Descripción Archivística

PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

• IDENTIFICACIÓN: Consiste en indagar y reconocer la procedencia de los documentos

• VALORACIÓN: Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo

• CLASIFICACIÓN: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series de un grupo documental

• ORDENACIÓN: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado

• FOLIAR: Acción de numerar hojas.

Definición

• DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los Documentos de archivo, para facilitar su localización y consulta

• Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. (ACUERDO No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”)

• Descripción archivística. Representación precisa de una unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar y localizar la documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción. Este término también designa el resultado del proceso (Archival description). (ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias)

• Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.

• Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

• Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

• Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

• Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

• Metadatos

• Tesauros

• Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

• Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Formato Único de Inventario Documental

Tablas de Retención Documental

Software de Correspondencia

Winisis

Búsqueda en Winisis

Ingreso de datos (metadatos)

Archivos

Organización de los archivos

Importancia

Para laAdministració

n:Gestión y ControlPara losciudadanos

Para la ciencia,

la investigación y la cultura

Inventariodocumental

Catálogos

SERVICIOS DE ARCHIVO

ARCHIVOS EN LÍNEA

ARCHIVOS EN RED

Software de Gestión Documental – Aplicación Normas ISAD – G e ISAAR

La norma ISAAR (CPF) 2ª ed.

Las normas internacionales1992INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. Declaración de principios relativos a la

descripción de archivos 1. ver. rev. Ottawa: The Secretariat of the ICA Comission on Descriptive Standards. 12 p.

1994INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAD (G): Norma Internacional General

de Descripción Archivística Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc Comission on Descriptive Standards.

1996INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAAR (CPF): Norma internacional de

registro de autoridad de archivos para las personas jurídicas, las personas y las familias, propuesto por la Comisión ad hoc sobre normas de descripción, Paris, France, 15-20 November 1995. Final ICA approved version. Ottawa, 1996.

2000 - ISAD 2 ed.; 2004 – ISAAR 2 ed.

Norma Internacional de Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y

Familias

1ª ed. – elaborada de 1993 a 1995, publicada en 1996

2ª ed. – elaborada de 2000 a 2003, publicada en 2004

Objetivos

Producción de registros de autoridad de archivos que puedan garantizar puntos de acceso consistentes

Crea la posibilidad de intercambiar y compartir registros de interés de más de una institución

Que es una autoridad?

concepto originario de la área de bibliotecas definición: “término normalizado que permite

acceder de una forma única a los registros bibliográficos que lo contienen”

exige otros conceptos:control de autoridades – uso consistente de

una única forma de nombre, asunto o serie como encabezamiento en un catálogo

registro de autoridad – registro de la forma de encabezamiento establecida y información relativa a ella

Registros de autoridad de archivos

forma normalizada del nombre, combinada con otros elementos informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados

Por qué registros de autoridad de archivos?

Mejorar las condiciones de pesquisa y acceso a las informaciones deseadas, evitando homónimos y buscas por varias posibilidades de nombres de una institución, persona ó familia (acrónimos, pseudónimos, títulos etc.)

Aprovechar las amplias pesquisas establecidas en archivos para establecimiento del nombre, histórico y funciones/actividades de los productores de archivos

Ventajas del uso de registros de autoridad de archivos

descripción de instituciones, personas y familias como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico aproximación de trabajo común con los profesionales de la área de bibliotecas y museoselaboración de un nuevo tipo de recurso para la pesquisa en archivos

control de la creación y uso de los puntos de acceso en las descripciones archivísticasentradas normalizadas de nombres, haciendo distinción entre homónimos, usando referencias cruzadas para acrónimos, siglas, pseudónimos, títulos etc.

Ventajas del uso de registros de autoridad de archivos (cont.)

documentación de las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernenposibilidades de identificación de parcelas dispersas de un fondoposibilidades de establecer relaciones entre diferentes entidades posibilidades de establecer relaciones entre las entidades y materiales relacionados a ellas por producción, propiedad ó asunto, por ejemplo, materiales bibliográficos, museológicos o sitios en la web.

Características generales1- Área de identificación – identifica la entidad descrita y

establece su(s) forma(s) normalizada(s) de nombre2- Área de descripción – informa acerca de la historia,

actividades y contexto de la entidad3- Área de relaciones – registra y describe relaciones entre la

entidad y otras entidades4- Área de control – identifica y informa acerca de la producción

del registro de autoridad de archivos5- Relación de instituciones, personas y familias con documentos

de archivo y otros recursos – orienta sobre vínculos entre registros de autoridad de archivos y otros recursos informativos

Características generales (cont.)

27 elementos 4 elementos esenciales:

Tipo de entidad Forma(s) autorizada(s) del nombreFechas de existenciaIdentificador del registro de autoridad

Exige normas nacionales Exige un formato de intercambio – Encoded Archival

Context (EAC)

1 - Área de identificación

1.1 – Tipo de entidad1.2 – Forma(s) autorizada(s) del nombre1.3 – Formas paralelas del nombre1.4 – Formas normalizadas del nombre según otras

reglas1.5 – Otras formas del nombre1.6 – Identificadores para instituciones

2 - Área de descripción

2.1 – Fechas de existencia 2.2 – Historia 2.3 – Lugar(es) 2.4 – Estatuto jurídico 2.5 – Funciones, ocupaciones y actividades 2.6 – Atribución(es)/Fuente(s) legal(es) 2.7 – Estructura(s) interna(s)/Genealogía 2.8 – Contexto general

Posibilidades

información estructurada en varios elementos o

fechas de existencia y texto libre

3 - Área de relaciones

3.1 - Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas

3.2 – Naturaleza de la relación 3.3 – Descripción de la relación 3.4 – Fechas de la relación

4 - Área de control

4.1 – Identificador del registro de autoridad 4.2 – Identificador(es) de la institución 4.3 – Reglas y/o convenciones 4.4 – Estado de elaboración 4.5 – Nivel de detalle 4.6 – Fechas de creación, revisión o eliminación 4.7 – Lengua(s) y escritura(s) 4.8 – Fuentes 4.9 – Notas de mantenimiento

Relación de instituciones, personas y familias con documentos de archivo y otros recursos

1 - Identificadores y títulos de los recursos relacionados

2 - Tipos de recursos relacionados 3 - Naturaleza das relaciones 4 – Fechas de los recursos relacionados y/o de las

relaciones

Observaciones

no integra el registro de autoridad archivística carácter pedagógico – propuesta de como hacer

ralaciones

Ejemplos

• http://www.archiviodistato.firenze.it/siasfi/• http://aer.mcu.es/sgae/index_censo_guia.jsp o

http://aer.mcu.es/sgae/servletAerCga_ServletManagerCGA?pantalla=0&pantallaCuerpo=6

• http://www.osa.ceu.hu/guide/fonds/isaar.shtml• http://chan.archivesnationales.culture.gouv.fr/sdx/etanot/-

ver tb. Alliance Israelite Universelle em http://www.aiu.org/biblio/Archives/recherche.html

• Projeto LEAF - http://iiss033.joanneum.at:8100/Leaf2/• Projeto GASHE

http://www.gashe.ac.uk/heicolls/personal.html

Encoded Archival Context (EAC)

• - ver en http://www.library.yale.edu/eac/ y en http://jefferson.village.virginia.edu/eac/

• Presentación elaborada por:• Sergio Andrés Utrera Santander – Historiador

UIS