UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Diagnstico de situacin y plan de gestin del proyecto para la implementacin de las estrategias de mejora al Albergue de

Proteccin a la Niez de Palmares.

ROLANDO FRANCISCO MORERA ARAYA

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION

DE PROYECTOS

San Jos, Costa Rica

Junio 2009

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Master en Administracin de Proyectos.

______________________________ Mario Lpez Soto

PROFESOR TUTOR

______________________________ Federico Vargas Uzaga

LECTOR No.1

______________________________ Luis Diego Villalobos Yock

LECTOR No.2

______________________________ Rolando Francisco Morera Araya

SUSTENTANTE

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DEDICATORIA

A ti Mam, que aunque recin partiste de este mundo te dedico esta Maestra como una muestra muy pequea de mi agradecimiento por todo lo que me diste

y que yo no te pude dar.

Tambin a ti Pap, porque se que desde all en el cielo junto con mis hermanos gemelos recordados tambin velas por m como siempre lo hiciste.

Para mis amados hijos Leandro, Indira, Kendall y Kevin, porque fueron, son y sern,

el motor que me impulsa en todos los episodios de mi vida espiritual, personal y profesional.

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RECONOCIMIENTOS

Un agradecimiento muy especial a todos mis hermanos, en especial a Mara Julia ya que nunca me abandonaron a pesar de mi trgica odisea vivida en Estados Unidos y simultneamente en Costa Rica; con sus consejos constantemente me brindaron su

apoyo y me motivaron a seguir adelante en busca de la prosperidad y la felicidad.

A mi esposa Sonia porque aunque parezca irnico, con su proceder hizo nacer en m una actitud diferente hacia la vida y a la vez el culminar exitosamente esta Maestra.

Un reconocimiento muy merecido a todo el personal del albergue, de manera especial

para el Ing. Luis Angel Vargas V. presidente de la asociacin, por su valiosa y desinteresada colaboracin en todo momento para el desarrollo de este proyecto.

Pero sobre todas las cosas en esta tierra gracias a ti JESUS, por haberme dado

esta oportunidad de renacer, de aportar un poquito a estos nios desamparados; te ofrezco con todo mi corazn esta Maestra y todos mis proyectos futuros para tu Honor y Gloria, y para m la esperanza de estar contigo hasta cuando T as lo

dispongas.

ABBA PADRE NUESTRO.

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INDICE DE CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................................................... X

CAPITULO I .....................................................................................................................................................1

INTRODUCCION ..............................................................................................................................................1

1. INTRODUCCION ..........................................................................................................................................2

1.1 ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACION ..................................................................................................21.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .........................................................................................................31.3 JUSTIFICACION DEL PROYECTO ..............................................................................................................41.4 OBJETIVOS DEL PROYECTO ....................................................................................................................5

1.4.1 OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................................61.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................................................6

CAPITULO II ....................................................................................................................................................7

MARCO TEORICO ............................................................................................................................................7

2. MARCO REFERENCIAL U ORGANIZACIONAL ...............................................................................................8

2.1. PROTECCION DE LA INFANCIA ABANDONADA A NIVEL MUNDIAL ..........................................................8

2.1.1 QUE SIGNIFICA LA PROTECCION DE LA INFANCIA ..........................................................................82.1.2 CREAR UN AMBIENTE PROTECTOR PARA LA INFANCIA ................................................................102.1.3 ESTRATEGIAS PARA FORTALECER UN AMBIENTE PROTECTOR .....................................................112.1.4 LAS MEDIDAS ESTRATEGICAS ACORDADAS ..................................................................................11

2.2 SISTEMA NACIONAL DE PROTECCION INTEGRAL DE COSTA RICA ...........................................................12

2.2.1 SISTEMA COSTARRICENSE DE PROTECCION A LA NIEZ ...............................................................132.2.2 ASOCIACION DE PROTECCION A LA NIEZ DE PALMARES. ...........................................................15

2.3 TEORIA DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS ...................................................................................17

2.3.1 DEFINICION DE PROYECTO ..........................................................................................................172.3.2 LA DIRECCION DE PROYECTOS .....................................................................................................182.3.3 BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS ..................................................................192.3.4 GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DEL CONOCIMIENTO .................................................................192.2.5 AREAS DE CONOCIMIENTO DEL PROYECTO ..................................................................................24

CAPITULO III .................................................................................................................................................29

MARCO METODOLOGICO .............................................................................................................................29

3. METODOLOGIA UTILIZADA. ......................................................................................................................30

3.1 TIPO DE INVESTIGACION .........................................................................................................................30

3.1.1 INVESTIGACION EXPLORATORIA ..................................................................................................303.1.2 INVESTIGACION DESCRIPTIVA ......................................................................................................30

3.2 SUJETOS Y FUENTES DE INFORMACION ..................................................................................................31

3.2.1 ESQUEMA DE LA INVESTIGACION. ...............................................................................................313.2.2 RECOPILACION DE DATOS. ...........................................................................................................313.2.3 DEFINICION DE VARIABLES ..........................................................................................................32

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3.2.4 VARIABLES Y AREAS DE CONOCIMIENTO DE LA INVESTIGACION. .................................................323.2.5 PROCESAMIENTO DE DATOS. ......................................................................................................343.2.6 PRESENTACION DE LOS RESULTADOS ..........................................................................................34

3.3 HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE RECOPILACION DE INFORMACION .......................................................34

CAPITULO IV .................................................................................................................................................38

DESARROLLO DEL PROYECTO .......................................................................................................................38

4. INVESTIGACION Y ANALISIS ......................................................................................................................39

4.1 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL DE LA ORGANIZACION ..........................................................39

4.1.1 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION ....................................................................394.1.2 DELIMITACION DE LA INVESTIGACION ..............................................................................................394.1.3 DEFINICION DE DIAGNOSTICO ..........................................................................................................41

4.1.3.1 El IMPACTO DEL DIAGNOSTICO EN LAS DIFERENTES ETAPAS DE UN PROYECTO ........................414.1.3.2 EN LA ETAPA DE PLANEACION ..................................................................................................424.1.3.3 EN LA ETPA DE EJECUCION .......................................................................................................424.1.3.4 EN LA ETAPA DE EVALUACION ..................................................................................................42

4.1.4 ANALISIS PRELIMINAR INTERNO Y EXTERNO DE LAORGANIZACION ...................................................434.1.4.1 ANALISIS INTERNO DE LA ORGANIZACION HOGARCITOS .......................................................434.1.4.2 ANALISIS DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACION HOGARCITOS ...............................................444.1.4.3 DESCRIPCION DETALLADA DE LA ORGANIZACION HOGARCITOS ............................................444.1.4.4 OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION HOGARCITOS ...................................................................45

4.1.5 ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA ORGANIZACIN ...........................................................................464.1.6 SERVICIOS OFRECIDOS POR EL HOGAR ALBERGUE ............................................................................474.1.7 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y FISICA DE HOGARCITOS .............................................................48

4.1.7.1 RECURSOS HUMANOS PERMANENTE Y OCASIONAL .................................................................484.1.7.2 RECURSOS ECONOMICOS ACTUALES ........................................................................................494.1.7.3 RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURA FISICA ...............................................................50

4.1.8 DIAGNOSTICO OPERATIVO DEL ALBERGUE HOGARCITOS ..................................................................524.1.8.1 El SISTEMA ADMINISTRATIVO ...................................................................................................524.1.8.2 ESTADO ACTUAL DE LAS INSTALACIONES DE HOGARCITOS .......................................................534.1.8.3 MOBILIARIO Y EQUIPO ELECTRODOMESTICO ...........................................................................544.1.8.4 EQUIPO DE COMPUTO ACTUAL ................................................................................................544.1.8.5 ADMINISTRACION DEL PRESUPUESTO ......................................................................................544.1.8.6 ADMINISTRACION DE LAS DONACIONES ...................................................................................554.1.8.7 CONTROL DE GASTOS Y EFECTIVO ............................................................................................56

4.2 ANALISIS DE BRECHAS O PUNTOS CRITICOS ...........................................................................................56

4.2.1 ANALISIS DEL DESEMPEO DE LA ORGANIZACION ............................................................................564.2.2 ELABORACION DE LA MATRIZ DE BRECHAS .......................................................................................584.2.3 ANALISIS DE BRECHAS DE LA ASOCIACION HOGARCITOS ...............................................................59

4.3 PLAN DE GESTION DEL PROYECTO HOGARCITOS ................................................................................64

4.3.1 GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO HOGARCITOS .......................................................................684.3.1.1 DESCRIPCION DEL ALCANCE DE ESTE PROYECTO .......................................................................684.3.1.2 DESCRIPCION DE CADA ENTREGABLE REALIZADO: ....................................................................694.3.1.3 ESTRUCTURA DEL DESGLOSE DEL TRABAJO REALIZADO ............................................................764.3.1.4 VERIFICACION DEL ALCANCE ....................................................................................................78

vii

4.3.1.5 CONTROL DEL ALCANCE ...........................................................................................................784.3.2 GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO ..............................................................................................79

4.3.2.1 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES POR PAQUETE ..........................................................................804.3.2.2 DESARROLLO DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ..................................................................814.3.2.3 CRONTROL DEL CRONOGRAMA ................................................................................................84

4.3.3 GESTION DE LOS COSTOS DEL PROYECTO .........................................................................................854.3.3.1 ESTIMACION DE COSTOS DE LA IMPLANTACION .......................................................................854.3.3.2 PREMISAS Y CONSIDERACIONES ...............................................................................................884.3.3.3 EL CONTROL DE COSTOS DE LA IMPLANTACION .......................................................................88

4.3.4 GESTION DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO ..........................................................................894.3.4.1 GESTION DEL RECURSO HUMANO PARA LA IMPLANTACION ....................................................894.3.4.2 MISION, VISION Y ESLOGAN PARA LA ASOCIACION ...................................................................904.3.4.3 ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA LA ASOCIACION .................................................................914.3.4.4 IMPACTO SOBRE LAS ESTRATEGIAS DE MEJORAS .....................................................................92

4.3.5 GESTION DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO .............................................................................944.3.5 1 CONTROL DE LAS ADQUISICIONES ............................................................................................96

4.4 REPORTE DEL CIERRE DEL PROYECTO .....................................................................................................97

4.4.1 CONCLUSION DEL PROYECTO ...........................................................................................................974.4.2 CIERRE DEL PROYECTO .....................................................................................................................984.4.3 APROBACION FINAL DEL PROYECTO .................................................................................................99

CAPITULO V ................................................................................................................................................ 100

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 100

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................................................. 101

5.1 CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 1015.2 RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 103

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................................. 104

ANEXOS ...................................................................................................................................................... 106

ANEXO 1 CHRTER DEL PROYECTO DEL SFG .................................................................................................. 106ANEXO 2 EDT DEL PROYECTO (SFG) ...................................................................................................... 110ANEXO 3 EDT GENERADA POR WBS CHART PRO DEL SFG ...................................................................... 111ANEXO 4 CRONOGRAMA DEL PROYECTO DEL SFG ................................................................................ 112ANEXO 5 REQUERIMIENTOS DE RESULTADOS DE LA ENTREVISTA ......................................................... 114ANEXO 6 CUESTIONARIO DE ENTREVISTA ............................................................................................. 115

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INDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1. Fotografa de nios abandonados .. 9

Ilustracin 2. Ambiente Protector para la Infancia . 10

Ilustracin 3. Bandera de Costa Rica-UNICEF .. 12

Ilustracin 4. Fotografa de nios abandonados .. 16

Ilustracin 5. Impacto del Diagnstico en las Etapas del Proyecto .. 41

Ilustracin 6. Planta Fsica y Plano catastro del albergue .... 51

Ilustracin 7. El Anlisis de Desempeo . 57

Ilustracin 8. Estructura del Desglose del Trabajo (EDT) . 77

Ilustracin 9. EDT generada por WBS CHART PRO .. 83

Ilustracin 10 Vista parcial del Diagrama de Gantt del proyecto ... 84

Ilustracin 11. Organigrama propuesto para la Asociacin 91

ix

INDICE DE CUADROS Cuadro 1. Grupo de Proceso de Inicio . 20 Cuadro 2. Grupo de Proceso de Planeamiento 21 Cuadro 3. Grupo de Proceso de Ejecucin 23 Cuadro 4. Grupo de Proceso de Seguimiento y Control . 23 Cuadro 5. Grupo de Proceso de Cierre . 24 Cuadro 6. Areas de conocimiento y los Procesos de la Direccin de proyectos . 28 Cuadro 7. Variables Involucradas .. 33 Cuadro 8. Dimensiones consideradas en el anlisis . 40 Cuadro 9. Recurso Humano actual del Albergue .. 49 Cuadro 10. Madurez Vrs. Inmadurez .. 58 Cuadro 11. Matriz de Brechas 59 Cuadro 12. Acta de Constitucin del proyecto 64 Cuadro 13. Cronograma de Actividades del Proyecto . 81 Cuadro 14. Estimacin de Costos de la implantacin . 86 Cuadro 15. Adquisiciones Requeridas .. 95 Cuadro 16. Criterios declarados en el Chrter .. 97 Cuadro 17. Cierre Formal del proyecto 98

x

RESUMEN EJECUTIVO El presente trabajo pretende dar a conocer a la Asociacin de Proteccin a la Niez de Palmares, un centro albergue fundado en el ao 1993 y que se dedica a la proteccin y cuidado de los nios abandonados de Palmares y cantones circunvecinos; es una asociacin sin fines de lucro la cual se financia bsicamente por las contribuciones de algunas instituciones del estado como el PANI, IMAS, JPSS, y donaciones particulares de algunas empresas privadas como la Asociacin Cvica Palmarea o donaciones personales de gente de buena voluntad. Se podra decir que su nica finalidad es mejorar las condiciones de vida de los nios que se encuentran en un estado de abandono o pobreza extrema y que necesitan del apoyo social para lograr un crecimiento y desarrollo humano estable mediante acciones y alianzas establecidas con empresas e instituciones del pas las cuales son indispensables para alcanzar sus objetivos. Hoy en da ha crecido en la atencin de nios (que es su razn de ser) y en su infraestructura en forma tan sorprendente que sus funciones y actividades han aumentado considerablemente, los ingresos para trabajar se han visto diezmamos tornndose cada vez ms insuficientes para el buen desempeo que en la actualidad demanda esta organizacin, razn por la cual solicitaron la colaboracin ad-honoren de un profesional que les ayudara en el desarrollo de un diagnstico general para su organizacin y en establecer una estrategia de mejoras para su futuro, lo cual justifica el desarrollo de este proyecto. Es por ello que este Proyecto tiene como objetivo principal desarrollar un diagnstico de la situacin actual y un plan de gestin de proyecto dentro de los estndares que dicta el PMI, para la propuesta de una estrategia de mejoras al Albergue de Proteccin a la Niez de Palmares que les permita alcanzar su desarrollo, y con ello ofrecer a estos nios un servicio integral excelente para su formacin personal y a la vez lograr que la asociacin logre su sostenibilidad en el tiempo; para poder hacer esto necesita cumplir con tres objetivos especficos esenciales como son diagnosticar y evaluar al Hogar Centro Infantil Hogarcitos de Palmares explorando sus reas organizacional, funcional, y estructura fsica para determinar sus necesidades, analizar y establecer la brecha que se ha generado en cada rea para detectar sus debilidades y puntos crticos y desarrollar un Plan de Gestin de Proyecto en cuanto al alcance, costo, tiempo, recursos, y adquisiciones con el fin de implementar una propuesta estratgica de mejoras de acuerdo a los lineamientos que establece el PMI. Para el desarrollo de este proyecto, se utiliz una investigacin de tipo exploratoria y descriptiva sobre la estructura administrativa, operacional y fsica de la Asociacin de Proteccin a la Niez de Palmares con el objeto de que la Asociacin utilice la informacin para la toma de decisiones, y velar porque los procedimientos propuestos se cumplan de acuerdo a las estrategia de mejoras. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de

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personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenmeno que se ha sometido a anlisis, es decir la descripcin de conductas de fenmenos sociales, la explicacin de las mismas o bien la prediccin de esas conductas. Por su parte la recopilacin de datos para el desarrollo del proyecto fue realizada bsicamente a travs de fuentes primarias mediante las entrevistas y la observacin directa y algunas fuentes secundarias como la informacin extrada de Internet de los entes nacionales e internacionales involucrados en la problemtica de la Proteccin a la Niez. El resultado obtenido ser la implementacin de la estrategia de mejoras aplicable en sus diferentes reas y procedimientos, que a pesar de su pronta puesta en marcha ya se nota el cambio; sin embargo la implementacin es un proceso gradual el cual deber darse paulatinamente con el transcurso del tiempo. Entre las conclusiones mas importantes a destacar en este trabajo es que las iniciativas de solucin propuestas algunas ya estn en ejecucin y se ha podido observar que estn dando su fruto. Recurdese que el poner en ejecucin todas estas alternativas depender en gran medida del tiempo para poder recibir los beneficios que de ellas se esperan aunque lentamente por tratarse de actividades que conllevan cierto periodo de tiempo para poder medir el impacto que produzcan dentro de la organizacin. Otra conclusin igualmente importante seala que una de las mayores flaquezas que presenta Hogarcitos es la carencia de al menos un administrador profesional permanente y calificado que se encargue de la correcta administracin y control de todas sus operaciones, pero sobre todo que se avoque a la apremiante necesidad de conseguir mayores fuentes de ingresos que le puedan dotar de una mayor estabilidad relativa para lograr sus objetivos y alcanzar su sostenibilidad en el tiempo as como el desarrollo de nuevos proyectos; todas las dems debilidades que se pudieron determinar se podra decir que se originan en cadena como consecuencia obvia de esta falta de presupuesto y control administrativo. Para la asociacin y el personal que en ella labora la recomendacin principal sera mucha dedicacin, mucho esfuerzo y mucho cario por el albergue y su noble fin, pero si realmente se pretende darle el seguimiento que se merece este proceso deben unir esfuerzos para atraer la mayor cantidad de voluntarios y concientizarlos en la realidad que se tiene, pues como hemos dicho se necesita de una enorme colaboracin y ayuda para poder enfrentar esta situacin de una manera aceptable y continua, o sea de muchos profesionales que estn aportando cada da nuevas ideas y acciones a tomar para una retroalimentacin constante de la Organizacin.

CAPITULO I INTRODUCCION

2

1. INTRODUCCION

1.1 ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACION

Palmares se ha distinguido siempre por ser una comunidad de personas

solidarias, en realidad esta virtud ha sido una herramienta de vida que caracteriza

a los Palmareos y que contribuyen en el crecimiento social de esta comunidad.

Es importante para conocimiento de las generaciones actuales y futuras

researles como han nacido algunas organizaciones o asociaciones en nuestro

cantn, especialmente el Hogarcitos como afectuosamente se le conoce y al cual

hace referencia este proyecto.

Fue a inicios del ao 1993 cuando se gest esta organizacin cuyo objetivo era

resolver un problema antiguo muy sentido en Palmares, cual era brindar

proteccin a la niez abandonada y maltratada y que se encontrara en una

situacin de riesgo social. Fue as como el 16 de Noviembre de ese mismo ao

cuando se constituye legalmente la asociacin con el nombre de Asociacin de

Proteccin a la Niez de Palmares. Fueron muchas las personas que

comulgaron con la filosofa de que todo nio(a) tiene derecho a un hogar y a una

familia afectiva que le brinde la proteccin y cuidados como ellos se lo merecen,

sin importar que esa familia no sea biolgica.

Se omiten aqu los nombres de muchos de los fundadores de la organizacin por

el riesgo de excluir algunos de ellos, pero se pretende dejar claro y de manifiesto

el eterno agradecimiento por su obra. Pero, s se debe destacar la figura de Don

Evelio Arias Monge, un hombre quien acept el reto de sacar adelante esta labor y

de verdad que le qued pequea esta tarea. Fue su director durante varios aos

durante los cuales cont con sus mejores condiciones de salud; con su trabajo,

dedicacin y el apoyo de los compaeros de diferentes Juntas Directivas logr

identificar, concientizar e incorporar a muchas personas con las necesidades de

estos nios y el problema evidente.

3

En realidad la asociacin pretende mantenerse como un albergue temporal para

los infantes quienes en grupos entre 10 y 15 personas conviven en el; siempre con

el fin primero que es encontrar una opcin de integracin nuevamente en el

ambiente familiar del nio o ingresarlo en una condicin de adaptabilidad que es

realizada de acuerdo a las condiciones legales establecidas bajo las directrices del

PANI. Para esta operacin se cuenta con el recurso humano y econmico

oportuno para garantizar a los nios su calidad de vida. La asamblea de socios, la

junta directiva, los contribuyentes externos y por supuesto con las tas sustitutas

como personal permanente que acompaan a los nios, aparte de todas aquellas

personas voluntarias tanto de esta comunidad como de otras del pas como los

profesionales en diferentes especialidades que hacen posible el logro de esta

noble causa. Los recursos necesarios son aportados por un grupo fiel y constante

de asociados que se suman a los aportes de instituciones como el PANI y la

JPSSJ para sufragar los gastos, no obstante hoy en da debido a la creciente

inflacin y al alto costo de la vida cada vez son menos las ayudas recibidas. El

edificio actual de hogarcitos es la segunda casa albergue con la que se ha

contado, el cual fue adquirido gracias a una donacin de 15 millones de la Junta

de Proteccin Social de San Jos.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Es sumamente representativo el hecho de que esta asociacin haya solicitado

como interesada directa la ayuda profesional ad-honoren para desarrollar un

diagnstico administrativo del albergue en su totalidad (operativo y fsico), debido

claro est a las anomalas o flaquezas que se han venido presentando con el paso

del tiempo en su organizacin y que no han podido solventar quizs a que es una

organizacin nacida por la imperante necesidad de ayudar a los nios

desamparados y la cual se maneja de forma meramente emprica, se podra decir

4

movida por la inercia natural de los grupos organizados; adems de no disponer

con los recursos econmicos y humano necesarios para enfrentar este vaco, as

que la aplicacin de una metodologa en Administracin de Proyectos

relativamente nueva y aplicada en forma eficaz al Albergue incorpora un enorme

beneficio para los nios que all viven como beneficiarios directos, a la asociacin

como entidad responsable, y una magnfica oportunidad para uno como

desarrollador del proyecto el poder aplicar la metodologa y las herramientas de

Administracin de Proyectos en sus diferentes reas de conocimiento con la

ocasin de realizar el Proyecto Final de Graduacin (PFG).

1.3 JUSTIFICACION DEL PROYECTO

Con el presente trabajo de anlisis e investigacin se logr identificar las

debilidades actuales del albergue y establecer sus brechas con respecto su

situacin real y cmo debera estar en la actualidad para luego mediante la

metodologa de Administracin de Proyectos recomendar o plantear una estrategia

de posibles mejoras requeridas en la organizacin de forma integral para optimizar

su estabilidad y desarrollo futuro, y de esta manera conseguir su sostenibilidad en

el tiempo; adems de beneficiar a toda la poblacin de nios Palmareos y

lugares circunvecinos declarados en estado de abandono por los estrados

judiciales o en proceso de estarlo y referidos por el PANI o de otras fuentes

externas considerando que esta poblacin est constituida primordialmente por

nios y nias hasta los diez o doce aos sin distingo de gnero.

Los beneficios que de ella se derivan al incorporar esta metodologa al desarrollo

de un proyecto de bien social y sin fines de lucro, en donde se espera que el

trabajo a realizar represente un verdadero apoyo a la Asociacin de Proteccin a

la Infancia de Palmares para su desarrollo y crecimiento sostenible y que la

propuesta que se genere se est actualizando y enriqueciendo constantemente

5

con las nuevas ideas y tecnologas que florecen a diario en este mundo

globalizado.

De manera que con este diagnstico pormenorizado de la situacin actual se

evidenci dnde se deben redoblar los esfuerzos para mejorar la buena marcha

de la institucin, as como una identificacin bastante certera de las debilidades

que se estn presentando en cada rea funcional para sugerir las posibles

mejoras a realizar mediante varias alternativas de solucin y acciones correctivas

que se pudieran implementar.

Resumiendo podramos decir que los principales motivos que dan origen a este

proyecto y las razones que mediaron para la escogencia de este tema seran:

1. La peticin expresa de la Asociacin, solicitando la ayuda ad-honoren de

profesionales para corregir anomalas y buscar las mejoras de la

organizacin en general.

2. La razn de ser de esta organizacin (la proteccin al nio abandonado) es

razn suficiente para su eleccin y colaborar con la asociacin.

3. El desarrollar el proyecto final de graduacin en una organizacin de bien

social y sin fines de lucro, que lo hace an ms desafiante para uno como

futuro Administrador de Proyectos y la magnfica oportunidad de demostrar

lo aprendido en la universidad para llevarlo a la prctica.

1.4 OBJETIVOS DEL PROYECTO

Normalmente para toda investigacin especialmente como esta se plantean dos

tipos de objetivos, los generales y los especficos. La diferencia entre ambos se

refiere principalmente al alcance de las metas propuestas. Los objetivos generales

pretenden metas muy amplias, o sea en todas las investigaciones el objetivo

general debe abarcar la totalidad del problema por resolver. Los objetivos

6

especficos son de un alcance menor, stos abarcan sub-problemas o partes del

objetivo general. Lo importante aqu es que la unin de los objetivos especficos

debe dar como resultado el objetivo general.

Para plantear el objetivo general se trat de que en lo posible abarcara y denotara

amplitud en el tema propuesto y en el producto a obtener, adems de tener

cuidado del verbo que se utilizara en su redaccin.

1.4.1 OBJETIVO GENERAL Realizar un diagnstico de la situacin actual y establecer un plan de gestin para

implementar las estrategias de mejora al Albergue de Proteccin a la Infancia de

Palmares que les permita alcanzar su desarrollo sostenible.

1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Los objetivos especficos sealan claramente las metas o entregables por alcanzar

en el proyecto, para su redaccin se determin en primer lugar los sub-problemas

o sub reas que componen el problema por investigar; una vez definidos se realiza

la "sumatoria" de los mismos y se comprueba que su resultado es el objetivo

general.

1. Diagnosticar y evaluar al Hogar Centro Infantil Hogarcitos de Palmares

explorando sus reas organizacional, funcional, y estructura fsica para

determinar sus necesidades.

2. Analizar y establecer la brecha que se ha generado en cada rea para detectar

sus debilidades y puntos crticos.

3. Desarrollar un Plan de Gestin de Proyecto en cuanto al alcance, tiempo,

costos, recursos, y adquisiciones; para implementar una propuesta estratgica

de mejoras de acuerdo a los lineamientos que establece el PMI

CAPITULO II MARCO TEORICO

8

2. MARCO REFERENCIAL U ORGANIZACIONAL 2.1. PROTECCION DE LA INFANCIA ABANDONADA A NIVEL MUNDIAL

2.1.1 QUE SIGNIFICA LA PROTECCION DE LA INFANCIA Para UNICEF, proteccin de la infancia se refiere a las labores de prevencin y

respuesta a la violencia, la explotacin y el abuso contra nios y nias, como por

ejemplo la explotacin sexual, la trata, el trabajo infantil y prcticas tradicionales

perniciosas como la mutilacin/escisin genital de la mujer y el matrimonio

adolescente.

Los programas de proteccin de la infancia tambin estn dirigidos a los nios y

nias especialmente vulnerables a esos abusos, como los que no reciben la

supervisin de sus progenitores, han transgredido las leyes o viven en conflictos

armados. En todos los pases se viola el derecho de la infancia a la proteccin, un

grave obstculo poco reconocido y denunciado, para su supervivencia y

desarrollo, y una violacin adems de sus derechos humanos. Los nios y nias

sometidos a la violencia, la explotacin, el abuso y el abandono corren peligro de

muerte, de sufrir deficiencias fsicas y mentales, de contraer el VIH/SIDA, de tener

problemas educativos, de quedar desplazados, de carecer de vivienda y empleo, y

de no haber podido adquirir las aptitudes adecuadas para criar a sus hijos.; se

calcula que unos 126 millones de nios (as) de 5 a 17 aos de edad realizan

trabajos peligrosos, ms de un milln son detenidos en todo el mundo por las

autoridades policiales y que en el mundo hay ms de 130 millones de mujeres y

nias a quienes se les ha practicado alguna forma de mutilacin genital.

La proteccin de los nios y nias contra la violencia, la explotacin y el abuso

constituye un componente integral de la proteccin de su derecho a la

supervivencia, el crecimiento y el desarrollo. Se calcula que a nivel mundial unos

300 millones de nios y nias son vctimas de la violencia, la explotacin y el

abuso, incluso de las formas ms perniciosas del trabajo infantil en las

comunidades, las escuelas e instituciones y durante los conflictos armados, as

9

como a prcticas lesivas, como la mutilacin genital femenina y ex cisin y el

matrimonio precoz. La Convencin sobre los Derechos del Nio (1989) describe los derechos fundamentales de la infancia, entre ellos el derecho a la proteccin

contra la explotacin econmica y el trabajo perjudicial, contra toda forma de

explotacin y abuso sexual, y contra la violencia fsica y mental, adems de

garantizar que los nios y nias no sern separados de su familia contra su

voluntad. Estos derechos fueron desarrollados de manera ms minuciosa

posteriormente mediante dos Protocolos Facultativos de la Convencin. Uno de

ellos se refiere a la venta de nios y a la prostitucin y pornografa infantil, y el otro

a la participacin de los nios en los conflictos armados.

Ilustracin N 1 - Nios Abandonados

Tomado de: http://www.unicef.org/spanish/protection/index.html

10

2.1.2 CREAR UN AMBIENTE PROTECTOR PARA LA INFANCIA La creacin incluye 8 elementos esenciales:

1. Fortalecer el compromiso y la capacidad del gobierno de satisfacer el derecho a

la proteccin de la infancia.

2. Fomentar la sancin y aplicacin de normas judiciales adecuadas.

3. Contrarrestar las aptitudes, costumbres y prcticas perjudiciales.

4. Promover un debate franco y abierto sobre estas cuestiones que incluya a los

medios de comunicacin y los aliados de la sociedad civil.

5. Desarrollar las aptitudes necesarias para la vida prctica, as como los

conocimientos y la participacin de nios y nias.

6. Fomentar la capacidad de las familias y comunidades.

7. Prestar servicios esenciales de prevencin, recuperacin y reintegracin,

incluidos la salud bsica, educacin y proteccin.

8. Establecer y ejecutar medidas constantes y eficaces de seguimiento,

presentacin de informes y supervisin.

Ilustracin N 2 Ambiente Protector

Tomado de: http://www.unicef.org/lac/ult.jpg

11

2.1.3 ESTRATEGIAS PARA FORTALECER UN AMBIENTE PROTECTOR Entre las labores de UNICEF y sus aliados figuran:

La promocin mundial mediante mecanismos internacionales de defensa de los

derechos humanos.

La promocin en el plano nacional y la apertura del dilogo a todos los niveles

(gobiernos, comunidades, familias y los propios nios) para fomentar las

actitudes y prcticas que protejan a la infancia.

La inclusin de la infancia en los planes nacionales de desarrollo.

Los enfoques basados en el derecho que hagan hincapi en la importancia del

conocimiento, la comprensin, la aceptacin y la implementacin de las normas

jurdicas en la proteccin de la infancia.

Los enfoques basados en las comunidades a fin de fomentar y fortalecer la

capacidad de las familias y comunidades en la proteccin de la infancia.

Alianzas con gobiernos, organizaciones no gubernamentales y religiosas, otros

organismos de las Naciones Unidas, asociaciones profesionales, nios y

jvenes, y medios de difusin.

2.1.4 LAS MEDIDAS ESTRATEGICAS ACORDADAS La expectativa global de que el UNICEF ha de asumir el liderazgo en relacin

con la proteccin de la infancia.

La necesidad de establecer asociaciones de colaboracin de base amplia que

permitan aprovechar los avances en materia de proteccin de la infancia.

El valor de los logros anteriores y su aprovechamiento.

Asegurarse que se abordan los mltiples aspectos del entorno de proteccin.

La posibilidad de contribuir al logro de avances cuantificables en materia de

proteccin de la infancia en un perodo de diez aos.

La necesidad de establecer sinergias entre la labor de los organismos de las

Naciones Unidas con objeto de obtener resultados en materia de proteccin de

la infancia.

12

2.2 SISTEMA NACIONAL DE PROTECCION INTEGRAL DE COSTA RICA

Ilustracin N 3 Bandera de Costa Rica

Tomado de: http://www.unicef.org/costarica/cr_bandera_ninas_hor.jpg

En un pas como Costa Rica, uno de los aportes de UNICEF es su capacidad

para generar, analizar y difundir informacin especializada sobre los derechos de

la infancia para la toma de decisiones; la definicin de prioridades de inversin

social, el impulso de polticas pblicas y la estimulacin de la vigilancia y

exigibilidad de los derechos desde las comunidades con el fin de mejorar las

condiciones de vida de la infancia, afirma Cristian Munduate, representante de

UNICEF.

En Costa Rica el Sistema Nacional de Proteccin Integral representa uno de los

mayores aportes del Cdigo de la Niez y la Adolescencia al complementar el

reconocimiento normativo de derechos con mecanismos efectivos para su

realizacin y exigibilidad. Si bien el pas ha avanzado exitosamente en el

reconocimiento y la difusin de los derechos de la infancia, despus de siete aos

de aprobado el Cdigo, el SNPI an no opera como un todo integrado. En la

prctica, el SNPI se ve afectado por problemas diversos de fragmentacin y

coordinacin, entre los que destacan:

13

Ausencia de una poltica pblica de proteccin integral de los derechos de las

personas menores de edad (artculo 170 del CNA).

Incompleta estructura organizativa y vacos legales para la conformacin de

subsistemas locales de proteccin de la niez y la adolescencia.

Insuficiente inversin a escala nacional y local orientada para lograr grandes

polticas y objetivos comunes.

Insuficiente participacin de los Gobiernos Locales.

El desafo apunta al perfeccionamiento total del Sistema, o sea de su estructura,

articulaciones, nivel de cohesin y coordinacin, legitimidad, participacin e

interaccin de las partes; capacidades de concertacin, sinergia financiera y

funcional as como capacidad tcnica-operativa. Resulta fundamental tambin

prestar la debida atencin al mbito de lo local y lo comunitario donde la

proteccin de la niez y la adolescencia se juegan en el da

2.2.1 SISTEMA COSTARRICENSE DE PROTECCION A LA NIEZ

El Sistema Nacional de Proteccin es la unin de todas las instancias

gubernamentales y no gubernamentales existentes en el pas, convocadas

oficialmente mediante articulacin de la rectora del Patronato Nacional de la

Infancia para proteger los derechos de las personas menores de edad en Costa

Rica. En el nivel Nacional, el Sistema est encabezado por el Consejo Nacional de

la Niez y la Adolescencia (CNNA), instancia creada por el Cdigo de la Niez y la

Adolescencia y directamente vinculada con el Despacho del Presidente de la

Repblica. Esta estructura tiene su rplica en los niveles Regional y Local, en los

cuales el Sistema opera liderado por las Direcciones Regionales y Oficinas

Locales del PANI.

14

El CONSEJO NACIONAL DE LA NIEZ Y LA ADOLESCENCIA (CNNA) se crea

en 1998, bajo el artculo 170 del Cdigo de la Niez y la Adolescencia, esta

instancia constituye un ente de deliberacin, concertacin y coordinacin entre el

Poder Ejecutivo, las Instituciones Gubernamentales Instituciones Autnomas y de

la Sociedad Civil. Desde su creacin y hasta el da de hoy, el objetivo que ha

guiado las acciones de este Consejo Nacional de la Niez y la Adolescencia, se

resumen en la aplicacin de polticas pblicas y programas basados en el principio

fundamental del respeto a los Derechos de la Niez y la Adolescencia. El Consejo de la Niez y la Adolescencia esta conformado por 17 entidades entre

las que destacan instituciones gubernamentales, no gubernamentales y de la

sociedad civil. En el perodo 2002-2006 por iniciativa de la seora Ministra de la

Niez y la Adolescencia, presidenta del CNNA y a su vez Presidenta Ejecutiva del

Patronato Nacional de la Infancia, se suman cinco instituciones ms a este

Consejo para apoyar y brindar aportes valiosos a nuestros nios, nias y

adolescentes a saber, la Fiscala Penal Juvenil de San Jos, Subdireccin del OIJ,

DINADECO, Consejo de la Persona Joven y ms recientemente la Direccin de

Niez y Adolescencia de la Defensora de los Habitantes.

El compromiso y liderazgo asumido por el Consejo Nacional de la Niez y la

Adolescencia desde su creacin, constituye la base para la consolidacin del

Sistema Nacional de Proteccin en sus niveles regional y local, trabajo que se ha

venido articulando paulatinamente desde la rectora del Patronato Nacional de la

Infancia. En el CNNA se establece una dinmica en busca del consenso para el

establecimiento de estrategias y polticas que puedan ser implementadas en todos

los niveles de gestin de las instituciones e instancias responsables de garantizar

los derechos de las personas menores de edad.

Para el desarrollo de su trabajo el Consejo Nacional de la Niez y la Adolescencia

cuenta con un Comit Tcnico Asesor conformado por profesionales de alto nivel

de cada una de las Instituciones que participan, el cual desarrolla a partir de

jornadas de deliberacin y consenso las propuestas tcnicas que conoce el

15

Consejo y que se traducen en importantes acuerdos. Con igual fin se han

constituido diversas Comisiones Temticas Especiales para el desarrollo de

acciones muy especficas declaradas de alto inters por el CNNA. El Consejo

cuenta adems con una Secretara Tcnica con profesionales altamente

calificados para apoyar sus acciones en todos los alcances que se requieran.

2.2.2 ASOCIACION DE PROTECCION A LA NIEZ DE PALMARES.

2.2.2 1 BREVE RESEA DESCRIPTIVA DE LA ORGANIZACIN Como se mencion anteriormente fue por el ao 1993 cuando se cre esta

organizacin con el propsito de brindar proteccin a la niez abandonada o

maltratada y que se encontrara en una situacin de riesgo social, el 16 de

noviembre de ese mismo ao se constituye oficial y legalmente esta asociacin

con el nombre de Asociacin de Proteccin a la Niez de Palmares.

La asociacin est conformada por una Asamblea de Socios (mxima autoridad) y

una Junta Directiva de nueve miembros, encargados de velar por el fiel

cumplimiento de los objetivos y de todas las operaciones fundamentales y de

mantenimiento del albergue. Actualmente alberga diez nios, sin embargo

Hogarcitos cuenta con una capacidad actual de atencin de quince nios

permanentes en donde existen tres tas o madres sustitutas permanentes y

asalariadas y una suplente a cargo del cuidado de los menores, un contador por

servicios profesionales, algunos profesionales que se contratan temporales o a

tiempo parciales para brindar la atencin psicolgica necesaria a los nios, al igual

que una tutora encargada de la enseanza adems de un chofer encargado del

transporte. De igual manera existen profesionales voluntarios que ofrecen sus

servicios mdicos u odontolgicos a los nios que lo requieran regularmente.

Tambin se cuenta con la ayuda de los asociados que quieran colaborar

ocasionalmente, y con el personal voluntario como estudiantes de colegios o

16

universidades de diferentes zonas del cantn Palmareo y otros aledaos que

ocasionalmente contribuyen con la institucin.

Bsicamente los servicios que brinda este albergue son:

1. Velar por las necesidades bsicas de los nios como alojamiento, alimentacin,

y vestuario.

2. Otorgar la atencin mdica, odontolgica, y de enfermera que requieran los

infantes.

3. Brindar el soporte necesario para la educacin pre-escolar y primaria de los

nios.

4. Brindarles la atencin psicolgica tan necesaria en estos casos para que

puedan sentir y percibir el calor humano de un hogar, el amor y la felicidad que

no tuvieron por desventura.

5. La participacin en actividades recreativas, culturales y de entretenimiento para

el desarrollo integral de los menores y la futura incorporacin a la sociedad.

6. Cubrir una necesidad latente de nuestra sociedad brindando un servicio de bien

social y humanitario de forma gratuito a los nios desamparados.

Ilustracin N 4 - Nios Abandonados

Tomado de http://www.unicef.org/spanish/protection/index.html

17

Como bien se puede observar la nica finalidad de este albergue es mejorar las

condiciones de vida de los nios que se encuentran en un estado de abandono o

pobreza extrema y que necesitan del apoyo social para lograr un crecimiento y

desarrollo humano estable, mediante acciones y alianzas establecidas con

empresas e instituciones del pas las cuales son indispensables para multiplicar

los beneficios de la asistencia requerida. Administrada por Palmareos de vocacin,

dedicacin y comprometidos con la causa, con un personal de trabajo mixto de gran

valor y calor humano hacia los nios que van desde recin nacidos hasta los 12 aos

de edad.

2.3 TEORIA DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

2.3.1 DEFINICION DE PROYECTO Hay muchas definiciones con respecto a qu es o cmo definir un proyecto, una

de las ms utilizadas la encontramos en la Gua de los Fundamentos de la

Direccin de Proyectos, PMBOK (PMI, 2004) la cual lo define como: Un esfuerzo

temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Esta definicin aunque sencilla y transparente, encierra un trasfondo muy

importante si analizamos su contenido detalladamente; veamos:

Un esfuerzo Temporal

Esta caracterstica significa que tiene un inicio y un final, el inicio se entiende

porque nace de una necesidad que debe resolverse llmese de cualquier tipo, el

final por lo general se da cuando se han alcanzado los objetivos del proyecto o

cuando por una u otra razn no sea posible terminarlo, o porque desaparece la

necesidad que lo justificaba. Aqu se debe aclarar tambin que esta caracterstica

de temporalidad por lo general no es aplicable al producto, servicio o resultado

creado, los cuales s son o se esperan sean duraderos, de ah que se le denomine

Esfuerzo Temporal.

18

Producto, servicio o resultado nico

Esta caracterstica encierra la creacin de algo, lo que se cre para satisfacer la

necesidad que se tena, con sus propias caractersticas y atributos que lo hacen

nico o singular, la actual construccin de nuestro estadio nacional por ejemplo.

Elaboracin Gradual Esta caracterstica aunque en la definicin no se menciona textualmente sino que

se lleva a cabo liga o relaciona de manera concreta e inherente los dos conceptos

de Temporalidad y nico; significa que todo proyecto se debe ejecutar

sistemticamente en pasos, y conforme transcurre el desarrollo gradualmente ir en

aumento por parte del equipo desarrollador el entendimiento de los objetivos y

productos esperados, por eso la importancia al inicio de todo proyecto una buena

definicin de todas las especificaciones que comprenden el alcance del proyecto.

2.3.2 LA DIRECCION DE PROYECTOS

Segn el PMBOK (PMI, 2004) la direccin de proyectos es la aplicacin de

conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas sobre todas las actividades

involucradas en el desarrollo para satisfacer los requisitos del proyecto.

Esta definicin lo que nos indica es que esta aplicacin es posible lograrla gracias

a la definicin previa de cada una de las nueve reas de conocimiento sobre los

grupos de procesos establecidos en la metodologa del PMBOK (PMI, 2004).

Hoy en da la Administracin de Proyectos ha tomado un auge sumamente notorio

a nivel mundial, dado que las organizaciones han visto en ella una herramienta

poderosa para sus necesidades ya que se ha llegado al reconocimiento de que

todo el quehacer rutinario del ser humano se realiza, representa o es en definitiva

un proyecto, y que si se quieren lograr buenos resultados necesariamente

debemos contar con una metodologa atinada al respecto.

19

2.3.3 BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Los principales beneficios que ofrece la Administracin de Proyectos podramos

mencionar en primera instancia la implementacin de una cultura de proyectos en

la mentalidad de toda persona ligada al desarrollo de estos, la cual sentira en ella

como se pueden optimizar los recursos de su organizacin con el empleo de una

metodologa ms idnea para su desarrollo y crecimiento; adems de otros

beneficios no menos importantes como la integracin de esfuerzos a nivel de todo

el personal involucrado, el control eficaz sobre la ejecucin y el tiempo oportuno

de desarrollo, as como en el aseguramiento de la calidad del producto o servicio

ofrecido a los interesados directos.

2.3.4 GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DEL CONOCIMIENTO

De acuerdo al PMBOK (PMI, 2004) la direccin de proyectos identifica y describe

cinco grupos de procesos requeridos para el desarrollo de cualquier proyecto, los

cuales tienen dependencias muy claras entre ellos y se llevan a cabo siguiendo la

misma secuencia para cada proyecto y su interrelacin continua as como el flujo

de informacin entre s; es importante aclarar que existen dos categoras de

grupos de procesos, los orientados al producto que especifican y crean el producto

y que estn definidos por el ciclo de vida del proyecto y varan segn el rea de

aplicacin, y los que estn relacionados entre s para un propsito integrado como:

Grupo de Procesos de Iniciacin Este define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. O sea incluye el

desarrollo del Acta de Constitucin del Proyecto en donde se autoriza formalmente

el mismo y el Enunciado del Alcance del proyecto preliminar. Se podra decir que

es como una fotografa mental del proyecto pues incluye toda la informacin

20

relevante del mismo en un documento no muy extenso para formarse una idea de

lo que se pretende e involucra el proyecto; entre los datos que contienen se

encuentran el nombre del proyecto, las fechas de inicio y fin, los objetivos del

proyecto, la descripcin del producto, la necesidad del proyecto, la justificacin del

impacto, los involucrados directos e indirectos, y la lista de entregables que se

tienen que cumplir.

Es importante mencionar que uno de los supuestos fundamentales que se asumen

para la definicin de los procedimientos de la fase de inicio, es que previo a la

elaboracin de la Carta Constitutiva del Proyecto, alguna unidad organizacional o

comit de trabajo ha tomado la decisin de avalar el desarrollo de proyecto, luego

de valorar sus beneficios y costos y priorizndolo en relacin con otras iniciativas

presentadas, considerando estudios de factibilidad previos que respaldan la

conveniencia de su desarrollo.

Cuadro N 1 Grupo de proceso de Inicio

Actividad Objetivo(s) Entregable

Elaboracin de la Carta Constitutiva del Proyecto

Formalizar la existencia del proyecto dentro de la organizacin y asignar las responsabilidades

iniciales de los involucrados.

Carta Constitutiva del Proyecto.

Presentacin del proyecto al cuerpo gerencial de la organizacin.

Comunicar la existencia del proyecto y sus principales alcances.

Carta Constitutiva de Proyecto Aprobada.

Reunin de arranque.

Formalizar el inicio del proyecto.

Minuta de la reunin inicial.

Comunicar y asegurar el entendimiento de la naturaleza y alcance (objetivos, planes, restricciones, roles, responsabilidades) del proyecto por parte de todos los participantes. Fomentar desde un inicio el trabajo en equipo.

Presentacin del proyecto al resto de la organizacin.

Comunicar a la organizacin la existencia del proyecto y sus principales alcances.

21

Grupo de Procesos de Planeamiento Esta fase es una de las ms importantes del proyecto porque segn la definicin

de proyecto se ejecutar algo que nunca antes se haba realizado, o sea est en

funcin directa con el alcance y es un proceso constante durante todo el ciclo del

vida del proyecto; el objetivo de esta fase es brindar a los interesados del proyecto

una estimacin lo ms cercana posible a la realidad futura. Define y refina los

objetivos y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el

alcance pretendido del proyecto. Es la planificacin y generacin de documentos

que nos sirven de gua para lograr los objetivos, se define el alcance del proyecto,

se crea al EDT con todas las actividades a realizar y la asignacin de los recursos,

costo y tiempos individuales en un cronograma, lo que nos permite definir el

presupuesto total estimado del proyecto a realizar, as tambin contiene la

definicin y planificacin de la calidad, riesgos y adquisiciones del proyecto, es

decir se contemplan aqu la nueve reas de conocimiento de la AP.

Cuadro N 2 Grupo de proceso de Planeamiento

Actividad Objetivo Entregable

Definir Stakeholders Poner en claro cuales con los individuos y

organizaciones que tomarn parte en el proyecto y su grado de envolvimiento e influencia.

Formulario de Actores del Proyecto

Definir Alcance WBS) Obtener una descomposicin del alcance del proyecto de forma tal que sea ms manejable

por parte de los participantes del proyecto. Formulario de WBS

Definir esquema organizacional.

Definir en un esquema organizacional las lneas de responsabilidad a lo interno del proyecto.

Organigrama del proyecto.

Definir el Calendario del proyecto.

Establecer la calendarizacin de todas las actividades con su secuenciacin, para permitir

la visualizacin general y la forma en la que ser ejecutado el proyecto.

Cronograma del Proyecto en Microsoft

Project

Definicin de Costos del Proyecto

Establecer una forma en la cual los costos del proyecto puedan ser llevados y tener as, un conocimiento aproximado del costo general.

Formulario de costos en Microsoft Project

22

Definicin del plan de revisiones de la gestin de Gerencia de Proyectos

Permitir visualizar las revisiones que se llevarn a cabo durante la ejecucin del proyecto de

forma tal que se asegure que las prcticas de Gerencia de Proyectos estn aplicndose.

Formulario de revisiones de calidad a la Gestin de Gerencia

del Proyecto. Definicin de la tabla de participantes

Definir, de acuerdo con los perfiles requeridos, el equipo del proyecto.

Tabla de Equipo del proyecto.

Actualizar cronograma de responsables

Formalizar la responsabilidad de cada uno de los participantes en las actividades del proyecto.

Cronograma de actividades actualizado

con las personas responsables de cada una de las actividades.

Definicin del Plan de comunicaciones

Asegurar la comunicacin efectiva entre todos los participantes del proyecto. Definir las

necesidades de comunicacin e informacin de todos los participantes del proyecto, as como el

medio de comunicacin por el cual les ser enviado. Suplir a los interesados informacin

oportuna y efectiva sobre el avance del proyecto.

Plan de Comunicacin.

Definicin del plan de Riesgos

Determinar los riesgos del proyecto. Definir la estrategia a desarrollar para cada uno de los

riesgos determinados.

Tabla de Definicin y Administracin de los Riesgos del Proyecto.

Definicin del plan de adquisiciones

Permitir establecer cuales son las organizaciones externas que pueden proveer

bienes o servicios necesarios para la elaboracin del producto final del proyecto.

Formulario de adquisiciones

Grupo de Procesos de Ejecucin Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin para el

proyecto; involucra la coordinacin del equipo del proyecto y otros que son los que

pueden influir sobre el cumplimiento de los objetivos del proyecto; como su

nombre lo indica es la accin plena de dirigir y gestionar la ejecucin de los planes

mediante la integracin de los mismos. Sus principales componentes son: El

aseguramiento de la Calidad, la Adquisicin del Equipo del Proyecto, Desarrollar el

Equipo del Proyecto, Distribuir la Informacin, solicitar Respuestas de Vendedores

y la seleccin de los Vendedores.

23

Cuadro N 3 Grupo de proceso de Ejecucin

Actividad Objetivo Entregable

Asignacin del Trabajo

Definir a cada actor el trabajo que se espera que cumpla en el prximo

perodo.

Informe de Microsoft Project organizado por actor y definiendo la tarea que debe

ejecutar.

Grupo de Procesos de Seguimiento y control Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones

respecto al plan de gestin del proyecto, de tal forma que se tomen medidas

correctivas cuando sean necesarias para cumplir con los objetivos del proyecto.

Esta fase consiste en dar seguimiento, informar y gerenciar costos,

calendarizacin, problemas y desempeo o calidad del proyecto a lo largo de su

ciclo de vida. Segn el PMBOK (PMI, 2004) el beneficio clave de este grupo de

procesos es que el rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente

para identificar las variaciones respecto del plan del gestin trazado en todos los

dems grupos de procesos para controlar los cambios y recomendar acciones

preventivas como anticipacin de posibles problemas.

Cuadro N 4 Grupo de proceso de Seguimiento y Control

Actividad Objetivo Entregable

Atencin de cambios al proyecto.

Definir un procedimiento para la solicitud, valoracin del impacto y control de los cambios al proyecto.

Procedimiento para el control de cambios en el proyecto.

Procedimiento de control de la ejecucin.

Esta actividad busca controlar la ejecucin de cada una de las tareas asignadas a los diferentes actores.

Los planes actualizados. Cronograma actualizado. Informe

Mensual del Proyecto.

Control de los riesgos del proyecto

Actualizar los riesgos de proyecto conforme este avance en su desarrollo.

Tabla de Administracin de los Riesgos del Proyecto

actualizada.

24

Grupo de Procesos de Cierre Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina

ordenadamente el proyecto o una fase del mismo con sus entregables y la

aceptacin de los interesados, Involucra tambin el cierre del contrato y la

verificacin de que todos los dems procesos definidos se completaron dentro de

todos los grupos de procesos correspondientes.

Cuadro N 5 Grupo de proceso de Cierre

Actividad Objetivo Entregable

Entregar los productos de cada fase o Milestone

Realizar la entrega de cada una de las fases o productos de actividades y obtener

su recepcin por parte de los actores.

Formulario de entrega y aceptacin de Entregables y

Fases.

Entregar el producto final del proyecto.

Establecer el fin del proyecto y la aceptacin del producto final por parte de

los patrocinadores.

Formulario de entrega y aceptacin del Proyecto por

parte del patrocinador

2.2.5 AREAS DE CONOCIMIENTO DEL PROYECTO Como es sabido los Fundamentos de la Direccin de Proyectos del PMBOK (PMI,

2004) se divide en 44 procesos, que contemplan y se aplican integralmente a su

vez dentro de las nueve reas de conocimiento que a continuacin se exponen por

separado dependiendo del tipo de proyecto a desarrollar y a los requerimientos del

mismo. Esta integracin de las reas asume por consiguiente que si alguna de

ellas no se planea correctamente desde su inicio es probable que afecte de

manera significativa el desarrollo de alguna o incluso del proyecto en general.

25

Gestin del Alcance En esta rea se definen detalladamente los lmites y las actividades requeridas

para completar el proyecto. El propsito de esta definicin radica en establecer lo

que incluye y lo que no incluye el proyecto para lograr los objetivos propuestos y el

xito esperado. De igual forma se sealan los entregables que se tienen que

cumplir de acuerdo al cronograma que se disee, adems de todas las actividades

y tareas que se van a requerir para el desarrollo a travs de la herramienta

denominada La Estructura de la Divisin del Trabajo o WBS como se le conoce

por sus siglas en ingls, la cual consiste en descomponer el proyecto total en

paquetes de actividades ms pequeos de manera que facilite la identificacin de

cada actividad, su duracin, el costo individual y los recursos asignados para cada

una de ellas. As tambin el contar previamente con una buena definicin del

Chrter del proyecto se consigue una mejor aclaracin del alcance real y del

producto que se espera obtener al cierre del proyecto,

En orden de prioridad los procesos que se deben seguir para completar el alcance

son la Planificacin, la Definicin, la Creacin de la EDT o WBS, la Verificacin y

por ltimo el Control del mismo.

Gestin del Tiempo Como se mencion anteriormente en esta rea se establecen los tiempos

detallados para realizar todas las tareas por medio del cronograma especificado.

Gracias a este proceso se puede lograr la conclusin del proyecto a tiempo (PMI

2004). Este cronograma contempla la estimacin del tiempo total requerido, la

lnea base a seguir, la programacin y asignacin de recursos de las actividades,

as como se describe y se calcula de forma precisa la ruta crtica que nos

advierte sobre el control que debemos tener con el desarrollo del proyecto.

26

Gestin del costo Nos indica cmo se deben cumplir las actividades del cronograma con el

presupuesto asignado; la estimacin de los costos se realiza para establecer el

presupuesto base y de esta forma medir o cuantificar de acuerdo al EV (Earn

Value) que tan cercanos vamos con lo establecido. Se fundamenta en los

procesos de la planificacin, la estimacin, la preparacin del presupuesto y

control de costos con el objeto de cumplir con el presupuesto establecido.

Gestin de la calidad Bsicamente esta rea de gestin de la calidad lo que persigue es asegurar que

se estn cumpliendo con los estndares establecidos y los criterios de aceptacin

de los interesados, y se fundamenta principalmente en las auditoras internas y

externas, est ntimamente relacionado con los objetivos, las polticas y

procedimientos de la organizacin para lograr la satisfaccin del cliente.

Gestin del riesgo Es identificar, definir y cuantificar los riesgos en forma prioritaria para buscar la

mitigacin y la prevencin de los mismos en la medida de lo posible para evitar

sorpresas, haciendo uso de herramientas y mtodos que disminuyan la

incertidumbre; de esta forma preparar las acciones preventivas a tomar, esta rea

involucra los procesos de planificacin, la identificacin, y el anlisis de los

riesgos; para lograr la respuesta oportuna y el control durante el proyecto.

Gestin de las adquisiciones Planificar las compras de bienes y servicios externos y necesarios para el

desarrollo del proyecto de forma optimizada.

27

Gestin de los recursos humanos Como su nombre lo indica es gestionar el equipo de trabajo con el cual

desarrollaremos el proyecto, encontrar el personal idneo, capacitarlo y

concientizarlo para lograr su apoyo y compromiso total con el proyecto haciendo

uso de las Softskill que pueda tener el Administrador del Proyecto. Se considera

que esta rea es una de las ms difciles de manejar por la conceptualizacin

particular que tiene cada miembro involucrado en el proyecto, el hacer que cada

quien conozca su rol y asuma su responsabilidad representa para el AP todo un

reto por sacar el proyecto adelante.

Gestin de las comunicaciones Se dice que la mejor caracterstica de un buen AP es su capacidad de comunicar,

por lo tanto esta rea de conocimiento se fundamenta en los acertados canales de

comunicacin tanto verbales como escritos planificados y definidos hacia todos los

niveles de la organizacin, en esta rea aparte de ser un buen comunicador el AP

debe incluir la generacin, la recoleccin, la distribucin, el almacenamiento y la

disposicin oportuna de toda la informacin del proyecto para cualquier ente o

persona involucrada.

Gestin de la integracin Es la unin de todas las partes o elementos anteriormente descritos vistos como

un todo, su importancia obvia radica en el control de cambios y las lecciones

aprendidas. A continuacin se mencionan algunos de los procesos que la

conforman. Desarrollar Acta de Constitucin del Proyecto, Desarrollar el

Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto, Desarrollo del Plan de Gestin del

Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto, Supervisar y Controlar el

Trabajo del Proyecto, el Control Integrado de Cambios, y el Cierre del Proyecto.

28

Cuadro No 6 Areas de Conocimiento y Los Procesos de Direccin de Proyectos (PMI, 2004)

Procesos de un rea de conocimiento

Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos

Grupo de Procesos de Inicio

Grupo de Procesos de Planificacin

Grupo de Procesos de Ejecucin

Grupo de Procesos de Seguimiento y

Control

Grupo de Procesos de Cierre

1. Gestin de la Integracin del Proyecto

1. Desarrollar el Acta de constitucin del

proyecto 1. Desarrollar el Plan de gestin del proyecto

1. Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

1. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto 1. Cerrar

proyecto 2. Desarrollar el Enunciado preliminar del alcance del

proyecto

2. Control integrado de cambios

2. Gestin del Alcance del Proyecto

2. Planificacin del alcance

3. Verificacin del alcance

3. Definicin del alcance 4. Control del alcance 4. Crear EDT (Estructura

Detallada de Trabajo)

3. Gestin del Tiempo del Proyecto

5. Definicin de las actividades

5. Control del cronograma

6. Establecimiento de la secuencia de actividades 7. Estimacin de los recursos de las actividades 8. Estimacin de la duracin de las actividades 9. Desarrollo del cronograma

4. Gestin de los Costos del Proyecto

10. Estimacin de los costos

6. Control de Costos 11. Preparacin del presupuesto de costos

5. Gestin de la Calidad del Proyecto

12. Planificacin de la calidad

2. Realizar aseguramiento de la calidad

7. Realizar control de calidad

6. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

13. Planificacin de los recursos humanos

3. Adquirir el equipo del proyecto 8. Gestionar el

equipo del proyecto 4. Desarrollar el equipo del proyecto

7. Gestin de las Comunicaciones del

Proyecto 14. Planificacin de las comunicaciones

5. Distribucin de la informacin

9. Informar el rendimiento 10. Gestionar a los interesados

8. Gestin de los Riesgos del Proyecto

15. Planificacin de la gestin de riesgos

11. Seguimiento y control de los riesgos

16. Identificacin de Riesgos 17. Anlisis Cualitativo de riesgos 18. Anlisis Cuantitativo de riesgo 19. Planificacin de la respuesta a los riesgos

9. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

20. Planificar las compras y adquisiciones

6. Solicitar respuesta de los vendedores 12. Administracin del contrato

2. Cierre del

contrato 21. Planificar la contratacin 7. Seleccin de vendedores

CAPITULO III MARCO METODOLOGICO

30

3. METODOLOGIA UTILIZADA. Este captulo describe detalladamente los mtodos de investigacin, las fuentes

utilizadas y las herramientas o tcnicas empleadas para estudiar el problema y el

desarrollo del proyecto. Es decir, nos responde a la pregunta cmo se realiz el

trabajo y el mtodo utilizado en el desarrollo del proyecto.

3.1 TIPO DE INVESTIGACION De acuerdo al juicio experto y a un anlisis preliminar se determin que el tipo de

investigacin a utilizar ser exploratoria y descriptiva a la vez, tomando como

fundamento su definicin, la idoneidad que representa para la aplicacin directa en

el desarrollo de este tipo de investigacin y los objetivos que ellas persiguen.

3.1.1 INVESTIGACION EXPLORATORIA Con esta investigacin se pretende hacer un diagnstico general de la estructura

administrativa, operacional y fsica de la Asociacin de Proteccin a la Niez de

Palmares, dado que en ningn tiempo se ha llevado a cabo un anlisis de este

tipo, con el objeto de que la Asociacin utilice la informacin para la toma de

decisiones y vele porque los procedimientos actuales se estn cumpliendo de

acuerdo a las soluciones de mejoras.

La investigacin exploratoria es por lo tanto un primer paso en este anlisis con el

fin de proveer de informacin relevante a la asociacin para la toma de decisiones

para formular supuestos con relacin a los potenciales problemas u oportunidades

que se le presenten a futuro..

3.1.2 INVESTIGACION DESCRIPTIVA Hernndez Sampiere en el libro Metodologa de la Investigacin indica que con

mucha frecuencia el propsito del investigador es describir situaciones y eventos,

es decir cmo es y cmo se manifiesta determinado fenmeno. Los estudios

descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos,

31

comunidades o cualquier otro fenmeno que se ha sometido a anlisis. Por lo

tanto este tipo de investigacin tambin ser aplicada a la asociacin debido a su

competencia como grupo organizado (Nios, trabajadores y comunidad).

3.2 SUJETOS Y FUENTES DE INFORMACION

3.2.1 ESQUEMA DE LA INVESTIGACION. Las fuentes de datos a utilizadas van a ser internas, externas y mediante la

recopilacin de datos, las fuentes internas se utilizarn para realizar los estudios

previos de investigaciones, antecedentes de la organizacin y su accionar

cotidiano; como fuentes externas se usarn informes o artculos previos

gubernamentales o de la prensa con relacin a este albergue o sus similares en

Costa Rica, as como informacin tomada de internet referente a la problemtica

mundial respecto la Proteccin de la Niez. La recopilacin de datos, una de las

fuentes ms importantes en esta investigacin ser por medio de entrevistas y la

observacin directa in situ, en caso de no ser suficientes los datos suministrados

por las dos fuentes anteriores.

3.2.2 RECOPILACION DE DATOS.

Estos datos fueron suministrados por los miembros de la Junta Directiva, en su

mayora por el presidente quien tiene el recargo de la administracin del albergue,

pioneros y fundadores del hogar, as como el personal operativo destacado en las

labores rutinarias del albergue y del cuidado de los nios, tambin se emple la

observacin directa de todos los procesos y procedimientos existentes en la

Asociacin; lo que significa que la recopilacin de datos para el desarrollo del

proyecto fue realizada bsicamente a travs de fuentes primarias mediante las

32

entrevistas y la observacin directa y algunas fuentes secundarias como la

informacin extrada de Internet de los entes nacionales e internacionales

involucrados en la problemtica de la Proteccin a la Niez que en este caso nos

sirvieron como parmetro de evaluacin para el diagnstico realizado.

Generalmente las fuentes secundarias las constituyen los libros, tesis, folletos,

manuales de procedimientos referentes al tema en estudio, y cualquier dato que

tenga relacin con el anlisis que se efecta.

3.2.3 DEFINICION DE VARIABLES Las variables se definen segn los datos encontrados y examinados del proyecto,

cada una de ellas debe estar entrelazada con los objetivos especficos, estas nos

dan una idea en dnde radican los problemas y las debilidades que acarrea la

organizacin a travs del tiempo.

3.2.4 VARIABLES Y AREAS DE CONOCIMIENTO DE LA INVESTIGACION. La elaboracin de la propuesta estratgica de alternativas de mejora se apoyar

empleando los estndares que dicta el Project Managment Institute (PMI) en sus

nueve reas de conocimiento, aplicando las ms apropiadas en sus diferentes

unidades departamentales como lo son la administrativa, fsica y funcional y

directamente sobre las variables involucradas.

Para la presente investigacin se ha determinado que las reas de conocimiento

aplicables a este proyecto son el Alcance, el Tiempo, el Costo, los Recursos

Humanos y las Adquisiciones sin menoscabo de las otras reas que de una u otra

forma se ven involucradas dentro de todo el proceso de desarrollo del proyecto.

33

Cuadro N7 - VARIABLES INVOLUCRADAS

DIAGNOSTICO OBJETIVO

GENERAL

OBJETIVOS

ESPECFICOS VARIABLES

DEFINICION

CONCEPTUAL

DEFINICION

OPERACIONAL

DEFINICION

INSTRUMENTAL

Diagnstico de

situacin y plan

de gestin de

proyecto para

la

implementacin

de las

estrategias de

mejora al

Albergue de

Proteccin a la

Infancia de

Palmares.

Desarrollar un

diagnstico de la

situacin actual y

un plan de

gestin de

proyecto dentro

de los

estndares que

dicta el PMI, para

la propuesta de

una estrategia de

mejoras al

Albergue de

Proteccin a la

Niez de

Palmares que les

permita alcanzar

un desarrollo

sostenible.

1. Diagnosticar y evaluar al

Hogar Centro

Infantil

Hogarcitos de

Palmares

explorando sus

reas

organizacional,

funcional, y

estructura fsica

para determinar

sus

necesidades.

2. Analizar y establecer la

brecha que se

ha generado en

cada rea para

detectar sus

debilidades y

puntos crticos.

3. Desarrollar un Plan de Gestin

de Proyecto en

cuanto al

alcance, tiempo,

costos,

recursos, y

adquisiciones; e

implementar una

propuesta

estratgica de

mejoras de

acuerdo a los

lineamientos

que establece el

PMI.

Estructura del

Sistema

administrativo y

recurso humano

Es la organizacin

y la distribucin de

funciones y tareas

del personal

involucrado

Para dicha

variable se

analizar y se

determinar el

sistema actual.

Observacin

Directa

Entrevistas

Organigrama

Procedimientos

Formularios

Software

Estado actual de

las Instalaciones

Se refiere al

edifico que ocupa

actualmente el

Albergue

Se realizar un

estudio del

estado de

conservacin del

edificio

Observacin

Directa

Juicio experto

Mobiliario, y

electrodomsticos

Muebles y

electrodomsticos

Se levantar un

listado del

Inventario actual

Observacin

Directa

Equipo de

Cmputo

Requerimiento

Equipo

Tecnolgico

Se levantar un

listado del

Inventario actual

Observacin

Directa

Presupuesto

Composicin y

administracin del

presupuesto

Se analizar y

se determinar

el control y

manejo.

Observacin

Directa

Entrevistas

Procedimientos

Plantillas

Donaciones

Es la

Administracin de

las donaciones

Se analizar el

manejo y control

de las

donaciones

Observacin

Directa

Entrevistas

Procedimientos

Plantillas

Gastos y Efectivo

Administracin y

control de los

gastos y Efectivo

Se analizar el

manejo y control

de los gastos y

manejo del

efectivo

Observacin

Directa

Entrevistas

Procedimientos

Plantillas

34

3.2.5 PROCESAMIENTO DE DATOS. Una vez realizado el diagnstico de la situacin y el anlisis de brechas

encontradas se toman los datos obtenidos los cuales deben ser ordenados,

clasificados y editados de acuerdo a las diferentes alternativas de solucin segn

su prioridad, para luego proceder a emitir la propuesta de la estrategia de mejoras

a la Asociacin de la Proteccin de la Niez de Palmares la cual como se

mencion anteriormente estar contemplada dentro del plan de Gestin a realizar

para su debida implementacin.

3.2.6 PRESENTACION DE LOS RESULTADOS La propuesta se redactar en un informe junto con el diagnstico y el anlisis de

brechas previa verificacin de que todo est correcto y en el orden lgico de

acuerdo al estudio realizado, posteriormente se presentar el documento final a la

Junta Directiva de la Asociacin para su aprobacin e implementacin.

Este proceso de presentacin simultneamente se realizar con la Universidad

para la Cooperacin Internacional (UCI) en donde se emitir la aprobacin ltima

del Proyecto Final de Graduacin (PFG).

3.3 HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE RECOPILACION DE INFORMACION Las herramientas y tcnicas utilizadas en la presente investigacin son simples

pero muy efectivas si se utilizan con propiedad y en el rea idnea de aplicar.

Como es conocido la carrea de administracin de proyectos (MAP) que ofrece la

Universidad, contiene todas las materias necesarias para que un estudiante

desarrolle los conocimientos necesarios y los ponga en prctica desenvolvindose

en los diferentes campos administrativos como todo un profesional sin ningn

35

temor o reparo del tipo de empresa que se trate; pues cuenta con todas las

habilidades, tcnicas, herramientas y modelos tecnolgicos aprendidos en la

Universidad para que fcilmente los ponga en prctica.

En mi caso particular me ayud la experiencia considerable de muchos aos

trabajando en empresas de corte totalmente administrativo; ahora aunado a este

cmulo de conocimientos adquiridos que anteriormente mencion no me fue difcil

realizar un diagnstico certero de la situacin actual de la Asociacin y determinar

as sus debilidades ms apremiantes en donde tuve que emplear de todas un

poco, entre las ms importante se pueden destacar:

La WBS (Work Breakdown Structure).

La Estructura de la Divisin del Trabajo nos sirve para definir todas las actividades

y subdividirlas en grupos o paquetes de actividades ms pequeos con el objeto

de una mayor comprensin del proyecto y facilitar el desarrollo del mismo.

El software

Es Indispensable para acceder a los programas que me facilitaran el desarrollo de

algn procedimiento, entre ellos tenemos: Windows XP, MS Project, WBS Chart

Pro, Adobe Acrobat, Excel, Word, Visio.

La Entrevista

El autor Agustn Reyes Ponce en el libro Administracin moderna define que la

entrevista constituye, Uno de los instrumentos ms sencillos pero a la vez uno de

los ms valiosos, su importancia, validez y frutos, dependen de la habilidad de

quin la emplea.(Pg. 209, Reyes, 1996).

Contina diciendo el autor Reyes Ponce que, la entrevista es una conversacin o

comunicacin oral y personal entre dos personas con un propsito definido, que

en el presente es investigar algn aspecto o conducta bajo un sistema apropiado.

(Pg. 209, Reyes, 1996).

36

Para el autor la entrevista requiere de dos personas en actitud de cierto modo

distinta, el entrevistador quien es la persona que desea obtener los datos y el

entrevistado, que es de quin se desea obtener los datos.

En el libro Administracin Moderna, Reyes Ponce seala tambin que los fines de

la entrevista son variados pero que se pueden reducir a tres bsicos:

Obtener informacin

Proporcionar informacin

Influir sobre ciertos aspectos de la conducta del entrevistado

Entonces, fcilmente se deduce que para el desarrollo de este proyecto que define

la presente investigacin se aplic la primera variable que es la de obtener

informacin.

La Observacin directa

Reyes Ponce (1996), identifica el concepto de la observacin como un hecho

ordinario y emprico de nuestra vida diaria, y que es esencial en toda

investigacin, por ello toda tcnica comienza con la observacin y termina con

ella al investigar la validez definitiva de dicha tcnica, lo que significa que la simple

forma de ver y or no se ha podido remplazar, sino solo complementar y ayudar.

El Cuestionario

Segn Hernndez Sampieri, el cuestionario consiste en un conjunto de preguntas

respecto a una o ms variables a medir. (Pg. 276,1999). En este caso se podra

decir que el cuestionario se aplic dentro de la misma entrevista por juicio y

opinin.

37

Plantillas.

El uso de estas siempre va a ser muy necesarias para tabular, sealar e identificar

diferentes procesos. El empleo de diferentes plantillas nos facilita en la AP el

utilizar los formularios de encuestas y entrevistas para la recopilacin y bsqueda

de la informacin relevante.

El Juicio Experto

Siempre ser una poderosa herramienta; muy til si se toma de personas diestras o

conocedoras en la materia y que tengan una vasta experiencia en el desarrollo del

proyectos, as tambin fundamentando sus aportes en las Lecciones Aprendidas de

proyectos similares desarrollados en el pasado.

Soft Skill

Y por supuesto no podran faltar el empleo de las habilidades suaves como se

les conoce en la AP que marcan la pauta del desenvolvimiento de todo

Administrador de Proyectos.

CAPITULO IV DESARR