Desarrollo Etapa Pos Contractual DCC.pdf

7/26/2019 Desarrollo Etapa Pos Contractual DCC.pdf

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La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Paswww.defensacivil.gov.co

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO

DESARROLLO ETAPA POSTCONTRACTUAL (LIQUIDACION)

GAD PD 003

Elabor: Profesional de Apoyo Seguridad y Defensa

__________________________________________________Gloria Anglica Riveros Vega

Revis: Subdirector del Sector Defensa

__________________________________________________TC. Flix Gabriel Aponte Castro

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana

_______________________________________________

Mayor General (r) Miguel Ernesto Prez Guarnizo

CONTROL DE VERSIONESVersin Fecha (DD/MM/AAAA) Descripcin

1 09/09/2008 Creacin

2 15/07/2009Modificacin del proceso en condiciones generales yformatos

3 24/05/2010 Actualizacin al procedimiento

4 25/06/2010 Se incluy puntos de control al procedimiento

5 30/10/2012Se actualizado de acuerdo con las normas vigentes yPlan de Eficiencia Administrativa que aplica a esteprocedimiento.

6 14/03/2014Actualizacin de normas jurdicas Decreto 1510 de2013 Inclusin liquidacin contratos suscritos bajo un

Acuerdo Marco de Precios o con la Bolsa de Productos.

7 10/11/2014

Se modific el procedimiento en el Captulo 4.Desarrollo, en el flujograma en lo relacionado con lasactividades Elaboracin acta de liquidacin y Firma delacta liquidacin por partes.


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PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPAPOS CONTRACTUAL

(LIQUIDACION)

GESTIN DEADQUISICIONES

GAD-PD-003Versin Pgina No.

Repblica de Colombia 7 2 de 8


TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................. 2

2. ALCANCE .................................................................................................. 2

3. CONDICIONES GENERALES ................................................................... 2

4. DESARROLLO .......................................................................................... 6

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ........................................................... 8

1. OBJETIVO

Evaluar finalmente los resultados financieros de la ejecucin del contrato, y resolver losdesacuerdos que existieren respecto de tales resultados.

2. ALCANCE

Este procedimiento se inicia con la revisin del ltimo pago, la liquidacin del contrato,hasta el seguimiento continuo, para lograr el cumplimiento de los objetivos institucionalesa travs de los bienes, servicios u obras contratados y que se enmarcan dentro de las

necesidades institucionales.

3. CONDICIONES GENERALES

Para determinar el procedimiento para la liquidacin de contratos se debe tener en cuentalo establecido en la Ley 80 de 1993 en especial los artculos 41, 60 y 61 y artculo 11 dela ley 1150 de 2007.

La etapa post contractual o bien llamada de liquidacin se fundamenta en las actuacionesposteriores al vencimiento del trmino establecido en el contrato, o en el acto que lo da

por terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de lacontratacin misma.

Bsicamente es la etapa en la que se realiza un seguimiento permanente para verificar elcorrecto cumplimiento y la debida satisfaccin de las necesidades institucionales pormedio de los bienes, servicios u obras contratados.


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3.1 DEFINICIONES:

LIQUIDACION: Es el acto que formaliza la terminacin de un contrato se da en lasmodalidades de comn a cuerdo (bilateralmente) o unilateral, dentro del contenido sedetalla si las partes se encuentran a paz y salvo, si hubo compensacin, si se debe hacerajuste de garantas y si se cumpli con el objeto contractual, procede en todos loscontratos y en el termino pactado o en el legal.

ACTA DE LIQUIDACION: Es un documento en el que constarn los acuerdos,conciliaciones y las transacciones a que llegaren las partes para poner fin a lasdivergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo

LIQUIDACION UNITATERAL:se define como la liquidacin directa y unilateralmente dela orden contractual y sta se adoptar por acto administrativo motivado susceptible delrecurso de reposicin. Si llegase a presentarse esta situacin, este acto administrativo eselaborado por la Oficina Jurdica de la Entidad o Asesora Externa de Contratacin.

3.2 REGLAS DE CARCTER GENERAL

1. Teniendo en cuenta el Plan de Eficiencia Administrativa y poltica cero papel, seseguirn las siguientes reglas, as:

a) Se reutilizar el papel para la impresin de correos electrnicos que sirvan deevidencia dentro del desarrollo del proceso de la etapa postcontractual(Expediente)

b) Se utilizar la red interna para compartir informacin que evite impresionesinnecesarias (Notificaciones a Supervisores)

c) Hacer el uso de correo electrnico para l envi de comunicaciones entredependencias y Supervisores, as como tambin solo se debe imprimir loestrictamente necesario que sea soporte legal.

2. El supervisor del contrato para realizar la liquidacin de un contrato deber tener encuenta los lineamientos establecidos en el MANUAL DE CONTRATACION y MANUALDE SUPERVISORES.

3. El Acta de Liquidacin deber contener el visto bueno de un Asesor Jurdico bien seade la Oficina Jurdica o Asesor Externo de Contratacin que apoye el proceso deGestin de Adquisiciones a travs de un Contrato de Prestacin de ServiciosProfesionales y de apoyo a la gestin.

4. La Contratacin que se realice a travs de Acuerdo Marcos de Precios no requerir deActa de Liquidacin, lo anterior con fundamento en el decreto 19 de 2012, articulo227, que dice: ARTCULO 217. DE LA OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA


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LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS ESTATALES. El artculo 60 de la Ley 80 de

1993, modificado por el artculo 32 de la Ley 1150 de 2007 quedar as:

"Artculo 60. De la ocurrencia y contenido de la liquidacin. Los contratos de tractosucesivo, aquellos cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo y losdems que lo requieran, sern objeto de liquidacin.

Tambin en esta etapa las partes acordarn los ajustes, revisiones y reconocimientosa que haya lugar.

En el acta de liquidacin constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a quellegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse apaz y salvo.

Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, dela garanta del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o serviciosuministrado, a la provisin de repuestos y accesorios, al pago de salarios,prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalarlas obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato.

La liquidacin a que se refiere el presente artculo no ser obligatoria en los contratosde prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin." (Subrayado ynegrilla fuera de texto), no obstante si la Agencia Nacional de Compras PblicasCOLOMBIA COMPRA EFICIENTE expide algn documento que exija la elaboracinde la citada acta la Entidad deber dar cumplimiento a los lineamientos por ello

exigidos.

5. En los contratos realizados a travs de la Bolsa de productos solo proceder a laliquidacin del contrato suscrito con el comisionista

PUNTOS DE CONTROL

Lista de Verificacin de documentos contractuales: El formato GAD-FT-028 esuna herramienta que ayuda a realizar seguimiento y monitoreo en el proceso de laetapa contractual y postcontractual, en el cual se puede verificar que en el expedientedel proceso de contratacin para adquirir bienes, servicios u obras, se encuentren

todos los documentos exigidos por la normatividad vigente que rige la contratacinestatal; en este formato se debe registrar los datos relacionados con el contrato ycontratista, as como el nmero del folio donde se ubica cada documento.

Revisin y visto bueno de personal idneo: En esta actividad se verifica elcontenido del acta con respecto al contrato y se establece la ejecucin contractual.Este control es realzado por la abogada asesora externa del Grupo Administrativo


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contratado para tal fin si existiere y/o Oficina Jurdica y garantiza la veracidad de la

informacin contenida en dicho documento.


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4. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS

El lder encargado (a) de la Etapade Seguimiento y Liquidacin delcontrato del Grupo Administrativocon base en el informe desupervisin final y dems soportesde seguimiento y ejecucin delcontrato elabora el acta deliquidacin (GAD-FT-006) en la queconsten los acuerdos,conciliaciones y transacciones aque llegaren las partes para ponerfin a las divergencias y poderdeclararse a paz y Salvo.

En esta actividad seguimiento yliquidacin se solicitara laampliacin de los trminos deplizas de garantas de loscontratos si hay lugar a ello y severificara a travs de planilla Pilaque el contratista se encuentra al

da en el pago de sus obligacionesde seguridad social y parafiscal.

Grupo Administrativo

Acta de liquidacin

Bilateral/Unilateral

Revisin informacin contenida enacta de liquidacin.

Abogada del GrupoAdministrativo y/o

Oficina Jurdica y/oAsesora Externa de

contratacin

Despus de aprobada el Acta deLiquidacin por el Asesor Jurdicose firma por las partes queintervienen en el contrato y sepublica en portal nico decontratacin pblica SECOP, y se

ejercer seguimiento hasta el cierredel proceso contractual el cualculmina en la fecha que vencen lostrminos de amparo de las plizasde garanta constituidas si estasfueron solicitadas.

Contratista y ordenador

de gasto

Inicio

Elaboracin Acta deLiquidacin

Revisin y VistoBueno Acta deLiquidacin

Firma del Actaliquidacin por

partes

A


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ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS

Realizar inspecciones peridicasque permitan establecer lascondiciones mnimas del objetocontratado y su pleno cumplimientoy garanta.

Supervisores

La lista de documentos deverificacin (GAD-FT-028) debe serverificada por la lder del proceso.

Grupo AdministrativoLista documentos de

verificacinGAD-FT-028

Seguimiento aCalidad y Garantas

DiligenciamientoLista de Documentos

de Verificacin

A


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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO CDIGO

Constitucin Poltica de Colombia

Cdigo de Comercio Colombiano

Cdigo Contencioso Administrativo

Otras normas concordantes y vigentes

Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Decreto 1510 de 2013Informe Final de Supervisin GAD-FT-005

Lista de Verificacin de documentos contractuales GAD-FT-028

Manual de Contratacin DCC-MG-002

Manual de Supervisores DCC-MG-003

Acta liquidacin bilateral (Plantilla)

Orden de pago

Comprobante de egreso

Informes

Acta de Liquidacin (Plantilla)

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