Definición, construcción y enlace del plan operativo con ... · gerencial entre el área de...
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Definición, construcción y enlace del plan operativo con la Gestión Contable INTRODUCCIÓN Todo sistema de planificación institucional se establece en tres niveles: la planificación estratégica, la planificación programática y la planificación operativa o plan operativo. Es vital para una organización desarrollar estos niveles de planificación porque ello imprimirá un sentido de dirección a su accionar institucional, garantizando con la ejecución de proyectos el logro de los objetivos definidos en un determinado tiempo. El primer nivel – el de la planificación estratégica – nos ayuda a definir la visión y misión institucional y a precisar lo que queremos ser y hacer en el largo plazo. El segundo nivel está referido a la planificación programática, y en él se establece los objetivos que pretende alcanzar la organización en el mediano plazo a través de la ejecución de proyectos de desarrollo. Por último, el tercer nivel de la planificación operativa identifica las actividades necesarias que se deberán llevar a cabo para el logro de resultados. La planificación estratégica sirve de marco para diseñar proyectos siguiendo la regla de que todo propósito de un proyecto debe estar necesariamente vinculado a algún objetivo estratégico institucional. Esto quiere decir que la planificación estratégica permite que la ONG no se disperse ejecutando proyectos que no contribuyen ni son parte de algún objetivo estratégico definido previamente. Como puede constatarse, existe un nivel de articulación entre la planificación estratégica y la planificación programática y, a su vez, entre la planificación programática y la planificación operativa. DEFINICIÓN La planificación operativa de un proyecto de desarrollo es un proceso mediante el cual se define por codificación el conjunto de actividades y tareas relacionadas secuencialmente que es necesario ejecutar para conseguir los resultados previstos en el diseño del proyecto. La importancia de la planificación operativa radica en que nos permite establecer con mucha precisión y sin ambigüedad las acciones concretas que desarrollaremos de manera sistemática en el tiempo para alcanzar determinados resultados. BOBADILLA, Percy y otros. Definición, construcción y enlace del plan operativo con la Gestión contable. En: Diseño y Evaluación de proyectos de desarrollo. Lima: Pact Perú, RA editores, 1998. (Pp. 109-128)
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Definición, construcción y enlace del plan operativo con la Gestión Contable
INTRODUCCIÓN
Todo sistema de planificación institucional se establece en tres niveles: la
planificación estratégica, la planificación programática y la planificación operativa o plan operativo. Es vital para una organización desarrollar estos niveles de planificación porque ello imprimirá un sentido de dirección a su accionar institucional, garantizando con la ejecución de proyectos el logro de los objetivos definidos en un determinado tiempo. El primer nivel – el de la planificación estratégica – nos ayuda a definir la visión y
misión institucional y a precisar lo que queremos ser y hacer en el largo plazo. El segundo nivel está referido a la planificación programática, y en él se establece los objetivos que pretende alcanzar la organización en el mediano plazo a través de la ejecución de proyectos de desarrollo. Por último, el tercer nivel de la planificación operativa identifica las actividades necesarias que se deberán llevar a cabo para el logro de resultados. La planificación estratégica sirve de marco para diseñar proyectos siguiendo la
regla de que todo propósito de un proyecto debe estar necesariamente vinculado a algún objetivo estratégico institucional. Esto quiere decir que la planificación estratégica permite que la ONG no se disperse ejecutando proyectos que no contribuyen ni son parte de algún objetivo estratégico definido previamente. Como puede constatarse, existe un nivel de articulación entre la planificación estratégica y la planificación programática y, a su vez, entre la planificación programática y la planificación operativa.
DEFINICIÓN
La planificación operativa de un proyecto de desarrollo es un proceso mediante el
cual se define por codificación el conjunto de actividades y tareas relacionadas secuencialmente que es necesario ejecutar para conseguir los resultados previstos en el diseño del proyecto. La importancia de la planificación operativa radica en que nos permite establecer con mucha precisión y sin ambigüedad las acciones concretas que desarrollaremos de manera sistemática en el tiempo para alcanzar determinados resultados.
BOBADILLA, Percy y otros. Definición, construcción y enlace del plan operativo con la Gestión contable. En: Diseño y Evaluación de proyectos de
desarrollo. Lima: Pact Perú, RA editores, 1998. (Pp. 109-128)
En la terminología del marco lógico, ejecutar actividades significa transformar insumos en productos; es decir, llevar a cabo actividades y consumir recursos para producir bienes y servicios 14 . El insumo fundamental del plan operativo son las actividades formuladas en el
marco lógico del proyecto con sus respectivos códigos y presupuestos desagregados. Estas dos variables -códigos y presupuestos- permiten a su vez el enlace entre la planificación operativa y la gestión administrativa y financiera de un proyecto. E1 plan contable de la ONG tendrá que organizarse tomando en cuenta la misma definición de actividades y los respectivos códigos de los proyectos para hacer posible dicho enlace. Un aspecto muy importante para la gerencia institucional, los integrantes del equipo
encargado de la ejecución del proyecto y la fuente financiera, es que el plan operativo describe cada actividad y detalla las tareas, su duración, la fecha de inicio y de fin, los costos desagregados, los insumos, el área responsable y las metas esperadas para que durante el curso del año sea posible: a. Conocer con exactitud lo que se hizo, y b. Monitorear las actividades del proyecto. En tal sentido, el plan operativo es un instrumento (formato) que facilita la
formulación de los informes periódicos (trimestrales, semestrales o anuales) que tiene que presentar el equipo ejecutor del proyecto tanto a la dirección de la organización como a la agencia cooperante dando cuenta del avance del trabajo en el período de referencia. Para formular estos informes se utiliza los datos contenidos en los siguientes formatos:
1. Hojas de Actividad, que contienen información relevante sobre la naturaleza de la actividad.
2. Cronograma de Gantt, que representa en forma gráfica el desarrollo de las actividades en el tiempo.
3. Resumen del plan operativo con costos, que muestra las metas a alcanzar por actividades según el marco lógico y los costos asignados a cada uno.
La importancia de los informes periódicos radica en que facilitan el proceso de toma
de decisiones para cambiar, ajustar o reprogramar el desarrollo de las actividades con el objetivo de garantizar el logro de los resultados. En el capítulo sobre sistemas de monitoreo y evaluación de proyectos analizaremos con mayor detalle este punto. Por lo expuesto, el plan operativo se constituye en un instrumento de integración
gerencial entre el área de programas (proyectos) y el área de contabilidad, en vista de
14 El Masco Lógico (Logical Framework), elaborado por Practical Concepts lncorporated, Washington D.C., noviembre de 1979.
que los códigos, las actividades y su costo total alimentan el plan de cuentas para el manejo contable del proyecto. CÓMO ELABORAR UN PLAN OPERATIVO? En tanto instrumento de integración gerencial de la organización, el plan operativo
exige no sólo en su fase de diseño sino también en su ejecución de la participación del área programática y del área de finanzas. E1 trabajo coordinado de ambas en estos procesos permitirá:
a) La Internalización precisa de la naturaleza de las actividades a desarrollarse en el marco del proyecto.
b) Conocer los recursos (humanos, económicos, financieros y materiales) que se requerirán en el tiempo para garantizar el logro de las actividades y en consecuencia, de los resultados del proyecto.
c) Una planificación financiera eficaz y eficiente. En seguida se enumeran los pasos a seguir para la elaboración del plan operativo: 15
l. Ordenar las actividades según líneas de acción, desagregar las actividades en tareas
y codificarlas. 2. Ubicar las metas señaladas en el marco lógico para cada actividad y tarea 3. Estimar la duración de cada actividad del proyecto. 4. Definir el calendario de trabajo. 5. Determinar quiénes serán los responsables de cada actividad y tarea. 6. Definir los costos por actividad. 7. Revisar el plan operativo. PRIMER PASO: ORDENAR LAS ACTIVIDADES SEGÚN LÍNEAS DE ACCIÓN, DESAGREGAR LAS ACTIVIDADES EN TAREAS Y CODIFICARLAS Se toma el listado de las actividades definidas en el marco lógico, se ordenan según las líneas de acción y luego se desagrega cada actividad en todas las posibles tareas que comprendan. La pregunta que orientará el trabajo es: ¿cuáles son las tareas necesarias que debemos realizar para garantizar el logro de cada actividad? El número de tareas estará en función de la naturaleza y características de cada actividad. Una vez definidas las tareas para cada actividad, procederemos a codificarlas te-
niendo en cuenta lo siguiente:
15 En el mercado existen software para organizar esta información (Microsoft Project. Harvard plan. entre otros)
a. Las actividades se codifican con dos dígitos al igual que las tareas. b. E1 primer dígito de cada actividad y/o tarea corresponde al código del resultado
(área de trabajo) de la matriz del marco lógico del proyecto al cual está vinculada.
EJEMPLO
1. La codificación: 1 03 02 significa que estamos haciendo referencia a la segunda tarea, de la tercera activi-
dad del primer resultado (área de trabajo) diseñado en el marco lógico del proyecto.
2. La codificación: 4 05 01 significa que estamos haciendo referencia a la primera tarea de la quinta actividad
del cuarto resultado diseñado en el marco lógico del proyecto. 3. La codificación: 3 05 00 significa que estamos haciendo referencia a la quinta actividad del tercer
resultado diseñado en el marco lógico del proyecto. Luego de codificar las tareas y actividades se elaborará un cuadro resumen del
plan operativo donde se colocará el listado de actividades y tareas identificadas en las columnas respectivas (ver cuadro adjunto). E1 Cuadro Resumen del plan operativo consta de doce columnas, aunque pueden
agregarse otras si ello se considera necesario. Entonces, el formato del Cuadro Resumen del plan operativo tendría la siguiente
estructura:
CUADRO RESU
MEN DE PLAN OPERATIVO
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea po
r línea de acción
Duración
(tiempo
) Fecha
de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
responsable
Fuente de
coop
eración
US$
Aporte
propio
US$
Costo
total
US$
Meta según el M
.L
10000
LIN
EA DE ACCIO
N 1
10100
Actividad 1
10101
Tarea 1
10102
Tarea 2
10200
Actividad 2
10201
10
202
10
300
Actividad 3
10301
10
302
20
000
LIN
EA DE ACCIO
N 2
20100
20
101
20
200
20
201
20
202
20
300
20
301
20
302
30
000
LIN
EA DE ACCIO
N 3
30100
30
101
30
102
EJEMPLO
CUADRO RESU
MEN DE PLAN OPERATIVO
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea po
r línea de acción
Duración
(tiempo
) Fecha
de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
responsable
Fuente de
coop
eración
US$
Aporte
propio
US$
Costo
total
US$
Meta según el M
.L
10000
Línea de acción :
COORDIN
ACIÓ
N
INTERIN
STITUCIO
NAL
10100
Taller de trabajo con
las
organizaciones en torno al
abastecimiento alim
entario
distrital y derecho del
consum
idor
10101
Identificación y selección
de
organizaciones
comprom
etidas con
el
abastecimiento alim
entario y
derechos del consumidor
10102
Con
vocatoria de
organizaciones seleccion
adas
10103
Diseño de los talleres
10104
Program
ación de los talleres
10105
Ejecución de los talleres
10200
Con
stitución de una m
esa de
negociaciones con el
Municipio, INDECOPI y
organizaciones sociales
10201
Con
vocatoria de agentes de
mesa: M
unicipio, INDECOPI,
y organizacion
es sociales
10202
Rem
uneración prelim
inar
para determinar puntos
comunes
20203
Con
stitución de un equipo
prom
otor de la m
esa de
negociaciones
20204
Aprob
ación y form
alización
de la m
esa de negociaciones
20300
Cam
paña sob
re derechos del
consum
idor
20301
Coo
rdinaciones y
convocatoria y rueda de
prensa (radio, tv
, y periodistas
de prensa escrita)
20302
Realización de la con
ferencia
de prensa
20303
Elaboraciones de afiches,
trípticos y materiales de
divulgación
20304
Distribución de afiches,
trípticos y materiales de
divulgación
NOTA: De aquí en adelante, en todos lo ejemplos de plan operativo
se ha trabajado con las actividades correspo
ndientes al resultado
Nº 1 del m
arco ló
gico presentado en el capitulo dedicado
a diseños de proyectos. El área sombreada corresponde a las columnas que se
llena en este prim
er paso
SEGUNDO PASO: UBICAR LAS M
ETAS SEÑALADAS EN EL
MARCO LÓGICO PARA CADA ACTIVIDAD Y TAREA
Se ub
ica y co
loca en la colum
na M
eta de
l Cua
dro Resum
en del plan op
erativo (últim
a co
lumna
som
breada
del cua
dro)
las metas estab
lecida
s en
la matriz de
l marco
lóg
ico para cada
actividad
y cad
a tarea. E
sto facilitará posteriormen
te el
mon
itoreo
de las tareas y actividad
es com
pren
dida
s en
el proy
ecto.
En el C
uadro Resum
en del plan op
erativo las metas se incluy
en en la últim
a co
lumna
som
breada
.
CUADRO RESUMEN DEL PLAN OPERATIVO
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea po
r línea de acción
Duración
(tiempo
) Fecha
de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
respon
sable
Fuente de
coop
eración
US$
Apo
rte
propio
US$
Costo to
tal
US$
Meta
1000
0 LIN
EA DE ACCIO
N
1010
0 Actividad 1
1010
1 Tarea 1
1010
2 Tarea 2
1020
0 Actividad 2
1020
1
1020
2
1030
0 Actividad 3
1030
1
1030
2
EJEMPLO
CUADRO RESU
MEN DE PLAN OPERATIVO
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea po
r línea de acción
Duración
(tiempo
) Fecha
de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
responsable
Fuente de
coop
eración
US$
Aporte
propio
US$
Costo
total
US$
Meta según el M
.L
10000
Línea de acción :
COORDIN
ACIÓ
N
INTERIN
STITUCIO
NAL
10100
Taller de trabajo con
las
organizaciones en torno al
abastecimiento alim
entario
distrital y derecho del
consum
idor
Tres talleres por
año. con
50
participantes cada
uno
10101
Identificación y selección
de
organizaciones
comprom
etidas con
el
abastecimiento alim
entario y
derechos del consumidor
10102
Con
vocatoria de
organizaciones seleccion
adas
10103
Diseño de los talleres
10104
Program
ación de los talleres
10105
Ejecución de los talleres
10200
Con
stitución de una m
esa de
negociaciones con el
Municipio, INDECOPI y
organizaciones sociales
Cuatro
organizaciones
privadas y dos
instituciones
publicas
10201
Con
vocatoria de agentes de
mesa: M
unicipio, INDECOPI
y organizacion
es sociales
10202
Rem
uneración prelim
inar
para determinar puntos
comunes
20203
Con
stitución de un equipo
prom
otor de la m
esa de
negociaciones
20204
Aprob
ación y form
alización
de la m
esa de negociaciones
20300
Cam
paña sob
re derechos del
consum
idor
Dos cam
pañas por
año sobre derechos
del consumidor
20301
Coo
rdinaciones y
convocatoria y rueda de
prensa (radio, tv
, y periodistas
de prensa escrita)
20302
Realización de la con
ferencia
de prensa
20303
Elaboraciones de afiches,
trípticos y materiales de
divulgación
Distribución de afiches,
trípticos y materiales de
divulgación
TERCER PASO: ESTIM
AR LA DURACIÓN DE CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO
Es im
portan
te ten
er en cuen
ta que el desarrollo de una ac
tividad
pued
e dep
ender de la previa ejecu
ción de otras,
razó
n por la cual orden
arem
os las actividad
es y tareas en
orden
cronológico
. Un m
ayor co
nocimiento de la naturaleza
y característica
s de las actividad
es nos ay
udará a precisar su
ejecu
ción y duración en el tiem
po. En ese sen
tido, es
esen
cial que los profesionales, técn
icos y promotores del área de program
as y finan
zas trab
ajen
coordinad
amen
te. En
la actualidad
existen softwares m
uy útiles para este propósito.
La duración de las ac
tividad
es y tareas deb
erá ser estimad
a en
función.
a) A
l tiem
po total de que disponga
mos para ejec
utar el proye
cto consideran
do sólo los días útiles.
b) A la naturaleza
y m
agnitud de cada ac
tividad
o tarea.
Una vez d
efinido el tiem
po q
ue dem
andará la ejecu
ción d
e las actividad
es y tareas. la inform
ación p
roducida se
coloca
rá en la co
lumna Duración del Cuadro Resum
en del plan op
erativo.
Ejemplo:
CUADRO RESUMEN DEL PLAN OPERATIVO
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea po
r línea de acción
Duración
(tiempo
) Fecha
de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
respon
sable
Fuente de
coop
eración
US$
Apo
rte
propio
US$
Costo to
tal
US$
Meta
1000
0 LIN
EA DE ACCIO
N
1010
0 Actividad 1
1010
1 Tarea 1
1010
2 Tarea 2
1020
0 Actividad 2
1020
1
1020
2
1030
0 Actividad 3
1030
1
1030
2
EJEMPLO
CUADRO RESU
MEN DEL PLAN OPERATIVO
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea po
r línea de acción
Duración
(tiempo
) Fecha
de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
responsable
Fuente de
coop
eración
US$
Aporte
propio
US$
Costo
total
US$
Meta según el M
.L
10000
Línea de acción :
COORDIN
ACIÓ
N
INTERIN
STITUCIO
NAL
10100
Taller de trabajo con
las
organizaciones en torno al
abastecimiento alim
entario
distrital y derecho del
consum
idor
855
Tres talleres por
año. con
50
participantes cada
uno
10101
Identificación y selección
de
organizaciones
comprom
etidas con
el
abastecimiento alim
entario y
derechos del .con
sumidor
10102
Con
vocatoria de
organizaciones seleccion
adas
10103
Diseño de los talleres
10104
Program
ación de los talleres
10105
Ejecución de los talleres
10200
Con
stitución de una m
esa de
negociaciones con el
Municipio, INDECOPI y
organizaciones sociales
910
Cuatro
organizaciones
privadas y dos
instituciones
publicas
10201
Con
vocatoria de agentes de
mesa Mun
icipio, INDECOPI,
y organizacion
es sociales
10202
Rem
uneración prelim
inar
para determinar puntos
comunes
20203
Con
stitución de un equipo
prom
otor de la m
esa de
negociaciones
20204
Aprob
ación y form
alización
de la m
esa de negociaciones
20300
Cam
paña sob
re derechos del
consum
idor
578
Dos cam
pañas por
año sobre derechos
del consumidor
20301
Coo
rdinaciones y
convocatoria y rueda de
prensa (radio, tv
, y periodistas
de prensa escrita)
20302
Realización de la con
ferencia
de prensa
20303
Elaboraciones de afiches,
trípticos y materiales de
divulgación
20304
Distribución de afiches,
trípticos y materiales de
divulgación
CUARTO PASO: DEFIN
IR El- CALENDARIO
DE TRABAJO
El cu
arto p
aso e
n la
elab
oración d
el p
lan o
perativo c
onsiste
en d
efinir e
l ca
lendario d
e la e
jecu
ción d
e las
actividad
es y tarea
s precisando la fech
a de inicio y termino de las mismas.
Una vez
definidas estas fec
has se determinará la sec
uen
cia de su ejecución
La determinac
ión de la sec
uen
cia de las ac
tividad
es y tarea
s es m
uy importan
te porque:
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al eq
uipo ejec
utor del p
royec
to ten
er u
n s
entido d
e direc
ción y
de
orden
en la
ejec
ución d
e las
actividad
es, nec
esario para ev
itar la dispersión y el ac
tivismo improductivo.
b) facilita el monitoreo del proye
cto.
Ejemplo:
CUADRO RESUMEN DEL PLAN OPERATIV
O
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea po
r línea de acción
Duración
(tiempo
) Fecha
de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
respon
sable
Fuente de
coop
eración
US$
Apo
rte
propio
US$
Costo to
tal
US$
Meta
1000
0 LIN
EA DE ACCIO
N
1010
0 Actividad 1
1010
1 Tarea 1
1010
2 Tarea 2
1020
0 Actividad 2
1020
1
1020
2
1030
0 Actividad 3
1030
1
1030
2
EJEMPLO
CUADRO RESU
MEN DE PLAN OPERATIVO
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea por línea de acción
Duración
(tiempo)
Fecha de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
responsable
Fuente de
cooperación
US$
Aporte
propio
US$
Costo
total
US$
Meta según el
M.L
10000
Línea de acción :
COORDIN
ACIÓ
N
INTERIN
STITUCIO
NAL
10100
Taller de trabajo con
las
organizaciones en torno al
abastecimiento alim
entario
distrital y derecho del
consum
idor
855
10/01/97
20/05/99
Tres talleres
por año. con
50
participantes
cada uno
10101
Identificación y selección
de
organizaciones
comprom
etidas con
el
abastecimiento alim
entario y
derechos del .con
sumidor
10102
Con
vocatoria de
organizaciones seleccion
adas
10103
Diseño de los talleres
10104
Program
ación de los talleres
10105
Ejecución de los talleres
10200
Con
stitución de una m
esa de
negociaciones con el
Municipio, INDECOPI y
organizaciones sociales
910
01/07/97
31/12/09
Cuatro
organizacione
s privadas y
dos
instituciones
publicas
10201
Con
vocatoria de agentes de
mesa: M
unicipio, INDECOPI,
y organizacion
es sociales
10202
Rem
uneración prelim
inar
para determinar puntos
comunes
20203
Con
stitución de un equipo
prom
otor de la m
esa de
negociaciones
20204
Aprob
ación y form
alización
de la m
esa de negociaciones
20300
Cam
paña sob
re derechos del
consum
idor
578
05/09/97
08/04/99
Dos cam
pañas
por año sobre
derechos del
consum
idor
20301
Coo
rdinaciones y
convocatoria y rueda de
prensa (radio, tv
, y periodistas
de prensa escrita)
20302
Realización de la con
ferencia
de prensa
20303
Elaboraciones de afiches,
trípticos y materiales de
divulgación
20304
Distribución de afiches,
trípticos y materiales de
divulgación
Un instrumento que permite visualizar gráficamente e1 cron
ograma de desarrollo de las actividades y tareas es el cuadro
de G
antt 16, en el cu
al se pu
ede represen
tar el tiempo
de du
ración
de las activida
des y tareas en un
a escala de días, semanas o
meses.
FORMATO DEL CUADRO DE GANTT
Cód
igo
Nom
bre de la actividad/
tarea
Mes 1
Mes 2
Mes 3
Mes 4
Mes 5
Mes 6
Mes 7
10
100
10
101
10
102
10
200
10
201
10
202
16 El M
icrosoft Project es un
a herram
ienta muy útil para hacer el g
rado
de Gantt
QUINTO PASO: DETERMINAR QUIÉNES SERÁN LOS RESPONSABLES DE CADA ACTIVIDAD Y TAREA
Este es el mom
ento d
e de
finir las pe
rson
as o áreas de trab
ajo qu
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rán
la respo
nsab
ilidad
de la ejecu
ción
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activida
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cho lo cua
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rá a llena
r la colum
na Persona o Unidad Responsable del C
uadro Resum
en
del plan
ope
rativo
. E1 segu
imiento y mon
itoreo
del nivel de cu
mplim
iento de
las actividad
es y tareas y el hecho
de de
finir las pe
rson
as o
áreas respon
sables de su ejecu
ción
, es de suma im
portan
cia en
los procesos de
eva
luación de
persona
l.
CUADRO RESUMEN DEL PLAN OPERATIVO
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea po
r línea de acción
Duración
(tiempo
) Fecha
de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
respon
sable
Fuente de
coop
eración
US$
Apo
rte
propio
US$
Costo to
tal
US$
Meta
1000
0 LIN
EA DE ACCIO
N
1010
0 Actividad 1
1010
1 Tarea 1
1010
2 Tarea 2
1020
0 Actividad 2
1020
1
1020
2
1030
0 Actividad 3
1030
1
1030
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SEXTO PASO: DEFINIRLOS COSTOS POR ACTIVIDAD
Este pa
so com
pren
de el trab
ajo d
e planificación
presupue
stal p
or cad
a activida
d. P
ara tal fin p
reviam
ente d
eberá
establecerse el presupu
esto de las tareas com
prendidas en la actividad
; la sum
a de
l co
steo
de toda
s éstas determinará el
costo de la actividad
. Alguna
s reco
men
dacion
es para establecer el costeo de
las actividad
es son
: a. Ten
er m
uch
o cuidad
o en
ide
ntificar y precisar todo
s los ga
stos qu
e se produ
cirán en eq
uipos, m
ateriales, personal,
servicios, etcétera; de
lo co
ntrario, se co
rre
el riesgo
de
man
ejar co
stos subv
alua
dos y
en c
onsecu
encia
tene
r problem
as en
la ejecu
ción
y cum
plim
iento d
e las metas. En
el m
anual d
e Geren
cia Finan
ciera ab
ordarem
os co
n
may
or detalle las técnicas de
estim
ación de
costos.
b. Diferen
ciar los co
stos seg
ún la fuen
te finan
ciera y no olvidar inco
rporar en el costeo
a la "contraparte", ya sea po
r el
aporte instituciona
l o por el ap
oyo de
la pob
lación be
neficiaria.
E1 cua
dro adjunto es un ejemplo del form
ato que
se utiliza para el costeo
de una
tarea. Este cu
adro se repite para toda
s las tareas de cada actividad
. Tarea: Identificación y selección de organizaciones comprometidas con el abastecimiento alimentario y derechos
del consumidor
Código
Rub
ro
Unidad de m
edida
Cantidad
Precio
unitario
Costo
total
Aporte
solidario
Aporte
prop
io
Otras
fuentes
1010
1 Mano de obra
Equipos
Materiales
▪ Dia de trabajo
▪ Hora/ uso de
compu
tador
▪ Hoja de papel bond
10
20
250
30.00
5.00
0.10
300
100 25
280
60 0
20
20 25
0 20 0
Varios
Llamadas telefónicas
Envió fax/ h
ojas
40
60
1.00
0.80
40
48
0 40
35
5 5 3
TOTAL
513
380
105
28
Una vez con
cluido
este trabajo estamos en cond
iciones de
establecer:
a. E1 costo total de cad
a activida
d (la suma del costo de las tareas es el co
sto de
la actividad).
b. La estruc
tura del financiam
iento del proy
ecto; es decir, cuál será el apo
rte prop
io (ONG y pob
lación
beneficiaria) y los
recu
rsos necesarios de la Coo
peración
Internacion
al para ejecutar el proy
ecto.
Lue
go de ob
tener la información procederem
os a llenar las co
lumna
s: Fuente de cooperación, Aporte propio y Costo total de
l Cuadro Resum
en del plan op
erativo.
Es im
portante en este pun
to llamar la atención
sob
re un prob
lema qu
e casi siempre se observa
en las evaluacion
es de los
proy
ectos y es el referido
a la no
inclusión
del costeo de las actividades de la contraparte local.
CUADRO RESUMEN DEL PLAN OPERATIVO
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea po
r línea de acción
Duración
(tiempo
) Fecha
de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
respon
sable
Fuente de
coop
eración
US$
Apo
rte
propio
US$
Costo to
tal
US$
Meta
10000
LIN
EA DE ACCIO
N
10100
Actividad 1
10101
Tarea 1
10102
Tarea 2
10200
Actividad 2
10201
10
202
10
300
Actividad 3
10301
10
302
EJEMPLO
CUADRO RESU
MEN DE PLAN OPERATIVO
Código
Nom
bre de la actividad y
tarea por línea de acción
Duración
(tiempo)
Fecha de
inicio
Fecha de
term
ino
Persona o
unidad
responsable
Fuente de
cooperación
US$
Aporte
propio
US$
Costo
total
US$
Meta según el
M.L
10000
Línea de acción :
COORDIN
ACIÓ
N
INTERIN
STITUCIO
NAL
10100
Taller de trabajo con
las
organizaciones en torno al
abastecimiento alim
entario
distrital y derecho del
consum
idor
855
10/01/97
20/05/99
Coordinado
del proyecto
24,300
2,70
0 27,000
Tres talleres
por año. con
50
participantes
cada uno
10101
Identificación y selección
de
organizaciones
comprom
etidas con
el
abastecimiento alim
entario y
derechos del consumidor
10102
Con
vocatoria de
organizaciones seleccion
adas
10103
Diseño de los talleres
10104
Program
ación de los talleres
10105
Ejecución de los talleres
10200
Con
stitución de una m
esa de
negociaciones con el
Municipio, INDECOPI y
organizaciones sociales
910
01/07/97
31/12/09
Dirección
institucional
7,58
0 1,20
0 3,60
0
Cuatro
organizacion
es privadas y
dos
instituciones
publicas
10201
Con
vocatoria de agentes de
mesa: M
unicipio, INDECOPI,
y organizacion
es sociales
10202
Rem
uneración prelim
inar
para determinar puntos
comunes
20203
Con
stitución de un equipo
prom
otor de la m
esa de
negociaciones
20204
Aprob
ación y form
alización
de la m
esa de negociaciones
20300
Cam
paña sob
re derechos del
consum
idor
578
05/09/97
08/04/99
Área de
prom
oción
y difusión
3,00
0 60
0 3,60
0
Dos cam
pañas
por año sobre
derechos del
consum
idor
20301
Coo
rdinaciones y
convocatoria y rueda de
prensa (radio, tv
, y periodistas
de prensa escrita)
20302
Realización de la con
ferencia
de prensa
20303
Elaboraciones de afiches,
trípticos y materiales de
divulgación
20304
Distribución de afiches,
trípticos y materiales de
divulgación
27
▪ Seguimiento y monitoreo: los costos de las visitas de campo y las visitas de supervisión por parte del coordinador del proyecto.
El cuadro de recursos y costos sirve entonces para que el administrador o jefe del
proyecto solicite los fondos necesarios al área de finanzas de la ONG, y a su vez ésta solicite a la agencia financiera las transferencias correspondientes. A1 igual que en el plan operativo, las fuentes financieras se consideran en sus
diferentes modalidades: fuente de cooperación, aporte propio y otras fuentes, si fuera el caso, las mismas que asumirán los diversos costos de las actividades ana-lizadas. El cuadro aparece con un área sombreada en la columna que corresponde al
personal administrativo para cada actividad, porque los costos de este personal se calculan en forma global para el conjunto del proyecto. Por eso se añade un código adicional – el 401 – para contabilizar exclusivamente dicho costo.
