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Cd. FO-ADQU-120 Formato FO-ADQU Informe Parcial de Supervisin y/o

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Lnea nica de Atencin a la Ciudadana 44 44 144 www.medellin.gov.co Medelln - Colombia

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No 4600059113 de 2015 FECHA: 16 al 31 de Julio 2015

Con el objeto de realizar el seguimiento al avance de la ejecucin del Contrato Interadministrativo 4600059113 de 2015 presenta el Informe parcial de interventora del contrato en referencia, con fundamento en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013, Decreto Municipal 2442 de diciembre 05 de 2013, y dems normas que regulan la materia. A continuacin se detallan los componentes del informe parcial a la fecha de elaboracin.

CONTRATO No: 4600059113 de 2015

TIPO DE CONTRATO CONTRATO INTERADMINISTRATIVO

CONTRATANTE MUNICIPIO DE MEDELLIN-SECRETARIA DE INCLUSION SOCIAL Y FAMILIA

CONTRATISTA E.S.E HOSPITAL MENTAL DE ANTIOQUIA HOMO

NIT 890.905.166-8

REPRESENTANTE LEGAL JUAN CARLOS TAMAYO SUAREZ

C.C. N 98.488.833

OBJETO Contrato interadministrativo para desarrollo de acciones individuales, familiares y grupales para familias y grupos poblacionales de la comuna 11-Laureles Estadio.

VALOR CONTRATADO $ 1.433.784.307

DURACIN NUEVE MESES (9)

FECHA DE INICIO MARZO 12 DE 2015

FECHA DE TERMINACION DICIEMBRE 12 DE 2015

INTERVENTORA UT MEDELLIN SOLIDARIA 2015

Primer pago 71.689.215 Mayo de 2015

Segundo pago 258.081.175 Julio de 2015

Tercer pago 258.081.175 Agosto de 2015

Cuarto pago 258.081.175 Agosto de 2015

Quinto pago


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1. INFORME ADMINISTRATIVO:

1.1 Recursos Humanos

El total del talento humano solicitado para el contrato interadministrativo numero 4600059113 DE 2015 es de 75 contratistas.

El Programa Jornadas de Vida y Equidad de la Comuna 11 termina el mes de julio de 2015 con 69 profesionales contratados y 6 vacantes. El operador Seleccion el recurso humano requerido para la adecuada operacin del programa.

A continuacin se presenta el cuadro resumen de la contratacin por cargos:

COMPONENTE - CARGO ESPECIFIC. BVF VACANTES

COMPONENTE ACOMPAAMIENTO PARA LA FAMILIA 62 62 2

COORDINADOR ACOMPAAMIENTO PARA LA FAMILIA 1 1 0

GESTOR LOCAL 5 5 0

PROFESIONAL DE ACOMPAAMIENTO INDIVIDUAL 40 39 1

PROFESIONAL DE ACOMPAAMIENTO FAMILIAR 10 9 1

AUXILIAR DE APOYO ADMTVO Y LOGSTICO EN CENTROS INTEGRALES PARA LA FLIA.

5 5 0

PROFESIONAL DE OPORTUNIDADES 1 1 0

COMPONENTE FAMILIA MEDELLIN 25 25 1

COORDINADOR FAMILIA MEDELLN 1 1 0

PROFESIONAL DE ACOMPAAMIENTO GRUPAL 14 13 1

PROFESIONAL DE ACOMPAAMIENTO REDES 10 10 0

COMPONENTE DE GESTION ADMINISTRATIVA 9 9 0

COORDINADOR GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1 1 0

PROFESIONAL JURDICO 1 1 0

PROFESIONAL ADMINISTRATIVO Y LOGISTICO 1 1 0

AUXILIAR DE APOYO ADMINISTRATIVO Y LOGSTICO Y DE ATENCIN A LA CIUDADANA

3 3 0

AUXILIAR DE APOYO ADMINISTRATIVO Y LOGSTICO Y DE ATENCIN A LA CIUDADANA

2 2 0

PROFESIONAL DE ACOMPAAMIENTO PSICOTCNICO (APOYO AL APOYO) Y FORMATIVO

1 1 0

COMPONENTE DE GESTION ESTRATEGICA 8 8 0

COORDINADOR GESTIN OPERATIVA Y ESTRATGICA 1 1 0

PROFESIONAL DE G. E PARA EL OBSERVTORIO DE FAMILIA 1 1 0

PROFESIONAL DE G. E DE APOYO PARA EL OBSERVTORIO DE FAMILIA 1 1 0

PROFESIONAL DE GESTIN ESTRATEGICA 1 1 0


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COMPONENTE - CARGO ESPECIFIC. BVF VACANTES

PROFESIONAL DE SOPORTE INFORMTICO 1 1 0

PROFESIONAL DE GESTIN DE COMUNICACIONES 1 1 0

PROFESIONAL DE GESTIN DE COMUNICACIN EXTERNA Y DIGITAL 1 1 0

ASESOR PLAN MUNICIPAL DE POLTICA PBLICA DE FAMILIA 1 1 0

TOTAL RECURSO HUMANO 104 104 3

En la verificacin de la informacin presentada por el operador se pudo evidenciar que:

La informacin no da cuenta de la cantidad de profesionales por cargo vs los requerimientos de la especificaciones tcnicas.

No hay variaciones en los cargos y cantidades con respecto de los requerimientos indicados en las especificaciones tcnicas.

A continuacin se presenta el resumen de la contratacin con corte a Julio 30 de 2015:

TOTAL CONTRATADOS: 69

TOTAL VACANTES: 6

TOTAL RECURSO HUMANO: 75

% DE CONTRATACIN 92%

Falta el ingreso de 2 personas: 1 Analista de Acompaamiento para la Familia y 1 Tallerista por 20 horas para lograr el objetivo del indicador al 95% y 4 personas ms 4 Tcnicos de Identificacin para alcanzar un 100 %.

El operador tiene contratado el personal como lo indican las especificaciones tcnicas y a la fecha se cuenta con 97,11%.

Es de anotar que el personal tiene un nivel de rotacin significativamente bajo debido a que son profesionales que en su mayora han trabajado en vigencias anteriores para el mismo programa y que tienen alto sentido de pertenencia.

Durante el mes de Julio de 2015 se realiz la contratacin de 3 Personas en el Proyecto:

El operador reporta las siguientes novedades: CONTRATOS EN EL MES DE JULIO

CDULA NOMBRE CARGO FECHA DE

TERMINACIN

43.619.019 DIANA MARCELA MAYA AGUDELO

Analista de Fortalecimiento Juvenil para Resiliencia

01/07/2015

70.563.039 JUAN GUILLERMO VLEZ CANO Analista de Atencin Individual y grupal 01/07/2015

42.887.832 MARY ROSA OLARTE GAVIRIA Analista de Atencin Individual y grupal 01/07/2015

A la fecha de corte del presente informe no haban sido cubiertas ninguna de las 3 vacantes del mes.


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Observaciones generales sobre el recurso humano:

El Operador ha realizado induccin del programa con todo el personal contratado, con el fin de explicar la metodologa de trabajo a utilizar.

Todo el personal porta el carnet que los identifica y acredita como contratistas y les permite dar cuenta de las condiciones ciudadanas y de las actividades institucionales que se desarrollan a nombre de la alcalda Municipal de Medelln.

La mayora del personal contratado hasta el momento del informe, viene de procesos anteriores lo que garantiza el conocimiento de las redes de apoyo de la ciudad.

Se han presentado diferentes causales de atrasos en el cubrimiento de vacantes, pero una constante corresponde al perfil de los aspirantes los cuales no cumplen con los requisitos de la convocatoria o porque no les parece atractivo el nivel de remuneracin.

Se est implementando un banco de datos con las hojas de vida de los perfiles faltantes mediante convocatoria general.

Para dar cumplimiento al indicador de Cubrimiento de vacantes planteado en las Especificaciones tcnicas, se debe tener vinculado en talento humano, un 25% del equipo de trabajo como habitantes de la Comuna 11 Laureles-Estadio. Lo cual planteara la necesidad contratar un grupo de 18,75 personas de la Comuna, esta situacin ha generado tambin atrasos en la vinculacin de las personas, porque muchas de ellas manifiestan una profunda inconformidad con las condiciones de remuneracin de los contratos.

Se ha realizado la gestin necesaria para lograr su vinculacin pero desafortunadamente dos profesionales seleccionados y prestos para firmar contrato en el mes de Julio, desistieron mediante llamada telefnica. El motivo de su declinacin se debe a que obtuvieron una mejor remuneracin en otras plazas laborales.

Notas de Interventora:

Se recomienda al contratista reportar oportunamente toda novedad en la contratacin, toda vez que esto afecta el componente administrativo.

Para las licencias diferentes a las de maternidad o enfermedad, el operador debe realizar la suspensin del contrato al contratista, previa notificacin a la Supervisin y/o interventora, cumpliendo con las disposiciones legales que rigen para esta contratacin.

La Interventora est en proceso de verificacin de los soportes de la contratacin y tambin realizar de manera aleatoria la revisin de las obligaciones de ley como pago de seguridad social y honorarios.

La Interventora est en el proceso de verificacin de los documentos pre y contractuales en las carpetas de contratos de personal, para la revisin de estos contratos con sus respectivos soportes en el HOMO.


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La Interventora realizar visita a las sedes y puntos de atencin del programa para verificar que personal contratado por la entidad operadora brinda un uso adecuado a los equipos, materiales, muebles y enseres de propiedad del Municipio de Medelln.

1.2 Estrategias de sensibilizacin Se realiz 1 actividad de sensibilizacin, en la sede del Centro de Desarrollo Cultural Los Colores donde se hizo un Taller Educativo, que sirve como metodologa de trabajo en la que se integran la teora y la prctica. El tema central fue la construccin de flores de loto en origami, adems de manifestar un reconocimiento pblico a los logros alcanzados por parte de los profesionales en el Proyecto.

1.3 Capacitaciones Se ha realizado la capacitacin de los tcnicos de informacin para la utilizacin del aplicativo de encuestas, en cada ciclo de contratacin, hasta el momento cuatro (4); igualmente a los profesionales de Atencin Psicosocial individual y familiar en una primera instancia se les explic el funcionamiento del mismo y se recibieron varias sugerencias que se implementaron despus en un proceso de retroalimentacin de los cambios realizados; igualmente una sesin acompaada para el ingreso del primer usuario.

1.4 Desarrollos internos Durante el mes de julio se ha gestionado la realizacin de un desarrollo interno, de un total de un desarrollo interno solicitado. Para un total acumulado durante la ejecucin del contrato de 3 desarrollos internos gestionados.

1.5 Gestin de aplicativos para el proyecto Durante el mes de julio se desarrollaron 2 aplicativos:

Se realiz la implementacin de un nuevo sistema o aplicativo que llevara sistemticamente todo el proceso realizado en las consultas psicosociales; el nombre que se le dio a este proceso es: Aplicativo de Atencin Individual y Familiar (proyecto familiar).

El montaje de este aplicativo se est realizando conjuntamente con las personas directamente involucradas en el tema como lo son todos los profesionales de atencin de usuarios.

En estos momentos el aplicativo ya se encuentra en funcionamiento y al mismo tiempo sistemas de informacin est brindando todo el soporte que este requiere.

Dentro de la plataforma del aplicativo anteriormente mencionado encontraremos varios mdulos de implementacin de trabajo tales como: Aplicativo Jvenes y el Ingreso de informacin de los usuarios atendidos, esto hace parte del desarrollo de software solicitado.

Se desarroll otro aplicativo solicitado es el de citas/agendas el cual se estaba manejando baja la herramienta de Excel y programado desde la nube.

Este nuevo aplicativo ya se desarroll y ya paso la fase de pruebas, para el da lunes 10 de agosto de 2015 se realizara la respectiva capacitacin e instalacin para empezar con su funcionamiento.


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1.6 Estrategias de seguimiento implementadas Se ha implementado 1 estrategia de seguimiento durante el periodo; Esta consiste en la realizacin del Seguimiento a Indicadores, el cual consiste en revisar cada uno de los Indicadores del Proyecto.

1.7 Consolidar y revisar las cifras que vayan a ser emitidas por el programa Se realiza un seguimiento continuo a la informacin que va a ser emitida por el Proyecto, se correlacionan los datos de todos los componentes ajustados con las especificaciones tcnicas, que plantean las metas y los productos, para luego ser consolidados. Todo esto asociado a las fuentes de verificacin.

1.8 Informes requeridos por la Administracin Municipal y otros En el presente periodo se hizo entrega del Plan de Accin.


La Interventora ha verificado los soportes y no ha encontrado un Plan de Accin, por tanto se requerir al operador su entrega.

1.9 Derechos de peticin, tutelas, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, etc. Se ha presentado dificultades bsicamente relacionadas con la lentitud en la gestin de las PQRS (peticiones, quejas, reclamos, sugerencias). Se present un derecho de peticin el 14 de mayo y slo el proyecto tuvo conocimiento de este en julio 10, es decir el mismo da que fue recibido se le dio trmite de respuesta.

1.10 Seguimiento a los productos de la operacin Se realizan dos reuniones en promedio cada mes con cada uno de los Coordinadores del Proyecto, se realiza el seguimiento de todos y cada uno de los productos que debe generar cada componente se realizan las indicaciones para aplicar los correctivos pertinentes en lo que se refiere a los productos que se encuentran desviados del nivel de logro.

Obedecen ms que todo en el diligenciamiento de los formatos, se ha hecho mucho nfasis en este aspecto debido que es la informacin fuente de la bases de datos y se obtiene es en el trabajo de campo y en el evento de desestimar la informacin se genera una gran prdida de recursos y la dificultad para reconstruir la informacin no es viable.

2. INFORME TCNICO DEL CONVENIO: 2.1 Seguimiento a indicadores:

La ejecucin fsica de este componente segn actividades programadas es as:

Fichas elaboradas (de oportunidades): 15 en el mes de julio, con un porcentaje de ejecucin del 15% y un acumulado hasta este mes de 44 fichas, el 44%. La meta de esta actividad es consolidar 100 fichas al final del proyecto


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Sobre la actividad de las ferias de sensibilizacin, salud y servicios, el componente presenta un porcentaje de ejecucin en julio de 229, el 15.26% frente a la meta de 1.500 personas (100%). El acumulado hasta este mes fue de 546, un 36.4%

2.2 Actividades desarrolladas:

Elaboracin de resmenes informativos y boletines institucionales, tuvo la ejecucin de 1 para el mes, con un acumulado de 2.

Diseo y produccin de 25 piezas para pblico mixto y externo.

Administracin-publicacin en redes sociales propias del proyecto. (10)

3 Gestiones y promocin de la imagen corporativa del proyecto en coherencia con los lineamientos comunicacionales de la Alcalda de Medelln.

Realizacin de 1 Feria de servicios, 1 de la salud y 1 de sensibilizacin.

1 Apoyo a la implementacin de estrategias de sensibilizacin en el proyecto.

2.3 DINAMIZACION SOCIAL :

2.3.1 Gestin de acompaamiento para la familia

2.3.1.1 Seguimiento a indicadores: Para el perodo se presenta una ejecucin fsica, segn actividades programadas y ejecutadas as: 21.66% de ejecucin mensual, para el indicador: Nmero de Familias que cuentan con

acompaamiento para la familia. El informe de julio del operador da cuenta de un acompaamiento de 65 familias, de una meta general de 300 familias, reflejando un avance del 21.66%, a cuatro (4) meses de iniciado el proyecto; el acumulado total para julio es de 72 familias. Un promedio general de avance proyectado estara en el 44.3 %, observndose un retraso en el acompaamiento familiar. El documento tcnico y metodolgico para el acompaamiento familiar adaptado por el operador, fue remitido el da 27 de julio a la Secretara de Inclusin social y familia para revisin y aprobacin, a la fecha de la visita de interventora realizada el da 5/08/15, no se haba recibido respuesta. La Interventora sugiere que los proyectos de vida familiar, nacidos del acompaamiento se encuentren documentados y soportados


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Si bien no se cuenta con un porcentaje fsico de ejecucin para perodo de Jvenes que culminan

Actividades de fortalecimiento, para la formulacin de su proyecto, si se presentan evidencias de las actividades de fortalecimiento con 40 jvenes de la Comuna 11 Laureles Estadio, ya iniciadas con anterioridad y se da cuenta del inicio de actividades con 7 jvenes nuevos; la meta de esta actividad es culminar el proyecto con 20 jvenes fortalecidos que formulan su proyecto de vida.

2.3.1.2 Actividades desarrolladas: Ubicacin de las familias: Esta actividad comprende la elaboracin de un Instrumento para identificar

las familias a acompaar en el proceso, el cual fue construido y validado con anterioridad desde el mes de abril.

De igual manera se tiene proyectada la ubicacin de las familias susceptibles de realizarles el acompaamiento familiar mediante la aplicacin del instrumento (en un aplicativo informtico que llevar a cabo el clculo de las necesidades de las familias). Para el mes de julio, el operador ejecut 457 encuestas con el instrumento validado, con un total acumulado en el proyecto de 1.543 encuestas. (La actividad no requiere una meta determinada de encuestas a diligenciar).

Acompaamiento para la familia: En el periodo se iniciaron 65 visitas de acompaamiento a las familias seleccionadas, cuyo puntaje en la encuesta es desde 0.25., las cuales se encuentran todas en la estacin No. 1.

Entrega de material institucional a la familia, y oportunidades para satisfacer las necesidades: Para el perodo no se presenta porcentaje de ejecucin, dado que an no se entrega material institucional a las familias que estn siendo acompaadas por el proyecto; pues est en fase el diseo de la pieza que se va a entregar y aprobacin de la misma.

Se reporta la entrega de 2 boletines de oportunidades a los analistas de acompaamiento familia, va correo electrnico, pero no se presenta evidencia de dichos E-mail.

Acompaamiento en la elaboracin del proyecto de vida: Para el perodo 7 jvenes iniciaron proceso de formacin en resiliencia y mediacin juvenil, los cuales, sumados a los dos grupos constituidos en perodos anteriores, se encuentran distribuidos en tres grupos, a saber:

I.E Lucrecio Jaramillo: 7 jvenes (nuevo) I.E Mater Dei: 32 jvenes. Grupo Universitario: 8 jvenes.

La interventora sugiere al operador contar con una mejor descripcin y ampliacin de los mdulos y talleres implementados.


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2.4 Atencin para la familia y diferentes grupos poblacionales:

2.4.1 Seguimiento a indicadores Para el perodo se presenta una ejecucin fsica, segn actividades programadas y ejecutadas as: Respecto al porcentaje de ejecucin para las personas que culminan el acompaamiento individual se

anota que: El mes de Julio iniciaron 35 personas, que an no han terminado el proceso. De igual manera se reporta que de las 9 personas que iniciaron acompaamiento en el mes mayo, solo 3 han culminado el proceso; de las 28 personas que iniciaron en Junio, 2 de ellas han culminado sus sesiones.

Frente al indicador de familias que culminan las sesiones de acompaamiento familiar programadas se reporta que en el mes de Julio iniciaron 12 familias, que an no han terminado el proceso. De las 9 Familias que iniciaron Acompaamiento en el mes Mayo, solo 2 han culminado el proceso y de las 11 Familias que iniciaron en Junio, solo 1 de ellas ha culminado sus sesiones.

En relacin con el nmero de personas que participan de las actividades de atencin para la familia, mediante sesiones grupales, familiares e individuales; sesiones para el abordaje de la equidad de gnero, a travs de estrategias pedaggicas de formacin a hombres; atencin teraputica grupal para mujeres; y prevencin de la violencia de parejas: el porcentaje de ejecucin en el mes fue del 33.33%, con una atencin de 1000 personas, un acumulado hasta la fecha de 1459, y una meta a lograr al final de 3000 personas.

2.4.2 Actividades desarrolladas Para el perodo se realizaron 55 atenciones individuales y familiares. Se reporta adems que los cierres

de sesin para la atencin individual y familiar, estn consignados en el aplicativo para acompaamiento individual y familiar que apenas comenz a utilizarse en este periodo; de igual manera en el sistema se digitan las historias psicosociales de los individuos y las familias que reciben atencin. Este servicio se viene ofertando el servicio desde el mes de mayo, y apenas en este periodo se ajust y prob el aplicativo para que las profesionales de atencin subieran las historias ya realizadas hasta la fecha y continen el registro de manera sistemtica. En el informe no se reportan los motivos por los cuales apenas hasta el mes de julio se comienza a utilizar el aplicativo, cuando la operacin del contrato inici desde el mes de marzo.

En el periodo se desarrollaron 35 grupos socio-formativos nuevos; se realizaron segundas y/o terceras sesiones con algunos grupos que venan del periodo anterior y participaron en los grupos del perodo 895 personas. Grupos que iniciaron en el mes de julio:

Club de Vida Luz de Estadio. Madres y Padres de la I.E Mater Dei. Hogar Geritrico Mi Ocaso Feliz Hogar de paso Madre Laura Hogar Geritrico Dulce Cuidado Hogar Geritrico Canitas doradas


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Grupos Liceo Marco Fidel Surez.

Para el periodo se hicieron reuniones para la Planeacin de la actividad Cine en familia proyectando la realizacin de dos pelculas.

Las sesiones de abordaje de la equidad de gnero, a travs de estrategias pedaggicas de formacin a

hombres, tiene una ejecucin de 135 hombres participantes en el mes de julio.

La Atencin Grupo Teraputico de Mujeres tuvo la consolidacin de un grupo nuevo de 11 mujeres y una atencin global de 91 mujeres de 6 grupos anteriores que continuaban en proceso de atencin. As en el periodo se atendieron:

Naranjal: 11 mujeres Los Colores 1: 14 mujeres Los Colores 2: 10 mujeres Los Colores 3: 14 mujeres Colectivo de Mujeres Comuna 11 (San Joaqun Bolivariana): 24 mujeres Parroquia San Joaqun: 18 mujeres

En el periodo, se atendi en asesora jurdica, una (1) mujer vctima de violencia basada en gnero.

Finalmente se atendieron en el periodo, 12 mujeres en consulta psicolgica y 8 mujeres nueva

ingresaron para atencin.

2.4.3 Observaciones generales: Verificados los Componentes de Dinamizacin social y Gestin de Oportunidades y Comunicaciones, con base en el Informe del Operador del mes de julio de 2015, la Interventora presenta las siguientes observaciones frente al desarrollo de las actividades programadas para el proyecto desde el marco contractual: La actividad del acompaamiento familiar va retrasada por dificultades administrativas iniciales en la

contratacin del recurso humano con la Secretara de Inclusin social y familia: Tcnicos de identificacin.

Se recomienda presentar registro en forma fsica de los proyectos de vida de las familias.

Las guas metodolgicas para actividades de dinamizacin social deben ser mas detalladas y aprobadas por la Secretara de Inclusin Social y Familia.

Es necesario que se profundice y detalle ampliamente el mdulo de jvenes.

No se posee an documento tcnico sobre la atencin de la violencia en parejas, por lo tanto se

recomienda disearlo y presentarlo para aprobacin por parte de la Secretara de Inclusin Social y Familia.


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Subsanar la demora en la entrega de material institucional a las familias que estn siendo acompaadas por el proyecto.

Para el prximo informe se debe presentar el sitio web operando con el fichero en red de oportunidades.

Los cronogramas semanales de actividades solicitados entre 16 y 31 de julio, aunque se remitieron a la

interventora, presentaron problemas de especificacin y detalle en las actividades a realizar: lugar, direcciones y responsables se le sugiri esta mejora al operador en vista de interventora del 28/07/15.

3. SOPORTE INFORMATICO Y GESTION DE LA INFORMACIN

Teniendo en cuenta el informe de gestin presentado por el operador del programa Desarrollo de acciones individuales, familiares y grupales para familias y grupos poblacionales de la Comuna 11, mediante anexos aportados al informe y las visitas realizadas por parte de la interventora se pueden verificar las siguientes actividades desarrolladas y avances con respecto al sistema de informacin, bases de datos y soporte informtico del proceso de Gestin de la Informacin contenido en el componente de Gestin Administrativa.

3.1 Sistema de Informacin y Base de Datos Programacin de los mdulos de ingreso de historia, integrantes del grupo familiar, en el aplicativo

de Acompaamiento Familiar. Este mdulo est en proceso de pruebas y se espera dejar funcional para estos procesos de ingreso, la primera semana de Agosto.

Creacin de usuarios para el grupo 4 de tcnicos de informacin y profesionales de Dinamizacin social que utilizarn los mdulos de Atencin psicosocial Individual y familiar.

Consolidacin de la base de datos a 31 de Julio. Desarrollo del mdulo complementario para generar los reportes de informacin del aplicativo de

encuestas (Identificacin de necesidades). Actualizacin de la versin del aplicativo de encuestas con las mejoras requeridas de acuerdo a las

necesidades identificadas. Proceso de revisin de la base de datos con corte al 21 de Julio generando un informe de

inconsistencias que fue remitido al Componente de Dinamizacin para que la informacin se optimizara.

Continuacin en el desarrollo de los formularios de ingreso de informacin para el registro de Actividades y Proyecto de jvenes.

Continuacin con el desarrollo de los mdulos de consulta del aplicativo de Atencin Psicosocial individual y familiar as como los ajustes requeridos de acuerdo a las necesidades identificadas.

Modificacin del diseo WEB de acuerdo a los requerimientos presentados por el componente de Dinamizacin de Oportunidades y comunicaciones. El diseo WEB es el desarrollo realizado para cumplir con el producto interno de Fichas o documentos donde se encuentren las oportunidades gestionadas y Convocatoria.


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Dificultades del periodo:

Reproceso en el desarrollo de los mdulos de Acompaamiento familiar debido a vacos en el anlisis del proceso ya que como requerimientos del mismo se recibi solo un formato sin mayores especificaciones, sin embargo al realizar la retroalimentacin para iniciar las pruebas se detectaron varios procesos que no se haban tomado en cuenta. Se hizo necesario replantear varios elementos en la base de datos y en la programacin.

Los retrasos en la entrega del Hosting por el proveedor han afectado la instalacin de productos como el Diseo WEB y la operatividad de los aplicativos en lnea.

La alternativa de habilitar localhost para la implementacin de los aplicativos ha generado un costo en tiempo para hacer la integracin de los datos y las validaciones de los mismos para garantizar la integridad de la informacin. 3.2 Soporte Informtico

Atencin de solicitudes tcnicas de los profesionales de la sede, las ms comunes fueron: dificultad para conectarse a Internet, configuracin o bloqueo del tctil del mouse, anlisis de equipos por virus.

Entrega de equipos porttiles al personal que ingres con el respectivo registro de entrega. Instalacin de versin actualizada del aplicativo de encuestas en los equipos de Tcnicos de

Informacin. Seguimiento al proveedor de servicios de Hosting para agilizar este proceso. Capacitacin y acompaamiento de los profesionales para la utilizacin de los aplicativos.

Observaciones de Interventora:

Se tiene que agilizar el proceso de desarrollo del aplicativo agendas citas en el cual se deben registrar todas las citas asignadas a los usuarios de la comuna 11 que son atendidos por los profesionales de los componentes jurdico y dinamizacin social.

Se debe hacer seguimiento a la informacin que fue reintegrada al componente de dinamizacin social con el fin de actualizar la informacin contenida en la base de datos del sistema de informacin.

Realizar seguimiento al proveedor de Hosting (UNE) para dar solucin al problema que se est presentando, lo cual conlleva a un retraso de procesos tanto en el rea de sistemas como en el resto de los componentes del programa.

Llevar un control detallado del inventario, tomando como base las rdenes entregadas por el proveedor de tecnologa en este caso ALCOM ltda.

Agilizar el proceso de desarrollo y ejecucin del aplicativo de Jornadas de Vida y Equidad Comuna 11 en su totalidad.


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4. INFORME FINANCIERO Y CONTABLE: La ejecucin presupuestal, con corte a 30 de julio de 2015, del programa Jornadas de Vida y Equidad de la Comuna 11 ejecutado por la ESE Hospital Mental de Antioquia - HOMO segn contrato N 4600059113 de 2015, asciende a $ 578.401.524 que corresponde al 40,34% del presupuesto total que es de $1.433.784.307.

A continuacin se presenta el detalle del presupuesto, de la ejecucin presupuestal y de los compromisos presupuestales, a 30 de julio de 2015:

RUBRO CONCEPTO PRESUPUESTO

OFICIAL DEL CONTRATO

EJECUTADO PAGADO COMPROMETIDO

SIN EJECUTAR TOTAL

EJECUTADO

TOTAL EJECUTADO

%

RECURSO DISPONIBLE POR COMPROMETER

TOTAL DISPONIBLE

POR EJECUTAR %

RECURSO HUMANO

HONORARIOS 936.178.454 277.956.082 277.956.082 135.550.241 413.506.323 44,17% 522.672.131 55,83%

SEGURO DE VIDA 2.161.500 0 0 0 0 0,00% 2.161.500 100,00%

DOTACION 3.710.000 0 1.885.000 2.590.000 2.590.000 69,81% 1.120.000 30,19%

INSTALACIONES

ARRENDAMIENTO SEDE 40.500.000 11.258.260 11.258.260 3.445.000 14.703.260 36,30% 25.796.740 63,70%

VIGILANCIA Y MONITOREO 35.482.200 4.972.247 4.972.247 1.835.077 6.807.324 19,19% 28.674.876 80,81%

SERVICIOS PUBLICOS, INTERNET Y TELEFONA 13.500.000 563.081 563.081 253.049 816.130 6,05% 12.683.870 93,95%

TECNOLOGIA

ALQUILER COMPUTADORES 41.614.884 3.349.027 3.349.027 3.349.027 6.698.054 16,10% 34.916.830 83,90%

MODEM 3G 16.605.000 6.100.602 6.100.602 1.727.286 7.827.888 47,14% 8.777.112 52,86%

SERVICIO DE HOSTING 5.199.669 265.670 265.670 265.670 531.340 10,22% 4.668.329 89,78%

LINEA CELULAR 6.480.000 410.000 410.000 410.000 820.000 12,65% 5.660.000 87,35%

INSUMOS Y PAPELERA

PAPELERA 12.917.383 5.232.550 5.232.550 0 5.232.550 40,51% 7.684.833 59,49%

ASEO 2.567.690 1.101.200 1.101.200 0 1.101.200 42,89% 1.466.490 57,11%

CAFETERA 4.054.433 641.936 641.936 0 641.936 15,83% 3.412.497 84,17%

FOTOCOPIAS, TONER 5.566.700 743.550 743.550 0 743.550 13,36% 4.823.150 86,64%

COMPRAS Y MANTENIMIENTO COMPRA DE EQUIPOS EN GENERAL 8.524.327 4.728.484 4.728.484 0 4.728.484 55,47% 3.795.843 44,53%

ADECUACIN PUESTOS DE TRABAJO 23.909.159 22.975.128 22.975.128 0 22.975.128 96,09% 934.031 3,91%


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MTTO. Y REPARACIONES 15.000.000 0 0 2.100.000 2.100.000 14,00% 12.900.000 86,00%

COMUNICACIONES COMUNICACIONES 74.001.317 0 0 33.274.000 33.274.000 44,96% 40.727.317 55,04%

ACTIVIDADES

ALMUERZOS 900.000 0 0 108.000 108.000 12,00% 792.000 88,00%

TRANSPORTE A ESPACIO SOCIOEDUCATIVO: CONTRATAR UN BUS PARA 25 PERSONAS QUE HAGA 4 RECORRIDOS

1.800.000 0 0 0 0 0,00% 1.800.000 100,00%

ALQUILER DE ESPACIO SOCIOEDUCATIVO: EL ESPACIO DEBE SER TIPO CAMPESTRE INCLUYE LA ESTADA

2.000.000 0 0 0 0 0,00% 2.000.000 100,00%

REFRIGERIOS PARA LOS TALLERES VIVENCIALES-ESCUELA DE FAMILIA

2.100.000 0 0 200.000 200.000 9,52% 1.900.000 90,48%

FERIAS 46.105.000 3.111.000 3.111.000 22.250.000 25.361.000 55,01% 20.744.000 44,99%

REFRIGERIOS PARA ACTIVIDADES (MENOS DE 4 HORAS): (JUGO Y SNACKS DE PAQUETICO)

5.940.000 125.842 125.842 300.000 425.842 7,17% 5.514.158 92,83%

ALQUILER DE ESPACIOS PARA TALLERES VIVENCIALES (TIPO TEATRO, AGORA, AUDITORIO CON VIDEO BEAM)

7.200.000 0 0 0 0 0,00% 7.200.000 100,00%

REFRIGERIOS PARA ACTIVIDADES (MS DE 4 HORAS): (JUGO Y SANDUCHE U OPCIONES SIMILARES)

9.905.000 0 0 200.000 200.000 2,02% 9.705.000 97,98%

POLIZAS DE SEGUROS POLIZAS DE SEGUROS 3.947.774 2.641.625 2.641.625 0 2.641.625 66,91% 1.306.149 33,09%

ADMINISTRACION ADMINISTRACION 105.913.817 0 0 24.367.890 24.367.890 23,01% 81.545.927 76,99%

TOTALES JULIO/2015 1.433.784.307 346.176.283 348.061.283 232.225.240 578.401.523 40,34% 855.382.783 59,66%

TOTALES JUNIO 30/2015 1.433.784.307 343.534.658 345.419.658 49.383.241 392.917.900 27,40% 1.040.866.407 72,60%

VARIACIN 0 -2.641.625 -2.641.625 182.841.999 185.483.624 12,94% 185.483.624 12,94%


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Observaciones a la Ejecucin presupuestal:

Proyeccin de recursos sobrantes a septiembre 15 de 2015: Se realiza proyeccin de los recursos comprometidos en cada unos de los rubros, encontrndose unas posibles sobrantes en los siguientes rubros:

RUBRO VALOR

HONORARIOS 9.187.417

ARRENDAMIENTO SEDE 746.790

VIGILANCIA Y MONITOREO 19.898.935

SERVICIOS PUBLICOS, INTERNET Y TELEFONA 4.614.145

ALQUILER COMPUTADORES 10.523.297

TOTAL 51.270.584

El operador ha cumplido con el objeto, obligaciones y productos establecidos, logrando realizar la ejecucin del contrato en trminos de calidad y tiempo. La factura del Pago N 3, se soport con comprobantes de paz y salvo con el pago de la seguridad social de sus empleados.

El operador elabor y present la factura en las fechas previstas por el Municipio de Medelln, adjuntando los soportes respectivos incluidos: el certificado de paz y salvo por concepto de salarios, parafiscales, seguridad social y riesgos profesionales de todas las personas contratadas.

A la fecha el Municipio de Medelln est a paz y salvo por concepto de pagos con el contratista. A la fecha se han realizado tres pagos por valor de $2.152.715.521 cada uno, lo que corresponde al 60% del valor total del contrato.

PAGO VALOR FACTURADO VALOR PAGADO PERIODO SALDO POR

PAGAR

Valor Contrato Interadministrativo 4600060317 de 2015 10.763.577.604

1 2.152.715.521 2.152.715.521 Junio de 2015 8.610.862.083

2 2.152.715.521 2.152.715.521 Julio de 2015 6.458.146.562

3 2.152.715.521 2.152.715.521 Agosto de 2015 4.305.431.041

Total 6.458.146.563 6.458.146.563


La Interventora est en proceso de realizar visita al rea de Tesorera de la ESE Hospital Mental de Antioquia - HOMO para verificar los soportes de los pagos realizados en el programa hasta el mes de julio de 2015, correspondientes a la ejecucin de Jornadas de Vida y equidad de la comuna 11 , tanto a Proveedores como a contratistas. Por lo cual se plantea seleccionar una muestra de los registros contables de un 10% del total de los pagos.


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En esta visita se verificar que el pago sea el valor de la cuenta de cobro o factura, en el caso del recurso humano para verificar que el valor contabilizado sea el adecuado. Adems, para verificar los descuentos aplicados a los contratistas.

Tambin se verificar la adecuada cancelacin de la seguridad social con el IBC calculado.

Para el pago a proveedores se ha verificar que tengan el soporte informe de Interventora interna y el certificado de recibo a satisfaccin.

Una vez realizada la visita la interventora concluir si el registro de los pagos se realiza con apego a las normas contables y tributarias vigentes, y en concordancia con los soportes fsicos; si la informacin de los pagos suministrada por la tesorera del HOMO, es confiable y razonable, y da cuenta de los valores presentados para el Programa Buen Vivir en Familia en la ejecucin presupuestal con corte a julio 30 de 2015.

Con base en la Informacin verificada por la Interventora y la que fue suministrada por el operador con corte a 30 de julio de 2015, se puede concluir que el contrato es ejecutado sin novedad y que se ha dado cumplimiento de pago de la seguridad social, para lo cual se anexa certificacin del contratista.

Por lo anterior es viable reconocer al contratista el tercer pago por los servicios prestados durante la ejecucin del contrato 4600059113 de 2015.

5. CALIFICACION DEL CONTRATISTA :


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Criterio DESCRIPCIN EXPLICACIN

Administrativo CONDUCTA INTERNA DEL PERSONAL Conducta interna del personal

AdministrativoCUMPL DIRECTRICES MANEJO

EXPEDIENTE CONTRACTUAL

Cumplimiento de las directrices

entregadas al contratista sobre el

manejo del expediente contractual

AdministrativoCUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA DE

EJECUCION

cumplimiento del cronograma de

ejecucin

AdministrativoCUMPLIMIENTO SISTEMA DE

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

Cumplimiento y Administracin

Sistema de Aseguramiento de

Calidad

Financiero y

contable

OPORTUNIDAD ENTREGA INFOR

CONTABLE Y FINANCIERA

Oportunidad en la entrega de la

informacin contable y financiera.

JurdicoCUMPL NORMAS SEGUR PREVENCIN

DE RIESGOS LABORAL

Cumplimiento normas de seguridad

y prevencin de riesgos laborales

Jurdico CUMPLIMIENTO NORMATIVA AMBIENTAL Cumplimiento normativa ambiental

JurdicoCUMPLIMIENTO PAGO PARAFISCALES Y

SALARIOS

Cumplimiento de las

responsabilidades parafiscales y

del pago de salarios con empleados

y contratistas

TcnicoCALIDAD MATERIALES Y SUMINISTROS

ESPECIFICACIONES

Calidad de materiales y suministros

conforme especificaciones o

superiores a la misma previa

aceptacin o validacin.

TcnicoDEVOLUCION DE PRODUCTOS O

SERVICIOS, CALIDAD

Devolucin de productos o

repeticin del servicio durante las

entregas parciales, relacionadas

con la calidad

Tcnico IDONEIDAD DEL PERSONAL CLAVE Idoneidad del personal clave

TcnicoINICIATIVA Y COOPERACIN MEJORA

DEL SERVICIO

Iniciativa y cooperacin/ oportunidad

y pertinencia en las respuestas y

requerimientos de mejora del

servicio

TcnicoMANEJO SOCIO AMBIENTAL DE OBRA

CUANDO SE REQUIERA

Manejo socio ambiental de la obra

cuando se requiera

Tcnico OPORTUNIDAD ENTREGAS PARCIALES

Oportunidad en las entregas

parciales, independientemente si

las entregas finales se hicieron en

el tiempo establecido

TcnicoQUEJAS COMUNIDAD O USUARIO FINAL

DEL BIEN/SERVICIO

Quejas de la comunidad o usuario

final del bien o servicio durante la

ejecucin del contrato, con

evidencia verificada.

ADMINISTRATIVO FINANCIERO JURIDICO TECNICO TOTAL CALIF.

20% 20% 20% 40% 100%

17% 16% 20% 37% 90%

3

5

5

EVALUACIN CONTRATISTA CONTRATO No : 4600059113 de 2015

5

5

5

4

5

4

5

5

5

CALIFIACIN DE 1 A 5

(SIENDO 1 LA MS BAJA

Y 5 LA MS ALTA)

4

5

3


Interventora

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6. INFORME JURDICO: Verificadas las actividades del componente jurdico del Programa Iniciativa Jornadas de Vida Comuna 11, se encontr lo siguiente: Del 16 al 31 de julio de 2015 no ingresaron PQRS, tampoco fueron objeto de acciones de tutela, ni de requerimiento alguno, de la misma manera la actividad que ms caracteriza al componente, son las sesiones de charlas jurdicas a mujeres, no obstante en el periodo intervenido no fue realizada ninguna. Se advierte que en el periodo intervenido fueron evidenciadas tres (3) asesoras individuales a mujeres, cuyo medio de verificacin son los formatos de asesora jurdica; sin embargo estas no fueron tenidas en cuenta en el informe, ya que al abogado del programa no se las tienen en cuenta como actividad, dada la forma contractual estipulada. Es preciso indicar, que la fecha de corte de los informes son los das 21 de cada mes. Observaciones:

Se sugiere crear carpeta jurdica que contenga las asesoras que se realicen ya sean individuales o grupales.

As mismo, se sugiere continuar con la atencin individual que se da a las mujeres, dado que en ltimas estas pueden tomarse como solicitudes o peticiones y presentarse de forma verbal o escrita y no resolverlas atentara contra el artculo 23 de la Constitucin Poltica de Colombia, adems, debe tenerse presente la nueva regulacin sobre el tema Ley 1755 de 2015, por lo que no pueden excluirse como actividad propia del programa y del componente legal.

En consecuencia las partes declaran que se encuentran aprobado y recibido a satisfaccin por parte de la Interventora, los trabajos, bienes o servicios del Contrato 4600059113 de 2015, as como lo pagos generados por los mismos a corte 31 de Julio de 2015. Una vez evidenciado el avance tcnico, Administrativo, financiero, contable y legal y los dems aspectos sealado en el contrato, la Interventora avalar el pago equivalente al mes de ejecucin en la suma $ 258.081175. .En cumplimiento de las obligaciones contractuales de la operacin del programa Este informe se firmar por los responsables de acuerdo con el tipo de designacin de la interventora establecida

Atentamente, SANDRA MILENA YEPES MARA ISABEL VARGAS A Representante Legal Coordinadora General Interventora UT MEDELLIN SOLIDARIA 2015

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