CURSO TITULACIÓN 2014

DOCENTE:

LIC. JORGE VELASCO CASTELLANOS

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Teapa, Tabasco; a 30 de marzo de 2014

JORGE VELASCO CASTELLANOSLicenciado en Administración

Maestro en finanzasCED. PROF. 4458433

velcas725@yahoo.com.mxvelcas725@gmail.com

Objetivo del curso:

• Al finalizar el curso, el participante analizará el proceso administrativo, su fundamento

científico, naturaleza, principios y ventajas.

PROCESO ADMINISTRATIVO

INTEGRACIÓN DIRECCIÓN CONTROLPREVISIÓN PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN

RETROALIMENTACIÓN

CICLO LÓGICO DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO

Áreas funcionales de la empresaLas actividades del proceso administrativo, planeación, organización, dirección y control, se desarrollan en las áreas funcionales de una empresa. Las áreas funcionales son:

• Ventas. • Producción. • Personal. • Finanzas.• Mercadotecnia, etc.

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

VENTAS

PRODUCCIÓN

FINANZAS

MERCADOTECNIA

R.H

“Vigila tus pensamientos, se convierten en palabras; vigila tus palabras, se convierten en acciones; vigila tus acciones, se convierten en hábitos; vigila tus hábitos, se convierten en carácter; vigila tu carácter, se convierte en tu destino”

Alexander Pope

LA PREVISIÓN.

Es el elemento de la administración en el que, con bases en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de esa misma empresa.

• PRINCIPIOS:• Previsibilidad

– “las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa ya que, por el número de factores y la intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un RIESGO; pero tampoco es válido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta”

• Objetividad• Medición

• No hay ningún viento favorable para el que no sabe a que puerto se dirige

(Séneca)

LA PLANEACIÓN:

Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de número, necesarias para su realización.

¿qué se quiere hacer? ¿con qué recursos se va a hacer?

Proceso de planificación tradicional

• Creencias o conjunto de valores de la empresa

• Misión o propósito que define la naturaleza del negocio

• Políticas básicas que sirven de guía a las acciones de

gestión

• Análisis de situación, que resume las tendencias en las

áreas clave de la empresa

• Supuestos de entorno para estimar el desarrollo futuro

de variables de la empresa

• Diagnóstico de debilidades y problemas

• Diagnóstico de fuerzas y oportunidades

• Planeamiento de objetivos y de objetivos específicos

• Definición de estrategias y programas

• Resumen financiero como expresión cuantitativa de los

objetivos y programas

• Estándares de rendimiento, es decir, medidas

específicas de control de resultados

• Procesos de control para la verificación del

cumplimiento de los programado

• PRINCIPIOS:• Precisión• Flexibilidad• Unidad

Planeación y la acción de planear

Empresa

Objetivo General: Producir y vender ropa para dama

Gerencia de ventas G. Producción G. Finanzas G. Personal

Objetivo Funcional Fabricar 500 conjuntos de ropa No. X semanales durante un año

Compras Manufactura Planeacion y control

Obtener cotizaciones, comparar y colocar ordenes y vigilar las entregas

Preparar y entregar metas de producción para los jefes de sección, apoyar en los programas de producción

Preparar los programas de producción de acuerdo con los objetivos fijados

Sección 1 Sección 2 Sección 3

“Llevar a cabo los programas de produccion”

Objetivos mediatos e inmediatos Mes enero: coser 500 conjuntos No.

22 por semana

Objetivos individuales

Trabajador “A” Trabajador “B” Trabajador “C” Trabajador “C”

Coser conjuntos a un promedio de 20 diarios trabajando 40 horas por semana

Jerarquía de objetivos

PR

ON

ÓS

TIC

OC

OM

ER

CIA

L OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

PLANEACIÓN DEPRODUCTOS YVENTAS

PLANEACIÓN DELA PRODUCCIÓN

PLANEACIÓNFINANCIERA

PLANEACIÓN DEREQUERIMIENTOSDE LOS RECURSOS

AD

MIN

IST

RA

CIÓ

ND

E L

A D

EM

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LO

SR

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IST

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UC

IÓN

PROGRAMACIÓNMAESTRA DE LAPRODUCCIÓN

PLANEACIÓN DE LA CAPACIDAD APROXIMADA

PROGRAMACIÓNDEL ENSAMBLEFINAL

PLANEACIÓN DEREQUERIMIENTOSDE MATERIALES

CONTROL DE ACTIVIDADES DE PRODUCCIÓN

PLANEACIÓN Y CONTROL DECOMPRAS

PLANEACIÓN DELA CAPACIDADREQUERIDA

PLANEACIÓN Y CONTROL DE MATERIALES Y PRODUCCIÓN

Planeación tradicional

Planeación táctica

Planeación operacional

Gerentegeneral

GerenteProducción

GerenteFinanzas

GerentePersonal

GerenteMercadotecnia

Fabricación Control de calidad

Contabilidad Tesorería SelecciónSeguridad e

higiene Investigación

mercadoVentas

Planeación Estratégica

• “La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía

de fracaso”.

PETER DRUCKER

LA ORGANIZACIÓN:

“Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”.

¿cómo se va a hacer?

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION;:

ESTRUCTURA

SISTEMATIZACION

ASIGNACION DE ACTIVIDADES

JERARQUIA

SIMPLIFICACION DE FUNCIONES

• PRINCIPIOS:• Especialización• Unidad de mando• Equilibrio de autoridad-responsabilidad• Equilibrio de dirección-control

Organización

División del trabajo

Coordinación

Jerarquizacion

Departamentalizacion

Descripción de funciones

Esquema de etapas de la Organización

“Si confías demasiado en el poder del trabajador corres riesgos de anarquía, pero sin embargo si confías demasiado en el

comando en el control sacrificas la creatividad. El truco para los administrativos es determinar metas a largo plazo pero al mismo tiempo permitir a los empleados que trabajen formas

para la obtención de esas metas”.• Peter Drucker

Aspecto dinámico

LA INTEGRACIÓN.

Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

• PRINCIPIOS:

• Adecuación de hombres y funciones• Provisión de elementos administrativos• Importancia de la introducción adecuada

• DESARROLLO DE EJECUTIVOS.

• Terry define el desarrollo de ejecutivos del siguiente modo: “es la aplicación de un esfuerzo planeado para proveer, mantener y desenvolver a quienes han de formar el grupo administrativo, con el fin de que la empresa logre más efectivamente sus objetivos”

“Líder no es mandar, es saber servir y dirigir a los demás con propósito y amor”.

LA DIRECCIÓN.Es aquel elemento de la administración en el

que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.

– ¿ cómo se está haciendo?

• PRINCIPIOS.• Coordinación de intereses• Impersonalidad del mando• Vía jerárquica• Resolución de conflictos• Aprovechamiento de conflictos

• FABULAS EMPRESARIALES

• Había una vez cuatro individuos llamados “Todo el Mundo”, “Alguien”, “Nadie” y “Cualquiera”.

Siempre que había un trabajo por hacer, “Todo el Mundo” estaba seguro de que “Alguien” lo haría.

“Cualquiera” podría haberlo hecho, pero “Nadie” lo hizo.

Cuando “Nadie” lo hizo, “Alguien” se puso nervioso porque “Todo el Mundo” tenía el deber de hacerlo.

Al final, “Todo el Mundo” culpó a “Alguien” cuando “Nadie” hizo lo que “Cualquiera” podría haber hecho.

Reflexion:• ___________________________________________________________________

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• Fábulas empresariales.– La hormiguita productiva y feliz.

• Los siguientes principios de motivación ayudan a dirigir a los trabajadores:

1.El trabajo es una oportunidad de realización de las potencialidades del trabajador.2.Un trabajador motivado requiere poca supervisión.3.Un trabajador motivado es responsable.4.Hay trabajadores que requieren de mucha supervisión.5.Hay trabajadores que necesitan sentir que se les supervisa para trabajar.

El Taller de Liderazgo,

1. Liderazgo2. Comunicación3. Inteligencia Emocional4. Toma de decisiones

• Inteligencia emocional– Inteligencia emocional para la competitividad

personal y laboral

Cualquiera puede ponerse furioso…eso es fácil. Pero estar furioso con la persona correcta, en la intensidad correcta, en el momento correcto.Por el

motivo correcto, y de la forma correcta…eso no es fácil.– Aristóteles. Ética a Nicómaco

¿Qué es la Inteligencia Emocional?

Emociones: Las emociones son fenómenos psicofisiológicos que representan modos de adaptación a ciertos estímulos ambientales o de uno mismo.

Inteligencia: El diccionario de la Real Academia Española de la lengua define la inteligencia, entre otras acepciones como la "capacidad para entender o comprender" y como la "capacidad para resolver problemas

El cerebro humano: Razón y Emoción

Conocerse a si mismo.

Nuestras dos mentes

• Las dos mentes– La dicotomía emocional/ racional se aproxima a la distinción

popular entre “corazón “ y “ cabeza”

• Cuando las emociones son rápidas y poco precisas (Abc de la vida)

Inteligencia emocional:

La inteligencia emocional es la capacidad para reconocer sentimientos propios y ajenos, y la habilidad para manejarlos.

Caso: Imaginen el caso de un vendedor que no tuviera habilidades de trato con el público, un empresario sin motivación por su empresa o un negociador sin autocontrol. A estas personas un Máster en Harvard no les servirá de nada, porque tardarán poco el echar a perder su trabajo por un mal conocimiento de sus emociones.

RECOMENDACIONES

• Recuerdar que los empleados son la piedra angular de la organización, pues son los que hacen que el sistema de calidad sea consistente.

• Desarrollar al personal para que éstos puedan, quieran y hagan bien su trabajo.

• Motivación, capacitación y reconocimiento son las reglas de oro para lograrlo.

• “No se puede controlar lo que no se ha medido, no se puede medir lo que no se ha estandarizado, no se puede estandarizar lo que no se ha identificado, no se puede identificar lo que no se ha definido”

EL CONTROLTodo control implica, necesariamente, la comparación de lo obtenido con lo esperado. Pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo prefijado, o sea, cuando ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado: tal procedimiento constituye el control sobre los resultados. Retroalimentación.

¿cómo se ha realizado?

• PRINCIPIOS:• Del carácter administrativo• De los estándares• Del carácter medial del control• Excepción

• Concepto: La Evaluación de desempeño es el proceso por medio del cual se estima el rendimiento global del empleado en el desarrollo de su trabajo.

Pasos para evaluar el desempeño• 1. Definir el puesto• 2. Cuestionario para evaluar el desempeño• 3. Retroalimentación al empleado

• Primer paso: definir el puestoEl primer paso para que tú, como empresario, evalúes el desempeño de un trabajador, es que tengas claros los objetivos y funciones del puesto que está realizando tu empleado. Recuerda que vas a evaluar los resultados de su trabajo.Para esto es conveniente que consultes previamente la descripción de puesto correspondiente.

• Segundo paso: cuestionario para evaluar el desempeño

El segundo paso para llevar a cabo la evaluación de desempeño de un trabajador, es propiamente hacer la evaluación. La manera más sencilla y práctica para los grandes empresarios al frente de pequeñas empresas es utilizar un cuestionario que les facilite medir en forma objetiva el desempeño de los empleados. El cuestionario lo debe contestar la persona que evalúe al trabajador.

• El cuestionario debe tener afirmaciones claras y concretas que describan resultados observables del trabajo del empleado. Es conveniente que uses afirmaciones que puedas calificar fácilmente como desempeño bajo, desempeño adecuado y desempeño superior.

• Las afirmaciones (máximo unas veinte) tienen que evaluar tres áreas:

• Resultados de trabajo.Respeto a normas y políticas de la empresa.Elementos generales de habilidad

• Tercer paso: retroalimentaciónEl último paso de la evaluación de desempeño es la entrevista de retroalimentación. Esta tiene como objetivo principal platicar con el empleado sobre sus resultados de trabajo. En esta entrevista se le felicita por los aspectos en los que ha mostrado un desempeño superior, y se dialoga sobre los puntos en los cuales su desempeño fue inferior a lo esperado

• Algunas sugerencias para la retroalimentaciónSer lo más claro y descriptivo que se pueda. Iniciar la sesión hablando de los aspectos positivos del trabajador y después hablar de los aspectos deficientes de su trabajo. No juzgar a la persona. Hacer hincapié en los aspectos que se pueden cambiar. Proponer opciones de solución. Y escuchar lo que dice el empleado. Tratar de llegar a acuerdos concretos.

RETROALIMENTACIÓN

"Recuerda que los más importante respecto a cualquier empresa, es que los resultados no están en el interior de sus

paredes. El resultado de un buen negocio es un cliente satisfecho".

Peter Drucker

• CARTA KIOcarta_kio.doc

Para concluir: