Curso SAP - Intro Seguridad y Control

Instructores: Instructores:

Adrián JudzikAdrián Judzik

Leandro NineLeandro Nine

Mariano TranfoMariano Tranfo

Camilo RomeCamilo Rome

Introducción a los Introducción a los aspectos de aspectos de

Seguridad y ControlSeguridad y Control

en SAP R/3en SAP R/320 al 24 de Septiembre de 20 al 24 de Septiembre de

20042004

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Objetivos del Curso

El objetivo propuesto para el presente curso es introducir a los participantes a los aspectos generales de la seguridad y controles de procesos de negocios de la plataforma de procesamiento SAP R/3.

A través del mismo, se cubrirán los conceptos principales del módulo Basis y los procesos de negocios comercial, abastecimientos y financiero

El objetivo propuesto para el presente curso es introducir a los participantes a los aspectos generales de la seguridad y controles de procesos de negocios de la plataforma de procesamiento SAP R/3.

A través del mismo, se cubrirán los conceptos principales del módulo Basis y los procesos de negocios comercial, abastecimientos y financiero

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Agenda

1 2 3 4 5

09:00 - 10:45

Conceptos básicos de la arquitectura de SAP R/3Concepto de sistemas y mandantes

Introducción al concepto de autorización

Introducción al Modelo de Procesos en SAPConceptos Básicos del Ciclo Comercial

Conceptos Básicos del Ciclo Abastecimiento

Conceptos Básicos del Ciclo Financiero

10:45 - 11:00

11:00 - 12:45

Modelo Cliente – Servidor de SAP R/3Descripción de la estructura organizativa de SAP R/3

ObjetosAutorizacionesPerfiles

Procesamiento de Órdenes de Venta

Procesamiento de Órdenes de Compra

General Ledger y Estados Contables

12:45 - 14:00

14:00 - 15:45

Descripción de la estructura de tablas

RolesUsuarios

Entregas y Distribución RecepcionesIntegración de los ciclos financieros de cuentas por cobrar y pagar

15:45 - 16:00

16:00 - 17:45

Concepto de transacciones, reportes y programas

Herramientas básicas de consulta de la seguridad en SAP R/3Introducción al concepto de transporte.

Facturación y Cobranzas

Procesamiento de Facturas y PagosDatos Maestros de Materiales

Datos Maestros de Proveedores Datos Maestros de Clientes

17:45 - 18:00

Break

Consultas

DIAHora

Break

Almuerzo



en SAP R/3en SAP R/3

SeguridadSeguridad

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Una colección de aplicaciones que pueden ser utilizadas para administrar todo el negocio.

Los Sistemas ERP integran ventas, producción, recursos humanos, logística, contabilidad, entre otras funciones empresariales.

Permite compartir una base de datos y herramientas de analisis del negocio entre todas las funciones.

Qué es SAP?

EnterprisEnterprisee

ResourcResourcee

PlanningPlanning

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Complejidades del Sistema SAP R/3

Todos los modulos se encuentra integrados de Todos los modulos se encuentra integrados de forma on-line o bien por interfaces internas.forma on-line o bien por interfaces internas.

Los datos no son almacenados de forma Los datos no son almacenados de forma redundante (Base de datos totalmente redundante (Base de datos totalmente relacionada).relacionada).

Miles de tablas, muchas de las cuales pueden ser Miles de tablas, muchas de las cuales pueden ser mantenidas en forma directa por el usuario.mantenidas en forma directa por el usuario.

Miles de reportes estándar, junto a la capacidad Miles de reportes estándar, junto a la capacidad de definición de nuevos reportes.de definición de nuevos reportes.

Aproximadamente mas de 100.000 programas.Aproximadamente mas de 100.000 programas. Cientos objetos de autorización diferentes para Cientos objetos de autorización diferentes para

proteger programas y datos.proteger programas y datos. Facilidades para la importación de todo tipo de Facilidades para la importación de todo tipo de

datos datos

Todos los modulos se encuentra integrados de Todos los modulos se encuentra integrados de forma on-line o bien por interfaces internas.forma on-line o bien por interfaces internas.

Los datos no son almacenados de forma Los datos no son almacenados de forma redundante (Base de datos totalmente redundante (Base de datos totalmente relacionada).relacionada).

Miles de tablas, muchas de las cuales pueden ser Miles de tablas, muchas de las cuales pueden ser mantenidas en forma directa por el usuario.mantenidas en forma directa por el usuario.

Miles de reportes estándar, junto a la capacidad Miles de reportes estándar, junto a la capacidad de definición de nuevos reportes.de definición de nuevos reportes.

Aproximadamente mas de 100.000 programas.Aproximadamente mas de 100.000 programas. Cientos objetos de autorización diferentes para Cientos objetos de autorización diferentes para

proteger programas y datos.proteger programas y datos. Facilidades para la importación de todo tipo de Facilidades para la importación de todo tipo de

datos datos

R/3R/3Client/ServerClient/Server

FIFI

COCOAMAM

PSPS

WFWF

ISIS

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HRHR

SDSD

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QMQM

PMPM

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FIFI

COCO

AMAM

PSPS

WFWF

ISIS

MMMM

HRHR

SDSD

PPPP

QMQM

PMPM

Módulos del Sistema SAP R/3


Sales & DistributionSales & Distribution

Asset Management

Asset Management

Cost Accountin

g

Cost Accountin

g

Materials Management

Materials Management

ProductionPlanningProductionPlanning

QualityAssuranceQualityAssurance

Plant MaintenancePlant Maintenance

Human ResourcesHuman Resources

ProjectSystems

ProjectSystems

WorkflowWorkflow

Industry SolutionsIndustry Solutions

Financial AccountingFinancial Accounting

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Capa FuncionalCapa Funcional

Sistema Base Sistema Base

Software de BaseSoftware de Base

• Finanzas

• Compras

• Ventas

• Inventarios

• Workbench

• Customizing

• Cross Appl

• Seguridad

• Sistema Operativo

• Motor de Base de Datos

Arquitectura Básica de SAP R/3

BASISBASIS

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1010

Qué es BASIS?

• Es la estructura técnica que hace que Es la estructura técnica que hace que el sistema funcione.el sistema funcione.

• Es la estructura técnica que hace que Es la estructura técnica que hace que el sistema funcione.el sistema funcione.

BASISBASIS

FIFI

COCOAMAM

PSPS

WFWFISIS

MMMM

HRHR

SDSD

PPPP

QMQM

PMPM

• BASIS se refiere al interior, o BASIS se refiere al interior, o capa “Middleware”, del capa “Middleware”, del producto SAP R/3.producto SAP R/3.

• BASIS se refiere al interior, o BASIS se refiere al interior, o capa “Middleware”, del capa “Middleware”, del producto SAP R/3.producto SAP R/3.

• Es necesario para poder realizar cualquier uso del sistema SAP Es necesario para poder realizar cualquier uso del sistema SAP R/3 (Finanzas, Logística, Administración de Proyectos, R/3 (Finanzas, Logística, Administración de Proyectos, Reportes, etc.)Reportes, etc.)

• Es necesario para poder realizar cualquier uso del sistema SAP Es necesario para poder realizar cualquier uso del sistema SAP R/3 (Finanzas, Logística, Administración de Proyectos, R/3 (Finanzas, Logística, Administración de Proyectos, Reportes, etc.)Reportes, etc.)

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Terminología SAP

• Mandante:Mandante: Es una entidad organizacional y legal. Posee su Es una entidad organizacional y legal. Posee su propio conjunto de datos. En términos técnicos se lo refiere a propio conjunto de datos. En términos técnicos se lo refiere a un sistema lógico con datos maestros y transaccionales un sistema lógico con datos maestros y transaccionales totalmente diferenciados. totalmente diferenciados.

• Landscape Sistema SAP:Landscape Sistema SAP: Todos los sistemas SAP (Instancias) Todos los sistemas SAP (Instancias) involucradas en el proyecto de implementación y sus involucradas en el proyecto de implementación y sus respectivas arquitecturas de mandantes. Estos sistemas respectivas arquitecturas de mandantes. Estos sistemas deben acceder a un directorio de transporte común a todos deben acceder a un directorio de transporte común a todos ellos. ellos.

• Customizing:Customizing: Método de configuración de la funcionalidad Método de configuración de la funcionalidad del sistema SAP R/3. Permite establecer el funcionamiento del sistema SAP R/3. Permite establecer el funcionamiento del sistema de forma que cumpla con las necesidades del sistema de forma que cumpla con las necesidades específicas del negocio de la compañía. específicas del negocio de la compañía.

• Development:Development: La creación de reportes, interfaces, programas La creación de reportes, interfaces, programas de conversión y mejoras se realiza utilizada el conjunto de de conversión y mejoras se realiza utilizada el conjunto de herramientas de desarrollo (ABAP Development Workbench, herramientas de desarrollo (ABAP Development Workbench, RFC, etc.) RFC, etc.)

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Arquitectura SAP R/3

ProductionPlanning

MaterialsManagement

Finance andControlling

Sales andDistribution

Human Resources

BASE DE BASE DE DATOSDATOSBASE DE BASE DE DATOSDATOS

HARDWAREHARDWAREHARDWAREHARDWARE

BASIS SAP R/3BASIS SAP R/3BASIS SAP R/3BASIS SAP R/3SISTEMA SISTEMA

OPERATIVOPERATIVOO

SISTEMA SISTEMA OPERATIVOPERATIV

OO

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1313

Presentation

Aplication Database

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TiersTiers

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TiersTiers

Landscape SAP R/3Modelo cliente/servidor

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TransaccionesTransacciones

DESDES TSTTST PRDPRD

MANDANTESMANDANTES(Entidad Lógica)(Entidad Lógica)

MANDANTESMANDANTES(Entidad Lógica)(Entidad Lógica)

Perfil de la

instancia

Perfil de la

instancia

Landscape SAP R/3Estructura del ambiente SAP R/3

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Interfaces Sistema SAP R/3

Database interface

Presentationinterface

Operating systeminterface

R/3 Base SystemR/3 Base System

Operating Operating systemsystem

R/3 ApplicationsR/3 ApplicationsUsuarios

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The Presentation Layer

The Application Layer

The Database Layer

Agrupamiento Lógico

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Presentation Layer Software: SAPGUI

• MS DOS 3.3, o mayorMS DOS 3.3, o mayor

• Windows 3.1, o mayorWindows 3.1, o mayor

• 80486 procesador o mayor80486 procesador o mayor

• 30-60 MByte disco libre (min.)30-60 MByte disco libre (min.)

• MS DOS 3.3, o mayorMS DOS 3.3, o mayor

• Windows 3.1, o mayorWindows 3.1, o mayor

• 80486 procesador o mayor80486 procesador o mayor

• 30-60 MByte disco libre (min.)30-60 MByte disco libre (min.)

Servidor de Presentación

The Presentation Layer

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reside en:

Servidor de Aplicación

The Application Layer

Application Servers: Application Servers: Equipamiento Equipamiento especializado con gran cantidad de CPU y especializado con gran cantidad de CPU y memoria RAM.memoria RAM.

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reside en:

Servidor de Base de Datos

The Database Layer

Database Servers: Database Servers: Sistemas especializados Sistemas especializados con dispositivos de alta velocidad y gran con dispositivos de alta velocidad y gran capacidad de almacenamiento.capacidad de almacenamiento.

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2020

Mandantes y usuarios por defecto

MandantMandanteses

MandantMandanteses

• 000 Sap 000 Sap TemplateTemplate


• 066 066 EarlywatchEarlywatch



• 066 066 EarlywatchEarlywatch

UsuariosUsuariosUsuariosUsuarios

• SAP*SAP*

• DDICDDIC

• EarlywatchEarlywatch

• SAPCPICSAPCPIC

• SAP*SAP*

• DDICDDIC

• EarlywatchEarlywatch

• SAPCPICSAPCPIC

SAP’s Audit and Control AreasSAP’s Audit and Control Areas

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2222

Procesos de

Negocios

Infraestructura IT

Otros Sistemas•Seguridad de

Aplicación•System Testing•Administración

del Control de Cambios •Riegos de la

Globalización•Controles de los

procesos de negocio SAP

•E - Commerce•Business Continuity

Planning

•Seguridad•Interfaces/

Conversiones•Integridad de la

información

•Riesgos del negocio y la industria

•Riesgos tecnológicos

•Acceso General

•Integridad Tecnológica

•Guias de seguridad

•Disaster Recovery Planning

SAPSystem

SAPSystem

Infraestructura TécnicaInfraestructura Técnica Sistemas LegacySistemas Legacy

Procesos de NegocioProcesos de Negocio

Sistema de control interno y Externo

Sistema de control interno y Externo

Ambiente de ControlAmbiente de Control

SAP R/3 SAP R/3

Marco de Control

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2323

• Seguridad de aplicación• Configuración• Control de cambios• Transmisión de datos /

interfaces

• Seguridad de aplicación• System testing• Integridad de interfaces• Integridad de la información• Transformación de datos

• Controles de procesos

• business continuity planning

• tax & legal risk management

• Riesgo de la industria

• regulatory & compliance risks

• privacy risks• globalisation

risks

• Autentiucación / encripción

• Elasticidad operacional• Servicios de terceras

partes confiables• penetration testing• disaster recovery

planning• Accesos físicos• Guías de seguridad

customer

supplier/catalogue

risk environment

Aplicación SAPAplicación SAPAplicación SAPAplicación SAP

Aplicación E-businessAplicación E-businessAplicación E-businessAplicación E-business

Procesos de negocioProcesos de negocioProcesos de negocioProcesos de negocio

Ambiente de controlAmbiente de controlAmbiente de controlAmbiente de control

Marco de Control

internetintranetextranet

marketsite

Infraestructura técnicaInfraestructura técnicaInfraestructura técnicaInfraestructura técnica

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2424

Marco de Control

Financial Integrity

Operational Efficiency & Effectiveness

Legal & Regulatory Compliance

Basis

Tables

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UNIX

Reven

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Receiv

ab

les

ControlesControles

TecnologíaTecnología

ProcesoProcesoss

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2525

Focos de Control

Integración SAPIntegración SAPIntegración SAPIntegración SAPSAP es altamante integrado – los SAP es altamante integrado – los procedimientos de control no procedimientos de control no funcionaríanfuncionarían

SAP es altamante integrado – los SAP es altamante integrado – los procedimientos de control no procedimientos de control no funcionaríanfuncionarían

InversiónInversiónInversiónInversión SAP representa una inversión SAP representa una inversión significativa para cualquier compañíasignificativa para cualquier compañíaSAP representa una inversión SAP representa una inversión significativa para cualquier compañíasignificativa para cualquier compañía

Impacto del negocioImpacto del negocioImpacto del negocioImpacto del negocio SAP fuerza a un cambio en la forma SAP fuerza a un cambio en la forma que los negocios son llevados a caboque los negocios son llevados a caboSAP fuerza a un cambio en la forma SAP fuerza a un cambio en la forma que los negocios son llevados a caboque los negocios son llevados a cabo

Mejoras del procesoMejoras del procesoMejoras del procesoMejoras del proceso Los nuevos procesos deben ser Los nuevos procesos deben ser controladoscontroladosLos nuevos procesos deben ser Los nuevos procesos deben ser controladoscontrolados

TecnologíaTecnologíaTecnologíaTecnologíaRiesgos de Client / Server – los Riesgos de Client / Server – los controles no son tan fuertes como en controles no son tan fuertes como en MainframeMainframe

Riesgos de Client / Server – los Riesgos de Client / Server – los controles no son tan fuertes como en controles no son tan fuertes como en MainframeMainframe

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2626

Riesgos de Seguridad, Auditoría y Control

Database server

Presentationserver

Seguridad Física

Administración de integredad de la base de datos

Control de cambios

Seguridad de sistema operativo

Administración y control de la configuración

Backup, Recovery y Contingency Planning

Application Server

Seguridad de redes

Políticas, normas y Procedimientos de

la compañía

SAP- Controles de SAP- Controles de procesos de negocioprocesos de negocioSAP- Controles de SAP- Controles de

procesos de negocioprocesos de negocio

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Objetivos de la Auditoría

• Basado en controles versus auditoría sustantiva

– Examinar la estructura de registración del sistema contable, versus la evaluación detallada del contenido del sistema.

• Comprender la diferencia entre controles:

– Inherente (Nativo del Sistema) • Métodos incorporados en el sistema para restringir las

actividades ilícitas

– Configurables• Métodos configurados por el usuario para prevenir las

actividades ilícitas

– Seguridad del sistema, parámetros, etc.

– Manuales• Comparaciones de reportes

• Firmas de aprobación

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2828

Controles componente SAP Basis

ComponentComponente de e de

RevisiónRevisión

Seguridad

Seguridad

Mantenimie

Mantenimie

nto de nto de

tablastablas

Cambios a

Cambios a

los los

programas

programas

Segregació

Segregació

n de n de

funcionesfunciones

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2929


• Riesgos:

– Debilidades asociadas a la Segregación de funciones debido a inadecuados procedimientos de seguridad en SAP

– Procesamiento de errores debido un inadecuado control sobre el mantenimiento de tablas

– Procesamiento de errores debido a alteraciones no autorizadas a los elementos de configuración de SAP

– Cambios a los programas ABAP no autorizados

– Programas incorrectos o defectuosos puestos en producción

– Modificaciones incorrectas en programas dentro del ambiente de producción

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• Riesgos:

– La seguridad de SAP puede ser facilmente vulnerada por individuos informados

– SAP* puede ser utilizado para ejecutar transacciones invalidas

– Una inadecuada administración soslaya cualquier intento de control

– Administradores inexpertos pueden causar brechas en los controles

– Riesgo de fraudes mediante la utilización de usuarios inactivos o nunca utilizados

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Seguridad R/3 : BASIS, pero realmente…

• La seguridad de acceso está incluida en el BASIS de SAP R/3

• Direcciona TODA interacción con SAP R/3

• Complicada

• Expresamente diseñada

• Multiplicidad de variables

• Evolución Rápida

SAP R/3 Concepto de SAP R/3 Concepto de autorizaciónautorización

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3333

SAP R/3 Concepto de autorización… que es lo que se necesita?

• Prerequisitos

– Política de seguridad corporativa

– Un intento de establecer una adecuada segregación de funciones• Funciones de negocio

• Administradores de seguridad

• Departamente de sistemas

– Diseño basado en el módelo:Accesos otorgados en base a las necesidades del negocio

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3434

Ele

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dad

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SA

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R/3

R/3

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dad

SA

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R/3

R/3

USUARIOSUSUARIOSUSUARIOSUSUARIOS

SAP R/3 Concepto de autorización(Con Profile Generator)

PERFILES COMPUESTOSPERFILES COMPUESTOSPERFILES COMPUESTOSPERFILES COMPUESTOS

PERFILES SIMPLESPERFILES SIMPLESPERFILES SIMPLESPERFILES SIMPLES

GRUPOS DE ACTIVIDAD GRUPOS DE ACTIVIDAD COMPUESTOSCOMPUESTOS

GRUPOS DE ACTIVIDAD GRUPOS DE ACTIVIDAD COMPUESTOSCOMPUESTOS

GRUPOS DE ACTIVIDAD GRUPOS DE ACTIVIDAD SIMPLESSIMPLES

GRUPOS DE ACTIVIDAD GRUPOS DE ACTIVIDAD SIMPLESSIMPLES

AUTORIZACIONESAUTORIZACIONESAUTORIZACIONESAUTORIZACIONES

OBJETOS DE OBJETOS DE AUTORIZACIONAUTORIZACION

OBJETOS DE OBJETOS DE AUTORIZACIONAUTORIZACION

Perfil Perfil simple 1simple 1

Perfil Perfil simple 1simple 1

Perfil Perfil simple Nsimple N

Perfil Perfil simple Nsimple N

Grp. Grp. Actividad Actividad

compuesto compuesto 11


compuesto compuesto 11


compuesto compuesto NN


compuesto compuesto NN


simplesimple


simplesimple


simplesimple


simplesimple


SimpleSimple


SimpleSimple

AutorizacióAutorizaciónn




Valor Valor CampoCampo






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3535

Secuencia de verificación de seguridad

El usuario accede al sistema SAP R/3El usuario accede al sistema SAP R/3

Ejecuta una transacciónEjecuta una transacción

El programa SAP es

invocado

El programa SAP es

invocado

Las rutinas de seguridad identifican

los objetos de autorización y valores

Las rutinas de seguridad identifican

los objetos de autorización y valores

Los valores requeridos por el programa se comparan

contra los valores de las autorizaciones

Los valores requeridos por el programa se comparan

contra los valores de las autorizaciones

Access

gra

nte

d

Access

gra

nte

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3636

Cuando un usario SAP ejecuta una transacción... el usuario está ejecutando un programa ABAP

Cuando el programa ABAP es ejecutado, en ciertos puntos se verifica que el usuario haya sido autorizado para desarrollar las operaciones que conforman la transacción.

Cómo la seguridad es invocada dentro de SAPCómo la seguridad es invocada dentro de SAP


if t043t-bukrs = space. message w103 with bkpf-bukrs. endif.

*------- Berechtigungspruefung fuer BUKRS ------------------------------ if g_status eq 1. _actvt = act_hinz. else. _actvt = act_vor. endif.

authority-check object f_bkpf_buk id 'ACTVT' field _actvt id 'BUKRS' field bkpf-bukrs. if sy-subrc ne 0. message e083 with bkpf-bukrs. endif.

*------- Kalkulationsschema lesen -------------------------------------- if tax-bukrs = space. call function 'FIND_TAX_SPREADSHEET' exporting buchungskreis = t001-bukrs importing schema = t005-kalsm exceptions not_found = 04. if sy-subrc ne 0. message e470 with t001-bukrs. endif.

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3737

Cómo la seguridad es invocada dentro de SAPCómo la seguridad es invocada dentro de SAP


Transaction: XXXXCheck Objects:

1. S_TCODE= FS02 (Trans. code)

2. F_BKPF_BUK that Field 1 has value A that Field 2 has valueB ... … Return Code :

User Master RecordUser:XXXActivity Groups/Profiles ... ...Authorizations Field 1 has value from __ to __ Field 2 has value from __ to __

TEST

CONFIRMACION

EJECUTA LA TRANSACCION

FA

IL

ERROR MESSAGE(Not Authorized to...)ERROR MESSAGE(Not Authorized to...)

PA

SS

TRANSACTION EJECUTADATRANSACTION EJECUTADA

Una transacción puede requerir un conjunto de autorizaciones para ser procesada en forma completa. Por ejemplo, la ejecución de una transacción podría requerir hasta 10 autorizaciones individuales.

USUARIO

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3838

• Objetos de Autorización

– Agrupación lógica de objetos

– Habitualmente establecidas por módulo funcional

Jerarquización a través de clasesJerarquización a través de clases

Introducción al concepto de seguridad

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3939

• Objetos de Autorización

– Identificados unívocamente

– Se encuentran definidos en la tabla TOBJ

– Son utilizados durante el proceso de verificación de acceso

– Compuesto por:

• Nombre técnico y Descripción

• Campos

F_BKPF_BUKF_BKPF_BUKF_BKPF_BUKF_BKPF_BUK

BUKRSBUKRSBUKRSBUKRS

ACTVTACTVTACTVTACTVT

OBJETOOBJETOOBJETOOBJETO

CAMPOCAMPOCAMPOCAMPO


Nociones sobre Objetos de AutorizaciónNociones sobre Objetos de Autorización


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4040

• Autorización

– Valores para un objeto determinado

– Relación univoca con el objeto de autorización

– Son utilizadas en el proceso de verificación de acceso

– Compuesta por:

• Nombre y descripción

• Valores

F_BKPF_BUKF_BKPF_BUKF_BKPF_BUKF_BKPF_BUK

BUKRSBUKRSBUKRSBUKRS

ACTVTACTVTACTVTACTVT

OBJETOOBJETOOBJETOOBJETO



Z.FANCREDZ.FANCREDZ.FANCREDZ.FANCRED

1000100010001000

01010101

Nociones sobre AutorizacionesNociones sobre Autorizaciones


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4141

HER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

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ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

S SU03 - Actualizar autorizacionesSU03 - Actualizar autorizaciones

•Organización de objetos por Organización de objetos por clases de objetosclases de objetos

•Alta de autorizacionesAlta de autorizaciones

•Baja de autorizacionesBaja de autorizaciones

•Modificación de autorizacionesModificación de autorizaciones

SU03 - Actualizar autorizacionesSU03 - Actualizar autorizaciones

•Organización de objetos por Organización de objetos por clases de objetosclases de objetos

•Alta de autorizacionesAlta de autorizaciones

•Baja de autorizacionesBaja de autorizaciones

•Modificación de autorizacionesModificación de autorizaciones

Metodología ClásicaMetodología Clásica

Generación de autorizaciones

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

4242

– Contienen las autorizaciones

– Pueden ser asignados a los usuarios

– Son la base de la creación de autorizaciones del “Profile Generator”

Perfiles CompuestosPerfiles Compuestos

Perfiles SimplesPerfiles Simples

– Contiene Perfiles Simples

– Contiene otros Perfiles Compuestos

– Son asignados a los usuarios

– No son necesarios si es utilizado el “Profile Generator”

Introducción al modelo de perfiles

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

Advis

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PA

Advis

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PA

4343

HER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

SH

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S B

AS

ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

S SU02 - Actualizar perfiles de SU02 - Actualizar perfiles de autorizaciónautorización

•Creación de perfilesCreación de perfiles

•Baja de perfilesBaja de perfiles

•Modificación de perfilesModificación de perfiles

SU02 - Actualizar perfiles de SU02 - Actualizar perfiles de autorizaciónautorización

•Creación de perfilesCreación de perfiles

•Baja de perfilesBaja de perfiles

•Modificación de perfilesModificación de perfiles

Metodología ClásicaMetodología Clásica

Generación de perfiles

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

Advis

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- S

PA

4444

CO

NC

EP

TO

DE

CO

NC

EP

TO

DE

AU

TO

RIZ

AC

ION

AU

TO

RIZ

AC

ION

CO

NC

EP

TO

DE

CO

NC

EP

TO

DE

AU

TO

RIZ

AC

ION

AU

TO

RIZ

AC

ION

FI

HR

CLASE DE OBJETO

TEXTO LARGO

NOMBRE TECNICO

TEXTO LARGO

NOMBRE TECNICO

TEXTO LARGO

NOMBRE TECNICO

OBJETO DE AUTORIZACION

AUTORIZACION

CAMPO

VALOR DE CAMPO

CAMPO

VALOR DE CAMPO

CAMPO

VALOR DE CAMPO

CAMPO

VALOR DE CAMPO

PERFIL

PERFIL GENERADO

PERFIL GENERADO

USUARIO

USUARIO1

USUARIO2

Jerarquía de Autorizaciones y Perfiles SimplesJerarquía de Autorizaciones y Perfiles Simples

Estructura de seguridad en SAP R/3

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

4545

AUTORIZACION

AUTORIZACION A

AUTORIZACION B

AUTORIZACION C

AUTORIZACION D

PERFIL SIMPLE

PERFIL SIMPLE M

PERFIL SIMPLE P

PERFIL COMPUESTO

PERFIL COMPUESTO X

PERFIL COMPUESTO Y

USUARIO

USUARIO1

USUARIO2

PERFIL SIMPLE N

PERFIL SIMPLE O

CO

NC

EP

TO

DE

CO

NC

EP

TO

DE

AU

TO

RIZ

AC

ION

AU

TO

RIZ

AC

ION

CO

NC

EP

TO

DE

CO

NC

EP

TO

DE

AU

TO

RIZ

AC

ION

AU

TO

RIZ

AC

ION

Jerarquía de Autorizaciones, Perfiles Simples y Jerarquía de Autorizaciones, Perfiles Simples y CompuestosCompuestos


Advis

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Advis

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PA

Advis

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PA

Advis

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PA

4646

HER

RA

MIE

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S B

AS

ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

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ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

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ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

S

TransaccionesTransaccionesTransaccionesTransacciones AutorizacionesAutorizacionesAutorizacionesAutorizaciones

ObjetosObjetosObjetosObjetos

Relaciones objetos / transaccionesRelaciones objetos / transacciones


Advis

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- S

PA

Advis

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PA

Advis

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PA

4747

HER

RA

MIE

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S B

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ICA

SH

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MIE

NTA

S B

AS

ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

S PFCG - Actualizar grupos de PFCG - Actualizar grupos de actividadesactividades

•Alta de grupos de actividadesAlta de grupos de actividades

•Baja de grupos de actividadesBaja de grupos de actividades

•Modificación de grupos de Modificación de grupos de actividadesactividades

•Asociación a usuariosAsociación a usuarios

•Asociación a WorkflowAsociación a Workflow

PFCG - Actualizar grupos de PFCG - Actualizar grupos de actividadesactividades

•Alta de grupos de actividadesAlta de grupos de actividades

•Baja de grupos de actividadesBaja de grupos de actividades

•Modificación de grupos de Modificación de grupos de actividadesactividades

•Asociación a usuariosAsociación a usuarios

•Asociación a WorkflowAsociación a Workflow

Profile GeneratorProfile Generator

Desarrollo de la seguridad en SAP R/3

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

4848

–Estructura asociada al “Profile Generator”

–Menú de transacciones

–Transacciones

–Autorizaciones

–Basado en perfiles simples

TRXTRX

Grupos de ActividadGrupos de Actividad


Advis

ory

- S

PA

Advis

ory

- S

PA

Advis

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PA

Advis

ory

- S

PA

4949

AUTORIZACION

AUTORIZACION A0..1 - A0..N

AUTORIZACION A1..1 - A1..N

AUTORIZACION BD..1 - B0--N

PERFIL SIMPLE

PERFIL SIMPLE A0

PERFIL SIMPLE B

GRUPO DE ACTIVIDADES

GRUPO DE ACTIVIDADES X

GRUPO DE ACTIVIDADES Y

USUARIO

USUARIO1

USUARIO2

PERFIL SIMPLE A1

CO

NC

EP

TO

DE

CO

NC

EP

TO

DE

AU

TO

RIZ

AC

ION

AU

TO

RIZ

AC

ION

CO

NC

EP

TO

DE

CO

NC

EP

TO

DE

AU

TO

RIZ

AC

ION

AU

TO

RIZ

AC

ION

Jerarquía de autorizaciones y G. A.Jerarquía de autorizaciones y G. A.


Advis

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- S

PA

Advis

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Advis

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PA

Advis

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- S

PA

5050

Registro Maestro de Usuario

– Le son asignados los perfiles simples y compuestos y/o grupos de Actividades simples y compuestos

– Grupo de Usuarios

– Tipos de Usuarios

– Validez del Usuario

– Parámetros del Usuario

– Contraseña

– Marca de Bloqueo

Conceptos BásicosConceptos Básicos

Administración de usuarios

Advis

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- S

PA

Advis

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Advis

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- S

PA

5151

HER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

SH

ER

RA

MIE

NTA

S B

AS

ICA

S SU01 - Actualización de usuariosSU01 - Actualización de usuarios

•Alta de usuariosAlta de usuarios

•Baja de usuariosBaja de usuarios

•Modificación de usuariosModificación de usuarios

•Asociación de perfilesAsociación de perfiles

•Asociación de Grupos de Asociación de Grupos de ActividadesActividades

•Parámetros del usuarioParámetros del usuario

•Cambio de contraseñaCambio de contraseña

•BloqueosBloqueos

SU01 - Actualización de usuariosSU01 - Actualización de usuarios

•Alta de usuariosAlta de usuarios

•Baja de usuariosBaja de usuarios

•Modificación de usuariosModificación de usuarios

•Asociación de perfilesAsociación de perfiles

•Asociación de Grupos de Asociación de Grupos de ActividadesActividades

•Parámetros del usuarioParámetros del usuario

•Cambio de contraseñaCambio de contraseña

•BloqueosBloqueos

Generación de usuariosGeneración de usuarios

Administración de usuarios

Advis

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- S

PA

Advis

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PA

Advis

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PA

Advis

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- S

PA

5252

La información referente a la seguridad en SAP R/3 se encuentra almacenadas en las siguiente tablas.

USR01

USR02

Datos básicosDatos básicos

Datos AccesoDatos Acceso

UST04 Perfiles por usuarioPerfiles por usuario

UST10CPerfiles simples / Perfiles simples / CompuestosCompuestos

UST10S Perfiles Simples / Perfiles Simples / AutorizacionesAutorizacionesUST12Datos AutorizacionesDatos Autorizaciones

Tablas y reportes de seguridadTablas y reportes de seguridad

Seguridad en SAP R/3

Promoción a ProducciónPromoción a Producción

Advis

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- S

PA

Advis

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PA

Advis

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PA

Advis

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- S

PA

5454

El Sistema de TransporteEl Sistema de TransporteEl Sistema de TransporteEl Sistema de Transporte

Desarrrollo Test Producción

Servidores de aplicación

Servidor de Base de Datos

VisiónVisión GlobalGlobal

Sistema de transporte

Advis

ory

- S

PA

Advis

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- S

PA

Advis

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PA

Advis

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- S

PA

5555

Servidor Desarrollo Servidor de QA Servidor de Producción

11


200CUST200

CUST

220CUST

+DATOS

220CUST

+DATOS

SANDSAND22

300TEST300TEST

400PROD400

PROD

33

310CAPA310

CAPA

Advis

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PA

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PA

Advis

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PA

5656



300TEST300TEST

400PROD400

PROD

44

11 200CUST200

CUST

220CUST

+DATOS

220CUST

+DATOS

SANDSAND22

310CAPA310

CAPA

Advis

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PA

Advis

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PA

Advis

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PA

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5757



55

11

200CUST200

CUST

220CUST

+DATOS

220CUST

+DATOS

SANDSAND22

300TEST300TEST

400PROD400

PROD

310CAPA310

CAPA

Advis

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PA

Advis

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PA

Advis

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Advis

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PA

5858

Transport Management System (TMS):Utilidad para la migración de objetos de SAP y control de cambios de la aplicación. Se accede, básicamente, mediante las transacciones SE09, SE10 y STMS para la administración.

Que es TMS?????

Advis

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PA

Advis

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Advis

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PA

Advis

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PA

5959

Que es TMS?????

• El Workbench Organizer – es la herramienta primaria para la orgranización y mantenimiento de los desarrollos. La herramienta es usada para registrar los cambios a los objetos de desarrollo y customizing como son:

– Objetos y programas del ABAP/4 Data Dictionary

– Pantallas, definiciones en las interfaces con los usuarios y documentación.

– Objetos transaportables de la aplicación y el customizing.

Advis

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Advis

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PA

6060

El Workbench Organizer mantiene un registro de los cambios siguiente la siguiente jerarquia:

El mecanismo por el cual el sistema de transporte (TMS) registra y controla todos los cambios realizados al repositorio o al customizing.

Es un documento utilizado con el propósito de transportar los cambios a los objetos del repositorio y de las parametrizaciones del customizing a un sistema destino.

Task

Task

Task

Change Requests(Transport)

Que es TMS?????

Advis

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- S

PA

Advis

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PA

Advis

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Advis

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PA

6161

El proceso: Create, Maintain, and Transport Customizing Settings

CREAR Y DOCUMENTAR

LA CORRECCION

CREAR Y DOCUMENTAR

LA CORRECCION

SELECCIONAR LOS CONTENIDOS EN

LAS TRANSACCIONES DE

CUSTOMIZING

SELECCIONAR LOS CONTENIDOS EN

LAS TRANSACCIONES DE

CUSTOMIZING

CREAR LA ORDEN DE TRANSAPORTECREAR LA ORDEN DE TRANSAPORTE

LIBERAR LA CORRECCIÓN EN LA ORDEN DE TRANSAPORTE

LIBERAR LA CORRECCIÓN EN LA ORDEN DE TRANSAPORTE

LIBERAR Y EXPORTAR LA ORDEN DE TRANSAPORTE

LIBERAR Y EXPORTAR LA ORDEN DE TRANSAPORTE

VERIFICAR EL LOG DE

TRANSPORTE

VERIFICAR EL LOG DE

TRANSPORTE

IMPORTAR EN EL SISTEMA DESTINO

IMPORTAR EN EL SISTEMA DESTINO

Sistema de información de Sistema de información de usuariosusuarios

Advis

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6363

User Information System

• Utilizando el sistema de información de usuarios se puede visualizar desde SAP los datos relacionados con el Concepto de Autorización.

Transacción

Transacción

PathPath

SUIMSUIM Tools Administration User Maintenance Information system

Tools Administration User Maintenance Information system

Quien tiene acceso a una transacción determinadaQuien tiene acceso a una transacción determinada

Perfiles que contengan una autorización especificaPerfiles que contengan una autorización especifica

Autorizaciones con un valor especifico para un campo

Autorizaciones con un valor especifico para un campoCambios realizados en los registros maestros de usuarios

Cambios realizados en los registros maestros de usuariosCambios realizados en los perfilesCambios realizados en los perfiles

Ejemplos de información que puede ser obtenidaEjemplos de información que puede ser obtenida

Parámetros del sistemaParámetros del sistema

Advis

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6565

Parámetros

• Los parámetros del sistema son los valores por defecto utilizados para establecer el funcionamiento de ciertos aspectos del ambiente SAP R/3, como son:

– Características de performance

– Ubicación de directorios y archivos

– Reglas de construcción de contraseñas

– Mandante por defecto

• Se almacena en el archivos DEFAULT.PFL

• Los parámetros pueden ser visualizados mediante la transacción RZ11 o ejecutando el reporte RSPARAM

Advis

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PA

Advis

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PA

6666

Parámetros

ParámetroParámetro

login/min_password_lng login/min_password_lng

Valor por Defecto

Valor por Defecto

33

Valor Recomendad

o

Valor Recomendad

o

66

Contraseñas

login/password_expiration_time login/password_expiration_time 00 30 - 4530 - 45

login/fails_to_session_endlogin/fails_to_session_end 33 33

login/fails_to_user_locklogin/fails_to_user_lock 1212 3-63-6

login/failed_user_auto_unlocklogin/failed_user_auto_unlock 11 00

login/system_clientlogin/system_client PRDPRD

login/disable_password_logonlogin/disable_password_logon 00

login/ext_securitylogin/ext_security

Advis

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PA

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PA

Advis

ory

- S

PA

6767

Parámetros

ParámetroParámetro

login/no_automatic_user_SAP* (or SAPSTAR)

login/no_automatic_user_SAP* (or SAPSTAR)

Valor por Defecto

Valor por Defecto

00

Valor Recomendad

o

Valor Recomendad

o

11

Seguridad

auth/no_check_in_some_casesauth/no_check_in_some_cases NN YY

login/disable_multi_gui_loginlogin/disable_multi_gui_login 00 11

login/multi_login_userslogin/multi_login_users

rdisp/gui_auto_logoutrdisp/gui_auto_logout 00 < 3600< 3600

auth/tcodes_not_checkedauth/tcodes_not_checked NN

auth/auth_number_in_userbufferauth/auth_number_in_userbuffer 10001000 20002000

auth/object_disabling_activeauth/object_disabling_active YY NN

Procedimientos de Procedimientos de auditoriaauditoria

Advis

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PA

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6969

Procedimientos básicos de auditoría

• Obtener información básica del sistema SAP R/3:

– Versión de SAP

– Sistema operativo (SCO, AIX, Linux, Windows NT, etc.)

– DBMS (Oracle version, DB2, Informix, etc.)

– Mandante definidos en el sistema de producción

– Modulos implementados (FI, CO, MM, etc.)

– Cantidad y distribución de usuarios

– Estructura organizacional definida en el sistema (Sociedades, plantas, planes de cuentas, etc. )

– Nivel de customización del sistema

– Estructura organizacional del equipo de mantenimiento del sistema.

– Interfaces con desde y hacia otras aplicaciones

Advis

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7070


• Obtener y evaluar las políticas de seguridad de la compañía

• Obtener y evaluar los procedimientos para la alta, baja y modificación de usuarios.

– Los usuarios temporarios deberían ser creados con fecha de vencimiento.

– How are initial passwords created

• Obtener y evaluar los procedimientos para la creación y modificación de perfiles y/o grupos de actividades.

Advis

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PA

7171


• Determinar quienes pueden ejecutar las transacciones relacionadas con la seguridad del sistema SAP R/3:

– Transacciones PFCG, SU01, SU02, SU03, SU...

– Authorizaciones

• S_USER_GRP (Users)

• S_USER_PRO (Profiles)

• S_USER_AUT (Authorizations)

• S_USER_AGR (Activity Groups)

• S_USER_TCD (Transaction Codes)

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7272


• Passwords por defecto del sistema

– Utilizando la transación SA38 ejecutar el reporte RSUSR003

– Verificar para todos los mandantes los usuarios SAP*, DDIC, CPIC, Earlywatch.

– El resultado establece si las contraseñas para estos usuarios han sido cambiadas o no. • SAP* - 06071992 or PASS

• DDIC - 19920706

• Earlywatch - SUPPORT (exists in client 066 only)

• SAPCPIC - ADMIN

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PA

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7373


• Todos los usuario deberían pertenecer a un grupo, especialemente en donde se encuentre un esquema de seguridad descentralizada.

– Utilizar laTransactión SE16, tabla USR02, o

– Mediante la transacción SA38, ejecutar el reporte RSUSR200

– El Grupo SUPER esta reservado para usuarios sensitivos como ser:

• Administradores de seguridad centralizada, DBAs, SAP*, DDIC

• Analizar los usuarios que se encuentren bloqueados o no que no hubieran accedido al sistema.

– SA38, report RSUSR200

Advis

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PA

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- S

PA

7474


• El acceso a transacciones de programación normalmente no debería estar permitido en el ambiente de producción.

– Transaciones• SE01, SE09, SE10 - Transport Commands

• SE11-15 - data dictionary

• SE37 - ABAP Function Modules

• SE38 - ABAP Programming

• SE41 - Menu Painter

• SE80 - Workbench

– Objetos de autorización• S_DEVELOP

• S_PROGRAM

• S_TRANSPORT

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PA

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PA

7575


• El uso de perfiles con accesos a transacciones sensitivos debería estar prohibido.

– SAP_ALL

– SAP_NEW

– S_A.ADMIN

• El acceso a las siguientes transacciones debería estar restringido en el ambiente productivo.

– SA38

– SM49 (Unix)

– SM69 (Unix)

– SM52

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PA

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PA

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PA

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- S

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7676


• Solo usuarios explicimante autorizados deberían poseer autorizaciones para los siguientes objetos de autorización.

– S_ADMI_FCD (System Administration Functions)

– S_BTCH_ADM (Batch Administrator)

– S_BTCH_JOB (other than RELE)

– S_SPO_ACT (Spool Administration)

– S_IMG (Implementation Guide)

– S_BDC_MONI (Monitor batch sessions)

– S_BTCH_NAM (Specify another user when executing a job. Job get authority of the named user)

– S_TCD_ALL (All transactions)

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7777


• Solo usuarios expresamente autorizados deberían tener acceso a la modificación de tablas.

– Transaciones

• SCC4 (updates T000, clients and system change options)

• SE16, SE17, SM30, SM31

– Authorizations

• S_TABU_DIS

• S_TABU_CLI (maintain client independent tables)

Advis

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PA

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PA

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PA

Advis

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- S

PA

7878


• Verificar que los procedimientos de control de cambios solo permitan incorporar modificaciones autorizadas en producción.

– Revisar las normas y procedimientos relacionadas con el control de cambios y promoción a producción.

– Revisar las opciones de modificación para todos los mandantes del sistema.

– Verrificar que no fueran incluidas modificaciones en producción

• Transaction SE16

• Table TADIR

• Enter ‘R’ in filter entry SRCDEP




Introducción al Introducción al modelo de modelo de ProcesosProcesos

Advis

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8080

Sistema Facturador

Centro concentrador(60 en todo el país)

Sucursales Automatizadas(360 en todo el país)

Sucursales Manuales(940 en todo el país)

Parte diario de cierre de caja

Sistema Mosaic

Carga de transacciones en Mosaic

Carga de transacciones en sistema Concentrador

Correo Central (Adm. de Facturación Centralizada)

Actualización batcinput

al sistema SAP

=Conciliación Partes diarios

vs cargado en SAP

Actualización batcinput al sistema SAP

Sucursales con SAP(Vtas Corporativas: Productos

Postales, Monetarios, Telegráficos, Puerta a puerta)

Carga online de notas de pedidoen SAP

Carga online de NP recibidos en formularios

Formulario automático de nota de pedido (Vtas. en Cta. Cte.)

Carga de transaccionestelegráficas online

Carga de transacciones online

Bajada de la transacciones

a diskette

Envío al Centro Concentrador

Sistema delMinisterio de

Trabajo

Telegramas Laborales

Ministerio de Trabajo

Lotes a facturar

Lotes a facturar al Ministerio de trabajo

CLP por Telefonogramas

Sistema Catrasco

Ingreso de CLP para facturación

Facturas a telefónicas

Contabilización manualsobre el sistema SAP

Movimiento físico de formularios

OnlineBatch

Productos Telegráficosen Cta.Cte.

(sistema por sucursal)

SIT /STS

Conceptos Generales - Modelo de Procesos

Sistema Concentrador

Formulario manual de nota de pedido (Vtas. en Cta. Cte.)

Parte diario de cierre de caja

Advis

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8181

ComercialComercialLogísticaLogística ProducciónProducciónP

R

O

V

E

E

D

O

R

E

S

P

R

O

V

E

E

D

O

R

E

S

Financiero / ControllingFinanciero / Controlling

C

L

I

E

N

T

E

S

C

L

I

E

N

T

E

S

Todos los procesos de negocios son cubiertos por el mismo sistema, el cual Todos los procesos de negocios son cubiertos por el mismo sistema, el cual concentra el total de información de la Organizaciónconcentra el total de información de la Organización..

MMMM PPPP SDSD

FIFI COCO

Modelo de Negocios SAP

Características Características PrincipalesPrincipales

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8282

Overall SAPSystem

Accounting

FinancialAccounting

Controlling

GeneralLedger

Accounts

Payable

Accounts

Receivable

Asset

Accounting

Treasury

OverheadCost

Controlling

Product

Costing

Profit Centre

Accounting

Materials

Management

Sales and

Distribution

ProductionPlanning

Quality

Management

Logistics

EnterpriseControlling

Conceptos Generales - Entorno Funcional SAP R/3


FIFI

COCO

AMAM

PSPS

WFWF

ISIS

MMMM

HRHR

SDSD

PPPP

QMQM

PMPM

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- S

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8383

Cliente

Area de Controlling

Plan de Cuentas

Area de Control de

Crédito

SociedadArea de

Negocios

Canal de Distribución

CentroOrganización de Compras Org. de

VentasDivisión

Area de Ventas

Esta relación sostiene las ventas de la sociedad.

Oficina de Ventas

Grupo de Ventas

Grupo de Compras

Puesto de Expedición

Almacén

Centro de Carga

Conceptos Generales - Estructura Organizativa

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8484

Los Datos Maestros en SAP no se almacenan en los formatos tradicionales

Los Datos Maestros son almacenados a través de tablas, lógicamente conectadas

Las actividades de alta / modificación / baja de datos se realizan una única vez

Los datos son disponibles desde todos los módulos

Los Maestros de Datos son específicos por cliente - mandante

La información de los Datos Maestros está determinada por vistas

Existen tablas dependientes e independientes del mandante

Un mal diseño de los Datos Maestros provoca problemas severos en el 80 % de las implantaciones

Conceptos Generales - Datos Maestros




Ciclo ComercialCiclo Comercial

Advis

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8686

Ventas / Entregas / Facturación y Cobranzas

Toma de Toma de contactocontacto

Toma de Toma de contactocontacto

Gestión Gestión de de

pedidospedidos

Gestión Gestión de de

pedidospedidos

Modficación Modficación de stocksde stocks

Modficación Modficación de stocksde stocks

EntregaEntregaEntregaEntrega Pago de Pago de clientesclientes

Pago de Pago de clientesclientes

Planificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisis

Advis

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PA

8787

• AvailabilityCheck

• Transfer ofRequirements

• Shipping Point and Route Determination

• Delivery scheduling

• Pricing

• Credit Checking

• Output Creation(order confirmation, etc.)

1997

Visión General de Ventas

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8888

1997

Packing

Creating Shipping Papers

Shipping Point• Create deliveries• Check availability• Monitor order deadlines

Picking• Picking confirmation

Goods Issue• Transfer of goods

• Planning dates• Group deliveries

for shipment

Transportation Planning Point

Sales Order

Visión General de Despachos

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8989

Order

Delivery

Invoice

Credit MemoRequest

Credit Memo

Debit MemoRequest

Invoice CancellationDocument

15.00

15.00

15.00

15.00

100.00

100.00

100.00

100.00

Debit Memo X

11 2A2A 2B2B

33

Visión General de Facturación

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9090

Business Process Integration in SAP Order Processing - Document Flow

QuotationInquiry Order DeliveryGoodsissue

Billingdocument

Update demand

Management

Run MPS/MRP

Inventory

Management

Update

Financials

SD

Sales orders ATP

PP

MM

FI/CO

Visión Integrada del Proceso Comercial

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9191

OrderOrder

DeliveryDelivery InvoiceInvoice

OrderOrder DeliveryDelivery InvoiceInvoice

DeliveryDelivery InvoiceInvoice

OrderOrder DeliveryDelivery


OrderOrder

InvoiceInvoice

InvoiceInvoice

DeliveryDelivery

Invoice split

Multiple deliveries/invoicesper order

Collective invoice

OrderOrder DeliveryDelivery InvoiceInvoice

OrderOrder

OrderOrder

Consolidated Orders

Visión Integrada del Proceso Comercial - Variantes del Proceso

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9292

Sociedad FIÁrea de Ventas Organización de Ventas Canales de Distribución División

Área de Ventas

Nociones de elementos organizacionales del ciclo

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PA

9393

Representa una unidad de ventas legal. Una Organización de Ventas es asignada a una Sociedad. Es, entre otros, responsable por el cumplimiento de los aspectos legales

relacionados con los productos u de otros aspectos relacionados con los clientes. Es responsable por la distribución de bienes y servicios. Es responsable por las negociaciones comerciales. Ejecuta toda la transacción empresarial. Cada transacción de negocio es procesada dentro de una Organización de Ventas.


SalesOrganization

SAP

1

SalesOrganization 2

SalesOrganization

3 SalesOrganization

4

Sociedad 2Sociedad 1 Sociedad 3

Organización de Organización de VentasVentas

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9494

Usado para definir los materiales que llegan a los clientes y para asegurar que se cumple con la demanda del mercado en forma eficiente.

Dentro de una Organización de Ventas, un cliente puede ser provisto desde varios canales de distribución.

Diferentes requerimientos de clientes y contratos pueden ser asignados para cada Canal de Distribución definido.

Los canales de distribución incluyen:• Comercio Minorista• Comercio Mayorista• Venta Directa


Canales de Distribución

Comercio Minorista

Comercio Mayorista

VentaDirecta

Organización de Ventas

Canal de Canal de DistribuciónDistribución

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9595

Grupo de Productos donde cada producto es asignado. Acuerdos específicos de clientes pueden ser asignados para cada División. Se pueden realizar reportes de análisis estadísticos y estrategias de marketing para

cada División. Realizan, con fines internos, balances y cuentas de pérdida y ganancias. Todas las Sociedades FI pueden hacer uso de cada una de las divisiones.

DivisiónDivisión 1 1 DivisiónDivisión 2 2 DivisiónDivisión 3 3

SociedadSociedad FI 1 FI 1 SociedadSociedad FI 2 FI 2


DivisióDivisiónn

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9696

(División)

(Canal deDist.)

(OrganizaciónDe Ventas)

Organizaciónde Ventas

Organizaciónde Ventas

Área de Ventas 1

Área de Ventas 2

Área de Ventas 3

Área de Ventas 4

Área de Ventas 5


Área de Área de VentasVentas

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9797

Lista de Lista de DistribuciónDistribución

Documentación Documentación de Materialesde Materiales

Orden Orden

Picking / Picking / PackPack

EnvíoEnvío

DistribuciónDistribución

Documentación Documentación de Contabilidadde Contabilidad

Proceso de Proceso de DespachoDespacho

FacturaciónFacturación

Actualización del Maestro de Materiales

Actualización en FI

Modelo del Proceso Comercial

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9898

Procesamiento de Ordenes Entrega y Distribución Facturación Cobranzas Administración del Maestro de Clientes

Conceptos del Proceso Comercial

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9999

Puntos de Integración

= MM

= MM & FI

= FI

Puntos de Integración

= MM

= MM & FI

= FI

Soporte de VentasSoporte de Ventas

VentasVentas

EnvíosEnvíos

Actividades de Venta

Actividades de Venta

Inquiry MMInquiry MM

DevolucionesDevoluciones

Quotation MMQuotation MM

Orden de Venta MM, FI

Orden de Venta MM, FI

Envío MM, FIEnvío MM, FI

Factura FIFactura FIFacturaciónFacturación

ContratoContrato

Contrato MarcoContrato Marco

Entregas GratuitasEntregas Gratuitas

DespachoDespacho

Nota de DébitoNota de Débito

Despacho de Entregas Gratuitas

Despacho de Entregas Gratuitas

Nota de CréditoNota de Crédito

Gestión de Órdenes de Venta

Integración del Integración del procesoproceso

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100100

1 Transacción de Negocio = 1 Documento

Factura 123

To Wool Ltd.From Sweaters for Thee

1 Bale of Wool 100Tax 10 % 10Total 110

1600012345

Documento No.

From Sweaters for Thee 110

Sales revenue 100Output Tax 10

1600012345

Gestión de Órdenes de Venta - Fundamentos

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101101

DeliveryScheduling

Sales InformationSystem

PricingText

Output

Delivery

Incompletion Procedure

Partner Determination

Number Assignment

Billing

SalesDocument

Gestión de Órdenes de Venta - Funciones de una Orden de Venta

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102102

Standard Order

DeliveryFree of Charge

Debit/Credit Memo Requests

Quotation

Inquiry

SchedulingAgreement

Returns Contract

Rush Order Cash Sale

SalesDocument

Types

Gestión de Órdenes de Venta - Tipos de Documentos Estándar

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103103

IN = InquiryQT = QuotationAV = Quotation for

contractSI = Sales information

OR = Standard orderSO = Rush orderCQ = ContractCO = Scheduling agreement

Sales Phase

RE = Return delivery

DR = Debit memo requestCR = Credit memo requestSD = Subsequent delivery

free of chargeFD = Delivery free of charge

Complaint

Processing

Pre-SalesPhase

SalesCycle

Gestión de Órdenes de Venta - Tipos de Documentos de Venta

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104104

Cabecera

Items

Detalle

Cliente: 6Orden: 590Envío Requerido: 12/31/96Valor Neto: $5,000 USD

1. Material ABC

Cantidad 10

12/31/96 10 ordenados 10 confirmados

2. Material XYZ

Cantidad 20

12/31/96 20 ordenados 0 confirmados

01/08/97 0 ordered 20 confirmed

Gestión de Órdenes de Venta - Estructura de una Orden de Venta

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105105

Tipos de documentos

Template de Controles

Verificación del crédito

Verificación de duplicados

Ventas significativas

Tipos de documentos de ventas

Sistemas de numeración

Rangos de numeración

Intervalos

Número actual

Internas vs. Externas


Cabecera del Cabecera del DocumentoDocumento

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106106

Categorías de Items

Template de Controles

Datos de despachos y facturación

Activación de Control de Crédito

Procedimientos de precios


Posición del Documento Posición del Documento (Ítems)(Ítems)

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107107

Cliente: 6

Control de Límite de Crédito: S10.000

Items abiertos: $ 9.980

Crédito restante: $ 20

El límite de crédito ha sido excedido

Sold-to Party: 6Payer 6Net Value $100.00

Item Material Valor10 XYZ $50.0020 ABC $50300

Gestión de Órdenes de Venta - Controles de una Orden de Venta

Verificación del Límite de Verificación del Límite de CréditoCrédito

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108108

Incompleto:

Condiciones de Pago

No facturación

Incompleto:

Condiciones de Pago

Punto de Envío

No Despacho / No facturación

No Despacho

/

No Facturación

ORDEN DE VENTASALES ORDER

CNCNCN

VNVNV


Información Incompleta: Información Incompleta: EfectoEfecto

Incompleto:

Punto de Envío

No despacho

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109109

General Despacho Facturación

Pricing

X

X X

X X

Status Grupo

01

02

03

:

ProcedimientoOrden

~~~~ ~~~~ ~~~~ ~~~~~~~~ ~~~~

Campos Status Grupo

P.O. # 01Condiciones de Pago 03


Información Información Incompleta: LogIncompleta: Log

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110110

EnvíoEnvíoOrdenOrden

Pendientes de Envío

LogLog+

EnvíoEnvíoOrdenOrden

OrdenOrden

OrdenOrdenOrdenOrden

OrdenOrdenOrdenOrden

EnvíoEnvío

EnvíoEnvío LogLog+

EnvíoEnvío

Gestión de Órdenes de Venta-Generación de una Orden de Venta

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111111

Envío

Papel 65 pc

Warning !Tolerancia Excedida

Orden de Venta 7100

Material QTYPapel 100 pcTolerancia inferior = 20 %

Registro de Materiales / Clientes

Gestión de Órdenes de Venta - Tolerancias

Inferior / Inferior / Underdelivery Underdelivery

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112112

Envío

Papel 120 pc

Warning !Tolerancia Excedida

Orden de Venta 7100

Material QTYPapel 100 pcTolerancia superior = 10 %

Registro de Materiales / Clientes

Gestión de Órdenes de Venta - Tolerancias

Superior / Superior / Overdelivery Overdelivery

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113113

Procedimiento de determinación de preciosNivel Concidición

Tipo Descripción

1 PR00 Precio

2 K005 Descuento / UOM

3 K007 % descuento

OR - Orden de ventas

Cliente: 6Area de ventas: ESUS, DR,DLTipo de precio de lista: RT

Item10 XYZ 520 PC

PR00 90 USDK005 1- USDK007 2- %

Tipo condición: PR00

Secuencia de acceso: PR00

1. Cliente / material2. Precio de lista / material3. Material

Registro condicionalRT / XYZ - valid to 12 / 31 /

99From 1 - 499 100 USD 500 - 999 90 USD 1000 80 USD

No existen registros

Gestión de Órdenes de Venta - Determinación de Precios

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114114

K007Scale Basis Calculation Type

100 PCs 1.5 - % 10,000 PCs 2.0 - % 100,000 PCs 3.0 - %

K029Scale Basis Calculation Type 1,000 lbs. USD 0.50 - per 1lb

10,000 lbs. USD 1.00 - 40,000 lbs. USD 1.50 -

Example Example 11

DescriptionDescription Control DataControl DataCondition TypeCondition Type

Price

Discount %

Discount/Weight

PROO

K007

K029

Calculation TypeAs a Percentage

Scale Basis Quantity

Calculation TypeAmount/Weight

Scale Basis Weight

Example Example 22

Determinación de Precios - Clases de Condición

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115115

Item ConditionsPR00 Price 850 USDK005 Discount 1 %K032 Discount -10 USD

Automatic Pricing Manual Changes

Item ConditionsPR00 Price 1,000 USDK005 Discount 1 %

Determinación de Precios - Modificación manual en O. Venta

Advis

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PA

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PA

Advis

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116116

PackingPacking PickingPicking

CreateCreateDeliv.Deliv.

OrderOrder

Transp.Transp.PlanningPlanning

GoodsGoodsIssueIssue

•Startprocess

•With or without

warehouse

management

Sales Order

DeliveryShipping Doc.

Gestión de Entregas - Overview

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117117

Valid for Entire Document: • Sold-to party and Ship-to party• Shipping point• Delivery and transportation scheduling information

Valid for Each Item:• Material • Quantity to be delivered• Plant and storage location• Transportation information• Picking Specifications

Header DataHeader Data

Item 10Item 10

Item 20Item 20

Item 30Item 30

Gestión de Entregas - Estructura de un Documento de Entrega

Advis

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118118

11

22

3

OrderOrder DeliveryDelivery LogLog+


DeliveryDelivery

DeliveryDelivery

Delivery Due List

LogLog+

DeliveryDelivery

OrderOrder

OrderOrder

OrderOrder

OrderOrder

OrderOrder

Gestión de Entregas - Creación de una Entrega

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PA

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119119

Sales Order Delivery Note

Header

Item

Header

Item

ScheduleLine

Gestión de Entregas -Transferencia de datos de la Orden de Venta

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PA

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PA

120120

La mercadería sólo puede ser entregada si:

Los datos de entrega son completos

El proceso de Picking está completo (la entrega de mercadería solo ocurre para la cantidad cargada (picked)

Si se requiere una confirmación de carga (picking), debe tener status de “completa”.

Cuando se contabiliza una entrega de mercadería, la fecha corriente viene dada por defecto con la fechade dicha entrega, sin embargo, el usuario puede cambiar esta fecha lo que puede derivar en problemasde corte en las entregas.

Gestión de Entregas - Requisitos para la Entrega

CondicionCondicioneses

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121121

Balance SheetXX XX

Billing Due List

Delivery

OrderQuotation

Updated

XYZ 60PC

Sales Price 300 USDCost 100 USD

Order #2077Delivery

Requirements

Stock

Gestión de Entregas - Efectos de la Salida de Mercaderías

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122122

ItemDetails----- ---- --- --------- --

1

2

ItemDetails----- $---- --- --------- --

--------- --003 --- --- --004 ---- -- --

Total

AccountingDocumentHeader---- ------------- ------------ --4900000140

MaterialDocumentHeader---- ------------- ------------ --4900000244

Item 49000001401 001 99 300000 40.00

002 81 400000-40.002 003 99 300000 5.00

004 81 400000- 5.00

Gestión de Entregas - Documento de Material

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123123

100100

10 10

1010

100 100

EntregaOrden

Pedido deN. Crédito

Pedido deN. Débito

Factura

Nota deCrédito

Nota deDébito

Factura

Documento deCancelación

4

1

2

3

Gestión de Facturación

Métodos de Métodos de FacturaciónFacturación

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124124

Tipos de Facturación:

Factura

Nota de Crédito

Nota de débito

Cancelación

Devoluciones


Documentos de Documentos de FacturaciónFacturación

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125125

Restricción de tipos de documento de facturación

Rango suficiente de numeración

Cambio manual de precios

Copia de controles para cantidad y precio

Procedimientos para el control de facturas

Determinación de cuentas


Controles Controles ClaveClave

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- S

PA

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PA

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PA

126126


Contabilidad

Contabilidad

LiberaciónLiberación

Documento de Facturación

Bloqueo de Contabilización

Documento de Facturación

Interfase a la Interfase a la ContabilidadContabilidad

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127127

Billing Document

Chart of Accounts

Sales Organisation

Customer Account Assignment Group

Material Account Assignment Group

Account Key

G/L Account

Material Master Record

Payer Master Record

Company Code

Assigned to

Pricing Procedure

Price 100.00 ERLDiscount 10.00 ERS

Account Key

ERL = Revenue

ERS = Sales Deduction

Gestión de Facturación - Asignación de Cuentas

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PA

128128

Todas las entregas fueron facturadas? Lista de pendientes de facturación Documentos de facturación bloqueados Documentos incompletos Documentos bloqueados o con datos rechazados

Las Órdenes de Venta y los documentos relacionados están configuradas correctamente para crear los documentos de facturación?

Gestión de Facturación - Riesgos

Ventas no Ventas no registradasregistradas

Advis

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PA

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PA

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PA

129129

Gestión de Cobranzas - Proceso

Post

Open Items• Selection ?• Processing

Bank Data

Selection ?

Document Header

Advis

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PA

130130

Document Number Document Date Amount Discount

100000117 01/06/99 10000.00 200.00100000135 03/12/99 2000.00 30.00100000190 06/10/99 30000.00 700.00

Amount entered 29300.00Allocated 29300.00Difference postings Not assigned 0.00

Clientes AClientes A

Activate the item(s)

Gestión de Cobranzas - Selección de Partidas Abiertas

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PA

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131131

Se deberían segregar las actividades de creación / modificación de ordenes de las correspondientes a la administración del Maestro de Cliente, administración de Precios de Venta y aplicación de las cobranzas.

Se deberían segregar las actividades de Facturación de las correspondientes al mantenimiento de los precios y aplicación de pagos.

Se deberían segregar las actividades de Aplicación de cobranzas de las reconciliaciones bancarias.

Se deberían segregar las actividades de mantenimiento del Maestro de clientes de otras tareas operativas relacionadas con el ciclo comercial.

Segregación de Funciones

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PA

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132132

Nociones de los elementos organizacionales

Aspectos del ciclo comercial

Documentos

Tolerancias

Facturación

Determinación de precios

Cobranzas

Datos Maestros

Segregación de Funciones

Ventas / Entregas / Facturación y Cobranzas - Resumen

RESUMENRESUMEN




Ciclo de Ciclo de AbastecimientoAbastecimiento

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134134


R

O

V

E

E

D

O

R

E

S

P

R

O

V

E

E

D

O

R

E

S


C

L

I

E

N

T

E

S

C

L

I

E

N

T

E

S


MMMM PPPP SDSD

FIFI COCO



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135135

Overall SAPSystem

Accounting

FinancialAccounting

Controlling

GeneralLedger

Accounts

Payable

Accounts

Receivable

Asset

Accounting

Treasury

OverheadCost

Controlling

Product

Costing

Profit Centre

Accounting

Materials

Management

Sales and

Distribution

ProductionPlanning

Quality

Management

Logistics




FIFI

COCO

AMAM

PSPS

WFWF

ISIS

MMMM

HRHR

SDSD

PPPP

QMQM

PMPM

Advis

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- S

PA

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136136

Cliente

Area de Controlling

Plan de Cuentas

Area de Control de

Crédito

SociedadArea de

Negocios



VentasDivisión

Area de Ventas

Esta relación sostiene las ventas de la sociedad.

Oficina de Ventas

Grupo de Ventas

Grupo de Compras


Almacén

Centro de Carga


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Necesidades Necesidades de de

mercancías y mercancías y serviciosservicios

Necesidades Necesidades de de

mercancías y mercancías y serviciosservicios

PedidoPedidoPedidoPedidoEntrada de Entrada de mercancíasmercancías

Entrada de Entrada de mercancíasmercancías

Control de Control de facturasfacturas

Control de Control de facturasfacturas

Pagos a Pagos a proveedoresproveedores

Pagos a Pagos a proveedoresproveedores

Planificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisis

Nociones de elementos organizacionalesNociones de elementos organizacionales

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Nociones de elementos organizacionales Nociones de elementos organizacionales

Sociedad FI Centro Almacén Organización de Compras Grupo de Compras

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CentroCentro

Unidad organizacional central de la administración de materiales. Unidad operativa usada en el módulo MM relacionada con la

producción y planificación; o puede ser simplemente una combinación de ubicaciones con stock de material, conocidas como almacenes (storage locations).

Una Organización de Ventas puede vender productos desde varios Centros. El procesamiento de las ventas Intercompany ocurre cuando la organización de ventas es asignada a una Sociedad distinta que la correspondiente al Centro.

Ejemplos : Almacén central de suministros Oficina de ventas regional Fábrica de producción

Un centro fabrica mercancías, presta servicios o pone mercancías a disposición de una expedición.

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AlmacéAlmacénn Conjunto de depósitos de un Centro que son administrados en

forma conjunta desde el módulo MM.

Son unidades organizativas que permiten diferenciar los stocks dentro de un centro.

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Organización de Organización de comprascompras Unidad organizacional que compra materiales o servicios, y negocia

las condiciones generales de compra con los proveedores.

Establece condiciones generales de compra para uno o varios centros de una empresa:

Las condiciones de precios se determinan a nivel de la organización de compras. Cuando una organización de compras está ligada a varios centros, los precios determinados pueden ser válidos para todos los centros.

La autorización de compras se define frecuetemente a nivel de organización de compras.

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Grupo de Grupo de comprascompras División de la Organización de Compras responsable por las tareas

operativas.

Es la clave que designa al encargado de compras o al grupo de encargados de compras responsables de determinadas actividades de compra.

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Conceptos - Ciclo de Abastecimiento Conceptos - Ciclo de Abastecimiento

PagosPagos

PedidoPedido RemitoRemito

Recepción de mercadería yRecepción de mercadería ymanejo de inventariomanejo de inventario

ComprasCompras

Procesamiento de la ordenProcesamiento de la ordende comprade compra

Selección deSelección deproveedoresproveedores

Requisición de Requisición de comprascompras

Planeamiento de comprasPlaneamiento de compras

Verificación de Verificación de facturafactura

22

33

4455

77

66

11

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Conceptos - Ciclo de Abastecimiento Conceptos - Ciclo de Abastecimiento

Actividades de Compra Recepción de Mercaderías y Servicios Procesamiento de Facturas de Proveedores Pagos Administración del Maestro de Materiales Administración del Maestro de Proveedores Administración de Stocks

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Conceptos - Documentos Conceptos - Documentos

Requisición de compraRequisición de compra

RequerimientoRequerimientodedecotizacióncotización

CotizaciónCotización

Orden de compraOrden de compraabiertaabierta

ContratoContrato

Orden deOrden decompracompra

RFQRFQ

AA BB

ContratoContratoOrdenOrden

dedeCompraCompra

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Conceptos - Documentos Conceptos - Documentos

Documentos standards Documentos customizados (a medida) Los documentos son creados con referencia a uno anterior Existen fuertes controles de numeración de documentos:

Numeración interna Numeración externa

Un documento se crea a través de la copia del documento al cual se le hace referencia.

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Conceptos - Requisición de Compras Conceptos - Requisición de Compras

MRP

• Estadísticas de Consumo• Administración de Inventario• Pronóstico• Determinación de la cantidad de

la orden y fecha de entrega

Manualmente (por el sector usuario)

• Estadísticas de Consumo• Administración de Inventarios• Pronóstico• Determinación de la cantidad

de la orden y fecha de entrega

Requisición de Compra

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Conceptos - Proceso de Liberación de DocumentosConceptos - Proceso de Liberación de Documentos

SIN CLASIFICACION

• Liberación a nivel de item• Condiciones basadas en:

• valor (precio*cantidad)• planta• grupo de materiales• categoría de asignación de

cuenta (account assignmentcategory)

CON CLASIFICACION

• Requiere la aprobación a nivelde documento

• Pueden asignarse distintas condiciones para cada clase a través del “MM classification”,con más criterios disponibles (como también valor, planta, grupo de material y acount assignment)

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Conceptos - Proceso de Liberación de DocumentosConceptos - Proceso de Liberación de Documentos

CONDICIONES DE LIBERACION

• valor• grupo de material• account assignment category• planta• A que se aplica la estrategia?

ESTRATEGIA DE LIBERACION

• quien está autorizado a liberar?• En que orden la liberación

debe ocurrir?• Que es el indicador de

liberación?• Quien puede hacerlo?

CODIGO DE LIBERACION • son 2 dígitos asociados al user ID• quien está autorizado para

liberar?

INDICADOR DE LIBERACION

• Liberado/bloqueado• Liberado/bloqueado para

cotización• Para que puede ser liberada

la requisición?

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Conceptos - Categorías de Item de CompraConceptos - Categorías de Item de Compra

El Item Category define si el pedido requiere la siguiente información: Un número de material Una asignación a una cuenta Un GR y/o un IR Si la mercadería será destinada a stock

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Conceptos - PreciosConceptos - Precios

Determinado a través de “price conditions” Incluye precios, descuentos y recargos Puede ser establecido a nivel cabecera o a nivel item El propósito del info record es seguir las modificaciones en los

precios

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Conceptos - Campos clave del PedidoConceptos - Campos clave del Pedido

GR IR GR non-val

También usado para la requisición

Overdelivery Tolerance (Tolerancia en exceso de la entrega)

Unlimited Overdelivery (Tolerancia en exceso ilimitadas)

Verificación de factura basada en GR

Definido en el maestro de materiales y permite especificar tolerancias en exceso de hasta 99%

Permite tolerancias en exceso sin ningún límite de restricción

Usado también en el maestro de proveedores

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Conceptos - Historial de Cambios en el PedidoConceptos - Historial de Cambios en el Pedido

Cuando fueron realizados los cambios

Quien realiza los cambios

Que cambios fueron realizados

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Conceptos - Recepción de Mercaderías para un PedidoConceptos - Recepción de Mercaderías para un Pedido

La recepción de mercaderías con referencia a un pedido permite: Copiar datos de un pedido a un documento de recepción para

simplificar la entrada Establecer una notificación de envío Verificación de factura basada en una cantidad recibida Valuación de mercadería basada en una Orden de Compra o

Factura Actualización del historial de pedidos

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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Selección de tipos de movimientos

Conceptos - Recepción de Mercaderías - Selección de tipos de movimientos

101 Recepción de bienes para Orden de Compra 102 Reversión de GR para Orden de Compra 103 GR en Stock Bloqueado 105 Liberación del Stock Bloqueado en GR 122 Devolución de entrega al Proveedor 501 Recepción de Bienes sin Orden de Compra 561 Ingreso Inicial a Stock

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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Efectos en GLConceptos - Recepción de Mercaderías - Efectos en GL

Entrega deEntrega deMaterialMaterial

MercaderíasMercaderíasRecibidasRecibidas

GR/IRGR/IRClearingClearing

Inventario/Inventario/ConsumoConsumo

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Conceptos - Recepción de Mercaderías - DestinoConceptos - Recepción de Mercaderías - Destino

STOCK

• Stock de uso irrestricto• Inspección de Calidad• Stock Bloqueado

CONSUMO

• Centro de Costo• Proyecto• Activo

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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Cuenta GR / IRConceptos - Recepción de Mercaderías - Cuenta GR / IR

FacturaFactura Recepción deRecepción de MercaderíasMercaderías

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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Riesgos de GR / IR

Conceptos - Recepción de Mercaderías - Riesgos de GR / IR

Que los débitos y créditos no matcheen

Permanencia de items no matcheados en la cuenta, aún después que el programa de “limpieza” ha sido ejecutado

Doble contabilización de gastos, activo o inventario si la recepción de mercaderías ocurre en MM, pero la factura es ingresada en FI

No se puede realizar una “limpieza” directa de la cuenta GR / IR

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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Mitos de la cuenta GR / IR

Conceptos - Recepción de Mercaderías - Mitos de la cuenta GR / IR

EN TEORIA

Cantidades y precios son registradas en GR/IR

Diferencias del pedido originalson registradas en GR/IR

La cuenta GR/IR es automáticamente manejada por SAP. No es necesario la intervención del usuario

EN REALIDAD

• La cuenta GR/IR solo registra diferencias entre las cantidadesdel pedido y las registradas en la recepción de mercaderías

• El proceso es irrelevante para el proceso de GR/IR

• El usuario debe iniciar el procesode “limpieza” y resolver los items

que no matchean

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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Consideraciones para reducir los riesgos de las cuentas GR/IR

Conceptos - Recepción de Mercaderías - Consideraciones para reducir los riesgos de las cuentas GR/IR

Que procedimiento es realizado a fin de limpiar los items que matchean y que procedimiento es efectuado para reconciliar y resolver los items que no matchean? Cuando fue la última vez que este proceso fue realizado?

Que procedimientos existen a fin de asegurar que las facturas referidas a un pedido son ingresadas por MM y no por el módulo FI?

Cómo es el saldo de la cuenta GR/IR (debe ser generalmente de saldo acreedor) ?

Cuantos items abiertos existen en la cuenta? Es una cantidad excesiva, es inusual, son saldos antiguos?

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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Under / Over Delivery

Conceptos - Recepción de Mercaderías - Under / Over Delivery

UnderliveryUnderliveryTolerance 10%Tolerance 10%

Orden de compraOrden de compraCantidad = 100pcCantidad = 100pc

OverdeliveryOverdeliveryTolerance 20%Tolerance 20%

UnderdeliveryUnderdeliverywarningwarning

Sin mensajesSin mensajesdentro del rangodentro del rango

de toleranciade tolerancia

Over delivery Over delivery errorerror

70 80 90 100 110 120 130 140 150 70 80 90 100 110 120 130 140 150

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Conceptos - Recepción de Mercaderías - ToleranciasConceptos - Recepción de Mercaderías - Tolerancias

Indicadordel

Maestro deMateriales

Indicadores de Orden TOLERANCIAde compra ILIMITADA

Permite tolerancias en exceso sin ninguna restricción

TOLERANCIA EN EXCESO

Por default en el maestro de materiales y permite especificar una tolerancia en excesode hasta el 99%

Ilimitadas y en Ilimitadas y en ExcesoExceso

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Conceptos - Verificación de FacturasConceptos - Verificación de Facturas

Orden de Compra

Condiciones

Recepción deMercaderías

Maestro deMaterial

Maestro deProveedor

Verificaciónde

Factura

DocumentoFactura

Maestro deMaterial

Orden deCompra

Centros deCosto

Activos

CuentasG/L

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Conceptos - Verificación de Facturas - Ingreso en MMConceptos - Verificación de Facturas - Ingreso en MM

xx

xx

xx

Factura

GR / IR

Proveedores a Pagar Diferencia de Precios

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Conceptos - Verificación de Facturas - 3-way Matching

Conceptos - Verificación de Facturas - 3-way Matching

Mercaderías no recibidas Facturas no pagadas Mercaderías no autorizadas y pago de las mismas Sobrevaloración de las deudas si existen duplicaciones en el ingreso

PedidoPedido

MercaderíasMercaderíasrecibidasrecibidas

FacturaFactura

RiesgoRiesgoss

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Conceptos - Verificación de Facturas - VariancionesConceptos - Verificación de Facturas - Varianciones

Variaciones en cantidad Variaciones en precio Variaciones en cantidad y precio Variaciones en la fecha Variaciones en la calidad

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Conceptos - Verificación de Facturas - Factura BloqueadasConceptos - Verificación de Facturas - Factura Bloqueadas

Variaciones en cantidad Razones de Bloqueo Bloqueo automático

Variaciones en la cantidad de una factura Variaciones en el importe de una factura

Bloqueo estocástico Bloqueo Manual

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Conceptos - Verificación de Facturas - ToleranciasConceptos - Verificación de Facturas - Tolerancias

MM

Customizing

Si la variación está sobre Si la variación estáVerificación de

los límites dentro del límite: Factura:- mensaje de advertencia - el sistema acepta

el ingreso- será contabilizada a la cuenta GR/IR pero - será contabilizada límite de bloqueada a la cuenta GR/IR tolerancia

pero no será para bloqueada

variaciones

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Conceptos - Verificación de Facturas - Campos críticos del proceso de verificación de facturas


ORDEN DE COMPRA (Purchase Order)

Determina contra que pedido será matcheada la factura.

DOCUMENTO GR (GR Document)

Especifica contra que documento de recepción de mercaderías será matcheada la factura.

TÉRMINOS DE PAGO (Payment Terms)

Define los términos de pago para la factura. Este campo es tomado por default del maestro de proveedores y no debe poder ser modificado en la factura.

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PROVEEDOR

Selecciona al proveedor que será tratado durante la verificación de la factura. Este campo por default proviene del pedido y del documento de recepción de mercaderías pero puede ser modificado durante el proceso de verificación de la factura. Apropiados controles deben ser implementados para monitorear esto.

TASA DE CAMBIO

Las tasas de cambio (para moneda extranjera) son tomadas por default de tablas maestras y éstas son ingresadas por el usuario. Apropiados controles deben ser desarrollados a fin de asegurar que las tasas de cambio ingresadas son las correctas.

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Conceptos - Verificación de Facturas - Claves para la auditoría

Conceptos - Verificación de Facturas - Claves para la auditoría

Correcta aplicación de las 3 formas de matcheo

Grupo de tolerancia de usuarios y proveedores

Posibilidad de cambiar el número de proveedor

Incremento de la cuenta GR / IR

No seguimiento de las facturas “parked” y “blocked”

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Conceptos - Documentos Parked / PostedConceptos - Documentos Parked / Posted

Que es la Contabilización Preliminar?

Fecha de documento xx/xxFecha de documento xx/xxCódigo de Cía xxxxCódigo de Cía xxxx

Items de lineaItems de linea40 ……… $xxx40 ……… $xxx50 113100 $xxx50 113100 $xxx

ParkPark

PostPost

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Conceptos - Ingreso de documentos a través de FIConceptos - Ingreso de documentos a través de FI

No existe validación contra el pedido o la recepción de mercaderías

Controles adicionales son necesarios para:

Limitar el acceso a las transacciones FI - AP

Revisar los reportes sobre facturas contabilizadas

Campo “verificador de facturas dobles” debe estar activado

Usar el reporte de facturas asignadas doblemente (RFBNUM 10)

Puede obtenerse el volumen y valor de las facturas ingresadas por FI usando el Reporte “Libro Diario Compacto”

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Conceptos - Ingreso de documentos a través de FI - Campos clave

Conceptos - Ingreso de documentos a través de FI - Campos clave

TERMINOS DE PAGO (Payment Terms)

Define los términos de pago de la factura. Idealmente deben provenir del maestro de proveedores y no deben ser modificados al momento de ingresar la factura

BASELINE DATE

Este campo maneja el cálculo del pago neto y de algunos descuentos de forma apropiada. Este dato por default es asignado por el sistema y se podría definir este campo como “sólo visualización” durante el ingreso de la factura.

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Conceptos - Ingreso de documentos a través de FI - Controles clave

Conceptos - Ingreso de documentos a través de FI - Controles clave

Doble facturación

Documentos “parked”

Proveedores por FI y MM

Proveedores por única vez

Documentos “held”

Transacciones en otra moneda

Grupos de tolerancia

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Conceptos - Maestro de MaterialesConceptos - Maestro de Materiales

Datos generalesNúmero de material

DescripciónUnidad de medida

Datos técnicos

Datos generalesNúmero de material

DescripciónUnidad de medida

Datos técnicos

Datos de ventas Org.

Centro de entregaDeterminación de cuenta

Categoría del item

Datos de ventas Org.

Centro de entregaDeterminación de cuenta

Categoría del item

Datos del centro

Tipo MRPTiempo de entrega

planeadoGrupo de compras

Indicador Batch

Datos del centro

Tipo MRPTiempo de entrega

planeadoGrupo de compras

Indicador Batch

Valuación

Control preciosGrupo de cuentas

Price

Valuación

Control preciosGrupo de cuentas

Price

Datos del lugar de almacenaje

Condiciones del AlmacenajeTiempo de almacenaje

Campos del Stock

Datos del lugar de almacenaje

Condiciones del AlmacenajeTiempo de almacenaje

Campos del Stock

Datos de Batch

Datos de Use-byRecepción de ültimos

bienesCampos de Stock

Datos de Batch

Datos de Use-byRecepción de ültimos

bienesCampos de Stock

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178178

ORDEN DE COMPRA AUTOMATICA (Automatic P.O.)• Este indicador especifica que las P.O. son generadas automáticamente

cuando las requisiciones son convertidas

CLAVES DE VALOR DE COMPRA (Purchasing Value Key)• Especifica las claves de valoración que serán usadas como valores por

defecto para varios campos de la P.O., tomados del material seleccionado - incluyendo tolerancias en exceso

LISTA DE SUMINISTRO (Source List)• Indicador que especifica la lista de recursos (proveedores) que serán

tenidos en cuenta, en el caso de realizarse una solicitud de mercaderías/servicios para una determinada planta

INSPECCIÓN DE CALIDAD (Quality Inspection)• Especifica si el material está sujeto a control de calidad, y si los bienes

recibidos son registrados a un stock en “control de calidad”

Conceptos - Administración de Inventarios - Campos críticos del Maestro de Materiales

Conceptos - Administración de Inventarios - Campos críticos del Maestro de Materiales

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SAP soporta los siguientes métodos de conteo de stock:

Inventario Periódico

Inventario Continuo

Inventario Cíclico

Muestreo

Conceptos - Administración de Inventarios - Conteo de Stock Conceptos - Administración de Inventarios - Conteo de Stock

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Crear un documentoCrear un documentode conteo físicode conteo físico

Conteo del Conteo del InventarioInventario

ContabilizarContabilizarDiferenciasDiferencias

Activa el indicadorActiva el indicadorde bloqueode bloqueo

Cambiar elCambiar elConteoConteo

Realizar elRealizar elRecuentoRecuento

Listado deListado deDiferenciasDiferencias

Imprimir el doc.Imprimir el doc.de inventariode inventario

Conceptos - Administración de Inventarios - Inventario Físico Conceptos - Administración de Inventarios - Inventario Físico

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RESUMENRESUMEN

Nociones de los elementos organizacionales Aspectos del ciclo de abastecimiento Requisiciones de compra Liberación de documentos Precios Campos clave Recepciones Verificación de facturas Ingreso de documentos en FI Administración de inventarios Maestro de Materiales Administración de Inventarios

Compras / Recepciones / Procesamiento de Facturas - Resumen




Ciclo FinancieroCiclo Financiero

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D

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MMMM PPPP SDSD

FIFI COCO



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184184

Overall SAPSystem

Accounting

FinancialAccounting

Controlling

GeneralLedger

Accounts

Payable

Accounts

Receivable

Asset

Accounting

Treasury

OverheadCost

Controlling

Product

Costing

Profit Centre

Accounting

Materials

Management

Sales and

Distribution

ProductionPlanning

Quality

Management

Logistics




FIFI

COCO

AMAM

PSPS

WFWF

ISIS

MMMM

HRHR

SDSD

PPPP

QMQM

PMPM

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185185


Financial Statements Account Analysis Multi-currency Taxation

Account Analysis (I/C) Payments History

Chart of Accounts

Company Codes

Business Areas

Credit Control Areas

Assets

Depreciation Areas

Master Data

Accounts Payable

Cash Plan Cash Forecasting

Cash Management

EXECUTIVE

INFO

SYS

General Ledger

Accounts Receivable

Account Analysis (I/C) Credit

Asset Values Depreciation Forecast Additions Retirements

Asset Management

Materials ManagementControllingSales and Distribution

CO

PurchasingControllingFinancial ReportingProject System

FI

Inventory ManagementVendor PaymentsIntercompany Reconciliation

MM

PP

FI

PS

CO

MM

SD

MM

FI

Inventory ManagementCustomer BillingCredit WorthinessIntercompany Reconciliation

MMSD

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186186

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Actividades diarias

Rep

orting +

análisis

Visión

general

Tareas periódicas

Planif. + Pronóstico

Tom

a de d

ecisiones

Estad

os Fin

ancieros

Nociones de Elementos Organizativos de Finanzas

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187187

Beneficios de la Integración

Timely access to common information

Flexible and adaptable to growth

Elimination of duplicate entries

Increased visibility of business results across functional boundaries

Minimization of system interfaces and maintenance requirements while maintaining portability

Immediate reflection of financial impacts

Capture of decisions at the source for better control and accuracy.

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188188

1. Primary Users

2. Freedom of Choice

3. Behavioral Implications

4. Time Focus

5. Time Span

6. Reports

Organization managersat various levels.

No constraints other thancosts in relation to benefitsof improved management decisions.

Concern about howmeasurements and reportswill influence manager’sdaily behavior.

Future orientation, i.e., budgets

Flexible

Detailed reports: concerned aboutdetails of parts of the company,it’s products, territories,departments, costs, etc.

Outside parties such as banks, investors, creditorsand government agencies.

Constrained by generallyaccepted accountingprinciples (GAAP).

Concern about how tomeasure and reporteconomic data. Behavioralimpact is secondary.

Past orientation: historicalevaluation.

Less flexible, usually oneyear or one quarter.

Summary reports: concernedprimarily with company asa whole.

Management Accounting Financial AccountingINTERNALINTERNAL EXTERNALEXTERNAL

Dos tipos de Información Financiera

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189189

General Ledger (FI-GL)

Integrated with other application modules and FI sub-modules

Financial Data Entry

User-defined balance sheet / profit and loss statement versions

Multiple Currencies

Flexible Report Generator

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190190

Real-time integration with the General Ledger

Integration with Sales and Distribution (SD) and Materials Management (MM) as a part of the Sales Cycle

Integration with Treasury

Credit Management

Incoming Payment Processing

Automatic Dunning Function

Accounts Receivable (FI-AR)

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191191

Real-time integration with General Ledger

Integration with Materials Management as a part of the Procurement Cycle

Integration with Treasury

Outgoing Payment Program

Vendor Correspondence

Accounts Payable (FI-AP)

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192192

Treasury

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193193

Fixed Asset Accounting (FI-AA)

Real-time integration with the General Ledger.

Batch processing and posting of depreciation expense, interest and replacement values.

Integration with:

Material Management (MM)

Production Planning (PP)

Accounts Receivable (FI-AR)

Accounts Payable (FI-AP)

Cost Accounting (CO)

Plant Maintenance (PM)

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194194

Special Purpose Ledger (FI-SL)

Provides summary information from multiple SAP applications at a user defined level

Flexible Reporting Tool

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195195

Cliente

Area de Controlling

Plan de Cuentas

Area de Control de

Crédito

SociedadArea de

Negocios



VentasDivisión

Area de Ventas

Esta relación sostiene las finanzas de la sociedad.

Oficina de Ventas

Grupo de Ventas

Grupo de Compras


Almacén

Centro de Carga


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196196

En los procesos empresariales de finanzas externas y controlling de gastos generales del sistema SAP R/3, se utilizan los siguientes elementos organizativos de R/3:

Sociedad FI (company code)

Grupo de empresas = SOCIEDAD GL= company

Divisiones = business area

Sociedad CO = controlling area

Sociedad PA = operating concern

Elementos Organizativos

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197197

Una sociedad Fi presenta una entidad jurídica independiente, por ejemplo, una empresa dentro de una grupo de empresas.

El balance y la cuenta de pérdidas y ganancias exigido por ley se elaboran a nivel de sociedad FI.

Sociedad FI

Activo PasivoIngresos

Gastos

Pérdidas y ganancias

Entidad Jurídica

Elementos Organizativos – Sociedad FI

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198198

La sociedad GL es la unidad de consolidación a la que se asignan sociedades FI.

Elementos Organizativos – Sociedad GL

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199199

La función de las divisiones es la de realizar con fines internos balances y cuentas de pérdida y ganancias.

Todas las sociedades FI pueden hacer uso de cada una de las divisiones.

División 1División 1 División 2División 2 División 3División 3

Sociedad FI 1Sociedad FI 1 Sociedad FI 2Sociedad FI 2

Elementos Organizativos – Divisiones

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200200

Company CodeCompany Code

Business AreaBusiness Area

Credit Control AreaCredit Control Area

Chart of AccountsChart of Accounts

Dunning AreaDunning Area

ClientClient

Estructura Organizativa - Ejemplo

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201201

ClientClient

Electric Corp.

Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente)

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202202

ClientClient

Electric Corp.


Lighting


Aviation Services


Appliances


Aircraft Engines

Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente-Company Code)

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203203

CompanyCompanyCodeCode

Lighting


Aircraft Engines


Aviation Services

ClientClient EC

Company IDCompany ID ConsumerProducts

Company IDCompany ID

Aviation


Appliances

Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente-Company ID-Company Code)

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204204

Company CodeCompany CodeTransportation

Systems

ClientClient

Electric Corp.


Aviation Services


Aircraft Engines


Engine Repair


Engine Sales

Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente-Company Code-Business Area)

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205205


CAUS CAEU

Electric Corp.

ClientClient

Aircraft Engines


Global Finance



Aviation Services


Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente-Chart of Accounts -Company Code)

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206206

Electric Corp.

Aviation Services

Aircraft Engines

DunningArea 2

DunningArea 1

DunningArea 1

ClientClient

Company CodeCompany Code Company CodeCompany Code

Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente-Company ID-Dunning Area)

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207207


CAUS


CAEU

Electric Corp.

ClientClient

Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente- Credit Control Area -Company Code)

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208208

Human ResourcesControllingClientClient

CompanyCode

PurchasingOrganization

PersonnelArea

Production Planning

Sales and Distribution Materials Management

Financial Accounting

SalesArea

ControllingArea

Plant

Beneficios de la Estructura Organizativa de SAP

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209209

General Ledger

General Ledger

Journal Processing

Period End / Closings

Substitutions and Validations

Financial Statements

Special Ledger (SL)

Integration with sub-ledgers

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210210

Document - FINumber: 9999999999

Line items:

DR. ABC Sandwiches $60CR. Sales Revenue $60

One financial transaction generates one FI documentwith a unique Document Number.

Invoice - SDNumber: 999

To: ABC SandwichesFrom: Fruits & Vegetables Ltd.

1 box of tomatoes $60

Total $60

Documento FI

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211211

Debits = Credits

Document Header

Document Number Document TypePosting Date Company Code

Document Date Currency

Line Item 1

Posting Key Account Amount

Line Item 2

Posting Key Account Amount

Estructura de un Documento

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212212

Tipos de Documento

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213213

Rangos de Números

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214214

Posting Key

Posting Key Description Debit/Credit Account Type

01 Invoice Debit Customer 40 Debit Entry Debit G/L Account 50 Credit Entry Credit G/L Account 15 Incoming Pmt Credit Customer

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215215

G/L AccountsDebits Credits40 Debit entry 50 Credit entry

VendorsDebits Credits21 Credit memo 31 Invoice22 Reverse invoice 32 Reverse credit

memo25 Outgoing payment 35 Incoming payment

CustomersDebits Credits01 Invoice 11 Credit memo02 Reverse credit memo 12 Reverse invoice05 Outgoing payment 15 Incoming payment

Examples of Posting Keys

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216216

Document Entry - Complex (General) PostingDocument Header

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217217

Document Entry - Complex (General) Posting First Line Item

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218218

Document Entry - Complex (General) Posting Second Line Item

*

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219219

Document Entry - Complex (General) Posting Simulate / Post

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220220

Displaying Line Items

This is the screen on the application side that users see when they want to view Line Items in an Account.

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221221

Line Item Display

Display Variant controls Assignment

Field

Document & Master Record Maintenance

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222222

Document Display

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223223

Document A

Document B

Reverse

PK Account Amount

40 123 150 USD50 456 150 USD

(Reversed by Document B)

PK Account Amount

40 456 150 USD50 123 150 USD

(Reference to Document A)

Reversing a Document

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224224

=

=

Country Currency(Company Code) Local Currency

Foreign CurrencyAll Others

Foreign Currency

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225225

Sales Order

Invoice

Sales Order

Automatic TranslationAutomatic Translation LocalLocalCurrencyCurrency

Documents Posted in Foreign Currency

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226226

• Group CurrencyGroup Currency

• Hard Currency Hard Currency

• Index CurrencyIndex Currency

• Global Company CurrencyGlobal Company Currency

• Group CurrencyGroup Currency

• Hard Currency Hard Currency

• Index CurrencyIndex Currency

• Global Company CurrencyGlobal Company Currency

Parallel CurrenciesPossible Additional Currencies

The system provides additional currencies (Parallel Currencies)

As a result, financial statements can be produced in up to 3 currencies

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227227

US Germany Mexico

Transaction CurrencyLocal CurrencyGroup CurrencyHard Currency

US Germany Mexico

Transaction CurrencyLocal CurrencyGroup CurrencyHard Currency

XXX

USD

USD

XXX

DEM

USD

XXX

MXP

USD

DEM

US GroupGroup Currency

USD

Parallel CurrenciesExample of Currency Types in a Multinational Corporation:

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228228

Configuración en 3 pasos:

Definir variable

Definir períodos (desde / hasta)

Asignar períodos a una “Company Code”

Períodos de Contabilización

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229229

MASTER RECORDS

- Balances 1996 -

Inicio BalancePeriod 01

0203 + 1100

Customer Air Conditioners

CompanyAir Conditioners, _Inc.

Invoice 18000025Date 03/25/1996

Períodos de cierre

Año Calendario

Año Fiscal 1996 03 04 Período de contabilización abierto

Fecha de contabilización

25/03/1996

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

Períodos Normales de Contabilización

Períodos de Contabilización

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230230

Validaciones

y

Substituciones

Documento de

FI

Verif

icación d

el Siste

ma

Ingre

so de d

atos

Validaciones y Substituciones en FI

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231231

Balances contables de General Ledger

General Ledger account line items

Plan de cuentas

Listado de cuentas de G/L

Documentos “Parkeados”

Libro diario compacto

Identificación de documentos no Contabilizados

Totales contabilizados

Lista de Centros de Costos

Lista de Centros de resultados

Lista estructurada de saldos

Balance / pérdidas y ganancias

Financial statements – Reportes estándar

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232232

Distintos tipos de reconciliaciones:

Manejo de Item de cuentas abiertas

Sublegers vs. G/L

Módulo FI y módulo CO

Revisión manual y reconciliación de balances

Integración con Sub-ledgers

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233233

Contabilización automática

G/L Accounts

Accounts Receivable11,000

Accounts Payable11,000

Revenue10,000

Expenses10,000

Output Tax1,000

Input Tax1,000

Sub-LedgersCustomers (A/R)

11,000

Vendors (A/P)

11,000

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234234

SAP genera contabilizaciones automáticas a las cuentas de G/L

El informe de contabilizaciones automáticas lista:

Transacciones

Claves de contabilización

Cuentas de G/L con contabilización automática

Los errores también son identificados


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235235

Los registros de AP/AR tienen asignados cuentas de reconciliación

El detalle de cada cuenta es conservado en el subledger.

Registros Maestros A/R y A/P Asignados a Cuentas de Reconciliación

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236236

Cuentas Bloqueadas para Contabilización y Marcadas para Borrado

G/L AcctG/L Acct

Bloqueada para Bloqueada para ContabilizaciónContabilización

Marcada Marcada para para

borradoborrado

Subledger vs. G/L

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237237

Los registros de A/P y A/R tienen asignados cuentas de reconciliación

Contabilización automática de movimientos

Listado de totales contabilizados


Ingresos recurrentes

Interfaces

Presición de la información financiera

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238238

Revisar informes de :

Documentos no contabilizados

“Parked” y “Held” documentos

Cuentas bloqueadas para contabilización y marcadas para borrado

Monitoreo de Partidas en suspenso

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239239

Accounts Receivable Overview

Accounts Receivable transactions are highly integrated with the Sales & Distribution module

Invoices to customers can be generated automatically during the sales cycle, or can be entered manually by an A/R clerk

Credit checking, incoming payment processing, and customer dunning are available

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240240

Accounts Receivable Components

Master Records For Each Customer Account

Bank Connections for Automatic Payments

Customer Sales Order Considerations

Payment Terms

Payment Authorizations and Tolerances

Automatic Credit Limit Checks

Postings

Incoming Payments

Credit Memos

Dunning Runs and Correspondence

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241241

Accounts Payable Overview

Accounts Payable transactions are highly integrated with the Materials Management module.

Vendor invoices can either be generated directly in MM as a result of the procurement cycle or by an FI-A/P clerk.

Automatic payment processing via user induced payment runs or pre-scheduled runs (in the financial calendar) are among some of the functionality available.

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242242

Accounts Payable Components

Master Records For Each Vendor Account

Bank Connections for Automatic Payments

Payment Program - Automatic Payment of Vendor Invoices

Vendor Selection

Clearing and G/L Postings

Printing of Checks

Financial Calendar

Tracks Payment and Dunning Runs

Option to Pre-Schedule Payment Runs

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243243

Treasury

The Treasury module consists of Cash Management, Cash Budget Management, Treasury Management, Loans, Market Risk and Information Systems.

Cash Management is utilized as a planning tool for cash control and up-to-date liquidity analysis of a company.

Treasury management has become a standard part of SAP since version 4.0. Its main objective is to ensure liquidity, minimize financing costs, optimize investment returns, and hedge against fluctuations in revenues and expenses.

Loans used to be a part of Treasury Management; however, as of version 4.6, it is a separate sub-module of Treasury. This sub-module is responsible for processing and administering loans and mortgages.

Market Risk also was a part of Treasury Management prior to version 4.6. Like Loans, it is now a separate sub-module of Treasury. Market Risk concerns the management and hedging of currency and interest rates.

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244244

Los Datos Maestros en SAP no se almacenan en los formatos tradicionales

Los Datos Maestros son almacenados a través de tablas, lógicamente conectadas

Las actividades de alta / modificación / baja de datos se realizan una única vez

Los datos son disponibles desde todos los módulos

Los Maestros de Datos son específicos por cliente - mandante

La información de los Datos Maestros está determinada por vistas

Existen tablas dependientes e independientes del mandante

Un mal diseño de los Datos Maestros provoca problemas severos en el 80 % de las implantaciones

Datos Maestros - Conceptos Generales

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245245

Chapter 5Overview of Master Records

A master record contains information relating to an individual object, which remains unchanged for a long period of time.

Chapter Objectives

Explain the different types of data in the system.

Discuss the integration points between the master records.

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246246

Master DataMaster Data

G/L AccountG/L Account

CustomerCustomer

VendorVendor

BankBank

MaterialMaterial

Transaction DataTransaction Data

InvoiceInvoice

PaymentPayment

Credit memoCredit memo

Goods ReceiptGoods Receipt

Data in the System

Table DataTable Data

Payment TermsPayment Terms

Tolerance SettingsTolerance Settings

Pricing ConditionsPricing Conditions

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247247

Vendor Master Recordsare maintained in Materials Management(MM) and Financial Accounting (A/P)

Customer Master Records are maintained in Sales & Distribution (SD) andFinancial Accounting (A/R)

MMMM

FIFI

SDSD

Integration Points in Master Records

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248248

G/L Account Customer Vendor

Create in ...Create in ...Create in ...Create in ...

Chart of Accountsand

Company Code

Clientand

Company CodeActivities

CreateChangeDisplay

Master Records - General Information

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249249

Client

Chart of AccountsCAEU

Chart of AccountsCAUS

CompanyCodeUS01

CompanyCodeUS02

CompanyCodeEU01

Chart of Accounts

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250250

Creating a Master Record - Centrally

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251251

Creating a Master Record - Step By Step

Step 1. Create Chart of Accounts Segment Step 2. Create Company Code Segment

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252252

Creating a Master Record - Reference

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253253

The G/LAccount Number

is includedin both sections of the

master record

G/L Account Master Record

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254254

G/L Account Master Record - Chart of Accounts Segment

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G/L Account Master Record - Account Group

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G/L Account Group - Company Code Segment Field Status

+ =

Account Group Field Status

Activity Field Status

Company Code SegmentScreen Layout

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Translating the Name of G/L Accounts

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G/L Account Master Record - Company Code Segment

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Currency

Company Code segment of the G/L Account master record

G/L Account Currency

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Mass Maintenance

Formula Editor

“Push Button” Field

Selection

Fields to be

updated

New Value

Current Values

Restrictions

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261261

Thismaster record

is blocked ONLY in this Company Code

Blocking a Master Record

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This master record is marked for deletion in

just the Company Code

Marking a Master Record for Deletion

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Creating a Customer/Vendor Master Record

Option 1. Create Client and Company Code SegmentsOption 2. Create Client, Company Code, and Sales Segments

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Creating a Customer Master Record - Initial Screen

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Customer Account Group

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Account Group Number Ranges

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267267

Field Status - Customer Master Record

Account Group + Company Code +Activity Type = Master Record Screen Layout

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268268

Customer Master Record - Client Segment

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271271

Alternative Payee / Payer

123

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272272

Customer Master Record - Company Code Segment

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273273


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274274


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275275

Payment Terms

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276276

Customer Line ItemCustomer Line Item

Document HeaderDocument Header

Payment Terms 0002 Days / Percent 14 days 2%/30 netBaseline Date 15.01.1997 Discount Amount________________

Pmnt Block ___ Pmnt Method ____

Document Date 10.01.1997Posting Date 15.01.1997

Payment Terms: Document

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277277

Tolerances

Employee Tolerance Customer Tolerance

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278278

Customer Master Record - Sales Area Data

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279279

Vendor Master Record

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280280

Conceptos - Maestro de Proveedores

Datos Generales

Datos de Compras Datos Company

Code ( Cuentas)

Ej. : Nombre & dirección

Ej. : Cuenta de reconciliación Datos del

Banco

Ej. : Condiciones de orden

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281281

Conceptos - Maestro de Proveedores - Grupos de Cuentas

Determina la asignación de número de cuentas

Se mantiene a través de la transacción OBD3

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282282

Conceptos - Maestro de Proveedores - Proveedores de Unica Vez

Un registro especial en el maestro de proveedores es requerido para las cuentas de “one time” vendor

Los datos de la dirección y el banco son ingresados al momento de ingresarse la orden/factura

Un grupo de cuentas especial es utilizado para los “one time” vendor

Se requieren controles adicionales

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283283

Conceptos - Maestro de Proveedores - Campos Críticos

PAGADOR ALTERNATIVO (alternate payee)

Permite el pago a una cuenta distinta a la determinada en el maestro de proveedores

PAGO ALTERNATIVO EN DOCUMENTO (Alternate payee in document)

Permite el ingreso de un “alternative payee” durante la contabilización de un documento. Esto puede originar serios problemas de control, por lo que se recomienda que este campo sea suprimido

TERMINOS DE PAGO (terms of payment)

Es utilizado para calcular fechas de vencimiento para el pago y condiciones de descuento. Pueden ser modificados durante el ingreso del documento

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CHEQUEAR DOBLE FACTURACION (check double invoice)

Cada proveedor puede ser marcado para especificar si el chequeo de “doble facturación” será realizado

VERIFICACIÓN DE FACTURA BASADA EN INGRESO DE BIENES (GR based invoice verification)

Especifica si el “matching” de la factura se basa primariamente en la recepción de los bienes antes que en los detalles de la orden

CUENTA DE RECONCILIACION (Reconciliation account)

Una cuenta de reconciliación es especificada para cada cuenta individual del proveedor. Errores en el ingreso de este campo pueden causar problemas de reconciliación en las cuentas

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GRUPO DE AUTORIZACIÓN

Grupos de autorización pueden ser utilizados para restringir el acceso a las cuentas de proveedores

GRUPO DE TOLERANCIA

Especifica la variedad de tipos de tolerancia para el procesamiento de una determinada transacción

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Conceptos - Maestro de Proveedores - Claves para la auditoría

Hallazgos en la segregación de funciones

sin maestro de proveedores (one time vendor)

maestro de proveedores y transacciones de compra

Definición de los campos clave

Grupos de cuentas

Control sobre el tratamiento de documentos bloqueados

Control sobre los cambios realizados en el maestro de proveedores

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Changes to Master Records - Dual Control

Step 1. Configure Sensitive Fields in IMG

Step 3. Confirm Changes (User 2)

Step 2. Change a Master Record (User 1)

Curso SAP - Intro Seguridad y Control

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