Curso Gestión de Compras

GERENCIA DE RR.HH.PATRICIA BADILLO

GESTIÓN DE COMPRAS

Este curso tiene como fin, brindar al personal del proceso de adquisición, un marco teórico, que soporte el conocimiento que ya posee de las actividades rutinarias, de la gestión de compra

de bienes y suministros.

La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa,

así que proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de

utilidad.

La actividad de compras:

Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma

externa.

Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de los productos y

servicios.

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3.1 Conceptos y objetivos básicos de la función de compras

La gestión de compras inicia con el conocimiento claro de la cultura corporativa de la empresa

compradora, definida en la misión, visión y valores.

Lo anterior, atendiendo al fin concreto de la gestión de compras consistente en cubrir las

necesidades de la empresa con elementos exteriores a la misma, “maximizando el valor del

dinero invertido” (criterio económico), pero este objetivo de corto plazo debe ser compatible

con la contribución de compras en “armonía” con el resto de los Departamentos, bien sea

coyunturales (mejora de las utilidades) o estratégicos (mejora de la posición competitiva). Para

ello debe:

Disminuir el costo total que representan las compras

Reducir los costos operacionales en Compras

Disminuir los costos relacionados con las existencias

Qué se espera de la función de compras en las distintas áreas de la empresa?

Para el área de producción lo fundamental es la disponibilidad, los materiales tienen que

estar cuando se necesitan, para no complicar el proceso de fabricación.

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El departamento de ingeniería, que ha definido las especificaciones de los productos o

materiales, se preocupa por que se cumplan las condiciones para realizar la función

encomendada.

Al Jefe de Producción, como último responsable de la rentabilidad del producto final, le van a

preocupar los precios y los niveles de calidad de los materiales, porque serán decisivos para el

éxito del producto terminado.

El director financiero, como responsable del presupuesto de tesorería, va a controlar

especialmente las existencias y las compras fuera de las normas habituales (contado,

anticipadas, etc.).

Finalmente, el Departamento de Compras, como responsable de los aprovisionamientos de la

compañía, procura minimizar las ocasiones de conflicto con otras áreas, su preocupación

primordial es el estricto cumplimiento de las entregas y, la negociación de precios uno sus

objetivos tradicionales.

Dado que cada área tiene una visión parcial, se hace necesaria una labor de coordinación y

dirección, para que todas las decisiones parciales que se tomen conduzcan a la empresa a

conseguir sus objetivos.

Funciones del personal de compras:

Del jefe de compras:

> Desarrollar políticas y procedimientos de adquisición y controlar el presupuesto del

departamento.

> Evaluar costo y calidad de productos o servicios.

> Identificar proveedores de materiales, equipos y suministros.

>Negociar y vigilar contratos de compra de equipos, productos y materiales.

> Participar en la determinación de especificaciones de equipos, productos y materiales.

> Participar en la selección y entrenamiento del personal.

> Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de compras de una empresa.

Del asistente de compras:

> Comprar materiales y equipo general o especializado, bienes y servicios para uso de la

empresa o futuro procesamiento.

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> Establecer términos y condiciones, contratar y asesorar sobre la adjudicación.

> Invitar a proponentes, consultar con proveedores y revisar cotizaciones.

> Negociar con proveedores lo relacionado con precios y condiciones de crédito.

> Valorar los requerimientos de la empresa y desarrollar especificaciones de equipos,

materiales y suministros para ser comprados.

> Ayudar a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.

> Desarrollar, evaluar y determinar el mejor proveedor, precio y entrega de los productos y

servicios.

> Administrar existencias, inventarios o stocks.

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Quien compra bien vende bien, reza un viejo adagio, por eso una forma de mejorar la

rentabilidad de la organización es mediante las negociaciones con la contraparte. El comprador

trata de lograr mejores condiciones (precio, calidad y garantía en los bienes adquiridos) y el

vendedor de hacer una venta con buenos márgenes para su compañía. Finalmente, el balance

de la transacción es el resultado del trabajo en equipo asumido por las áreas de compras,

marketing y ventas.

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3.2 Condiciones de Compras

Empezamos por definir perfectamente nuestras necesidades, cualitativa y cuantitativamente,

decidir qué comprar, a quién, cuándo y cuánto es algo común en todos los procesos de

aprovisionamiento.

Con base en una previsión de ventas, se realiza el programa de fabricación y en función de sus

plazos, se determina la necesidad de cada pieza o material concreto. Sólo de esta forma

Compras puede asumir la responsabilidad de que la empresa disponga del material necesario,

en el momento preciso y al menor costo posible.

Para desenvolverse con eficiencia en un entorno cambiante y cada vez más competitivo,

necesitaremos un equipo de compras con la experiencia suficiente para negociar con el

personal técnico del proveedor y de nuestra propia empresa, que intervenga en el proceso de

análisis y determinación de las necesidades presentes y futuras a satisfacer.

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Así, se consiguen especificaciones que permitan a proveedores calificados entrar en

competencia con los habituales (existen datos que calculan un descuento adicional del 4% cada

vez que un nuevo proveedor presenta una oferta).

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3.3 Proveedores

Ninguna organización encuentra que sea económico fabricar todo el material que utiliza, las

ventajas de la especialización son demasiado importantes. Por tanto, una gestión de compras

efectiva no sólo encuentra proveedores excepcionales dondequiera que estén, sino que también

debe encontrar proveedores que deseen correr el riesgo asociado con nuevos productos.

Además, para conseguir las mejores ofertas, debemos estimular la sana competencia entre

nuestros proveedores

Debemos acometer la eficaz prospección y examen de los posibles proveedores para

asegurarnos de que tienen las condiciones necesarias y suficientes para satisfacer plenamente

nuestras necesidades: hay que visitar sus talleres, servicios técnicos, proceder a la recogida de

informes acerca de su situación laboral, financiera, servicio al cliente, etc.

Así, iniciamos la etapa de “conocimiento mutuo” en palabras del autor americano T. Levitt

quien compara la relación entre compradores y vendedores con el matrimonio. En esta etapa,

ambas partes investigan los aspectos técnicos y comerciales, una venta consuma el noviazgo,

del que puede seguir un matrimonio de larga duración.

La calidad del matrimonio determina si habrá una relación de negocios duradera o si las

dificultades nos llevarán al divorcio. Tanto el comprador como el vendedor deben colaborar

para que la relación prospere.

Un enfoque de las compras es la gestión de la fuente. La gestión de la fuente se ocupa de

desarrollar nuevos proveedores fiables. El producto puede ser un artículo de alta tecnología,

hecho a medida o especializado para el cual existen, si los hay, pocos proveedores. La gestión

debe ser capaz de buscar proveedores adecuados, desarrollar su capacidad para producir y

negociar relaciones aceptables.

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3.4 Control Presupuestal

Hace referencia al conjunto de procedimientos y recursos que, usados con habilidad, sirven a la

administración para planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las

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funciones y operaciones de una empresa, con el fin de obtener el máximo de rendimiento con el

mínimo de esfuerzo.

Plan: es una estimación cuidadosa de cualquier actividad predeterminada.

Costos: conjunto de erogaciones y cargos asociados, clara y directamente, con la adquisición o

la producción de los bienes o la prestación de los servicios.

Presupuesto: es la cuantificación del plan, proyecto o investigación. Es una estimación

programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener

por una organización en un periodo futuro determinado, es la agenda.

También se puede definir como la expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone

alcanzar la administración de la empresa en un período futuro, adoptando las estrategias

necesarias para lograr esos objetivos.

El presupuesto es un sistema de planeación y control.

Importancia del presupuesto:

+ Interviene en el devenir de las operaciones de la entidad, desde su planeación hasta su

finalización, sirviendo como meta o como parámetro para medirlas.

+ Permite definir las políticas a seguir

+ Facilita la toma de decisiones anticipadamente y basadas en estudios serios

+ Ayuda a la solución de problemas en forma anticipada y a evitar riesgos y contingencias que

puedan originar pérdidas o gastos innecesarios.

+ Facilita una vigilancia efectiva sobre cada una de las funciones y actividades de la entidad y

su personal.

+ Permite la utilización al máximo de los recursos

+ Eleva el nivel organizacional de la empresa

+ Permite el establecimiento de objetivos alcanzables. Es posible decir si un negocio está bien

dirigido averiguando con qué precisión prevé las situaciones futuras.

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Presupuesto base cero: sistema en el cual cada directivo justifica con detalle la totalidad de

sus necesidades presupuestarias, comenzando desde el primer peso, debiendo demostrar el

porqué debe establecerse su proyección y si es verdaderamente rentable.

El presupuesto base cero no admite como valido ningún nivel de gasto, esto permite disminuir

gastos innecesarios que se aprueban por pura rutina.

Presupuesto fijo: plan de actividades fundamentado en un solo volumen de operación de una

entidad; este plan se prepara mediante una serie relativamente constante de cifras, utilizando

importes para ventas, producción, gastos, etc., a un volumen definido; es un presupuesto

estático.

Presupuesto flexible: plan de actividades fundamentado en una serie de volúmenes de

operación de una entidad, considerados todos dentro de una escala de probabilidades; es un

presupuesto flexible, que puede ser usado rápidamente para hacer comparaciones con las

condiciones operativas reales, sin preparar cifras estimadas completamente nuevas.

Control interno:

Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, los métodos, los

principios, las normas, los procedimientos y los mecanismos de verificación y de evaluación

adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, las operaciones y

las actuaciones, así como la administración y de los recursos se realicen de acuerdo con las

normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en

atención a las metas y los objetivos previstos.

Puede decirse que es el sistema nervioso de la entidad y que de lo adecuado de éste depende en

gran parte su presente y futuro, en los aspectos administrativo, contable y financiero, dado que

uno de sus elementos en relación con el futuro de la entidad es el sistema de control

presupuestal.

Objetivos del control interno:

Preservar recursos

Dar confianza a la información contable

Medir el cumplimiento de la empresa

Calificar la eficiencia de la operación en todas las divisiones

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La aplicación de los presupuestos a la administración es simplemente la aplicación del sentido

común a los negocios.

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3.5 Control de Existencia

El stock es el margen de seguridad que tenemos para cubrir tanto fallos de suministro, como

variaciones en el programa de fabricación y, que pueden llegar a ser una pesada carga

financiera, debemos dirigirlos en vez de sufrirlos, lo que supone un adecuado modelo de

previsión de la demanda futura en el que se relacione el costo del capital inmovilizado con la

calidad del servicio que se quiere garantizar al usuario.

Compras justo a tiempo:

En el flujo tradicional del material a través del proceso de transformación, existen muchas

esperas potenciales. Las compras justo a tiempo (JIT) reducen el despilfarro que se presenta

en la recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso de inventario, la baja

calidad y los retrasos.

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Para ampliar este tema, consulte el recurso "Compras Justo a Tiempo", en la parte final del

tema.

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Factores a considerar en la determinación de una política de inventarios:

* Ritmo de consumo, es decir, con qué frecuencia se consume el producto

* Capacidad de almacenamiento, aunque no es un factor riguroso porque existen alternativas.

* Tiempo de respuesta del proveedor, si es largo, se debe tener un nivel alto de inventario para

satisfacer la demanda.

* Carácter perecedero

* Suficiente capital para financiar el inventario, éste produce un costo de oportunidad. Si la

rotación es baja o lenta, el costo de oportunidad es alto; si la rotación es alta, se disminuye este

costo.

* Costos de mantenimiento como seguros, administración, manipulación, depreciaciones.

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* Riesgos de deterioro, disminuciones normales, obsolescencia, pérdidas, robos, reducciones en

los precios, disminución de la demanda.

* Protecciones contra escasez de materia prima, aumento de precios o demandas inesperadas.

KARDEX

Documento en el cual se registran las mercancías por unidades o grupos homogéneos, debe

tener por lo menos los siguientes datos:

- Clase y denominación de los artículos

- Fecha de operación que se registra

- Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas, o trasladadas

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Consulte el recurso "Ejemplo de KARDEX", en la parte final del tema.

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3.6 Compras Locales

Se dan cuando adquirimos bienes a proveedores domiciliados en el territorio nacional. El costo

está dado por:

Precio de lista

- descuentos comerciales

+ fletes

+ otros desembolsos necesarios en la adquisición de la mercancía respectiva

Precio de lista: precio único por unidad fijado por el proveedor.

Descuentos comerciales: se dan para incentivar un mayor volumen de compra, no se

contabilizan, se restan del precio de lista, se deducen para calcular el IVA y la retención en la

fuente. Pueden ser simples o en cadena (varios sobre saldos, Ej. 10-50-3)

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Descuentos por pronto pago: se dan para incentivar el pago oportuno de una compra o venta

a crédito. Son descuentos condicionados, no hacen parte de la compraventa por ser posteriores

a la transacción. Dependen de el monto del descuento, el plazo para tomarlo, la disponibilidad

de efectivo del comprador, de la tasa de interés del mercado, la rentabilidad del negocio del

comprador, de la voluntad de pagar.

Fletes: pueden estar facturados, en cuyo caso se pagan al proveedor, o pueden ser facturados

por la compañía transportadora.

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3.7 Importación

Son compras de bienes realizadas a proveedores del exterior. El costo está dado por:

Precio de lista

+ fletes y seguros internacionales

+ arancel

+ gastos de aduana

+ fletes y seguros nacionales

+ gastos bancarios

Fletes y seguros internacionales: desde el país de origen hasta su llegada al puerto en

Colombia. Son contratados en moneda extranjera por el comprador o el vendedor, dependiendo

del término de negociación.

Arancel: es el impuesto a las importaciones, el valor depende del país y del tipo de mercancía.

Se paga en el momento de la nacionalización de las mercancía.

Gastos de aduana: bodegaje y comisiones

Fletes y seguros nacionales: son los pagados por el importador por el traslado de la

mercancía desde el puerto de llegada hasta su destino, se pagan en pesos colombianos.

Gastos bancarios: dependiendo del medio de pago, puede ser el valor de la transferencia

bancaria, administración de tarjeta de crédito, comisiones, intereses, etc.

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3.8 Cotizaciones

Una vez seleccionados los proveedores más adecuados y conocidas las reglas del juego,

debemos iniciar la petición de ofertas. De la precisión de nuestra petición va a depender la

claridad y la cantidad de las respuestas que recibamos, por ello debemos:

> Describir clara y exhaustivamente nuestras necesidades: especificaciones, cantidades,

número de entregas, plazos, embalajes, márgenes de tolerancia, penalización por fallos graves,

etc.

> Indicar claramente cómo queremos que nos coticen: precios unitarios, forma de pago,

descuentos, impuestos, garantías, transporte, plazo de entrega, vigencia de la cotización, etc.

> Solicitar muestras.

> Informar la fecha límite de respuesta a nuestra petición de oferta.

Al solicitar ofertas, se pueden dar circunstancias que obstaculicen nuestra labor, como:

- Que a nuestra petición no responda ningún proveedor, en cuyo caso tendríamos que acudir al

mercado, que nos impondría sus reglas, para abastecernos.

- Que estemos frente a un monopolio que impone sus condiciones

- Dificultad en el cumplimiento de nuestras necesidades

- Que de la respuesta de los proveedores surjan nuevas cuestiones que modifiquen nuestros

planteamientos iniciales.

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3.9 Cuadro Comparativo Precios

Recibidas las ofertas tenemos que proceder a su análisis y evaluación, comparar precio, la

garantía, los plazos de entrega, la continuidad en el suministro, etc.

Para elegir la mejor oferta para nuestra empresa, tenemos que establecer un cuadro

comparativo de las diferentes cotizaciones. La comparación resultará más fácil si las respuestas

son coherentes con nuestras expectativas, en caso contrario, hay que volver a contactar a los

proveedores en demanda de aclaraciones complementarias.

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Negociación: en compras, negociar es comunicarse con los posibles proveedores e intentar

persuadirlos para que acepten nuestras condiciones; ya que lo habitual es que ninguna oferta

nos satisfaga plenamente y tengamos que rematar la operación negociando. También, después

de cerrados los acuerdos, e incluso iniciado el suministro, hay circunstancias en las que es

necesario renegociar algunos puntos de acuerdo.

Desde el punto de vista del comprador, las más comunes son las que afectan el cumplimiento de

las entregas en tiempo y cantidad.

Desde el punto de vista del vendedor, se pueden dar las mismas dificultades en cuanto al

cumplimiento de plazos y cantidades, pero las más sensibles suelen tener que ver con variación

en los precios.

Aspectos legales: “Para que una compra resulte económicamente sana, es preciso que sea al

mismo tiempo legalmente sana”

El comprador profesional debe conocer y entender los principios básicos de las leyes

comerciales, sus conocimientos le deben advertir en qué momentos y situaciones debe acudir al

consejo o la intervención de un abogado, para no malograr su trabajo por incurrir en errores

legales.

En nuestro país, la ley mercantil fundamental es el código de comercio y las leyes y decretos

que lo regulan.

El Contrato de Compraventa:

El Código de Comercio es el núcleo fundamental del derecho mercantil, dentro de su articulado

se ocupa de:

Art. 905 a 980

Obligaciones del vendedor:

- Entregar la cosa con el fin de que el comprador adquiera su propiedad.

- La transmisión al comprador del riesgo de la cosa vendida

- Garantía por defectos de calidad

Obligaciones del comprador:

- Pagar el precio convenido

- Recibir la cosa comprada

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3.10 Contratos de Suministros

3.11 Órdenes de Compra

3.12 Ordenes de Servicio

3.13 Recepción de Mercancías

3.14 Recepción de Facturas

3.15 Estadísticas

3.16 Seguimiento y control

Con la firma del contrato o con el hecho de pasar un pedido no termina la responsabilidad de

compras. Además, hay que realizar un cuidadoso seguimiento, que incluye asegurarse del

cumplimiento de la entrega en las cantidades y el plazo estipulado, o detectar a tiempo los

posibles retrasos y adoptar medidas correctoras.

Además, si el transporte es a cargo del comprador, la adjudicación de su contrato, la elección

del medio más adecuado, condiciones técnicas y de embalaje, etc., deben ser objeto de un

estudio adicional para conseguir obtener el servicio adecuado al menor costo posible.

Posteriormente, el encargado de recepción, verificación, custodia y entrega de los materiales

comprados; quien normalmente es el eslabón entre compras y producción, debe vigilar la

calidad, la reducción del tiempo que transcurre entre la recepción de los productos y la puesta

a disposición del usuario, así como el control de existencias, para lo que se necesitan en

registros de inventarios veraces.

Se entiende por calidad, la conformidad del producto o servicio con los requisitos establecidos

por el cliente, por tanto la calidad no debe ser más ni menos, no se pide buena calidad; sólo se

pide calidad, es decir, lo estipulado o deseado por el cliente. Las especificaciones necesarias de

un material, las establecen los departamentos técnicos y es responsabilidad de compras

adquirirlo y que cumpla con dichas especificaciones.

Los incumplimientos graves por cualquiera de las dos partes pueden ocasionar al margen de la renegociación de las cláusulas afectadas, la aplicación de las sanciones previstas y en casos extremos la cancelación del contrato, con la consiguiente reclamación de daños y perjuicios a la parte que incumplió lo pactado.

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