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EQUIPO DE TRABAJO DECENTE Y OFICINA DE PAS DE LA OIT PARA LOS PASES ANDINOS

AVISO DE PUESTO VACANTE (INTERNO / EXTERNO)

Con arreglo a lo dispuesto en el Anexo I del Estatuto del Personal de la OIT, todos los concursos estarn abiertos a los candidatos internos (funcionarios titulares y con contratos de duracin determinada que hayan completado su perodo de prueba a la fecha de clausura de esta convocatoria). Los funcionarios que presten servicio en proyectos de cooperacin tcnica, excepto aquellos que estn destacados en otro empleo en la Oficina, as como los funcionarios nombrados de conformidad con el Reglamento aplicable a las condiciones de empleo de los funcionarios con contrato de corta duracin, no tendrn derecho a participar como candidatos internos; pero podrn presentarse como candidatos externos. Slo se recibirn candidaturas presentadas en el fo rmulario adjunto. En caso de enviar otro formato d e aplicacin, la candidatura no ser aceptada. INTRODUCCION El proyecto Capacidades laborales para el Trabajo Decente COL/16/03/COL, financiado por el Ministerio de Trabajo de Colombia, tiene como objetivo aunar esfuerzos tcnicos, humanos y financieros en la estructuracin y ejecucin de programas de formacin para el trabajo y vinculacin laboral formal, dirigidos a la poblacin vctima del conflicto armado en Colombia. Territorialmente, se ejecutar en las Ciudades/regiones: Cali, Barranquilla, Montera, Medelln, Santa Marta, Cartagena, Pasto, Popayn. La persona que ocupe el puesto de Asistente Administrativo-Financiero de este Proyecto contribuir con la Coordinacin del Proyecto en las actividades de relacionamiento, seguimiento administrativo, financiero y comunicacional con las autoridades pblicas, organizaciones de vctimas, organizaciones de la sociedad civil, centros de formacin y dems entidades pblicas y privadas vinculadas con la implementacin de este Proyecto. DESCRIPCIN DE TAREAS Bajo la supervisin directa del Coordinador Nacional del proyecto y el apoyo del Especialista en Empleo e Instituciones del Mercado de Trabajo de la OIT para los Pases Andinos del Especialista en Administracin del Trabajo y la responsabilidad del Director de la OIT para los Pases Andinos, el/la Asistente de Proyecto apoyar el desarrollo de las actividades del proyecto Capacidades laborales para el Trabajo Decente - COL/16/03/COL en apoyo a la implementacin, estructuracin y ejecucin de programas de formacin para el trabajo y la vinculacin laboral formal, para la poblacin vctima del conflicto armado en Colombia. FUNCIONES GENRICAS 1. Analizar y verificar los documentos financieros y conformidad con la reglamentacin financiera de la OIT. 2. Revisar las facturas y los informes financieros de los proveedores externos, comprobantes internos y contratos

de colaboracin externa. 3. Solicitar cotizaciones y colaborar en la preparacin de presupuestos para el proyecto.

Departamento de Recursos Humanos Oficina Internacional del Trabajo

N de concurso: 042/2016

Grado: G5

Ttulo: Asistente Administrativo-Financiero Proyecto Capacidades laborales

para el Trabajo Decente COL/16/03/COL

Lugar de destino: Bogot, Colombia

Perodo: 11 meses

Fecha de cierre: 8 de enero de 2017

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4. Preparar correspondencia rutinaria, faxes, memoranda e informes sobre asuntos administrativos a partir de instrucciones orales, correspondencia previa u otras fuentes de informacin disponibles de acuerdo con los procedimientos de oficina habituales.

5. Responsable del mantenimiento de los archivos administrativos y registros de la oficina. 6. Buscar y seleccionar informacin y expedientes en un formato especfico o siguiendo instrucciones generales

para su utilizacin por parte de otros en la preparacin de informes, correspondencia, trabajos escritos tcnicos, planes para programas o proyectos y documentos de referencia general.

7. Ocuparse de los preparativos, reservas de hotel y formularios para la autorizacin de los viajes. 8. Asesorar, responder y ocuparse de los trmites y resolver los problemas relacionados con la compra, envo y

recepcin del material y equipos de oficina y para el proyecto as como de los enseres domsticos, incluidos los trmites de aduana.

9. Proporcionar apoyo administrativo y de secretara en reuniones, seminarios y/o talleres. 10. Mantener, actualizar y enviar los registros de inventario de equipos no fungibles del proyecto. 11. Recoger datos e informacin sobre actividades vinculadas con la implementacin del Proyecto. Mantener registros

y bases de datos de informacin a utilizar para la elaboracin de informes y reportes diversos. 12. Desarrollar, mantener y actualizar bases de datos y registros de las actividades de programacin con objeto de

controlar y evaluar las actividades que se lleven a cabo. 13. Procesar y examinar informacin y datos de presupuestos de proyectos de conformidad con las instrucciones que

se le proporcione y realizar los resmenes y clculos necesarios. 14. Resumir informacin que refleje las obligaciones actuales y las implicaciones futuras de programas y

presupuestos. 15. Mantener y conservar registros y planes de control del estado del Proyecto en sus diferentes fases. 16. Verificar la conformidad de los trminos de referencia de proyectos con los planes de trabajo y marcar objetivos. 17. Preparar informacin de carcter general, documentacin de trabajo y tablas para sesiones de informacin y

revisin. 18. Redactar correspondencia general sobre actividades de programas y proyectos. 19. Puede requerirse la ejecucin de tareas operativas y/o de control especficas para la aplicacin de programas y

proyectos. 20. Realizar otras tareas relacionadas cuando sea necesario y llevar a cabo otras funciones que asigne el supervisor.

FUNCIONES ESPECFICAS Mantener y actualizar los sistemas o las bases de datos informatizadas, sistema de seguimiento del presupuesto,

de las contrapartidas de la OIT y cumplimiento de los contratos de formacin. Mantener y actualizar, informes y archivos relacionados con el Proyecto. Ayudar en la preparacin de las estimaciones de costes de cada actividad, anlisis y elaboracin de presupuestos,

de acuerdo con los requerimientos de la Oficina y los formatos para su procesamiento en el sistema IRIS; Verificar el cumplimiento de los procesos de la OIT para compras de servicios y colaboracin externa y pedir las

rdenes de pago. Elaborar las rdenes de compra y colaborar con las misiones del proyecto, mediante la preparacin de programas

para las misiones oficiales que se reciban, concertar citas con las instituciones y mandantes tripartitos de la OIT. Apoyar a la Coordinacin en la preparacin de los diversos informes relacionados con la implementacin del

Proyecto. De la misma manera, a solicitud de la Coordinacin y de los Especialistas relacionados con el Proyecto, facilitar insumos para los informes de seguimiento e implementacin.

Apoyar en la organizacin de eventos, seminarios, y capacitaciones que se realicen en el mbito del proyecto. Apoyar al personal administrativo y de finanzas de la Oficina para los Pases Andinos que se encuentra en Bogot. REQUISITOS EDUCACIN Educacin secundaria completa, adems de poseer formacin tcnica en contabilidad y/o finanzas. EXPERIENCIA Mnimo cinco aos de experiencia en el mbito de finanzas, administracin y/o de oficina relacionada. Se valorar positivamente la experiencia en el seguimiento de contratos con el Estado Colombiano y algn organismo internacional, as como experiencia laboral en el sector pblico y/o en auditoria. IDIOMAS E INFORMATICA Perfecto dominio del idioma espaol y conocimiento del ingls como idioma de trabajo. Buen manejo de software MS Office y de bases de datos. El conocimiento de STATA se considerar como una ventaja.

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COMPETENCIAS Buen conocimiento de los procesos administrativos y financieros del Estado Colombiano. Orientacin a encontrar soluciones y/o alternativas a problemas que se presentan. Capacidad de trabajo por metas y en equipo Disponibilidad a procesos de cambio. Capacidad para comunicarse efectivamente con los dems. Discrecin a la hora de tratar asuntos confidenciales. Habilidades para cumplir con el trabajo en plazos cortos. Buenas habilidades de redaccin y capacidad demostrada para preparar informes. Buenas habilidades organizativas en equipo e individualmente. Capacidad para trabajar y comunicarse con la gente de forma educada, amable y cooperativa, oralmente y por

escrito. OTROS Se requerir que la persona que desempee este puesto realice viajes a las ciudades/regiones en las que se ejecuta el proyecto: Cali, Barranquilla, Montera, Medelln, Santa Marta, Cartagena, Pasto, Popayn; as como a la Oficina de la OIT para los Pases Andinos en Lima, Per. Los candidatos interesadas en el puesto deben consi derar que las nueve competencias fundamentales de l a OIT, listadas a continuacin, podrn ser evaluadas durante el proceso de seleccin: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientacin al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientacin al cliente, Comunicacin, Orientacin al cambio, Asume la responsabilidad respecto del desempeo, Orientacin a la calidad y Colaboracin. El candidato seleccionado deber sustentar su CV, mediante la presentacin de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), as como su experiencia laboral previa. Se solicitar referencias laborales y/o evaluaciones del desempeo en empleos anteriores. CANDIDATURAS Slo se recibirn candidaturas presentadas en el fo rmulario que se adjunta , acompaado de una carta de motivacin de una pgina de longitud como mximo, haciendo referencia al nmero de concurso 042/2016 Asistente Administrativo-Financiero del Proyecto C apa