Curso de Excel - WordPress.com · Curso de Excel Justificación En el mundo de la informática, uno...

Curso de Excel

Justificación

En el mundo de la informática, uno de los programas más subutilizados es el Excel. La

mayor parte de los usuarios solamente lo emplea para realizar operaciones muy

simples y desconocen su potencialidad. El Excel es un programa que permite crear y

aplicar formato a un conjunto de hojas de cálculo para analizar datos. Concretamente,

puede usarse para hacer seguimientos, crear modelos para análisis, escribir fórmulas

para realizar diferentes tipos de cálculos, dinamizar los datos de diversas maneras y

presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional. Así mismo, con

Excel se podrá realizar la validación de datos que permite establecer restricciones

respecto a lo que se puede o se debe escribir en una celda y puede configurarse para

impedir que los usuarios escriban datos inválidos. También puede proporcionar

mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como

instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. Una de sus

herramientas más poderosas es la generación de fórmulas y funciones que pueden

realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas,

comprobar condiciones, etcétera.

En este curso se ofrecerán las instrucciones precisas para aprender a utilizar las

herramientas más importantes de Excel a través de ejemplos concretos y prácticos

que permitan al alumno descubrir el potencial del análisis de información que nos

ofrece esta hoja de cálculo.

Objetivo

Al terminar el curso, el participante será capaz de utilizar y trabajar con funciones que

le permitirán realizar procesos como nóminas, facturas, inventario o estados

financieros.

Dirigido a:

Personas a quienes les interese analizar información.

Temario

1. Ingreso y formato de datos.

2. Ordenación y filtración de datos.

3. Formato condicional.

4. Sintaxis de fórmulas.

5. Funciones de búsqueda y referencia.

6. Validación de datos.

7. Informe de tabla dinámica.

8. Creación y formato de gráficos.

Duración: 16 horas.

Escribir datos en una hoja de cálculo

Para trabajar con datos en una hoja de cálculo, primero debe escribir los datos en las celdas de la hoja de cálculo. Luego, quizás desee ajustar los datos de manera que puedan verse y se muestren del modo en que prefiera.

¿Cómo?

Escriba los datos.

1. Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda.

2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Sugerencia Para escribir los datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea

presionando ALT+ENTRAR.

3. Para escribir una serie de datos, como por ejemplo días, meses o números progresivos, escriba el valor inicial en

una celda y luego escriba un valor en la celda siguiente para establecer un patrón.

Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas.

Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y luego arrastre el controlador de relleno (control de

relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el

puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra) por el

intervalo que desea rellenar.

Sugerencia Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden

descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Ajuste la configuración.

1. Para ajustar el texto en una celda, seleccione las celdas a las cuales desea aplicar el formato y luego, en la

pestaña Inicio en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

2. Para ajustar el ancho de columna y el alto de fila de modo que se ajusten automáticamente a los contenidos de

la celda, seleccione las columnas o filas que desea cambiar y luego, en la pestaña Inicio en el grupo Celdas,

haga clic en Formato.

En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna o Autoajustar alto de fila.

Sugerencia Para ajustar rápidamente todas las columnas o las filas en la hoja de cálculo, haga clic en el botón

Seleccionar todo y luego haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columna o de fila.

Aplique formato a los datos.

1. Para aplicar formato de números, haga clic en la celda que contiene los números a los cuales desea aplicar el

formato. A continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Números, haga clic en la flecha junto a General y elija el

formato que desee.

2. Para cambiar la fuente, seleccione las celdas que contienen los datos a los cuales desea aplicar el formato y

luego, en la pestaña Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el formato que desee.

Cómo seleccionar una celda o un rango

1. En una hoja de cálculo, seleccione la celda o el rango de celdas al que desea agregar un borde, cambiar el estilo de borde o del que desea quitar un borde.

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda, o

mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para

extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para

extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la

extensión de la selección.

Un rango amplio de

celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla

MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que

la última celda sea visible.

Todas las celdas de una

hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+E para seleccionar toda la hoja de cálculo.

NOTA Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+E se selecciona el área actual. Si

presiona CTRL+E una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o

rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la

tecla CTRL y haga clic en la celda donde comenzará la nueva selección y mantenga

presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a

continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no

adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8

otra vez.

NOTA No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección

no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Encabezado de fila

Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y

presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA

IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA

se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra

vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas

adyacentes

Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y,

a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o

columna.

Filas o columnas no

adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la

selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los

encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la

selección.

La primera o la última

celda de una fila o

columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de

FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o

FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última

fila de una hoja de

cálculo o de una tabla

de Microsoft Office

Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una

lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista

de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la

última celda utilizada

de una hoja de cálculo

(esquina inferior

derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la

selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior

derecha).

Las celdas hasta el

principio de la hoja de

cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para

extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas

que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea

incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda

activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a

escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso) y la

celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la

hoja de cálculo.

Cómo seleccionar hojas de cálculo

Para

seleccionar Haga lo siguiente

Una hoja

individual

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que

se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.

Dos o más

hojas

adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS

mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.

Dos o más

hojas no

adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras

hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Todas las

hojas de un

libro

Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en el comando

Seleccionar todas las hojas del menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista

de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga

clic con el botón secundario del mouse en el elemento, o presione MAYÚS+F10).

Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, [Grupo] aparece en la barra de título en la parte superior de la hoja. Para cancelar la selección de varias hojas de un

libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

Ordenar datos mediante un filtro automático

Cuando ordena información en una hoja de cálculo, puede ver los datos en la forma que desee y encontrar valores rápidamente. Puede ordenar un intervalo o una tabla de datos en una o más columnas de datos; por ejemplo, puede ordenar los empleados primero por departamento y luego, por apellido.

¿Cómo?

Seleccionar los datos que desea ordenar

Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede

incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas.

Ordenación rápida

1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

2. Haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

3. Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).

Especificar criterios para ordenar

Puede hacer clic en el comando Ordenar del grupo Ordenar y filtrar en la pestaña Datos para elegir las columnas en

las que desea realizar la ordenación.

1. Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

3. En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar.

4. En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

5. En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: en forma alfabética o

numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a

mayor o de mayor a menor para los números).

Pasos siguientes

Intente ordenar los datos de la forma que desee a través de la aplicación de varios niveles de ordenación: es decir, ordenar primero en una columna, después ordenar esos resultados en otra columna y así sucesivamente.

Filtrar datos con un filtro automático

Al filtrar información en una hoja de cálculo, puede encontrar valores rápidamente. Puede filtrar una o más columnas de datos. Con el filtrado, no solo puede controlar lo que desea ver, sino que además puede controlar qué desea excluir. Puede aplicar un filtro en base a opciones elegidas en una lista o crear filtros específicos para centrarse exactamente en los datos que desea ver.

Al filtrar, puede buscar texto y números mediante el Cuadro de búsqueda en la interfaz del filtro.

Cuando se filtran datos y los valores en una o más columnas no reúnen los criterios de filtrado, se ocultan las filas completas. Puede filtrar según valores numéricos o de texto o bien puede filtrar por color en el caso de las celdas que tienen aplicado un formato de color en el fondo o en el texto.

¿Cómo?

Seleccione los datos que desea filtrar.

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio, haga clic en Filtro.

2. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede seleccionar

filtros.

Nota Según el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel muestra en la lista Filtros de número o

Filtros de texto.

Seleccione valores o realice búsquedas para filtrar.

Seleccionar valores en una lista y realizar búsquedas son los métodos más rápidos para filtrar. Cuando hace clic en la

flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores en esa columna aparecen en una lista.

Use el Cuadro de búsqueda para escribir el texto o los números que desea usar para realizar la búsqueda.

Active y desactive las casillas de verificación para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos.

Use criterios avanzados para buscar valores que reúnen condiciones específicas.

1. Para seleccionar según valores, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta

acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y

haga clic en Aceptar para ver los resultados.

2. Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los números en el Cuadro de búsqueda. Otra alternativa

es usar caracteres comodín, como el asterisco (*) o el signo de interrogación (?). Presione ENTRAR para ver los

resultados.

Filtre los datos mediante la especificación de condiciones.

Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten los datos exactamente del modo en que

desea. Para ello, se crea un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le resultará familiar.

1. Seleccione Filtros de número o Filtros de texto en la lista. Aparece un menú que le permite filtrar según

diferentes condiciones.

2. Elija una condición y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic en el botón Y para combinar criterios

(es decir, dos o más criterios que se deben cumplir), o en el botón O para requerir que se cumpla solo una de

varias condiciones.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados que espera.

Pasos siguientes

Pruebe con filtros en texto y datos numéricos mediante las distintas condiciones de prueba integradas, como Igual a, No es igual a, Contiene, Mayor que y Menor que.

Nota Algunas de estas condiciones se aplican únicamente a texto y otras se aplican únicamente a números.

Cree un filtro personalizado que use varios criterios.

Ordenar datos en un rango o tabla

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

NOTA Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por ejemplo

las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro o el formato condicional (formato condicional: formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente) que Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta).

Obtener información sobre la ordenación

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.

Los criterios de ordenación de las tablas de Excel se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos a esa tabla cada vez que abra el libro, pero no se guardan para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, se recomienda usar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columnas o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

Cuando se vuelve a aplicar una ordenación, pueden aparecer resultados distintos por las razones siguientes:

Se han agregado datos, se han modificado o se han eliminado del rango de celdas o de la columna de tabla.

Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.

Ordenar texto

1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.

Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.

Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.

3. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas:

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas.

4. Haga clic dos veces en Aceptar.

4. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Problema: comprobar si todos los datos están almacenados como texto Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto a todos. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto.

Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. Puede hacerlo manualmente o puede usar la función RECORTAR.

Ordenar números

1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.

Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

Problema: comprobar que todos los números están almacenados como números Si los resultados no son los que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto.

Ordenar fechas u horas

1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.

2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.

3. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguos a más recientes.

Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más recientes a más antiguos.


Problema: comprobar que las fechas y las horas están almacenadas como fechas y horas Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contenga fechas u horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora está almacenada como texto.

NOTA Si desea ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día

de la semana. Si desea ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalo en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos

Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante la aplicación de un formato condicional.

1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.



3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.

4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.

Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.

Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.

5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.

Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación de filas.

NOTA No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación de iconos

predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación de ordenación.

7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma selección en Ordenar.

Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en la ordenación.


Ordenar por una lista personalizada

Puede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el usuario. Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de la semana y de meses del año. Además, puede crear sus propias listas.

1. Opcionalmente, cree una lista personalizada:

1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:

A

1 Máximo

2 Medio

3 Mínimo

2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior, seleccione las celdas A1:A3.

3. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar, haga clic en Modificar listas personalizadas.

4. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a continuación, en Aceptar dos veces.

NOTAS

Una lista personalizada solo puede crearse basada en un valor (texto, número y fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente o icono).

La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter puede no empezar por un número.

2. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.



4. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea ordenar mediante una lista personalizada.

5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.

6. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. Con la lista personalizada que creó en el ejemplo anterior, haga clic en Alto, Medio, Bajo.

7. Haga clic en Aceptar.


Ordenar filas

1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.



3. Haga clic en Opciones.

4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.

5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.

6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Por valor

1. En Ordenar según, seleccione Valores.

2. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos.

Por color de celda, color de fuente o icono de celda

3. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

4. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

5. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.


NOTA Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel ordenará los

grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.

Ordenar por más de una columna o fila

Si lo desea, puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar a continuación otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y una columna Empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y, después, ordenar por nombre (para colocar los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta 64 columnas.

NOTA Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener

encabezados de columna.

1. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o más columnas.



3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar.

4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores.

Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos.

Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.

8. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Eliminar nivel.

NOTA Debe conservar al menos una entrada en la lista.

9. Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a continuación, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiarlo.

Las entradas más altas de la lista se ordenan antes que las más bajas.


Ordenar por un valor parcial en una columna

Para ordenar por una parte de un valor de una columna, por ejemplo por códigos de número de pieza (789-WDG-34), apellidos (Cecilia Cornejo), o nombres (Cornejo, Cecilia), primero debe dividir la columna en dos o más columnas, de modo que el valor por el que desea ordenar esté en una columna aparte. Para ello, puede separar las partes de las celdas mediante funciones de texto o usar el Asistente para convertir texto en columnas.

Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las

demás

ADVERTENCIA Tenga cuidado cuando utilice esta característica. Ordenar por una columna en un

rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila.

NOTA El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.

1. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas.

2. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en uno de los comandos de ordenación que haya disponibles.

4. Se mostrará el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar.

5. Seleccione Continuar con la selección actual.

6. Haga clic en Ordenar.

7. Seleccione las demás opciones de ordenación que desea en el cuadro de diálogo Ordenar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer .

Más información sobre problemas generales de ordenación

Si obtiene resultados inesperados al ordenar sus datos, haga lo siguiente:

Comprobar si los valores que devuelve una fórmula han cambiado Si los datos que ha ordenado contienen una o más fórmulas, los valores devueltos de dichas fórmulas pueden cambiar cuando se actualiza la hoja de cálculo. En este caso, asegúrese de que vuelve a aplicar la ordenación para obtener resultados actualizados.

Mostrar las filas y las columnas antes de ordenar Las columnas ocultas no se mueven cuando se ordenan columnas, y las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas. Antes de ordenar los datos, es una buena idea mostrar las columnas o filas ocultas.

Comprobar la configuración local Los criterios de ordenación varían según la configuración local. Asegúrese de que la configuración local de la Configuración regional o de la Configuración regional y de idioma del Panel de control de su equipo es correcta.

Especificar encabezados de columna solamente en una fila Si tiene que utilizar rótulos de varias líneas, ajuste el texto dentro de la celda.

Activar o desactivar la fila de título Normalmente, lo mejor es tener una fila de título cuando se ordena una columna para facilitar la comprensión del significado de los datos. De manera predeterminada, el valor del título no se incluye en la operación de ordenación. A veces, es posible que tenga que activar o desactivar el título para que el valor del mismo se incluya o no se incluya en la operación de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque se trata de un encabezado de columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuación, active Mis datos tienen encabezados.

Para incluir la primera fila de datos en la ordenación porque no se trata de un encabezado de columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuación, desactive Mis datos tienen encabezados.

Filtrar datos de un rango o una tabla

Filtrar datos usando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos en un rango de celdas o una tabla y trabajar en él. Por ejemplo, puede filtrar los datos para ver únicamente los valores que especifique, filtrar los datos para ver el valor máximo y el valor mínimo o filtrar los datos para ver rápidamente valores duplicados.

Después de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puede volver a aplicar un filtro para obtener resultados actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.

Obtener más información sobre el filtrado

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos mostrados.

NOTA Cuando se utiliza el cuadro de diálogo Buscar para buscar datos filtrados, sólo se busca en

los datos que se muestran; no se busca en los datos que no se muestran. Para buscar en todos los datos hay que borrar todos los filtros.

LOS TRES TIPOS DE FILTROS

Con Autofiltro puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

VOLVER A APLICAR UN FILTRO

Para determinar si se ha aplicado algún filtro, observe el icono del encabezado de columna:

Una flecha desplegable significa que el filtrado está habilitado pero no aplicado.

SUGERENCIA Cuando se pasa el mouse por encima del encabezado de una columna con

el filtrado habilitado pero no aplicado, se muestra una información en pantalla (Mostrar todo).

Un botón Filtro significa que se ha aplicado un filtro.

SUGERENCIA Cuando se pasa el mouse por encima del encabezado de una columna

filtrada, una información en pantalla muestra el filtro que se ha aplicado a la columna, por ejemplo, "Igual que una celda de color rojo" o "Mayor que 150".

Cuando se vuelve a aplicar un filtro, aparecen resultados distintos por las razones siguientes:

Se han agregado datos, se han eliminado o se han modificado en el rango de celdas en la columna de tabla.

El filtro es un filtro de hora y fecha dinámica, como Hoy, Esta semana o Hasta la fecha.

Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.

NO MEZCLE FORMATOS DE ALMACENAMIENTO

Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento en una columna, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto.

Filtrar texto


Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.


Seleccionar de una lista de valores de texto

En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.

SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y

arrastre el controlador de la parte inferior.

Crear criterios

1. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a) o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.

Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.

Cómo utilizar los caracteres comodín

Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación para filtros de texto.

Utilice Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter

Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco) Cualquier número de caracteres

Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde

Por ejemplo, fy06~? buscará "fy06?"

3. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar más criterios


Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y.

Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O.

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione un valor de texto de la lista.

4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Filtrar números


Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.


Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.



Seleccionar de una lista de números

En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar.

La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los números concretos por los que desea filtrar.



Crear criterios

1. Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los números o selecciónelos de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.


Cómo agregar un criterio más




2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la derecha, escriba un número o seleccione uno de la lista.

4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Filtrar fechas u horas


Rango de celdas



Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u horas.



Seleccionar de una lista de fechas u horas

En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que filtrar.

De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarquía activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días se enumeran debajo de cada mes.

La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores por los que desea filtrar.



Crear criterios

1. Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtro común

NOTA Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de comparación.

1. Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual a, Antes, Después o Entre) o haga clic en Filtro personalizado.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione Entre.

3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al "6/1/2006", escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m.

Filtro dinámico

NOTA Un filtro dinámico es un filtro cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a

aplicar el filtro.

4. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.

Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy o para filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente.


NOTAS

Los comandos del menú Todas las fechas en el período, como Enero o Trimestre 2, aplican un filtro por el período independientemente del año que sea. Filtrar de esta forma puede resultar útil, por ejemplo, para comparar las ventas por período de varios años.

Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de tratar fechas futuras. Este año puede devolver fechas futuras del año en curso, mientras que Hasta la fecha únicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, ésta incluida.


Cómo agregar un criterio más




2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.


NOTAS

Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano.

Los años fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada año.

Si desea filtrar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea filtrar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto usando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre será Filtros de texto y no Filtros de fecha.

Para la lista de fechas de la parte inferior del menú Autofiltro de un filtro de fecha, puede cambiar la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas. Por ejemplo, puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de una lista no jerárquica.

1. Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzado.

2. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a continuación, desactive la casilla de verificación Agrupar fechas en el menú Autofiltro.

Filtrar por números superiores o inferiores


Rango de celdas



Tabla



3. Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores.

4. En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente.

0. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior.

1. En el cuadro del medio, escriba un número.

2. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente:

Para filtrar por número, seleccione Elementos.

Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.


NOTA Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y

no en el subconjunto filtrado de datos.

Filtrar por encima del promedio de números o por debajo


Rango de celdas



Tabla



3. Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para filtrar por números que están por encima del promedio, seleccione Por encima del promedio.

Para filtrar por números que están por debajo del promedio, seleccione Por debajo del promedio.


NOTA Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas

o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.

Filtrar por vacías y por no vacías


Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas.


Tabla

Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.



Para filtrar por no vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, active la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, desactive la casilla (Vacías).

Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, desactive la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, active la casilla (Vacías).

NOTA La casilla de verificación (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas

o la columna de tabla contiene al menos una celda vacía.


Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.


Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos.


Tabla

Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna selección).


3. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda.

4. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono de celda.


Filtrar por selección

Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.

1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro.

2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:

Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada.

Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada.

Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada.

Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.


Borrar un filtro

Puede borrar un filtro para una columna específica o borrar todos los filtros.

BORRAR UN FILTRO PARA UNA COLUMNA

Para borrar un filtro para una columna en un rango de celdas de varias columnas o en una

tabla, haga clic en el botón Filtrar en el encabezado de la columna y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de <"Nombre de la columna">.

BORRAR TODOS LOS FILTROS EN UNA HOJA DE CÁLCULO Y VOLVER A MOSTRAR

TODAS LAS FILAS

En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Borrar.

Aplicar formato condicional

Mediante la aplicación de formato condicional a los datos, es posible identificar rápidamente varianzas en un intervalo de valores con solo echar un vistazo.

Este gráfico muestra datos de temperatura con un formato condicional que usa una escala de colores para diferenciar valores altos, medios y bajos. El siguiente procedimiento usa esos datos.

¿Cómo?

Seleccione los datos a los cuales desea aplicar un formato condicional.

Aplique el formato condicional.

1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a

continuación, en Escalas de color.

2. Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de colores para ver una vista previa de los datos con formato

condicional aplicado.

En una escala de tres colores, el color de arriba representa valores más altos, el color del medio representa

valores medios y el color de abajo representa valores más bajos. Este ejemplo usa la escala Rojo - Amarillo -

Azul.

Pruebe el formato condicional.

En la pestaña Inicio en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y luego pruebe con los

estilos disponibles.

Pasos siguientes

Después de aplicar un estilo, seleccione los datos, haga clic en Formato condicional en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Administrar reglas.

Agregar, cambiar, buscar o borrar formatos condicionales

Utilice un formato condicional que le ayude a explorar y analizar datos visualmente, a detectar problemas importantes y a identificar modelos y tendencias.

Obtener más información sobre el formato condicional

El formato condicional permite responder visualmente preguntas específicas sobre los datos. Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla dinámica. Hay diferencias importantes que debe entender al usar el formato condicional en un informe de tabla dinámica.

LAS VENTAJAS DEL FORMATO CONDICIONAL

Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?

¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los dos últimos años?

¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?

¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?

¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?

¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados en la clase de 4º de secundaria?

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de condiciones (o criterios). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.

Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente, independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional.

NOTA Cuando se crea un formato condicional, solo se puede hacer referencia a otras celdas de la

misma hoja de cálculo o, en algunos casos, a celdas de otras hojas de cálculo del libro actualmente abierto. No es posible usar formato condicional en referencias externas a otro libro.

FORMATO CONDICIONAL PARA UN INFORME DE TABLA DINÁMICA

El formato condicional en un informe de tabla dinámica es diferente del de un rango de celdas o una tabla de Excel en varios aspectos:

Si se cambia el diseño del informe de tabla dinámica filtrando, ocultando, contrayendo y expandiendo niveles o moviendo un campo, el formato condicional se mantendrá siempre y cuando no se quiten los campos de los datos subyacentes.

El ámbito del formato condicional para los campos del área Valores puede estar basado en la jerarquía de datos y queda determinado por todos los elementos secundarios visibles (el siguiente nivel inferior de una jerarquía) de un elemento primario (el siguiente nivel superior de una jerarquía) en filas para una o más columnas, o en columnas para una o más filas.

NOTA En la jerarquía de datos, los elementos secundarios no heredan el formato

condicional del elemento primario y éste no hereda el formato condicional de los elementos secundarios.

Existen tres métodos para especificar el ámbito del formato condicional de los campos del área Valores: por selección, por campo correspondiente y por campo de valor.

El método predeterminado para especificar el ámbito de los campos del área de valores es por selección. Puede cambiar este método por el método de campo correspondiente o campo de valor mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a, el cuadro de diálogo Nueva regla de formato o el cuadro de diálogo Editar regla de formato. La posibilidad de elegir entre tres métodos para especificar el ámbito (ficha Inicio, grupo Estilos, comando Formato condicional) le ofrece mayor flexibilidad según sus necesidades específicas:

Especificar el ámbito por selección Use este método si desea seleccionar:

Un conjunto de campos contiguos en el área Valores, por ejemplo, todos los totales de productos de una región específica.

Un conjunto de campos discontinuos en el área Valores, como ser los totales de productos de diferentes regiones en distintos niveles de la jerarquía de datos.

Especificar el ámbito por campo de valor Use este método si desea:

Evitar seleccionar muchos campos discontinuos.

Aplicar formato condicional a un conjunto de campos en el área Valores para todos los niveles de la jerarquía de datos.

Incluir subtotales y totales generales.

Especificar el ámbito por campo correspondiente Use este método si desea:

Evitar seleccionar muchos campos discontinuos.

Aplicar formato condicional a un conjunto de campos en el área Valores para un nivel específico de la jerarquía de datos.

Excluir subtotales.

Cuando se aplica formato condicional a campos en el área Valores para valores superiores, inferiores, superiores al promedio o inferiores al promedio, la regla se basa en todos los valores visibles de forma predeterminada. No obstante, cuando se especifica el ámbito por el método de campo correspondiente, en lugar de usar todos los valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinación de:

Una columna y el campo de su fila principal.

Una fila y el campo de su columna principal.

FORMATO CONDICIONAL ENTRE DIFERENTES HOJAS DE CÁLCULO

Puede usar formato condicional en celdas a las que se hace referencia en otra hoja de cálculo del mismo libro. Esta opción no está disponible entre libros.

Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos

colores

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más rojo.

SUGERENCIA Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el

formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, use una función ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.

Formato rápido

1. Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Escalas de color.

3. Seleccione una escala de dos colores.

SUGERENCIA Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cuál

corresponde a una escala de dos colores. El color superior representa valores superiores y el color inferior representa valores inferiores.

SUGERENCIA Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito de los campos del área

Valores de un informe de tabla dinámica mediante el botón Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla dinámica que tiene aplicado el formato condicional.

Formato avanzado


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.


Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:

1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en

Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y

luego seleccione Expandir diálogo .

3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

4. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica según el método de:

Selección, haga clic en de las celdas seleccionadas.

Todas las celdas para una etiqueta Valor, haga clic en Todas las celdas que muestran valores <etiqueta de valor>.

Todas las celdas para una etiqueta Valor, salvo los subtotales y los totales generales, haga clic en Todas las celdas que muestran valores <etiqueta de valor> para <etiqueta de fila>.

5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores (opción predeterminada).

6. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 2 colores.

7. Para seleccionar un tipo en el cuadro Tipo para Mínima y Máxima, siga uno de los procedimientos siguientes:

Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione Valor más bajo y Valor más alto.

En este caso, no escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje.

Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.

Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y a continuación escriba valores en Mínima y Máxima.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas harán que no se aplique ningún formato. Se recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún valor de error.

8. NOTAS

Asegúrese de que el valor de Mínima sea menor que el valor de Máxima.

Puede elegir tipos diferentes en Mínima y Máxima. Por ejemplo, puede elegir un número en Mínima y un porcentaje en Máxima.

9. Para elegir una escala de color Mínima y Máxima, haga clic en Color para cada una y, a continuación, seleccione un color.

Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores.

La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres

colores

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.


formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, use una función ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.

Formato rápido


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Escalas de color.

3. Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color central representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.

SUGERENCIA Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cuál

corresponde a una escala de tres colores.

SUGERENCIA Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito de los campos del área

Valores de un informe de tabla dinámica mediante el botón Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla dinámica que tiene aplicado el formato condicional.

Formato avanzado

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.














Selección, haga clic en solo estas celdas.

Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos campos.

Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.

5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.

6. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 3 colores.

7. Seleccione un tipo en Mínima, Punto medio y Máxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione un Punto medio.

En este caso, no escriba un Valor más bajo y Valor más alto.

Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y a continuación escriba un valor en Mínima, Punto medio y Máxima.

Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y a continuación escriba un valor en Mínima, Punto medio y Máxima.

Los valores válidos son de 0 (cero) a 100. No escriba un signo de porcentaje (%).

Use un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un porcentaje la distribución de los valores es proporcional.

Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y a continuación escriba un valor en Mínima, Punto medio y Máxima.


Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y a continuación escriba un valor en Mínima, Punto medio y Máxima.


8. NOTAS

Se pueden configurar los valores de Mínima, Punto medio y Máxima para el rango de celdas. Asegúrese de que el valor de Mínima sea menor que el valor de Punto medio, el cual, a su vez, debería ser menor que el valor de Máxima.

Puede elegir tipos diferentes para Mínima, Punto medio y Máxima. Por ejemplo, puede elegir un número en Mínima, un percentil en Punto medio y un porcentaje en Máxima.

En muchos casos, el valor de Punto medio predeterminado del 50 por ciento funciona mejor pero puede ajustarse para satisfacer requisitos únicos.

9. Para elegir una escala de color Mínima, Punto medio y Máxima, haga clic en Color para cada uno y, a continuación, seleccione un color.


La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas.


formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, use una función ES o SIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un valor de error.

Formato rápido


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en Barras de datos y a continuación seleccione un icono de la barra de datos.

SUGERENCIA Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área

Valores de un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado



















6. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Barra de datos.

7. Seleccione un Tipo en Mínima y Máxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione Valor más bajo y Valor más alto.

En este caso, no escriba un valor en Mínima y en Máxima.

Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y a continuación escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y a continuación escriba un valor en Mínima y en Máxima.

Los valores válidos son de 0 (cero) a 100. No escriba un signo de porcentaje (%).


Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y a continuación escriba un valor en Mínima y en Máxima.


Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de barra de datos y valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de barra de datos, porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y a continuación escriba un valor en Mínima y en Máxima.


8. NOTAS

Asegúrese de que el valor de Mínima sea menor que el valor de Máxima.

Puede elegir tipos diferentes en Mínima y en Máxima. Por ejemplo, puede elegir un número en Mínima y un porcentaje en Máxima.

9. Para elegir una escala de color de Mínima y Máxima, haga clic en Color de la barra.


El color de barra que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

10. Para mostrar sólo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccione Mostrar sólo la barra.

11. Para aplicar un borde sólido a las barras de datos, seleccione Borde sólido en el cuadro de lista Borde y elija un color para el borde.

12. Para elegir entre una barra sólida y una barra degradada, elija Relleno sólido o Relleno degradado en el cuadro de lista Relleno.

13. Para aplicar formato a las barras negativas, haga clic en Valor negativo y eje y, a continuación, en el cuadro de diálogo Valor negativo y configuración del eje, elija las opciones para los colores del relleno y el borde de la barra negativa. También puede configurar la posición y el color del eje. Cuando termine de seleccionar las opciones, haga clic en Aceptar.

14. Puede cambiar la dirección de las barras. Para ello, elija una configuración en el cuadro de lista Dirección de barra. Esta opción está configurada en Contexto de forma predeterminada, pero puede elegir entre dirección de izquierda a derecha o de derecha a izquierda, según el modo en que desee presentar los datos.

Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de

iconos

Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha amarilla hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores más bajos.

Puede elegir mostrar iconos solo para celdas que cumplen con una determinada condición; por ejemplo, puede mostrar un icono de advertencia para las celdas que se encuentran por debajo de un valor crítico y ningún icono para los que lo superan. Para ello, oculte los iconos al configurar las condiciones; seleccione No hay icono de celda en la lista desplegable de iconos junto al icono. También puede crear su propia combinación de conjuntos de iconos; por ejemplo, una marca de verificación de "símbolo" verde, una "luz de semáforo" amarilla y una "bandera" roja.

Problema: el formato condicional no aparece para ninguna celda del rango.

Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, use una función ES o SIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un valor de error.

Formato rápido


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en Conjunto de iconos y, a continuación, seleccione un conjunto de iconos.



Formato avanzado



















6. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Conjunto de iconos.

1. Seleccione un conjunto de iconos. El valor predeterminado es 3 semáforos (sin marco). El número de iconos, los operadores de comparación y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada conjunto de iconos.

2. Si lo desea, puede ajustar los operadores de comparación y los valores de umbral. El rango predeterminado de valores para cada icono es igual en tamaño pero puede ajustarlos para satisfacer requisitos únicos. Asegúrese de que los umbrales están en una secuencia lógica de más altos a más bajos, de arriba a abajo.


Aplique un formato a un número, fecha o valor de hora Seleccione Número.

Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje.

Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje (%).


Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil.


Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de barra de datos y valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de barra de datos, porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba una fórmula en cada uno de los cuadros Valor.


4. Para que el primer icono represente valores más bajos y el último valores más altos, seleccione Invertir criterio de ordenación de icono.

5. Para mostrar sólo el icono y no el valor en la celda, seleccione Mostrar icono únicamente.

NOTAS

Puede que tenga que ajustar el ancho de la columna para acomodar el icono.

Hay tres tamaños de iconos. El tamaño del icono mostrado dependerá del tamaño de fuente que se use en la celda.

Aplicar formato sólo a las celdas que contienen valores de texto,

número, o fecha u hora

Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a dichas celdas específicas basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una hoja de cálculo de inventario ordenada según categorías, puede resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en amarillo o bien, en una hoja de cálculo de resumen de almacén al por menor, puede identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volúmenes de ventas menores de USD 100.000, y región igual a "Sudeste".

NOTA No se puede aplicar formato condicional a campos del área Valores de un informe de tabla

dinámica por texto o por fecha, solo por número.

Formato rápido


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas.

3. Seleccione el comando que desea, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha.

4. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.



Formato avanzado










Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo o

en las otras hojas de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo .







5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.

6. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato únicamente a las celdas con, siga uno de los procedimientos siguientes:

Aplicar formato por número, fecha u hora Seleccione Valor de la celda, seleccione un operador de comparación y, a continuación, escriba un número, fecha u hora.

Por ejemplo, seleccione Entre y a continuación escriba 100 y 200, o bien seleccione Igual a y a continuación escriba 1/1/2009.

También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número, fecha u hora. Si escribe una fórmula, iníciela con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas hacen que no se aplique ningún formato. Se recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún valor de error.

Aplicar formato por texto Seleccione Texto específico, elija un operador de comparación y a continuación escriba texto.

Por ejemplo, seleccione Contiene y, a continuación, escriba Plata o seleccione Que empieza por y, a continuación, escriba Tri.

Se incluyen comillas en la cadena de búsqueda y puede usar caracteres comodín. La longitud máxima de una cadena es de 255 caracteres.

También puede escribir una fórmula que devuelva texto. Si escribe una fórmula, iníciela con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas hacen que no se aplique ningún formato. Se recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún valor de error.

Aplicar formato por fecha Seleccione Fechas y, a continuación, una comparación de fechas.

Por ejemplo, seleccione Ayer o Semana siguiente.

Aplicar formato a celdas en blanco o sin espacios en blanco Seleccione Celdas en blanco o Sin espacios en blanco.

NOTA Un valor en blanco es una celda que no contiene datos y es diferente de una

celda que contiene uno o más espacios (los espacios se consideran texto).

Aplicar formato a celdas con valores de error o sin error Seleccione Errores o Sin errores.

Los valores erróneos son: #####, #¡VALOR!, #¡DIV/0!, #¿NOMBRE?, #N/A, #¡REF!, #¡NUM!, y #¡NULL!

7. Para especificar un formato, haga clic en Formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

8. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o

superior

Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un análisis de personal de departamento.

Formato rápido


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y a continuación haga clic en Reglas superiores e inferiores.

3. Seleccione el comando que desee, como 10 elementos superiores o 10% inferiores.




Formato avanzado


















5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior.

6. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Aplicar formato a los valores que están en el rango en, seleccione Superior o Inferior.


Para especificar un número superior o inferior, escriba un número y, a continuación, desactive la casilla de verificación % del rango seleccionado. Los valores válidos son del 1 al 1000.

Para especificar un porcentaje superior o inferior, escriba un número y, a continuación, desactive la casilla de verificación % del rango seleccionado. Los valores válidos son del 1 al 100.

8. Otra opción es cambiar el modo en que se aplica el formato a los campos en el área Valores de un informe de tabla dinámica cuyo ámbito se especifica por campo correspondiente.

De forma predeterminada, el formato condicional se basa en todos los valores visibles. No obstante, cuando se especifica el ámbito por el método de campo correspondiente, en lugar de usar todos los valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinación de:

Una columna y el campo de su fila principal seleccionando cada grupo de columnas.

Una fila y el campo de su columna principal seleccionando cada grupo de filas.

9. Para especificar un formato, haga clic en Formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.



Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del

promedio

Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviación estándar en un rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluación del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estándar de una calificación de calidad.

Formato rápido


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y a continuación haga clic en Reglas superiores e inferiores.

3. Seleccione el comando que desee, como Por encima del promedio o Por debajo del promedio.




Formato avanzado


















5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio.

6. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a valores que sean, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para aplicar formato a celdas que estén por encima o por debajo del promedio de todas las celdas del rango, seleccione por encima de o por debajo de.

Para dar formato a las celdas que están encima o en una, dos o tres desviaciones estándar para todas las celdas del rango, seleccione una desviación estándar.

7. Otra opción es cambiar el modo en que se aplica el formato a los campos en el área Valores de un informe de tabla dinámica cuyo ámbito se especifica por campo correspondiente.

De forma predeterminada, el formato condicional se basa en todos los valores visibles. No obstante, cuando se especifica el ámbito por el método de campo correspondiente, en lugar de usar todos los valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinación de:

Una columna y el campo de su fila principal seleccionando cada grupo de columnas.

Una fila y el campo de su columna principal seleccionando cada grupo de filas.

8. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.



Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados

NOTA No se puede aplicar formato condicional a campos del área Valores de un informe de tabla

dinámica según valores únicos o duplicados.

Formato rápido


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas.

3. Seleccione Duplicar valores.


Formato avanzado








1. Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.






4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados.

5. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a todo, seleccione Único o Duplicar.




Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar

formato

Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede utilizar una fórmula lógica para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una función o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado.









Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo o

en las otras hojas de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo .







4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

1. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escriba una fórmula.

Se debe comenzar la fórmula con un signo igual (=) y la fórmula debe devolver un valor lógico de VERDADERO (1) o FALSO (0).

Ejemplo 1: Utilice un formato condicional con varios criterios y referencias de celda fuera del rango de celdas

En esta fórmula, un formato condicional con varios criterios aplicados al rango A1:A5 aplica formato de color verde a las celdas si el valor promedio de todas las celdas del rango es mayor que el valor de la celda F1 y cualquier celda del rango tiene un valor mínimo superior o igual al valor de G1. Las celdas F1 y G1 están fuera del rango de celdas a las que se aplica el formato condicional. La función Y combina varios criterios y las funciones PROMEDIO y MIN calculan los valores.

Fórmula Formato

=Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>$F$1; MIN($A$1:$A$5)>=$G$1) Color de celda en verde

Ejemplo 2: Aplicar sombreado a todas las filas empleando las funciones RESTO y FILA

Esta fórmula aplica sombra a filas alternas del rango de celdas con un color de celda azul. La función RESTO devuelve un resto después de que un número (el primer argumento) se divide por un divisor (el segundo argumento). La función FILA devuelve el número de fila actual. Cuando divide el número de fila actual por 2, siempre obtiene un resto de 0 para un número par y un resto de 1 para un número impar. Debido a que 0 es FALSO y 1 es VERDADERO, a todas las filas impares se les aplica formato.

Fórmula Formato

=RESTO(FILA();2)=1 Color de celda azul




5. NOTA Puede escribir referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas

que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3) en una fórmula seleccionando las celdas directamente en una hoja de cálculo o en otras hojas de cálculo. Al seleccionar las celdas de la hoja de cálculo se insertan las referencias de celdas absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la

forma $A$1). Si desea que Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, utilice referencias de celda relativas (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1).

Buscar celdas que tengan formatos condicionales

Si la hoja de cálculo tiene una o varias celdas con un formato condicional, puede buscarlas rápidamente de manera que pueda copiar, cambiar o eliminar los formatos condicionales. Puede usar el comando Ir a Especial para buscar solo las celdas con un formato condicional específico o buscar todas las celdas con formatos condicionales.

BUSCAR TODAS LAS CELDAS QUE TENGAN UN FORMATO CONDICIONAL

1. Haga clic en cualquier celda sin un formato condicional.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Buscar y seleccionar y, a continuación, en Formato condicional.

BUSCAR SOLO LAS CELDAS CON EL MISMO FORMATO CONDICIONAL

1. Haga clic en la celda que tiene el formato condicional que desea buscar.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a especial.

3. Haga clic en Celdas con formatos condicionales.

4. Haga clic en Iguales a celda activa, en Validación de datos.

Borrar formatos condicionales

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Hoja de cálculo

1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Borrar reglas.

2. Haga clic en Toda la hoja.

Rango de celdas, tabla o tabla dinámica

3. Seleccione el rango de celdas, la tabla o la tabla dinámica para la que desea borrar formatos condicionales.

4. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Borrar reglas.

5. Según lo que haya seleccionado, haga clic en Celdas seleccionadas, Esta tabla o Esta tabla dinámica.

Información general sobre fórmulas

Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).

A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en una hoja de cálculo.

=5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.

=A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.

=RAIZ(A1) Usa la función RAIZ para devolver la raíz cuadrada del valor contenido en A1.

=HOY() Devuelve la fecha actual.

=MAYUSC("hola") Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la función de hoja de cálculo MAYUSC.

=SI(A1>0) Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0.

Las partes de una fórmula

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos), referencias (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3), operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes).

Partes de una fórmula

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica números.

Utilizar constantes en fórmulas

Una constante es un valor que no se calcula, sino que permanece igual siempre. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión (expresión: combinación de operadores, nombres de campo, funciones, literales y constantes que resultan en un único valor. Las expresiones pueden especificar criterios (como Cantidad de pedidos>10000) o realizar cálculos en valores de campo (como Precio*Cantidad)) o un valor obtenido como resultado de una expresión, no son constantes. Si utiliza constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.

Utilizar operadores de cálculo en fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas generales), pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.

TIPOS DE OPERADORES

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación o división, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

– (signo menos) Resta

Negación

3–1

–1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores usando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de texto

Utilice la y comercial (&) para concatenar (unir) una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de

texto Significado Ejemplo

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de

texto continuo

"North"&"wind" produce

"Northwind"

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de

referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas

entre dos referencias, éstas incluidas

B5:B15

; (punto y coma) Operador de unión, que combina varias referencias en una sola SUMA(B5:B15;D5:D15)

(espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas

comunes a dos referencias

B7:D7 C6:C8

ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrás del signo igual como una fórmula. Tras el signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas. Éstos se encuentran separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos)

(un solo espacio)

; (punto y coma)

Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

=

< >

<=

>=

<>

Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel efectúa la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

LA SINTAXIS DE LAS FUNCIONES

El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR, que redondea un número de la celda A10, ilustra la sintaxis de una función.

Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento), valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3). El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes), fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

ESPECIFICAR FUNCIONES

Cuando cree una fórmula que contenga una función, puede usar el cuadro de diálogo Insertar función como ayuda para especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula.

ANIDAR FUNCIONES

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

La función PROMEDIO y la función SUMA están anidadas dentro de la función SI.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!.

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener hasta siete niveles de funciones anidadas. Si una función (a la que llamaremos Función B) se utiliza como argumento de otra función (a la que llamaremos Función A), la Función B actúa como función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel si se usan como argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función anidada PROMEDIO será entonces una función de tercer nivel, y así sucesivamente.

Utilizar referencias en fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro).

ESTILO DE REFERENCIA A1

Estilo de referencia predeterminado De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16.384 columnas) y a las filas con números (del 1 al 1.048.576). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15

Todas las celdas de la fila 5 5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10 5:10

Todas las celdas de la columna H H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 A10:E20

Hacer referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

Referencia a un rango de celdas de otra hoja de cálculo del mismo libro

Se refiere a la hoja de cálculo Marketing

Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas

Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda

DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS

Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta

ESTILO DE REFERENCIA 3D

Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de cálculo Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro del libro, use una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 en todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.

Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR,

CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.

No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas de matriz (fórmula de matriz: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas de matriz se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR).

No pueden utilizarse referencias 3D con el operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales) de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que utilicen una intersección implícita (intersección implícita: referencia a un rango de celdas, en lugar de una celda, que se calcula como una única celda. Si la celda C10 contiene la fórmula =B5:B15*5, Excel multiplica el valor de la celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 están en la misma fila).

Qué ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo Los siguientes ejemplos explican lo que ocurre cuando mueve, copia, inserta o elimina hojas de cálculo incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.

Insertar o copiar Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.

Eliminar Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará de los cálculos los valores de las mismas.

Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas hojas.

Mover un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Eliminar un punto final Si se elimina la Hoja2 o la Hoja6, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

ESTILO DE REFERENCIA F1C1

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones). En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.

Referencia Significado

F[-2]C Referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición

relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la

fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1) a la celda

situada dos filas por encima, en la misma columna.

F[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha.

F2C2 Referencia absoluta (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda,

independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda

absoluta tiene la forma $A$1) a la celda de la segunda fila y la segunda columna.

F[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

F Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1.

Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 activando o desactivando la casilla Estilo de referencia F1C1 en la sección Trabajando con fórmulas en la categoría Fórmulas del cuadro de diálogo Opciones de Excel. Para abrir este cuadro de diálogo, siga este procedimiento:

Utilizar nombres en fórmulas

Puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30) definidos para representar celdas, rangos de celdas, fórmulas, valores constantes o tablas de Excel. Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, una constante, una fórmula o una tabla cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. A continuación, se muestran algunos ejemplos de nombres y el modo en que pueden mejorar la claridad y facilitar la comprensión de las fórmulas.

Tipo de ejemplo Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre

Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)

Constante =PRODUCTO(A5;0,16) =PRODUCTO(Precio;IVA)

Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSO); —G5) =SUMA(Existencias;—Pedidos)

Tabla C4:G36 =MayoresVentas06

TIPOS DE NOMBRES

Existen varios tipos de nombres que se pueden crear y usar.

Nombre definido Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor constante. Puede crear sus propios nombres definidos, aunque Excel en ocasiones los crea por usted, como por ejemplo, cuando se establece un área de impresión.

Nombre de tabla Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como "Tabla1", "Tabla2", etc., cada vez que se inserta una tabla de Excel, pero usted puede cambiar estos nombres por otros más significativos.

CREAR Y ESPECIFICAR NOMBRES

Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:

Cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la forma más adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.

Crear un nombre a partir de una selección Puede crear nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes utilizando una selección de celdas de la hoja de cálculo.

Cuadro de diálogo Nombre nuevo Es el método más adecuado para cuando desee tener más flexibilidad al crear nombres, pues permite hacer cosas como especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o crear un comentario de nombre.

NOTA De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de

celda (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1).

Puede especificar un nombre con cualquiera de estos métodos:

Escribiendo Escribiendo el nombre; por ejemplo, como argumento de una fórmula.

Utilizando Fórmula Autocompletar Utilice la lista desplegable Fórmula Autocompletar, en la que se muestran automáticamente los nombres válidos.

Seleccionando desde el comando Utilizar en la fórmula Seleccione un nombre definido en la lista que muestra el comando Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas.

Utilizar fórmulas y constantes matriciales

Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las fórmulas de matriz actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial debe tener el mismo número de filas y de columnas. Estas fórmulas se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos.

Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo.

UTILIZAR UNA FÓRMULA DE MATRIZ PARA CALCULAR RESULTADOS ÚNICOS Y

MÚLTIPLES

Cuando se especifica una fórmula de matriz (fórmula de matriz: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas de matriz se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR), Excel inserta de forma automática la fórmula entre llaves ({}).

Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo reemplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz.

Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción.

Fórmula de matriz que genera un único resultado

Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de dichos cálculos.

Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula de matriz, se deberá especificar la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales.

Por ejemplo, dada una serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses (en la columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3).

Fórmula de matriz que genera varios resultados

Al especificar la fórmula =TENDENCIA(B1:B3;A1:A3) como fórmula de matriz, generará tres resultados separados (22196, 17079 y 11962) basados en las tres cifras de ventas y en los tres meses.

UTILIZAR CONSTANTES MATRICIALES

En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un valor o el valor propiamente dicho, también denominado constante. Igualmente, en una fórmula de matriz se puede escribir una referencia a una matriz o la propia matriz de valores contenidos en las celdas, lo que también se denomina constante matricial. Las fórmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las fórmulas que no son de matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato determinado.

Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial puede haber distintos tipos de valores, por ejemplo, {1;3;4\VERDADERO;FALSO;VERDADERO}. Los números de las constantes matriciales pueden tener formato entero, decimal o científico. El texto debe incluirse entre comillas, por ejemplo, "martes".

Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas ni filas de longitud desigual, fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de dólar), paréntesis o % (símbolo de porcentaje).

Cuando dé formato a constantes matriciales, asegúrese de:

Incluirlas entre llaves ( { } ).

Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta constante matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas.

Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70 y 80 de la inmediatamente inferior, se escribiría una constante matricial de 2 por 4: {10;20;30;40\50;60;70;80}.

Crear una fórmula

Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular los contenidos de otras celdas, probar las condiciones y mucho más. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).

En la tabla siguiente se muestran algunos ejemplos de fórmulas y sus descripciones.

Fórmula Descripción

=5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.

=RAIZ(A1) Usa la función RAÍZ para devolver la raíz cuadrada del valor en A1.

=HOY() Devuelve la fecha actual.

=IF(A1>0,"Más","Menos") Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0. Si el resultado es

verdadero, se muestra el texto "Más" en la celda; si el resultado es falso, se muestra

el texto "Menos".

¿Cómo?

Seleccione una celda y comience a escribir.

En una celda, escriba el signo igual (=) para iniciar la fórmula.

Complete el resto de la fórmula.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Escriba una combinación de números y operadores; por ejemplo 3+7.

Use el mouse para seleccionar otras celdas (insertando un operador entre ellos). Por ejemplo, seleccione B1 y

luego escriba un signo más (+), seleccione C1 y escriba + y luego seleccione D1.

Escriba una letra para elegir de una lista de funciones de hoja de cálculo. Por ejemplo, si se escribe "a", aparecen

todas las funciones que comienzan con la letra "a" que están disponibles.

Complete la fórmula.

Para completar una fórmula que usa una combinación de números, referencias de celda y operadores, presione

ENTRAR.

Para completar una fórmula que usa una función, complete la información requerida para la función y luego

presione ENTRAR. Por ejemplo, la función ABS requiere un valor numérico que puede ser un número que se

escriba o una celda seleccionada que contenga un número.

El aspecto de las fórmulas completas puede ser como en los siguientes ejemplos:

Fórmula Descripción

=3+7 Suma dos números.

=B1+C1+D1 Agrega los valores en tres celdas.

=ABS(-3) Convierte un número en su valor positivo.

Pasos siguientes

Pruebe con las fórmulas usando diferentes métodos para seleccionar celdas o especificar datos y pruebe alguna de las funciones de hoja de cálculo.

Usar una función en una fórmula

Además de escribir fórmulas que ejecutan operaciones matemáticas básicas, como sumar, restar, multiplicar y dividir , puede usar una amplia biblioteca de funciones de hoja de cálculo integradas en Microsoft Excel para hacer muchas otras cosas.

Estas funciones se pueden usar para devolver información, como por ejemplo:

Obtener la fecha actual.

Buscar el número de caracteres en una celda.

Manipular texto; por ejemplo, convertir "hola" en "Hola" o incluso en "HOLA".

Calcular el pago de un préstamo.

Probar los contenidos de dos celdas para determinar cuál es más grande o si son idénticos.

¿Cómo?

Empiece a escribir en una celda.

En una celda, escriba el signo igual (=) y luego escriba una letra, por ejemplo "a", para ver una lista de las

funciones disponibles.

Use la tecla de flecha abajo para bajar por la lista.

A medida que se desplaza por la lista, verá una información en pantalla (una descripción breve) para cada

función. Por ejemplo, la descripción en pantalla para la función ABS es "Devuelve el valor absoluto de un

número, es decir, un número sin signo."

Elija una función y rellene sus argumentos.

En la lista, haga doble clic en la función que desee usar. Excel especifica el nombre de la función en la celda

seguido de un paréntesis de apertura; por ejemplo, =SUMA(.

Escriba uno o varios argumentos después del paréntesis de apertura, si es necesario. Un argumento es un trozo de

información que usa la función. Excel muestra el tipo de información que debe escribir como argumento. Unas veces

es un número, otras es un texto, y otras veces es una referencia a otra celda.

Por ejemplo, la función ABS requiere un número como argumento. La función MAYUSC (que convierte todo el texto

en minúscula en texto en mayúscula) requiere una cadena de texto como argumento. La función PI no requiere

argumentos porque simplemente devuelve el valor de pi (3,14159...).

Complete la fórmula y observe los resultados.

Presione la tecla ENTRAR.

Excel se encarga de agregar el paréntesis de cierre y la celda muestra el resultado de la función que ha usado en la

fórmula. Seleccione la celda y observe la barra de fórmulas; podrá ver que la fórmula aparece allí.

Pasos siguientes

Intente crear fórmulas que usen funciones anidadas; es decir, una fórmula que use una función y luego usa ese resultado en otra función.

Pruebe con algunas funciones que no haya usado jamás y compruebe si devuelven los valores esperados.

Funciones de referencia y búsqueda (referencia)

Haga clic en los vínculos de la siguiente lista para ver una ayuda detallada acerca de la función.

Función Descripción

AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia

BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz

BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada

BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila

para devolver el valor de una celda

COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia

DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada

DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo

ELEGIR Elige un valor de una lista de valores

FILA Devuelve el número de fila de una referencia

FILAS Devuelve el número de filas de una referencia

HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un

servidor de red, en una intranet o en Internet

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámica

INDICE Utiliza un índice para elegir un valor de una referencia o matriz

INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto

TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz

Aplicar validación de datos

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, puede usar la validación de datos para restringir la entrada de datos a un intervalo de fechas determinado, para limitar las opciones usando una lista o para asegurarse de que solo se escriben números enteros positivos.

¿Cómo?

Seleccione una o más celdas para validar y luego, en la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos, haga clic en

Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

Es posible que una tabla de Microsoft Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una

validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de

datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que esté escribiendo datos en este momento. El comando Validación de datos no se encuentra

disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para terminar de escribir datos, presione ENTRAR

o ESC.

Es posible que la hoja de cálculo esté protegida o que sea una hoja de cálculo compartida. No se puede

cambiar la configuración de validación de datos si el libro es un libro compartido o está protegido. Para saber cómo

dejar de compartir o proteger un libro, consulte los vínculos en la sección Vea también.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración y luego seleccione el tipo de

validación de datos que desee.

Por ejemplo, si desea que los usuarios especifiquen un número de cuenta de 5 dígitos, en el cuadro Permitir,

seleccione Longitud del texto, en el cuadro Datos seleccione igual a y en el cuadro Longitud escriba 5.

Siga uno o ambos procedimientos:

Para mostrar un mensaje de entrada cuando se hace clic en la celda, haga clic en la pestaña Mensaje de

entrada, active la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda y luego escriba

las opciones de mensaje de entrada que desee.

Para especificar una respuesta cuando los usuarios escriben datos no válidos en la celda, haga clic en la pestaña

Mensaje de error, active la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no

válidos y luego especifique las opciones de alerta que desee.

Crear un informe de tabla dinámica

Con un informe de tabla dinámica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos de la hoja de cálculo o un origen de datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web). Un informe de tabla dinámica es especialmente útil cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podrían servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares.

Por ejemplo, el siguiente informe de tabla dinámica muestra cómo se comparan las ventas totales del departamento de golf correspondientes al tercer trimestre (que se encuentran en la celda F3) con las ventas de otro deporte o trimestre, o con las ventas totales de todos los departamentos.

Datos de origen, en este caso, de una hoja de cálculo

Valores de origen del resumen del Trim3 de golf en el informe de

tabla dinámica

Informe de tabla dinámica

Resumen de los valores de origen en C2 y C8 de los datos de origen

IMPORTANTE Si bien también puede crear un informe de tabla dinámica para un origen de datos

externos, en este artículo de inicio rápido se describe cómo crear uno para los datos de la hoja de cálculo.

¿Cómo?

Definir el origen de datos del informe de tabla dinámica

Para usar datos de la hoja de cálculo como origen de datos, haga clic en una celda del rango de celdas que

contiene los datos.

Para usar los datos de una tabla de Microsoft Excel como origen de datos, haga clic en una celda dentro de la

tabla de Excel.

Nota Asegúrese de que el rango tiene encabezados de columna o que se muestran los encabezados en la tabla y,

asimismo, que no hay filas en blanco en el rango o tabla.

Crear el informe de tabla dinámica

1. En el grupo Tablas de la pestaña Insertar, haga clic en Tabla dinámica.

SUGERENCIA Para crear un gráfico dinámico basado en el informe de tabla dinámica, haga clic en la flecha

situada debajo de Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Gráfico dinámico.

2. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, asegúrese de que Seleccione una tabla o rango está

seleccionado y, a continuación, en el cuadro Tabla o rango, compruebe el rango de las celdas.

Excel determina automáticamente el rango del informe de tabla dinámica, pero puede reemplazarlo por otro

rango diferente o por un nombre que haya definido para el rango.

Para los datos en otra hoja de cálculo u otro libro, incluya el nombre del libro y hoja de cálculo usando la

sintaxis [nombreDeLibro]nombreDeHoja!rango.

Sugerencia También puede hacer clic en Contraer diálogo para ocultar el cuadro de diálogo de forma

temporal, seleccionar el rango en la hoja de cálculo y, a continuación, hacer clic en Expandir diálogo .

3. Realice una de las siguientes acciones:

Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva empezando por la celda A1, haga

clic en Nueva hoja de cálculo.

Para colocar el informe de tabla dinámica en una ubicación específica en una hoja de cálculo existente,

seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, en el cuadro Ubicación, escriba la primera celda

del rango de celdas en la que desea ubicar el informe de tabla dinámica.


Excel agrega un informe de tabla dinámica vacío en la ubicación especificada y muestra la Lista de campos de

tabla dinámica para que pueda agregar campos, crear un diseño o personalizar el informe de tabla dinámica.

Nota Si también ha creado un gráfico dinámico, éste se muestra encima del informe de tabla dinámica

asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen

a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico

dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también). Un informe de tabla

dinámica y su gráfico dinámico asociado correspondiente siempre deben estar en el mismo libro.

Agregar campos al informe de tabla dinámica

En Lista de campos de tabla dinámica, realice uno o varios de los siguientes procedimientos:

Para colocar un campo en el área predeterminada de la sección de diseño, active la casilla junto al nombre del

campo en la sección del campo.

De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área Etiquetas de fila, los campos numéricos

se agregan al área Valores y las jerarquías de fecha y hora de procesamiento analítico en línea (OLAP) (OLAP:

tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de

procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de

tablas) se agregan al área Etiquetas de columna.

La sección de campo contiene los nombres de campo de los

campos que se pueden agregar a la sección de diseño

La sección de diseño contiene las áreas Filtro de informe,

Etiquetas de columna, Etiquetas de fila y Valores.

Para colocar un campo en un área específica de la sección de diseño, haga clic con el botón secundario en el

nombre de campo en la sección del campo y, a continuación, seleccione Agregar a filtro de informe, Agregar

a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a valores.

Para arrastrar un campo al área que desea, haga clic y mantenga presionado en el nombre del campo en la

sección de campo y, a continuación, arrástrelo hasta un área en la sección de diseño.

Sugerencia Puede usar la lista de campos de tabla dinámica para reorganizar los campos más tarde según sea

necesario; para ello, deberá hacer clic con el botón secundario en los campos de la sección de diseño y seleccionar el

área que desee, o bien arrastrar los campos entre las áreas de la sección de diseño.

Pasos siguientes

Para adquirir una buena idea de lo que puede hacer en el informe de tabla dinámica, haga clic en las pestañas Opciones y Diseño en Herramientas de tabla dinámica, que estarán disponibles si hace clic en cualquier lugar de la tabla dinámica. A continuación, examine los grupos y opciones incluidos en cada pestaña.

También puede tener acceso a opciones y características que están disponibles para elementos específicos de la tabla dinámica si hace clic en dichos elementos.

Representar datos en un gráfico

Un gráfico es una representación visual de los datos. Al usar elementos como columnas (en un gráfico de columnas) o líneas (en un gráfico de líneas), el gráfico muestra series de datos numéricos en un formato gráfico.

El formato gráfico de un gráfico facilita la comprensión de grandes cantidades de datos y la relación entre diferentes series de datos. Un gráfico también puede mostrar las ideas generales para que pueda analizar sus datos y buscar tendencias importantes.

¿Cómo?

Seleccione los datos que desea representar.

Sugerencia Los datos deben estar organizados en filas y columnas, con etiquetas de fila a la derecha y etiquetas de

columna sobre los datos. Excel determina automáticamente la mejor manera de representar los datos en el gráfico.

En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el tipo de gráfico que desea usar y luego haga clic en un

subtipo de gráfico.

Sugerencia Para ver todos los tipos de gráfico disponibles, haga clic en para iniciar el cuadro de diálogo Insertar

gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de gráfico.

Cuando coloca el puntero del mouse sobre algún tipo de gráfico, aparece la información en pantalla con el nombre.

Use las Herramientas de gráficos para agregar elementos de gráficos como títulos y etiquetas de datos, y para

modificar el diseño, la presentación o el formato del gráfico.

Sugerencia Si se muestran las Herramientas de gráficos, haga clic en cualquier punto dentro del gráfico para

activarlas.

Pasos siguientes

Para conocer mejor los elementos que puede agregar o modificar en el gráfico, haga clic en las pestañas Diseño, Presentación y Formato y, a continuación, explore los grupos y opciones que se incluyen en cada pestaña.

También puede tener acceso a las características de diseño, presentación y formato disponibles para los elementos de gráfico específicos (como ejes del gráfico o la leyenda). Para ello, haga clic con el botón secundario en esos elementos del gráfico.

Crear un gráfico de principio a fin

Para crear un gráfico básico puede hacer clic en el tipo de gráfico que desee en la pestaña Insertar del grupo Gráficos. Para crear un gráfico que muestre los detalles deseados, puede continuar con los pasos siguientes del proceso detallado que se explica a continuación.

Obtener más información sobre los gráficos

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos.

Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro) los datos numéricos que presentará el gráfico. A continuación, sólo tiene que seleccionar el tipo de gráfico que desea usar en la pestaña Insertar del grupo Gráficos.

Datos en la hoja de cálculo

Gráfico creado con los datos de la hoja de cálculo

Excel ofrece muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos de forma comprensible ante una audiencia. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (por ejemplo, gráficos de columnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, gráficos de columnas apiladas o gráficos circulares 3D). También puede crear un gráfico combinado al utilizar varios tipos de gráficos en uno solo.

Ejemplo de gráfico combinado que usa un gráfico de columnas y uno de líneas.

ELEMENTOS DE LOS GRÁFICOS

Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar según las necesidades. Para cambiar la presentación de los elementos del gráfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del gráfico o cambiar su tamaño o su formato. También puede eliminar los elementos del gráfico que no desee mostrar.

El área del gráfico (área de gráfico: todo el gráfico junto con todos sus elementos).

El área de trazado (área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, las etiquetas de marcas de graduación y los títulos de eje) del gráfico.

Los puntos de datos (puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos) de la serie de datos (serie

de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos) que se trazan en el gráfico.

Los ejes (eje: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías) horizontal (categorías) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del gráfico.

La leyenda (leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico) del gráfico.

Un título (títulos de gráficos: texto descriptivo que se alinea automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de un gráfico) de eje y de gráfico que puede agregar al gráfico.

Una etiqueta de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de datos) que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos.

MODIFICAR UN GRÁFICO BÁSICO SEGÚN LAS NECESIDADES

Después de crear un gráfico, puede modificar cualquiera de sus elementos. Por ejemplo, puede cambiar la forma en que se presentan los ejes, agregar un título al gráfico, mover u ocultar la leyenda o presentar elementos de gráfico adicionales.

Para modificar un gráfico, siga uno o varios de estos procedimientos:

Cambiar la presentación de los ejes del gráfico Puede especificar la escala de los ejes y ajustar el intervalo entre los valores o las categorías que se presentan. Para que el gráfico sea más fácil de leer, también puede agregar marcas de graduación (marcas de graduación y etiquetas de marcas de graduación: las marcas de graduación son líneas pequeñas de medida, similares a las divisiones de una regla, que intersecan un eje. Las etiquetas de marcas de graduación identifican las categorías, los valores o las series del gráfico) a un eje y especificar con qué intervalo aparecerán.

Agregar títulos y etiquetas de datos a un gráfico Para que la información que aparece en el gráfico sea más clara, puede agregar un título de gráfico, títulos de eje y etiquetas de datos.

Agregar una leyenda o una tabla de datos Puede mostrar u ocultar una leyenda, cambiar su ubicación o modificar las entradas de la leyenda. En algunos gráficos, también puede mostrar una tabla de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas) que contenga las claves de la leyenda (clave de leyenda: símbolos en las leyendas que muestran las tramas y colores asignados a las series de datos (o categorías) de un gráfico. Las claves de leyenda aparecen a la izquierda de las entradas de leyenda. Al dar formato a una clave de leyenda, se da formato también al marcador de datos asociado a ella) y los valores representados en el gráfico.

Aplicar opciones especiales en cada tipo de gráfico Existen líneas especiales (líneas de máximos y mínimos y líneas de tendencia (línea de tendencia: representación gráfica de tendencias en series de datos, como una línea inclinada ascendente para representar el aumento de ventas a lo largo de un período de meses. Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo que se denomina también análisis de regresión)), barras (barras ascendentes y descendentes y barras de error), marcadores de datos (marcador de datos: barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor que procede de una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos) y otras opciones para los diferentes tipos de gráficos.

APLICAR ESTILOS Y DISEÑOS DE GRÁFICO PREDEFINIDOS PARA CREAR GRÁFICOS

DE ASPECTO PROFESIONAL

En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicar rápidamente un diseño y un estilo predefinidos. Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos de gran utilidad. No obstante, puede adaptar un diseño o un estilo de acuerdo con sus necesidades. Para ello, cambie manualmente el diseño o el formato de los distintos elementos del gráfico, como el área del gráfico, el área de trazado, la serie de datos o la leyenda.

Cuando se aplica un diseño de gráfico predefinido, un conjunto específico de elementos del gráfico (como los títulos, la leyenda, la tabla de datos o las etiquetas de datos) se distribuyen de una manera específica en el gráfico. Puede seleccionar entre diversos diseños para cada tipo de gráfico.

Cuando se aplica un estilo de gráfico predefinido, el gráfico adopta el formato en función del tema (tema: combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única) del documento que ha aplicado, de modo que el gráfico coincida con los colores del tema (colores del tema: conjunto de colores que se utiliza en un archivo. Los colores del tema, las fuentes del tema y los efectos del tema constituyen un tema) (un grupo de colores), fuentes del tema (fuentes de tema: conjunto de fuentes mayores y menores que se aplica a un archivo. Las fuentes de tema, los colores de tema y los efectos de tema constituyen un tema) (un grupo de fuentes del texto de encabezado y cuerpo) y efectos del tema (efectos de tema: conjunto de atributos visuales que se aplica a los elementos de un archivo. Los efectos de tema, los colores de tema y las fuentes de tema constituyen un tema) (un grupo de efectos de línea y de relleno) de su organización o con los suyos propios.

No puede crear diseños o estilos de gráfico propios, pero puede crear plantillas de gráfico que incluyan el diseño y el formato del gráfico que desee.

AGREGAR UN FORMATO ATRACTIVO A LOS GRÁFICOS

Además de aplicar un estilo de gráfico predefinido, puede aplicar fácilmente formato a distintos elementos del gráfico, como los marcadores de datos, el área del gráfico, el área de trazado y los números y el texto de los títulos y etiquetas, para dotar al gráfico de un aspecto atractivo y personal. Puede aplicar estilos de forma y estilos de WordArt específicos, y también puede dar formato manualmente a las formas y al texto de los elementos.

Para agregar formato, puede usar uno o varios de los procedimientos que se detallan a continuación:

Rellenar elementos del gráfico Puede utilizar colores, texturas, imágenes y rellenos de degradado para enfatizar elementos específicos del gráfico.

Cambiar el contorno de los elementos del gráfico Puede usar colores, estilos de línea y grosores de línea para resaltar elementos del gráfico.

Agregar efectos especiales a los elementos del gráfico Puede aplicar efectos especiales, como sombras, reflejos, iluminado, bordes suaves, biselados y giros 3D a las formas de los elementos del gráfico, para pulir su aspecto.

Dar formato al texto y a los números Puede aplicar formato al texto y a los números de los títulos, etiquetas y cuadros de texto de un gráfico del mismo modo que en una hoja de cálculo. Para resaltar el texto y los números, puede incluso aplicar estilos de WordArt.

VOLVER A UTILIZAR LOS GRÁFICOS MEDIANTE LA CREACIÓN DE PLANTILLAS DE

GRÁFICOS

Si desea volver a utilizar un gráfico que haya personalizado de acuerdo con sus necesidades, puede guardarlo como plantilla de gráfico (*.crtx) en la carpeta de plantillas de gráficos. Cuando cree un gráfico, podrá aplicar esa plantilla como cualquier otro tipo de gráfico integrado. De hecho, estas plantillas son tipos de gráficos personalizados: también puede utilizarlas para cambiar el tipo de un

gráfico existente. Si utiliza a menudo una plantilla de gráfico específica, puede guardarla como tipo de gráfico predeterminado.

Paso 1: Crear un gráfico básico

En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente los datos que están organizados en las filas o columnas de una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro). Sin embargo, algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica.

1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.

Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el mejor modo de trazar los datos en el gráfico. Algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica.

Organizar los datos en la hoja de cálculo

Para este tipo de gráfico Organice los datos

Gráfico de columnas, barras, líneas, área,

superficie o radial

En columnas o filas, de la siguiente manera:

Lorem Ipsum

1 2

3 4

O:

Lorem 1 3

Ipsum 2 4

Gráfico circular o de anillos Si hay una sola serie de datos (serie de datos:

puntos de datos relacionados que se trazan en un

gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene

una trama o color exclusivo y se representa en la

leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series

de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo

tienen una serie de datos), en una columna o fila

de datos y una columna o fila de etiquetas de

datos, de la siguiente manera:

A 1

B 2

C 3

O:

A B C

1 2 3

Si son varias series de datos, en varias columnas o

filas de datos y una columna o fila de etiquetas de

datos, de la siguiente manera:

A 1 2

B 3 4

C 5 6

O:

A B C

1 2 3

4 5 6

Gráfico de burbujas o XY (de dispersión) En columnas, con los valores del eje X en la

primera columna y los valores del eje Y

correspondientes y los valores de tamaños de

burbuja en las columnas adyacentes, como por

ejemplo:

X Y Tamaño de la burbuja

1 2 3

4 5 6

Gráfico de cotizaciones En columnas o filas en el orden siguiente,

utilizando nombres o fechas como etiquetas:

valores máximos, valores mínimos y valores de

cierre

Como:

Fecha Máximo Mínimo Cierre

1/1/2002 46,125 42 44,063

O:

Fecha 1/1/2002

Máximo 46,125

Mínimo 42

Cierre 44,063

2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.

Sugerencia Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente en un gráfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección forme un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico.

3. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.

Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de gráficos.

Sugerencia Cuando sitúe el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico, aparecerá la información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico.

4. De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo). Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica) independiente, puede cambiar su ubicación mediante el procedimiento siguiente.

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico incrustado para activarlo.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

3. En Elija dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva.

Sugerencia Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva.

Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.

5. Excel asigna automáticamente un nombre al gráfico, por ejemplo Gráfico1 si es el primer gráfico que haya creado en la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre del gráfico, haga lo siguiente:

0. Haga clic en el gráfico.

1. En la pestaña Presentación, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto Nombre de gráfico.

Sugerencia Si es necesario, haga clic en el icono Propiedades del grupo Propiedades para expandir el grupo.

2. Escriba un nuevo nombre.

3. Presione ENTRAR.

Notas

Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el gráfico se muestra como un gráfico incrustado. Al presionar F11, el gráfico aparece en una hoja de gráfico independiente.

Cuando ya no necesite un gráfico, puede eliminarlo. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR.

Paso 2: Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico

Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el formato de cada uno de los elementos del gráfico.

APLICAR UN DISEÑO DE GRÁFICO PREDEFINIDO

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un diseño predefinido.


2. En la pestaña Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee usar.

Nota Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los diseños de gráfico estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.

Sugerencia Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más .

APLICAR UN ESTILO DE GRÁFICO PREDEFINIDO

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un estilo predefinido.


2. En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee usar.

Nota Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los estilos estarán disponibles en la galería Estilos rápidos del grupo Estilos de diseño.

Sugerencia Para ver todos los estilos y diseños de gráficos disponibles, haga clic en Más

.

CAMBIAR MANUALMENTE EL DISEÑO DE ELEMENTOS DEL GRÁFICO

1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo diseño quiera modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de una lista de elementos de gráfico:

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

2. En la pestaña Presentación, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el botón del elemento de gráfico que corresponda al elemento de gráfico que seleccionó y luego haga clic en la opción de diseño deseada.

Nota Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento de gráfico que haya seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de datos) se aplicarán a todas las series de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos). Si tiene seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarán solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.

CAMBIAR MANUALMENTE EL FORMATO DE ELEMENTOS DEL GRÁFICO

1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo estilo desee modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de una lista de elementos de gráfico:

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

2. En la pestaña Formato, siga uno o varios de estos procedimientos:

Para dar formato a un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de formas y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.

Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de WordArt, haga clic en un estilo. También puede hacer clic en Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

Nota Después de aplicar un estilo de WordArt, éste no se puede eliminar. Si ya no desea el estilo de WordArt que aplicó, puede seleccionar otro o hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido para volver al formato de texto anterior.

3. Sugerencia Para aplicar un formato de texto normal al texto de los elementos del gráfico, puede hacer clic con el botón secundario en el texto o seleccionarlo y después hacer clic en las opciones de formato que desee usar de la minibarra de herramientas. Puede usar también los botones de formato de la cinta (ficha Inicio, grupo Fuente).

Paso 3: Agregar o quitar títulos o etiquetas de datos

Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos (títulos de gráficos: texto descriptivo que se alinea automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de un gráfico), por ejemplo títulos de gráfico y de eje. Generalmente pueden agregarse títulos de eje a todos los ejes (eje: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías) que se pueden mostrar en un gráfico, incluidos los ejes de profundidad (de series) de los gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos (como los gráficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir títulos de eje. Los tipos de gráficos que no tienen ejes (como los gráficos circulares y de anillos) tampoco pueden incluir títulos de eje.

Puede vincular también los títulos de gráfico y de eje al texto correspondiente de las celdas de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro) creando una referencia a esas celdas. Los títulos vinculados se actualizan automáticamente en el gráfico cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja de cálculo.

Para identificar rápidamente una serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos) en un gráfico, puede agregar etiquetas de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo) a los puntos de datos (puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos) del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando estos valores cambian.

AGREGAR UN TÍTULO AL GRÁFICO

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar un título.


2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico.

3. Haga clic en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico.

4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.

Sugerencia Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee dividir la línea, para ubicar el puntero allí, y luego presione ENTRAR.

5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de herramientas que desee usar.

Sugerencia También puede usar los botones de formato de la cinta (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario, hacer clic en Formato del título del gráfico en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

AGREGAR TÍTULOS DE EJE

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar títulos de eje.


2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje.

3. Siga uno o varios de estos procedimientos:

Para agregar un título a un eje horizontal primario (categorías), haga clic en Título de eje horizontal primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Sugerencia Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, puede hacer clic también en Título de eje horizontal secundario.

Para agregar un título al eje vertical primario (valores), haga clic en Título de eje vertical primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Sugerencia Si el gráfico contiene un eje vertical secundario, puede hacer clic también en Título de eje vertical secundario.

Para agregar un título a un eje (serie) de profundidad, haga clic en Título de eje de profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Nota Esta opción sólo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, por ejemplo un gráfico de columnas 3D.

4. En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.

Sugerencia Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee dividir la línea, para ubicar el puntero allí, y luego presione ENTRAR.

5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de herramientas que desee usar.

Sugerencia También puede usar los botones de formato de la cinta (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario, hacer clic en Formato del título del eje en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

Notas

Si cambia a otro tipo de gráfico que no admite títulos de eje (como un gráfico circular), los títulos de eje no se mostrarán, pero se volverán a mostrar si cambia de nuevo a un tipo de gráfico que admita títulos de eje.

Los títulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perderán cuando cambie a un tipo de gráfico que no admita ejes secundarios.

VINCULAR UN TÍTULO A UNA CELDA DE HOJA DE CÁLCULO

1. En un gráfico, haga clic en el título de gráfico o de eje que desea vincular a una celda de la hoja de cálculo.

2. En la hoja de cálculo, haga clic en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa) y, a continuación, escriba un signo de igual (=).

3. Seleccione la celda de la hoja de cálculo que contiene los datos o el texto que desea mostrar en el gráfico.

Sugerencia También puede escribir la referencia a la celda de la hoja de cálculo en la barra de fórmulas. Incluya un signo de igual y el nombre de la hoja, seguido por un signo de exclamación; por ejemplo: =Hoja1!F2

4. Presione ENTRAR.

AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS

1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todas las series de datos, haga clic en el área del gráfico (área de gráfico: todo el gráfico junto con todos sus elementos).

Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de una serie de datos, haga clic en cualquier lugar de la serie de datos que desee etiquetar.

Para agregar una etiqueta de datos a un único punto de datos de una serie de datos, haga clic en la serie de datos que contiene el punto de datos que desee etiquetar y, a continuación, haga clic en el punto de datos que desee etiquetar.


2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en la opción de presentación que desee.

Nota Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de gráfico que utilice.

QUITAR TÍTULOS O ETIQUETAS DE DATOS DE UN GRÁFICO



2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para quitar un título de gráfico, haga clic en Título del gráfico y luego en Ninguno.

Para quitar un título de eje, haga clic en Rótulos del eje, luego en el tipo de título de eje que quiera quitar y finalmente en Ninguno.

Para quitar las etiquetas de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de datos), haga clic en Etiquetas de datos y luego en Ninguna.

Sugerencia Para quitar rápidamente un título o una etiqueta de datos, haga clic en él y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR.

Paso 4: Mostrar u ocultar una leyenda

Cuando se crea un gráfico, éste muestra una leyenda (leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico); sin embargo, puede ocultarla o cambiar su ubicación después de crear el gráfico.

1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar una leyenda.


2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas haga clic en Leyenda.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Para ocultar la leyenda haga clic en Ninguno.

Sugerencia Para quitar rápidamente una leyenda o la entrada de una leyenda de un gráfico, puede seleccionarla y, a continuación, presionar SUPRIMIR. También puede hacer clic con el botón secundario en la leyenda o en una entrada de leyenda y luego hacer clic en Eliminar.

Para mostrar una leyenda, haga clic en la opción de presentación que desee.

Nota Al hacer clic en una de las opciones de presentación, la leyenda se mueve y el área de trazado (área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, las etiquetas de marcas de graduación y los títulos de eje) se ajusta automáticamente para hacerle lugar. Si mueve y cambia el tamaño de la leyenda con el mouse, el área de trazado no se ajustará automáticamente.

Para ver opciones adicionales, haga clic en Más opciones de leyenda y luego seleccione la opción de presentación que desee.

Sugerencia De forma predeterminada, las leyendas no se superponen a los gráficos. Si tiene restricciones de espacio, tal vez pueda reducir el tamaño del gráfico desactivando la casilla Mostrar la leyenda sin superponerla al gráfico.

Sugerencia Cuando un gráfico tiene una leyenda, puede cambiar las entradas de leyenda individuales modificando los datos correspondientes de la hoja de cálculo. Para usar otras opciones de modificación o para modificar las entradas de la leyenda sin que ello afecte los datos de la hoja de cálculo, puede realizar cambios en las entradas de la leyenda en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (pestaña Diseño, grupo Datos, botón Seleccionar datos).

Paso 5: Mostrar u ocultar los ejes del gráfico o las cuadrículas

Cuando se crea un gráfico, en la mayoría de los tipos de gráfico se muestran ejes (eje: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías) principales, que se pueden activar o desactivar según sea necesario. Al agregar ejes, puede especificar el nivel de detalle que desee que muestren. En los gráficos 3D se muestra también un eje de profundidad.

Cuando los valores de un gráfico varían considerablemente entre las distintas series de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos), o cuando hay tipos de datos mezclados (como precio o volumen), puede trazar una o varias series de datos en un eje vertical (eje de valores) secundario. La escala del eje vertical secundario refleja los valores de las series de datos asociadas. Después de agregar un eje vertical secundario a un gráfico, puede agregar también un eje horizontal (eje de categorías) secundario, que puede resultar útil en un gráfico XY (de dispersión) o de burbujas.

Para facilitar la lectura de un gráfico, puede mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, horizontales y verticales, que partiendo desde cualquier eje horizontal o vertical se extienden a través del área de trazado (área de trazado: en un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, las etiquetas de marcas de graduación y los títulos de eje) del gráfico.

MOSTRAR U OCULTAR LOS EJES PRINCIPALES

1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes.


2. En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y siga uno de estos procedimientos:

Para mostrar un eje, haga clic en Eje horizontal principal, Eje horizontal vertical o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en la opción de presentación de eje deseada.

Para ocultar un eje, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Ninguno.

Para especificar opciones detalladas de escala y presentación de los ejes, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Más opciones del eje horizontal primario, Más opciones del eje vertical primario o Más opciones del eje de profundidad.

MOSTRAR U OCULTAR LOS EJES SECUNDARIOS

1. En un gráfico, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje vertical secundario o siga este procedimiento para seleccionar la serie de datos de una lista de elementos del gráfico:



2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje vertical secundario.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.

3. Haga clic en Opciones de serie si no está seleccionada esta opción y, a continuación, en Trazar serie en, haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.

4. En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.

5. Siga uno de estos procedimientos:

Para mostrar un eje vertical secundario, haga clic en Eje vertical secundario y luego en la opción de presentación deseada.

Sugerencia Para diferenciar el eje vertical secundario, puede cambiar el tipo de gráfico sólo para una serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos a gráfico de líneas.

6. Para mostrar un eje horizontal secundario, haga clic en Eje horizontal secundario y luego en la opción de presentación deseada.

Nota Esta opción solamente está disponible después de presentar un eje vertical secundario.

7. Para ocultar un eje secundario, haga clic en Eje vertical secundario o en Eje horizontal secundario y luego en Ninguno.

Sugerencia También puede hacer clic en el eje secundario que desee eliminar y presionar la tecla SUPRIMIR.

MOSTRAR U OCULTAR LAS LÍNEAS DE CUADRÍCULA

1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar líneas de cuadrícula del gráfico.


2. En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula.

3. Haga lo siguiente:

Para agregar líneas de cuadrícula horizontales al gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, también puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria.

Para agregar líneas de cuadrícula verticales al gráfico, elija Líneas verticales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje vertical secundario, también puede hacer clic en Líneas verticales de la cuadrícula secundaria.

Para agregar líneas de cuadrícula de profundidad a un gráfico 3D, elija Líneas de cuadrícula de profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Esta opción sólo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, como un gráfico de columnas 3D.

Para ocultar las líneas de cuadrícula de un gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias, Líneas verticales de la cuadrícula primarias o Líneas de cuadrícula de profundidad (en un gráfico 3D) y, a continuación, haga clic en Ninguna. Si el gráfico tiene ejes secundarios, también puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria o Líneas verticales de la cuadrícula secundaria y luego en Ninguna.

Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula de un gráfico, selecciónelas y presione SUPRIMIR.

Paso 6: Mover un gráfico o cambiar su tamaño

Puede mover un gráfico a cualquier punto de una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro) o a otra hoja de cálculo nueva o existente. También puede cambiar el tamaño del gráfico para un mejor ajuste.

MOVER UN GRÁFICO

Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que desee.

CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN GRÁFICO

Para cambiar el tamaño de un gráfico, siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta el tamaño que desee.

En la pestaña Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de forma y Ancho de forma.

Sugerencia Para obtener más opciones de cambio de tamaño, en la ficha Formato, en el grupo

Tamaño, haga clic en para abrir el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico. En la ficha Tamaño, puede seleccionar opciones para cambiar el tamaño, la orientación o la escala del gráfico. En la ficha Propiedades, puede especificar cómo desea que se modifique la posición o el tamaño del gráfico en relación con las celdas de la hoja de cálculo.

Paso 7: Guardar un gráfico como plantilla

Si desea crear otro gráfico como el que acaba de crear, puede guardar el gráfico como una plantilla que pueda usar como base para otros gráficos similares.

1. Haga clic en el gráfico que desea guardar como plantilla.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

Sugerencia A menos que especifique una carpeta diferente, el archivo de plantilla (.crtx) se guarda en la carpeta Gráficos y la plantilla estará disponible en Plantillas en el cuadro de diálogo Insertar gráfico (pestaña Insertar, grupo Gráficos, Selector de cuadro de

diálogo ) y en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico (pestaña Diseño, grupo Tipo, Cambiar tipo de gráfico).

Nota Una plantilla de gráfico contiene el formato del gráfico y almacena los colores que se usan al guardar el gráfico como plantilla. Cuando use una plantilla de gráfico para crear un gráfico en otro libro, el nuevo gráfico usará los colores de la plantilla de gráfico y no los colores del tema de documento aplicado actualmente al libro. Para usar los colores del tema del documento en lugar de los de la plantilla de gráfico, haga clic con el botón secundario en el área del gráfico y, a continuación, haga clic en Restablecer para hacer coincidir el estilo.

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