CursoVersat-Sarasola

¿Finanzas?

Protección del sistema

Protección de la aplicación contra copias, a partir del registro de claves en las máquinas servidores.

Definición de Niveles de Acceso para controlar el acceso al

sistema por diferentes usuarios, con el fin de garantizar la protección de la información almacenada en la base de datos, su consistencia e integridad.

Permisos o Niveles de accesos para operar Finanzas

Por Unidad Contable

Relación entre los Subsistemas y Finanzas

Todos los subsistemas tributarán obligaciones hacia el de finanzas, por lo que el procesamiento manual de las obligaciones en este subsistema se reduce solo a las obligaciones por servicios recibidos.

Aun cuando las obligaciones sean generadas por los subsistemas, estas son manipuladas y controladas por Finanzas

Actividades Funciones o Vistas

Estructura (Actividades y Funciones)

Configuración: se refiere no solo a la definición de los valores a aquellos parámetros que se especifican a través de la opción de “Configuración”, sino que la configuración abarca la definición de toda la información que permita modelar o adecuar el comportamiento del sistema según las características de la entidad a automatizar (Codificadores, Cuentas bancarias, etc )

Configuración del módulo de Finanzas

Configuración Mínima del

Sistema

Configuración Predeterminada

Propuesta para el Procesamiento en el Módulo de Finanzas

Para cada día del período

Cerrar Período

Cambiar fecha de procesamiento

Comprobar saldos entre Contabilidad y Finanzas

Calcular Conciliación Bancaria

Procesar Estado de Cuenta del Banco

Procesar los documentos primarios en el orden recomendado

Documentos de Obligaciones De servicios recibidos y prestados Por cobrar y pagar al trabajador Por cobrar contravalor de MLC De adeudos y aportes al presupuesto

Documentos de Pago (priorizar los ingresos) Liquidando obligaciones:

Por Cheques o Transf. En efectivo (RI, Otros Pagos) Por el banco (Cob. Y Pagos

automáticos) Otros Cobros y Pagos

Extracción para nominas Extracción para dietas Reembolso Depósitos

Documentos de Liquidación.

Activid.

Tpo de Doc.

Banco Caja Cob y Pagos

Otras Operac.

Créditos Bancarios

DO x x

DP x x x x x

DL x x x x x

DO- Documento de Obligación, DP- Doc. de Pago, DL- Doc. de Liquidación

¿En qué orden procesar

los doc. . Primarios?

¿Dónde procesar cada tipo doc. Primario?

¿ Dónde y cómo procesar los documentos primarios?

Términos y elementos específicos del módulo de

Finanzas del VersatCobros: Toda operación que genere un ingreso a una Cuenta bancaria o a un

Fondo de efectivo en Caja.

Pagos: Toda operación que genere un egreso a una Cuenta bancaria o a un Fondo de efectivo en Caja.

Depósito: Se refiere a las cuentas bancarias y Fondos de efectivo en caja, con que opera la entidad, hacia los cuales se depositan (ingresa) o se extrae (egreso) el efectivo.

Cancelar: Significa revertir la última operación contable asociada al documento que se intenta cancelar, o sea “Cancelación de la operación contable”.

Estado de cuenta de Carga Inicial: Identifica un Estado de Cuenta con las operaciones que han sido cargadas a la cuenta bancaria, pero que aún no se han liquidado y por tanto hay que registrarlas en la contabilidad durante la CI (Ej. Pago/Cobro Anticipado).

Recomendaciones y elementos a tener en cuenta

Recomendaciones

Procesar los documentos primarios en el día que le correspondan y no al final del período (cambiar fecha de procesamiento).Procesar los Estados de cuenta del banco DIARIO.Verificar el Estado de las operaciones y la Conciliación Bancaria antes de terminar el día en proceso.Procesar por el módulo de Finanzas todas aquellas obligaciones sobre las cuales es conveniente mantener un control por edades y/o submayor por Entidad (Trabajador).Para deshacer un proceso debe comenzar a deshacer las operaciones en el orden inverso en que se originaron.

Recomendaciones y elementos a tener en cuenta

Elementos a tener en cuenta

No se permite generar una obligación en el momento de reconocer el cobro/pago. Se requiere registrar cada operación con documentos primarios independientes (contravalor).No se puede liquidar obligaciones a diferentes entidades con un mismo documento de pago. Se debe tener en cuenta la moneda en que se registro una obligación y en la que se encuentra el doc. con el que se está intentando liquidar la obligación.Asegúrese de haber elegido el tipo de contrapartida adecuado al definir el conceptos de contrapartida para liquidar obligaciones (un concepto para cada tipo de obligación).

Ocurre cuando se intenta extraer una suma > al saldo de la cuenta bancaria (Fondo de Caja)

Ocurre cuando se ha configurado incorrectamente el atributo “Variación del Saldo de la cuenta” en el concepto de contrapartida asociado al doc. primario

Errores más frecuentes que provoca el usaurio

Ocurre cuando el concepto que se utilizó en el doc. primario, no ha sido vinculado a ningún “Tipo de comprobante”

Permite modelar las operaciones financieras de una entidad teniendo en cuenta las Normas y Principios del Control Interno.

Procesar documentos correspondientes a fechas, posterior a la fecha de procesamiento.

Asociar varios conceptos (de diferentes tipos de contrapartidas) a un mismo documento primario.

Cambiar la fecha de procesamiento existiendo documentos primarios sin confirmar.

Al cambiar la fecha de procesamiento del Subsistema, los documentos en edición con fecha anterior se mueven para la nueva fecha.

Posibilidades del sistema