054009

CURSO DE CONTROL DE GESTIÓN PÚBLICA

DEBER NO. 3

Normas de Control Interno para Contabilidad Gubernamental

1. Aplicación de los principios y normas técnicas de Contabilidad Gubernamental

La Jefatura de Contabilidad de la Defensoría Pública a la cual pertenezco como analista

para el registro de todos y cada uno de sus obligaciones procura cumplir con los principios

y normas que emite la Contraloría General del Estado; salvo en el caso de la emisión de

estados financieros, ya que estos no se los realiza; únicamente al final de cada

cuatrimestres se presenta un informe a la máxima autoridad para que ésta conozca el

desarrollo de las actividades del área y al final del año se consolida dichos informes en uno

solo indicando la ejecución total obtenida en el período, lo que sirve para la toma de

decisiones del Defensor Público General.

Recomendación:

Es necesario que la entidad establezca como uno de los puntos principales para el cierre

del año fiscal la elaboración de los estados financieros, o por lo menos el de Ejecución

Presupuestaria, para que así el próximo año se pueda tener muy claro todo lo ejecutado y

saber cuál es exactamente los recursos con los que conto la entidad y que se requiere para

el nuevo ejercicio económico; además de determinar nuevas medidas para mejorar la

ejecución del presupuesto.

2. Organización del sistema de Contabilidad Gubernamental

La Defensoría Pública así como toda institución del estado, maneja el sistema esigef como

herramienta para la ejecución de la contabilidad, por medio de este sistema la institución

puede generar reportes y presentar información en el momento que es requerido por

todos los niveles de la organización, el departamento no posee objetivos, procesos ni

procedimientos escritos y definidos que le indiquen como se deben cumplir las diferentes

actividades y tareas; al ser una institución nueva se encentra en constante crecimiento por

lo que al momento se está elaborando los diagramas de flujos de procesos y

procedimientos de cada departamento lo que ayudará a la segregación de funciones y a

que cada persona separa que hacer y en qué momento hacerlo.

Recomendación:

Se recomienda que el área de contabilidad maneje por separado su propia información, ya

que el sistema esigef muchas veces falla o se encuentra inhabilitado impidiendo la entrega

oportuna de información.

Por otro lado es indispensable que el área contable determine los objetivos macros del

departamento, sus metas, políticas y procedimientos internos a seguir; que se planifique

las actividades a desarrollarse y los tiempos en los que se van a ejecutar para poder tener

una mejor organización y distribución de funciones.

3. Integración contable de las operaciones financieras

Toda la información que proporciona el Departamento de Contabilidad, es consolidada y

revisada para que pueda ser confiable, oportuna y se la entrega en el momento que

cualquier usuario interno o externo la solicite, además cabe resaltar que mensualmente se

proporciona información relativa al área como es detalle de viáticos al interior y al

exterior, pasajes, beneficiarios institucionales, ejecuciones del gasto entre otros; a la

Subdirección de Comunicación Social para que alimente la página web de la institución y

cumpla con lo dispuesto por la Ley de Transparencia.

Recomendación:

Se recomienda que el departamento de contabilidad continúe con la política de entrega de

información mensual, ya que se ha visto buenos resultados y sobre todo permite que

cualquier cliente tanto interno como externo pueda acceder a la información.

4. Documentación de respaldo y su archivo

En lo que tiene que ver al archivo de documentos que sustenten y respalden cada uno de

los expedientes en mi institución se lo lleva de una manera correcta, ya que existe un

control previo donde se identifica que todos los documentos habilitantes (certificaciones

presupuestarias, requerimiento, memos, actas, ingresos a bodega, facturas, retenciones)

se encuentren en dicho expediente caso contrario este es devuelto y se solicita se anexe

los documentos faltantes para poder completar el proceso; en lo referente al lugar físico

de archivo, este constituye una debilidad para el área contable ya que no existe un espacio

físico adecuado donde se resguarde, proteja y conserve el archivo.

Recomendación:

Se requiere que la institución haga una inversión en la adecuación de un espacio físico

para los expedientes de archivo y de esta manera éstos puedan estar disponibles para la

verificación u obtención de información de usuarios internos o para una posible auditoría.

5. Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información

financiera

6. Conciliación de los saldos de las cuentas

La conciliación de saldos y cuentas es manejada por el departamento de tesorería, quienes

son los encargados de la revisión y conciliación de la única cuenta que posee la institución.

7. Formularios y documentos

En mi institución exclusivamente en el área de contabilidad para el desarrollo y ejecución

de alguna tarea o actividad que la compete, no se requiere ninguna clase de formulario, ya

que por el momento no se ha visto necesaria su utilización; en donde sí se utilizan son en

la Jefatura de Talento Humanos (formularios de permisos ocasionales), en la Jefatura de

Bienes, Logística y Custodia (formulario de entrega de materiales y suministros de oficinas,

ingresos y egresos a bodega, cambios de activos).

Recomendación:

Se recomienda que para el caso exclusivo de contabilidad se elabore un formulario para

cuando algún funcionario de la institución requiere de algún expediente del archivo para

realizar algún tipo de revisión, esto evitará posibles pérdidas de documentos y ayudará a

tener un control pormenorizado de los préstamos de expedientes.

8. Anticipos de fondos

9. Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo

La institución no cuenta con fuentes de ingresos por autogestión es por ello que los únicos

valores en efectivo que la entidad posee son los fondos de cajas chicas distribuidos a nivel

nacional, a dichos fondos hasta el momento no se ha realizado ningún tipo de arqueo

sorpresivo; esto podría ser un incumplimiento a la norma de control interno pero hay que

tener en cuenta que las cajas chicas se encuentran a nivel nacional y no en todas las

dependencias existen personal administrativo o financiero que sepa como realizar un

arqueo y que nos pueda colaborar con esta actividad además de no ser posible que una

persona con conocimiento sobre el tema viaje a todas las provincias, ya que se cuenta con

poco personal financiero haciendo casi imposible abandonar sus tareas diarias.

Recomendaciones:

Debido a la falta de personal financiero en las diferentes ciudades, se recomienda como

mínimo que se realicen este tipo de arqueos sorpresivos a los custodios de cajas chicas

que se encuentran en la matriz Quito, y de esta manera no incumplir con la norma.

10. Análisis y confirmación de saldos

El análisis de los anticipos en cuanto a proveedores se lo realiza de manera cuatrimestral y

no mensual como lo establece la norma, dicho análisis es presentado en él informe que se

le entrega a la máxima autoridad por cuatrimestre, los anticipos de sueldos son analizados

por la persona encargada de nómina de manera mensual para ser descontados en cada

pago, en cuanto a confirmación de saldos la entidad no posee cuentas por cobrar ya que

únicamente es entidad gastadora, los pocos ingresos que puede percibir serían por cobro

del seguro de algún siniestro, este fondo es depositado en la cuenta única del tesoro

nacional y la conciliación la efectúa la persona encargada de la tesorería.

Recomendación:

Como se ha manifestado en el desarrollo de este curso una misma persona no puede ser

juez y parte en una determinada actividad, por lo que se recomienda que los análisis de

anticipos y conciliación de saldos los realice una persona diferente a la que efectúa la

tarea.

11. Conciliación y constatación

Las constataciones físicas en la Defensoría Pública si se realizan no de forma trimestral

pero si al finalizar cada ejercicio, se realizan constataciones de suministros y materiales en

la que interviene la contadora de la institución, y el jefe de bienes; en lo que se refiere a

los activos fijos es realizada por el departamento de bienes, logística y custodia y por una

persona administrativa, el personal de bienes debe viajar a todas las provincias para que

con la ayuda de un defensor público elegido se realice dicho trabajo.

Recomendación:

Se recomienda que estas constataciones físicas la institución las efectué como mínimo

dos veces al año, para que así el departamento de contabilidad pueda realizar sus ajustes

y cuadres contables con tiempo y por períodos; y no esperar al final del año realizar los

ajustes contables con los tiempos determinados en las directrices emitidas por el

Ministerio de Fianzas, ya que por experiencia el cúmulo de tareas puede ocasionar que

estos ajustes no se realicen de la manera correcta.