fecha_in I Cod_Pel ICod_cliente I Memo
325 09/03/2006 11/03/2006 B1450 32456
326 09/03/2006 11/03/2006 B0153 22432
327 09/03/2006 12/03/2006 B0012 23455 2° Retraso
328 12/03/2006 13/03/2006 B1450 15 63
t ~~~ lIIIi
Películas ClientesCod_cliente I Nombre I Apellido
Cod_Pel I Titulo I Ano23455 Osear Calvo
Ir80012 El dia de la bestia 199522432 Daniel AraI
80153 Carmen 2002 15263 Melisa GalianoB1450 El hombre bicentenario 1999
32456 Jose Angel Arroyo80245 Piratas del Caribe 2003
32457 Benigno Arroyo
relativa a cada una de losDVDso cintas VHSdisponibles para alquilar. ¿Quépasa cuando de un mismotítulo tienes más de unacopia? ¿Tendrás dos filasiguales en la tabla?En las bases de datos re
lacionales no pueden existir dos filas con la mismainformación, y para evitarlo, entre los campos decada tabla, debe existir almenos una clave. La condición que cumplirá latabla, desde el momentoque se designe un campocomo clave, será que dosregistros no podrán tenernunca la misma información en el atributo elegido como clave. La clavepuede usarse por ejemplopara rotular con un códigocada una de las películasdel videoclub. ¡Aunqueparezca que hay muchaspelículas iguales, cadauna es única!
Ahora imagina cómo sería la tabla de películas.Contendría información
Claves
Registroso tuplasUna vez tenemos un
nombre para la tabla (eltema del que trata) y varias columnas (los atributos del tema elegidos), latabla debería empezar acrecer hacia abajo, es decir, a ganar filas. Cada filaes un registro, y contieneinformación sobre unamisma entrada, por ejemplo, sobre un socio. De esamanera la tabla de sociostendrá tantas filas comosocios tenga el videocluby columnas como datos sealmacenen de cada socio.
información relativa a untema concreto. Si volvemos al videoclub, la fichade papel recogía información de varias categorías,porque en una sola fichaaparecía toda la información del socio, informaciónsobre los alquileres y hastalas películas alquiladasCada tabla tiene varios
atributos, es decir, una tabla de socios tendrá tantosatributos como diferentesdatos hayamos decididoapuntar. Por ejemplo, DNI,nombre, apellidos, etcétera, serían cada uno uncampo distinto. En la tablacada campo dará título auna de las columnas.
De no existir una clave para identificar los campos de maneraunívoca podrían aparecer problemas y duplicidades.
Cod cliente I Nombre I Apellido23455 Osear Calvo22432 Daniel Ara15263 Melisa Galiano32456 JoseAngel Arroyo32457 Benigno Arroyo21498 Laura Martin11534 Lucia Mayor11832 Miguel Lozano12531 Laura Martin ¡"27354 Roberto Bosch
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Lasbases de datos relacionales, como Access, organizan la información en varias tablas que,correctamente relacionadas entre sí, permiten trabajar fácilmente sin tener que duplicar datos.
CamposLas bases de datos rela
cionales están compuestaspor varias tablas, cada unade las cuales almacena la
TablasSi hay algo que tienen en
común todas las bases dedatos, es que la información que contienen se almacena en forma de tabla.Podrías plantearte entoncessi puedes usar una tabla deExcel para llevar el controlde tu colección de películas, libros o lo que tú quieras. Larespuesta podría sersí, pero al igual que en elejemplo del videoclub, sideseas saber ciertas cosasun poquito más "complejas" de la información almacenada te encontraríascon problemas.
En función de cómo sealmacene la informaciónexisten varios tipos debases de datos: jerárquicas, de red, relacionalesy orientadas a objetos. Detodas ellas las más usadas actualmente son lasrelacionales. Esto se debea su facilidad para tratar"problemas" reales y a sucapacidad de trabajar condatos que son modificadosde manera constante.
Alquileres
si el número de socios espequeño, siempre podríasrevisar ficha a ficha. Peroporqué perder tiempo sitienes a tu alcance soluciónsencilla, rápida y con posibilidades casi ilimitadas.El video club es sólo
I un ejemplo, seguramentepodrías sacar mucho máspartido a información quemanejes habitualmente.
res.Ahora imagínate todaslasfichas en un archivadorordenadoalfabéticamentey"alquila"mentalmente unascuantaspelículas.Hasta aquí todo bien,
pero si te pido que medigas qué socios tienenalquilada alguna película todo se complica ¿Verdad?Para llevar el controltendrías que separar en
Todala información introducida en una base de datos quedaalmacenada en tablas que organizan los datos por temas.
<:00__ " 1 Nombre I ApeIIldo
230M Osear CaIYo
22<132 00nieI No152&3 -- -32458 ......... """'"32457 BenIgno """'"334...
otro archivador las fichasde todos los socios quetengan alguna película.Ahora tiene mejor aspecto, pero ... ¿puedes saberrápidamente qué películasestán alquiladas y cuándolas devolverán? Si el ordende las fichas se realiza enfunción de los socios, esdifícil obtener datos sobreel estado de las películas.Loque en principio pare
cía algo muy sencillo se está empezando a complicaraunque, puedes pensar que
Si nos olvidamos unmomento de las bases dedatos y pensamos en sistemas más tradicionales, unvideoclub podría llevar elcontrol de sus socios enfichas de papel. En una ficha estarían apuntados todos los datos de un socio,DNI,nombre, apellidos, dirección teléfono ... Ademáses posible que también enla propia ficha estuvieranapuntadas las películas queel socio hubiera alquiladoy las fechas de los alquile-
Curso:Bases de datos, ,. parte Programación
• Formularios: Son ventanasque permiten trabajar demanera cómoda sobre elcontenido de varias tablassimultáneamente.
I • Informes: Permiten imprimir el conjunto de datos queinterese sobre papel.
• Consultas: Sonoperacionesque aplicadas sobre las tablas permiten extraer información concreta.
• Integridad referencial: Esla condición que impide queexistan incoherencias entrelas tablas relacionadas.
ten trabajar con los datos detodas ellas como si estuvieran en una sola tabla.
• Relaciones: Son los vínculos establecidos entre lasdiferentes tablas que permi-
• Claves: Es un campo cuyocontenido no puede estárduplicado en la misma tablay permite identificar a cadaregistro de manera unívoca.
• Registros: Cada una de lasfilas de la tabla que agrupatoda la información de unmismo elemento.
• Campos: Son cada una delas columnas de una tabla.Cada campo almacena undato en concreto.
• Tablas: Estructuras encargadas de alojar la información de la base de datos.
En tfJIII/!fIIeD
InformesGracias a los informes se
puede obtener la información deseada impresa enpapel. De esa forma, puede ser muy sencillo sacarun listado con las películasque no han sido alquiladasúltimamente, para comprobar si realmente los títuloslistados siguen estandoen las estanterías del videoclub o han desaparecido "misteriosamente".
Mediante el uso de consultas se puede extraer informaciónconcreta aunque la misma provenga de varias tablas.
Nombre I Apellido I TIIulo I Fecha inJase Angel Arroyo El hombre bicentenario 11/0312006
Daniel Ara Carmen 11/0312006
Osear Calvo El dla de la bestia 1210312006
incluso podría empezar aechar de menos el antiguofichero manual...Para resolver esta situa
ción, las bases de datospueden poner las cosasmás fácil al usuario mediante la utilización deformularios. Su objetivo espresentar la informaciónde una forma mucho mássencilla, y facilitar la introducción de datos medianteuna interfaz adecuada.
Nom_ltkIuiler Fec:ha_OIJI Fec:::M_1n Cod_PeI
Cod__
Memo325 0!W3I2OO6 111OSI2OO6 81450 32'"
"'" 0!W3I2OO6 11/0312006 80153 22'32327 09lO3l2OO6 1210312006 80012 23<ss ........32. 12/0312006 1:w312OO6 81450 15263
I ICod__
....... -23<55 """" """" Cod_PtIII TIW~ ""22432 00nI0I No Il0012 El di. o.NIbeItiII ""''''' - a.- BOI53 0._ 200232... .......... """'" .'450 ElhonDe~ ''''32451 - """'" 802.. PlrlMldelCd:le 2003
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A través de los informes se generan listados impresos con la información que se necesite de labase de datos, como inventarios, listas de distribuidores, clientes, etcétera
FormulariosLa persona encargada
de los alquileres en el videoclub no tiene porquésaber cómo está estructurada la base de datos parapoder trabajar con ella. Sirealizar un simple alquiler supone tener que abrirvarias tablas y realizarcomplejas operaciones,
el sistema de fichas, habríaque revisarlas, una a una,tarea cuanto menos un poco pesada. Las consultas tepermiten recuperar sólo la
Iinformación que se especifique. Funcionan a través del análisis realizadoa las tablas atendiendo acondiciones que se especifiquen. Dependiendo delos resultados que se quieran obtener, existen variostipos de consulta.El ejemplo anterior se
resolvería mediante unaconsulta de selección, lacual permite recuperar losdatos deseados de variastablas según los criteriosque se especifiquen. Porotro lado están las consulta de acción que, como sunombre indica, no se limitan a mostrar la información, sino que son capacesde crear nuevas tablas omodificar el contenido delas existentes. Su utilidades muy variada, por ejemplo se podría utilizar unaconsulta de acción paraborrar de la base de datostodos los clientes que nohayan alquilado ningunapelícula desde hace másde dos años. Tarea quepuede realizarse en pocosminutos y que realizada amano sobre un archivadorexigiría grandes dosis depaciencia y tiempo.
ConsultasLlega el momento de
cerrar el videoclub e interesaría saber si los sociosque debían hacerlo handevuelto las películas. Con
¿Qué pasaría si la base dedatos permitiese alquilar
I una película a un socioque no está registrado como tal?Mal negocio ... Si elordenador revisa que losdatos a los que hace alusión una relación existencorrectamente en ambastablas, no se produciránproblemas como éste y noaparecerán incoherencias.
..
jar con ambas tablas comosi de sólo una se tratara.Existen tres tipos de
relaciones, en el ejemploanterior la relación es deltipo de "uno a varios" (1:n), que son las más comunes. Esto quiere decirque en la tabla de sociossólo puede existir una vezel código que identifica alsocio (no olvides que es laclavede la tabla), mientrasque en la tabla alquileresel código de socio se podrá repetir muchas veces,tantas como veces alquilecualquier película.También hay relaciones
del tipo'''uno a uno" (1:1),
Gracias al aspecto "amigable" que pueden adoptar los formularios es mucho más cómodo trabajar con una base de datos.
• Nombre Id de cliente I (Autonumérico)Apellidos Compo!!lñl.e¡ IOrección fect N' de teléfono I
NI de fax ICódigo postalCiudadEstado/ProvinciaPala
Id<le"'" ele .... fed>;oele fedJ;o Ilol'_1 eIe",,- p_. toblH Im_ óeIIid
• •Órdenes de trabajo__ I Eagos ... I ~i$ta previa de Iectwe.. I
~Iro: t<j_J¡----i" IHI lde'
IntegridadreferencialSi el gestor de la base de
datos no impone ciertasrestricciones, la información almacenada podríaacabar siendo inservible.
en las que en ambas tablassólo puede aparecer unavez el valor del campo relacionado. Por último, lasrelaciones del tipo "muchos a muchos" (n:n) podrían considerarse comodos relaciones de "uno avarios" cruzadas en unatabla adicional.
tabla que almacene lasfecha de entrada y salida de cada título. En laficha originalmente todose apuntaba en la misma"tabla", pero aquí sería ungran error. Para qué volvera escribir los datos de lossocios y las películas si yalos tienes. La tabla de alquileres tendrá un campoque contendrá la clave queidentifique unívocamentea cada socio, el cual estaráa su vez "repetido" en latabla de socios. Entre dichos campos se establecerá una relación con la queel ordenador podrá traba-
Curso:Basesde datos, ,aparteProgramación
En cada tabla debe existir un campo que sirva para hacer a cadaregistro único. De no existir ninguno válido habrá que crearlo. ....
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Establecerlas clavesCon las tablas ya plan
teadas, con todos suscampos, llega el momentode definir una clave paracada una. Tiene que serun dato que siempre estécumplimentado en todoslos registros y que no serepita nunca en toda la tabla. Muchas veces la elección es complicada porqueen ocasiones ninguno delos atributos que incluyela tabla son "únicos". Lacalidad de diseño en unabase de datos no se debe"relajar" en función del
I número de registros que
Eligiendolos atributosCada vez que dejes a
alguien una película estarás realizando una acción que tendrá una seriede información adicional(atributos). Los atributosmás importantes seránel momento en el que seproduce el préstamo y lafecha de la devolución,aunque se pueden añadirotros, que irán en funciónde la información se quiera obtener posteriormentede la base de datos.
Relacionarlas tablasPor último queda definir
las relaciones mediantelas cuales Access podrátrabajar con las tres tablascomo si se tratara de unasola. La tabla préstamosincluirá dos campos cuyocontenido hará referenciaa las otras dos tablas. Encada registro de préstamosse hará referencia a un registro que será único en latabla amigos y a otro de latabla películas (ya que elregistro hace referencia alcampo clave de estas dostablas). Por lo tanto ambasrelaciones serán de uno avarios, ya que mientras enlas tablas amigos y películas un registro no se podrárepetir, en la tabla préstamos sí lo podrá hacer.
puede ser Access quiengenere automáticamente elcontenido de este campo alcrear cada registro.
• • •'W'
se prevea tener. Es decir,partir de diseños en losque se usan nombre yapellidos como clave es ungran error, porque aunquees poco probable en unabase de datos de carácterpersonal tener dos personas con mismo nombre yapellidos, sí es posible.Así que conviene olvidarla probabilidad y centrarse en la posibilidad porremota que sea.Enel caso de una base de
datos con información personal se puede usar el DNIo un documento similar como clave. Como resultaría"chocante" tener que pedirel DNI a cada uno de tusamigos, puedes crear uncampo adicional con unareferencia numérica únicaque, aunque a ti no te aporte ninguna informaciónútil, sirva para el funcionamiento eficaz de la basede datos. Incluso, como esun dato que no te interesaintroducir manualmente,
Los atributos para lastablas amigos y películaspueden ser muy numerosos. Quedará a la elecciónde quien diseñe la base dedatos incluir o no diversoscampos. Por ejemplo, para alguien puede ser muyinteresante saber quién esel director de cada título,mientras que otra personapuede encontrar útil conocer la duración del "film".La inclusión de unos datosu otros en las tablas es loque marcará limitaciones ala hora de realizar consultas sobre la base de datos.Por ejemplo, si no has incluido un campo con la duración del video, no podrásencontrar rápidamente unapelícula que puedas ver enel tiempo que te queda antes acudir a una cita. Paraver qué atributos se usaránen el ejemplo puedes consultar el esquema de estamisma página.
Para determinar elnúmero de tablasque formará labase de datos hayque tener en cuenta qué se quierealmacenar. Si seguardarán variosdatos de un mismoelemento (Películas, Amigos, etcétera) habrá quecrear una tablapara cada uno.
correcta. Si analizas la situación encontrarás unatercera entidad que puede formar una tabla en símisma: los préstamos.
Lo primero es decidirque datos interesa almacenar. A primera vista lomás importante será tenerinformación sobre las películas,y como en si, todala información de las mismasestará relacionada, sepuede empezar a intuirque la base de datos tendrá una tabla específica
¿Cuántas taIJlas1
hemos usado de ejemplo~ base de datos de unvideoclub. Si tienes casitantas películas como algunos videoclubes y hastahas perdido la cuenta dequé títulos forman tu colección, y a quién se losdejas, es el momento decrear una base de datos.
Eneste esquema puedes comprobar cuáles son los campos,tablas y relaciones que formarán la base de datos de ejemplo.
que contendrá todos loscampos que hagan referencia a las mismas.Por otro lado para poder
prestarlas a alguien seríauna pérdida de tiempo introducir los datos de esapersona cada vez que sele presta una película, asíque habrá que crear otratabla que almacene todoslos contactos con sus diferentes atributos.Ahora la base de datos
ya cuenta con dos tablas:películas y amigos, perocomo estamos hablandode una base relacionalhay que buscar una formade establecer un vínculoentre ambas. Podrías pensar en incluir un campode una de las tablas en laotra y establecer directamente una relación, peroesta posibilidad no sería
UnejemploconcretoAl hablar sobre los ele
mentos de una base dedatos relacional habráspodido comprobar cómo
A la hora de diseñar unabase de datos no existeuna "receta mágica" que sepueda aplicar en cualquiersituación. Todo dependeráde cuáles sean tus necesidades, que informaciónquieras almacenar y quéquieras obtener de ella. Esta etapa del proceso es crucial,ya que de un correctodiseño dependerá el eficazfuncionamiento. Aunqueposteriormente se puedenhacercambios en el diseño,podrías encontrar gravesproblemas con los datosque ya hayas insertado.
Curso: Bases de datos, ,. parte
R Barra de estadoAquí puedes observar
diversa información que da laaplicación sobre si misma. En elprimer campo puedes ver en quéestá "centrado" Access en esemomento, te mostrará mensajesinformativos como I'CaloJando ... 1o I~'istaHola de datos l. Enel lado derecho de la barra puedesverificarel estado en el que se encuentretu teclado, como por ejemplo elbloqueo numérico ~ o el demayúsculas ~.
Contiene todos los elementos dela misma. Para saber más sobreella puedes seguir leyendo en lapágina siguiente.
Ventana de labase de datos
AyudaM Con un click sobre esteicono aparecerá el asistente quete permite buscar la información que necesites. Si pinchassobre su flecha podrás quitar oagregar botones de la barra deherramientas estándar.
Si pulsas sobre la fle- ry¡TJlcha del icono••_-~~"""'OIooI:I[..Japarecerá la lista de los objetosque puedes crear en Access.
L Relacionesy nuevos objetos
El icono. ~permite abrir una nuevaventana en la que se muestranlas relaciones establecidas entre las tablas que formen la base de datos
K PropiedadesPincha sobre este icono
para conocer las propiedades(fecha de creación, etc.) del objeto que tengas seleccionado.
~ CódigoSi conoces Visual Basic,
puedes usar el icono~para abrir un editor que WJte permitirá ver y modificar elcódigo de algunos objetos comoformularios o informes.
AnálisisEste icono pone a tu
disposición tres opciones alhacer clíck sobre su flecha.Iíhlií Analizar tabla I sirve para analizar tablas, indicando, si procede, formas más eficientes paraalmacenar la información. Cont!P M.bar redrlentol el pro g rama te mostrará recomendaciones que te orientarán paraoptimizar la base de datos. ElltRí !lo<:unentadar 1te permite sacar
C¡Yputer N° 196
E Imprimir, vistaprevia y ortografía 1 Deshacer
Con un click sobre el icon~ Puedes deshacer las ac-se enviará a tu impreso- ..§. i ciones que hayas llevado a cabora predeterminada una ~ i con un click sobre éste icono.
Nuevo, abriry guardar
Si haces click sObre~aparecerá una ventana ll.!:::!Ique te permite crear nuevas bases de datos. Al pinchar en~puedes abrir bases de ~datos existentes y con!l ~se guardarán los cam-1!!IJbios realizados.
una copia impresa de la estructura del objeto seleccionado.
CombinarAccess te permite vin
cular información entre las distintas aplicaciones del paqueteOffice. De esta manera puedes,por ejemplo, insertar en textosescritos en Word informaciónproveniente de una base dedatos. Haz click sobre la flechaque aparece junto al icono paradesplegar el listado con todoslos posible vínculos que se pueden realizar desde Access,.:!IL ~ombinar con M5W;'d
l' e,ublicarcon M5Word
.'" ~alizar con "'15Excel
F Iconosde edición
Al pinchar en el icono~puedes cortar el elementoque tengas seleccionado, si porel contrario quieres co- [1¡)piar, haz click sobre. =Para pegar el objeto que previamente hayas cortado o copiado,pincha sobre el icono~Si haces click sObre~~ ~podrás copiar el formato -41del elemento selecciona-do, es decir, los tipos de carácter, tamaño de fuente, etcétera.
copia del elemento que tengasseleccionado. Ten en cuenta quela impresión comenzará sin tener que confirmar nada más. Alpinchar sobre el icono~se mostrará una vista ~preliminar del objeto seleccionado. Si quieres hacer una revisión ort0wáfica haz click [ES]sobre el Icono......__ ...J_IL.";",,J
il.!!J y presionas en el tecladodicha letra podrás manejar lainterfaz con el teclado y movertepor los menús con los cursoresdel teclado '313llJ W.
Barra deherramientas
Los iconos que contiene son realmente accesos directos a entradas de los menús que agilizan eltrabajo. En la siguiente página teenseñamos a sacar partido a susposibilidades de configuración.
94
B Barra de menúsProporciona acceso a
todas las funciones del programa. Si haces un solo click sobrecualquiera de sus elementos sedesplegará el menú correspondiente con las opciones usadasdemaneramás frecuente. Si dejas el ratón unos ins- .--;-'1tantes sobre el icono. tUse desplegará el menú completo. Cadaelemento tiene una letrasubrayada,IArdWo EOOórl verl.Simantienes presionada la tecla
A Barra de títuloMuestra el nomb ~ ..
la aplicación. Si pinchas ,sobre el icono"'--4i'"queapareceen el lado izquierdode la barra aparecerá un menúque te permite realizar las mismas acciones que si utilizas loselementos del la- --~""do cerecno........ .....ILii..Li,,;;,.t,II1iII
Para que tu primera toma decontacto con Access sea mássencilla, te contamos, de la A alaZ,cuálesson los elementos desuventanaprincipal.
La pantalla pr~ncipald~Access 2_00_0 _
Crear una tabla en vista Diseño
Crear una tabla utiliz-ando el asis~te
Crear una tabla inb"odudendo datos
D
Programación CursO: Bases de datos, 1aparte
115•
Si en algúnmomentodudasde cuál es la utilidaddealgún icono que tengas sobre las barras de herra-mientas,puedesdejar el cursorsobre D "el mismo para que aparezcauna pequeñadescripciónaclaratoria.....---1.....:;::;::;;::,:J,;Iíil
5En la tercera pestaña de la ventana depersonalización, I QPC!ones 1, puedes confi
gurar los comportamientos que tendrán losmenús de la """" _aplicación. ~_.'""'.-._ ... _Para tener una ¡;¡ _. __ .. _ ....... -
descripción -"" .....más detallada o;~Qtlllo'"de la utilidad ,,_ .........dt""".._._de cualquierade las opciones _ ..-, .pincha sobr~ [1]..Cuando el cursor ten- [ft?]ga esta apariencia ••";',------~_¡".;;".Jhaz click sobre el elemento del que desees obtener la des- ~~------~--------~
ctputer N°196
ra que aventanaAl pincla pestañpodrástado conacciones que se pueden realizar.
3 Para personalizar una barra de herramientas simplemente haz c1ick (sin sol
tar) sobre el comando que quieras añadir ala lista, el cursor pasará a [i'Ñegnta .., .tener este asp~cto K Cursiva ~entonces podras arrastrarel icono sobre el lugar de la barra ~donde quieras colocarlo~
4 Laposición de las barras en la interfaz dela aplicación también se puede modificar,
para. ello mantén pulsado el botón rJl ~ '> Iizquierdo del raton sobre la zona.U LJ ¡¡¡V.de la barra a mover.El cursor pasará a tener este aspecto EE1,y sin soltar arrastra labarra al lugar deseado, por ejemplo ......-""1o,..;;;"'¿~L.Jl1=~=_.E"!.:~
parezca la ................·,,,.,,""'........~I-I_.Ct11eQ01~ -har sobre - J "''''''''''''
a I~omandosI "" C1tUMi,..,- ~Ab.".ver un lis- Hlljldedltw,- ¡¡, ........l,'enf8nIIyAy¡,.od,a
todas las,_,.._
.n~~II!IbIas ...
Objetosexistentes
En este área puedes ver todoslos elementos existentes de lacategoría que tengas seleccionada en el lado izquierdo. Eneste caso aparece únicamenteuna sola tabla, mm Tabla! l.
El texto que las acompaña esbastante descriptivoy siemprete permitirán crear nuevos objetos, estando en la manera dehacerlo la diferencia entre ellos(vista diseño, mediante el asistente, etcétera).
CrearEstas opciones cam
biarán en función del objetoseleccionadoen el lado izquierdo, por ejemplo, si seleccionas.....__ -' sólo aparecerándos opciones.... ------,
GruposEn los grupos puedes
crear accesos directos a los objetos a los que accedas de manera frecuente. Para añadir unacceso a esta categoría, arrastra a favoritos el elemento de labase de datos que desees.
Q R
ras que ~·~~~~1~~1~1ran pre- _.detJn_ ..:as en la -y.........
~ Bwta demerú:.- weaectedetos
r Con.... de <OdiQode ......,trar u r Cuad"o dt herramentas
rDlsellode""",.1o
a barra rDisollodo __
ás que ¡::=:~:::asilla que IIr Filtraru ordenarnombre" ..JI"'JFormaIDIIOrI!lJlilr1Oo mormel
_ U[ Forn1ato(hoja de datos)
Labarras de herramientas de Access son totalmente personalizables. Si empleas tan solounos instantes puedes tener a tu disposiciónlos iconos que uses de manera más frecuente.Evitarás así la pérdida de tiempo que suponebuscar cada vez las funciones que más uses.
1Sipinchas sobre la pestaña l!l.arrasCleherrarrdentaslverás un listado con los nombres de dife
rentes barse encuentconfiguradaplicaciónPara mosocultar unno tienes mmarcar la eprecede almomento en el cualaparecerá la barra seleccionada.
2 Pincha con el botón derecho del ratónsobre cualquier barra de herramientas,
como por ejemplo la barra ,
ObjetosAquí puedes seleccionar
los diferentestipos de elementosque forman la base de datos. Alpinchar sobre cada uno de ellos,cambiará la vista en el lado derecho, mostrándote los objetosexistentesen cada categoría.
R TIpos de VistaCon los cuatro iconos de
este grupo puedes cambiar eltipo de presentaciónen pantallade los objetos de la ventana inferior. Las posibilidadesson:5Jiconos grandes, [3 iconos pequeños, ffiE lista y!illl detalles.
EliminarEste icono sólo dejaráde
estar sombreado, [Z), cuandotengasseleccionadoalgúnobjetoque puedaser borrado.Al pulsarsobre él te mostrará un mensajepara confirmar la acción.
que quieras. El segundo elemento de este grupo Ig DJseño Isirve para acceder al diseño delelemento que quieras editar. Porúltimo el icono f,!i1]Nuevo I permitecrear nuevosobjetos de la categoría sobre la que estés situadoen la barra de la izquierda. Porejemplo, si tienes seleccionadoIilll 1" Y pulsas K!i1]f'lyevo I secreará una nueva tabla.
o Barra de títuloEnella aparece el nom
brede la basede datos a la que
Abrir, diseñoy Nuevo
pinchar sobre el icono!-ijAbrifl se abrirá el elementoque tengas seleccionadode esta ventana, aunque esta accióntambién la puedes realizar conun doble click sobre el objeto
corresponden todos los objetosque contiene. A la derecha dela barra puedes ver los icosbotones..... --tr-=¡r.~:;mque en estaocasión actúan sobre la basede datos abierta y no sobre laaplicación en general.
En el momento que abras unabasededatos,aparecerá la ventanaen la que se encuentrantodoslos elementosde la misma.
Ventana de la base de datos
Tabla 1
Crear una tabla utilizando el asistente
Crear una tabla introdudendo datos
CufSD: Bases de datos, ,. parle Programación