Depuración y Organización delArchivo de Concentración-JFCA

C.P. Alma Alcaraz HernándezCoordinadora General de Administración

Diciembre, 2010

Junta Federal de Conciliación y Arbitraje

Secretaría del Trabajo y Previsión Social

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Con motivo de los Sismos de 1985, la Secretaria del Trabajo y Previsión Social (STPS) se dio a la tarea de reubicar el Archivo de Concentración de la STPS y de la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (JFCA), en el mismo año se acondicionaron para tal fin las instalaciones ubicadas en Atizapán de Zaragoza, Estado de México inmueble que se ocupa actualmente.

La ultima depuración se llevo a cabo en el año 2001 y desde esa fecha, simplemente se ha acumulado un gran número de toneladas de expedientes en condiciones inadecuadas.

INTRODUCCIÓN

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Se hace frente al problema del resguardo final de expedientes, heredado por administraciones anteriores. La evidencia gráfica muestra las condiciones que mantenía el Archivo de Concentración en el mes de enero de 2010, dando fe de la condición crítica, resultado de la falta de:

RETO

Mantenimiento a las instalacionesFalta de personal (se contaba con una persona desde el 8 de marzo de 1993).Fumigación para erradicar fauna nocivaControles para identificación y localización de expedientes

Limpieza y Orden

Un gran problema por resolver, sin embargo iniciamos el reto

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICACONDICIONES EN QUE SE ENCONTRABA EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

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Establecer contacto con el Archivo General de la Nación.

ACCIONES

A través de la Lic. Araceli Alday García, Directora del Sistema Nacional de Archivo, quien nos ha brindado la asesoría necesaria para la realización de este proyecto, además de contar con el apoyo del Lic. Juan Martín Ríos González y el Lic. Gerardo Francisco Refugio Ramírez.

Acciones de limpieza realizadas del 6 de abril al 27 de noviembre de 2010.

Envío de 24 brigadas de limpieza.

Realización de 6 fumigaciones.

Esta situación se hizo del conocimiento del Comité de Control y Auditoría, ahora COCODI, en sesión del mes de febrero de 2010, en donde se ha continuado y dado seguimiento puntual, con gran interés por parte de nuestro Secretario, el Lic. Javier Lozano Alarcón.

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FASE I Expedientes en mal estado y con plazo de conservación concluido.

PROGRAMA DE TRABAJO

Tiene por objeto la baja documental ante el Archivo General de la Nación (AGN).

FASE II Expedientes con plazo de conservación vigente.

En esta fase, se levantan cédulas de identificación y registro de expedientes, para una correcta organización archivística. Previo a su baja documental, habrán de ser digitalizados para futuras consultas.

La Coordinación General de Administración desarrolló un Programa de Trabajo, dividido en 2 fases.

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Actividad Abr-10 May-10 Jun-10 Jul-10 Ago-10 Sep-10 Oct-10 Nov-10 Dic-10 Ene-11 Feb-11 Mar-11 Abr-11 May-11 Jun-11 Jul-11 Ago-11 Sep-11 Oct-11 Nov-11 Dic-11 Dic-12

Fumigación

Limpieza

Adecuación de Infraestructura

Identificación y clasificación de doctos. en mal estado

Identificación de doctos. en buen estado

Clasificación de doctos. en buen estado

Digitalización de doctos. con plazo de conservación vencido

Baja Documental

AvanceSeguimientoConclusión

Esta actividad requiere del apoyo de la STPS y podrá ser simultánea a la clasificación de documentos en buen estado

CRONOGRAMA

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Del 5 de junio al 27 de noviembre del año en curso, se han realizado acciones de limpieza y depuración de expedientes, en 24 jornadas con la participación de un equipo de trabajo de 10 personas.

Se han clasificado aproximadamente 164 toneladas de expedientes para su baja documental, levantando las cédulas de inventario para su registro y se asignó un lugar especifico en espera de la autorización que se requiere, para su baja documental.

El lunes 8 de noviembre de 2010, se levantó el Acta de Hechos con la participación de diversas áreas jurídicas y administrativas de la JFCA y representantes del Órgano Interno de Control en la STPS. Este documento sustentará el trámite de baja documental ante el AGN, dando cuenta del deterioro de los expedientes y acreditando la imposibilidad material de cumplir con diversas obligaciones legales y normativas.

ACCIONES

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INVENTARIO INVENTARIO GENÉRICO DE EXPEDIENTES EN MAL ESTADO

NUM. MOTIVO DE CONCLUSION

CAJA O NUMEROJUNTA, SECRETARIA GENERAL O

AREA N O M B R E DE ACTOR VS. DEMANDADO TOTAL VALOR P E R I O D O

1.- DESISTIMIENTO, 2.- CUMPLIMIENTO DE

LAUDO, 3.- CONVENIO, 4.- PRESCRIPCION, 5.- LAUDO ABSOLUTORIO

PAQUETE EXPEDIENTE ADM LEGAL TRAMITE CONCENTR EN LA JFCA HISTORICO

Inventario generico de expedientes en mal estado ( cedula 1)

TIEMPO DE GUARDA (AÑOS)

T I P O D E DOCUMENTO A R C H I V O

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INVENTARIO INVENTARIO GENÉRICO DE EXPEDIENTES EN BUEN ESTADO

NUM. MOTIVO DE CONCLUSION

CAJA O NUMEROJUNTA, SECRETARIA GENERAL O

AREA N O M B R E DE ACTOR VS. DEMANDADO TOTAL VALOR P E R I O D O

1.- DESISTIMIENTO, 2.-CUMPLIMIENTO DE

LAUDO, 3.- CONVENIO, 4.- PRESCRIPCION, 5.-LAUDO ABSOLUTORIO

PAQUETEEXPEDIENTEADM LEGAL TRAMITECONCENTREN LA JFCA HISTORICO

Inventario generico de expedientes en buen estado ( cedula 2)

TIEMPO DE GUARDA (AÑOS)

T I P O D E DOCUMENTO A R C H I V O

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICA

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICA

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ARCHIVO ATIZAPÁN

Área de concentración de expedientes en mal estado

Expedientes en Buen Estado I

30% depurado, en proceso

Por identificar su Estado II

Expedientes en Buen Estado III

Expedientes en Buen Estado V

70% liberado para la STPS Ex-Sector V

912.9 m2

Sector I: 779.0 m2

Sector II: 779.0 m2

Sector III: 305.7 m2

Sector IV: 239.6 m2

Total: 2,103.3 m2

Sector I: 779.0 m2

Sector II: 779.0 m2

Sector III: 305.7 m2

Sector IV: 239.6 m2

Total: 2,103.3 m2

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EQUIPO DE TRABAJO

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICADESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICATRASLADO DE EXPEDIENTES AL SECTOR I

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ANTES EN PROCESO

EVIDENCIA FOTOGRÁFICACONCENTRACIÓN DE 70 TONELADAS

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICA

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICACONCENTRACIÓN DE 164 TONELADAS APROXIMADAMENTE

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICASECTOR V

ANTES DESPUES

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICAANTES-SECTOR III

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICADESPUÉS-SECTOR III

Hoy, contamos con un Archivo de Concentración sin fauna nociva, más limpio, con orden y control en expedientes por depurar y a conservar.

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EVIDENCIA FOTOGRÁFICAACTA DE HECHOS 8-NOVIEMBRE-2010

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MARCO JURÍDICOCon el fin de dar cumplimiento al marco jurídico y legal, debemos considerar:

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PROGRAMA DE TRABAJOPara el programa que instauraremos para futuras depuraciones, debemos de seguir lo establecido por la STPS, como sigue:

La baja documental se debe promover ante la Dirección de Administración de Servicios Generales, la cual asesorará y tramitará ante el Archivo General de la Nación. El área que promueva la baja de sus expedientes, deberá presentar la siguiente documentación:

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PROGRAMA DE TRABAJO

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MENSAJE FINALEs grato para nosotros compartir con ustedes este esfuerzo, los recursos disponibles para su realización han sido escasos, sin embargo, la voluntad de dignificar nuestro Archivo de Concentración y de cumplir con las disposiciones que regulan la materia, se ha visto respaldada por el compromiso institucional de nuestro personal y ha encontrado además un valioso acompañamiento del Archivo General de la Nación.

El camino por recorrer aún es largo, pero seguiremos empeñados en trabajar en éste que es un tema fundamental para nuestro Tribunal Laboral.

Entendemos que la memoria institucional de la JFCA, se encuentra en este archivo, que además es un acervo valioso para construir una base de datos que permita contar con información institucional para su análisis estadístico, además de que su correcta organización archivística haráposible atender oportunamente requerimientos de consulta de información.