DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COMPONENTE: CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS Ordenes de Pedido...

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COMPONENTE:CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS

•Ordenes de Pedido

•Despacho de bienes y/o prestación de servicios

•Facturación

•Cobranzas

•Ordenes de PedidoTelefónicos, escritos o personalesIntermedio de vendedores o directo del cliente

Se someten a :Autorización de límites de créditoDisponibilidad del bien a vender(nivel superior autorizado)

Informes útiles:-Clientes inexistentes-Clientes con exceso en el límite de crédito-Falta de artículos en existencia -Detalle de pedidos procesados-Detalle de pedidos aceptados

Informes útiles:-Detalle de pedidos rechazados-Pedidos rechazados en una primera etapa y luego aprobados por un nivel de supervisión más elevado, etc. etc.

Procesos de auditoría:-Conciliación de información-Ejemplo: detalle de pedidos procesados e informe de pedidos por el vendedor

•Despacho de bienes y/o prestación de servicio

Un sistema adecuado de control se caracteriza por la numeración correlativa de los documentos que respaldan esas operaciones.

Un punto fuerte de CONTROL INTERNO consiste en que una copia del “documento de despacho” sea firmada por el cliente o transportista “guia de remisión conforme” ES LA EVIDENCIA DEL DESPACHO Y LA RECEPCION DE LOS BIENES POR PARTE DEL CLIENTE

Procesos de auditoría:-Conciliación diariamente el total de las órdenes pedidas con los productos vendidos y con el “documento guía de remisión conforme” -Este documento debe ser numerado

•Facturación Se generan manualmente o computarizadamenteen base a la información de los “remitos”

Lista de preciosCondiciones de venta

Informes Utiles:-Despachos no facturados-Detalle diario de facturas de venta

Procesos de auditoría-Verificación y conciliación de documentos

•Cobranzas

Es común el conciliar y controlar los informes diarios de cobranzas con los fondos o valores ingresados.Estos informes avalan las imputaciones en los registros de caja-bancos.

Informes Utiles:-Total de cobranzas por cobrador-Total cobranzas por día-Total de cobranzas por cliente

•Cobranzas

Informes Utiles:-Total de cobranzas por cobrador-Total cobranzas por día-Total de cobranzas por cliente-Antigüedad de cuentas por cobrar-Saldos totales de cuentes por cobrar-Transacciones de venta o cobros no conciliados.-Detalle de notas de débito y crédito-Modificación de condiciones de crédito, etc.

Procesos de auditoría-Verificación y conciliación de depósitos íntegros e inmediato

ASPECTOS DE VALUACION Y EXPOSICION

COMPONENTE:VENTAS

Criterio de Realización:Las ventas se reconocen contablemente cuando se “realizan” es decir cuando se produce el hecho sustancial que las perfecciona desde el punto de vista legal o prácticas comerciales vigentes


COMPONENTE:CUENTAS POR COBRAR

Para las cuentas por cobrar por ventas se debe considerar su valor probable de realización, es decir dar un adecuado reconocimiento al efecto que sobre las

mismas pueden tener los descuentos por volumen o bonificaciones, las

devoluciones y las estimaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro.

AFIRMACIONES

COMPONENTE:CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS

El objetivo de auditoría para los componentes es obtener suficiente evidencia de que las afirmaciones

correspondientes son válidas. Las afirmaciones constituyen el eje central de la evaluación de riesgo y de controles y para la selección de los procedimientos de

auditoría.

AMBIENTE DE CONTROL


Las organizaciones con una fuerte inclinación a la comercialización, cuyos

parámetros de medición y control se concentran en los planes de venta,

pueden evidenciar un débil ambiente de control

AMBIENTE DE CONTROL: PAUTAS


-Alteración de la información de ventas, cuentas por cobrar incluida en los registros contables-Registro de transacciones de venta sin respaldo-Aplicación indebida de normas contables-Omisión de información significativa sobre las ventas, cuentas por cobrar en los registros contables

AMBIENTE DE CONTROL:


-Controles DirectosControles Gerenciales e IndependientesControles de procesamiento

- Controles Generales

FACTORES DE RIESGO


-Riesgo Inherente

- Riesgo de Control

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR:

• Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.

• Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en dólares).

• Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

• Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR:

Respecto al Control Interno.

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.

3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.

8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.

9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)

10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.

11. Controlar el efectivo recibido de clientes

12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.

13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc).

14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.

Procedimientos:

1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.

2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.

3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas.

4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.

5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas.

6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc.

7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUC, domicilio, etc.

9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos.

10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notaría, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo).

11. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.

12. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo documento por cobrar.

13. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.

14. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.

15. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.

16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.

17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa.

18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa.

19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.

20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.

21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compañías de seguros, verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.

22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercaderías y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito.

23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución.

24. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal contrato será cumplido.

25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garantía citada en el punto anterior.

26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.

27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercadería o el servicio que ha comprado.

28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situación.

Respecto a los Deudores Incobrables

1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables.

2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos.

3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de deudores incobrables.

4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales.

5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables.

6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de inflación y/o corrección monetaria sean calculados y registrados.

7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda.

8. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COMPONENTE:INVENTARIOS Y COMPRAS

•Ingreso a almacenes de materias primas y materiales por compras

•Transferencias de materias primas y materiales de almacenes a los sectores productivos

•Proceso de Producción y empaque•Transferencia del producto elaborado al almacén de despachos

•Ingreso a almacenes de materias primas y materiales por compras

Las compras.- control de calidad y de lo recibido vs. Lo solicitado (comunicación con cuentas por pagar)

Los almacenes.- custodia de materias primas y materiales, controles para proteger la integridad de los bienes, seguridad en almacenes, etc.

•Transferencias de materias primas y materiales de almacenes a los sectores productivos

Documentación de entrada o salida (firmados)

Los movimientos de mercadería deben responder a las necesidades reales. En las salidas “ordenes de producción”, tomar en cuenta las salidas en exceso que pueden ocasionar desperdicios al pie de la línea de producción.

Buenas prácticas ayudan al control de inventarios, tales como JUSTO A TIEMPO, Producción continua que permite mantener un número estándar de productos.

•Proceso de Producción y empaque

Este control es más técnico que contable

Es sano el prever:Estudios permanentes de fórmulas y requerimientos de producción.Un porcentaje de desvíos sobre la merma considerada normal.Un responsable del análisis de esas mermas injustificadas

PAUTAS PARA LA COMPRENSION Y ANALISIS DEL NEGOCIO

1.CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS

2.NATURALEZA DEL PROCESO PRODUCTIVO

3.PRACTICAS DE DISTRIBUCION Y

ALMACENAMIENTO

4.CONDICIONES ECONOMICAS, COMPETENCIA

Y TENDENCIAS EMPRESARIALES

5.CONTRATOS A LARGO PLAZO (construcción)


1.Valuación (existencias y costos de producción o ventas)

• El criterio de medición es el del “costo”:• Costo incurrido.- Es el “sacrificio económico”

que fue necesario solventar para adquirir los bienes o servicios que integran este componente, es decir montos efectivamente pagados por la compra.

• Costo de reposición.- Son los valores corrientes de los bienes, es decir el costo incurrido sufre ajustes por el “índice general de precios” (economías inflacionarias)


2. Exposición (presentación en EEFF)

• Segregación del componente “inventarios” en corriente y no corriente; es decir la posibilidad de realizar estos bienes en un plazo menor a un año.

• Exposición del costo de las mercaderías vendidas, método tradicional (fórmula), si aplico el método de “costo corriente” será necesario ajustar el CVentas con el costo de tenencia de los bienes vendidos y en stock.(deben ser registrados de manera separada)


2. Exposición (presentación en EEFF)

• Partidas regulizadoras, cuando es necesario disminuir el costo de las existencias por obsolescencia, irrecuperabilidad de los valores de costo, etc. ( se presenta neteando la cuenta o en una línea separada)

CUESTIONES CONTABLES SIGNIFICATIVAS

Los siguientes son consideraciones que deberán ser tomadas en cuenta por el auditor:

• Bases de valuación de existencias• Método de determinación del costo de existencias• Base de aplicación del principio del costo o valor

recuperable• Base para la desvalorización de ítems obsoletos• Método de asignación de las variaciones de los

“costos estándar” al costo de ventas o existencias.

CUESTIONES CONTABLES SIGNIFICATIVAS

6. Clasificación de existencias en materias primas, productos en proceso y productos terminados.

7. Eliminación de ganancias/pérdidas entre empresas vinculadas incluidas en las existencias.

AFIRMACIONES

El objetivo de la auditoría para las cuentas es obtener suficiente evidencia de que las afirmaciones correspondientes son válidas.

Las AFIRMACIONES constituyen el eje central de la evaluación de los riesgos y de controles y por ende para la selección de los procedimientos de auditoría.

COSTOS DE PRODUCCIÓNVeracidad

Las materias primas, mano de obra y gastos de fabricación han sido utilizados en el proceso de producción; los costos de producción (materias primas, MOD MOI y C&I) están correctamente calculados y adecuadamente asignados a las exisencias de acuerdo con la naturaleza de los costos; los costos de producción están adecuadamente asignados entre las existencias y los costos de ventas del período

Integridad Todos los costos de producción están adecuada e integramente contabilizados y acumulados en los registros correspondientes (incluyendo los costos inicialmente contabilizados en otras cuentas) Los costos de producción están asignados a las existencias en el período adecuado.

Valuación y Exposición Los costos de producción están valuados a su monto apropiado y de acuerdo con las normas contables aplicables. Así mismo, han sido adecuadamente resumidos, clasificados y descritos, exponiéndose todos los aspectos necesarios para su adecuada comprensión.

COSTO DE VENTASVeracidad

Los bienes han sido despachados y/o su titularidad ha sido ranferida a los compradores respectivos. El costo de ventas (incluyendo el costo de los bienes dañados o extraviados) está correctamente calculado basándose en transacciones adecuadas u otros montos, de acuerdo con la naturaleza de esas transacciones.

Integridad Todos los costos de ventas están adecuada e íntegramente contabilizados y acumulados en los registros correspondientes. Los costos relacionados con los ingresos contabilizados están registrados en el mismo período, el corte de operaciones es correcto.

Valuación y Exposición Los costos de ventas están valuados a su monto apropiado y de acuerdo con las normas contables aplicables. Así mismo, han sido adecuadamente resumidos, clasificados y descritos, exponiéndose todos los aspectos necesarios para su adecuada comprensión.

EXISTENCIASVeracidad

Los bienes existen físicamente; la empresa auditada tiene la titularidad de los mismosIntegridad Todas las cantidades y saldos de existencias (incluyendo los ajustes de valuación)

están adecuada e íntegramente contabilizados y acumulados en los registros correspondientes.

Valuación y ExposiciónLos saldos de existencias reflejan todos los hechos y circustancias que afectan su valuación de acuerdo con los normas contables aplicables; las existencias están valuadas a costo o valor recuperable el menor (u otro base contable aceptable) ; las existencias están ajustadas para reflejar los valores estimados de recuperación de ítems de poco movimiento, obsoletos o no utilizables o vendibles; las ganacias o pérdidas entre empresas vinculadas están identificadas para su eliminación. Así mismo han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descritas, exponiéndose todos los aspectos necesarios para su adecuada comprensión.

CONTROLES Y AMBIENTES DE CONTROL

1.Controles Gerencias y Controles Independientes• Utilización de Presupuestos de ventas

(comparar con los reales- integridad y veracidad)

• Procedimientos de la Gerencia para hacer un seguimiento financiero interino, a los inventarios y costos de producción y ventas

• Preparación de informes gerenciales de cantidades de existencias, costos de producción, precios de compra, MO, CIF, márgenes, existencias obsoletas, etc.


1.Controles Gerencias y Controles Independientes• Existencias que se sometan a recuentos

independientes periódicos• Conciliación de cantidades despachadas vs.

Pedidas vs. Facturadas• Revisión periódica de costos estándar de

producción


2. Controles de Procesamiento • Todos aquellos controles que permitan cumplir

con las afirmaciones (integridad, veracidad, valuación y exposición) en el proceso productivo, de bodegaje y en la venta


3. Controles para Salvaguardas Activos • El almacenamiento se realiza en un lugar

seguro• Existen restricciones de acceso a las bodegas• Aprobación adecuada de documentos de

recepción y transferencia de bienes.

FACTORES DE RIESGO – Inventarios

• RIESGO INHERENTE• RIESGO DE CONTROL

1. Los márgenes brutos han variado significativamente.

2. Se ha descubierto un defecto significativo de un producto.

3. La seguridad física de las existencias es inadecuada

4. El proceso de producción contempla diversas etapas con asignaciones significativas de costos.

5. La demanda de productos, los niveles de existencia o de producción han cambiado significativamente.

6. La variación con respecto a los costos estándar son significativas

7. Se han identificado montos significativos de existencias obsoletas o de movimiento lento pero no han sido investigados ni contabilizados.

8. Existe una acumulación de transacciones no procesadas

Identificar riesgo inherente o de control e implicaciones para el auditor

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA– Inventarios

• Costos de Producción• Costo de Ventas• Inventarios

Procedimientos analíticosPruebas de cumplimientoPruebas sustantivas

RECUENTO FÍSICO – Inventarios

•Procedimiento típico que provee evidencia importante en auditoría•NO solo lo realiza el auditor externo, en general un adecuado sistema de control de inventarios incluye la realización de recuentos físicos periódicos, con el fin de:

Corregir los desvíos que existieran en el sistema de información sobre las existencias reales de bienes de inventarioEvaluar la efectividad con que funcionan los sistemas de entradas de almacenes, documentación y procesamiento adecuadoSustracción indebida de bienes, etc.

RECUENTO FÍSICO – Inventarios PAUTAS GENERALES

•Proporcionan evidencia sobre la existencia de los bienes y la propiedad de los mismos, debe ser verificada empleando otros procedimientos adicionales a los recuentos.

•Pueden ser totales o parciales, los parciales son utilizados en entidades que llevan un registro de inventario permanente y que funcionando eficazmente son corregidos a lo largo del período por las diferencias que se presenten.

•Los recuentos totales pueden resultar más confiables para el auditor, aún más cuando se realiza en fecha cercana al cierre del ejercicio

RECUENTO FÍSICO – Inventarios PAUTAS GENERALES

•El auditor no necesita recontar la totalidad de los bienes , debe limitarse a la selección de muestras para posteriormente cotejar la misma con los documentos.

•El número de ítems a recontar por el auditor dependerá de:•La confianza que merezca las actividades de recuento desarrolladas por el personal de la empresa.•El universo de ítems a ser recontados considerando la cantidad y valor de los mismos.•El grado de satisfacción y confianza de auditoría

RECUENTO FÍSICO – Inventarios ASPECTOS A CONSIDERAR

•Características del personal de la empresa que interviene, por ejemplo la participación de personal ajeno eleva el nivel de confiabilidad del recuento o la participación de personal con conocimientos técnicos facilitará las tareas del conteo.

•Existencia de movimientos de los ítems durante el recuento, es una condición ideal que facilita las tareas del conteo. En caso de existir movimientos se debe extremar los procedimientos para la adecuada identificación de los bienes.

RECUENTO FÍSICO – Inventarios ASPECTOS A CONSIDERAR

•El corte de documentación es un aspecto de mucha importancia. Una inadecuada toma del corte dificulta la “limpieza” de los resultados del conteo

•Identificación precisa de los ítems recontados. Un recuento organizado permite separar aquellos ítems recontados y aquellos que aún no lo están.

PAGOS ANTICIPADOS Y GASTOS

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COMPONENTE:PAGOS ANTICIPADOS

Los pagos anticipados, representan los reembolsos

efectuados con anticipación al devengo y uso del

bien o servicio recibido.

Para realizar la revisión el auditor debe tomar en

cuenta las características de cada empresa.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COMPONENTE:PAGOS ANTICIPADOS

Son gastos pagados por anticipado:

Seguros, intereses, alquileres, impuestos, regalías no

utilizadas, servicios de publicid|ad pagados y aún no recibidos

y suministros de operación.

Los gastos pagados por anticipado no son activo corriente en

el sentido de que se convertirán en efectivo, sino en el sentido

de que si no se pagaran por adelantado requerirían el uso de

activo corriente durante el ciclo de operaciones.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL COMPONENTE:PAGOS ANTICIPADOS.- Proceso

1.Análisis y autorización del gasto

2.Realización del Contrato de bienes/servicios

recibidos, o documento fuente.

3.Se realiza la transacción contable

4.Devengo


COMPONENTE:PAGOS ANTICIPADOS

Los pagos anticipados se valúan al costo, es decir valor efectivamente pagado en función de la documentación.

Para el devengo se debe tomar en consideración la realización efectiva o cumplimiento del plazo de uso del bien o servicio



Definición de pagos anticipados corrientes o a largo plazo

FACTORES DE RIESGO


-La evaluación del riesgo para este componente, deberá ser medido en función del control interno que se ejerza en el proceso involucrado, de la misma manera tomar en cuenta conceptos de materialidad en el análisis

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE :PAGOS ANTICIPADOS

• Verificar que los registros expuestos en los EEFF, sean pertinentes

• Revisar su adecuada valoración• Analizar políticas de devengo de estos gastos• Constatar la veracidad de los gastos

prepagados, y condiciones contractuales de los mismos

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