DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL … · 2016-09-28 · repÚblica bolivariana de...
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL
ÁREA CONTABLE DE MERINOS & ASOCIADOS, FIRMA DE
CONTADORES & AUDITORES, CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO
BOLÍVAR
(Informe de pasantía para optar al título de Tecnólogo en Contaduría Pública)
Autor: Francisco Aviles
.
Ciudad Bolívar, Julio de 2011
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL
ÁREA CONTABLE DE MERINOS & ASOCIADOS FIRMA DE
CONTADORES & AUDITORES, CIUDAD BOLIVAR, ESTADO
BOLÍVAR
(Informe de pasantía para optar al título de Tecnólogo en Contaduría Pública)
Tutor Académico: Lcda. Sadiana Silva
Tutor Industrial: Lcda. Mabelis Mendoza
Ciudad Bolívar, Julio de 2011
iii
DEDICATORIA
A Dios primeramente dador de la vida, y quien es el que me indica el camino que debo
seguir en la vida, es y será mi guía, hoy y siempre.
A mi madre ANNI AVILES, y tíos JUAN TORREALBA y LIL AVILES por brindarme su
apoyo y amor incondicional, y estar en esos momentos cuando más los necesité.
A mis Profesores de la UNEG, por haber puesto en mi, todas sus esperanzas, así como toda
su dedicación, con miras a ser cada día mejor, tanto personal como profesionalmente.
A mis primas MAREINYS TORREALBA, MAYKELYS BRITO y ANNA LARA que me
brindaron su apoyo y enseñanzas cuando las necesite. Y a todas aquellas personas que
confiaron y creyeron en mí.
iv
AGRADECIMIENTO
Primeramente darle gracias a Dios por estar siempre a mi lado. A mi familia por brindarme
su apoyo, amor y comprensión bases esenciales para el logro de objetivos y proyectos.
Quiero agradecer también a mi tutora académica SADIANA SILVA y a todo el personal
que labora en la Oficina Merinos & Asociados por haberme dado la oportunidad de
aprender y de aplicar los conocimientos adquiridos en la Institución que orgullosamente
represento.
Y en definitiva, a todas aquellas personas que de un modo u otro me brindaron su apoyo
incondicional, desde que inicié mis estudios y a lo largo de mi formación como
profesional.
¡A todos ustedes Gracias!
v
ÍNDICE GENERAL
DEDICADORIA ...................................................................................................................iii
AGRADECIMIENTO.................................................................................iv_Toc274553987
ÍNDICE DE GRÁFICAS ....................................................................................................viii
ÍNDICE DE ANEXOS .......................................................................................................... ix
INTRODUCCIÓN................................................................................................................ 10
CAPÍTULO I ........................................................................................................................ 12
IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.................................................................. 12
1.1.- Nombre de la Organización.......................................................................................... 12
1.2.- Ubicación de la Empresa.............................................................................................. 12
1.3.- Reseña Histórica........................................................................................................... 12
1.4.- Actividades que Realiza ............................................................................................... 14
1.5.-Objetivos ....................................................................................................................... 15
1.6.- Políticas ........................................................................................................................ 16
1.7.- Misión .......................................................................................................................... 16
1.8.- Visión ........................................................................................................................... 16
1.9.- Estructura General de la Organización (Organigrama Estructural) ............................. 17
1.10.- Estructura General de la Organización (Organigrama Funcional)............................. 18
1.10.1.- Funciones ................................................................................................................ 19
1.10.2.- Dirección General ................................................................................................... 19
1.10.3.- Gerencia de Administración y Finanza ................................................................... 19
1.10.4.- Asistente Administrativo......................................................................................... 20
1.10.5.- Asistente de Cobranza............................................................................................. 20
1.10.6.- Consultor Juridico ................................................................................................... 20
1.10.7.- Consultor General ................................................................................................... 21
1.10.8.- Contador .................................................................................................................. 21
1.10.9.- Asistente Contable................................................................................................... 21
1.10.10.- Estrategias Administrativas y Gerenciales de la Firma Merinos & Asociados,
C.A........................................................................................................................................ 22
vi
CAPÍTULO II....................................................................................................................... 25
DESARROLLO DE LA PASANTÍA .................................................................................. 25
2.1.- Descripcion de las Actividades Realizadas.................................................................. 25
2.1.1.- Cronograma de actividades ....................................................................................... 25
2.1.2.- Archivar Facturas de Compras, Gastos y Ventas de cada Negocio .......................... 26
2.1.3.- Realizar contabilidad manual .................................................................................... 26
2.1.4.- Procesar los Libros auxiliares de Compras y Ventas bajo el Sistema IVA de
GALAC ................................................................................................................................ 27
2.1.5.- Clasificación, Codificación y Trascripción de los Comprobantes de Ingresos, Costos
y Gastos en el Programa SAINT Contabilidad..................................................................... 28
2.2.- Proceso de las actividades............................................................................................ 28
2.2.1.- Verificación de factura .............................................................................................. 28
2.2.2.- Elaboración de las Planillas para el Pago del Impuesto al Valor agregado (Forma -
030) bajo el Sistema GALAC .............................................................................................. 29
2.2.3.- Llenado y Cierre de los Libros Diario – Mayor de distintos Negocios ................... 29
2.3.4.- Cálculos de DIBA (Declaración de Ingresos Brutos Anuales) ................................. 30
2.3.5.- Cierre de Contabilidad y Declaración de Impuesto sobre la Renta .......................... 30
2.3.- Calculo de Prestaciones Sociales (Antigüedad, Utilidades y Vacaciones) ................. 31
2.4.- Limpieza de Expedientes ............................................................................................ 33
2.5.- Reproducción de Materiales ........................................................................................ 33
vii
CAPÍTULO III .................................................................¡Error! Marcador no definido.34
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................... 34
3.1.- Conclusiones ................................................................................................................ 34
3.2.- Recomendaciones......................................................................................................... 35
3.3.- REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................................................................... 36
viii
ÍNDICE DE GRÁFICAS
Grafica 1. Organigrama de la estructura general de la organización ................................... 17
Grafica 2. Organigrama de la estructura funcional de la organización ............................... 18
ix
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Opciones de GALAC programa IVA ................................................................... 38
Anexo 2. Ingresar compras................................................................................................... 39
Anexo 3. Calcular base imponible........................................................................................ 40
Anexo 4. Cálculo especial .................................................................................................... 41
Anexo 5. Ingresar ventas ...................................................................................................... 42
Anexo 6. Opciones de contabilidad...................................................................................... 43
Anexo 7. Insertar comprobante de contabilidad................................................................... 44
Anexo 8. Modificar cuentas de contabilidad ........................................................................ 45
Anexo 9. Consultar cuentas de activo .................................................................................. 46
10
INTRODUCCIÓN
La empresa merino & asociados es una firma de contadores encargada de prestar un
servicio y asesoramiento en cualquier actividad que sea de carácter económico, financiero
y fiscal, llevando el más completo control de cada uno de los estados financieros y los
ajustes por Inflación Fiscales según la normativa de la Ley de Impuesto sobre la Renta
Vigente.
Contando con las herramientas adecuadas, como lo son los programas de computadoras
especiales para la contabilidad, como lo es el GALAC y sus equivalencias, la empresa
merino & asociados se encuentra entre unas de la empresas con mayor nivel de
profesionalismo en el ámbito contable, financiero y económico, dentro y fuera del país.
Además de contar con un personal altamente calificado para realizar todo tipo de operación
contable. La empresa brinda la oportunidad de hacer pasantías según un periodo
establecido en la cual la empresa aporta todo tipo de conocimientos a los pasantes
ayudándoles así en su formación laboral.
El desarrollo del proceso de pasantía, fue cumplido en el área de contabilidad de la
Oficina Merino & Asociados, C.A. Consultoría Gerencial en Ciudad Bolívar, Edo -
Bolívar; la cual ofrece servicios contables y de economía fiscal, financiero y tributario;
además de ofrecer asesoría integral a través de sus diferentes áreas de trabajo con la ayuda
de diferentes contadores especializados con la naturaleza de la empresa.
Finalmente el informe está estructurado haciéndose referencias de la empresa, su reseña
histórica, como esta descrita, misión y visión sus funciones principales y como está
formada su estructura organizativa general, especifica y objetiva. Se describe igualmente,
la ubicación del subsistema y su objetivo, y las asignaciones de actividades que van
acompañadas por cada uno de los procedimientos que realizan para llegar a la culminación
de las mismas.
11
El informe se encuentra estructurado en tres (3) capítulos:
Capítulo I: Se describe la oficina Merino & Asociados, C. A., misión, visión, reseña
historia, entre otras.
Capítulo II: Esta basado en el desarrollo de las pasantías.
Capítulo III: Seguidamente se presentarán las conclusiones y las recomendaciones a las
cuales se llegaron en el presente informe.
12
CAPITULO I
IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
1.1.- Nombre de la Organización
Merino & Asociados, C. A.
1.2.- Ubicación de la Empresa
La firma mercantil denominada “Merino & Asociados, C. A.”, está ubicada en la Av.
Táchira, edificio Emilio, PB. Local Nº 02, teléfono 0285 – 6323462, Ciudad Bolívar,
Estado Bolívar, Venezuela, donde se encuentra su domicilio fiscal principal. Con dos (02)
sucursales, una en Puerto Ordaz (Estado Bolívar) y otra en Puerto la Cruz (Estado
Anzoátegui).
1.3.- Reseña Histórica
Merino & Asociados es una firma de contadores y auditores que fue fundada en el año de
1969, hace 36 años por el Sr. Modesto Merino (D). En sus inicios la oficina fue fundada
como firma personal por el ya antes mencionado.
Ubicada en casco histórico de Ciudad Bolívar. Esta comenzó con el ejercicio de teneduría
de libros para unas pocas empresas; porque para la época no contaban con personal
profesional especializado, solo con técnicos contables.
La oficina fue concebida para responder a las necesidades de algunos comerciantes de la
localidad; que desearían contar con un servicio contable capaz de colaborar con el fiel
cumplimiento de sus obligaciones mercantiles y fiscales vigentes y además ofrecerles
información precisa y confiable sobre la situación económica, financiera y fiscal de su
empresa.
A la muerte del Sr. Modesto Merino, la firma cambia su razón social. La Firma Merino &
Asociados, C.A. fue inscrita en el Registro Mercantil Segundo del Primer Circuito de la
13
Circunscripción Judicial del Estado Bolívar el 21 de noviembre de 1996, en el Libro A-9,
Nº 710, bajo la certificación de la Dra. Egleé Tortolero de Meléndez. La oficina principal
se encuentra ubicada en la Avenida Táchira, cruce con la Avenida Bolívar, Quinta
Noraila, Ciudad Bolívar; y la sucursal fue ubicada en la Avenida Guayana, Parque Punta
Cristal, Hotel Intercontinental Guayana, Puerto Ordaz.
Esta empresa fue constituida originalmente por el Economista Braulio Merino Alonso, la
Sra. Heika Rivas Montes y el Abogado Denis Andarcia Muñoz, los cuales establecieron
como capital social la cantidad de Cuarenta Millones de Bolívares (Bs. 40.000, ºº) y una
vida útil estimada de veinte (20) años, contados a partir de la fecha de inscripción ante el
Registro, pudiendo ser prorrogado dicho período, previo acuerdo entre las partes que
conforman la sociedad. Desde el comienzo de sus operaciones la firma ha ido creciendo
hasta alcanzar el prestigio y reconocimiento del que goza hoy en día en el mundo de los
negocios, lo cual le permite prestar servicios de asesoría a personas, jurídicas y naturales,
la clave de este éxito se debe al establecimiento de políticas realmente rigurosas que
aseguran u alto estándar de su técnica profesional y una adecuada supervisión y
coordinación del trabajo desarrollado en sus oficinas.
Los programas de adiestramiento del personal que labora en la oficina de la firma
constituyen un elemento esencial para alcanzar su finalidad, ya que les permitirá responder
acertadamente a los cambios y situaciones que se suelen presentar por motivo de los
constantes cambios que sufren las leyes así como también las normas y principios
contables de aceptación general, que de una u otra manera afectan a las empresas en cierto
momento. Es por ello que para evitar desacuerdo la firma contable emite un boletín
informativo periódico que son entregados a los clientes, y así de esta manera mantenerlos
informados de cualquier cambio que se produzca en materia fiscal debido a las reformas
que se efectúan en la Legislación Venezolana.
14
1.4.- Actividades que Realiza
La Firma Merino & Asociados, C.A es proveedora de servicios profesionales en el área de
consultoría y asesoramiento económico, financiero y fiscal de la región, entre los cuales
tenemos los siguientes:
• Asesorías en materia gerencial, administrativa y tributaria.
• Realización de auditorías.
• Representar a firmas, marcas y empresas nacionales e internacionales.
• Elaborar manuales administrativos.
• Dictar cursos de actualización en el área administrativa, gerencial y contable.
• Realización de funciones contables tales como:
Elaborar examen a los estados financieros.
Asistir a los clientes en cualquier aspecto relacionado con la actividad
administrativa.
Realizar los ajustes por Inflación Fiscales según la normativa de la Ley de
Impuesto sobre la Renta Vigente.
Interponer escritos administrativos (descargos, jerárquico y revisión de
oficios), ante los organismos competentes.
Represar los Estados Financieros según la normativa vigente de la DPC10
de los clientes directos.
Ajustar por Inflación y realizar las Declaraciones del Impuesto sobre la
Renta y Activos Empresariales de los clientes.
Llevar la Teneduría de Libros contables.
Elaborar los Registros Diarios.
Controlar los Estados Financieros según su uso.
Llevar el control de los expedientes (I.S.L.R., A.E., I.V.A. e I.M.).
Elaborar las Declaraciones de Impuestos (I.S.L.R., A.E., I.V.A. e I.M.).
• Efectuar los certificados de Ingresos.
• Realizar la aceptación de comisarios de las empresas.
Contables generalmente aceptados, además de llevar a cabo todo lo relacionado con las
actividades propias de la contabilidad de los negocios o clientes de la oficina
15
1.5.-Objetivos
La Firma Merino & Asociados, C.A. es una organización de servicio privado, con
personalidad jurídica propia, la cual tiene por objeto prestar no sólo asesoría en materia
gerencial, tributaria, de auditorías y contable a los empresarios o comerciantes en general,
sino también representar firmas, marcas y empresas nacionales e internacionales, elaborar
manuales administrativos, cursos de actualización administrativa y gerencial y, cualquier
otra actividad de lícito comercio y libre contratación dentro y fuera del país.
Además, esta empresa ha sido concebida para responder a las necesidades que tienen los
comerciantes de la localidad de contar con un servicio contable, capaz de coadyuvar al fiel
cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en la materia y, aunada a ello, ofrecer
información precisa y confiable en materia económica, financiera y fiscal.
Aplicación sistemática de los principios de contabilidad generalmente aceptados en su más
alto grado de perfección.
• Evaluación sistemática de los estados financieros.
• Verificar si los estados financieros están presentados en las fechas y períodos
adecuados.
• Auditoría financiera.
• Auditorias fiscales.
• Auditoria de sistemas administrativos.
• Auditorias legales.
• Codificación y automatización de los registros contables.
• Elaboración de estados funcionales.
• Elaboración de ajustes por inflación fiscales y financieros.
• Elaboración de las declaraciones de rentas y sucesiones.
La Firma Merino & Asociados, C.A es proveedora de servicios profesionales en el área de
consultoría y asesoramiento económico, financiero y fiscal de la región, se identifica
dentro del ámbito del manejo de los sistemas contables de la zona, como la pionera en este
16
sentido, ya que cuenta con el personal, los equipos y la infraestructura adecuada para
prestar un servicio contable de optima calidad y veracidad a los diferentes empresarios de
nuestro Estado.
1.6. - Políticas
La principal política de la Firma Merino & Asociados, C.A. radica en contribuir a
desarrollar un mejor trabajo en los distintos niveles de la organización, para de esta
manera, contribuir con el logro de los objetivos organizacionales tanto de la firma como de
sus clientes.
Para el cumplimiento de estas políticas procura estar al día con tecnología de punta a
través de la adquisición de equipos tecnológicos actuales, tales como: computadoras,
impresoras, calculadoras; además, de los programas contables computarizados con los
cuales trabaja, entre los cuales se encuentra el GALAC en sus diferentes versiones
(CONTABILIDAD, IVA, DPJ, DPN, AXI), entre otros, los cuales constituyen
herramientas estratégicas fundamentales para un óptimo desempeño y producto.
1.7.- Misión
Alcanzar la excelencia ayudando a sus clientes y su gente de manera efectiva y eficiente,
agregar valor, maximizando las mejores prácticas utilizadas alrededor del mundo.
1.8.- Visión
Prestar un servicio personalizado dedicado al cliente sin fronteras a través de recursos
profesionales y resultados específicos por parte de la firma, dispuestos a proporcionar una
combinación efectiva y participativa en sus operaciones contables, fiscales y de auditorías
y ser una de las principales proveedoras de servicios profesionales en el ámbito de
consultoría y asesoramiento financiero en la región.
1.9 Estructura General de la Organización (Organigrama Estructural)
Fuente: Firma Merino & Asociados, C.A
Gráfica 1. Organigrama de la estructura general de la organización
Econ. BRAULIO MERINO Socio principal
CAROLINA IRIARTE R.Asistente Adm
Abg. JULIO CESAR DIAZ V.Consultor Jurídico
ESTHER J. BELLO GAdministradora
MAYERLIN LEONConsultor General
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
1.10 Estructura General de la Organización (Organigrama Funcional)
Fuente: Firma Merino & Asociados, C.A
Gráfica 2. Organigrama de la estructura funcional de la organización
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
19
1.10.1 Funciones
La Firma Merino & Asociados, C.A, cuenta con un organigrama de tipo estructural, que
representa las unidades organizacionales y sus relaciones, y está conformado de la
siguiente manera:
1.10.2. Dirección General:
Funciones del Director
El director es responsable de:
• Organizar, planificar y controlar la administración de la organización.
• Vigilar el cumplimiento de las políticas generales de acción.
• Representar legalmente a la empresa ante otras personas jurídicas y ante el público
en general.
• Establece planes de acción.
• Vigilar que se cumplan dichos planes.
1.10.3. Gerencia de Administración y Finanzas:
Es responsabilidad del Administrador:
• Se encarga de informar al Presidente de la organización acerca de los ingresos y
egresos efectuados por las operaciones en que incurre la empresa.
• Efectuar los pagos y cobros correspondientes en el tiempo debido.
• Informar de la situación financiera de la firma por medio de registros contables.
• Se encarga de supervisar los cargos administrativos.
• Desempeña funciones el cual comprende registro de nómina, prestaciones, sueldos,
pagos, etc.
• Elabora y revisa facturas, pagares, letras y demás documentos.
20
1.10.4. Asistente Administrativo:
Funciones del Asistente Administrativo
Es responsabilidad del Asistente Administrativo:
• Realizar las tareas asignadas por los supervisores inmediatos.
• Determinar el registro de los clientes y proveedores de la empresa.
• Programar lo que le asignan los niveles jerárquicos más altos destinados al
resto de la estructura organizativa.
• Manejo de los archivos de cartera de clientes.
1.10.5. Asistente de Cobranza:
Funciones del asistente de cobranza
Es responsabilidad del asistente de cobranza:
• Manejar el archivo de cobranza.
• Pagar a proveedores.
• Colaborar con el personal jerárquico superior.
• Manejar eficientemente la fotocopiadora, los servicios que se requieran de
ella o fallas presentadas.
• Efectuar gestiones de cobranza de las cuentas de los clientes.
1.10.6. Consultor Jurídico:
Funciones del Consultor Jurídico
• Asistencia en la preparación y revisión de declaración de rentas.
• Estudio y planificación fiscal.
• Asesorías en materia de impuestos municipales.
• Asistencia y representación en litigios sobre impuestos nacionales y
municipales.
• Asistencia y asesoría en las siguientes áreas del Derecho: Mercantil,
Laboral y Seguridad Social.
• Estudio y planificación financiera.
21
1.10.7. Consultor Gerencial:
Funciones del Consultor Gerencial
• Coordinar y elaborar revisión de los estados financieros.
• Asistir a los clientes en aspectos relacionados con las actividades
administrativas.
• Supervisar a los contadores, asignados a los clientes, en sus labores
contables.
• Revisar y ajustar, en los clientes directos los ajustes por Impuesto Sobre
La Renta (I.S.L.R), Activos Empresariales (A.E), Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
• Colaborar en la captación de clientes.
• Supervisar, planificar y colaborar en las mejoras del sistema
administrativo en la empresa.
1.10.8. Contador:
Funciones del Contador
Es responsabilidad de los Contadores:
• Elaborar estados financieros y todo lo relacionado a las operaciones
fundamentales requeridas por el cliente.
• Cumplir las políticas establecidas por el presidente en lo que respecta a los
servicios ofrecidos por la firma y en lo que concierne a asesoría financiera
y contable.
• Analizar y solucionar los problemas de carácter general planteados por el
cliente.
• Elaborar y controlar los Registros diarios.
1.10.9. Asistente Contable:
Funciones de asistente contable
Es responsabilidad:
22
• Llevar registro de asientos diarios de acuerdo a los procedimientos de la
empresa.
• Elaborar las requisiciones y tramitaciones de documentos enviados por los
contadores.
• Imprimir reportes y estados financieros de la empresa y de los clientes.
• Controlar sistemáticamente los comprobantes registrados con el nombre de
la empresa y los relacionados con la contabilidad de los clientes.
• Preparar los informes y libros correspondientes, actualizar los libros
legales y oficiales.
• Transcribir las relaciones de compra y venta, las declaraciones de
impuesto sobre la renta, impuesto activo empresarial, ingresos brutos entre
otros.
• Clasificar, registrar y contabilizar los documentos mercantiles.
• Emitir los reportes contables mensuales y anuales.
1.10.10. Estrategias Administrativas y Gerenciales de la Firma Merinos
&Asociados, C.A:
Entre algunas de las estrategias utilizadas por la mencionada firma están:
• Las decisiones a tomar deben ser planificadas para su ejecución.
• El objetivo es parte esencial del sistema y es factor determinante en la
forma de relacionarse los diferentes elementos que la conforman.
• Mantener regularidad en el comportamiento de la organización, evitando
todo tipo de arbitrariedad.
• Escoger el mejor método para cada tarea.
• La organización del ambiente laboral debe responder a las necesidades del
individuo.
• Mantener un sistema de comunicación constante, es vital para la empresa.
• Cooperar con los empleados para que la ejecución del trabajo sea hecho de
la mejor manera posible.
23
• La interacción y cooperación de los empleados es fundamental para
alcanzar los objetivos que se propone la organización.
• Es importante explicar a los miembros de la organización por qué se toma
determinado curso de acción y decisión.
• Uso de procedimientos técnicos y científicos para conocer objetivamente
los problemas planteados (estadísticos, cuestionarios, manuales.)
• Descomponer cada tarea en una serie de operaciones y pasos cuya
duración pueda ser medida.
• Toda decisión debe ser ejecutada, controlada y evaluada según
requerimiento del manual o plan de trabajo propuestos.
• Se debe crear un sistema de control para contrarrestar el proceso de
anarquía, caos, desorden de la organización, un sistema abierto que se
nutre del exterior y del medio.
• Considerar un clima organizacional adecuado a las operaciones de la
firma.
• Necesidad de establecer estrategias operativas de automatización para el
control del funcionamiento de la empresa y sus diferentes unidades.
• Optimizar estrategias para la regulación de los recursos humanos y
financieros.
• Reorganizar las unidades jerárquicas y sus funciones.
• Estudiar y formular lineamientos de reingeniería estructura administrativa
y funcional.
• Realizar diagnóstico estructural y funcional de la organización que
proporcione datos sobre limitaciones y fortalezas que en materia gerencial
tiene cada unidad de la organización.
• Capacidad gerencial para diseñar y rediseñar estrategias orientadas a la
reactivación del crecimiento de la organización con un reajuste estructural
para hacer frente a las necesidades administrativas.
• Finalmente, lograr el feliz término de las actuaciones de la estructura
organizativa como una comunidad de seres humanos que demanda una
24
contribución directriz y como un medio de llegar a la coordinación de
esfuerzos individuales en pro de objetivos definidos que forman parte de
complejos procesos.
• Corresponde así a las técnicas administrativas y gerenciales crear el
ambiente humano indispensable que haga posible el establecimiento de un
todo verdadero, manifestándose así su simetría organizativa que resulta
útil para el logro de los objetivos predeterminados por la empresa, con un
nivel de excelencia y eficacia acorde con los requerimientos del contexto
en donde se desenvuelve.
25
CAPITULO II
DESARROLLO DE LA PASANTÍA
2.1.- Descripción de las Actividades Realizadas
2.1.1.- Cronograma de actividades
Revisar y Ordenar la Documentación Contable (cheques, emitidos y recibidos,
facturas, recibos, otros) de las Empresas Asignadas por el Contador.
Por medio de esta actividad se verifica y ordenan todos los cheques facturas,
contratos o cualquier tipo de documentos reconocidos legalmente dentro del
ámbito contable, antes de ser registrados.
Se procede de la siguiente manera para realizar la actividad:
♦ En los primeros cinco días de cada mes el cliente entrega las carpetas
correspondientes a los ingresos costos y gastos del mes con todas las
facturas correspondientes y otros documentos productos de sus
transacciones.
♦ El contador recibe ordena y clasifica de manera cronológica de acuerdo a
la naturaleza de la transacción: gastos con IVA, exentos, ingresos
ordinarios entre otros.
♦ En las facturas de ventas deben ser consecutivas y verificar si hay facturas
nulas y si es venta a persona jurídica o natural.
♦ En las factura de compras no es indispensable que sean consecutivas, estas
se procesan por fecha y para que las facturas puedan ser procesadas deben
cumplir ciertos requisitos legales como la resolución 320 ,de la ley de
impuesto al valor agregado (I.V.A) vigente, y la ley de Impuesto sobre la
renta ( I.S.L.R.) a saber:
Factura Original
Nombre del proveedor
Numero de R.I.F del proveedor
26
Numero de factura.
Fecha de emisión.
Nombre de la empresa cliente.
Dirección del cliente
Numero de R.I.F. del cliente.
Nombre y R.I.F. de la litografía y facturas desde/hasta.
Número de la Resolución que autoriza a la litografía para elaborar
facturas.
♦ Una vez ordenados y clasificados los documentos, se archivan en carpetas en
una identificada con el nombre “SENIAT” se archivan los gastos que generen
I.V.A e igual los costos e ingresos. Los desembolsos que no generen I.V.A
(facturas de patentes, cancelación de compras, cancelación de sueldos y
salarios, otros), se colocan en otra carpeta identificada como “contabilidad”.
2.1.2.- Archivar Facturas de Compras, Gastos y Ventas de cada Negocio
Si la compañía es contribuyente del IVA se deben archivar sus documentos
contables o facturas en dos carpetas de la siguiente manera:
• En una carpeta amarilla, tipo carta, se deben archivar todas las facturas de
compras, gastos e ingresos con IVA junto con sus respectivos libros de
compras y ventas, esta carpeta se llama SENIAT.
• En otra carpeta amarrilla tipo carta, se archivan todas aquellas facturas de
compras y gastos sin IVA, y se le da el nombre de Contabilidad.
Esto se hace de esta manera a fin de separar las facturas que tienen que ver con la
declaración mensual del impuesto al valor agregado de las que no.
En caso de que la compañía no sea contribuyente del IVA toda su documentación
se archiva en una sola carpeta llamada contabilidad.
2.1.3.- Realizar contabilidad manual
Con la información que poseen las dos carpetas y ya elaborados los respectivos
libros de compra y venta se procede a realizar la contabilidad (asientos de diarios )
27
de manera mensual; es decir asientos específicos, para los ingresos, otros para los
gastos sin I.V.A que serian gastos generales, los gastos no deducibles, y por
ultimo asiento corresponde a las compras donde se incluyen el monto total sin
I.V.A, el impuesto en otra cuenta , los gastos generales con I.V.A en otra partida
por el debe y las cuentas por pagar y el desarrollo de caja en el haber.
2.1.4.- Procesar los Libros auxiliares de Compras y Ventas bajo el Sistema
IVA de GALAC
• En el libro de compras y ventas se deben registrar éstas con la base, el
cálculo del impuesto y total cancelado y en el libro de ventas se deben
registrar todas las ventas igualmente.
• En el formato del libro de compras y ventas se vacían los siguientes
requisitos:
Tipo de documento: se selecciona el tipo de documento a procesar.
Factura
Nota de crédito
Nota de debito
Resumen diario de ventas
Resumen diario contribuyentes
Factura anulada
Resumen no contribuyente
Certificaciones.
Nombre del cliente:
Nombre
Numero de R.I.F.
Numero de documento
Numero de factura o numero de control
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Fecha del documento: Es la fecha de emisión
Mes/ Año: El cual se está procesando, el actual.
Tipo de transacción:
Registro
Complemento
Anulación
Ajuste
Escoger si es exenta o contribuyente, luego se coloca la base y el
impuesto.
2.1.5.- Clasificación, Codificación y Trascripción de los Comprobantes de
Ingresos, Costos y Gastos en el Programa SAINT Contabilidad
En este sistema Saint se transcriben el Libro Diario Mensual de cada empresa, el
cual permite obtener los reportes mensuales de contabilidad, realizando además el
cálculo de la depreciación de Activos Fijos, el Ajuste por Inflación, de esta forma
con los reportes impresos y revisados la empresa podrá estar actualizada en cuanto
al valor de sus activos, pasivos, y patrimonio por efecto de la inflación.
2.2.- Proceso de las actividades
2.2.1.- Verificación de factura
• Revisar y verificar que las facturas, contengan los requisitos básicos para
que sean aceptadas como legal, estos requisitos son exigidos en la ley del
I.V.A y tienen que ver tanto con el proveedor, con el cliente, con el propio
documento y lo relativo a todo donde se produce el documento.
• Separar y clasificar las facturas, recibos, comprobantes, notas de crédito
débitos, recibos de cobro; de pago, entre otros con el fin de conocer si son
o no contribuyentes de I.V.A; siempre en la ley del I.V.A.
• Al final del ejercicio económico se realiza el cierre correspondiente
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• El libro de inventario es un libro que al igual que el libro diario y el mayor,
debe estar foliado y sellado oficialmente para su uso posterior. Consta de
tres columnas, debe contener el balance inicial de la compañía, para el
primer año y en los años subsiguientes los balances generales y el estado
de resultado al final de cada periodo contable, de forma detallada clara y
sin errores, ni tachaduras.
• En el caso de los libros de actas y accionistas las actualizaciones realizadas
se basaron en la trascripción de los registros mercantiles de las compañías.
2.2.2.- Elaboración de las Planillas para el Pago del Impuesto al Valor
agregado (Forma -030) bajo el Sistema GALAC
• Procesar los libros de compra y venta para ser examinados con todos los
procedimientos antes mencionados para que puedan ser revisados
exhaustivamente por el auxiliar de contabilidad, el cual le hará los
correctivos necesarios de manera que estos libros ofrezcan la información
exacta y necesaria para proceder a llenar las planillas para el pago
correspondiente.
• Después de haber procesado y revisados los reportes emitidos por el
sistema GALAC se procede a insertar e imprimir e borrador de la
declaración de impuesto al valor agregado, para su revisión y aprobación
por parte del contador el cual autoriza al transcriptor o auxiliar para que
proceda a la impresión de la planilla original del IVA forma 030.
2.2.3.- Llenado y Cierre de los Libros Diario – Mayor de distintos Negocios
1. Se imprime en el sistema Saint contable computarizado, los balances de
comprobación mensuales correspondiente.
2. Se traspasan los saldos de cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y
Capital, Ingreso y Egreso al libro Diario Mayor; este último consta de 12
columnas, cada una de las cuales corresponde a una cuenta específica del
balance de comprobación.
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3. Se verifica que la suma o resta de los saldos de las cuentas traspasadas al
libro Diario Mayor sea igual a cero, de esta manera se comprueba que el
balance de cada mes está cuadrado.
4. Se obtiene la suma de los saldos totales de cada una de las cuentas.
5. Se procedió a realizar los ajustes necesarios en los casos que se requirió.
6. Se cierran las cuentas nominales que corresponden al estado de resultado.
7. Por último, se traspasan los montos de la utilidad del ejercicio a la cuenta
de superávit. Con todos estos pasos se cierra el libro diario mayor y se
obtienen los saldos iníciales para el próximo ejercicio económico.
2.2.4.- Cálculos de DIBA (Declaración de Ingresos Brutos Anuales)
Sumamos todas las declaraciones mensuales de IVA de los clientes y/o empresas,
luego de totalizar este resultado se multiplica por el aforo, cada empresa tiene
estipulado su porcentaje, de acuerdo a la actividad o actividades que se dedique.
2.2.5.- Cierre de Contabilidad y Declaración de Impuesto sobre la Renta
1. Para realizar el cierre de los saldos de las cuentas que por lo general todas
los negocios cierran su período económico el 31 de diciembre de cada año,
en este caso será al 30-06-2006, se ubica el último balance de
comprobación a la fecha de cierre, este documento contable, es el que
contiene las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y egresos.
2. Se elabora el estado de resultado a fin de obtener la utilidad neta del
ejercicio, en base a la información obtenida del referido balance de
comprobación.
3. A continuación, se realiza los ajustes por inflación al inventario, a los
activos fijos y al patrimonio tal como lo establece la ley del Impuesto
Sobre la Renta.
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4. Se realiza la conciliación fiscal a fin de obtener la utilidad neta fiscal en
base a la cual se procederá a aplicar la tarifa de impuesto sobre la renta
correspondiente.
5. Por último, se procede al llenado de la planilla de impuesto sobre la renta
con los datos del contribuyente y el monto del impuesto a pagar, para
finalmente entregársela al cliente a fin de que cumpla con su obligación
tributaria.
2.3.- Calculo de Prestaciones Sociales (Antigüedad, Utilidades y Vacaciones)
• Antigüedad
De acuerdo con el artículo 108 de la Ley Orgánica del Trabajo (L.O.T)
publicada en Gaceta Oficial Nº 39.090 viernes 2 de Enero de 2009, la
prestación antigüedad equivale a cinco (5) días de salario por cada mes,
pasado el tercer mes ininterrumpido de servicios por el trabajador, hasta el
primer año.
Después del primer año de servicio; o fracción superior a los seis (6) meses,
el trabajador tendrá derecho a la prestación de antigüedad adicional a dos (2)
días de salarios, por cada año, acumulativos hasta treinta (30) días de salario.
La prestación de antigüedad, se depositara y liquidara mensual en un
fideicomiso individual o en un fondo de prestaciones de antigüedad, en forma
definitiva o se acreditaran mensualmente a su nombre también en forma
definitiva, en la contabilidad de la empresa.
Lo depositado o acreditado mensualmente se pagara a la culminación de la
relación del trabajo más los intereses si fueron capitalizados (se puede
conceder un 75% de la acumulada prestación debidamente justificado según
lo exigido por la ley).
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La prestación de antigüedad será calculada con base al salario devengado al
en el mes al que corresponde lo acreditado o depositado, incluyendo la cuota
parte de lo percibido por concepto de participación en los beneficios o
utilidades de la empresa, de conformidad con lo previsto en el artículo 146 de
esta ley, de acuerdo el parágrafo 5º del artículo 108 de la L.O.T.
• Utilidades
Esta actividad es realizada por Merino & Asociados siguiendo lo
estrictamente indicado en la ley, de la siguiente manera:
1. Los clientes suministran la información detallada de sus trabajadores:
datos personales, fecha de ingreso, cargo que desempeña, sueldo que
devenga.
2. Se ingresa la información al sistema bajo el programa Excel en el archivo
de liquidación, en un formato prediseñado que contiene formulas
matemáticas de acuerdo a la cantidad de días a considerar para
determinado calculo, para obtener los cálculos de liquidación con el
tiempo que tiene el trabajador en la empresa en el formato de liquidación
que corresponda a cada empleado, de acuerdo con los parámetros
establecidos en la L.O.T. conforme a los antes expuestos y a los datos
suministrados por los clientes y o patronos .
• Vacaciones
De acuerdo con el artículo 219 de la L.O.T. el trabajador que presta
servicio en forma ininterrumpida durante un (1) año para un mismo
patrono, tendrá derecho a disfrutar de un periodo de vacaciones
remuneradas de quince (15) días hábiles. Mas un (1) día adicional
remunerado en los años sucesivos por cada año de servicio, hasta un
máximo de quince (15) días hábiles.
El salario base para el cálculo por concepto de vacaciones que corresponda
al trabajador, será el salario normal devengado por el, en el mes efectivo
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de labores inmediatamente anterior al día en que nació el derecho a la
vacación, conforme el artículo 145 de la L.O.T.
2.4.- Limpieza de Expedientes
Un expediente es un conjunto de papeles o documentos que corresponden o un
determinado asunto o negocio. También puede tratarse de unas series ordenadas
de actuaciones administrativas o judiciales.
Dichos expedientes llevan sus aspectos principales los cuales son los siguientes:
1. Aspecto legal:
− Registro Mercantil
− Ultimas modificaciones del Acta Constitutiva
− RIF (Registro de Información Fiscal)
− Cédula del Representante Legal (Fotocopia)
2. Aspecto Fiscal:
− DPJ-26 (últimos cuatro años)
− Resumen de IDENJ
− Balance de comprobación fiscal
− Retenciones
− Declaraciones
3. Aspecto financiero:
− Balance general y de estados financieros
− SNC
4. Aspecto municipal:
− Carta patente
2.5.- Reproducción de Materiales
La reproducción de materiales nos ofrece la posibilidad de reproducir
fotocopiar documentos.
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CAPITULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En el presente capitulo se presentaran las conclusiones y recomendaciones a las
cuales se llegaron en la finalización de la pasantía.
3.1.- Conclusiones
Habiendo culminado satisfactoriamente el periodo de pasantías, Desarrollada en la
Oficina Contable Merino & Asociados, C. A “Consultores Generales “, se
concluye que:
Las actividades y operaciones contables fueron cumplidas a cabalidad
considerando que cada situación requiere de un estricto control en los registros y
transacciones que se generen.
Los programas computarizados utilizados por la empresa representan la principal
fuente de información contable, administrativa y financiera, es allí donde se
controlan las principales operaciones ocurridas en cada empresa. Estos programas
computarizados simplifican cálculos y obligaciones que debían ser realizados
manualmente, ahorrando tiempo en beneficio de los analistas y clientes.
Las normas o reglas, en una empresa logran la eficiencia, evitando el despilfarro y
la pérdida de tiempo a la hora de culminar los trabajos asignados; es decir una
empresa debe establecer límites a la hora de brindarle a sus clientes una serie de
servicios, para que su personal pueda cumplir con ellos y cumplir las asignaciones
que exige la ley.
Cuando hablamos del personal que labora en una empresa contable debe ser
respetuoso en su trabajo sincero y fiel. Solamente no nos referimos a la parte de
los reglamentos y normas por los que deben regir el desempeño en su trabajo; si
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no también a que en toda empresa para su buen funcionamiento debe existir un
clima laboral de respeto y tolerancia entre sus trabajadores.
3.2.- Recomendaciones
Una vez desarrollado mis conclusiones en el marco de culminación de este
informe se pueden rescatar ciertas recomendaciones que en la firma Merino &
Asociado deberían tomar en consideración para el buen desenvolvimiento de las
funciones de cada uno de los trabajadores de una manera eficiente y eficaz.
Crear hábito a los clientes en la consignación de los documentos mensuales a
tiempo para la realización de la contabilidad en el tiempo establecido, ya que
llegado el 15 del mes fecha en la cual debe presentarse la declaración aun se están
recibiendo carpetas con documentos para ser procesados y realizar la respectiva
declaración, por ende ocasiona contratiempos.
En cuanto a tecnología están a la vanguardia en lo referente a los programas de
software se refiere, pero el servidor utilizado ya no tiene capacidad para
almacenar tanta información de la red Merino, aunado a esto la constante
deficiencia eléctrica, que, aunque el problema eléctrico escape de las manos de los
dueños de la empresa, es un problema que hay que reflejar y exponer.
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3.3.- Referencias Bibliográficas
1. Redondo, A. (1992) "Curso práctico de contabilidad general y superior."
Tomo I. 3ra Edición. Centro Contable Venezolano.
2. Redondo, A. (1992) "Curso práctico de contabilidad general y superior."
Tomo II. 3ra Edición. Centro Contable Venezolano.
3. Ley de impuesto al valor agregado. Gaceta Oficial Nº 4.664
Extraordinario, fecha 30/12/1993.
4. Código de Comercio. Gaceta Nº 475. Extraordinaria del 21 de diciembre
de 1955.
5. http://www.monografias.com
6. http://www.google.com
ANEXOS
1.- OPCIONES DE GALAC PROGRAMA IVA
2.- INGRESAR COMPRAS
3.- CALCULAR BASE IMPONIBLE
6.- OPCIONES DE CONTABILIDAD
4.- CALCULO ESPECIAL
5.- INGRESAR VENTAS
6.- OPCIONES DE CONTABILIDAD
7.- INSERTAR COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
8.- MODIFICAR COMPROBANTES CONTABLES
9.- CONSULTAR CUENTAS