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Administracin de proyectos de informacin

Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacinActividad 1 Planteamiento de soluciones mediante un sistema de informacinAlumno: Carlos Vargas Vzquez.Matricula: AL10510248

Empresa: Academia Mexicana de Ciencias JurdicasActividad: Institucin que apoya al gremio jurdico mediante la organizacin de conferencias y la

comercializacin de material pedaggico.

Proyecto A: Ordenar y agilizar el proceso de programar y controlar los eventos de la Academia, ascomo la entrada y salida de libros.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Academia tiene procesos deficientes que a continuacin detallaremos:

La mayora de la informacin se encuentra en diferentes partes y no se sabe realmente cual es laque se debe actualizar.

Hay mucha informacin repetida.

La informacin se encuentra en este momento comprometida en su seguridad, teniendo accesotodas las personas que entran en contacto con el equipo. Es necesario restringir la Informacin porniveles de acceso.

El personal que realiza la labor de visitar cada uno de los clientes y llevar la publicidad de loseventos, necesitan el directorio de los clientes con las direcciones organizadas y actualizadas porcalle o por carrera para una mejor ubicacin y trabajo zonificado, lo cual contribuir en unadistribucin rpida y organizada.

Una de las funciones de la secretaria es de realizar la inscripcin de los asistentes a los eventos,dicha informacin la realiza en: procesadores de palabras como Word, WordPad, hojas de clculo

(Excel), repitiendo la informacin al acomodo de sus necesidades.

Es importante para la academia, disponer con informacin inventariada sobre los diferentes librosque ofrece las editoriales, con precios y obras actualizadas.

Se necesita un control de compras de materiales consumibles para el evento.

Es necesario un registro de los expositores y del personal que presta sus servicios en la empresacon sus datos personales actualizados.

OBJETIVO GENERAL

Disear e implementar un sistema de informacin, encaminado al adecuado control y organizacinde la informacin relacionada con la realizacin de conferencias por parte de la Academia.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Desarrollar un modelo caracterstico de base de datos, con el fin de abolir todos los

procedimientos manuales que en la actualidad se ejercen y que producen en muchasocasiones coyunturas en el servicio de la academia.

Clasificar y ordenar la Informacin disponible. Prever los cambios y permitir actualizaciones.

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JUSTIFICACIN

Teniendo en cuenta que es clara la necesidad de lo planteado, es indispensable la referenciacinexacta de cada uno de los componentes que acompaan el desarrollo de este sistema deinformacin. Por ello la necesidad de invocar el adecuado direccionamiento del problema a lasolucin que se plantea, es decir, debe existir una claridad en los conceptos con los que se van a

trabajar en la solucin tecnolgica de la informacin.En la medida que se desarrolle el anlisis, el diseo e implementacin de la base de datos, se estninvolucrando a todas las personas que intervienen en el sistema. Las consultas deben serespecficas y variadas frente a las necesidades del usuario (clientes y personal).

Por lo anterior se busca cada uno de los logros trazados anteriormente, lo cual se traducir en unptimo servicio, eliminacin de procesos que no se necesitan y en particular una acertada gestinde la administracin de la academia.

DELIMITACION DEL PROYECTO

Se disea una base de datos, que solo llevara el control de los procedimientos referentes a lasconferencias que realiza la academia. Al igual del material que se suministra a los clientes,llevando un proceso organizado en cuanto a los costos.

VENTAJAS COMPETITIVAS QUE OFRECE EL SOFTWARE

Permite tener la informacin centralizada y organizada en una sola parte. No permite redundancia de informacin. Ofrece niveles de acceso y seguridad por medio de claves. Actualizacin, consulta e impresin rpida de directorios de clientes y proveedores. Actualizacin y consulta de la informacin de los catlogos de las editoriales. Manejo del inventario de los libros que compra y vende la Academia. Mdulo de control de compras.

En el modelo de McFarlan el proyecto est en las categoras de Sistemas de soporte , ya que noes indispensable, pero que por su capacidad de mejora de la eficiencia operacional, puede resultartil.

Matriz de valoracin estratgica del proyecto

Proyectos Contribucin Visin Objetivos FCEProyecto AOrdenar y agilizar elproceso de programar ycontrolar los eventos dela Academia, as como laentrada y salida de libros

En un ptimo servicio,eliminacin de procesosque no se necesitan y enparticular una acertadagestin de laadministracin de la

academia

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0=ninguna1=Poca contribucin2=Mediana contribucin3=Alta contribucin