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Eliminaciónde Despilfarros

guía

Esta “Guía para la eliminaciónde despilfarros” la hemos elabo-rado conjuntamente la Asocia-ción Galega para a Calidade;Centre Catalá de la Qualitat;EUSKALIT – Fundación Vasca pa-ra la Calidad; Instituto Andaluzde Tecnología; Instituto Arago-nés de Fomento ; Ins t i tu td'Innovació Empresarial de lesIlles Balears, IDI; Fundación Na-varra para la Calidad y Funda-ción Valenciana de la Calidad.

Tenemos como principal misiónla de contribuir a la mejora dela calidad de la gestión en nues-tras comunidades con criteriosde armonización y sostenibili-dad, poniendo especial énfasisen las pequeñas empresas queconforman el tejido empresarial.

Introducción

Propósito1.El propósito de este documentoes que sirva de guía a empresasy otras organizaciones para sen-sibilizar a las personas que tra-bajan en ellas acerca de laimportancia de la identificacióny eliminación de los despilfarros,llevando a cabo acciones de me-jora en este sentido. No obstan-te, nuestro planteamiento noagota el tema y metodologíasmás estructuradas como, porejemplo, las 5S (organización,orden, limpieza, control visual ydisciplina y hábito) permitenprofundizar y llegar mucho máslejos en la eliminación de losdespilfarros.

Así mismo consideramos que losaspectos relacionados con la Se-guridad e Higiene en el Trabajoson prioritarios y que requierenun tratamiento específico que-dando, por lo tanto, fuera del al-cance del presente documento.No obstante, si durante su apli-cación se detectase alguna áreade mejora específica en seguri-dad o higiene, ésta debería serpuesta inmediatamente en cono-cimiento de la persona o comitéresponsable de este ámbito.

Concepto de despilfarro2.Por ejemplo: las naves industria-les y oficinas necesitan estar ilu-minadas para que las personaspuedan realizar su trabajo y laenergía eléctrica necesaria es unCOSTE. Una negociación con lacompañía eléctrica para reducir elprecio del kilowatio x hora seríauna REDUCCION DE COSTE, mien-tras que apagar las luces cuandohay suficiente luz natural ocuando nos marchamos sería unaELIMINACIÓN DE DESPILFARRO.

La reducción de costes a menu-do es compleja técnicamente orequiere decisiones y cambiosde cierta importancia y queda,por tanto, fuera del propósitode este documento tratar sobreello. Nos centraremos en esosaspectos cercanos a nosotros,que no requieren cambios orga-nizativos o grandes decisiones ysobre los cuales podemos actuardirectamente, que son los DES-PILFARROS.

Hemos de distinguir entre:

COSTE: lo que cuesta hacer unacosa apta para su uso (materia-les, tiempo, energía, dinero,...) y

DESPILFARRO: el gasto excesivoy superficial y que, por innecesa-rio, debemos eliminar.

Taiichi Ohno, un experto japonés,identificó, hace ya varias décadas,siete tipos de despilfarro en losprocesos productivos:

Antecedentes3.Por exceso de producción:

realizar una producción no ajus-tada a las cantidades demanda-das por los clientes.

Por tiempos de espera: per-sonas pasivas o máquinas para-das, …

De transporte: manipula-ción y traslado de materiales,papeles o informes de un lado aotro.

De proceso: actividades in-necesarias, maquinaria en malestado.

De existencias: materialesobsoletos, excesos de existen-cias, almacenes intermedios.

De movimiento: movimien-tos innecesarios o incómodospara las personas.

Por defectos del productoo servicio: reclamaciones, garan-tías, rechazos, …

Posteriormente, otro experto ja-ponés añadió a la lista un octa-vo t ipo de despi l far ro “noutilizar la inteligencia, imagina-ción y creatividad de todas laspersonas de la organización”.

Este documento debe serutilizado trabajando en equiposconstituidos por personas quecomparten la misma zona de tra-bajo. Pueden ser una parte o latotalidad de las personas que tra-bajan en una oficina, en un alma-cén, en una zona o sección de untaller, etc.

Lo ideal es que los equiposestén constituidos por un númeroentre cinco y ocho personas. Asi-mismo, alguien con experienciaen este tipo de cometidos debeejercer de facilitador, poniendoorden en los comentarios o deba-tes y anotando las aportaciones.

Todos los miembros del equi-po deberán tener copia de estedocumento y es aconsejable quese les reparta con anterioridad ala primera reunión para quepuedan leerlo.

Cómo utilizar este documento4.Según las circunstancias, la

aplicación de este documentopuede llevar más o menos tiempo.Recomendamos que las reunionesduren entre una hora y hora y me-dia. Se debe planificar y comuni-car a los miembros la celebraciónde la primera reunión. En funciónde lo que se haya avanzado en lamisma y de la predisposición delos participantes, el facilitador po-drá proponer la celebración de re-uniones posteriores y sus fechas.En todo caso, es importante quese haga un seguimiento de losacuerdos que se hayan adoptado.

ÁREA O SECCIÓN:

Despilfarros identificados Cómo eliminarlos Quién Cuándo

FECHA

Cómo utilizar este documento4.d) Se seguirán todos los pasos anterio-res para la siguiente cuestión y así secontinuará hasta finalizar el cuestionario.También se pueden ir leyendo variascuestiones a la vez.e) Este plan de actuación deberá ser revi-sado periódicamente y se irán tachandoen él o señalando con un visto buenoaquellas acciones ya realizadas.

f) El facilitador deberá considerar laconveniencia de repetir todo el procesoperiódicamente (a lo mejor cada seismeses o una vez al año). Cada organiza-ción puede ir adaptando las cuestionesde este documento a sus circunstanciasy enriqueciéndolas con sus propiasaportaciones para disponer de una listapersonalizada de despilfarros.

La sistemática de trabajoque proponemos para el equipoes muy sencilla:a) Leer en voz alta una de las cuestio-nes que se incluyen en las cuatro últi-mas páginas de este documento.

b) Realizar una rueda de comentarios yaportaciones para identificar diferentesdespilfarros relacionados con ella queel facilitador irá apuntando en una pi-zarra o rotafolio (cuaderno de papel degran tamaño).

c) Debatir sobre las anotaciones ante-riores y escoger y anotar en otra hojade rotafolio:

DESPILFARROS IDENTIFICADOS: brevedescripción.COMO ELIMINARLOS: acciones concretasa realizar.QUIEN: persona o personas responsablesde llevar a cabo las acciones.

CUANDO: fecha para la cual deberánestar realizadas las acciones.

Realizando para ello un cuadro como éste:

Podemos entender por materia-les las materias primas, produc-tos semielaborados y terminados,útiles y herramientas, papelería,carpetas y otros materiales deoficina, …

1. ¿Perdemos tiempo buscando losutillajes y herramientas, carpetas,etc. porque no están debidamenteidentificados o no tienen una ubica-ción concreta conocida por todaslas personas que los utilizan?

2. ¿Son excesivas las existencias deútiles, papelería, carpetas, etc. conlo cual ocupan espacio innecesaria-mente y corremos el riesgo de quese queden obsoletos?

3. ¿Están duplicados útiles y herra-mientas que podíamos perfectamen-te compartir entre varias personas?

4. ¿Se deterioran los materiales porno estar correctamente almacena-dos y conservados?

5. ¿Existen por el suelo cables, cajo-nes, piezas o elementos delicadosque puedan sufrir deterioro?

Materiales

6. ¿Se mezclan materiales que luegohemos de separar?

7. ¿Tenemos guardados “por siacaso” herramientas, informes, docu-mentación u otros materiales queen realidad no hacen más que ocu-par espacio y estorbarnos?

8. ¿Reciclamos el papel, embalajesy otros materiales?

9. ¿Desperdiciamos excesivos mate-riales en la puesta a punto de máqui-nas, fotocopiadoras, etc, haciendopruebas o ajustes?

10. ¿Utilizamos en primer lugar losmateriales más antiguos?

11. ¿Están al alcance de la manolos materiales de mayor uso y másalejados los menos utilizados?

4. ¿Se producen pérdidas deagua, aceite u otros fluidos porfugas, grifos mal cerrados, etc.?

5. ¿Está bien aprovechado el es-pacio interior de los armarios yel de los cajones y estanterías?

Podemos entender por equiposlas máquinas de producción, ins-pección y ensayo, ordenadores,impresoras, instalaciones eléctri-cas, armarios, ...

1. ¿Existen máquinas, ordenado-res u otros equipos que no seutilizan desde hace tiempo, pe-ro que ocupan un espacio quepodíamos dedicar a otras cosas?

2. ¿Los equipos cuyo empleo escompartido por varias personas- ordenadores, fotocopiadora,máquina de afilar, útiles de lim-pieza, etc. - están “a mano” paratodos”

3. ¿Apagamos las máquinas, orde-nadores y otros equipos cuandono vamos a utilizarlos durantecierto tiempo?

Equipos

Métodos de trabajo1. ¿Se pierde tiempo esperandoa que lleguen materiales, docu-mentos o instrucciones?

2. ¿Se pierde tiempo en despla-zamientos para coger o dejar úti-les, herramientas, carpetas, etc.de uso habitual?

3. ¿Hacemos trabajos o activida-des sin saber su razón ni su uti-lidad?

4. ¿Perdemos tiempo limpiandocosas cuando, de antemano, po-dríamos evitar que se ensucia-ran protegiéndolas o siendomás cuidadosos?

5. ¿Existen controles de gastoen fotocopias, utillaje, papelería,teléfono, internet, etc. que resul-tan más caros que los hipotéti-cos abusos que se pretendecontrolar?

6. ¿Se pierde tiempo buscandoinformes o documentos porqueno están claros los criterios pa-ra archivarlos?

7. ¿Archivamos documentos“porque así se ha hecho siempre”,sin conocer su utilidad?

8. ¿Nos resultan útiles los infor-mes, comunicados, etc. que reci-bimos de otros departamentos?

9. ¿Comprobamos que los infor-mes, comunicados, etc. que emi-timos tienen interés y utilidadpara todos a quienes enviamoscopias?

10. ¿Se podría reducir la distan-cia de los movimientos de laspersonas?

Ambiente1. ¿Es apropiado el nivel de ilumi-nación en los lugares de trabajo?

2. ¿Apagamos las luces cuandoexiste suficiente luz natural onos marchamos?

3. ¿Están limpios los equipos deiluminación?

4. ¿Utilizamos adecuadamente elaire acondicionado y la calefac-ción, desconectándolos por lasnoches o cuando abrimos las ven-tanas, etc.?

5. ¿Tenemos sistemas de aisla-miento para evitar pérdidas de ca-lor?

Los libros de esta relación desarro-llan conceptualmente con detalleel concepto de despilfarro y presen-tan otros conceptos y ejemplos degran utilidad para la mejora de losprocesos industriales.

Autor: Taiichi OnhoTítulo: El sistema de producción Toyota.Editorial: Gestión 2000

Autor: Kiyoshi SuzakiTítulo: Competitividad en fabricación en

la década de los noventa.Editorial: T.G.P.

Autor: Masaaki ImaiTítulo: Kaizen.Editorial: C.E.C.S.A.

Autor: Jose Luís Cela TrulockTítulo: Valor Añadido.

Costes y rendimiento empresarial.Editorial: Puzzle

BibliografíaAsociación Galega para a CalidadeSede CentralPonferrada, 11 2º B15707 Santiago de Compostela ·La CoruñaTel. 981 555 341 Fax 981 554 803e-mail: agac@igatel.net · www.agac.es

EuskalitParque Tecnológico, Edif. 10148170 Zamudio · VizcayaTel. 94 420 98 55 Fax 94 420 98 54e-mail: euskalit@euskalit.net

Fundación Navarra para la CalidadGarcía Ximénez, 3·1º31002 Pamplona · NavarraTel. 948 212 852 Fax 948 212 569www.qnavarra.com

Fundación Valenciana de la CalidadTransits, 2 · 4º 2ª · 46002 ValenciaTel. 96 353 18 28 Fax 96 353 24 54e-mail: fvq.coic@industria.m400.gva.eswww.gva.es/fvq

Institut d’Innovació Empresarial de les Illes BalearsGeneral Ricard Ortega, 407006 Palma · Illes BalearsTel. 971 774 031 Fax 971 465 601e-mail: qualitat@idi.es · www.idi.es/qualitat

Centre Català de la QualitatRonda Can Fatjó, 23 A · Parc Tecnològic del Vallès08290 Cerdanyola del Vallès · BarcelonaTel. 93 568 39 00 Fax 93 586 39 10e-mail: ccq@cidem.gencat.es · www.cidem.com/ccq

Centro Andaluz para la Excelencia en la GestiónFundación Instituto Andaluz de TecnologíaGutenberg, s/n · Isla de la Cartuja41092 SevillaTel. 95 446 80 10 Fax 95 446 04 07e-mail: excelencia@iat.es · http://www.iat.es/excelencia

Instituto Aragonés de Fomentoc/ Valenzuela, 950004 ZaragozaTel. 976 702106 Fax 976 702103http://www.iaf.es