Desarrollo Sistemas Contables Final

LAS TABLAS

I. Definición

Una tabla es una herramienta de organización de información que se utiliza en

bases de datos en la informática. En computación, una tabla hace referencia al

modelado o recopilación de datos por parte de una aplicación de un programa

que permite operar con los mismos organizándolos y poniéndolos en relación

de diversas maneras. Las tablas a menudo son incluidas en bases de datos u

hojas de cálculo, pero también pueden incorporarse a documentos de texto y

otros programas.

Una tabla típica está compuesta por filas horizontales y columnas verticales.

El campo es el nombre de cada columna, debe ser único y con un tipo de dato

asociado. El registro, por otro lado, es cada fila que compone la tabla y que

incluye datos (o también puede ser nulo).La sofisticación de los programas de

creación de tablas permite que los campos reciban asignaciones de

propiedades especiales que afectan a sus registros. Por ejemplo, un campo

definido como índice permite que los datos del mismo se alteren

automáticamente.

En una misma base de datos pueden existir distintas tablas, cada una de ellas

singularizada con un nombre que permite ponerla en relación con otras tablas.

Las tablas son estructuras útiles y a menudo fáciles de interpretar para

relacionar datos e información de manera pertinente. Por ejemplo, una tabla es

útil a la hora de organizar actividades o cronogramas, pero también sirve para

llevar cuentas y cálculos financieros. Una tabla puede ser empleada para algo

tan sencillo como organizar la información familiar o cuestiones complejas

como llevar la contabilidad de una empresa.

Las tablas llamadas persistentes son aquellas que facilitan la eliminación de

registros manualmente. Pueden ser del tipo base (se encuentra toda la

información de los registros sin necesidad de validación), vistas (en una vista o

Desarrollo de Sistemas Contables II Página 1

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relación) e instantáneas (con registros que pueden ser vistos de inmediato con

una sola referencia).

II. Elementos de las Tablas

Campo

Unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el

nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con

espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos,

ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en

el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a

los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de

información que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:

Texto: Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

Memo: Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

Numérico: Para introducir números

Fecha/Hora: Para introducir datos en formato fecha u hora

Moneda: Para introducir datos en formato número y con el signo

monetario

Autonumérico: En este tipo de campo, Access numera

automáticamente el contenido

Sí/No: Campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un

contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

Objeto OLE: Para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido,

etc.

Hipervínculo: Podemos definir un enlace a una página Web


Asistente para búsquedas: Crea un campo que permite elegir

un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de

lista o un cuadro combinado.

Registro: Es el conjunto de información referida a una misma persona u

objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: Campo que permite identificar y localizar un registro de

manera ágil y organizada.

III. Propiedades generales de los campos

PROPIEDAD DESCRIPCIÓN TIPO DE CAMPO

Tamaño del

campo

Permite establecer la longitud

máxima de un campo de texto

numérico.

Texto, numérico,

contador

Formato Permite determinar la apariencia de

presentación de los datos, utilizando

los formatos predefinidos o nuestros

propios formatos

Todos, excepto OLE

y Memo

Lugares

decimales

Permite especificar el número de

cifras decimales para mostrar los

números.

Numérico y moneda

Máscara

de entrada

Permite controlar y filtrar los

caracteres o valores que los

usuarios introducen en un control de

cuadro de texto, evitando errores y

facilitando su escritura.

Texto, numérico,

fecha/hora, moneda

Título Permite definir una etiqueta de

campo predeterminada para

un formularios o informe

Todos

Valor

predeterminad

o

Introduce en el campo un valor

cuando se agregan nuevos registros

(long. Máx. 255 caracteres)

Todos, excepto OLE

y contador

Regla de Permite escribir la condición que Todos, excepto OLE


validación deben satisfacer los datos

introducidos para ser aceptados

y contador

Texto de

validación

Define el texto del mensaje que se

visualiza cuando los datos no

cumplen las condiciones

enumeradas en la regla de

validación

Todos excepto OLE

y contador

Requerido Permite especificar si es necesario

que exista un valor en un campo.

Todos excepto

contador

Permitir

longitud cero

Permite especificar si una cadena

de longitud cero ("") es una entrada

válida para el campo

Texto, memo

Indexado Define un campo como índice o

campo clave.

Texto, numérico,

contador,

fecha/hora.

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y

haciendo clic en la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL

CAMPO situado en la parte inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.

Access tiene una configuración predeterminada para las propiedades de cada

uno de los tipos de campo. Sin duda la más importante es el tamaño del

campo, ya que este nos permitirá hacer una estimación del espacio ocupado

por nuestra base de datos en el disco fijo.

CONCLUSIONES

Toda organización, sea pequeña o grande, tiene unas necesidades de

información, bien en la forma tradicional de datos administrativos, bien en

sistemas avanzados de tratamiento de información de todo tipo. De todos los


datos que entran y salen de esa organización, en el formato que sea, unos son

importantes y otros no tanto.

El objetivo de un analista es identificar la información importante y estructurarla

de forma que sea útil para todos los miembros de la organización. Ese sistema

de información puede ser mecanizado mediante herramientas informáticas y

servir así a la productividad de la entidad.

En un principio, los sistemas de información a mecanizar eran sencillos y

reflejaban más o menos exactamente el flujo administrativo de papel del

exterior hacia la empresa, dentro de la misma empresa, y de la empresa hacia

el exterior nuevamente. Para ello se utilizaban los lenguajes de programación

disponibles, más o menos adecuados para la tarea, que manejaban ficheros

organizados según lo permitía la tecnología del momento.

Pero pronto nuevas necesidades y expectativas hicieron que el mantenimiento

y creación de aplicaciones informáticas, junto con el incremento masivo de la

cantidad de datos a almacenar y tratar, se convirtiera en un cuello de botella

debido a problemas de redundancia (e inconsistencia) de datos, deficientes

medidas de seguridad, baja calidad de la información almacenada, y pérdidas

de información por diversas causas.

La tecnología del momento no era adecuada para sistemas de información en

constante evolución y con unos requerimientos de rendimiento y fiabilidad cada

vez más exigentes. La aparición de las técnicas de bases de datos vino a

solucionar gran parte de estos problemas.


Diccionario de datos

Un diccionario de datos es un catálogo, un depósito, de los elementos de

un sistema. Estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en

que están estructurados para satisfacer los requerimientos y las necesidades

de la organización. En él se encuentran la lista de todos los elementos que

forman parte del flujo de datos en todo el sistema.

Un diccionario de datos es un conjunto de metadatos que contiene las

características lógicas de los datos que se van a utilizar en el sistema que se

programa, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización.

Estos diccionarios se desarrollan durante el análisis de flujo de datos y ayuda a

los analistas que participan en la determinación de los requerimientos del

sistema, su contenido también se emplea durante el diseño del proyecto.

Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se

necesita el acceso inmediato a la información, se desarrolla durante el análisis

de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinación de

los requerimientos del sistema, su contenido también se emplea durante el

diseño.

En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que

forman parte del flujo de datos de todo el sistema. Los elementos más

importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario

de datos guarda los detalles y descripción de todos estos elementos.

Importancia

Los analistas usan los diccionarios de datos por cinco razones principales:

Manejar los detalles en sistemas grandes

Comunicar un significado común para todos los elementos del

sistema

Documentar las características del sistema

Facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las

características y determinar donde efectuar cambios en el sistema


Localizar errores y omisiones en el sistema

OBJETIVO

El objetivo de un diccionario de datos es dar precisión sobre los datos que se

manejan en un sistema, evitando así malas interpretaciones o ambigüedades.

Define con precisión los datos de entrada, salida, componentes de almacenes,

flujos, detalles de las relaciones entre almacenes, etc.

Características

Un diccionario de datos contiene las características lógicas de los datos

que se van a utilizar en un sistema, incluyendo nombre, descripción,

alias, contenido y organización.

El diccionario de datos contiene las definiciones de todos los datos

mencionados en el DFD (Diagrama de flujo de datos), en una

especificación del proceso y en el propio diccionario de datos.

El diccionario de datos es un conjunto de tablas de solo lectura y vistas

que registran, verifican y proveen información.

El diccionario de datos describe la base de datos y sus objetos.

El diccionario incluye 2 tipos de objetos.

Tablas de Base de Datos.

es un almacén de la descripción de la base

Vistas del Diccionario de Datos.

creadas usando el script catalog.sql

El diccionario de datos consiste de 3 principales vistas estáticas:

DBA: Accede a todos los objetos de la base

ALL: Objetos accesibles para usuarios comunes

USER: Objetos propios para usuarios comunes.

Las vistas de funcionamiento dinámico registran el flujo de la actividad de la

BD.


Las vistas son continuamente actualizadas con la BD en operación.

La información es accedida desde:

Memoria y Control files.

DBA usa vistas dinámicas para monitorear y afinar la BD

Vistas dinámicas son propias del usuario SYS

DML no es permitido.

Tipos de Diccionarios

Diccionario Off-Line

• Se ocupa de mantener el diccionario en condiciones.

• No tiene ingerencia en el uso dinámico de los datos.

Diccionarios On-Line

• Trabaja junto con el compilador.

• Impide que el programador defina los datos en el programa y los toma

directamente del diccionario.

• Verifica que los datos nombrados existan en el diccionario.

• Incorpora al programa, desde el diccionario la definición de los datos.

• Inconveniente: si uno se olvida de recompilar, estarán conviviendo datos en la

correcta versión actual con otros en una versión superada.

Diccionarios In-Line

• No incorpora la definición de datos en el programa, sino que las carga cuando

se ejecuta.

Contenido de un registro del diccionario:

Campos: es el nivel más importante de datos; ninguna unidad más

pequeña tiene significado para los analistas. La descripción de los

datos debe ir acompañada de elementos.


Estructuras de datos: son un grupo de datos elementales que están

relacionados con otros y que en conjunto describen un componente

del sistema. Los flujos de datos, o los almacenes de datos son

ejemplo de estructuras de datos. Dicho de otra forma si las

estructuras están en movimiento reciben el nombre de flujos y si son

estéticas son almacenes de datos. Se construyen sobre cuatro

relaciones de componentes; que bien pueden ser datos o estructuras

de datos también. Se pueden usar las siguientes combinaciones ya

sea en forma individual o en conjunción con alguna otra:

Relación secuencial

Relación de selección

Relación de iteración

Relación opcional

Notación empleada en el Diccionario de datos:

Existen muchas propuestas para la notación a ser utilizada en el

diccionario de datos. La que se presenta a continuación es una de las más

comunes, que utiliza un conjunto reducido y simple de símbolos:

Símbol

o

Se lee Ejemplo de la

Sintaxis

Interpretación

:= “Se define

por” o “Se

compone de”

I := Y El ítem I está definido por la expresión Y

+ “Junto con” o

“Y”

I := A + B El ítem I está compuesto de A y B (la

concatenación de A con B)

( ) “Opcional” I := A + ( B ) El ítem I está compuesto de A y B , o de

A sólo (B es opcional)


{ }

i { } s

“Repeticiones

de” o

“Iteraciones

de” o

“Secuencia

de”

I := { A }

I := 1 { A } 10

El ítem I está compuesto de una

secuencia de As (iteración)

El ítem I está compuesto de una

secuencia de As (mínimo 1 y máximo

10).

[ | ] “Uno entre" u

“O”

I := [ A | B | C

]

El ítem I está compuesto de A o B o C.

Sólo uno de ellos. (o exclusivo)

** “Comentario” * Texto * El Texto entre asteriscos es un

comentario

@ “Campo

Clave”

@ A El elemento A es uno de los campos

clave de un depósito de datos.

Se usa símbolos especiales con la finalidad de limitar la cantidad de

texto necesario empleado para describir las relaciones entre los datos y al

mismo tiempo mostrar con claridad las relaciones estructurales.

La simbología empleada se describe a continuación:

Símbolo Significado Explicación Uso

= Es equivalente

a

Alias Denota sinónimos

+ Y Concatenación,

componentes que

siempre están incluidos

en una estructura

Denota una

relación de

secuencia

[] Uno u otro Define opciones entre los

componentes de una

estructura

Denota una

relación de

selección

{} Iteraciones de Define la repetición de un Denota una


componente de la

estructura

relación de

iteración

() Opcional Define componentes de

la estructura que puede o

no estar presente una

sola vez

Denota una

relación opcional.

Registro de las descripciones de datos en el diccionario:

Flujos de datos

Nombre del flujo de datos

Descripción

Proviene de los procesos

Para los procesos

Estructuras de datos:

Almacenes de datos

Nombre del almacén

Descripción

Flujos de datos recibidos

Flujos de datos proporcionados

Descripción de los datos (mención a los datos o estructuras que

contiene)

Volumen

Acceso

Estructuras de datos (es aquí donde es emplea la notación descrita en la

tabla anterior)

Nombre de la estructura

Descripción

Contenido

Volumen

Ejemplos: Diccionario de Datos


Flujos

Nombre: detalle-libros

Descripción: contiene datos acerca de libros en inventario

Flujo Padre: --

Origen: Libros Destino: Validar pedido

Contenido: codigo_libro + cantidad + ubicación + codigo_editorial + autor

Almacén de Datos o Archivos o Tablas

Nombre: cliente Longitud Registro: 100 Bytes

Acceso: [ x ] Directo [ ] Secuencial

Descripción: almacena datos personales de clientes

Archivos Indice: clien_ced (índice: cedula)

Elementos datos

Nombre del dato

Descripción

Tipo

Longitud

Alias

Rango de valores

Lista de valores específicos (en caso que existan)

Otros detalles de edición

Procesos

Nombre del proceso

Descripción

Flujos que entran

Flujos que salen

Resumen de la lógica

MANUAL DE USUARIO


DEFINICIÓN

El manual de usuario es un documento técnico de un determinado

sistema que intenta dar asistencia que sus usuarios.

Los manuales de usuario generalmente son incluidos a dispositivos

electrónicos, hardware de computadora y aplicaciones. El manual de usuario

puede venir tanto en forma de libro como en forma de documento digital, e

incluso poder ser consultado por internet.

En general, un manual de usuario debería poder ser entendido por cualquier

usuario principiante, como así también serle útil a usuarios avanzados.

Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema

implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de

las características que tienen los programas y la forma de acceder e introducir

información.

Permite a los usuarios conocer el detalle de qué actividades ellos

deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema.

Reúne la información, normas y documentación necesaria para que el

usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicación desarrollada.

OBJETIVOS

Que el usuario conozca cómo preparar los datos de entrada.

Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.

Servir como manual de aprendizaje.

Servir como manual de referencia.

Definir las funciones que debe realizar el usuario.

Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE USUARIO

El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:

Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.


Los formatos de los documentos.

Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.

El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.

El momento en que se debe solicitar una operación deseada.

Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos

introducidos.

Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quién va dirigido

es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta

el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y

sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario

CONTENIDO DE UN MANUAL DE USUARIO

a) Diagrama general del sistema

Muestra en forma condensada el flujo general de la información y de las

actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visión general del

sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.

b) Diagrama particular detallado.

Presentar gráficamente todos los pasos que se efectúen dentro del

departamento usuario a quien está dirigido este manual. Deben especificarse

los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.

c) Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema

En este punto se explica en forma específica y detallada todas las operaciones

que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular. Se

analizan cada una de las fases señalando:

El proceso principal que se desarrolla.

La entrada de la información.

La obtención de un resultado parcial.

El envío de información a otra dependencia.

Instalación Del Sistema


La instalación del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de

instalar el sistema en un ambiente particular.

d) Iniciación Al Uso Del Sistema

En este punto se explica cómo iniciarse en el sistema y cómo se pueden utilizar

sus cualidades comunes. Esta documentación debe decir al usuario cómo salir

de un problema cuando las cosas funcionan mal.

e) Manual De Referencia

Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe

con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error

generados y las situaciones en que surgen esos errores.

Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar

por separado o reunidos en varios volúmenes. Los sistemas de ayuda en línea

evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.

f) Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final

Como el usuario trabajará con documentos fuentes, éstos podrán tener un

período de retención y un destino especificado.

DIFERENCIA ENTRE MANUALTÉCNICO Y MANUAL DE USUARIO

1.- MANUAL TÉCNICO

¿Qué es un Manual Técnico?

Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por

el proyecto, explicado todo el trabajo que se ha realizado al desarrollar un

sistema llevan una descripción muy bien detallada sobre las características

físicas y técnicas de cada elemento.

¿Por qué es importante el Manual Técnico?

Porque encontramos la estructura de datos que usamos, cada función o

procedimiento, cada variable, metodologías, etc. Esto sirve para futuras


modificaciones, ya que es difícil recordar siempre la lógica con que se

programa o puede que alguien más continué lo que empezaste y este

documento es la mejor opción para retomar un proyecto o darle mantenimiento

a nuestro sistema.

2.-MANUAL DE USUARIO

¿Qué es un manual de usuario?

Es un documento técnico de un determinado sistema que intenta dar asistencia

a sus usuarios. En general, un manual de usuario debería poder ser entendido

por cualquier usuario principiante, como así también serle útil a usuarios

avanzados. Un manual de usuario va dirigido a un público más general, el cual

no necesariamente debe tener conocimientos específicos en el área de interés.

Un manual de usuario completo suele tener:

* Un prefacio, con información sobre cómo usar el propio manual.

* Un índice.

* Una guía rápida sobre cómo usar las funciones principales del sistema.

* Una sección para la resolución de problemas.

* Información de contacto

* Un glosario.

¿Por qué es importante el manual usuario?

El manual de usuario tiene como objetivo instruir al usuario en el uso del

sistema y la solución de los problemas que puedan surgir en la operación. Este

resuelve nuestras dudas como usuario, todas las posibles opciones que puede

realizar el usuario con estas aplicaciones de manera detallada, y mediante el

uso de capturas de pantalla (imágenes).

*CONCLUSIONES*


Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un

dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos

de trabajo.

Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir información que

sirva a las personas a desenvolverse en una situación determinada. En general

los manuales son frecuentes acompañando a un determinado producto que se

ofrece al mercado, como una forma de soporte al cliente que lo adquiere.

En este caso, el manual suele tener una descripción del producto y de la

utilización que del mismo debe hacerse, ya sea para obtener un buen

rendimiento de éste como para dar cuenta de posibles problemas y la forma de

evitarlos.


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