Descripcion Record Manager
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DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE UN RECORD MANAGER 14 de julio de 2012
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Decripción funcional de un sistema de record manager
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DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE UN RECORD
MANAGER
14 de julio de 2012
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE UN RECORD MANAGER 3 de 12
CONTENIDO
Pág.
CONTENIDO ....................................................................................................................... 3
1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 4
1.1 OBJETO ................................................................................................................ 4
2 CUADRO DE CLASIFICACIÓN (CC) ......................................................... 5
3 DEFINICIÓN DE RETENCIONES ............................................................... 7
4 REGISTROS ..................................................................................................... 8
4.1 REGISTROS ESENCIALES .............................................................................. 9
5 PROGRAMAS DE DISPOSICIÓN .............................................................. 10
5.1 TIPOS DE REGISTROS .................................................................................. 11
6 ROLES EN RECORD MANAGER .............................................................. 12
6.1 ADMINISTRADOR DE REGISTROS ............................................................ 12 6.2 GESTOR DE REGISTROS .............................................................................. 12
6.3 REVISOR DE REGISTROS ............................................................................ 12 6.4 USUARIO DE REGISTROS ............................................................................ 12
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1 INTRODUCCIÓN
1.1 OBJETO
Este documento tienen por objeto dar una descripción de alto nivel de las funcionalidades
que comúnmente se pueden encontrar en un producto de Record Manager.
No pretende ser una relación exhaustiva de dichas funcionalidades, cualquier producto
comercial que se compare con lo referido en este documento puede diferir en sus
funcionalidades de las aquí relacionadas.
Sin embargo, si consideramos que estas funcionalidades no deberían faltar en un producto
para asegurar una gestión razonable del archivo.
La terminología empleada en este documento puede ser diferente de la empleada por un
producto concreto, sin embargo los conceptos deberían existir en todos los productos.
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2 CUADRO DE CLASIFICACIÓN (CC)
Toda organización, es responsable del control global de la documentación generada o
recibida como consecuencia de las distintas actividades de gestión y proyectos
desarrollados por ella.
Debe existir un cuadro de clasificación donde se reflejan dichas actividades de manera
jerárquica y lógica para cumplir sus objetivos:
o La ayuda a la recuperación de todos los documentos relacionados con una
actividad.
o Establecer vínculos entre documentos individuales que proporcionan una
representación continua de la actividad.
o Garantía de que los documentos se denominan de modo coherente
o Definición de niveles de seguridad y accesos adecuados a los documentos.
o Distribución de las responsabilidades de la gestión de determinados grupos de
documentos.
o Realizar las tareas sobre determinados grupos de documentos y establecer plazos
y medidas de conservación y disposiciones.
El cuadro de clasificación es por tanto un esquema estructurado de archivado, que
normalmente está basado en un esquema funcional del negocio. El cuadro de clasificación
especifica como se organizan jerárquicamente los registros en un entorno de Records
Manager.
El cuadro se organiza en nodos o categorías en las que se ubican los registros. Cada nodo
tendrá asignada una regla de retención que gobierna el tiempo de conservación para los
documentos pertenecientes al nodo.
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Un cuadro típico de clasificación tendría el siguiente aspecto:
El cuadro de clasificación se debe mantener actualizado cuando surja alguna función nueva
que deba desarrollar la organización.
Otros términos utilizados para referenciar el Cuador de Clasificación son “Plan de Archivo”
o “File Plan”.
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3 DEFINICIÓN DE RETENCIONES
Si se produce una auditoría, investigación, proceso judicial o similar, se debe asegurar que
los registros involucrados no sean eliminados en tanto no se termine el evento presentado.
Para evitar la eliminación de un registro, aun en el caso de que se cumpla la regla de
disposición del mismo, se utiliza la funcionalidad de retención.
Un registro que está en retención, no podrá ser eliminado ni por procesos automáticos ni
por procesos manuales. Cuando la causa de la retención desaparezca, la retención debe ser
desactivada y el registro vuelve a estar bajo el control de las reglas de disposición que
tuviera definidas.
Otro termino comúnmente utilizado para referirse a la retención es congelación.
Normalmente las retenciones aplicadas sobre un nodo del CC, son heredadas por todas los
nodos y registros que descienden del primero.
Las retenciones deben ser definidas con anterioridad a su utilización y pueden estar en
estado activo o inactivo, obviamente solo se pueden aplicar a los registros las retenciones
que estén activas. La retención identifica la razón por la que se bloquea o sitúa uno de los
nodos del CC como retenido.
Por ejemplo, una posible definición de retenciones pudiera ser
Nombre Motivo Activa
Auditoria interna Auditoría interna del departamento de
Control de Gestión
SI
Auditoria externa. Auditoría ejecutada por otra
organización
SI
Litigio Proceso judicial SI
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4 REGISTROS
Conviene estableer la diferencia entre documento y documento de archivo o registro
(record en la documentación en inglés).
Desde la perspectiva del gestor documental, un documento es cualquier objeto de
información que ha sido almacenado en el mismo, indicando la clase documental a la que
pertence y cumplimentando los metadatos mínimos que dicha clase tenga definidos.
En algún momento de la vida del documento, siguiendo las normas establecidas en los
procesos de negocio de la organización, el documento se declara como record. A partir de
este momento, ya podemos hablar de documento de archivo o registro, y el objeto de
información pasa a estar bajo el gobierno del CC, sujeto a las actividades de revisión y
disposición del archivo, con los atributos de seguridad que se le haya definido desde el
archivo.
Esta diferencia conceptual, se plasma en el sistema mediante la existencia de clases
documentales y clases de registro. En ambos casos se trata de una definición del conjutno
de metadatos que describen el objeto de información. Pero dado que el propósito del
documento y del registro no es exactamente el mismo, los metadatos generalmente varian.
El proceso de declaración de un registro conlleva:
Determinación de la localización del nuevo registro en el cuadro de clasificación.
El mapeo de metadatos entre la clase documental y la clase registro, que se suele
hacer de forma automática con la adición manual de las propiedades de archivo que
se necesiten incorporar.
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4.1 REGISTROS ESENCIALES
Se definen como registros esenciales aquellas registros que se considera que requieren una
revisión regular por el revisor determinado. Se puede definir cualquier nodo del CC como
esencial, para lo que, típicamente habrá que determinar la siguiente información:
Descripción de registro esencial
Acción de Revisión de Registro Esencial: Se selecciona el Workflow que se quiere
ejecutar.
Ciclo de Revisión y actualización de registro esencial: Se selecciona el disparador
de eventos de tipo recurrente que se haya creado anteriormente en la configuración
de los eventos.
Se puede determinar en cualquier momento una entidad como registro esencial.
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5 PROGRAMAS DE DISPOSICIÓN
En el gáfico adjunto se muestra un ciclo de vida típico para un record
Los conceptos que se muestran en el gráfico son los siguientes:
Declaración de registro: actividad por la que un documento pasa a ser tratado como
registro.
Evento de disposición: Es un valor de fecha que señala que el proceso de
disposición del registro puede comenzar. Se puede tomar de una propiedad del
documento o registro (fecha de cierre del expediente, fecha de declaración de
registro, fecha de contrato, etc) o bien ser introducida por el archivero en función de
la ocurrencia de un evento externo que señale el inicio del proceso de disposición.
Límite de referencia: es una condición que señala el principio de las fases efectivas
de disposición. Se calcula aplicando un intervalo definido en el programa de
disposición sobre una fecha de referencia que se extrae generalmente de los
metadatos del registro. Por ejmplo, 3 años después del cierre del expediente.
Fases de disposición: el proceso de disposición en si se descompone en fases. El
numero de fases de una disposición es configurable, típicamente hay 1 ó 2 fases.
Cada fase lleva asociado un periodo de retención y una acción.
A modo de ejemplo, se muestra a continuación la definición de un programa de disposición
con dos fases:
Nombre del programa 5 años y destrucción
Descripción El registro permanece 5 años en archivo y se destruye
Evento de disposición Fecha de cierre del expediente
Limite de referencia Fecha evento + 5 años
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Fase 1
Nombre Revisión
Periodo de retención 2 meses
Acción Workflow de revisión de registros inactivos
Fase 2
Nombre Destrucción
Periodo de retención 1 mes
Acción Workflow de destrucción de registros inactivos
Una vez definidos los programas de disposición que la organización necesite, se realiza la
asignación de los programas a los nodos del Cuadro de Clasificación.
5.1 TIPOS DE REGISTROS
Los tipos de registros son una característica opcional que permite aplicar un calendario de
disposición específico un registro concreto, anulando el que tuviese activo por el cuadro de
clasificación.
Muy utilizado para jerarquías donde los registros son agrupados de acuerdo a un cliente o
proyecto. Donde los registros en un mismo contenedor (Serie o expediente) tienen
diferentes requerimientos de disposición.
Este objeto no debería ser utilizado excepto para casos muy concretos, ya que los
calendarios de permanencias deberían aplicarse a nivel de Serie o Expediente. Siendo raras
las excepciones para las que se necesite un calendario de permanencia determinado a nivel
de registro individual. Su mantenimiento e implementación es más costoso porque se aplica
a nivel de registro.
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6 ROLES EN RECORD MANAGER
Habitualmente se cuenta con los siguientes roles:
6.1 ADMINISTRADOR DE REGISTROS
Es responsable de la configuración del sistema. Normalmente este usuario es integrante del
departamento de tecnología y trabaja en colaboración con el departamento de gestión
documental para la correcta parametrización del RM. Entre otras, realiza las tareas
siguientes:
Modificar las políticas de seguridad para un repositorio de registros
Gestionar los usuarios y miembros de los grupos definidos para el R.M.
Configurar y gestionar la auditoría
Importación y exportación de registros
Respaldo del sistema
6.2 GESTOR DE REGISTROS
Profesional del DGD que tomará decisiones el diseño del CC, retenciones y programas de
disposición. Una vez que el sistema ha sido configurado, con la ayuda del Administrador, el
Gestor de Registros es el principal responsable de la monitorización de los registros en el
sistema, estableciendo retenciones, iniciando las disposiciones y manteniendo el CC con las
novedades que puedan surgir en la organización.
En términos de acceso el Gestor de Registros tendrá acceso total a los objetos de
información presentes en el sistema, incluyendo la potestad de eliminar registros que no
estén sujetos a disposición.
6.3 REVISOR DE REGISTROS
El usuario que pertenezca a este rol realizará las siguientes funcionalidades:
Revisar los registros que su periodo de retención ha expirado.
Declara y accede a registros
Realizar otras operaciones básicas
6.4 USUARIO DE REGISTROS
El usuario que pertenezca a este rol que es el de menos privilegios podrá realizar solo las
siguientes funcionalidades:
Declara y acceder a registros
Realizar otras operaciones básicas
