Desplegament dels conceptes

i normativa d'eAdministració,

Gestió Documental i Interoperabilitat

10 de Febrer de 2015

MODERNITZACIÓ

ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA

GOVERN

OBERT

• Reenginyeria de processos• Automatització expedients• OAC

• Web• Informació tràmits

• Expedient electrònic integral• Gestió Documental• Adequació seguretat• Normes tècniques d’interoperabilitat

SEU ELECTRÒNICA Carpetes Oficina virtual Pagament on line Factura electrònica eTauler

• TRANSPARÈNCIA• COL·LABORACIÓ• PARTICIPACIÓ

FRONT OFFICE

BACK OFFICE• Publicitat activa automatitzada• Open Data• Accés i reutilització• Eines de participació i col·laboració

Full de ruta

Arquitectura Jurídica

Llei de Transparència, Accés a la

Informació Pública i Bon Govern

Llei 37/2007 sobre

Reutilització de la

Informació del

Sector Públic

Ordenança d’administració electrònica

Reglament de

Participació

Llei 29/2010 de l’ús

dels mitjans

electrònics al sector

públic de Catalunya

Llei 11/2007 accés

electrònic dels ciutadans

als serveis públics

ROM

Expedient

Digitalització

segura

Model de procediment/serveis d’administració

electrònica a Catalunya

Model de Sant Feliu

de Llobregat

Atmosfera electrònica

GD-MatrixGestió documental

Expedients electrònics

Serveis electrònics comuns

Eines que ens faciliten la implantació AE

ORDENANÇA

D’ADMINISTRACIÓ

ELECTRÒNICA,

TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I

REUTILITZACIÓ DE LA

INFORMACIÓ

SIMPLIFICACIÓ

PROCESSOS I REDUCCIÓ

CÀRREGUES

ADMINISTRATIVES

GESTIÓ D’EXPEDIENTS

I SISTEMA DE

GESTIÓ DOCUMENTALGESTIÓ DE LA SEGURETAT

INFORMACIÓ I

DOCUMENTACIÓ

TECNOLOGIA

ORGANITZACIÓNORMATIVA

INTEROPERABILITAT

Gestió expedient electrònic

Gestió d’expedients

ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ

Principis generals de l’accés electrònic de la ciutadania

LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)

DRET: A triar el mitjà de relació amb l’administració

No aportar dades i documents que es troben en poder de les administracions

D’acord amb la LOPD garantir que les dades facilitades a l’Administració s’usen amb la finalitat concreta per a la qual s’han facilitat

A utilitzar els diferents sistemes de signatura (DNI, certificats electrònics reconeguts LFE)

SOL·LICITUD

REGISTRED’ENTRADA

INFORMESTÈCNICS

RESOLUCIÓ ARXIU

INFORMESEXTERNS

DIARIS OFICIALSI TAULERS

TRÀMITD’AUDIÈNCIA

REGISTRE SORTIDANOTIFICACIÓ

Seu electrònica

Registre electrònic

Projectes relacionats:

Comunicacions

canvis de domiciliCompulsa electrònicaDigitalització massiva

LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA

DRET: A la no-discriminació i a una atenció adequada (tria del canal de comunicació)

A l’ús dels mitjans electrònics (habilitar serveis electrònics, dret a obtenir i utilitzat qualsevol sistema signatura electrònica)

A la presentació de sol·licituds, comunicacions i altres documents(declaracions responsables i comunicacions prèvies, no aportar dadesi documents que es troben en poder de les administracions)

Nivell d’identitat digital de cada tràmit FUE

ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ

PRINCIPI: Foment de l’accessibilitat.

Trencar barreres d’espai i temps en l’accés a l’administració

Impuls dels mitjans electrònics

LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)

DRET: Fer tràmits i gestions per mitjans electrònics 24 h /365 dies

Obtenir còpies electròniques dels documents electrònics

A ser informats de la data efectiva del còmput de terminis (en cas inici inhàbil)

A rebre un rebut acreditatiu del lliurament de la documentació garantint la integritat i no repudi en la seva recepció

Gestió d’expedients

Projectes relacionats:

Interconnexió registres:MUX

Registre electrònic

Validació de certificats

Passarel·la de pagaments

E-factura

REGISTRED’ENTRADA

INFORMESTÈCNICS

RESOLUCIÓ ARXIU

INFORMESEXTERNS

DIARIS OFICIALSI TAULERS

TRÀMITD’AUDIÈNCIA

REGISTRE SORTIDANOTIFICACIÓ

SOL·LICITUD

LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA

DRET: Registre electrònic administratiu

Interconnexió i col·laboració entre registres

ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ

PRINCIPI: Col·laboració i cooperació entre administracions públiques

Interoperabilitat

Impuls dels mitjans electrònics

LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)

DRET: A obtenir còpia electrònica dels documents que formin part deprocediments que tinguin consideració d’interessat

En els procediments relatius a l’establiment d’activitats deserveis: a obtenir electrònicament les dades de les autoritats,associacions i organitzacions professionals competents

Gestió d’expedients

Projectes relacionats:

Signatura electrònica

Informes tècnicsVia oberta: accés dades

altres AP

REGISTRED’ENTRADA

RESOLUCIÓ ARXIU

INFORMESEXTERNS

DIARIS OFICIALSI TAULERS

TRÀMITD’AUDIÈNCIA

REGISTRE SORTIDANOTIFICACIÓ

INFORMESTÈCNICS

SOL·LICITUD

LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA

DRET: A una bona administració (conèixer l’estat de tramitació)

A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)

Accés als expedients administratius

Tramitació electrònica del procediment

ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ

PRINCIPI: Promoció i garantia dels drets de participació ciutadana

Publicitat i transparència administrativa

Impuls dels mitjans electrònics

LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)

DRET: A accedir a l’expedient electrònic en qualsevol moment de la tramitació

A presentar al·legacions per via electrònica

A obtenir informació a través de mitjans electrònics.

DIARIS OFICIALSI TAULERS

REGISTRE SORTIDANOTIFICACIÓ

Gestió d’expedients

Carpeta ciutadana

Carpeta de les entitats

Tauler d’anuncis electrònic

Inserció d’anuncis als

butlletins oficialsPerfil de contractant

Projectes relacionats:

ARXIUREGISTRE

D’ENTRADAINFORMESTÈCNICS

RESOLUCIÓ

INFORMESEXTERNS

TRÀMITD’AUDIÈNCIA

SOL·LICITUD

Carpeta del proveïdor

LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA

DRET: A una bona administració (participar en la presa de decisions, conèixer l’estat de tramitació)

A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)

Accés als expedients administratius

ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ

PRINCIPI: Simplificació administrativa

Impuls dels mitjans electrònics

LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)

DRET: A obtenir còpies electròniques

A comunicar-se amb l’ajuntament a través d’una seu electrònica amb totes lesgaranties

A triar lliurement l’opció de ser notificat electrònicament

A que es garanteixi l’accessibilitat universal del canal de notificació

Gestió d’expedients

REGISTRED’ENTRADA

INFORMESTÈCNICS

RESOLUCIÓ ARXIU

INFORMESEXTERNS

DIARIS OFICIALSI TAULERS

TRÀMITD’AUDIÈNCIA

REGISTRE SORTIDA INOTIFICACIÓ

Comunicacions internes

electròniques

Descentralització i interconnexió

registre de sortida

Notificacions

electròniques

Projectes relacionats:

SOL·LICITUD

LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA

DRET:

A una bona administració (decisions motivades, resolució expressa i notifiqui en el termini establert, conèixer l’estat de tramitació)

A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)

Accés als expedients administratius

ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ

PRINCIPI: Vetllar per la protecció jurídica garantint la integritat, la protecció i conservació dels documents electrònics

Lliure reutilització

Publicitat de la informació pública

Accés a la informació pública

Accés immediat i per mitjans electrònics

Qualitat de la informació i documentació

LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)

DRET: Conservació en format electrònic per l’ajuntament dels documents electrònics que formin part de l’expedient

A que se’ls garanteixi la privacitat de les dades de caràcter personal

Gestió d’expedients

REGISTRED’ENTRADA

INFORMESTÈCNICS

RESOLUCIÓ ARXIU

INFORMESEXTERNS

DIARIS OFICIALSI TAULERS

TRÀMITD’AUDIÈNCIA

REGISTRE SORTIDANOTIFICACIÓ

Gestor de Documents

Projectes relacionats:

iArxiu

Foliat electrònic Llibres d’Actes i Decrets electrònics

SOL·LICITUD

LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA

DRET: L’ús dels mitjans electrònics (SGD i conservació dels documents)

A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)

Accés als expedients administratius

Accés a Arxius i registres

A una informació veraç i de qualitat

Sistema de Gestió

Documental

Que ens permet un SGD

• Assolir un control eficient i sistemàtic de la documentació, des de la seva creació orecepció, fins a la seva eliminació o transferència a l’Arxiu, tot assegurant i garantint laintegritat, l’autenticitat, la fiabilitat, l’accés, la disponibilitat i la conservació dels documents.

• Identificar els documents essencials sobre els quals establirem polítiques específiques deconservació.

• Homogeneïtzar els criteris de classificació, ordenació i descripció dels documents, per tald’aconseguir la recuperació ràpida i eficaç de la informació des de qualsevol punt del’organització.

• Assegurar el control, la integritat, l’accessibilitat, la conservació i la confidencialitat de totala documentació, evitant-ne la pèrdua i l’accés a persones no autoritzades.

• Capturar, gestionar i oferir accés als documents al llarg del seu cicle de vida.

• Descriure i indexar per a recuperar la documentació.

• La formació als usuaris en el seu lloc de treball incorporant en la gestió diària els criterisarxivístics i de gestió documental

Sistema de gestió documental

Documentació de

suport

Manuals i protocols

Entorn Paper

Els arxius de les

oficines

Entorn electrònic

Web semàntica

Carpetes de la Xarxa (X, L, M,..)

Aplicacions corporatives (SdE, Matrix, ..)

Sistema de Gestió

Documental de la

plataforma

GD-Matrix

Polítiques del Gestor

Disposició

Conservació i retenció

Migració

Accés i seguretat

Eines de gestió

QdC

Tipologies documentals

Calendaris de retenció i

eliminació

Catàleg de procediments

Catàleg de documents i

dades interoperables

Responsabilitats

Manteniment del QdC

Gestor de documents

Rols

Formació

+ de 80.000 expedients / + de 650.000 documents / 4.000 documents a la setmana

Política de gestió de documents electrònics

Objecte:

Determinarà les condicions tècniques i organitzatives en que s’assenta el Sistema de Gestió Documental (SGD) de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, així com les responsabilitats dels diferents òrgans en la gestió dels documents.

El SGD permetrà controlar de manera eficient i estructurada la concepció, la creació, la recepció, el manteniment, la utilització i la disposició dels documents i la informació, independentment de la fase del cicle de vida en què es trobin, del tipus, del format i del suport, assegurant la seva l’autenticitat, fiabilitat, integritat i disponibilitat al llarg del temps.

Ámbit de aplicació:

S’aplicarà a tota la documentació i/o informació pública de l’Ajuntament de Sant Feliu deLlobregat, independentment dels seus suports i/o formats, de les diferents plataformes,aplicacions i repositoris existents.

Adequació als esquemes

(ENS/ENI/LOPD)

E N

I

SEGURETAT

ENS Alineat mesures RLOPD

PLA D’ADEQUACIÓ

INTEROPERABILITAT A:

Comunicacions de les AAPP

Reutilització i transferència de

tecnologia

Signatura electrònica i de certificats

Recuperació i conservació del

document electrònic

…

POLÍTICA DE SIGNATURA I CERTIFICATS

POLÍTICA GESTIÓ DE DOCUMENTS

POLÍTICA DE SEGURETAT

PLAD’ADEQUACIÓ

ENS - ENI

SANT FELIU

Adequació ENS – ENI Sant Feliu

Adequació ENS – ENI Sant Feliu

INFRAESTRUCTURA FÍSICA

LOPD

SISTEMA DE TRAMITACIÓ

LOPD / ENS i ENIPROCÉS INTEGRAL

SEGURETAT DAVANT ACCIDENTS O ACCIONS ILÍCITES

Sistemes d’identificació

BIBLIOTECA DE POLÍTIQUES

ACTIUS D’INFORMACIÓ

INTEROPERABILITAT

GESTIO DOCUMENTAL

Gestió de la Seguretat

Sant Feliu de Llobregat: Organització de la seguretat

Reestructuració de l'organització de la seguretat en òrgans col·legiats

(Comissió i Subcomissió de seguretat)

Documents que habiliten aquesta organització (Decret creació, Document

de Seguretat LOPD, Política de Seguretat ENS)

Composició i règim de funcionament dels òrgans de seguretat

Funcions (LOPD/ENS) Comissió de Seguretat

Funcions (LOPD/ENS) Subcomissió de Seguretat

El full de ruta de la Subcomissió (auditories LOPD/ENS i Pla d’adequació)

Formació i difusió als usuaris (espai Intranet, notícies, EVA…)

El registre d’incidències

Millores en Infraestructura de servidors i BBDD

Gestió de logs (Pissarra BI)

Metodologia d’anàlisi,

simplificació i reducció de

càrregues administratives

Comparativa de la Metodologia de l’Ajuntament

de Sant Feliu vs Manual de la AGE

Sant Feliu de Llobregat Administració General de l'Estat

Títol Metodologia d’anàlisi i simplificació dels

procediments

Manual de Simplificació Administrativa i

reducció de els cargues per a l’Administració

Mode

l’aprovació

Aprovada per Junta de Govern i

d’aplicació obligada

Resolució del 7 de octubre de 2014, de la

Secretaria d’Estat d’Administracions Públiques,

per la que es publica l’Acord del Consell de

Ministres, de 19 de setembre de 2014, per el

que es pren coneixement del Manual de

simplificació administrativa i reducció de

càrregues per l’Administració General de

l’Estat

Objecte Pautes metodològiques a seguir per part

de l’Ajuntament a l’hora de realitzar

l’anàlisi i la millora dels seus

procediments per a la producció dels seus

serveis, amb els objectius de disminuir al

màxim les càrregues administratives a la

ciutadania i empreses i les càrregues de

gestió per al mateix Ajuntament

Pautes metodològiques generals que els

diferents ens poden aplicar a l’hora de revisar

les seves actuacions des de l’òptica de la

simplificació administrativa i reducció de

càrreges per a l’administració.

Revisar la necessitat i finalitat de la intervenció administrativa

Anàlisi i revisió del procediment

1.111.2 Adequar la intervenció administrativa

Diagramar i descriure el procediment incorporant els primers aspectes de millora i simplificació

Full de procés (incorpora primeres millores i simplificacions identificades)1.4

1.3 Recollir les dades del procedimentInventari de Plantilles dels documents i formularis del procediment (existents)

Actes de reunions (només en el cas de procediment molt complex)

Revisar les plantilles de documents i formularis i els fluxos o passos del procediment i aplicar criteris de millora i simplificació

Proposta de millora i simplificació del procediment

2.1

2

2.2

Inventari de Plantilles dels documents i formularis del procediment (simplificats)

Full de procés (incorpora millores i simplificacions addicionals)

Elaborar la proposta de descripció del procediment, de les plantilles dels documents i dels formularis

Disseny del nou procediment

3.2

3

4.1

Fer el diagrama de flux definitiu, indicant les responsabilitats, tant del procediment com de les seves fases

Inventari de Plantilles dels documents i formularis del procediment (definitius)

Full de procés (versió definitiva)

Redactar l’esborrany de proposta de normativa i/o circulars i/o instruccions de treball internes, si s’escau

Esborrany de proposta de normativa

3.1

Circulars i/o instruccions de treball internes

Identificar requeriments i planificar l’execució de l’automatització del procediment Automatització del

procediment5.2 i 3

5

Implantació, demostracions i ajustos fins a l’automatització del procediment

Procediment automatitzat

sobre els sistemes d’informació

Tramitar l’aprovació del nou procediment per l’òrgan competentAprovació del nou

procediment

5.1

4Document de “descripció del procediment” (versió definitiva; inclou la versió definitiva del Full de procés)

FASES SUBFASES LLIURABLES

Acord d’aprovació del nou procediment

Document de “descripció del procediment” (versió preliminar)

Grups de treball multidisciplinaris

Constituir un grup de treball en funció del procediment a analitzar i simplificar, el qual està format per:

• Responsable del procés.

• Persones clau que participa en l’execució del procediment.

• El Servei Jurídic de l’Ajuntament, per a l’aplicació de la normativa que afecta al procediment i la identificació de canvis necessaris en la normativa pròpia de l’Ajuntament per a la seva posterior redacció, si s’escau. La normativa s’aprovarà seguint el procediment formal establert en cada cas.

Full de próces

La Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat, en base a l’anàlisi de documentaciórelacionada amb el procediment (normativa, exemples d’expedients, accés al sistemad’informació que el gestiona, etc.) i també en base a reunions d’anàlisi delprocediment que es realitzen amb els diferents agents que s’han exposat en elspunts anteriors, procedeix a realitzar una primera aproximació del procedimentsimplificat. Per fer-ho utilitza el “Full de procés” que inclou el següent:

• Abast i contingut del procediment.• Responsable del procediment.• Òrgan d’aprovació del procediment.• Data de revisió del procediment (si s’escau).• Fluxograma general del procediment indicant les tasques que es realitzen i el

seu executor.• Descripció breu de les activitats i accions del procediment.

El “Full de procés” serveix per realitzar reunions d’anàlisi del procediment i permetobtenir el consens entre les parts implicades de com operarà el procedimentsimplificat abans de començar amb la redacció de la “descripció del procediment”,generant-se tantes versions com sigui necessari.

Descripció del procediment

Addicionalment, la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat recull l’inventari de plantilles dels documents i formularis associats al procediment que, si s’escau, es redefiniran conjuntament amb els responsables i participants del procediment.

Durant el procés d’anàlisi i simplificació és possible que sorgeixin necessitats de modificar la normativa de l’Ajuntament. En aquests casos, en paral·lel a l’automatització del procediment, el Servei Jurídic procedirà a la redacció de la nova normativa la qual serà aprovada per l’òrgan competent.

La redacció de la “descripció del procediment” la realitza la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat a partir del “Full de procés” definitiu, que conté els següents apartats:

• Objecte

• Abast

• Organisme responsable del procediment

• Normativa aplicable

• Procediments relacionats

• Definicions i abreviatures

• Responsabilitats

• Desenvolupament del procediment

• Full de procés (basat en el “Full de procés” que inclou una breu descripció del procediment)

• Sentit del silenci administratiu

• Indicadors

• Documents resultants

• Annexos

• Models de documentació (a partir de l’inventari de plantilles de documents i formularis)

• Observacions

Aprovació i automatització

La “descripció del procediment” és revisada i aprovada per l’òrgan competent en

cada cas i així en queda constància en el propi document. Addicionalment, el

document recull un històric de versions del mateix que facilita les tasques de revisió.

El “Full de procés” definitiu i la “descripció del procediment” aprovat s’incorporaran al

catàleg de procediments de l’Ajuntament.

Finalment, a partir dels documents anteriors, es passa a la fase d’automatització del

procediment.

La transparència, l’accés i la

reutilització de la Informació

Actuacions Govern Obert

Autoavaluació ITA’10

Formació de la DireccióAvaluació 2012

Formació de responsablesoperatius

Acord de Ple ‘12TransparènciaSimplificacióDades Obertes

Ordenança d'Administració Electrònica i Transparència(Ple '14)

Avaluació ITA’12

Acord de Ple ‘13Govern Obert

Revisió i aprovacióROM (Ple '14)

Revisió reglament de participació

Avaluació ITA’14

Automatització Publicació Indicadors

www.santfeliu.cat