La nueva normalidad en la oficina, ¿cómo seguimos?Así podrían ser los espacios de trabajo PostCOVID-19Uruguay 09/06/2020

¿Qué va a ocurrir con los espacios de trabajo corporativos tras el

COVID-19?

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2021-2022Junio 2020 Julio-Diciembre 2020

Medidas a corto plazo. Medidas a medio plazo.

Med

idas

a a

plic

ar

Medidas a largo plazo.

Largo plazoCorto Plazo Medio Plazo

Medidas inmediatas.

Día D

Final del confinamiento

Hoy

Medidas a lo largo del tiempo

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Medidas a corto plazo

Medidas a corto plazo.Día D. Junio 2020

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Julio/Diciembre 2020Medidas a medio plazo.

2021…2022...Consolidación de tendencia del Flexible Work y que nos quedará tras la vacuna

Medidas a largo plazo.

Medidas a medio plazo

Medidas a largo plazo

03. Principios de diseño y medidas

a aplicar

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- Horarios de entrada escalonada para evitar aglomeraciones y evitar colas en recepciones.

- Fomentar uso de escaleras para aligerar contacto en ascensores.

- Instalación de dispensadores automáticos (mediante sensor) de gel hidro alcohólico y guantes situados en zonas muy visibles.

- Marcas en el pavimento marcando las zonas seguras y caminos recomendados

-Felpudo con rejilla de absorción microbacteriana

- Eliminar muebles, superficies quetocar y material promocional de papel: revistas , folletos,...

- Exhibición de paneles con protocolos de uso y comportamiento.

Corto plazo

Vestíbulo y hall accesoEl primer contacto.

6

7

- Incorporar sistemas de detección de fiebre por infrarrojos (IFSS) que se implementaron por primera vez durante el brote de SARS de 2003.

- Taquillas individuales con apertura de llave magnética para objetos personales

-Se desarrolla un modelo QR/acreditación remota para los clientes externos, tipo boarding pass/ wallet: Inmuno Card

Medio plazo

Vestíbulo y hall accesoEl primer contacto.

7

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Largo plazo

- Nuevos espacios de recepción y espera para clientes, partners y externos : Cleaning Club, en el que se les informa y preparan antes de entrar en las instalaciones de la compañía.

- Hologramas simulando persona en mostrador de recepción y/o robots.

Vestíbulo y hall accesoEl primer contacto.

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Comedor y Work CaféAtención a lo que te puedes llevar a la boca.

Corto plazo

- Pago con sistemas móviles/credit card siempre

-Separación más amplia entre las mesas de los comensales

- Cubiertos, platos y taza individualizadas

- Evitar comida común sin envase o lavarla muy bien antes(Por ejemplo bol de frutas)

- Zonas microondas: aumentar limpieza y mantenimiento.

-Incluir geles, toallas desinfectantes

-Posible vuelta a comer en el puesto de trabajo.

- Acuerdo con alguna empresa de catering externa si no se permite la apertura de los espacios de cocina de las sedes.

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Largo plazo

- Generar más espacios de comedor con pequeñas dimensiones

- Habilitar zonas exteriores para poder comer durantes más meses temporal

Comedor y Work CaféAtención a lo que te puedes llevar a la boca.

Medio plazo

- Comida de tupper individuales. Habilitar más espacios para almacenar frio (frigorificos) y a temperatura ambiente (Armarios individuales)

-Aumentar el número de máquinas vending, incluso repartidas por toda la compañía

Espacios de trabajo individual.Medidas a implementar para evitar las transmisiones de patógenos. Higiene y seguridad.

Corto plazo

- Definir nivel ocupación (50%; 40%)- Decidir quién acude a la oficina. semana de 4 dias?

- Colocación de los empleados a tresbolillo en las bancadas rectangulares de trabajo de 4 o 6 personas, para tener una separación mínima entre personas de 2 metros.

- Clean desk policy

-Suministro de mantel desechable de papel para el uso diario en el puesto operativo

- Colocación de panel transparente metacrilato entre los puestos enfrentados.

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Se introducirá el debate sobre puesto fijo y/o puesto flexible, análisis de ratios de ocupación % globales o por departamentos. Se iniciara el Re-Diseño y la distribución Workplace

Largo plazo

Medio plazo

- Inclusión de taquillas personales

- Incorporar sensores que miden cuánta gente hay en la oficina/ planta, con display asociado. Se detectarán zonas «de alta ocupación» para así buscar soluciones, incrementar la limpieza.....

- Política y protocolos de puesto no asignado maduran y se amplían hasta llegar a un ocupación flexible del % de los empleados.

- Vuelta a puestos operativos más grandes.

- IoT (Internet of things). Realidad Aumentada

Espacios de trabajo individual.Medidas a implementar para evitar las transmisiones de patógenos. Higiene y seguridad.

Espacios de trabajo colaborativo.Medidas a implementar para evitar las transmisiones de patógenos. Higiene y seguridad.

Corto plazo

- Retirar las sillas en salas de reunión grandes para reducir su capacidad a la mitad. (ej. en salas de reunión de 4 personas, tener solamente capacidad para 2 )

- Retirada al máximo de material superfluo (rotuladores, folletos «help desk», borradores de pizarra...)

- Elaborar, socializar y exhibir reglas de la reunión (nº max de personas, mascarilla, distancia, tocar equipamiento...)

- Evitar reuniones presenciales con clientes y viajes !

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Otros espacios cerrados.Medidas a implementar para evitar las transmisiones de patógenos. Higiene y seguridad.

Medio plazo

Corto plazo

- Los espacios one to one cerrados serán utilizados por una persona a modo de despacho individual.

- La zona club se limitará el aforo y espacios con graderío se marcaran en el mueble la distancia de seguridad entre personas.

- Se van a generar espacios de showroom más amplios o virtuales evitando el contacto entre personas.

- El gimnasio podrá desaparecer y transformarse en un espacio médico dedicado a la salud personal relacionada con los nuevos hábitos de trabajo y sus implicaciones psicológicas

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Mobiliario.Medidas a implementar para evitar las transmisiones de patógenos. Higiene y seguridad.

-Kit de mobiliario a empleados “cheque-ikea”

Aconsejar y proveer a los empleados de mobiliario para trabajar desde casa:silla, escritorio, iluminación, pizarras,...

Corto plazo

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Mobiliario.Medidas a implementar para evitar las transmisiones de patógenos. Higiene y seguridad.

Largo plazo

-Muebles flexibles: Introducir muebles que se puedan mover y reconfigurar fácilmente

-Aumento de despachos(?)

Medio plazo

- Crear espacios individuales más personales.

-Crear standing meetings. espacio donde las personas puedan distanciarse naturalmente sin estar atrapadas en un espacio cerrado.

Instalaciones Clima y Aire. HVACMedidas a implementar para evitar las transmisiones de patógenos. Higiene y seguridad.

Corto plazo

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- Inspección y auditorías de funcionamientos de Máquinas exteriores.Trabajar 100% aire exterior.

- Revisión y limpieza de los filtros y rejillas de los diferentes equipos HVAC. Limpieza de conductos.

- Puesta en marcha 2 horas antes ocupación a velocidad máxima 2 horas después de ocupación a velocidad mínima

- Mejorar puntualmente y la calidad del aire mediante equipos portátiles:

ozonizadores, purificadores bactericidas UV, filtros electrostáticos en las rejillas de ventilación

- Diseñar espacios para potenciar la Luz Solar, la ventilación natural y la entrada de rayos UV.

- Fomentar el uso de espacios abiertos exteriores como terrazas, azoteas, patios,...

Medio plazo

Tecnología.Que permite implementar nuevos modelos de trabajo dentro de la compañía.

Largo plazo

Medio plazo

Corto plazo

- Inversion en tecnologia portatil para fomentar el trabajo en remoto. Mejoras respecto al periodo de cuarentena. Lesson Learned

- Actualización de software que permite realizar videoconferencias y acceder a archivos ubicados en servidores centrales de la compañía o en la nube

- Formación para dichas herramientas.

- Implementación de sistemas de telepresencia en la mayoría de las salas de reunión y de proyectos

- App de reserva de puesto en la oficina.

- App de trazabilidad.

- Espacios colaborativos virtuales para trabajar con escenarios de realidad aumentada.

- Asistente virtual / Bots en nuestros movimientos por la oficina 18

05.Ya hemos empezado...

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3g office ha realizado para una de la mayores empresas del sector del petróleo y el gasun diagnóstico de espacios en un edificio de 4.000 m2 y una capacidad de 248 pax con sus diferentes tipologías de espacios teniendo en cuenta el distanciamiento social y la higiene.

A su vez, se le ha indicado las medidas correctoras en función de las propias características del edificio existente.

Por último, se puede cuantificar la cantidad de personas que podría trabajar de manera simultánea con criterios seguros.

El objetivo consiste en crear una guía personalizada con los medidas correctoras y poder transmitir la idea de que se está trabajando en un entorno seguro el dia de la vuelvan a la oficina

Caso 01. Pre-diagnóstico y diseño de espacios

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Opción 1 Reducción 40% de pers.

Opción 2 Reducción 50% de pers.

280cm en puestos 140cm de ancho320cm en puestos 160cm de ancho

Protección con lámina de plástico suspendida del techo en los puestos enfrentados

Puestos no enfrentados

Ejemplo de aplicación real. Puestos operativos

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Intervenciones sobre otros espacios

• Limitación capacidad salas de reuniones

• Aumento reuniones por videoconferencia

• Disposición de productos de desinfección

• Reducción ocupación puestos operativos

• Protegidos con mamparas plásticas

• Distancias seguridad entres puestos en uso

• Salas pequeñas reconvertidas en puestos

asignados o clausuradas.

• Limitación capacidad salas de reuniones

• No realizar reuniones de más de 2 pax

• Disposición de productos de desinfección

• Uso de este tipo de espacios como zonas de trabajo,

colocando mobiliario de puesto operativo para absorber

parte de esos puestos eliminados en el open plan.

• Limitación capacidad salas de reuniones

• Aumento reuniones por videoconferencia

• Disposición de productos de desinfección

• Uso de este tipo de espacios como zonas de trabajo,

colocando mobiliario de puesto operativo para absorber

parte de esos puestos eliminados en el open plan.

Sala videoconferencia Puestos concentrados Think tank y phone booth Despacho

AuditorioSala de reunionesSala de formación

Ejemplo de aplicación real. Otros espacios

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Fase 1 Diseño ProyectoP. operativos

OPC 1Reduccion 40%

OPC 1Reduccion 50%

B0 55 p.o. 33 pers 22 pers

BS1 85 p.o. 51 pers 42 pers

BS2 87 p.o. 52pers 43 pers

total 226 p.o. 136 pers. 107 pers.

Adicionales 22 puestos ext. 13 pers 11 pers

total 248 p.o. 149 pers 118 pers

Propuesta de ocupación de planta en el retorno de la plantilla a la oficina.

Ejemplo de aplicación real. Ocupación reducida

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Caso 02. Pre-diagnóstico y diseño de espacios

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3g office ha realizado para un gran compañía especializada en el desarrollo de soluciones de nube y locales un diagnóstico de espacios en un edificio de 8.000 m2 y una capacidad de 606 pax con sus diferentes tipologías de espacios teniendo en cuenta el distanciamiento social y la higiene.

A su vez, se le ha indicado las medidas correctoras en función de las propias características del edificio existente.

Por último, se puede cuantificar la cantidad de personas que podría trabajar de manera simultánea con criterios seguros.

A su vez, se ha propuesto una serie ideas relacionadas con la señalética en los pavimentos, protecciones en los puestos operativos, un dispositivo manual de apertura de puertas y propuestas de dispensadores de gele

El objetivo consiste en crear una guía personalizada con los medidas correctoras y poder transmitir la idea de que se está trabajando en un entorno seguro el dia de la vuelvan a la oficina

Caso 02. Ejemplo de aplicación real.Ocupación reducida.

Propuesta de ocupación de planta en el retorno de layout de la oficina.

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2019

Ocupación PostCOVIDEstado Actual

27

Imágenes Local

Ocupación PostCOVIDEstado ActualPlanta Baja

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OCUPACIÓN ACTUAL

Puesto despacho: 8

Puesto abierto: 51

Colaborativo: 114

TOTAL PUESTOS INDIVIDUALES: 59

TOTAL COLABORATIVO: 114

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FEB2020

Planta Baja

Revisión diseño.Estado Reformado.

30

Revisión diseño.Estado Reformado.

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Isométrica Planta Baja

30-50%TRABAJARÁN DESDE CASA

OPTIMIZACIÓNEL ESPACIO AJUSTADOS A LA DIMENSIÓN DE LA COMPAÑÍA Y SUS NUEVAS FORMAS DE TRABAJO.

ACTIVITY BASED WORKPLACEUN TIPO DE ESPACIO PARA CADA NECESIDAD (CONCENTRARSE, COLABORAR, SOCIALIZAR...)

FLEXIBILIDADTRABAJAR DESDE CASA ASIGNACIÓN DINÁMICA DE PUESTOS Y SALAS

SEGURIDADNUEVOS PROTOCOLOS DE MESAS LIMPIAS, TAQUILLAS, DISTANCIAS MÍNIMAS...

50%ESPACIO VACÍO

UNA NUEVA REALIDAD EXIGE NUEVAS FORMAS DE TRABAJOEL TRABAJO FLEXIBLE ESTÁ FUNCIONANDOES EL MOMENTO DE CAMBIAR EL MODELO DE OFICINA

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Estos ratios crecerán todavía más después de las crisis del COVID-19

REFERENCIAS

7/108/10 7/10 6/108/10

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+Gran variedad de tipologías de espacios diferentes al puesto

tradicional que son demandadas por las nuevas formas de trabajo

de los usuarios.Es lo que más van a demandar las

personas cuando vayan a la oficina.

Es lo que la gente va a demandar ahora

cuando vaya a la oficina

1.336

Sup. m2

RATIOm2/persona

Condiciones diseño

13710 0,7

RATIOPuestos/persona

95

puestospersonas

La actual situación producida por la COVID-19 nos lleva a prever en el corto y medio plazo unos bajos ratios de asistencia a la oficia. Durante este tiempo, se espera que se desarrollen muchas de las habilidades del trabajo flexible y a distancia que a día de hoy

Escenario propuesto.Flexible Working avanzado.

no han sido planeados. En el largo plazo, se espera que estas habilidades serán habituales en la mayoría de los trabajadores y se producirá un aumento permanente del teletrabajo. Los ratios de asignación de la sede, podrán ser mucho más avanzados.

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Ampliar Office

Colaboración

Planta Baja

Colaboración

Col.

Col.

Revisión diseño.Planta baja.

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Bancadas eliminadas transformadas en espacios de colaboración

Despachos eliminados transformados en espacios de colaboración

Ampliación office

ACTUACIONESC

olab

orac

ión

Col.

Nueva propuesta.Planta baja.Planta Baja

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DATOS AFORO POSTCOVID

Asientos espera: 3

Puesto despacho: 2

Puesto abierto: 17

Colaborativo: 35

DATOS PROYECTO POSTCOVID

Puesto despacho: 2

Puesto abierto: 33

TOTAL PERSONAS: 35

Colaborativo: 103AFORO POST-COVID PB(NUEVA PROPUESTA)

Asiento espera: 3

Puesto despacho: 2

Puesto abierto: 17

Colaborativo: 35

Nueva propuesta.Planta baja.Planta Baja

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Bancadas de trabajo

Ban

cada

s de

trab

ajo

Bancadas de trabajo

Ban

cada

s de

trab

ajo

Sala reunión

Despacho

DespachoPhonebox

Reunión informal

Phonebox

Sala

reun

ión

Sala

reun

ión

Sala reunión

Phonebox

Espa

cio

con

cent

rado

Office

Sala Espera

Rec

epci

ón

Espacio polivalente

Bancada alta

Gracias.

Raúl Escudero ArquitectoDirector España 3g office

rescudero@3g-office.com