Universidad Maya Una Historia de Exito

A finales del 2011 el Grupo Consultor Oroborus comenzó a trabajar con la Universidad Maya para desarrollar una estrategia efectiva para lograr el crecimiento en su cuota de mercado, al cabo de 2 años consecutivos hemos logrado revertir las tendencias de decrecimiento de mercado e incluso ha crecido a tasas nunca antes vistas para la institución, ¿como se logro?:

Simple, se profesionalizo el proceso de promoción y ventas directas usando Oroborus Cus tomer Relationship (OCRM) la secuencia de trabajo fue así:

1.-Se determinaron las series históricas para determinar las metas de cada campaña.

2.-Se configuro la herramienta OCRM para que se cargaran los múltiples catálogos que usa como son: canales de ventas, catalogo de actividades, equipos de ventas, productos.

3.- Se capacito al personal para trabajar en la herramienta OCRM desde el promotor hasta el líder de los equipos de ventas para tomar decisiones basados en los resultados que la herramienta arroja, mediante la consulta en tiempo real es posible ver los conos de conversión de la cartera de clientes que es esencial para verificar que se este contactando a los interesados.

4.- Mediante reportes mensuales OROBORUS entrego recomendaciones tanto al equipo de ventas como a los líderes para alinear los recursos y detectar fortalezas y debilidades en la operación de OCRM

5.- Durante estas ultimas 6 campañas se tuvo una rotación alta de líderes de ventas y de promotores, sin embargo OCRM tiene una curva de aprendizaje corta y la preservación de la información permitió a la universidad Maya continuar de manera ininterrumpida su campaña de promoción directa.

6.- UM es una marca multicampus y como ocurre con muchas instituciones de este tipo a veces planteles diferentes a la matriz suelen tener resultados bajos, aquí OCRM ayudo a UM a que las autoridades mantuvieran una supervisión remota tan efectiva que el crecimiento se logro a la par del campus matriz.

7.- La consultoría Oroborus trabaja en UM la mejora continua que interviniendo en su planeación, ejecución de la campaña, evaluación y en actuar para mejorar en futuras campañas, asegurando sostenimiento en su crecimiento en futuras campañas.

Tener una estrategia de crecimiento basada en la calidad de los procesos de captación y retención de alumnos permiten que en periodos de crisis las instituciones educativas garanticen su crecimiento aún cuando el sector no sea favorable y se tenga una

competencia fuerte y agresiva con marcas locales y nacionales, en el caso de UM el mercado donde participa se ha estado reduciendo al ampliarse la cobertura de oferta publica y se han aumentado el numero de competidores a mas o menos 68 instituciones privadas, esto le da un doble valor a los resultados obtenidos de manera sostenida por segundo año consecutivo.

Pero la historia no termina ahí, cualquier institución educativa sabe que captar mas alumnos en la mitad de la ecuación de un crecimiento sano, la segunda parte de esta ecuación es la retención que evita que los alumnos se den de baja con la perdida económica asociada a ello.

en el Caso de UM el porcentaje de bajas estaba en 2 dígitos, actualmente dicho indicador esta en 1 digito, aproximadamente en el 5.5% y se espera reducirlo hasta 4.5%, ¿como lo hacen? sencillo con OCRM-RET:

1.- mediante OCRM-RET los alumnos solicitan su pase a ciclo escolar para saber cuantos alumnos están realizando su proceso de inscripción e identificar a los NO reinscritos, UM cuenta con Tutores de tal forma que se entregaron carteras distribuidas equitativamente, para su atención.

2.- control escolar actualiza de manera permanente la situación de riesgo de los alumnos en materia académica.

3.- finanzas actualiza de manera permanente la situación de riesgo financiero de los alumnos.

4.- estas banderas separan a los alumnos sin riesgo de los que están en peligro de perderse, con ello los tutores establecen estrategias individuales con cada alumno registrando en OCRM-RET citas (telefónicas, en aula o en cubiculo) y comienzan a atender cada caso que registran y evalúan en su herramienta.

5.- Los líderes de la retención pueden monitorear en tiempo real como se esta atendiendo el riesgo de bajas, su eficiencia y eficacia mediante el tablero gráfico de mando:

6.- un factor decisivo en la retención es el uso adecuado del tiempo que un tutor dedica a atender a todos los alumnos que están en riesgo de darse de baja o abandonar, por ello OCRM-RET permite ver el plan de trabajo semanal de cada tutor y medirlo en función de las necesidades para ver si se esta quedando corto en su atención del riesgo.

7.- También es cierto que con mucha frecuencia el perfil del personal asignado a atender la retención en ocasiones carece de habilidades de gestión basada en la calidad y en avanzar basados en la estadística de desempeño, OCRM-RET construye un marco comparativo que permite identificar las mejores practicas al comparar las acciones de cada tutor con los resultados obtenidos.

8.- Así mismo los docentes en el aula alimentan en tiempo real a los tutores identificando situaciones de riesgo dentro del aula cuando el tutor no esta cerca, registrando sus inasistencias, observaciones y resultados en los parciales.

9.- al conocer el tamaño de los alumnos que un tutor tiene en riesgo le permite dimensionar el tamaño real de sus retos y enfocar sus recursos a sacar a estos alumnos del semáforo de alerta en el que finanzas y control escolar los tienen.

Los resultados han sido evidentes al reducir a un solo dígito el abandono y deserción combinada, e incluso a permitido la toma de decisiones sobre los tutores en cuanto a su permanencia y promoción identificando a los que realmente tienen compromiso con su universidad.

Al igual que en el nuevo ingreso Oroborus interviene en la planeación, ejecución, evaluación y en actuar para la mejora sostenida en el tiempo.

y su institución ¿como esta en materia de cuota de mercado y retención? si tiene los números que usted desea en hora buena de lo contrario bien podría aprovechar la Triada Oroborus (Herramienta, consultoría y coaching) que le ofrecemos, contactemos, no se arrepentirá.

ATTEIng. Daniel Briones reyesDirector General Grupo Consultor oroborus