de Castilla ¡AMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

NO 015/2018 En la ciudad de Bogotá a los 08 días del mes de Abril del año 2.018 se reunieron en el salón social de la Agrupación Residencial San Pedro de Castilla los residentes de la agrupación para celebrar la ASAMBLEA ordinaria anual de copropietarios para el año 2.018. Previa citación realizada por la administración y acogiéndose a las normas y reglamentos de la ley 675 del 2001 se procede de la siguiente manera.

Siendo las 8:20 de la mañana se da inicio a la ASAMBLEA por parte del presidente del concejo quien informa a los asistentes que ya hay quorum para deliberar, también pide a la ASAMBLEA informar hasta que hora se va a permitir que las personas se inscriban en las listas de asistencia, la ASAMBLEA aprueba que solo hasta las 8:30 de la mañana se permitiera la inscripción de personas. A continuación, se hace la lectura del orden del día.

1. 1. Llannado a lista y verificación del quorum 2. Himno Nacional. 3. Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea 4. Aprobación del Orden del Día 5. Elección de la Comisión para la revisión y aprobación del acta 6. Lectura y aprobación del Reglamento de la Asamblea 7. Presentación y Aprobación de los Estados financieros a 31 diciembre de 2017 8. Análisis y aprobación del Presupuesto para la vigencia 1 de Enero ai 31 de Diciembre de

2018 9. Informe Revisoría Fiscal 10. Infonne de Gestión Administración y Consejo de Administración, Comité de convivencia y

comité de parqueaderos 11. Elección Consejo de Administración año 2018 12. Elección Revisor Fiscal. 13. Elección Comité de Convivencia 14. Elección comité de parqueaderos 15. Proposiciones y varios. 16. Cierre Asamblea

1. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUORUM.

A las 8 : 2 5 de l a mañana el presidente del concejo i n f o r m a a los asistentes y p r e v i a verificación de l a señora revisara fiscal que el quorum es de 3 6 7 asistentes e q u i v a l e n t e a l 8 0 % lo cual es un quorum suficiente p a r a deliberar y aprobar, pero aun así hay todavía personas f i r m a n d o p a r a ingresar. El presidente del consejo p r e g u n t a a los asistentes que h a s t a que h o r a se v a a p e r m i t i r l a f i r m a del libro de firmas asistencia, l a ASAMBLEA a p r u e b a por mayoría a b s o l u t a que h a s t a las 0 8 : 3 0 a . m . se p e r m i t a f i r m a r el libro de asistencia.

2. HIMNO NACIONAL.

Se e n t o n a n las notas del H I M N O NACIONAL DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA.

3. ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA.

El señor administrador i n f o r m a que se necesita un presidente que ayude a coordinar l a ASAMBLEA, p r e g u n t a si a l g u n a persona quiere postularse o postular a alguien p a r a que sea el presidente.

El señor JHON JAIRO ARIZA Torre 1 5 Apto 6 5 6 se p a r a ser el presidente de l a ASAMBLEA. Es a p r o b a d o por u n a n i m i d a d

La secretaria g e n e r a l m e n t e por efectos de l a transcripción del a c t a l a l l e v a l a administración, pero si alguien quiere postularse p a r a este cargo y l a ASAMBLEA a p r u e b a que l a administración sea quien lleve l a secretaria de e s t a . La secretaria de l a a s a m b l e a l a asume el señor Alvaro Rodríguez Actual Administrador

4. APROBACION DEL ORDEN DEL DIA.

Se pone a consideración el orden del día y es aprobado por unanimidad

El presidente de l a ASAMBLEA lee n u e v a m e n t e el orden del día y pone a consideración de l a ASAMBLEA este p u n t o .

Este punto fue a p r o b a d o por u n a n i m i d a d y no hubo cambios a l mismo.

5. ELECCIÓN DE LA COMISIÓN PARA LA REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL ACTA

El presidente de l a ASAMBLEA i n f o r m a que l a comisión se encarga de dar f e u n a vez el a c t a se le e n t r e g u e y e s t a tíenen72 horas p a r a verificarla. El presidente convoca a 3 asistentes p a r a que ayuden en l a verificación del a c t a , también i n f o r m a que l a ASAMBLEA está siendo g r a b a d a en audio y video en t i e m p o r e a l .

P a r a este cargo se postulan las siguientes personas:

Germán Mondragón Torre 2 Apto 1 0 7

Leonardo Huertas Torre 2 0 Apto 3 7 6

Carlos Franco Torre 11 Apto 5 4 1

La ASAMBLEA a p r u e b a por u n a n i m i d a d l a comisión v e r i f i c a d o r a del a c t a que se postuló.

6. LECTURA Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA

El presidente de l a ASAMBLEA hace l e c t u r a de este r e g l a m e n t o el cual fue enviado a cada uno de los asistentes, y e s t a a su vez es proyectado a l público.

El presidente de la ASAMBLEA propone a e s t a que las personas morosas no t e n g a n derecho a v o t o , l a ASAMBLEA a p r u e b a por mayoría que los morosos no t e n g a n derecho a v o t o .

El presidente de la ASAMBLEA pone a consideración de e s t a el r e g l a m e n t o que se a c a b a de leer y este es a p r o b a d o por unanimidad.

7. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE 2017

El presidente de l a ASAMBLEA a c l a r a que estos estados financieros y a fueron enviados con a n t e r i o r i d a d a los asistentes y que h a s t a el día 21 de marzo se podía pedir revisión o aclaración de los mismos, también i n f o r m a que los estados financieros llegaron firmados por l a revisara fiscal, el contador y el administrador. El presidente p r e g u n t a si estos estados financieros son aprobados o hay a l g u n a persona que r e q u i e r a aclaración y no esté de acuerdo con los estados financieros.

El señor lambraña t o r r e 1 6 a p t o 3 6 2 , expone que no tuvo el suficiente t i e m p o p a r a revisar los estados financieros y no está de acuerdo en que se aprueben los mismos.

El señor Cesar Quimbay m a n i f i e s t a que en l a p a g i n a N o . 8 mencionan que hay u n a n o t a 1 4 y u n a 1 5 no están y en el c o m p a r a t i v o del año 2 0 1 7 y 2 0 1 8 son los mismas cifras y el excedente N e t o es $ 0 y dice que g e n e r a l m e n t e u n a organización o empresa siempre d a un resultado u n a pérdida o u n a u t i l i d a d y si se m i r a el balance en l a h o j a 7 expresa donaciones $ 9 0 0 . 0 0 0 resultado del ejercicio $ 0 en el 2 0 1 7 y en el 2 0 1 8 , y lo resultados del año a n t e r i o r coinciden en l a cifra de $ 7 4 . 4 2 9 . 4 2 4 en los dos años y que no se pude creer que en los dos años h a y a un excedente n e t o igual. D i a n a Araque, Contador Público se

presenta a n t e a l a Asamblea, y m a n i f i e s t a que no sabe si el copropietario h a venido a las asambleas pero respecto a los últimos ejercicios no han dado ni u t i l i d a d ni p e r d i d a porque las conjuntos d e propiedad horizontal son entes que no se deben d e j a r utilidades y nosotros proyectamos un presupuesto y dejamos que los gastos están cubiertos con los ingresos de l a copropiedad por eso es que en los dos últimos años a dado $ 0 y el resultado que usted ve d e / 5 4 . 4 2 9 . 4 2 4 quedo en el año 2 0 1 5 . y en los últimos dos año no se han dado resultados porque a l f i n a l del año v a quedando un r e m a n e n t e pero también hay obras adicionales que están por ejecutar, y h a s t a el m o m e n t o lo que se h a hecho es ejecutar los excedentes que han quedado, porque como les digo hay obras que se deben ejecutar, y por esto h a s t a el m o m e n t o no se han dado utilidades en los últimos dos años.

Alvaro Rodríguez, m a n i f i e s t a que hay unas utilidades acomodadas h a s t a el ejercicio del 2 0 1 5 , d e 7 4 . 0 0 0 . 0 0 0 y eso h a quedado ahí, en algún m o m e n t o a b r a que buscar un mecanismo p a r a que esa cifra e s t a r e p r e s e n t a d a en los estados financieros pero p a r a nosotros p a r a que nos sirve es p a r a a m o r t i g u a r l a c a r t e r a pero cuando lleguemos a e s a p a r t e que es l a c a r t e r a que es u n a cifra b a s t a n t e g r a n d e , pero se h a hecho el ejercicio de t a l m a n e r a que en los dos últimos año t a n t o en el año 2 0 1 6 y 2 0 1 7 donde no se h a d e j a d o u t i l i d a d e s t a dinero se h a d e j a d o prevista p a r a hacer a l g u n a o b r a en desarrollo p a r a el año siguiente creo que el año fue de $ 1 0 . 0 0 0 . 0 0 0 este año seiba a d e j a r p a r a el mismo t e m a pero cuando veamos lo del desarrollo de la o b r a que se hizo, se aplicó esas utilidades p a r a l a o b r a que se venía desarrollando es por esto que no aparece n a d a .

El señor Iván Z a m b r a n o , dice l a a s a m b l e a que la comunidad no tuvo suficiente t i e m p o p a r a recogerla ustedes solo d e j a r o n cuatro hojas donde aparece l a citación, cuentas por cobrar y orden del día y otras cosas y los estados financieros y no las notas y no hubo el suficiente t i e m p o p a r a revisar y en u n a de las cartillas y donde se h a b l a de los estados financieros y hay u n a p a t e donde se h a b l a del 2 0 1 5 , y dice balance General Comparativo, pero bueno no quiero e n t r a r a discutir sin las h e r r a m i e n t a s necesarias, pero quiero es solicitar u n a a u d i t o r i a pero con el debido t i e m p o , yo soy contados >Publico, con conocimientos en a u d i t o r i a , revisara fiscal, tributación y entonces como no hubo suficiente t i e m p o con lo de la c a r t i l l a , y p a r a revisar t o d o este t e m a es un poquito l e n t o .

El señor Alvaro Rodríguez le m a n i f i e s t a a l a a s a m b l e a que son ellos los que deciden si se hace u n a a u d i t o r i a , esto sería por mayoría de votación, se le pagaría a u n a e n t i d a d e x t e r n a y si ustedes ven que hay necesidad de hacer este t i p o de ejercicio, lo vamos aponer en consideración, entonces las personas que estén de acuerdo con que se cotice y se realice u n a a u d i t o r i a financiera, aclaro que si no se a p r u e b a n hoy los estados financieros nos t o c a hacer u n a a s a m b l e a e x t r a o r d i n a r i a p a r a llevar a cabo e s t a aprobación de los estados financieros de acuerdo a l dictamen de l a a u d i t o r i a , que sean ellos los que los presenten. Y en lo de la o b r a se v a a Dirigir el I n t e r v e n t o r de l a o b r a y les v a a decir que fue lo que se ejecuto, como se ejecuto i g u a l m e n t e se recibirán las novedades que se t e n g a n con el desarrollo de la o b r a .

La señora D i v a P r i e t o , revisara fiscal, le m a n i f i e s t a a la a s a m b l e a que si no se a p r u e b a n los estados financieros no se puede a p r o b a r el presupuesto p a r a el año 2 0 1 8 , hay que t e n e r en cuenta que se necesita un dinero p a r a e s t a revisoría fiscal esto es de Tres, cuatro y h a s t a cinco millos de pesos p a r a ésta a u d i t o r i a y esto no está contemplado en el presupuesto en este m o m e n t o la que m a n d a es l a a s a m b l e a y se debe hacer u n a a s a m b l e a e x t r a o r d i n a r i a .

La señora Amparo González, t o r r e 11 a p t o 6 4 2 , creo que venimos de u n a cuota e x t r a o r d i n a r i a , mas u n a cuota normal, mas todos los aumentos que se han venido y los impuestos que nos han d a d o , hay cosas p r i o r i t a r i a s que se han dado en el conjunto esto no quiere decir que no se h a g a l a a u d i t o r i a pero hay que e v a l u a r l o bien y si hay personas que t i e n e n el conocimiento suficiente y quisieran colaborar con l a copropiedad y si t i e n e n t a n t a s dudas deberían a r m a r un comité y colaborarnos.

El señor Iván, dice que insiste en el t e m a de l a a u d i t o r i a y que a través del área de consultorio de a y u d a social se puede a d e l a n t a r e s t a auditoría en cabeza cuatro docentes con la a y u d a de los alumnos de octavo y noveno semestre y no generaría los costos que están v e n t i l a n d o .

La señora D i v a , Revisor Fiscal, solicita que l a Auditoría e x t e r n a que se v a a r e a l i z a r sea f i r m a d a por contador Público, el señor Iván dice que él puede t o m a r l a vocería de e s t a . A u d i t o r i a y que él es contador público desde el año 2 0 1 3 , por l a f i r m a no hay que preocuparse y que el t e m a de fondo es que d u r a n t e los años que llevo aquí cuatro o cinco años en e s t a a s a m b l e a no se h a t o m a d o este t e m a de u n a a u d i t o r i a f i n a n c i e r a y cuando se hace se t o m a en reversa, y si se pago $ 2 2 4 0 0 0 . 0 0 0 , en u n a o b r a , porque ose v a p a g a r u n a a u d i t o r i a que no se v a p a g a r u n a cifra de $ 5 , 0 0 0 0 , 0 0 0 y no v a a ser así.

Alvaro Rodríguez dice que y a hubo b a s t a n t e discusión procedemos a hacer l a votación y si l a mayoría está de acuerdo.

Por votación de la mayoría de los asistentes queda aprobada la auditoria a los estados financieros, Queda pendiente de aprobación después de esta auditoría , igualmente el presupuesto no se va a tocar hasta tanto no se aprueben estos estados. El señor que muy amablemente se postulo para colaborarnos nos hará llegar su propuesta de la auditoria igualmente se define para hacer esta auditoría.

Iván Zambrano torre 16 apto 362, queda encargado de coordinar esta auditoría.

El señor Zambrano, se presenta y dice que es docente de la Uniagustiniana, ha trabajado en el sector publico en el trasporte de carga internacional y nacional, trabajo en la CUN tiene a cargo once asignaturas todas financieras, tiene conexión con el departamento de acción socia que es un depto. que busca hacer obras como esta una auditoria, y tiene bastante experiencia como contador, quiero decirles que no nos asustemos por costos porque al ser proyección social no deben cobrar por sus servicios. Inicialmente tenemos un proceso que hay un acuerdo entre proyección social y la administración, en 45 días se revisan algunos documentos a algunos aspectos.

Igualmente les estaremos comunicando cuanto nos vamos a demorar en el proceso.

Sandra Cortes, apto 508 torre 2, el señor dice que se demora 45 días, no sé qué posibilidad hay de que se cotice y se haga con una empresa, porque el presupuesto va a quedar detenido, el señor Rodríguez informa que ya hay un presupuesto pre aprobado que fue dado por la misma asamblea, que se hace con el incremento de ley a partir del 1 de enero eso ya se está ejecutando, en este momento el presupuesto no lo podríamos aprobar por menos quedaríamos en déficit y aumentar más si hubieran necesidades prioritarias que nos generaran ese incremento adicional. Nosotros lo que tenemos es que esperar a que nos presenten ese informe y que nos digan que lo que se presento en los rubros que se dispararon porque razón fue, se verifique si los soportes están legales si se hizo como se debe hacer.

El señor del apto 607 torre 2, dice que en este momento se acabaría la asamblea si no se aprueban los estados financieros porque ya no habría nada más que hablar.

El señor Rodríguez dice que simplemente queda este punto pendiente, pero se va seguir con el orden del día, y se debe nombrar el consejo, el comité de parqueaderos el comité de convivencia que son órganos de dirección que tenemos que nombrar y tenemos que tener cabezas visibles que queden representando la comunidad, lo otro es la elección del revisor fiscal Podemos desarrollar los puntos de elección, y quedarían pendientes los puntos del orden financiero.

El señor Rodríguez dice: Entonces hago esta propuesta están de acuerdo que desarrollemos los puntos de elección y dejamos pendientes los puntos del orden financiero, se aprueba por mayoría seguimos desarrollando nuestra asamblea.

8. ANÁLISIS Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Interviene el señor administrador Alvaro Rodríguez; en el presupuesto cogemos lo que gastamos el año inmediatamente anterior, lo mismo los ingresos y le incrementamos lo aumentamos en la cuota de administración, lo mismo el incremento en la cuota de parqueadero, trabajamos sobre el mismo porcentaje. Generalmente hay unas diferencias por que se hacen redondeos a la cifra de mil más cercana por eso es que de pronto no da exactamente el porcentaje del IPC, pero esto no es significativo. Generalmente dentro de los rubros se ve reflejado el incremento y la diferencia de lo que vamos a recibir para este año.

El incremento para el 2018 es del 5%, la cuota de administración se incrementó en $ 4.000 y el parqueadero en $ 2.000 tanto el de vehículo como el de moto, el de visitantes sigue teniendo el mismo costo y no se incrementó.

Interviene el señor administrador Alvaro Rodríguez; a pesar de tener una cartera tan alta no necesitamos ajustarlo ya que manejamos una contabilidad sana en el aspecto que no tenemos cuentas pendientes con proveedores y ni en pagos, lo que recaudamos está alcanzando para poder cubrir nuestros gastos a pesar que hay personas que no pagan.

lA APROBACIÓN DE ESTE PRESUPUESTO QUEDA APLAZADO PARA UNA PRÓXIMA ASAMBLEA.

9. INFORME REVISORÍA FISCAL

La señora revisora fiscal Diva Prieto; la señora revisora fiscal agradece a la ASAMBLEA por la puntualidad y cumplimiento para esta. A continuación, hace lectura del dictamen ya enviado por ella.

Señores ASAMBLEA GENERAL Agrupación Residencial San Pedro de Castilla P.H. Ciudad.

DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL

Respetados Señores:

He practicado una auditoria integral del Balance General y el correspondiente Estado de Resultados de la Agrupación Residencial San Pedro de Castilla P.H., por el año terminado a 31 de Diciembre de 2017 y las revelaciones hechas a través de las notas a los Estados Financieros.

La Administración es responsable de la preparación, integridad y presentación razonable de los Estados Financiero; de mantener una estructura efectiva de Control Interno para el logro de los objetivos de la Agrupación Residencial, del cumplimiento de las leyes y regulaciones que la afectan; y del establecimiento de los objetivos, metas y programas así como de las estrategias para la conducción ordenada y eficiente de la Agrupación Residencial.

Una de mis responsabilidades es la de expresar una opinión sobre dichos Estados Financieros Certificados con base en los procedimientos previamente establecidos en auditoria he considerado necesario para la obtención de evidencia apropiada con el propósito de obtener una seguridad razonable de mis conclusiones sobre el alcance de la auditoria integral.

Obtuve la información necesaria para cumplir mis funciones y efectué mis exámenes de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas en Colombia. Estas normas requieren que la auditoria se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si los Estados Financieros están exentos de errores importantes en su contenido. Una auditoria incluye el examen, sobre una base selectiva de la evidencia que soporta las cifras y las notas informativas en los Estados Financieros; también incluye la evaluación de las normas y principios contables utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la Administración, así como la evaluación de la presentación global de los Estados Financieros realizados por la Agrupación Residencial San Pedro de Castilla, Considero que mis auditorias proporcionan una base razonable para fundamentar la opinión que expreso en el presente dictamen.

En mi opinión, los Estados Financieros arriba mencionados, tomados fielmente de los libros de contabilidad de la Agrupación Residencial San Pedro de Castilla P.H., presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la Agrupación Residencial San Pedro de Castilla al 31 de Diciembre de 2017, y Estado de Resultados de sus operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, los cuales fueron aplicados uniformemente.

Con relación a la cartera morosa de vigencias anteriores y con corte a diciembre 31 de 2017, se recupero la suma de $66.703.560.00. cifra que se refleja en las notas de contabilidad las cuales forman parte de los estados financieros.

La cartera morosa a 31 de Diciembre de 2017 es de $ 85.012.700.00 dinero representativo que hace que no se atienda oportunamente las necesidades de la agrupación residencial San Pedro de Castilla.

En el caso del mantenimiento de fachadas estuve atenta a la revisión de las pólizas manejo, de cumplimiento, de garantías etc. Igualmente, en la revisión del pago de los parafiscales y seguridad social de los empleados por parte de la empresa que realizo este trabajo.

De acuerdo a lo presupuestado para la terminación de la obra sobre el mantenimiento de las fachadas se presentaron gastos adicionales por la suma de $52.000.000.00 En esta cifra está incluida la interventora, y hoy a la fecha Marzo 13 de 2018 se adeuda la suma $20.000.000.00.

La Revisoría Fiscal destaca la dedicación y responsabilidad de la Administrador, el contador. Al Consejo de Administración la dedicación y compromiso quienes sin ningún beneficio sacrifican y dedican su tiempo, en pro de la Organización Residencial, recibiendo a cambio solo la satisfacción del deber cumplido.

Agradezco de manera muy especial a la Administración, al contador y al Consejo de Administración por haberme facilitado realizar mi gestión correspondiente al año 2017.

Cordialmente,

LUZ DIVA PRIETO ORJUELA Revisora Fiscal TP 34609-T Bogotá, D. C. Abril 08 d e 2018

10. INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN Y CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, COMITÉ DE CONVIVENCIA Y COMITÉ DE PARQUEADEROS.

INFORME DE GESTIÓN DE U ADMINISTRACIÓN Y DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN REAUZADO ENTRE EL 01 DE ENERO A 31 DICIEMBRE DE 2017

Respetados residentes:

En esta oportunidad como todos los años, por norma legal se hace entrega del informe de la gestión que se adelanto en la Agrupación Residencial, Tanto del consejo de administración como la administración y los diferentes comités de la agrupación. Quienes de manera mancomunada trabajaron para el beneficio y bienestar de todos los residentes, por lo tanto en el presente informe se incluyen las actividades que enmarcaron el actuar y los aspectos más relevantes de la función administrativa encomendada durante el año anterior. En la primera reunión del consejo del año 2017, se determinaron los cargos administrativos y se revisaron los temas referentes a los Estados financieros. Cartera, Contratos vigentes, ejecución de obras.

Dentro de los temas que se presentan en este informe Tenemos:

1. CONFORMACIÓN DE LOS ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL 2. SITUACIÓN CONTABLE 3. CARTERA MOROSA 4. SITUACIÓN LEGAL 5. SEGURIDAD DE LA AGRUPACIÓN RESIDENCIAL 6. GESTIONES ADMINISTRATIVAS 7. GESTIONES REALIZADAS POR EL COMITÉ DE CONVIVENCIA 8. GESTIONES REALIZADAS POR EL COMITÉ DE PARQUEADEROS 9. PROYECTO EJECUCIÓN CONTRATO FACHADAS. 10. PROYECTOS FUTUROS.

1. CONFORMACIÓN DE LOS ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL CONSEJO

TORRE APTO NOMBRE CARGO

16 659 ALÜANDRO MORENO PRESIDENTE

10 139 JORGE QUIROGA VICEPRESIDENTE

1 304 IVÁN FORERO VOCAL

6 423 RAFAEL BOHÓRQUEZ VOCAL

7 227 ALEXANDER ROJAS VOCAL

8 332 DANIEL ORDOÑEZ VOCAL

9 235 CLARA INÉS MONTOYA VOCAL

11 342 MIGUEL PACHÓN VOCAL

11 541 CARLOS ARTURO FRANCO VOCAL

14 353 ADRIANA ARCHILA VOCAL

15 555 LEONARDO MONTENEGRO VOCAL

15 558 UBI A QUIROGA VOCAL

17 266 CARLOS RODRÍGUEZ VOCAL

20 376 LEONARDO HUERTAS VOCAL

COMITÉ DE CONVIVENCIA

9 13 OMAIRA RONDÓN

9 334 MAGNOUA DÍAZ

1 401 GLADYS MORA

15 517 MARÍA CRISTINA ALDANA

COMITÉ DE PARQUEADEROS

TORRE APTO NOMBRE

2 505 Carlos Neira

13 148 Edwin Marulanda

14 651 Andrés Gutiérrez

7 627 Cesar Quimbay

3 606 Juan Carlos García

10 537 Erwin Kowoll

2 405 José Hernández

2. SITUACIÓN CONTABLE

ESTADOS FINANCIEROS: Los estados financieros que se presentan con corte 31 de diciembre de 2017, fueron elaborados conforme a las normas técnicas contables y financieras.

LIBROS OFICIALES: Los libros oficiales se encuentran impresos hasta el mes de diciembre de 2017.

PRESUPUESTO VIGENCIA 2017: La administración presento al consejo de administración un presupuesto, siendo ajustado por ambas partes para ser presentado a la comunidad y aprobado para la vigencia del año 2018, con los incrementos establecidos por la ley y la asamblea.

3. SITUACIÓN TRIBUTARIA

El impuesto de la retención en la fuente se presento y cancelo oportunamente en las fechas establecidas por la DiAN, a si mismo se presento la información exógena o medios magnéticos apropiadamente y en las fechas establecidas.

4. CARTERA MOROSA

Se realizaron gestiones de recuperación de cartera que incluyeron: Acuerdos de pago, envió de comunicaciones de preaviso, brigadas de normalización y se continúo la gestión de recuperación con el Abogado Carlos Mesa.

La cartera en lo referente a la cuotas de administración se Incremento en un 20%, $ 15.331.440.

Cabe resaltar que los inmuebles que presentan saldos altos en cartera se encuentran en procesos jurídicos y las costas procesales cargadas a estos inmuebles.

A 31 de diciembre los siguientes inmuebles se encuentran en cobro jurídico, en algunos casos se ha podido embargar los salarios de los propietarios esperando la terminación del proceso para solicitar la entrega de estos dineros por parte del Juzgado

TORRE/APTO TOTAL DEUDA 01-504 $ 9.609.303,00 01-604 $ 3.033.700,00 05-418 $ 8.907.254,00 07-228 $ 6.374.200,00 07-327 $ 9.751.693,00 08-229 $ 5.495.700,00 10-240 $ 7.239.100,00 10-637 $ 4.710.640,00 10-638 $ 3.201.500,00 14-151 $ 3.257.012,00 14-454 $ 5.583.600,00 14-551 $ 7.083.900,00

15-255 $ 3.057.000,00 17-363 $ 3.338.400,00 17-366 $ 4.369.698,00

TOTAL $ 85.012.700,00

ESTOS 15 APARTAMENTOS REPRESENTAN EL 70% DEL VALOR TOTAL DE LA CARTERA

DURANTE EL AÑO 2017 SE LOGRO LA RECUPERACIÓN DE CARTERA DE AÑOS ANTERIORES ASÍ:

Año VALOR RECUPERADO

2016 $ 58.742.180,00 2015 $ 3.251.800,00 2014 $ 2.069.950,00 2013 $ 1.564.000,00 2012 $ 1.075.630,00

TOTAL $ 66.703.560,00

5. SITUACIÓN LEGAL:

CONTRATOS:

De acuerdo a la disposición del consejo continúe con mi labor como administrador de la copropiedad, mediante contrato de prestación de servicios, el cual se encuentra vigente hasta el 31 de mayo del 2018. Se actualizo la representación legal de la copropiedad ante la alcaldía local de Kennedy

Los contratos vigentes con los diferentes proveedores y firmados por la administración son:

PROVEEDOR SERVICIO INICIO TERMINACIÓN VALOR MENSUAL

SINAT LTDA. Vigilancia 01/09/2017 30/09/2018 $ 13.237.500,00 SERVICIOS JL SAS Aseo 01/05/2017 31/05/2018 $ 4.810.005,00 LUZ DIVA PRIETO Revisoría Fiscal Asamblea Asamblea $ 781.242,00 DIANA ARAQUE Contadora 01/05/2017 31/05/2018 $ 781.242,00 ALVARO RODRÍGUEZ Administrador 01/05/2017 31/05/2018 $ 2.168.000,00 CARLOS MESA Abogado Indeterminado % recuperación ACUA LIMPIA SAS Mto Motobombas 01/05/2017 31/05/2018 $ 147.000,00

FONDO DE IMPREVISTOS: A 31 de diciembre de 2017 quedo pendiente el traslado de la suma de $ 400.000 los cuales se consignarán en el periodo siguiente 2018.

PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR: SE cumple derechos de autor teniendo las licencias del software contable y las licencias de Windows y oficces de acuerdo a las normas de la ley 603 del año 2000.

PÓLIZA DE ÁREAS COMUNES: Se renovó la póliza de ares comunes para la vigencia de 2017-2018 con la compañía de seguros CHUBB DE COLOMBIA, El costo de la vigencia es de $ 23.534.120 incluyendo la financiación, la cual se realizó a 8 CUOTAS MENSUALES.

PROCESOS JURÍDICOS: Actualmente la copropiedad no es involucrada en ningún proceso jurídico en contra,

6. SEGURIDAD DE LA AGRUPACIÓN RESIDENCIAL

Durante el año 2017 no se presentaron eventos de inseguridad significativos en los cuales se presentará afectación al patrimonio de algún residente o a la copropiedad. Se solicitó a la empresa de seguridad realizar capacitaciones al personal para el manejo de las diferentes áreas a cubrir en la copropiedad. Durante el año de 2017, se realizaron reuniones con el personal de seguridad con el fin de retroalimentarlos sobre las quejas y situaciones que se presentaron por parte de los residentes. De igual manera esperamos que todos los residentes brinden el mayor respeto y consideración para el personal que nos presta los servicios en la copropiedad.

7. GESTIONES ADMINISTRATIVAS

A la fecha presentamos una copropiedad en normal estado de funcionamiento, con el mantenimiento de sus instalaciones y equipos al día, cumpliendo satisfactoriamente con el manejo administrativo y contable cuya gestión se refleja en la conservación y valorización de los inmuebles. La administración y la señora contadora realizaron la entrega de los estados financieros de forma mensual para su revisión, se ejecutó el presupuesto anual de gastos, siguiendo los procedimientos establecidos en la copropiedad en cuanto a la calidad y eficacia en los servicios prestados. Los costos fijos como contratos están respaldados con sus respectivas pólizas y pagos de aportes parafiscales.

Los mantenimientos y adecuaciones físicas realizadas fueron.

• Revisión y recarga de extintores, igualmente compra de los elementos necesarios para dar cumplimento al plan de emergencias.

• Fumigación y desratización permanente con refuerzo en todas las áreas comunes y en el perímetro de las zonas verdes.

• Mantenimiento de los equipos del conjunto (Guadaña, computadores, impresoras)

• Mantenimiento de las zonas verdes y jardinera

• Lavado de tanques de agua potable

• Lavado y mantenimiento de la red de alcantarilladlo (aguas negras y aguas lluvias)

• Mantenimiento de la red de acueducto y registros de las torres por fugas de agua

• Mantenimiento en puertas peatonales y vehiculares.

• Mantenimiento y cambio de cámaras del CCTV, cableado, DVR y monitores por cumplir ciclo de uso.

• Mantenimiento y cambio de canales de agua lluvia

• Impermeabilización de diferentes áreas de la cubierta

• Cambio de tubería en el cuarto de equipo por oxidación.

• Adecuación salones comunales

• Decoración navideña

Otras actividades que se realizaron:

• Las Asambleas ordinarias y extraordinaria

• Celebración del día de los niños

• Novena de navidad

Elaboración de llamados de atención por las siguientes faltas más frecuentes:

• Realización de reuniones en los apartamentos generando ruido que perturba a los vecinos.

• Niños jugando en las zonas comunales ocasionando daños en vehículos y áreas comunales

• Maltrato personal de seguridad

• Falta de control con las mascotas, sacándolas sin la correa y en caso de perros peligros sin

su respectivo bozal.

• No recoger las heces de sus mascotas

• Bicicletas en las áreas comunales y de circulación

• Mal manejo en los escombros

• Generar mucho ruido en los apartamentos generando incomodidades a los otros

residentes

• Fumadores que generan contaminación ambiental los otros inmuebles

• No colaborar con el aseo en las torres, sacando la basura y dejando regueros. Y

adicionalmente dejando que las mascotas se orinen en las escaleras de las torres.

• No retirase el casco a la salida o ingreso de las motos.

Todos tenemos derechos y deberes con nosotros mismos y con los demás. Debemos conocer a fondo las normas, códigos y reglamentaciones que rigen nuestros sitios de vivienda para tener una forma adecuada de abordar las diferentes problemáticas y situaciones que se presentan, buscando siempre soluciones desde una comunicación amable y una actuación justa y responsable.

Todos los propietarios de los inmuebles al arrendar sus apartamentos están en la obligación de informar a los nuevos residentes de las normas internas de convivencia, de acuerdo a las leyes y reglamentos de la propiedad horizontal, ya que en general, son los arrendatarios los que con mayor frecuencia incumplen las normas, deterioran los espacios comunales y realizan todo tipo de actividades que afectan considerablemente la convivencia.

8. GESTIONES REALIZADAS EN COORDINACIÓN CON EL COMITÉ DE CONVIVENCIA

Todos los casos que se presentaron en lo referente a la convivencia tuvo el acompañamiento del comité de convivencia, respetando el debido proceso y aplicando las sanciones en los casos que se requirió. También fueron muchos los casos en donde se buscó la conciliación y el cambio de actitud de los residentes aceptando el error y buscando alternativas de solución de la mano del comité de convivencia.

9. GESTIONES REALIZADAS EN COORDINACIÓN CON EL COMITÉ DE PARQUEADEROS.

El comité de parqueaderos adelanto toda la gestión para la asignación de los parqueaderos comunales tanto de vehículos como de motos durante el año 2017. Estableció los respetivos controles, revisión de cartera, documentos en orden que permitieran asignar los parqueaderos aplicando las normas vigentes establecidas por la copropiedad para este fin. Igualmente atendió las quejas o reclamos de los usuarios de este servicio buscando las soluciones a ios mismos en consenso con el consejo y la administración. Adicionalmente participaron en las decisiones que se tomaron para la aplicación de sanciones a los usuarios del parqueadero que incumplieron con las normas internas de convivencia o con el reglamento del parqueadero.

10. PROYEaO MANTENIMIENTO FACHADAS AÑO 2017

El mantenimiento de las fachadas, es un contrato que se ejecutó en el 2017, este contrato lo ejecuto la empresa ingabu SAS, bajo la Interventoría del Ingeniero Uriel Álzate.

El Contrato se ejecutó, de acurdo a lo estructurado en los pliegos y con las pólizas que se exigieron de acuerdo al contrato.

Se realizaron los seguimientos al cumplimiento de todas las normas de seguridad y a los pagos puntuales de la seguridad social de los trabajadores.

El resumen de los costos de la obra en todos sus ítem son:

GENERALES VALOR OBRA FONDO QUE RESPALDA UOBRA

Presupuesto Inicial cuota extraordinaria $ 193.344.000 Extraordinaria

Total recaudado $ 183.210.600

Pendiente por recaudar $ 10.133.400 Vaior contrato $ 199.635.722 Liquidación final del contrato S 191.361.877 Valor obras adicionales $ 33.081.458 Fondos Comunes COSTO TOTAL OBRA $ 224.443.335

OTROS COSTOS EJECUCIÓN DEL CONTRATO

VALOR INTERVENTORIA 8% SOBRE EL VALOR OBRA EJECUTADO $ 17.955.466 VALOR ASESORÍA IMPLEMENTACIÓN PLIEGOS 2.700.000 VALOR ARRIENDO OFICINA 2.450.000

TOTAL OTROS COSTOS 20.625.466

TOTAL COSTO OBRA $ 245.068.801

DIFERENCIA ENTRE RECAUDADO Y COSTO FINAL $ 61.858.201

Estos valores se asumieron con el recaudo normal de la Copropiedad

11. ELECCIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Lidia Q u i r o g a Jorge Q u i r o g a Aiexander Rojas Iván Forero R a f a e l Bohórquez A d r i a n a Archila Leonardo M o n t e n e g r o Carlos Franco D a n i e l Ordoñez Gladys Mora María Cristina Aldana Omaira Rondón

TI Apto 1 0 1 y T15 Apto 1 5 8 TIO Apto 1 3 9 T7 Apto 2 2 7 TI Apto 3 0 4 T6 Apto 4 2 3 T14 Apto 3 5 3

T15 Apto 5 5 5 Til Apto 5 4 1 TOS Apto 3 3 2 TOl Apto 401 T15 Apto 557 T09 Apto 133

El presidente de la ASAMBLEA pone a consideración de esta el concejo que se acaba de postular. La ASAMBLEA aprueba por unanimidad el nuevo concejo que se acaba de nombrar.

13. ELECCIÓN REVISOR FISCAL.

El presidente de la ASAMBLEA i n f o r m a a e s t a que se fijó u n a convocatoria p a r a l a revisoría fiscal en la c a r t e l e r a y en la página w e b . Solo llego u n a h o j a de v i d a del señor David V i l l a r r a g a , señor José Huvert Barrios, Señor Fernando Calderón Barrios, y l a señora D i v a Prieto Actual Revisora fiscal.

Se Presentan el Señor David V i l l a r r a g a y l a señora D i v a P r i e t o , los otros señores no se presentaron.

El señor David V i l l a r r a g a Presenta su h o j a de v i d a y d e n t r o de sus servicios: Contador t i t u l a d o . Diplomado en NIF, Auditor certificado, 1 8 cursos en revisoría fiscal, 1 2 años experiencia en revisoría fiscal, 1 0 años en propiedad horizontal.

Cada uno presenta su h o j a de v i d a y l a a s a m b l e a Procede a v o t a r con u n a votación m a y o r i t a r i a de votos a favor del Señor David V i l l a r r a g a siendo elegido como revisor Fiscal, mis responsabilidades están l a ley 4 3 artticulos 2 0 7 a l 2 1 7 . Y l a ley 6 7 5 . La copropiedad debe cumplir con el Habes d a t a , a justar m a n u a l de convivencia a l Código de policía.

14. ELECCIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA

El presidente de la ASAMBLEA pone a consideración de e s t a l a reelección de cada u n a de las personas que se acaban de postular.

Yaneth Rojas Torre 1 5 Apto 6 5 6 Aiexander Cristancho Torre 1 0 Apto 4 3 8 María Rueda Torre 11 Apto 3 4 2 Elvia M o r e n o Torre 1 6 Apto 6 6 2

Las anteriores Personas son elegidas por u n a n i m i d a d

15. ELECCIÓN COMITÉ DE PARQUEADEROS

Se hace l l a m a d o a l a ASAMBLEA p a r a las personas que quieran i n t e g r a r este nuevo comité p a r a el año 2 . 0 1 8

Edwin Ma rula nda T13 Apto 148 Andrés Gutiérrez T14 Apto 651 Cesar Quimbay T07 Apto 627 Erwin Kowoll TIO Apto 537 José Hernández T02 Apto 405 Pedro Cuesta T03 Apto 509

La ASAMBLEA aprueba por unanimidad el presente comité de parqueaderos que se acaba de postular.

16. PROPOSICIONES Y VARIOS.

El señor administrador hace lecturas de las proposiciones llegadas por escrito a la ASAMBLEA.

No se presentaron propuestas de proposiciones y varios por escrito.

Un residente manifiesta que en la ley no está contemplado que los morosos no tienen derecho al voto, pero tampoco sabe si en los estatutos del conjunto se contempla, yo hablaba con don Alvaro y le decía si yo tengo un acuerdo de pago con usted, y lo cumplo y me estoy poniéndome al día pero si son deudas grandes pues no pero si son deudas menores a $400.000 y estoy cumpliendo con un acuerdo de pago deberíamos de tener derecho al voto, yo se que es una obligación pero también quiero tener derecho a tomar decisiones.

Alvaro Rodríguez, manifiesta a la asamblea que si aprueban que las personas morosas de menos de $500.000 tengan derecho a voz y voto, pero también someto a consideración que miremos la ley y los estatutos y en la próxima asamblea se tome una decisión, esta propuesta en aprobada por unanimidad y queda entonces así para tomarla en próxima asamblea.

Quiero hablar de la seguridad del Conjunto, nosotros no somos ajenos a la inseguridad que e sta viviendo ya que todos los días en la noticias vemos como esta problemática, y aquí ya nos hemos

visto por agentes externos que vienen a romper esa parte de seguridad, y esas situaciones que se han presentado, nos sirven para estar más alertas en la parte de la seguridad, desafortunadamente nos sacaron una bicicleta eléctrica del conjunto, y está en proceso de reparación por parte de la empresa de seguridad, se presentaron unos errores en la parte de la seguridad y facilitaron esto, también han intentado entrar a los aptos pero no lo han logrado ni se han llevado ningún elemento, por favor siempre colocar la doble chapa a las puertas, los elementos que dejemos en los parqueaderos como bicicletas eléctrica y las que no lo son colocarles cadena guaya, para protegerlos y no dejarlos abandonados sin ninguna seguridad, ya que los elementos que vienen a hacer estos robos hacen un estudio esto no es ocasional, ellos estudian los puntos débiles de la seguridad, y esto lo prestan seres humanos que también tienen errores, la idea es que todos tengamos un control ingreso. El otro inconveniente es que cuando se hace el aseo se nos puede filtrar ya que se habilita un ingreso por la parte vehicular y ahí se nos está filtrando demasiada gente y tenemos que buscar mecanismos que nos permitan proteger estas zonas. Son mínimas fueron dos casos pero la idea es que no ocurra ninguna, les igualmente dolorosa para la persona que le sucedió está perdida pero la empresa de seguridad asumió su responsabilidad, pero también nosotros debemos ayudar para que no se nos presenten.

La señora Natalia, torre 10 apto 138, manifiesta que s e encuentra muy preocupada por la seguridad de la parte de atrás, si bien fue sellado todavía se observan algunas personas quisiera saber cómo podemos reforzarla seguridad porque pienso que es un punto débil del conjunto.

Alberto Fajardo torre 19 Apto 571, nosotros hablamos de seguridad pero esas puertas de ingreso a los aptos las chapas dañadas, dejan puertas abiertas, deberíamos de empezar por esto por la colaboración de todos.

Igualmente la semana pasada había unas personas solicitando una donación de ropa, no estoy diciendo que estas personas sean ladrones, sino que esto se debe hacer por medio de la administración y nosotros hacer una donación masiva pero con una organización para que no se vaya a generar inseguridad, porque para mi concepto son personas que están evaluando quien entra quien sale que carro entra y sale, y en qué momento se distrae el celador, yo llame al 123 pero la policía lo único que hizo fue correrlos, y ellos me preguntaron si yo pensaba que eran ladrones o buena gente pero como ustedes dicen que tenemos que colaborar por eso llame. Y hace 20 días en la carpa que dejan la fritanga y las sopas, había un habitante de la calle acostada lo más probable es que vengan más personas y se acuesten ahí, porque vivimos en un sector no muy suave.

Elvira Moreno torre 16 apto 602, los vigilantes no preguntan para donde se dirige sino que los visitantes llegan directamente a los apartamentos y no son anunciados, las cajuelas de los carros los revisan según la cara, y mantienen agachados al lado de la cocina con el celular y no se dan cuenta quien entra y quien sale, a mi me parece mu y mala la vigilancia.

Omaira Rondón, apto 133 torre 9, Nosotros somos responsables de la s seguridad, en la torre 9 somos uno de los más afectados, hay un aviso , y pegan tapas taches, para que la puerta no se cierre, voy a comentar algo vi unos niños entre 8 y 11 años, y vi que ellos se robaban las válvulas délos carros, y me dirigí hacia ellos y me muestra que tenían las válvulas de los carros en la mano, le pregunto de que torre es y me dice que él no vive aquí, eran tres niños y todos por lado diferentes, y le pedí el favor a don Alvaro que llamara al Bienestar o a la Policía, porque estos niños son los grandes delincuentes del mañana, y somos nosotros los que debemos apropiarnos del conjunto para que se nos valorice, no podemos ser permisivos en que los amigos, o visitantes vengan y destruyan estamos mal les quiero pedir como residente que todos colaboremos y desconfiemos lamentablemente estamos en una época que no nos podemos ni saludar.

Aiexander rojas, pero nosotros no colaboramos y damos la facultad de dar el respeto entonces no pedimos y si nos enojamos cuando nos preguntan entonces no pidamos seguridad, igualmente si yo

ingreso y veo que otra persona va ingresar conmigo no dejo porque si es residente debe ingresar con su ficlia o de lo contrario se debe registrar como visitante, y si son los visitantes que nos llama a pedir autorización no nos enojemos porque lo que decimos es mi mama para que me llama a pedir permiso, es que ellos no saben cuál es la mama o el papa de cada uno de nosotros, primero empecemos por la educación de nosotros,

Alvaro Rodríguez, dice que en algún momento debemos de cambiarlas por que se calibran pero no les dura mucho este mantenimiento y los residentes de ios primeros pisos se ven muy afectados porque las puertas se cierran con un golpe súper fuerte.

Igualmente, se solicita que los contratos se suban en pdf en la página web.

El presidente de la asamblea la declara terminada a la 1:10 de la tarde del día 08 de abril de 2018.

A JHQN JAIRO ARIZA PRESIDENTE

ALVARO RODRÍGUEZ ARIO