FICHA DE PROCESO DC-CDR-03 rev. 0

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DEFINICION PROCESO:

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DEL SGC

TIPO DE PROCESO: APOYO CODIFICACIÓN: FP-CDR-ap

ENTRADAS: GESTOR DEL PROCESO: SALIDAS:

- Sistema del SGC de la empresa

Gerencia / Calidad

- Sistema del SGC / mejora continua

OBJETIVO:

Establecer la metodología a seguir para la Identificación , Preparación , Revisión ,

Aprobación , Modificación , Distribución , Control y Archivo de documentos , datos y

registros implicados en el Sistema de Gestión de la Calidad.

RECURSOS DEL PROCESO:

PERSONAL: EQUIPO /INSTALACIONES: OTROS:

Personal de MecaPrecision. - Instalaciones de MecaPrecisión.

Sistema del SGC de la empresa

DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO:

PROCEDIMIENTO: INSTRUCCIÓN: DOCUMENTO/ REGISTRO: ANEXO:

PD-CDR-01 Procedimiento de control de la documentación y

registros del SGC

-DC-CDR-01 Hoja de distribución documentos controlados -DC-CDR-02 Listado de documentación en vigor y método de archivo - DC-CDR-03 Plantilla de Fichas de Proceso

FICHA DE PROCESO DC-CDR-03 rev. 0

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO Control Documentación y Registros del SGC

Realizado por: Revisado por:

Xavier Casado

Joan Casals

Fecha: 03/06/13 Índice Revisión 0

INFORMAR AL PERSONAL AFECTADO

DAR DE ALTA EN EL SGC

MODIFICACION DOCUMENTACIÓN DEL SGC

REVISIÓN DOCUMENTACIÓN

APROBAR SU REVISIÓN

MODIFICAR INDICE REVISIÓN

RETIRAR DOCUMENTACIÓN OBSOLETA

(INDICE ANTERIOR)

RETIRAR DOCUMENTACIÓN OBSOLETA

(INDICE ANTERIOR)

NUEVO DOCUMENTO

APROBAR SU REALIZACIÓN

CODIFICAR Y REFERENCIAR

ESTABLECER CRITERIO DE ARCHIVO

-Tipo -Método

-Responsable -Tiempo

HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

CONTROLADOS

Ref. : DC-CDR-01 Revisión : 0

Hoja: de

REFERENCIA REV. DESCRIPCIÓN

PERSONA O EMPRESA

FECHA Y FIRMA

MAPA DE PROCESOS DC-SGC-01 rev. 0

PROCESOS ESTRATÉGICOS:

PROCESOS OPERACIONALES:

GESTION

DEL

PEDIDO

COMPRAS RECEPCION FABRICACION DISTRIBUCION

CLIENTE

NECESIDADES

Y

EXPECTATIVAS

CLIENTE

SATISFACCION

PROCESOS DE APOYO: Medición y

Seguimiento

Proceso/Producto

Acciones

Correctoras/Pr

eventivas Formación Mejora

continua

Comunicación

Selección de

proveedores

Estados de

inspección

y ensayo

Identificación

y trazabilidad

Control del

producto no

conforme

Control de los

equipos de

inspección y

medición

Control de la

documentación, datos y

registros del S.G.C.

Mantenimiento

Auditorías

Internas

Establecimiento y Despliegue de

Políticas y Objetivos de Calidad

Revisión del Sistema de

Gestión de la Calidad

Medición Satisfacción

del Cliente

http://www.ugr.es/~rhuma/sitioarchivos/noticias/MapaProcesos.pdf ■ PDF de la Universidad de Granada sobre lo que es un Mapa de Procesos.

NºDOC.: AN-ORG-01

ORGANIGRAMA EMPRESA REV.: 0

Fecha: 28/05/13

Aprobado por: Joan CasalsRealizado por: Xavier Casado

CALIDAD

GERENCIA

ADMINISTRACIÓN PRODUCCION

COMPRAS/VENTAS ALMACEN/LOGÍSTICA JEFE DE AREA A JEFE DE AREA B

FICHA DE PROCESO DC-CDR-03 rev. 0

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DEFINICION PROCESO:

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DEL SGC

TIPO DE PROCESO: APOYO CODIFICACIÓN: FP-CDR-ap

ENTRADAS: GESTOR DEL PROCESO: SALIDAS:

Gerencia / Calidad

OBJETIVO:

RECURSOS DEL PROCESO:

PERSONAL: EQUIPO /INSTALACIONES: OTROS:

DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO:

PROCEDIMIENTO: INSTRUCCIÓN: DOCUMENTO/ REGISTRO: ANEXO:

FICHA DE PROCESO DC-CDR-03 rev. 0

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

Realizado por: Revisado por:

Xavier Casado

Joan Casals

Fecha: 03/06/13 Índice Revisión 0

PROCEDIMIENTO:

CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD

Ref. : PD-CDR-01 Pág. 1 de 6 Revisión : 0 Fecha : 03/06/13

1.-Objeto En este procedimiento se establece la metodología a seguir para la aprobación, revisión, identificación, modificación, distribución y control de la documentación1 que genera el Sistema General de Calidad (SGC) de la empresa. 2.- Alcance El presente procedimiento afecta a toda la documentación y registros tanto interno como externos que afecten al desarrollo y funcionamiento del SGC. 3.- Referencias El presente procedimiento hace referencia al proceso Control de la Documentación y Registros de Calidad ( FP-CDR-ap ) del capítulo 4.2 Requisitos de la documentación presente en el manual de gestión de la Calidad de la empresa. 4.- Responsabilidades Gerencia es responsable del desarrollo y supervisión de la correcta aplicación de este procedimiento, asegurando el adecuado control, distribución y mantenimiento de la documentación del SGC. El resto de personal o departamentos es responsable del correcto uso de la documentación y de comunicar cualquier incidencia o modificación que crean oportuna. 5.- Desarrollo Edición, revisión y aprobación, control del manual de Calidad y documentación del SGC: El manual de Calidad es preparado (bajo asesoría externa) y, revisado y aprobado por Gerencia. Cualquier modificación posterior sigue los mismos criterios. El control y archivo del manual recae en Gerencia, éste se mantiene en una carpeta informática llamada Sistema Gestión Calidad MecaPrecisión en el ordenador de copias de seguridad. En la red del sistema aparecerá el manual en pdf (evitando cualquier modificación no autorizada ).

1 http://hederaconsultores.blogspot.com.es/2011/06/control-de-documentos-segun-iso.html

■ Control de la documentación según ISO con un pequeño ejemplo.

SERVIDOR /Sistema Gestión

Calidad MecaPrecisión

CLIENTES En formato .PDF

BASE DE DATOS Copia de seguridad

PROCEDIMIENTO:

CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD

Ref. : PD-CDR-01 Pág. 2 de 6 Revisión : 0 Fecha : 03/06/13

La distribución física (interna y/o externa) del Manual es realizada mediante acuse de recibo de entrega por parte del destinatario (DC-CDR-01) y sello identificativo de copia:

MecaPrecisión ES COPIA Entregado a:_________

Fecha

Observaciones:

En el caso de distribución en soporte informático se suministrará en formato pdf, valiendo como acuse de recibo la confirmación de recepción . El resto de documentación generada por el SGC (fichas de procesos, procedimiento, anexos, instrucciones, documentos/registros, … sigue el mismo procedimiento descrito solo que están guardados y controlados en carpetas con el mismo nombre del tipo de documento. Modificación documentos/ tratamiento de obsoletos: La modificación de documentación del SGC solo puede ser realizada y autorizada por Gerencia, ya sea por iniciativa propia o por la petición del personal o departamento afectado, o por razones externas exigidas por la Norma aplicada. La aprobación (tanto si es nuevo o es una revisión) sigue los mismos pasos detallados en este procedimiento. La documentación obsoleta es retirada y destruida de inmediato y conservándose una copia informática dentro de la carpeta Sistema de Gestión de MecaPrecisión en la subcarpeta llamada documentación obsoleta.

SERVIDOR /Sistema Gestión

Calidad MecaPrecisión

CARPETAS

/DOCUMENTACION OBSOLETA

PROCEDIMIENTO:

CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD

Ref. : PD-CDR-01 Pág. 3 de 6 Revisión : 0 Fecha : 03/06/13

En el caso de documentación de origen externo (normas, certificados sanitarios, auditorías externas…) se destruirá cualquier copia quedando identificada la original obsoleta identificada mediante el siguiente sello:

DOCUMENTO OBSOLETO Sustituido por:___________

Fecha Observaciones:

y archivada físicamente en la carpeta de documentación obsoleta. Identificación de los distintos documentos y registros que forman el SGC:

Procesos :

FORMA DEFINICIÓN: EJEMPLO:

Definición del proceso Auditoría interna de calidad

Tipo de proceso: apoyo—ap estratégico—es operacional—op

apoyo

Codificación: FP(Ficha Proceso) + XXX( siglas de las palabras principales de definición del proceso) + xx(abreviatura del tipo de proceso)

FP-AIC-ap

Revisión: 0

PROCEDIMIENTO:

CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD

Ref. : PD-CDR-01 Pág. 4 de 6 Revisión : 0 Fecha : 03/06/13

Procedimientos:

FORMA DEFINICIÓN: EJEMPLO:

Título del procedimiento Procedimiento Control documentación y

registros de Calidad

Código : PD( procedimiento) + XXX( 3 letras referentes al proceso que complementa) + XX(número correlativo)

PD-CDR-01

Nº revisión 0

Anexos:

FORMA DEFINICIÓN: EJEMPLO:

Título del anexo Anexo diagrama de flujo Proceso de mantenimiento

Código : AN( anexo) + XXX( 3 letras referentes al proceso que complementa) + XX(número correlativo)

AN-MAN-01

Nº revisión 0

Instrucciones:

FORMA DEFINICIÓN: EJEMPLO:

Título de la instrucción Instrucción recepción y verificación del

producto

Código: instrucción + XXX( 3 letras referentes al proceso que complementa) + XX(número correlativo )

IN-CVP-01

Nº revisión 0

PROCEDIMIENTO:

CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD

Ref. : PD-CDR-01 Pág. 5 de 6 Revisión : 0 Fecha : 03/06/13

Documentos:

FORMA DEFINICIÓN: EJEMPLO:

Título del documento Aviso de auditoria interna

Código : DC( documento) + XXX( 3 letras referentes al proceso que complementa + XX(número correlativo)

DC-AIC-03

Nº revisión 0

En el caso de generar un procedimiento, anexo, instrucción o documento no asociado directamente a un proceso, su identificación sería igual excepto las 3 letras de referencia al proceso serían sustituidas por el SGC ( Sistema Gestión de la Calidad ) + nº correlativo asociado. Ejemplo: Documento comunicado interno----- codificación DC-SGC-02 Control de revisiones y archivo de documentación y registros del SGC: Se mantiene un registro de toda la documentación (tanto interna como externa) del SGC, en formato listado en el que se tiene al día el índice de revisiones, su método de archivo. (DC-CDR-02). En el Registro de revisiones documentación del SGC DC-CDR-02 se mantiene un historial de revisiones y el motivo de los cambios creados. Se establece la realización de copias de seguridad que permiten evitar la pérdida de datos e información que genera el SGC.

PROCEDIMIENTO:

CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE CALIDAD

Ref. : PD-CDR-01 Pág. 6 de 6 Revisión : 0 Fecha : 03/06/13

6.- Anexos :

Hoja de distribución de documentos controlados DC-CDR-01

Plantilla de ficha de procesos DC-CDR-03

Registro de revisiones documentación del SGC DC-CDR-02

Realizado: Revisado:

Nombre Sr.Xavier Casado Sr. Joan Casals

Firma

Fecha 03/06/13 03/06/13