Bucaramanga, Enero 13 de 2010

Bucaramanga, Enero 13 de 2010VISITA ALAS OFICINA DEL CONCEJO PARA TOMAR UN DIAGNOSTICO INICIAL DE LA DOCUMENTACIN Y TOMAR MEDIDAS DE LOS ESTANTES Y ARCHIVADORES DONDE REPOSAN EN ESTOS MOMENTOS LA DOCUMENTACIN.OFICINA DE TESORERIADOCUMENTOS QUE ELABORAN DENTRO DE ESTA OFICINA:ESTOS DOCUMENTOS VAN DENTRO DE LA CARPETA DE UN CONTRATO DEL CUAL ESTE ULTIMO ES ELABORADO EN JURDICA. DISPONIBILIDAD

REGISTRO PRESUPUESTAL

O.R.S (ORDENES DE SERVICIO)

CUENTAS POR PAGAR

EGRESOS

BALANCES

NOMINA

BANCOS

CERTIFICACIONES DE RENTA

PAGOS A TERCEROS.

LO QUE TESORERIA GUARDA DE LA DOCUMENTACION QUE RECIBE DE OTRAS OFICINA O OTRAS ENTIDADES PBLICA O PRIVADAS:

SOLICITUDES DE DESCUENTO NOMINAL

EMBORGOS DE NOMINA

CORRESPONDENCIA EN GENERAL

RECIBOS DE NOMINA.

DESCRIPCION DE CMO ESTA LA DOCUMENTACION:

EN HOJAS CARTA, U OFICIO, ALGUNA MUY POCAS EN SEMI-CARTA Y OTRAS MUY POCAS EN ESTN SEMI OFICIO.ESTN EN LEGAJOS, A-Z, CARPETAS COLGANTES EN LOS ARCHIVADORES DE CAJN, ALGUNOS DOCUMENTOS SON LIBROS. LAS A-Z CON LA DOCUMENTACIN ARCHIVADA ESTN ORGANIZADAS POR AOS Y NMERO INTERNO.2 ARMARIOS DE MADERA CADA UNO CON 6 BANDEJAS Y CADA BANDEJA SE DADIVE EN 2, ALL TIENEN LA SIGUIENTE DOCUMENTACIN: ORDENES DE PAGO (A-Z)

COPIAS DE ORDENES DE PAGO (LIBROS EMPASTADOS)

CUENTAS (A-Z)

REGISTROSDE ORDEN PRESUPUESTAL (A-Z)

ESTA DOCUMENTACION ESTA FECHADA EN ORDEN CONSECUTIVO Y TIENEN UN NUMERO INTERNO

MEDIDA DE LOS ESTANTES:

ALTO: 1metro con 20 centmetrosANCHO: 2 metros con 35 centmetros

PROFUNDIDAD: 45 centmetros

MEDIDA DE LA DOCUMENTACION:FILO DE PAPEL SUELTO ENCIMA DE LOS ESTANTES

ALTO: 95 CM

ANCHO 25 CM

PROFUNDIDAD: 45 CM

ARCHIVADAS EN CARPETA LEGAJO PAPEL CARTA Y OFICIO HAY 10 PAQUETES DE LA MISMA MEDIDA, LOS PAPEQUES TESTAN AMARRADOS CON PITA.

DOCUMENTO EN 125 A-Z CADA A-Z TIENE 46 EXPEDIENTE Y CADA UNO CON 12 FOLIOS

LIBROS EMPASTADOS.

NOMINAS COPIAS DE NOMINAS

ORDENES DE PAGO

ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIO

ESTAN FECHADAS DE 1997 HASTA 2003

FOLDES CON INFORMES DE FINANZA DE ESTADOP DE CUENTA, AL PARECER SON COPIAS.

PLAN DE INFORME TERRITORIAL

1 ARCHIVADOR DE MADERA CON 4 COJONES QUE MIDE:

ALTO: 1 METRO 42 CM

ANCHO: 43 CM

PROFUNDIDAD: 52 CM

1 CAJON MIDE

ALTO: 35 CM

ANCHO: 43 CM

PROFUNDIDAD 52 CM

DOCUMENTACION QUE CONTIENE:

CORRESPONDENCIA EN GENERAL

SOLICITUDES DESCUENTOS ENTIDADES PUBLICA O PRIVADAS

EMBARGOS ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS

CARTAS

DOCUMENTACION EN CARPETA COLGANTE FECHADAS DESDE EL 2001, GRAPAS CON GANCHOS METALICOS Y/O DE PASTA, ALGUNAS CON CARPETAS PERO CON CLIP SON HOJAS OFICIO O CARTA.

GRUPOS DE DOCUMENTO SUELTOS QUE MIDEN.

ALTO: 36 CM

ANCHO: 80 CM

PROFUNDIDAD: 65 CM

ORDENES DE PAGO EGRESOS Y COPIAS

COPIAS DE CHEQUE

PAPEL OFICIO, CARTA Y SEMI CARTA

10 A-Z SUELTAS

COPIAS DE REGISTRO Y DISPONIBILIDAD NOMINAS

DOCUMENTACION EN HOJAS CARTA Y OFICIO

PAPELERIA EN LEGAJO QUE MIDE: Y UN LIBRO DE INFORME FINAL

CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIO

ALTO: 25 CM

ANCHO: 96 CM

PROFUNDIDAD: 95 (DEL LIBRO HOJA EXTRA OFICIO)

OFICINA SECRETARIA GENERAL

DOCUMENTOS QUE SE CREAN EN LA OFICINA:

CORRESPONDENCIA

ACUERDOS GENERALES

RESOLUCIONES

ACTAS

ORDENES DEL DIA

ASISTENCIA

ENTREGA DE DOCUMENTOS

PROXIMAS SECCIONES

GACETAS

DERECHOS DE PETICIONES A ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS MEMORANDO

CIRCULARES

CERTIFICACIONES O.P.S

DOCUMENTOS QUE RECIBEN

CORRESPONDENCIA

PROYECTOS DE ACUERDOS PARA ESTUDIAR EN DEBATE 1 Y 2 DEBATE EN PLENARIA DERECHOS DE PETICIONES DE ENTIDADES PUBLICA Y PRIVADAS O COMUNIDAD

DOCUMENTACION EN HOJAS OFICIO Y CARTA, 3 ARCHIVADORES RODANTES, CADA UNO TIENE 5 BANDEJAS Y CADA UNO MIDE:

ALTO: 1 METRO 92 CM

ANCHO: 95 CM

PROFUNDIDAD: 45 CM

LAS BANDEJAS MIDEN:

ALTO: 37 CM

ANCHO: 95 CM

PROFUNDIDAD: 45 CM

DOCUMENTACION QUE REPOSA EN ESTE ARCHIVADOR:

ACTAS

INVITACIONES

ORDEN DEL DIA

INFORMES DETALLADOS DE CONTRATOS

GACETAS

PROYECTOS DE ACUERDO

ASISTENCIA SESIONES

HOJAS CARTAS Y OFICIO44 A-Z MARCADAS Y CON SU RESPECTIVO AO

200 LIBROS EMPASTADOS DESDE 1945 HASTA EL 2008

ACUERDOS

PRESUPUESTOS

PROYECTOS

CUADERNO DE PROYECTOS DE ACUERDOS POR FECHA

CARPETAS MARCADA Y POR AOS

HOJAS SUELTAS SIN FECHA NI ESPECIFICACION NINGUNA

CARPETA LEGAJO MARCADAS SIN AOS.GACETAS EMPASTADAS Y ALGUNAS ACTAS EMPASTADAS

1 CAJA CON HOJAS CARTA Y OFICIO SUELTAS MIDE:

ALTO: 30 CM

ANCHO: 30

PROFUNDIDAD: 44

LIBROS DE ACTAS EMPASTADAS Y FECHADAS4 LIBROS SIN NINGUNA MARCACION QUE LO IDENTIFIQUE CADA LIBRO MIDE:

ALTO 34 CM

ANCHO 22 CM

POR OTRO LADO 2 ARCHIVADORES AL FRNETE DEL RODANTE, EL PRIMER ARCHIVADOR MIDE:

ALTO: 1 METRO 42 CM

ANCHO 48 CM

PROFUNDIDAD: 56 CM

1 CAJON MIDE:

ALTO: 30 CM

ANCHO: 46

PROFUNDIDAD: 50

CONTIENEN CARPETAS CORRIENTES COLGANTES, ALGUNOS CAJONES CONTIENEN CARPETE TIPO FOLDER MARCADAS Y FECHADAS, CADA CARPETA TIENE UNA APROXIMADO DE 100 FOLIOS

ENCIMA DE ESTE ARCHIVADOR HAY DOCUMENTACION SUELTA QUE MIDE

ALTO 55 CM

ANCHO: 40 CM

PROFUNDIDAD: 50EL 2 ARCHIVADOR CON 4 CAJONES EL ARCHIVADOR MIDE:ALTO: 35 CM

ANCHO 47 CM

PROFUNDIDAD 69

CONTIENE DOCUMENTACION EN CARPETAS COLGANTES MARCADAS Y FECHADAS DOCUMENTOS EN LEGAJOS CADA CARPETA TIENE UN FOLIO DE 150 HOJAS

CADA CAJON MIDE

ALTO: 30 CM

ANCHO: 44

PROFUNDIDAD: 69

ENCIMA HAY UN FILO DE 35 DE ALTO Y DE ANCHO.

MAS ADENTRO HAY DOS ARCHIVADORES DE MADERA CADA UNO TIENE 4 CAJONES Y CADA ARCHIVADOR MIDE:

ALTO: 1 METRO CON 37 CM

ANCHO 52 CM

PROFUNDIDAD: 50 CM

CADA CAJON ESTA MARCADO Y FECHADO CARPETAS COLGANTE APROXIMADAMENTE CON 100 FOLIO POR CARPETA

CADA CAJON MIDE

ALTO: 32 CM

ANCHO: 44

PROFUNDIDAD 48

ENCIMA HAY 2 A-Z

SE ENCONTRO GACETAS EN ESPECIE DE CARPETAS FECHADAS QUE MIDE:

ALTO 30 CM

ANCHO 65 CM

PROFUNDIDAD 45JURIDICADOCUMENTOS QUE GENERAN

CONTRATOS

PROFESIONALES

APOYO GESTION

COMPRAS

SUMINISTROS

O.P.S (HOJAS DE VIDA)

LIQUIDACIONES

RESPUESTA A DERECHOS DE PETICION A ENTIDADES PUBLICA O PRIVADAS O COMUNIDAD

REPUESTAS A SOLICITUDES A ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS

RESPUESTAS A DIVERSAS DEMANDAS COMO LAS DE PROCURADURIA COMO ENTIDADES JUDICIALES O FISCALES

CONCEPTOS JURIDICOS

CERTIFICACIONES

ACTAS DE COMIT

COMPRAS

ARCHIVO

INVENTARIO

GESTION DE CALIDAD

PACIVOCOL (PENSIONES)

SEGUIMNIENTO A LOS ACUERDOS MUNICIPALES

LISTADO MENSUAL DE CONTRATACION (ESPECIFICA EL CONTRATISTA)

INFORMES A LA CONTRALORIA

INFORME DE PROCESOS ENCONTRA DE LA ENTIDAD

LISTADO MENSUAL DE CONTRATACIONES (PERSONERIA)

CONTRATACIONES

RESPUESTA A DERECHO DE PETICION

CONCEPTOS JURIDICOS

DERECHOS DE PETICIONES SICE (PLAN DE COMPRAS)

HAY DOS ARCHIVADORES 1 METALICO Y 1 DE CAJON CADA ARCHIVADOR MIDE:

ALTO: 1 METRO CON 35 CENTIMETRO

ANCHO: 46 CM

PROFUNDIDAD: 70 CM

CADA CAJON MIDE

ALTO: 30 CM

ANCHO: 42 CM

PROFUNDIDA 70CM

DOCUMENTOS EN PAPEL OFICIO Y CARTA CONTRATOS DEL 2009 CARPETAS COLGANTES LEGAJO 6 EXPEDIENTES EN CADA CARPETA CON 50 FOLIOS, LAS CARPETAS ESTAN MARCADAS CON EL NUMERO INTERNO DEL CONTRATO

2 ARCHIVADORES DE MADERA CON 4 CAJONES CADA UNO QUE MIDEN:

ALTO: 1 METRO 35 CM

ANCHO: 53 CM

PROFUNDIDAD: 60 CM

CADA CAJON MIDE

ALTO 30 CM

ANCHO 44 CM

PROFUNDIDAD 60 CM

DOCUMENTACION EN PAPEL OFICIO Y CARTA CARPETAS TIPO FUELLER CON 10 EXPEDIENTE CADA CARPETA DE 50 FOLIOS DIVIDIDO POR MESES CON IDENTIFICACION NEMERO INTERNO ENCIMA DE LOS ARCHIVADORES SE ENCUENTRAN 16 A-Z ,MARCADAS CON EL NUMERO INTERNO Y FECHADAS SON DOCUMENTO EN OFICIO Y CARTA, IDENTIFICADAS CON EL NOMBRE DEL CONTRATISTA NUMERO INTERNO TIENEN SEPARADORES DE PAPEL EN CADA A-Z DE A 12 EXPEDIENTES CON 30 FOLIOS CADA UNO.

1 ARCHIVADOR DE 4 CAJONES DE LA MISMA MEDIDA DE LOS ANTERIORES DOCUMENTOS EN PAPEL OFICIO Y CARTA CADA CAJON ESTA MARCADOS POR FECHAS Y TIENEN CARPETAS COLGANTES MARCADAS EN COLORES POR EL ASUNTO, ADEMAS CARPETAS LEGAJOS. ENCIMA DE ETE 1 ARCHIVADOR DE 1 SOLO CAJON CON 8 A-Z MARCADAS CON NUMERO INTERNO.PRESIDENCIAESTA OFICINA POR LO GENERAL NO CREA DOCUMENTO YA QUE LA MAYORIA SON DOCUMENTO DE TRANSITO

DOCUMENTOS QUE GENERAN:

OFICIO DEL PERSONAL

PONENCIAS

CORRESPONDENCIA EXTERNA

CONCEPTOS JURIDICOS

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

OFICIOS DE ENTES ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL

1 ARCHIVADOR DE 1 CAJON.

COMISION 3 SEGN INFORMACION RECIBIDA TODAS LS COMICIONES GENERAN LA MISMA DOCUMENTACIONASUNTOS ADMINISTRATIVOS, SOCIALES Y AMBIENTALES Y DERECHOS HUMANOS

DOCUMENTOS QUE GENERAN:

CARTAS DE INVITACION INTERNAS Y EXTERNAS PARA LOS ESTUDIOS DE PROYECTOS

CITAS AL PERSONAL INTERNO Y EXTERNO

DOCUMENTOS DE ESTUDIOS DE PROYECTOS

RECEPCIONAN Y DISTRIBUYEN LOS PROYECTOS.

GENERAN PROYECTOS DE ACUERDO (SI APLICA)

PARA LOS ESTUDIOS GENERAN UN ACTA:

CONSTANCIA DE APROBACION

PONENCIAS

INFORME DE COMISION

PLIEGO DE MODIFICACION

PROPOSICIONES

CORRESPONDENCIA INTENA Y RECIBEN EXTERNA MUY POCA

INFORMES EXTERNOS: INVESTIGACION DE OTROS ENTES ESTO DEPENDE DEL PROMEDIO DE DOCUMENTOS QUE SE GENEREN POR LA CANTIDAD DE PROYECTOS

LISTA DE ASISTENCIA

MANEJAN A-Z; DOCUMENTOS SUELTOS SON MANEJADOS `POR MESES Y EPOCAS DE ESTUDIO DE LOS PROYECTOS.CONTROL INTERNODOCUMENTOS ESTAN EN LEGAJOS Y EN CARPETAS CORRIENTES Y FULLER DENTRO DE CAJAS DE ARCHIVOS

DOCUMENTOS QUE GENERAN:

INFORMES DE AUDITORIA

INFORMES DE ENTES DE CONTROL

CIRCULAR INFORMATIVAS INTERNAS Y EXTERNAS

CORRESPONDNCIA GENERAL

PLANES DE MEJORAMIENTO

MEJORAS CONTINUAS

MEMORANDOS ADMINISTRATIVOS

CRONOGRAMA DE AUDITORIA

DIVULGACION DE NORMAS

IMAGEN COORPORATIVO

INFORME DE EMPALME DE PRESIDENCIA

INFORMES DE CONTROL CONTABLES PARA LA CIUDAD DE BOGOTA

ARQUEOS DE CAJA

RESPUESTAS A LA CORRESPONDENCIA DE LOS ENTES DESCENTRALIZADOS Y ENTES DE CONTROL.

DOCUMJENTOS QUE RECIBEN

NORMATIVAS

INFORME DE CADA AREA DE CONCEJO

PLANES DE MEJORAMIENTO DE CADA AREA

CORRESPONDENCIA DESCENTRALIZADA Y ENTES DE CONTROL