DE COPIA NO MANUAL CONTROLADA · En este tenor, surge el presente Manual de Procedimientos del...

Enero 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSFA/DGA/SRMSG-P-01-A4

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Departamento de Controlde Maquinaria y Transporte

Subsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Recursos Materiales yServicios Generales

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

ÍNDICE

ENERO 2015

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios GeneralesManual de Procedimientos

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento.................................................................................................................................

Simbología de Diagramas..........................................................................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Control de Maquinaria y Transporte

Implementación del Programa de Trabajo de la Unidad Interna de Protección Civil.............................................................

Supervisión del Equipo Contra Incendios de la Secretaría.......................................................................................................

Oficina de Mantenimiento de Vehículos

Cotización y Autorización de Solicitudes de Mantenimiento.................................................................................................

Recepción y Registro de Facturas..............................................................................................................................................

Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos por Concepto de Mantenimiento..............................................

Oficina de Apoyo Vehicular y Servicios

Préstamo de Vehículos a Dependencias o Áreas Administrativas de la Secretaría.................................................................

Actualización del Resguardo por Cambio de Responsable del Área........................................................................................

Baja de Vehículos Oficiales de la Secretaría...............................................................................................................................

Subasta de Vehículos...................................................................................................................................................................

Verificación Permanente del Parque Vehicular de la Secretaría..............................................................................................

Validación de Resguardos Vehiculares de las Áreas Administrativas de la Secretaría...........................................................

Clasificación y Almacenamiento en el Archivo Moctezuma....................................................................................................

caciones de Depósito...................................................................................

Oficina de Control Vehícular

Alta al Padrón Vehicular..............................................................................................................................................................

Baja al Padrón Vehicular..............................................................................................................................................................

Actualización de Resguardo del Vehículo..................................................................................................................................

Firmas de Autorización.............................................................................................................................................................

1

2

4

7

11

18

23

28

33

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42

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77

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN

ENERO 2015


El Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, estableció dentro de sus acciones, impulsar el desarrollo organizacional ydotar a los órganos y áreas administrativos de la SEFIPLAN, de herramientas que permitan mejorar la función pública, asícomo contribuir a la capacitación y profesionalización de los servidores públicos de la Administración Estatal, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesosque realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidores públicos se apeguen a los mismos ycontribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a loestablecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero parael Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzano de Desarrollo2011-2016.

En este tenor, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Control de Maquinaria y Transportecomo un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo se detallan, definiendo lasactividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativas involucradas. Para sumanejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquización del área, objetodel Manual en cuestión.

Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades quele son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.

Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento.

Firma de validación del procedimiento.

Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades quedeben llevarse a cabo para operar el proceso.

Diagrama correspondiente.

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ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO


ENERO 2015 1PÁG.

AUXILIARADMINISTRATIVO

SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO

PÚBLICO DE CARRERA

ANALISTAADMINISTRATIVO

DE APOYO VEHICULARY SERVICIOS

OFICINA DE APOYOVEHICULAR Y SERVICIOS



ANALISTAADMINISTRATIVO

DE PAGO DE MANTENIMIENTOVEHICULAR

OFICINA DE MANTENIMIENTODE VEHÍCULOS

SUBDIRECCIÓNDE ORGANIZACIÓN

Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

DEPARTAMENTODE CONTROL DE MAQUINARIA

Y TRANSPORTE

DEPARTAMENTODE CONTROL

PRESUPUESTAL

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y

ACTIVOS

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSMATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

DEPARTAMENTODE SERVICIOSGENERALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

CONDUCTOR DE AUTOBÚS/

DE TRANSPORTE DE CARGA/OPERATIVO

OFICINA DECONTROL VEHICULAR

DIRECCIÓN GENERALDE ADMINISTRACIÓN TESORERÍA

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

DIRECCIÓN GENERAL DEFIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓN DEACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL

ESTADO

SUBSECRETARÍADE

INGRESOS

SECRETARÍADE FINANZAS YPLANEACIÓN

COORDINACIÓN DE

ASESORES

SUBSECRETARÍADE

EGRESOS

SUBSECRETARÍADE

PLANEACIÓN

UNIDADDE ACCESO A LA

INFORMACIÓN PÚBLICA

PROCURADURÍAFISCAL

UNIDADDE GÉNERO

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

DEPARTAMENTODE RELACIONES LABORALES

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COPIA NO CONTROLADA

ENERO 2015

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS


2PÁG.

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivo informático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Cinta magnética

Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizan demanera continua

Actividades que se realizan demanera simultánea

Indicadores de texto

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

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COPIA NO CONTROLADA

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS


ENERO 2015 3PÁG.

DEPARTAMENTO DE CONTROLDE MAQUINARIA Y TRANSPORTE

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ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA YTRANSPORTE LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.

FIRMA DE VALIDACIÓN


ENERO 2015 4PÁG.

NORMAS

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

Diaria.

Implementación del Programa de Trabajo de la Unidad Interna de Protección Civil.

El Jefe Operativo Interno de Protección Civil deben encargarse de coordinar las acciones de protección civilespecificadas en el Programa Interno de Protección Civil.

Cada piso de la Secretaría debe contar con un Jefe de Protección Civil que se encargará de coordinar las accionesde los brigadistas.

Los brigadistas son los responsables de difundir la información de protección civil en el área asignada de laSecretaría.

Los brigadistas de la Secretaría deben recibir capacitación sobre primeros auxilios, evacuación del inmueble,simulacros de gabinete, de campo y conatos de incendio.

El Jefe Operativo Interno de Protección Civil es el responsable de dar a conocer a los Servidores Públicos elPrograma Interno de Protección Civil, elaborado por la Unidad Interna de Protección Civil.

Establecer acciones preventivas de auxilio y recuperación, destinadas a salvaguardar la integridad física de losempleados y de las personas que acuden a las instalaciones de la Secretaría, así como proteger los bienes einformación vital, ante un caso de emergencia provocado por un fenómeno de origen natural o humano en laDependencia.

- Supervisión del Equipo Contra Incendios.

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COPIA NO CONTROLADA


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

ENERO 2015 5PÁG.


Jefe de Departamento de Controlde Maquinaria y Transporte.

Recibe el Oficio de notificación en original del Subdirector deRecursos Materiales y Servicios Generales, en el que se informa quese llevará a cabo reunión para realizar comentarios sobre ProtecciónCivil, y lo archiva de manera cronológica temporal.

Asiste a la reunión en la que participa el Secretario, Subsecretarios,Directores Generales y Subdirectores, para realizar comentariossobre la protección civil de la Secretaría.

Realiza un análisis de las áreas administrativas de la Secretaría, yjunto con el Secretario, Subsecretarios, Directores Generales ySubdirectores y se lleva a cabo el nombramiento del Jefe de la Unidadde Protección Civil, Jefes de piso, Suplentes y Brigadistas quienes seencargarán de la protección civil de cada piso.

Comunica sobre los cursos de capacitación que se llevarán a cabo alpersonal de la Unidad de Protección Civil.

Accesa al disco duro y elabora los Manuales de prevención paraenfrentar emergencias, solicita de manera verbal el diseño eimpresión en los tantos necesarios y los envía vía correo electrónicoa la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual.

Pasa el tiempo.

Recibe los Manuales de prevención para enfrentar emergencias enlos tantos necesarios de la Oficina de Diseño y ProducciónAudiovisual.

Entrega los Manuales de prevención para enfrentar emergenciasen los tantos necesarios a los Jefes de piso, para que se encarguen derepartirlos a todo el personal de la Secretaría.

Difunde la información sobre las actividades de protección civil quese están llevando a cabo a todo el personal de la Secretaría.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el procedimiento:- Supervisión del Equipo Contra Incendios.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Implementación del Programa de Trabajo de la Unidad Interna de Protección Civil.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

INICIO

OFICIO DENOTIFICACIÓN

RECIBE

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

ASISTE A LA REUNIÓNDE PROTECCIÓN CIVIL

DE LA SECRETARÍA

O

C

REALIZA ANÁLISIS Y SE LLEVA A CABO EL

NOMBRAMIENTO DEL JEFEDE LA UNIDAD DE

PROTECCIÓN CIVIL

COMUNICA SOBRELOS CURSOS DECAPACITACIÓN

PERSONAL DE LA UNIDAD DE

PROTECCIÓN CIVIL

OFICINA DE DISEÑOY PRODUCCIÓNAUDIOVISUAL

OFICINA DE DISEÑOY PRODUCCIÓNAUDIOVISUAL

JEFES DEPISO

DIFUNDE LA INFORMACIÓNSOBRE LAS ACTIVIDADES

DE PROTECCIÓN CIVIL

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- SUPERVISIÓN DE EQUIPO CONTRA INCENDIOS.

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE

IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO DE LA UNIDAD INTERNA DE PROTECCIÓN CIVIL

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE

ENERO 2015

DE MANERA VERBAL

MANUALES DEPREVENCIÓN PARA ENFRENTAREMERGENCIAS

RECIBE

1T

MANUALES DEPREVENCIÓN PARA ENFRENTAREMERGENCIAS

ENTREGA

1T

( 1 )

( 2 )

( 3 )

MANUALES DE PREVENCIÓN PARA

ENFRENTAR EMERGENCIAS

ACCESA, ELABORA, SOLICITA IMPRESIÓN Y ENVÍA

PERSONAL DE LA SECRETARÍA

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 7PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Supervisión del Equipo contra Incendios de la Secretaría.

El Jefe de Departamento de Control de Maquinaria y Transporte debe verificar semanalmente las bombaseléctricas y de gasolina, mensualmente los extintores y bimestralmente los hidrantes, así como presentar unInforme de resultados semanal al Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.

El Jefe de Departamento de Control de Maquinaria y Transporte debe supervisar la capacitación periódica deprotección civil a los Jefes de Piso y Brigadistas de la Secretaría para el uso del equipo contra incendios y primerosauxilios, así como simulacros de desastres.

La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales debe solicitar a las diferentes compañíasprestadoras de servicios de mantenimiento de Extintores un mínimo de tres Cotizaciones.

La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales es la encargada de analizar y con base en el precioy calidad del servicio debe realizar el contrato con la compañía prestadora de servicios.

Conservar y dar mantenimiento periódico al equipo contra incendios, a fin de que se encuentre en condiciones deutilización en caso de emergencias.

- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos del Departamento de Servicios Generales.

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COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 8PÁG.


Jefe de Departamento de Controlde Maquinaria y Transporte.

Revisa los Extintores que se encuentran en las áreas de la Secretaría,y verifica si es necesaria la recarga.

¿Es necesaria la recarga de los Extintores?

En caso de no ser necesaria la recarga de los Extintores:

Informa de manera verbal que no es necesaria la recarga de losExtintores al Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales.

Fin.

En caso de ser necesaria la recarga de los Extintores:

Solicita y recibe las Cotizaciones de las compañías prestadoras deservicios de mantenimiento.

Entrega las Cotizaciones en original al Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales.

Pasa el tiempo.

Recibe de manera verbal el nombre de la compañía asignada para elmantenimiento de los extintores del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales.

Entrega los Extintores para su recarga a la compañía prestadora deservicios.

Pasa el tiempo.

Recibe los Extintores ya recargados de la compañía prestadora deservicios y verifica si es correcta la carga.

¿Es correcta la carga de los Extintores?

En caso de no ser correcta la carga de los Extintores:

Devuelve los Extintores con la carga incorrecta a la compañíaprestadora de servicios, para que los recarguen.

Continúa con la actividad No. 6.

En caso de ser correcta la carga de los Extintores:

Informa de manera verbal que el servicio de mantenimiento deExtintores ha concluido al Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales.


Conecta con el procedimiento:-Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursosdel Departamento de Servicios Generales.

1.

1A.

2.

3.

4.

5.

6.

6A.

7.

Supervisión del Equipo contra Incendios de la Secretaría.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

SUPERVISIÓN DEL EQUIPO CONTRA INCENDIOS DE LA SECRETARÍA


INICIO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE

¿ES NECESARIA LA RECARGA DE LOS EXTINTORES?

NO

SI

INFORMA QUE NO ESNECESARIA LA RECARGA

DE EXTINTORES

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

FIN

COMPAÑÍAS PRESTADORAS DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

COMPAÑÍA PRESTADORA DE

SERVICIOS


SERVICIOS

¿ES CORRECTA LA CARGA DE LOS EXTINTORES?

NO

SI


SERVICIOS

INFORMA QUE EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE

EXTINTORES HA CONCLUIDO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

FIN

DE MANERA VERBAL

RECIBE EL NOMBRE DE LA COMPAÑÍA ASEGURADORA

ASIGNADA PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS

EXTINTORES


SERVICIOS GENERALES

DE MANERA VERBAL


SERVICIOS GENERALES

COTIZACIONES

ENTREGA

O

( 1A )

( 3 )

( 4 )

( 7 )

1

1

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE

RECURSOS DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES.

REVISA Y VERIFICA SI ES NECESARIA LA RECARGA

EXTINTORES

( 1 )

COTIZACIONES

SOLICITA Y RECIBE

( 2 )

O

ENTREGAPARA SU RECARGA

EXTINTORES

( 5 )

RECIBE Y VERIFICA SI ES CORRECTA LA CARGA

EXTINTORES

( 6 )

DEVUELVE CON LA CARGA INCORRECTA, PARA QUE LOS

RECARGUEN

EXTINTORES

( 6A )

DE MANERA VERBAL

ENERO 2015

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 10PÁG.

OFICINA DE MANTENIMIENTODE VEHÍCULOS

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 11PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Diaria.

Cotización y Autorización de Solicitudes de Mantenimiento.

La Solicitud de mantenimiento debe recibirse en dos tantos.

La Oficina de Mantenimiento de Vehículos debe hacer llegar al área administrativa de la Secretaría, el Presupuesto deMantenimiento y/o Reparación.

Una vez recibido el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP), la Oficina de Mantenimiento de Vehículos debeverificar en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV), que el áreaadministrativa cuente con la suficiencia presupuestal.

El trámite de autorización no es procedente cuando en la Bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo no seregistren las reparaciones iguales a la solicitadas, no se cuente con el presupuesto de mantenimiento y/o reparacióny con el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP).

El Proveedor al cual se le asigna la Solicitud de mantenimiento debe estar incluido en el Contrato abierto deprestadores de servicio y dado de alta en el Padrón de Proveedores de Gobierno del Estado.

El Jefe de la Oficina de Mantenimiento de Vehículos debe revisar la Solicitud de cotización de reparación y/o servicioantes de recabar firma de autorización del Jefe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

La Oficina de Mantenimiento de Vehículos debe supervisar la reparación del vehículo y verificar el cambio de piezas.

La Oficina de Mantenimiento de Vehículos debe solicitar vía correo electrónico a las áreas administrativas que tengana su cargo unidades vehiculares, el kilometraje actual, a fin de evaluar su mantenimiento preventivo.

Atender las solicitudes de reparación de las áreas administrativas de la Secretaría, para mantener en condicionesapropiadas de funcionamiento las unidades vehiculares.

- Recepción y Registro de Facturas.

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 12PÁG.


Oficina de Mantenimiento deVehículos.

Recibe la Solicitud de mantenimiento en dos tantos del áreaadministrativa de la Secretaría, sella de recibido el segundo tanto ydevuelve al área administrativa de la Secretaría.

Obtiene del archivo alfabético temporal, el Expediente del vehículo,revisa la Bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo en untanto y verifica si procede la reparación del vehículo.

¿Procede la reparación del vehículo?

En caso de no proceder la reparación del vehículo:

Informa vía telefónica que el trámite es improcedente al áreaadministrativa de la Secretaría y devuelve la Solicitud demantenimiento en primer tanto.

Ordena y archiva de manera alfabética temporal, el Expediente delvehículo.

Fin.

En caso de proceder la reparación del vehículo:

Determina el proveedor encargado del mantenimiento y/oreparación y solicita vía telefónica, el presupuesto de mantenimientoy/o reparación con base a la Solicitud de mantenimiento en primertanto.

Pasa tiempo.

Recibe vía telefónica el presupuesto de mantenimiento y/oreparación del proveedor.

Informa vía telefónica el presupuesto de mantenimiento y/oreparación al área administrativa de la Secretaría, y le solicitaautorización.

¿Obtuvo autorización del área administrativa de la Secretaría?

1.

2.

2A.

2A.1.

3.

4.

5.


COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 13PÁG.


En caso de no obtener autorización del área administrativa de laSecretaría:

Devuelve la Solicitud de mantenimiento en primer tanto al áreaadministrativa, informa al proveedor la no realización delmantenimiento y/o reparación y archiva de manera alfabéticatemporal, el Expediente del vehículo.

Fin.

En caso de obtener visto bueno del área administrativa de laSecretaría:

Recibe el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) en un tantodel área administrativa de la Secretaría e integra al Expediente delvehículo, la Solicitud de mantenimiento en un tanto.

Elabora la Solicitud de cotización de reparación y/o servicio enoriginal y copia y la Orden de taller y/o pedido de refacciones enoriginal y copia, y recaba firma de autorización del Jefe deDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte.

Solicita vía telefónica las Llaves de la unidad vehicular al áreaadministrativa de la Secretaría.

Recibe las Llaves de la unidad vehicular del área administrativa de laSecretaría.

Entrega la Solicitud de cotización de reparación y/o servicio encopia, la Orden de taller y/o pedido de refacciones en copia, y lasLlaves de la unidad vehicular al Conductor de Autobús/deTransporte de Carga/Operativo, para que lo traslade al tallerencargado de la reparación.

Integra al Expediente del vehículo, los siguientes documentos:- Solicitud de cotización de reparación y/o servicio en original.- Orden de taller y/o pedido de refacciones en original.

Pasa tiempo.

5A.

6.

7.

8.

9.

10.

11.



COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 14PÁG.


Recibe la Solicitud de cotización de reparación y/o servicio encopia del taller encargado de la reparación.

Obtiene del Expediente del vehículo, la Solicitud de mantenimientoen un tanto y verifica que coincida con la Solicitud de cotización dereparación y/o servicio en copia.

¿Coinciden la Solicitud de cotización de reparación y/o serviciocon la Solicitud de mantenimiento?

En caso de no coincidir la Solicitud de cotización de reparación y/oservicio con la Solicitud de mantenimiento:

Notifica vía telefónica al área administrativa de la Secretaría, lasreparaciones adicionales o que no fueron solicitadas y que requiere elvehículo, derivado de las fallas que presenta.


En caso de coincidir la Solicitud de cotización de reparación y/oservicio con la Solicitud de mantenimiento:

Recibe notificación vía telefónica que la unidad vehicular ha sidoreparada y pueden acudir por ella, del taller encargado de lareparación e informa al Conductor de Autobús/Transporte deCarga/Operativo.

Pasa el tiempo.

Recibe las Llaves de la unidad vehicular del Conductor de Autobús/Transporte de Carga/Operativo.

Informa vía telefónica que ya fue realizada la reparación y queacudan por las Llaves al área administrativa de la Secretaría.

Entrega las Llaves al área administrativa de la Secretaría.

12.

13.

13A.

14.

15.

16.

17.



COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 15PÁG.


18. Integra al Expediente del vehículo, la Solicitud de cotización dereparación y/o servicio en copia junto con la Solicitud demantenimiento en un tanto y archiva de manera alfabética temporal,el Expediente del vehículo.


Conecta con el procedimiento:- Recepción y Registro de Facturas.



COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

COTIZACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO

OFICINA DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

INICIO


ENERO 2015

ÁREAADMINISTRATIVA DE

LA SECRETARÍA


LA SECRETARÍA

EXPEDIENTEDEL VEHÍCULO

OBTIENE, REVISA LA BITÁCORA DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

Y VERIFICA

A

¿PROCEDELA REPARACIÓN DEL

VEHÍCULO?

NO

SI

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

INFORMA QUE EL TRÁMITE ES IMPROCEDENTE Y

DEVUELVE

1T


LA SECRETARÍA

VÍA TELEFÓNICA


ORDENA

A

FIN


DETERMINA Y SOLICITA EL PRESUPUESTO DE

MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN

1T

RECIBE EL PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO Y/O

REPARACIÓN

INFORMA EL PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN Y SOLICITA

AUTORIZACIÓN

PROVEEDOR

¿OBTUVOAUTORIZACIÓN DEL ÁREA

ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARÍA?

NO

SI


LA SECRETARÍA

A

FINSOLICITUD DE MANTENIMIENTO

DICTAMEN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL(DSP)

RECIBE E INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

1T

1T


LA SECRETARÍA

JEFE DEDEPARTAMENTO DE

CONTROL DE MAQUINARÍA Y TRANSPORTE

SOLICITA LAS LLAVES DE LA UNIDAD VEHÍCULAR


LA SECRETARÍA


LA SECRETARÍA

CONDUCTOR DE AUTOBÚS/ DE TRANSPORTE DE CARGA/

OPERATIVO

SOLICITUD DE COTIZACIÓN DE REPARACIÓN Y/O SERVICIO

RECIBE

1

TALLER ENCARGADO DE LA

REPARACIÓN

1

1

ORDEN DE TALLER Y/O PEDIDO DE REFACCIONES


INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

O

O

VÍA TELEFÓNICA

VÍA TELEFÓNICA

VÍA TELEFÓNICA

VÍA TELEFÓNICA

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 2A )

( 2A.1 )

( 5 )

( 6 )

( 8 )

( 11 )

( 12 )


LA SECRETARÍA

AL PROVEEDOR LA NO REALIZACIÓN DEL

MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN


RECIBE Y DEVUELVE

1T

2T

( 1 )



DEVUELVE E INFORMA

1T

O

( 5A )

RECIBE

LLAVES

( 9 )

LLAVES



ENTREGA

1

1

( 10 )

PROVEEDOR



ELABORA Y RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN

O-1

O-1

( 7 )

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

COTIZACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO



ENERO 2015

1



OBTIENE DEL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO Y VERIFICA

QUE COINCIDAN

1T

1

¿COINCIDELA SOLICITUD DE COTIZACIÓN DE

REPARACIÓN Y/O SERVICIO Y LA SOLICITUD DE

MANTENIMIENTO?

NO

SI

NOTIFICA LAS REPARACIONES ADICIONALES


LA SECRETARÍA

1

RECIBE NOTIFICACIÓN DE QUE LA UNIDAD VEHICULAR

HA SIDO REPARADA E INFORMA

VÍA TELEFÓNICA

CONDUCTOR DE AUTOBUS/TRASPORTE DE CARGA/OPERATIVO

INFORMA QUE YA FUE REALIZADA LA REPARACIÓN Y ACUDAN POR LAS LLAVES

VÍA TELEFÓNICA


LA SECRETARÍA

A

FIN

VÍA TELEFÓNICA

( 13 )

( 14 )

( 16 )

( 18 )

( 13.A )

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS

CONDUCTOR DE AUTOBUS/ TRASPORTE DE CARGA/OPERATIVO


LA SECRETARÍA

TALLER ENCARGADO DE LA

REPARACIÓN




INTEGRA AL EXPEDIENTEDEL VEHÍCULO

1T

1

RECIBE

LLAVES

( 15 )

ENTREGA

LLAVES

( 17 )

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 18PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Diaria.

Recepción y Registro de Facturas.

La Oficina de Mantenimiento de Vehículos debe obtener una copia de la Solicitud de reparación y/o refacciones porcada servicio de reparación y/o mantenimiento que realice.

Las Facturas debe contar con los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación en el Artículo29-A:- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de

contribuyentes de quien los expida. Tratándose de Contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento,deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes.

- Contener impreso el número de folio.- Lugar y fecha de expedición.- Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.- Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los

impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse en su caso.- Descripción y kilometraje del vehículo reparado.

Verificar que se efectúe el pago a los proveedores que se encargaron de la reparación y/o mantenimiento de las unidadesvehiculares.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 19PÁG.



Recibe la Orden de taller y/o pedido de refacciones en copia y laFactura en original y dos copias del Proveedor.

Obtiene del archivo cronológico temporal, la Solicitud de cotizaciónde reparación y/o servicio en original y la Solicitud demantenimiento en un tanto.

Obtiene una copia de la Solicitud de cotización de reparación y/oservicio en original, de la Solicitud de mantenimiento en un tanto yde la Orden de taller y/o pedido de refacciones en copia.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz (SIAFEV), captura e imprime la Solicitud-comprobación de recursos en cuatro tantos en su modalidad depago directo.

Elabora la Relación de órdenes de pago en original y dos copias.

Recaba rúbrica en la Solicitud-comprobación de recursos en cuatrotantos, la Factura en original, la Solicitud de cotización dereparación y/o servicio en original, la Solicitud de mantenimientoen un tanto, la Orden de taller y/o pedido de refacciones en copia yla Relación de órdenes de pago en original y dos copias del Jefe delDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte y turna alSubdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, para firmade autorización.

Pasa el tiempo.

Recibe la Solicitud-comprobación de recursos en cuatro tantos, laFactura en original, la Solicitud de cotización de reparación y/oservicio en original, la Solicitud de mantenimiento en un tanto, laOrden de taller y/o pedido de refacciones en copia y la Relación deórdenes de pago en original y dos copias del Subdirector deRecursos Materiales y Servicios Generales.

Turna la Solicitud-comprobación de recursos en dos tantos, juntocon la Factura en original, la Solicitud de cotización de reparacióny/o servicio en original, la Solicitud de mantenimiento en un tanto,la Orden de taller y/o pedido de refacciones en copia y la Relaciónde órdenes de pago en original y dos copias al Departamento deControl Presupuestal, para recabar el visto bueno de la DirecciónGeneral de Administración y su envío a la Tesorería.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 20PÁG.


Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente delproveedor e integra la siguiente documentación:- Solicitud-comprobación de recursos en tercer tanto.- Factura en primera copia.- Solicitud de cotización de reparación y/o servicio en copia.- Solicitud de mantenimiento en copia.- Orden de taller y/o pedido de refacciones en copia.

Recibe la Relación de órdenes de pago sellada en segunda copia delDepartamento de Control Presupuestal.

Accesa al programa de excel, localiza la Bitácora de mantenimientopreventivo y correctivo del vehículo, la actualiza e imprime un tanto.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente delvehículo y el Expediente de solicitudes tramitadas.

Integra los siguientes documentos:Al Expediente del vehículo:- Factura en segunda copia.- Bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo en un

tanto.Al Expediente de solicitudes tramitadas:- Solicitud-comprobación de recursos en cuarto tanto.- Relación de órdenes de pago sellada en segunda copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente delproveedor, el Expediente del vehículo y el Expediente desolicitudes tramitadas.


9.

10.

11.

12.

13.

14.



COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS


INICIO


PROVEEDOR



OBTIENE

O

1T

C

ORDEN DE TALLERY/O PEDIDODE REFACCIONES


O


OBTIENE

O

1T

1

1

1

1

JEFE DE DEPARTAMENTO DE

CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE


ENERO 2015

( 1 )

( 2 )

( 3 )

1

( 4 )

FACTURA


RECIBE

1

O

1-2

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ(SIAFEV)

ACCESA, CAPTURA E IMPRIME

EN SU MODALIDAD DE PAGO DIRECTO

1-4T

RELACIÓN DEÓRDENES DE PAGO

ELABORA

O

1-2

( 5 )

1-2





FACTURA


RECABA RÚBRICA Y TURNA PARA FIRMA DE AUTORIZACIÓN

1-4T

O

O

O

1T

1

( 6 )


SERVICIOS GENERALES

1-2





FACTURA


RECIBE AUTORIZADO

1-4T

O

O

O

1T

1

( 7 )

1-2





FACTURA


TURNA PARA RECABARVISTO BUENO

( 8 )

1-2T

O

O

O

1T

1

DEPARTAMENTO DE CONTROL

PRESUPUESTAL




FACTURA


3T

1

1

1

1

OBTIENE EL EXPEDIENTE DEL PROVEEDOR E INTEGRA

( 9 )

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS




RECIBE SELLADADE RECIBIDO

2

DEPARTAMENTO DE CONTROL

PRESUPUESTAL

FIN

C

ENERO 2015

1

( 10 )

( 12 )

C

( 13 )

EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

EXPEDIENTE DE SOLICITUDES TRAMITADAS

( 14 )

( 11 )

BITÁCORA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO

EXCEL: BITÁCORA DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO Y CORRECTIVO

ACCESA, LOCALIZA,ACTUALIZA E IMPRIME

1T

EXPEDIENTE DE SOLICITUDES TRAMITADAS

EXPEDIENTE DELVEHÍCULO

OBTIENE



BITÁCORA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO

FACTURA

INTEGRA

2

4T

1T

2

EXPEDIENTE DE SOLICITUDESTRAMITADAS


EXPEDIENTEDEL PROVEEDOR

ORDENA

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 23PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos por Concepto de Mantenimiento.

La Oficina de Mantenimiento a Vehículos debe revisar la disponibilidad presupuestal con que cuenta el áreaadministrativa de la Secretaría, así mismo que cuente con el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) y elRegistro Presupuestal de Adquisición e Inversión (RPAI).

La Oficina de Mantenimiento de Vehículos debe integrar un Expediente de fondo revolvente o comprobación parala Secretaría.

Las Facturas deben contar con los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación en el Artículo29-A:- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de

contribuyentes de quien los expida. Tratándose de Contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento,deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes.

- Contener impreso el número de folio.- Lugar y fecha de expedición.- Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.- Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los

impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse en su caso.- Descripción y kilometraje del vehículo reparado.

Llevar el control del fondo revolvente o comprobación de recursos de las áreas administrativas de la Secretaría porconcepto de reparación y/o mantenimiento vehicular.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 24PÁG.



Recibe la Solicitud-comprobación de recursos en original y copia ensu modalidad de fondo revolvente o comprobación y la Factura enoriginal y copia de las áreas administrativas de la Secretaría.

Obtiene del archivo alfabético temporal, el Expediente del vehículoen un tanto, revisa la Bitácora de mantenimiento preventivo ycorrectivo en un tanto y verifica si procede el mantenimiento delvehículo o es recurrente por la misma falla.

¿Procede el mantenimiento del vehículo?

En caso de no proceder el mantenimiento del vehículo:

Devuelve la Solicitud-comprobación de recursos en un tanto y copiaen su modalidad de fondo revolvente o comprobación y la Factura enoriginal y copia a las áreas administrativas de la Secretaría.

Fin.

En caso de proceder el mantenimiento del vehículo:

Recaba rúbrica en la Solicitud-comprobación de recursos enoriginal y copia y en la Factura en original y copia del Jefe deDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte y turna alSubdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, para suautorización.

Pasa el tiempo.

Recibe la Solicitud-comprobación de recursos autorizada enoriginal y copia y la Factura en original y copia del Subdirector deRecursos Materiales y Servicios Generales.

Comunica vía telefónica que ya fue autorizada la Solicitud-comprobación de recursos al área administrativa de la Secretaría.

Entrega la Solicitud-comprobación de recursos autorizada enoriginal y la Factura en original al área administrativa de laSecretaría.

Accesa al programa excel y registra en la Bitácora del vehículo elmantenimiento que se va a realizar en la unidad e imprime un tanto.

Elabora e integra al Expediente de fondo revolvente ocomprobación, la Solicitud-comprobación de recursos en copia y laFactura en copia.

1.

2.

2A.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 25PÁG.



Integra al Expediente del vehículo, la Bitácora del vehículo en untanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente delvehículo y el Expediente de fondo revolvente o comprobación.


9.

10.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADAÁREA

ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARÍA

ÁREASADMINISTRATIVAS DE

LA SECRETARÍA

AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS POR CONCEPTO DE MANTENIMIENTO


INICIO

FIN


¿PROCEDE EL MANTENIMIENTO DEL

VEHÍCULO?

NO

SI

ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARÍA

COMUNICA QUE YA FUEAUTORIZADA LA SOLICITUD-

COMPROBACIÓN DE RECURSOS

FIN

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y

TRANSPORTE


SERVICIOS GENERALES

ÁREA ADMINISTRATIVA DE

LA SECRETARÍA

BITÁCORADEL VEHÍCULO

INTEGRA AL EXPEDIENTEDEL VEHÍCULO

1T

EXPEDIENTEDE FONDO REVOLVENTEO COMPROBACIÓN


ORDENA

C

ENERO 2015


OBTIENE, REVISA LA BITÁCORA DEL VEHÍCULO Y

VERIFICA SI PROCEDE EL MANTENIMIENTO

A

( 2 )

( 5 )

( 6 )

( 9 )

( 10 )

( 7 )

VÍATELEFÓNICA

FACTURA

SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOSAUTORIZADA

ENTREGA

O

O

BITÁCORADEL VEHÍCULO

EXCEL: BITÁCORA DEL VEHÍCULO

ACCESA, REGISTRAEL MANTENIMIENTO

E IMPRIME

1T


SERVICIOS GENERALES

( 8 )

FACTURA

SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS

ELABORA EL EXPEDIENTE DE FONDO REVOLVENTE O

COMPROBACIÓN E INTEGRA

1

1

FACTURA


RECIBE

O-1

O-1

( 1 )

FACTURA


RECABA RÚBRICA Y TURNA

O-1

O-1

( 3 )

FACTURA


DEVUELVE

O-1

O-1

( 2A )

FACTURA


RECIBE

O-1

O-1

( 4 )

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 27PÁG.

OFICINA DE APOYO VEHICULARY SERVICIOS

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 28PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Préstamo de Vehículos a Dependencias o Áreas Administrativas de la Secretaría.

La Oficina de Apoyo Vehicular y Servicios debe tramitar el Oficio de solicitud de apoyo vehicular, únicamente si tieneel visto bueno y autorización del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Jefe deDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte.

La solicitud de unidades vehiculares para la Secretaría se realizará con 24 horas de anticipación y para lasDependencias con una semana.

El préstamo de unidades vehiculares para las Dependencias podrá consistir en transporte de carga pesada (tractocamión y camiones de carga de 10 toneladas), y para las áreas administrativas de la Secretaría, transporte de cargapesada y sedan.

El Departamento de Control de Maquinaria y Transporte, podrá proporcionar al Conductor de Autobús/deTransporte de Carga/Operativo, en los casos en que las Dependencias o áreas administrativas de la Secretaría nocuenten con el mismo.

El Departamento de Control de Maquinaria y Transporte debe informar a las Dependencias o áreas administrativas dela Secretaría, que ellos serán los encargados de los viáticos del Conductor de Autobús/de Transporte de Carga/Operativo, así como de los gastos de mantenimiento de la unidad vehicular.

La Oficina de Apoyo Vehicular y Servicios debe elaborar el Resguardo del vehículo DCM-02, al realizar el préstamoa las Dependencias y áreas administrativas de la Secretaría, a excepción de que el Conductor de Autobús/deTransporte de Carga/Operativo pertenezca al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

El Conductor de Autobús/de Transporte de Carga/Operativo de la Oficina de Mantenimiento de Vehículos debeinformar al Jefe de la Oficina, cuando la unidad presente fallas mecánicas, para que sea enviada a reparación.

Proporcionar transporte confiable y oportuno a las Dependencias y áreas administrativas de la Secretaría.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 29PÁG.


Oficina de Apoyo Vehicular yServicios.

Recibe el Oficio de solicitud de apoyo vehicular en original de lasDependencias o áreas administrativas de la Secretaría a través delJefe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

Revisa físicamente en el parque vehicular, si existe disponibilidad deunidades.

¿Existe disponibilidad de unidades vehiculares?

En caso de no existir disponibilidad de unidades vehiculares:

Informa a través de correo electrónico o vía telefónica que no cuentacon unidades vehiculares disponibles a las Dependencias o áreasadministrativas de la Secretaría y archiva de manera cronológicatemporal, el Oficio de solicitud de apoyo vehicular en original.

Fin.

En caso de existir disponibilidad de unidades vehiculares:

Informa vía telefónica que existe disponibilidad de unidadesvehiculares a las Dependencias o áreas administrativas de laSecretaría.

Atiende al Conductor de Autobús/de Transporte de Carga/Operativo, enviado por las Dependencias o áreas administrativas dela Secretaría y recibe el Oficio de comisión en original junto con laIdentificación oficial en original.

Compara los datos de la Identificación oficial de Conductor deAutobús/de Transporte de Carga/Operativo, contra el Oficio decomisión en original.

Accesa al disco duro y completa el formato de Resguardo delvehículo DCM-02 e imprime en original y copia, y devuelve alConductor de Autobús/de Transporte de Carga/Operativo, laIdentificación oficial.

Recaba firma de recibo en el Resguardo del vehículo DCM-02 enoriginal y copia del Conductor de Autobús/de Transporte de Carga/Operativo.

1.

2.

2A.

3.

4.

5.

6.

7.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 30PÁG.


8.

9.

9A.

9A.1

10.

11.

12.

13.

Solicita, recibe las Llaves del Jefe del Departamento de Control deMaquinaria y Transporte y las entrega al Conductor de Autobús/deTransporte de Carga/Operativo.

Pasa el tiempo del préstamo.

Recibe las Llaves del Conductor de Autobús/de Transporte deCarga/Operativo y revisa si coinciden las condiciones físicas de launidad vehicular, con base en el Resguardo del vehículo DCM-02 enun tanto.

¿Coinciden las condiciones físicas de la unidad vehicular con elResguardo del vehículo DCM-02?

En caso de no coincidir las condiciones físicas de la unidad vehicularcon el Resguardo del vehículo DCM-02:

Informa de manera verbal las condiciones de la unidad vehicular alConductor de Autobús/de Transporte de Carga/Operativo, paraque sea reparada por la Dependencia o área administrativa de laSecretaría y devuelve las Llaves.

Pasa el tiempo.

Recibe las Llaves de la unidad vehicular reparada del Conductor deAutobús/de Transporte de Carga/Operativo.


En caso de coincidir las condiciones físicas de la unidad vehicular conel Resguardo del vehículo DCM-02:

Recaba acuse de recibo en el Resguardo del vehículo DCM-02 enoriginal y copia del Departamento de Control de Maquinaria yTransporte.

Entrega el Resguardo del vehículo DCM-02 sellado o cancelado encopia al Conductor de Autobús/de Transporte de Carga/Operativo.

Devuelve las Llaves de la unidad vehicular al Jefe del Departamentode Control de Maquinaria y Transporte.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de apoyosvehiculares e integra el Oficio de solicitud de apoyo vehicular enoriginal y el Oficio de comisión en original.



COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 31PÁG.


Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Resguardo delvehículo DCM-02 en original y el Expediente de apoyosvehiculares.


14.Oficina de Apoyo Vehicular yServicios.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

EXPEDIENTE DE APOYOS VEHICULARES

RESGUARDO DEL VEHÍCULO DCM-02

ORDENA

ENERO 2015

PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS A DEPENDENCIAS O ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARÍA

INICIO

OFICINA DE APOYO VEHICULAR Y SERVICIOS


( 1 )

REVISA EN EL PARQUE VEHICULAR, SI EXISTE

DISPONIBILIDAD DE UNIDADES VEHICULARES

( 2 )

¿EXISTE DISPONIBILIDAD DE UNIDADES VEHICULARES?

NO

( 2A )

C

FIN

SI

INFORMA QUE EXISTE DISPONIBILIDAD DE

UNIDADES VEHICULARES

( 3 )


OPERATIVO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y

TRANSPORTE

( 11 )


TRANSPORTE

( 14 )

O

C

VÍA TELEFÓNICA

DEPENDENCIAS O ÁREAS ADMINISTRATIVAS

DE LA SECRETARÍA


OPERATIVO


OPERATIVO

CON BASE EN EL RESGUARDO DEL

VEHÍCULODCM-02

¿COINCIDEN LAS CONDICIONES FÍSICAS DE LA UNIDAD VEHICULAR CON EL RESGUARDO DEL VEHÍCULO

DCM-02?

NO

SI

C

FIN


OPERATIVO

DE MANERA VERBAL

1


OPERATIVO


OPERATIVO


OPERATIVO

DEPENDENCIAS O ÁREAS ADMINISTRATIVAS

DE LA SECRETARÍA

VÍA CORREO ELECTRÓNICO O VÍA TELEFÓNICA

A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE


DEPENDENCIA O ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA

SECRETARÍA

OFICIO DE SOLICITUD DE APOYO VEHICULAR

INFORMA QUE NO CUENTA CON UNIDADES

VEHICULARES DISPONIBLES

O


ENTREGA SELLADO DE RECIBIDO O CANCELADO

1


RECIBE

O

IDENTIFICACIÓN OFICIAL

OFICIO DE COMISIÓN

ATIENDE Y RECIBE

O

O

( 4 )

( 5 )

OFICIO DE COMISIÓN

IDENTIFICACIÓNOFICIAL

COMPARA LOS DATOS

O

O


OPERATIVO

SOLICITA, RECIBEY ENTREGA

LLAVES

( 8 )

RECIBE Y REVISA

LLAVES

( 9 )

INFORMA LAS CONDICIONES DE LA UNIDAD Y DEVUELVE

LLAVES

( 9A )

RECIBE

LLAVES

( 9A.1 )


RECABA FIRMADE RECIBIDO

O

1

( 7 )

DEVUELVE

LLAVES

( 12 )

( 13 )

OFICIO DE COMISIÓN


EXPEDIENTE DE APOYOS VEHICULARES

OBTIENE E INTEGRA

O

O

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA

Y TRANSPORTE

1

IDENTIFICACIÓNOFICIAL

O


ACCESA, COMPLETA, IMPRIME Y DEVUELVE

DISCO DURO: RESGUARDO DEL

VEHÍCULO DCM-01

( 6 )

O-1


RECABA ACUSE DE RECIBO

( 10 )

O-1

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 33PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Actualización del Resguardo por Cambio de Responsable del Área.

El vehículo que se reciba para custodia, debe permanecer en el espacio asignado al área administrativa que teníaasignada la unidad presupuestal.

La verificación de las condiciones en las que se encuentre la unidad vehicular, se debe efectuar en presencia de unrepresentante del área administrativa responsable y de la Oficina de Apoyo Vehicular y Servicios.

El Resguardo del vehículo DCM-02 debe contener la carátula donde se encuentran los datos del responsable de launidad vehicular y el inventario que describe las condiciones en las que se encuentra la misma.

Recibir de la unidad vehicular de los funcionarios, en las condiciones físicas y mecánicas en que se encuentren por motivode terminación de funciones, manteniendo un soporte documental en la entrega-recepción, así como asignarla al nuevofuncionario de la misma área administrativa.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 34PÁG.



Recibe la Tarjeta de entrega en original y las Llaves del áreaadministrativa de la Secretaría, para efectuar la entrega del vehículoasignado y verifica las condiciones físicas y mecánicas en las que serecibe el Vehículo.

Accesa al disco duro y completa el formato de Resguardo delvehículo DCM-02 e imprime en dos tantos.

Recibe la Liberación de no adeudo en original del áreaadministrativa de la Secretaría, para verificar los datos delresguardante.

Recaba firma de autorización en el Resguardo del vehículo DCM-02en dos tantos del Jefe del Departamento de Control de Maquinaria yTransporte, de recibo del área administrativa de la Secretaría, y en laLiberación de no adeudo en original del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales.

Entrega el Resguardo del vehículo DCM-02 en un tanto y laLiberación de no adeudo en original al área administrativa de laSecretaría.

Informa de manera verbal de la recepción de la unidad vehicular alJefe de Departamento de Control de Maquinaria y Transporte, y leentrega las Llaves.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente delvehículo.

Integra el Resguardo del vehículo DCM-02 en segundo tanto y laTarjeta de entrega en original.

Recibe la Tarjeta de solicitud de nueva asignación vehicularautorizada en original del área administrativa de la Secretaríasolicitante.

Informa vía telefónica la reasignación de la unidad vehicular para quela reciban a través del inventario, al área administrativa de laSecretaría solicitante.

Solicita y recibe las Llaves del Jefe de Departamento de Control deMaquinaria y Transporte.

Extrae del Expediente del vehículo, el Resguardo del vehículoDCM-02 en segundo tanto.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 35PÁG.


Acude a verificar el Vehículo con el área administrativa de laSecretaría solicitante, con base en el Resguardo del vehículoDCM-02 en segundo tanto y recaba firma de recibo en el Resguardodel área administrativa de la Secretaría solicitante.

Integra al Expediente del vehículo, el Resguardo del vehículoDCM-02 en segundo tanto.

Turna las Llaves del vehículo reasignado al área administrativa de laSecretaría solicitante.

Comunica de manera verbal que debe actualizar la carátula delResguardo del vehículo DCM-02 en un tanto que les fue entregadoal área administrativa de la Secretaría solicitante.

Pasa el tiempo.

Recibe el Resguardo del vehículo DCM-02 en dos tantos del áreaadministrativa de la Secretaría solicitante, actualizado con el nuevoresguardante.

Recaba las firmas en el Resguardo del vehículo DCM-02 en un tantodel Titular del área, el Jefe de Departamento de Control deMaquinaria y Transporte y el Jefe de la Oficina de Control Vehicular ydevuelve al área administrativa de la Secretaría solicitante.

Integra al Expediente del vehículo, el Resguardo del vehículoDCM-02 actualizado en segundo tanto y la Tarjeta de solicitud denueva asignación vehicular en original.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente delvehículo.


13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.



COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

ENERO 2015

ACTUALIZACIÓN DEL RESGUARDO POR CAMBIO DE RESPONSABLE DEL ÁREA

INICIO



ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARÍA

( 3 )


JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE, DEL ÁREA

ADMINISTRATIVA DE LASECRETARÍA Y DEL SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

JEFE DE DEPARTAMENTODE CONTROL DE MAQUINARIA

Y TRANSPORTE

( 7 )

C

( 8 )

( 9 )


INFORMA LA REASIGNACIÓN DE LA UNIDAD VEHICULAR

( 10 )


( 12 )

( 13 )


ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SECRETARÍA

( 18 )

ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SECRETARÍA

( 19 )

FIN

C

TITULAR DE ÁREA, JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

MAQUINARIA Y TRANSPORTE Y JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL

VEHICULAR

VÍA TELEFÓNICA

( 2 )

( 20 )


DISCO DURO: FORMATO DE RESGUARDO DEL VEHÍCULO DCM-02

ACCESA, COMPLETA E IMPRIME

1-2T

LIBERACIÓN DE NO ADEUDO

RECIBE Y VERIFICA DATOS DEL RESGUARDANTE

O

DE MANERA VERBAL


OBTIENE

TARJETA DE ENTREGA



2T

O

TARJETA DE SOLICITUD DE NUEVA ASIGNACIÓN VEHICULAR AUTORIZADA

RECIBE

O


EXTRAE DEL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

2T


ACUDE A VERIFICAR EL VEHÍCULO Y RECABA FIRMA

DE RECIBO

2T


RECABA FIRMAS Y DEVUELVE

1T

TARJETA DE SOLICITUD DE NUEVA ASIGNACIÓN VEHICULAR



2T

O


ORDENA

TARJETA DE ENTREGA

RECIBE Y VERIFICA LAS CONDICIONES MECANICAS

O

( 1 )

LLAVES



RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y DE RECIBO

1-2T

O

( 4 )

INFORMA Y ENTREGA

LLAVES

( 6 )

TURNA

LLAVES

( 15 )

( 14 ) RESGUARDO DEL VEHÍCULO DCM-02


2T

( 5 )




ENTREGA

1T

O


TRANSPORTE

SOLICITA Y RECIBE

LLAVES

( 11 )

COMUNICA QUE DEBE ACTUALIZAR LA CARÁTULA

DEL RESGUARDO DEL VEHÍCULO

( 16 )

DE MANERA VERBAL

( 17 )




RECIBE ACTUALIZADO CON EL NUEVO RESGUARDANTE

1-2T

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 37PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Baja de Vehículos Oficiales de la Secretaría.

Para dar de baja los vehículos oficiales de la Secretaría, la Dependencia debe recibir la aprobación del Subcomitéde Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Secretaría de Finanzas yPlaneación de la propuesta para baja de los vehículos oficiales, a través del acta con base en la Ley Numeral 539de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave y previo Dictamen técnico.

Las bajas de la Tarjeta de circulación y de las Placas deben tramitarse en las Oficinas de Hacienda y entregarcopias de la Documentación comprobatoria al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte, para quese integre al Expediente respectivo.

La Documentación de respaldo para la baja de vehículos oficiales que debe entregar el área administrativa dela Secretaría, es la siguiente:- Reporte de baja de maquinaria y vehículos DGA-V-02 en original.- Álbum fotográfico, con las características del vehículo.- Recibo de ingresos en original (por baja de Tarjeta de circulación y Placas).- Calca de los números de serie y de motor en original.- Diagnóstico mecánico en dos tantos.- Carátula del resguardo del formato DCM-02 en copia de la unidad vehicular que se va a dar de baja.- Forma de ingresos para pago referenciado en original.

Para realizar la baja de la Tarjeta de circulación y de las Placas, el vehículo debe estar al corriente en el pago dederechos o tenencia.

En caso de que no coincidan los datos de la Factura del vehículo con los datos físicos del motor de la unidadvehicular, el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte debe solicitar al área administrativa de laSecretaría, el Acta administrativa donde respalde el cambio o pérdida del motor.

Depurar y mantener actualizado el padrón vehicular de Gobierno del Estado.

- Baja al Padrón Vehicular.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS

ENERO 2015 38PÁG.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios GeneralesManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO


En caso de que el Vehículo no esté registrado en el padrón vehicular de Gobierno del Estado, se debe procedera devolver la documentación al área administrativa de la Secretaría solicitante, para que ésta se encargue deregularizarlo.

El Diagnóstico mecánico de la unidad vehicular se debe determinar en costos y deberán ser de dos talleresmecánicos diferentes.

Los trámites de baja del Vehículo son improcedentes cuando los datos de la Factura del vehículo no coincidancon el chasis; asimismo cuando la copia de la Factura entregada por el área administrativa de la Secretaría no seavisible, el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte debe solicitar a la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, a través de Oficio de solicitud, laFactura del vehículo en copia.

Cada Expediente del vehículo propuesto para baja debe contener el Acta de aprobación del Subcomité deAdquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Secretaría de Finanzas yPlaneación.

La Oficina de Apoyo Vehicular y Servicios debe realizar el inventario físico del Vehículo en coordinación con unrepresentante del área administrativa de la Secretaría, del Órgano Interno de Control en la Secretaría deFinanzas y Planeación y del personal del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 39PÁG.



Recibe el Oficio de solicitud de baja del vehículo en original, laFactura del vehículo en copia y la Documentación de respaldodel área administrativa de la Secretaría a través del Subdirectorde Recursos Materiales y Servicios Generales.

Coteja la Documentación de respaldo con los datos de la Facturadel vehículo en copia y verifica si coinciden.

¿Coincide con los datos de la Factura del vehículo?

En caso de no coincidir con los datos de la Factura del vehículo:

Devuelve el Oficio de solicitud de baja del vehículo en original, laFactura del vehículo en copia y la Documentación de respaldo alárea administrativa de la Secretaría para su corrección.


En caso de coincidir con los datos de la Factura del vehículo:

Accesa a la Base de Datos de Vehículos del Gobierno del Estadoy verifica que la unidad vehicular esté inscrita en el PadrónVehicular de Gobierno del Estado.

¿Está inscrita la unidad vehicular en el padrón?

En caso de no estar inscrita la unidad vehicular en el padrón:

Devuelve el Oficio de solicitud de baja del vehículo en original, laFactura del vehículo en copia y la Documentación de respaldo alárea administrativa de la Secretaría para su trámite de alta en elPadrón Vehicular.

Fin.

En caso de estar inscrita la unidad vehicular en el padrón:

Elabora e integra el Paquete A, con los siguientes documentos:- Factura del vehículo en primera copia.- Documentación de respaldo.

Comunica vía correo electrónico la programación de recepcióndel Vehículo al área administrativa de la Secretaría.

Pasa el tiempo.

Recibe el Vehículo y el Juego de llaves en los espacios destinadospara la baja del área administrativa de la Secretaría.

1.

2.

2A.

3.

3A.

4.

5.

6.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 40PÁG.


Accesa al disco duro e imprime el Resguardo del vehículo DCM-02 en original.

Realiza el inventario físico del Vehículo, registra en el Resguardodel vehículo DCM-02 en original el resultado del inventario físicoy recaba firma de autorización de las personas que intervinieronen su elaboración.

Elabora el Acta de entrega-recepción de baja del vehículo enoriginal y recaba firma de autorización de los titulares del áreaadministrativa de la Secretaría y de las personas que intervinieronen el inventario físico.

Decide de acuerdo a las características del vehículo donde se debeestacionar.

Obtiene del Paquete A, el Reporte de baja de maquinaria yvehículos DGA-V-02 en original.

Obtiene una copia de los siguientes documentos:- Paquete A.- Resguardo del vehículo DCM-02 en original.- Acta de entrega-recepción de baja del vehículo en original.- Reporte de baja de maquinaria y vehículos DGA-V-02 en

original.

Integra al Paquete A los siguientes documentos:- Resguardo del vehículo DCM-02 en original.- Acta de entrega-recepción de baja del vehículo en original- Reporte de baja de maquinaria y vehículos DGA-V-02 en

original.- Juego de llaves.

Elabora el Paquete B e integra los siguientes documentos:- Paquete A en copia.- Resguardo del vehículo DCM-02 en copia.- Acta de entrega-recepción de baja del vehículo en copia.

Entrega el Reporte de baja de maquinaria y vehículos DGA-V-02en copia a la Oficina de Control Vehicular y el Paquete B al áreaadministrativa de la Secretaría.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Oficio desolicitud de baja del vehículo en original y el Paquete A.


Conecta con los procedimientos:- Baja al Padrón Vehicular.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.



COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

BASE DE DATOS DE VEHÍCULOS DEL

GOBIERNO DEL ESTADO

ENERO 2015

BAJA DE VEHÍCULOS OFICIALES DE LA SECRETARÍA

INICIO



¿COINCIDE CON LOS DATOS DE LA FACTURA DEL

VEHÍCULO?

NO

SI

DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO

FACTURA DEL VEHÍCULO

OFICIO SOLICITUD DE BAJA DE VEHÍCULO

DEVUELVE PARA SU CORRECCIÓN


LA SECRETARÍA

O

1

( 2A. )

ACCESA Y VERIFICA QUE ESTÉ INSCRITA EN EL PADRÓN

VEHICULAR DE GOBIERNO DEL ESTADO

( 3 )



ELABORA EL PAQUETE AE INTREGA

( 4 )

1

COMUNICA LA PROGRAMACIÓN DE

RECEPCIÓN DE VEHÍCULO

( 5 )

VÍA CORREO ELECTRÓNICO


LA SECRETARÍA

ÁREA ADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

PERSONAS QUE INTERVINIERON EN LA ELABORACIÓN

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE BAJA DEL VEHÍCULO


( 9 )

O

TITULARES DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARÍA

Y PERSONAS QUE INTERVINIERONEN EL INVENTARIO

DECIDE DONDE SE DEBE ESTACIONAR

( 10 )

ACTA DE BAJA DEL VEHÍCULO


PAQUETE “A”

ELABORA EL PAQUETE “B”E INTEGRA

PAQUETE “B”

REPORTE DE BAJA DE MAQUINARIA Y VEHÍCULOS DGA-V-02

ENTREGA

PAQUETE “A”

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA DEL VEHÍCULO

ORDENA

( 14 )

1

1

1

( 15 )

1

OFICINA DE CONTROL VEHICULAR Y ÁREA

ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARÍA

( 16 )

O

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:-BAJA AL PADRÓN VEHICULAR

C

¿ESTA INSCRITA LA UNIDAD VEHÍCULAR EN EL PADRÓN

NO

SI




DEVUELVE

( 3A. )


LA SECRETARÍA

O

1

FIN


DOCUMENTACIÓN RESPALDO

COTEJA

( 2 )

1


OBTIENE DEL PAQUETE “A”

O

( 11 )

( 12 )


ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE BAJA DE VEHÍCULO

RESGUARDO DE VEHÍCULO DCM-02

O

PAQUETE “A”

OBTIENE

O

O

1

1

1

O

1

1

1


LA SECRETARÍA

A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES




RECIBE

( 1 )

O

1

JUEGO DE LLAVES

RECIBE EN LO ESPACIOS DESTINADOS PARA LA BAJA

VEHÍCULO

( 6 )

( 7 )



VEHÍCULO DCM-02

ACCESA E IMPRIME

O


REALIZA EL INVENTARIO FÍSICO, REGISTRA Y RECABA

FIRMA

( 8 )

O

JUEGO DE LLAVES

( 13 )


ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE BAJA DEL VEHÍCULO


INTEGRA AL PAQUETE “A”

O

O

O

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 42PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Subasta de Vehículos.

El Álbum de avalúo debe contener la fotografía, condiciones físicas del Vehículo y el valor asignado por el PeritoValuador.

El Álbum de calcas debe contener el número de serie y de motor del Vehículo, tomado por un Perito Valuadorexterno.

La Procuraduría Fiscal es responsable de realizar los trámites de autorización de la subasta ante el H. Congreso delEstado.

La Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos en coordinación con laProcuraduría Fiscal deben programar el periodo de realización de la subasta.

Un representante del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte debe participar en la realización del actode subasta de los Vehículos.

En la entrega de las unidades vehiculares vendidas, deben participar los representantes del Órgano Interno de Controlen la Secretaría de Finanzas y Planeación y del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

Cuando no coincida el número de motor del Vehículo, el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte debeiniciar los trámites para expedir la Constancia de cambio de motor al nuevo propietario.

Cuando la copia de la Factura entregada por el área administrativa de la Secretaría no sea visible, el Departamento deControl de Maquinaria y Transporte debe solicitar a la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, a través de Oficio, la Factura endosada del vehículo en copia o en su caso, elActa de Adjudicación del nuevo propietario en copia.

Vender los vehículos dados de baja del padrón vehicular de Gobierno del Estado, por incosteabilidad de reparación.

- Baja al Padrón Vehicular.- Baja de Vehículos Oficiales de la Secretaría.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 43PÁG.



Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente delvehículo disponibles para la subasta.

Elabora la Relación de vehículos susceptibles a subasta en un tantocon base al Expediente del vehículo.

Elabora la Tarjeta de envío de relación de vehículos en original ycopia, anexa la Relación de vehículos susceptibles a subasta en untanto y recaba rúbrica del Jefe de Departamento de Control deMaquinaria y firma del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales.

Turna la Tarjeta de envío de relación de vehículos en original a laSubdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa tiempo.

Recibe vía telefónica la fecha programada para la visita del PeritoValuador de la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Acude al estudio de los vehículos con el Perito Valuador.

Recibe el Estudio de avalúo de vehículos en copia de la Subdirecciónde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y verifica si se trata de desecho ferroso o venta normal.

¿Se trata de desecho ferroso o venta normal?

En caso de ser desecho ferroso:

Recibe el Acta de adjudicación en copia junto con la Factura deventa del vehículo en copia de la Subdirección de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Obtienen del archivo cronológico temporal, el Expediente delvehículo e integra el Acta de adjudicación en copia junto con laFactura de venta del vehículo en copia.

Fin.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

7A.

7A.1


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 44PÁG.


En caso de ser venta normal:

Elabora la Tarjeta de solicitud de avalúo en original y copia y recabafirma de autorización del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales.

Informa vía telefónica, sobre los trabajos que se deben realizar a losVehículos al Perito Valuador.

Elabora el Listado de los vehículos a subastar en un tanto y archivade manera cronológica temporal, la Tarjeta de solicitud de avalúoen original.

Entrega el Listado de los vehículos a subastar en un tanto al PeritoValuador.

Pasa el tiempo.

Recibe el Álbum de avalúo y el Álbum de calcas del Perito Valuador.

Obtiene del Expediente del vehículo, la Calca de los números deserie y de motor en copia.

Verifica si coincide el número de serie y de motor del Álbum decalcas con la Calca de los números de serie y de motor en copia y elVehículo físicamente.

¿Coincide el número de serie y de motor del Álbum de calcas?

En caso de no coincidir el número de serie y de motor del Álbum decalcas:

Entrega el Álbum de calcas al Perito Valuador y le requiere lasmodificaciones necesarias.

Pasa el tiempo.

Recibe del Perito Valuador el Álbum de calcas corregido.


En caso de coincidir el número de serie y de motor del Álbum decalcas:

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

14A.

14A.1



COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 45PÁG.


Elabora el Croquis de identificación en un tanto, donde se indica laubicación física de los Vehículos y lo entrega a la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, para que realice la subasta de vehículos.

Pasa el tiempo de la subasta.

Recibe el Oficio de notificación de la subasta en original de laSubdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.

Pasa el tiempo.

Recibe el Acta de apertura de ofertas en copia dando a conocer elresultado de la subasta y la Factura de venta del vehículo en copia dela Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Participa en la revisión de los Vehículos, y verifica si coincide elnúmero de motor con la Factura de venta del vehículo en copia delos adjudicados.

¿Coincide el número de motor con la Factura de venta del vehículo?

En caso de no coincidir el número de motor con la Factura de ventadel vehículo:

Recibe de manera verbal la solicitud de modificación junto con laFactura de venta del vehículo en copia de la persona a la cual se leadjudicó el vehículo.

Verifica en el Expediente del vehículo, el número de motor, elaboraConstancia de cambio de motor en original y copia, y recaba firmade autorización del Jefe de Departamento de Control de Maquinariay Transporte.

Recaba firma de recibo en la Constancia de cambio de motor en lacopia de la persona a la cual se le adjudicó el vehículo, y le entrega eloriginal.


15.

16.

17.

18.

18A.

18A.1

18A.2



COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 46PÁG.


En caso de coincidir el número de motor con la Factura:

Elabora la Orden de salida del vehículo en original y copia, donde seindica a quién se debe liberar la unidad vehicular y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio de notificación de la subasta enoriginal y el Acta de apertura de ofertas en copia.

Distribuye la Orden de salida del vehículo de la siguiente manera:- Original al nuevo propietario.- Copia al archivo cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

Acude al corralón y realiza el inventario físico de los vehículos que nofueron subastados.

Recibe el Oficio de envío de factura en original y la Facturaendosada del vehículo en copia de la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Obtiene una copia de la Factura endosada del vehículo en copia y laturna a la Oficina de Control Vehicular.

Integra al Expediente del vehículo, la Calca de los números de seriey de motor en copia y la Factura endosada del vehículo en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Oficio de envíode facturas en original, la Constancia de cambio de motor en copiay el Expediente del vehículo.


Conecta con el procedimiento:- Baja al Padrón Vehicular.- Baja de Vehículos Oficiales de la Secretaría.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.



COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

ENERO 2015

SUBASTA DE VEHÍCULOS

INICIO




OBTIENE

( 1 )

C

RELACIÓN DE VEHÍCULOS SUSCEPTIBLES A SUBASTA

ELABORA

( 2 )

1T

CON BASE AL EXPEDIENTE DEL

VEHÍCULO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y SUBDIRECTOR DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

¿SE TRATA DE DESECHO FERROSO O VENTA NORMAL?

DESECHO FERROSO

VENTA NORMAL

FACTURA DE VENTA DEL VEHÍCULO

ACTA DE ADJUDICACIÓN

RECIBE

( 7A )

1

1


ACTA DE ADJUDICACIÓN


OBTIENE E INTEGRA

( 7A.1 )

C

1

1

FIN

CALCA DE LOS NÚMEROS DE SERIE Y MOTOR

OBTIENE DEL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

( 13 )

1

1

1

PERITO VALUADOR DE AL SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS

SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS Y ACTIVOS


SERVICIOS GENERALES

PERITO VALUADOR

ÁLBUM DE CALCAS

ÁLBUM DE AVALÚO

RECIBE

( 12 )ESTUDIO DE AVALÚO DE VEHÍCULOS

RECIBE Y VERIFICA SI SE TRATA DE DESECHO

FERROSO O VENTA NORMAL

( 7 )

1



RELACIÓN DE VEHÍCULOS SUSCEPTIBLES A SUBASTA

TARJETA DE ENVÍO DE RELACIÓN DE VEHÍCULOS

ELABORA, ANEXA, RECABA RÚBRICA Y FIRMA

( 3 )

O

1

1T

( 4 ) TARJETA DE ENVÍO DE RELACIÓN DE VEHÍCULOS

TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

O

1

VEHÍCULO

( 14 )

CALCA DE LOS NÚMEROS DE SERIE Y DE MOTOR

ÁLBUM DE CALCAS

VERIFICA SI COINCIDE

1

RECIBE LA FECHA PARA VISITA DEL PERITO

VALUADOR

( 5 )

VÍA TELEFÓNICA



INFORMA SOBRE LOS TRABAJOS QUE SE DEBEN

REALIZAR

( 9 )

VÍA TELEFÓNICA

C

LISTADO DE VEHÍCULOS A SUBASTAR

ENTREGA

1T

( 11 )

PERITO VALUADOR

PERITO VALUADOR

( 10 )

TARJETA DE SOLICITUD DE AVALÚO

LISTADO DE VEHÍCULOS A SUBASTAR

ELABORA

1T

O

ACUDE AL ESTUDIO DE LOS VEHÍCULOS

( 6 )

CON EL PERITO VALUADOR

¿COINCIDE EL NÚMERO DE SERIE Y DE MOTOR DE ÁLBUM

DE CALCAS?

NO

SI

PERITO VALUADOR

( 14A )

( 14A.1 )

PERITO VALUADOR

1

CROQUIS DE IDENTIFICACIÓN

ELABORA Y ENTREGA

1T



( 15 )

PARA REALIZAR LA SUBASTA DE

VEHÍCULOS

ÁLBUM DE CALCAS

ENTREGA Y REQUIERE LAS MODIFICACIONES

NECESARIAS

ÁLBUM DE CALCAS

RECIBE

TARJETA DE SOLICITUD DE AVALÚO


( 8 )

O-1

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

1

SUBASTA DE VEHÍCULOS



ENERO 2015

C

NUEVO PROPIETARIO

C

ACUDE AL CORRALÓN Y REALIZA INVENTARIO FÍSICO

DE VEHÍCULOS QUE NO FUERON SUBASTADOS

( 21 )

FACTURA ENDOSADA DEL VEHÍCULO

CALCA DE LOS NÚMEROS DE SERIE DE MOTOR


( 24 )

1

1


CONSTANCIA DE CAMBIO DE MOTOR

OFICIO DE ENVÍO DE FACTURAS

ORDENA

( 25 )

O

1

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- BAJA AL PADRÓN VEHICULAR- BAJA DE VEHÍCULOS OFICIALES DE LA SECRETARÍA

OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA SUBASTA

RECIBE

( 16 )

O


ACTA DE APERTURA DE OFERTAS

RECIBE EL RESULTADO DE LA SUBASTA

( 17 )

1

1

2



SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS Y ACTIVOS

ORDEN DE SALIDA DEL VEHÍCULO

DISTRIBUYE

( 20 )

O

1

¿COINCIDE EL NÚMERO DE MOTOR CON LA FACTURA DE

VENTA DEL VEHÍCULO?

NO

SI

DE MANERA VERBAL

PERSONA A LA CUAL SE LE ADJUDICÓ EL

VEHÍCULO



( 18A.2 )

2

FACTURA DE VENTA DE VEHÍCULO

PARTICIPA Y VERIFICA SI COINCIDE EL NÚMERO DE

MOTOR

( 18 )

1


RECABA FIRMA DE RECIBO Y ENTREGA

O

1

PERSONA ADJUDICADA


RECIBE SOLICITUD DE MODIFICACIÓN

( 18A )

1

PERSONA ADJUDICADA


OFICIO DE ENVÍO DE FACTURA

RECIBE

( 22 )



O

1

( 23 )

OFICINA DE CONTROL VEHICULAR


OBTIENE Y TURNA

1

1


VERIFICA, ELABORA Y RECABA FIRMA DE

AUTORIZACIÓN

O-1

( 18A.1)

ACTA DE APERTURA DE OFERTAS

1

OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA SUBASTA

ORDEN DE SALIDA DEL VEHÍCULO

ELABORA

( 19 )

O-1

O

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 49PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Verificación Permanente del Parque Vehicular de la Secretaría.

Los Vehículos oficiales deben concentrarse en la Secretaría en las fechas determinadas en el Calendario Oficial.

La verificación física de los Vehículos oficiales se debe realizar con un representante del Órgano Interno de Controlen la Secretaría de Finanzas y Planeación, así mismo se debe verificar que cuenten con el logotipo de la Secretaría,número económico y que porten las dos placas.

Las áreas administrativas son responsables de solventar las observaciones que realice el Órgano Interno de Control enla Secretaría de Finanzas y Planeación referentes a los vehículos oficiales asignados.

En caso de que al Vehículo oficial le falte alguna placa, el área administrativa que tenga a su cargo el vehículo debesolicitar la reposición de la misma al área administrativa correspondiente.

Verificar que los vehículos oficiales de la Secretaría se encuentren resguardados en la misma.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 50PÁG.



Accesa al disco duro y consulta la carpeta Alta de vehículos porejercicio fiscal correspondiente.

Elabora el Oficio circular de verificación permanente en original ycopias necesarias y el Listado de áreas administrativas de laSecretaría en un tanto, con base a la carpeta Alta de vehículos porejercicio fiscal correspondiente.

Recaba rúbrica en el Oficio circular de verificación permanente enoriginal y copias necesarias del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales y firma del Director General de Administración através del Jefe de Departamento de Control de Maquinaria yTransporte.

Distribuye el Oficio circular de verificación permanente en copia alas áreas administrativas de la Secretaría, y recaba acuse de recibo enel Listado de áreas administrativas de la Secretaría en un tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe el Formato de verificación física en original del ÓrganoInterno de Control en la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Acude al estacionamiento de la Secretaría con el Formato deverificación física en original y con un representante del ÓrganoInterno de Control en la Secretaría de Finanzas y Planeación yverifica si se encuentra el Vehículo oficial.

¿Se encuentra el Vehículo oficial?

En caso de no encontrarse el Vehículo oficial:

Verifica si se entregó oportunamente al área administrativa de laSecretaría, el Oficio circular de verificación permanente y si recibióTarjeta u Oficio de notificación que el vehículo se encuentra decomisión o en taller.

¿Recibió Tarjeta u Oficio de notificación?

En caso de no haber recibido la Tarjeta u Oficio de notificación:

Anota la observación en el Formato de verificación física en originaly archiva de manera cronológica temporal.

Fin.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

6A.

6B.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 51PÁG.


6C.

7.

8.

9.



En caso de haber recibido la Tarjeta u Oficio de notificación:

Anota la observación en el Formato de verificación física en originaly determina con el representante del Órgano Interno de Control en laSecretaría de Finanzas y Planeación, la fecha a verificarposteriormente.


En caso de encontrarse el Vehículo oficial:

Verifica el Vehículo oficial con el representante del Órgano Internode Control en la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Pasa tiempo.

Recibe el Informe ejecutivo en original del Órgano Interno deControl en la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los siguientesdocumentos:

- Oficio circular de verificación permanente en original.- Formato de verificación física en original- Informe ejecutivo en original.- Listado de áreas administrativas de la Secretaría en un tanto.- En su caso, la Tarjeta u Oficio de notificación en original.

FIN DEL PROCEDIMEINTO.COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

ENERO 2015

VERIFICACIÓN PERMANENTE DEL PARQUE VEHICULAR DE LA SECRETARÍA

INICIO



( 1 )


Y DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


CONTROL DE MAQUINARIAY TRANSPORTE

( 4 )

ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE

LA SECRETARÍA

FORMATO DE VERIFICACIÓN FÍSICA

RECIBE

( 5 )

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

O


ACUDE AL ESTACIONAMIENTO DE LA

SECRETARÍA Y VERIFICA SI SE ENCUENTRA EL VEHÍCULO

OFICIAL

( 6 )

O

CON UN REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE

CONTROL DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

¿SE ENCUENTRA EL VEHÍCULO OFICIAL?

NO

SI

¿RECIBIÓ TARJETA U OFICIO DE NOTIFICACIÓN?

NO

SI

( 7B )

FIN( 6C )

1

1

CON EL REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE

CONTROL EN LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

( 8 )

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

FIN


ANOTA LA OBSERVACIÓN

O

CON EL REPRESENTANTE DEL ÓRGANO INTERNO DE

CONTROL EN LA SECRETARÍA DE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

INFORME EJECUTIVO

RECIBE

O

C

CON BASE A LA CARPETADE ALTA DE VEHÍCULOS

POR EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE

C

LISTADO DE ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARÍA

INFORME EJECUTIVO


OFICIO CIRCULAR DE VERIFICACIÓN PERMANENTE

ORDENA

( 9 )

O

O

O

1T

DISCO DURO: CARPETA ALTA DE VEHÍCULOS

POR EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE

ACCESA Y CONSULTA



DISTRIBUYE Y RECABA ACUSE DE RECIBO

1

1T


ANOTA LA OBSERVACIÓN Y DETERMINA LA FECHA A

VERIFICAR

O

( 2 )



ELABORA

O

1

1T


RECABA RÚBRICA Y FIRMA

O

1

( 3 )

( 6A )

VERIFICA SI ENTREGÓ OPORTUNAMENTE EL OFICIO

O RECIBIÓ TARJETA DE NOTIFICACIÓN

VERIFICA

VEHÍCULO OFICIAL

( 7 )

EN SU CASO, LA TARJETA U OFICIO DE NOTIFICACIÓN

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 53PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Anual.

Validación de Resguardos Vehiculares de las Áreas Administrativas de la Secretaría.

El Oficio circular de verificación permanente debe dirigirse a las áreas administrativas de la Secretaría que tenganasignado un Vehículo oficial.

Verificar que los vehículos oficiales prestados a las áreas administrativas esten asignados de acuerdo al resguardo delvehículo DCM-02 y en las condiciones físicas que en el mismo se establecen.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 54PÁG.



Accesa al disco duro y consulta la carpeta Alta de vehículos porejercicio fiscal correspondiente.

Elabora el Oficio circular de actualización de resguardos en originaly copias necesarias y el Listado de áreas en un tanto, con base en lacarpeta de Alta de vehículos por ejercicio fiscal.

Recaba rúbrica en el Oficio circular de actualización de resguardosen original y copias necesarias del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales y firma del Director General deAdministración a través del Jefe de Departamento de Control deMaquinaria.

Distribuye el Oficio circular de actualización de resguardos encopia a las áreas administrativas de la Secretaría y recaba acuse derecibo en el Listado de áreas en un tanto.

Pasa tiempo.

Accesa al disco duro en el formato Resguardo del vehículo DCM-02e imprime en un tanto.

Acude al estacionamiento con un representante del áreaadministrativa de la Secretaría, realiza el inventario físico, y requisitael Resguardo del vehículo DCM-02 en un tanto.

Recibe la Licencia de manejo vigente del conductor del vehículooficial en copia del representante del área administrativa.

Accesa al disco duro en el formato Resguardo del vehículo DCM-02y captura los datos actualizados del vehículo oficial, respaldando conel nombre y carpeta correspondiente.

Envía vía correo electrónico el formato Resguardo del vehículoDCM-02 al área administrativa de la Secretaría, para su revisión.

Accesa al archivo electrónico Control de licencias de conducir yactualiza los datos con base a la Licencia de manejo vigente delconductor del vehículo oficial en copia.

Recibe el Resguardo del vehículo DCM-02 en tres tantos del áreaadministrativa de la Secretaría, sella un tanto y lo devuelve.

Turna el formato Resguardo del vehículo DCM-02 en primer tantoal Jefe de Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 55PÁG.




13.

14.

15.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente delvehículo, y extrae el Resguardo del vehículo DCM-02 anterior en untanto.

Integra el Resguardo del vehículo DCM-02 en segundo tanto alExpediente del Vehículo y desecha el anterior.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los siguientesdocumentos:- Oficio circular de actualización de resguardos en original.- Listado de áreas en un tanto.- Licencia de manejo vigente del conductor del Vehículo oficial en

copia.- Expediente del vehículo.

FIN DEL PROCEDIMEINTO.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

ENERO 2015

VALIDACIÓN DE RESGUARDOS VEHICULARES DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARÍA

INICIO



CON BASE A LA ALTA DE VEHÍCULOS POR

EJERCICIO FISCAL


Y DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN



( 4 )

ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE

LA SECRETARÍA

1T

( 5 )


ACUDE, REALIZA INVENTARIO FÍSICO Y

REQUISITA

( 6 )

1T

CON UN REPRESENTANTE DEL


LICENCIA DE MANEJO VIGENTE

RECIBE

( 7 )

REPRESENTANTE DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

1

DEL CONDUCTOR DEL VEHÍCULO

OFICIAL

( 8 )

( 9 )


LA SECRETARÍA

VÍA CORREO ELECTRONICO

( 10 )


( 11 )


LA SECRETARÍA


TURNA

( 12 )

1T


TRANSPORTE

( 13 )

C

FIN

C

LISTADO DE ÁREAS

OFICIO CIRCULAR DE ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS

DISTRIBUYE Y RECABA ACUSE DE RECIBO

( 15 )

1

1T

( 1 )


VEHÍCULO DCM-02

ACCESA, CAPTURA Y RESPALDA


DISCO DURO FORMATO: RESGUARDO DEL

VEHÍCULO DCM-02

ACCESA E IMPRIME

1T

FORMATO RESGUARDO DEL VEHÍCULO DCM-02

ENVÍA PARA REVISIÓN


ARCHIVO ELECTRÓNICO: CONTROL DE LICENCIAS

DE CONDUCIR

ACCESA Y ACTUALIZA

1

DISCO DURO: CARPETA DE ALTA DE VEHÍCULOS

POR EJERCICIO FISCAL

ACCESA Y CONSULTA


RECIBE, SELLA Y DEVUELVE

1-2T

3T

2T



LISTADO DE ÁREAS

OFICIO CIRCULAR DE ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS

ORDENA

O

1T

1

RESGUARDO DEL VEHÍCULO DCM-02 ANTERIOR


OBTIENE Y EXTRAE

1T

LISTADO DE ÁREAS

OFICIO CIRCULAR DE LA ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS

ELABORA

( 2 )

O

1

1T

( 3 ) OFICIO CIRCULAR DE ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDO

RECABA RÚBRICA Y FIRMA

O

1

DESECHA EL ANTERIOR

( 14 ) RESGUARDO DEL VEHÍCULO DCM-02

INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO Y DESECHA

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 57PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Clasificación y Almacenamiento en el Archivo Moctezuma.

El Departamento de Control de Maquinaria y Transporte debe cumplir con las especificaciones contenidas en losLineamientos para Catalogar, Clasificar y Conservar los Documentos y la Organización de Archivos publicados en laGaceta Oficial del Estado.

La Solicitud de dictamen de valoración documental debe respaldarse con los siguientes documentos como Anexo:- Oficio de solicitud de baja.- Inventarios de baja.- Ficha técnica de prevaloración.- Declaratoria de prevaloración.- Acta de baja documental.

El Departamento de Control de Maquinaria y Transporte debe presentar una Propuesta dirigida al Archivo Generaldel Estado para la baja de los documentos que hayan perdido su valor con base al Catálogo de DisposiciónDocumental, antes de dar inicio al proceso de baja definitiva de la documentación que se encuentra resguardada enel Archivo General del Estado.

Clasificar y enviar los expedientes que no tengan valor documental ante el Archivo General del Estado, con la finalidad dedepurar los documentos a cargo del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 58PÁG.



Recibe la Relación de expedientes en dos tantos y las Cajas deexpedientes de la Oficina de Mantenimiento de Vehículos y deControl Vehicular, y verifica si coincide el contenido de las Cajas conla Relación.

¿Coincide el contenido de las Cajas de expedientes con la Relaciónde expedientes?

En caso de no coincidir el contenido de las Cajas de expedientes conla Relación de expedientes:

Devuelve la Relación de expedientes en dos tantos y las Cajas deexpedientes a las Oficinas de Mantenimiento de Vehículos y deControl Vehicular, para su corrección.

Continúa con la actividad No. 1

En caso de coincidir el contenido de las Cajas de expedientes con laRelación de expedientes:

Elabora la Orden de salida dirigida al Departamento de Seguridad enoriginal y copia con base en la Relación de expedientes en dostantos, clasifica las Cajas de expedientes y recaba firma en la Ordendel Jefe de Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

Entrega la Orden de salida en original al Departamento deSeguridad y recaba sello de salida en la copia.

Traslada y entrega la Relación de expedientes en primer tanto y lasCajas de expedientes al Archivo de Moctezuma, y recaba acuse derecibo en la Relación en segundo tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, laOrden de salida encopia y la Relación de expedientes en segundo tanto.

Pasa tiempo.

Recibe instrucciones para promover la baja definitiva de ladocumentación resguardada en el Archivo de Moctezuma, del Jefe deDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte.

Elabora la Solicitud de dictamen de valoración documental enoriginal y copia y los Anexos, y recaba firma del Subdirector deRecursos Materiales y Servicios Generales a través del Jefe deDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte.

1.

1A.

2.

3.

4.

5.

6.

7.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 59PÁG.




8.

9

10.

11.

12.

13.

Entrega la Solicitud de dictamen de valoración documental enoriginal y los Anexos al Archivo General del Estado y recaba acuse derecibo en la Solicitud en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Solicitud dedictamen de valoración documental en copia.

Pasa tiempo.

Recibe la Solicitud de dictamen de valoración documentalautorizada en original y los Anexos autorizados del Archivo Generaldel Estado a través del Administrativo Especializado de Oficialía dePartes.

Obtiene una copia de la Solicitud de dictamen de valoracióndocumental autorizada en original y los Anexos autorizados.

Acude al Archivo de Moctezuma y entrega la Solicitud de dictamende valoración documental en original y los Anexos autorizados, yrecaba acuse de recibo en la copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Solicitud dedictamen de valoración documental autorizada en copia y susAnexos autorizados en copia.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

ENERO 2015

CLASIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO EN EL ARCHIVO MOCTEZUMA

INICIO



OFICINA DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y CONTROL

VEHICULAR

¿COINCIDEEL CONTENIDO DE LAS CAJAS DE EXPEDIENTES CON LA RELACIÓN

DE EXPEDIENTES?

NO

SI

CON BASE EN LA RELACIÓN DE EXPEDIENTES


TRANSPORTE

( 3 )

RELACIÓN DE EXPEDIENTES

ORDEN DE SALIDA

ORDENA

( 5 )

2T

1

RECIBE INSTRUCCIONES PARA PROMOVER LA BAJA

DEFINITIVA DE LA DOCUMENTACIÓN

RESGUARDADA

( 6 )


TRANSPORTE


SERVICIOS GENERALES


CONTROL DE MAQUINARIAY TRANSPORTE

C

( 9 )

C

ANEXOS

SOLICITUD DE DICTAMENDE VALORACIÓN DOCUMENTAL

RECIBE

( 10 )

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

O

( 11 )

( 12 )

ANEXOS

SOLICITUD DE DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

ORDENA

( 13 )

1

1

C

FIN


ORDENA

1

OFICINA DE MANTENIMIENTO DE

VEHÍCULOS

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

ARCHIVO DE MOCTEZUMA

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD


ORDEN DE SALIDA

ORDEN DE SALIDA

ENTREGA Y RECABA SELLO DE SALIDA

O

1

A TRAVÉS DEL ADMINISTRATIVO

ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES

ANEXOS

SOLICITUD DE DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

OBTIENE DE DOCUMENTOS AUTORIZADOS

1

O

1

ANEXOS AUTORIZADOS

SOLICITUD DE DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL AUTORIZADA

ACUDE, ENTREGA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO

1

O

1


RECIBE Y VERIFICA SI COINCIDE EL CONTENIDO

1-2T

( 1 )

CAJAS DE EXPEDIENTES



DEVUELVE PARA SU CORRECCIÓN

1-2T

( 1A )


ORDEN DE SALIDA

ELABORAY RECABA FIRMA

O-1

( 2 )

RELACIÓNDE EXPEDIENTES

2T


RELACIÓNDE EXPEDIENTES

TRASLADA, ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

1T

( 4 )

ANEXOS


ELABORA Y RECABA FIRMA

( 7 )

O

11

1

( 8 )

ANEXOS


ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

1

O

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 61PÁG.


COPIA NO CONTROLADA

rmanzures

Texto escrito a máquina

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 62PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Alta al Padrón Vehicular.

Cuando se realice el primer trámite de Alta al Padrón de Vehículos de un ejercicio fiscal, la Oficina de ControlVehicular debe elaborar el Expediente de recibos del ejercicio fiscal correspondiente, el Expediente de altas alpadrón del ejercicio fiscal correspondiente y en Disco Duro la carpeta Alta de vehículos por ejercicio fiscalcorrespondiente.

El Resguardo del vehículo DCM-02 debe tener actualizada la casilla de registro de kilometraje, carátula donde seencuentran los datos del vehículo, responsable de la unidad vehicular, visto bueno del Secretario de la Dependencia yel inventario donde se describan las condiciones en las que se encuentra el vehículo.

El Jefe de la Oficina de Control Vehicular debe firmar de revisión, el Resguardo del vehículo DCM-02 antes de recabarfirma y facsímil del Jefe de Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

La Oficina de Control Vehicular debe imprimir el Recibo de entrega por cada trámite que realice.

En los casos de que un vehículo se reciba sin Factura, se debe solicitar a la Subdirección de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, que la localice y remita copia de la misma, para dar inicio altrámite.

La Oficina de Control Vehicular debe crear la Base de datos de vehículos del Gobierno del Estado por año fiscalcorrespondiente.

El Expediente del vehículo debe actualizarse cada año.

Las Dependencias y áreas administrativas de la Secretaría deben entregar las Fotos donde se muestre claramente elfrente, costado, motor y parte trasera del vehículo.

La Oficina de Control Vehicular debe digitalizar el Expediente del vehículo e integrar el mismo en la carpeta Alta devehículos del ejercicio fiscal correspondiente, misma que debe respaldar periódicamente.

La Bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo sólo se debe elaborar para los vehículos de la Secretaría.

Registrar las unidades vehiculares en el padrón vehicular de Gobierno del Estado.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 63PÁG.


Oficina de Control Vehicular. Recibe de la Dependencia o área administrativa de la Secretaría, através del Jefe de Departamento de Control de Maquinaria yTransporte, los siguientes documentos:

- Oficio de solicitud de trámite de alta del vehículo en original.- Resguardo del vehículo DCM-02 en tres tantos.- Tarjeta de notificación de compra de vehículos en original.- Factura en copia.- Tarjeta de circulación en copia.- Cédula de registro público vehicular en copia.- Ficha de pago de alta en original.- Fotos del Vehículo.

Revisa que esté debidamente requisitado, el Resguardo del vehículoDCM-02 en tres tantos, con base en los datos de la Factura en copia.

¿Está debidamente requisitado el Resguardo del vehículo DCM-02?

En caso de no estar debidamente requisitado el Resguardo delvehículo DCM-02:

Devuelve a la Dependencia o área administrativa de la Secretaría, lossiguientes documentos para su corrección:

- Oficio de solicitud de trámite de alta del vehículo en original.- Resguardo del vehículo DCM-02 en tres tantos.- Tarjeta de notificación de compra de vehículos en original.- Factura en copia.- Tarjeta de circulación en copia.- Cédula de registro público vehicular en copia.- Ficha de pago de alta en original.- Fotos del Vehículo.


En caso de estar debidamente requisitado el Resguardo del vehículoDCM-02:

Sella de recibo el Resguardo del vehículo DCM-02 en primer tanto ylo devuelve a la Dependencia o área administrativa de la Secretaría.

Recaba firma de autorización en el Resguardo del vehículo DCM-02en segundo tanto y facsímil en tercer tanto del Jefe de Departamentode Control de Maquinaria y Transporte.

1.

2.

2A.

3.

4.


COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 64PÁG.


Accesa a la Base da datos de vehículos del Gobierno del Estado,registra el vehículo en la ficha correspondiente y genera e imprime laBitácora de mantenimiento preventivo y correctivo en un tanto.

Elabora el Recibo de entrega del vehículo en original y dos copias yrecaba firma de recibo de la Dependencia o área administrativa de laSecretaría.

Entrega el Resguardo del vehículo DCM-02 en segundo tanto y elRecibo de entrega del vehículo en original a la Dependencia o áreaadministrativa de la Secretaría.

Elabora el Expediente del vehículo y obtiene del archivo cronológicotemporal, el Expediente de recibos del ejercicio fiscalcorrespondiente y el Expediente de altas al padrón del ejerciciofiscal correspondiente.

Integra, los siguientes documentos:Al Expediente de recibos del ejercicio fiscal correspondiente:

- Recibo de entrega del vehículo en primera copia.Al Expediente de altas al padrón del ejercicio fiscalcorrespondiente:

- Tarjeta de circulación en copia.- Oficio de solicitud de trámite de alta del vehículo en original.- Recibo de entrega del vehículo en segunda copia.

Al Expediente del vehículo:- Resguardo del vehículo DCM-02 en tercer tanto.- Tarjeta de notificación de compra de vehículos en original.- Factura en copia.- Cédula de registro público vehicular en copia.- Ficha de pago de alta en original.- Bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo en un

tanto.- Fotos del Vehículo.

Digitaliza el Expediente del Vehículo, accesa al Disco duro y lorespalda en la carpeta Alta de vehículos del ejercicio fiscalcorrespondiente.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Oficina de Control Vehicular.

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 65PÁG.


Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente derecibos del ejercicio fiscal correspondiente, el Expediente de altasal padrón del ejercicio fiscal correspondiente y el Expediente delvehículo.


11.Oficina de Control Vehicular.


COPIA NO CONTROLADA

INICIO

¿ESTÁDEBIDAMENTE

REQUISITADO ELRESGUARDO DEL

VEHÍCULODCM-02?

DEPENDENCIA O ÁREA ADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

JEFE DE DEPARTAMENTODE CONTROL DE MAQUINARIA

Y TRANSPORTE

NO

SI

1


DE LA SECRETARÍA


DE LA SECRETARÍA

( 3 )

( 4 )

( 7 )


SECRETARÍA

RECIBO DE ENTREGA

RESGUARDO DELVEHÍCULO DCM-02

ENTREGA

O

2T

1

1

( 5 )

( 8 )

EXPEDIENTE DE ALTAS AL PADRÓN DEL EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE

EXPEDIENTE DE RECIBOSDEL EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE


ELABORA Y OBTIENE

C


CONTROL DE MAQUINARIA YTRANSPORTE

CON BASE A LOS DATOS DE LA

FACTURA

( 2 )

ALTA AL PADRÓN VEHICULAR



ENERO 2015


REVISA

1-3T


SELLA Y DEVUELVE

1T


RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y FASCIMIL

2-3T

BITÁCORA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO


GOBIERNO DEL ESTADO

ACCESA, REGISTRA, GENERA E IMPRIME

1T

FOTOS

( 1 )

FICHA DE PAGODE ALTA

CÉDULA DE REGISTRO PÚBLICO VEHÍCULAR

TARJETA DE CIRCULACIÓN

FACTURA

TARJETA DE NOTIFICACIÓN DE COMPRA DEVEHÍCULOS

REGUARDO DEL VEHÍCULO DCM-02

OFICIO DE SOLICITUDDE TRÁMITE DE ALTADEL VEHÍCULO

RECIBE

O

1

1

1

O

O

1-3T

FOTOS

( 2A )



TARJETA DE CIRCULACIÓN

FACTURA

TARJETA DE NOTIFICACIÓN DE COMPRA DEVEHÍCULOS

REGUARDO DEL VEHÍCULO DCM-02

OFICIO DE SOLICITUDDE TRÁMITE DE ALTADEL VEHÍCULO

DEVUELVE

O

1

1

1

O

O

1-3T

RECIBO DE ENTREGA

ELABORA Y RECABA FIRMA

O

1-2

( 6 )


DE LA SECRETARÍA

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

1

ALTA AL PADRÓN VEHICULAR



ENERO 2015


EXPEDIENTEDE ALTAS AL PADRÓN DEL EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE

EXPEDIENTE DE RECIBOS DEL EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE

ORDENA

FIN

C

( 11 )

ALTA DE VEHÍCULOS DEL EJERCICIO FISCAL

CORRESPONDIENTE: EXPEDIENTE DEL

VEHÍCULO

DIGITALIZA, ACCESA Y RESPALDA

( 10 )


EXPEDIENTEDE ALTAS AL PADRÓNDEL EJERCICIO FISCAL

CORRESPONDIENTE

EXPEDIENTEDE RECIBOS DEL EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE

BITÁCORA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO YCORRECTIVO



FACTURA

TARJETA DENOTIFICACIÓN DECOMPRA DE VEHÍCULOS


RECIBO DEENTREGA DEL VEHÍCULO

OFICIO DE SOLICITUD DE TRÁMITE DE ALTA DEL VEHÍCULO

TARJETA DECIRCULACIÓN

RECIBO DEENTREGA DEL VEHÍCULO

INTEGRA

FOTOS

1

O

2

1

3T

O

1

1

O

1T

( 9 )

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 68PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Baja al Padrón Vehicular.

Para iniciar el trámite de baja al Padrón Vehicular, la Oficina de Control Vehicular debe solicitar a las Dependencias, elRecibo de pago de baja en original.

Cuando se realice el primer trámite de baja al Padrón de Vehículos de un ejercicio fiscal, se debe elaborar en Discoduro, la carpeta Bajas de vehículos del ejercicio fiscal correspondiente.

La baja de placas de vehículos del padrón vehicular, se debe realizar por que sean vendidos en licitación pública,asegurados contra robo, asegurados contra pérdida total, enajenación, descentralización o por devolución aCompañías Aseguradoras por parte de la Fiscalía General del Estado (Adjudicados).

En los casos de licitación pública, la Oficina de Control Vehicular deberá recibir de la Subdirección de RecursosMateriales y Servicios Generales, el Oficio de entrega y las Facturas endosadas al nuevo propietario en fotocopia.

En los casos de baja de placas de vehículos por robo, la Oficina de Control Vehicular debe solicitar comoDocumentación de respaldo: el Acta o constancia del ministerio público en copia, Póliza de seguro en caso deexistir en copia y el Reporte de baja de maquinaria y vehículos DGA-V-02 en original y dos copias.

En los casos de baja de placas de vehículos por pérdida total, la Oficina de Control Vehicular debe solicitar comoDocumentación de respaldo: el Acta o constancia del ministerio público en copia, la Parte del peritaje en copia(Municipal, Estatal o Federal, en caso de existir), la Póliza de seguro en copia (en caso de estar asegurado) y elRecibo de baja de placas emitido por la Oficina de Hacienda del Estado.

En los casos de baja de placas de vehículos por enajenación a Municipios, Dependencias u otros, la Oficina de ControlVehicular debe solicitar copia de las Facturas endosadas o Constancias de donación.

En el caso de que las Dependencias o áreas administrativas de la Secretaría, reporten la pérdida de placas debenpresentar Acta o Constancia del ministerio público en copia, Constancia de no infracción de tránsito estatal y de lapolicía federal preventiva en copia.

Mantener actualizado el padrón vehicular de Gobierno del Estado.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 69PÁG.


NORMAS


En los casos de baja de vehículos cuando es incosteable su reparación, la Oficina de Control Vehicular debe recibir dela Oficina de Apoyo Vehicular y Servicios, el Reporte de baja de maquinaria y vehículos DGA-V-02 en copia, parareasignarlos al corralón de la Secretaría.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 70PÁG.


Oficina de Control Vehicular. Recibe de manera verbal indicación para realizar el trámite de baja alPadrón Vehicular del Jefe de Departamento de Control deMaquinaria y Transporte, y determina si el trámite de baja es de laSecretaría o Dependencia.

¿El trámite de baja es de la Secretaría o Dependencia?

En caso de ser de la Secretaría:

Recibe el Expediente del vehículo y la Documentación de respaldode la Oficina de Apoyo Vehicular y Servicios.


En caso de ser Dependencia:

Recibe el Oficio de solicitud de baja de placas en original, el Reportede baja de maquinaria y vehículos DGA-V-02 en original y laDocumentación de respaldo de la Dependencia a través del Jefe deDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte.

Verifica que la Documentación de respaldo esté completa ycorrecta.

¿Está completa y correcta la Documentación de respaldo?

En caso de no estar completa y correcta la Documentación derespaldo:

Devuelve el Oficio de solicitud de baja de placas en original, elReporte de baja de maquinaria y vehículos DGA-V-02 en original yla Documentación de respaldo a la Dependencia.


En caso de estar completa y correcta la Documentación derespaldo:

Verifica si coincide la información del Oficio de solicitud de baja deplacas en original con el Reporte de baja de maquinaria y vehículosDGA-V-02 en original.

1.

1A.

2.

3.

3A.

4.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 71PÁG.



Oficina de Control Vehicular. ¿Coincide la información con el Reporte de baja de maquinaria yvehículos DGA-V-02?

En caso de no coincidir la información con el Reporte de baja demaquinaria y vehículos DGA-V-02:

Devuelve el Oficio de solicitud de baja de placas en original, elReporte de baja de maquinaria y vehículos DGA-V-02 enoriginal y la Documentación de respaldo a la Dependencia, einforma que el trámite no procede.

Fin.

En caso de coincidir la información con el Reporte de baja demaquinaria y vehículos DGA-V-02:

Accesa a la Base de datos de vehículos del Gobierno del Estado yregistra la baja del vehículo en la ficha correspondiente.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente delvehículo.

Integra al Expediente del vehículo, el Oficio de solicitud de baja deplacas en original y el Reporte de baja de maquinaria y vehículosDGA-V-02 en original.

Ordena el Expediente del vehículo y la Documentación de respaldoen la caja de archivo muerto y etiqueta para su almacenamiento en elArchivo de Moctezuma.

Accesa al disco duro en la carpeta Alta de vehículos, obtiene elExpediente del vehículo digitalizado y lo transfiere a la carpetaBajas de vehículos del ejercicio fiscal correspondiente.


Conecta con el procedimiento:- Control de archivo pasivo.

4A.

5.

6.

7.

8.

9.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

DEPENDENCIA

BAJA AL PADRÓN VEHICULAR


INICIO


¿ESTÁ COMPLETAY CORRECTA LA

DOCUMENTACIÓNDE RESPALDO?

NO

SI

DEPENDENCIA

DOCUMENTACIÓNDE RESPALDO

VERIFICA ESTÉCOMPLETA Y CORRECTA


REPORTE DE BAJA DE MAQUINARIA YVEHÍCULOSDGA-V-02

OFICIO DE SOLICITUDDE BAJA DE PLACAS

DEVUELVE

O

O

DEPENDENCIA

NO

SI

FIN

ENERO 2015

REPORTE DE BAJADE MAQUINARIA YVEHÍCULOSDGA-V-02


VERIFICA SI COINCIDE LA INFORMACIÓN

O

O




RECIBE

O




DEVUELVEE INFORMA QUE EL

TRÁMITE NO PROCEDE

O

PARA SU ALMACENAMIENTO EN EL ARCHIVO DE

MOCTEZUMA

FIN

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 3A )

( 5 )

( 4A )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

¿EL TRÁMITE DE BAJA ESDE LA SECRETARÍA O

DEPENDENCIA?

DEPENDENCIA

SECRETARÍA

O

O

OFICINA DE APOYOVEHÍCULAR Y SERVICIOS

( 1A )



RECIBE



ORDENA Y ETIQUETA EN LA CAJA DE ARCHIVO MUERTO

C

( 6 )

RECIBE INDICACIÓN Y DETERMINA SI EL TRÁMITE ES

DE LA SECRETARÍA O DEPENDENCIA

( 1 )

1

2

1

2


MAQUINARIA Y TRANSPORTE

A TRAVÉS DEL JEFEDE DEPARTAMENTO

DE CONTROL DEMAQUINARIA

Y TRANSPORTE

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- CONTROL DE ARCHIVO PASIVO

DE MANERA VERBAL


GOBIERNO DEL ESTADO

ACCESA Y REGISTRA LA BAJADEL VEHÍCULO


OBTIENE




O

O

BAJA DE VEHÍCULOS DEL EJERCICIO FISCAL

CORRESPONDIENTE

ALTA DE VEHÍCULOS

ACCESA Y TRANSFIERE EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015 73PÁG.

NORMAS



OBJETIVO


Anual.

Actualización de Resguardo de Vehículos.

Cuando se realice el primer trámite de actualización de resguardo de un ejercicio fiscal se debe elaborar el Expedientede actualización de resguardos del ejercicio fiscal correspondiente.

La Circular de actualización de resguardos puede ser firmada de autorización por el Director General deAdministración, el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales o el Jefe de Departamento de Control deMaquinaria y Transporte.

La Circular de actualización de resguardos que se envíe a las Dependencias y a las áreas administrativas de laSecretaría , debe solicitarse la actualización de resguardos y especificar el periodo de recepción de la documentación.

El Jefe de la Oficina de Control Vehicular debe firmar de revisión el Resguardo del vehículo DCM-02 antes de recabarfirma y facsímil del Jefe de Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

La Oficina de Control Vehicular debe recibir de la Oficina de Apoyo Vehicular y Servicios, el Resguardo del vehículoDCM-02 en los casos de baja administrativa de vehículos cuando no es costeable su reparación.


Las Dependencias y áreas administrativas de la Secretaría deben entregar las Fotos del vehículo donde se muestreclaramente el frente, costado, motor y parte trasera del vehículo.

La Oficina de Control Vehicular debe digitalizar los documentos que se actualicen en el Expediente de vehículos.

Mantener actualizados los reguardos de las unidades vehiculares propiedad del Gobierno del Estado.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 74PÁG.


Oficina de Control Vehicular. Elabora la Circular de actualización de resguardos en los tantosnecesarios y recaba firma de autorización del Director General deAdministración a través de Jefe del Departamento de Control deMaquinaria y Transporte.

Envía a la Dependencia o área administrativa de la Secretaría, laCircular de actualización de resguardos en los tantos necesarios yrecaba acuse de recibo en un tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de solicitud de actualización de resguardo enoriginal y copia, el Resguardo del vehículo DCM-02 en original ycopia y Fotos del vehículo de la Dependencia o área administrativade la Secretaría a través de Jefe del Departamento de Control deMaquinaria y Transporte.

Revisa que esté debidamente requisitado el Resguardo del vehículoDCM-02 en original y copia.

¿Está debidamente requisitado el Resguardo del vehículoDCM-02?

En caso de no estar debidamente requisitado el Resguardo delvehículo DCM-02:

Devuelve a la Dependencia o área administrativa de la Secretaría, elOficio de solicitud de actualización de resguardo en original ycopia, el Resguardo del vehículo DCM-02 en un original y copia yFotos del vehículo para su corrección.


En caso de estar debidamente requisitado el Resguardo del vehículoDCM-02:

Acusa de recibo y devuelve el Oficio de solicitud de actualización deresguardo en copia a la Dependencia o áreas administrativa de laSecretaría.

Recaba firma de autorización en el Resguardo del vehículo DCM-02en original y facsímil en la copia del Jefe de Departamento de Controlde Maquinaria y Transporte.

Elabora el Recibo de entrega en original y dos copias, y recaba firmade recibo de la Dependencia o área administrativa de la Secretaría.

1.

2.

3.

4.

4A.

5.

6.

7.

Actualización de Resguardo de Vehiculos.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 75PÁG.


Actualización de Resguardo de Vehiculos.

Oficina de Control Vehicular. Entrega a la Dependencia o área administrativa de la Secretaría, elResguardo del vehículo DCM-02 en copia y el Recibo de entrega enoriginal.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente delvehículo, el Expediente de recibos y el Expediente de actualizaciónde resguardos.

Integra los siguientes documentos:Al Expediente de recibos:

- Recibo de entrega en primera copia.Al Expediente de actualización de resguardo:

- Recibo de entrega en segunda copia.- Oficio de solicitud de actualización de resguardo en original.

Al Expediente del vehículo:- Resguardo del vehículo DCM-02 en original.- Fotos del vehículo.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal:- Circular de actualización de resguardos en un tanto.- Expediente de recibos.- Expediente de actualización de resguardos.- Expediente del vehículo.


8.

9.

10.

11.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDO DE VEHÍCULOS



INICIO

DIRECTOR GENERALDE ADMINISTRACIÓN


SECRETARÍA


SECRETARÍA

1

¿ESTÁDEBIDAMENTE

REQUISITADO ELRESGUARDO DEL

VEHÍCULODCM-02?

DEPENDENCIAO ÁREA ADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

JEFE DEDEPARTAMENTO

DE CONTROLDE MAQUINARIAY TRANSPORTE

NO

SI

1


DE LA SECRETARÍA


DE LA SECRETARÍA

C


EXPEDIENTEDE RECIBOS

FIN


DE LA SECRETARÍA

( 1 )

( 2 )

( 5 )

( 6 )

( 8 )

( 9 )

( 10 )

ENERO 2015

EXPEDIENTE DE ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS

EXPEDIENTEDE RECIBOS


OBTIENE

EXPEDIENTE DE ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS

ATRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE

CONTROL DEMAQUINARIA Y TRANSPORTE

CIRCULAR DE ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS

ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

1

1

ATRAVÉS DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

CONTROL DEMAQUINARIA Y TRANSPORTE

C

( 11 )


EXPEDIENTEDE ACTUALIZACIÓNDE RESGUARDOS

EXPEDIENTE DE RECIBOS


ORDENA

1T



1

O-1

OFICIO DE SOLICITUDDE ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDO

ACUSA DE RECIBO Y DEVUELVE

1

RESGUARDODEL VEHÍCULODCM-02

RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y FACSÍMIL

1

O

RECIBO DE ENTREGA

RESGUARDO DEL VEHÍCULODCM-02

ENTREGA

O

1

FOTOS

( 3 )


OFICIO DE SOLICITUDDE ACTUALIZACIÓNDE RESGUARDO

RECIBE

O

1

O

1

FOTOS

( 4A )


OFICIO DE SOLICITUDDE ACTUALIZACIÓNDE RESGUARDO

DEVUELVE

O

1

O

1

RECIBO DE ENTREGA

ELABORA Y RECABA FIRMA DE RECIBO

O

1-2

( 7 )

FOTOS


OFICIO DE SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDO

RECIBODE ENTREGA

RECIBODE ENTREGA

INTEGRA

1

2

O

O

( 4 ) RESGUARDODEL VEHÍCULODCM-02

REVISA ESTÉ DEBIDAMENTE REQUISITADO

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN


ENERO 2015 77PÁG.

MTRO. MAURICIO MARTÍN AUDIRAC MURILLOSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

LIC. JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

L.A. GABRIEL SALVADOR ARNAU TOMASESOR ESPECIAL DEL C. SECRETARIO EN LADIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN


ENERO 2015 78PÁG.

C.P. CARLOS FERNANDO CERÓN PEREDOSUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

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