Diagramas de Flujo

Alpha Research And DevelopmentDr. Jorge R. Hernández Laboy

Diagramas de Flujo

Al finalizar el taller los participantes podrán:◦ conocer que son diagramas de flujos.

◦ visualizar un proceso e identificar la secuencia de eventos de cualquier producto o servicio.

◦ preparar un diagrama de flujo de un proceso.

◦ localizar problemas.

◦ identificar áreas de mejoramiento

Objetivos del seminario

Son esquemas que describen paso a paso una

actividad.

Diagramas de Flujo

Son una descripción de una secuencia de actividades.

Pueden ser usados para:◦ describir el proceso que se está estudiando.

◦ describir el orden y la secuencia deseada de un sistema nuevo y mejorado.

◦ describir desde el recorrido de una factura hasta los pasos para realizar una venta , un servicio o producto.

Diagramas de flujo

Proveen a los miembros del equipo:◦ puntos de referencia comunes.

◦ un lenguaje estándar que pueden usar para hablar del proceso que estén estudiando.

◦ identificar complejidades inesperadas y áreas

de problemas.

oevitar redundancias.

odar vueltas sobre algo.

ocomparar y contrastar lo actual con lo ideal.

o llegar acuerdos sobre los pasos a seguir.

o identificar donde se puede obtener data adicional e investigarse.

oayuda para adiestrar y comprender el proceso completo.

Beneficios del diagramas de flujo

Determinando los límites del diagrama de flujo

Debe ser definido donde el proceso bajo estudio comienza y donde termina.

Los miembros del grupo deben acordar el nivel de detalles que indicaran en el diagrama de flujo.

◦ Cuantos detalles necesitan para entender el proceso claramente y poder identificar las áreas de problema.

Deben ser consistente en el nivel de detalles reflejados.

Determinando los límites del diagrama de flujo

Haga una tormenta de ideas para hacer una lista de todas las principales actividades.

A menos que se esté diagramando un proceso nuevo:

◦se reflejará la secuencia que es (la realidad) y no la que debería ser, o lo ideal.

◦esto puede ser difícil al principio pero es necesario para ver donde están los problemas en el proceso.

Determinando los limites del diagrama de flujo

Los diagramas de flujo pueden ser:

◦ un simple macro diagrama reflejando solamente la suficiente información para entender el flujo general del proceso.

◦ bien detallado reflejando cada minima acción y punto de decisión.

Los grupos pueden empezar con un macro diagrama y luego añadir detalles donde sean necesarios.

Determinando los límites del diagrama de flujo

Al señalar cada paso del proceso debe asegurarse el utilizar palabras que todo el mundo entienda.

Identificar el diagrama:

◦ el título del proceso.

◦ la fecha en que el diagrama fue hecho.

◦nombre de los participantes.

Símbolos básicos utilizados en diagramas de flujo

El óvalo es utilizado para:◦ indicar materiales, información o acción para

empezar el proceso. ◦ Reflejar resultados al final del proceso.

Caja o un rectángulo se usa para:◦ Reflejar una tarea o actividad realizada en el

proceso.

Símbolos básicos utilizados en diagramas de flujo

El diamante señala:◦ todos los puntos en el proceso donde

una pregunta de un sí o un nó es realizada◦ o una decisión es requerida.

Las flechas indican:

◦ La dirección o el flujo del proceso.

Verifique que:◦ los símbolos se utilicen correctamente.◦ Los pasos, acciones, decisiones, espera, demoras

se identifiquen correctamente.◦ Se valide con otras personas fuera del equipo de

trabajo el diagrama.

Analice el resultado:◦ ¿El proceso discurre como debe ser?◦ ¿Las personas cumplen con el proceso?◦ Existen repeticiones, complejidades obvias?◦ ¿Cuan diferente es el proceso de lo ideal?

Análisis de los diagramas

Cuatro tipos de diagramas de flujo han sido particularmente útiles.

Cada uno acentúa diferentes aspectos de un proceso o actividad.

1.Diagrama de flujo arriba-abajo.

2.Diagrama de flujo detallado.

3.Diagrama de flujo de trabajo.

4.Diagrama de despliegue.

Tipos de diagramas de flujo

Es una descripción de los pasos mas importantes en un proceso o proyecto.

Se limita la cantidad de información que se usa en el diagrama.

Obliga a la gente a concentrar su pensamiento en aquellos pasos que sean absolutamente necesarios para el proceso.

1.Diagramas de flujo arriba-abajo.

Permite que la gente considere solo aquello que debería pasar en un proceso, en vez de lo que pasa realmente.

Una vez han diagramado los pasos y sub pasos principales pueden preguntarse:◦ ¿Dónde nos desviamos de curso?

◦ ¿Cuál fue la causa?

1.Diagramas de flujo arriba-abajo.

Esto los ayuda a determinar que pasos son complejidad y cuáles son necesarios.

Estas respuestas los dirigen hacia las fuentes potenciales de los problemas y no simplemente a los problemas.

1.Diagramas de flujo arriba-abajo.

La descripción que resulta representa, solo el trabajo útil:◦ omitiendo la inspección, el repetir el trabajo y

otros pasos para detectar los problemas de calidad.

Normalmente , este enfoque es más rápido y eficiente que pasar semanas o meses construyendo un diagrama de flujo detallado.

Diagramas de flujo arriba -abajo

1. Enumere los pasos principales del proceso que se esté estudiando o el proyecto que se esté planeando.

2.Deben terminar con no mas de seis o siete pasos.

3. Escriba estos pasos a lo largo de la parte superior de la pagina o rotafolio.

4. Escriba debajo de cada uno los subpasos principales (NO MAS DE SEIS O SIETE)

Pasos para construir un diagrama de flujo arriba - abajo

Paso 1 Determina

r el tamaño

de la fiesta

Paso 2 Encontrar un local

Paso 3 Invitar

las personas

Ejemplo flujo arriba -abajo Planificación

de una fiesta

1.1 Decisiones de presupuesto

1.2 Decidir la lista de invitados

2.1 Decidir el tema

2.2 Seleccionar el local

3.1 Completar Invitaciones

3.2 Enviar invitaciones

Construya un diagrama flujo arriba-abajo de una visita de un cliente al salón de belleza.

Ejercicio 1

Es un diagrama de flujo que incluye mucha información acerca de lo que ocurre en cada etapa del proceso.◦ Incluyendo los circuitos causados por tener que

repetir el trabajo.

Generalmente, los diagramas de flujo arriba-abajo son suficientes, pero algunos equipos necesitan mas detalles para poder entender donde ocurren los problemas.

2.Diagrama de flujo detallados

Usen los diagramas de flujo detallados con poca frecuencia , ya que el nivel de detalles que estos proveen es usualmente innecesario.

La obtención de uno que sea del agrado de todos los miembros del equipo puede tomar semanas.

2.Diagrama de flujo detallados

Si deciden que necesitan un diagrama de flujo detallado:

asegurar que cada persona en el equipo esté de acuerdo acerca de cuánto detalle incluir.

Si estas decisiones no están claras, las preparaciones de los miembros del equipo serán probablemente incompatibles.

2.Diagrama de flujo detallados

Ejemplo diagrama de flujo detallado

Construya un diagrama de flujo detallado de la visita de un cliente al salón de belleza.

Ejercicio 2

Es un dibujo de los movimientos de la gente, los materiales, los documentos, o la información en un proceso.

Se crea al trazar esos movimientos en un bosquejo del plano o un mapa similar del área de trabajo.

Lo útil de estos bosquejos reside en su capacidad de ilustrar la ineficiencia de un sistema en una forma clara.

3. Diagrama de flujo de trabajo

3.Diagrama de flujo de trabajo Los lugares donde el trabajo puede ser

simplificado se ven a simple vista.

El interés reside en saber si existe un número excesivo o innecesario de movimientos.

Si este es el caso , hagan que la gente implicada piense acerca de cuál sería la distribución ideal.

Vean si en el área de trabajo o las formas pueden ser reordenadas para eliminar el problema.

Diagrama de flujo trabajo

Diagrama de flujo de trabajo

Construya un diagrama de flujo de trabajo del servicio a un cliente al salón de belleza.

Ejercicio 3

Combina dos ideas:◦ lo que pasa en un proceso o proyecto (las tareas

realizadas).◦ quién es responsable de cada paso.

Estos diagramas muestran los pasos principales de un proceso, de la misma forma que en el nivel superior de un diagrama de flujo arriba- abajo:

◦ junto con la persona o el grupo que es el centro de actividad de es paso.

4. Diagrama de despliegue

4. Diagrama de despliegue Estos diagramas son útiles para los equipos

de proyecto y los equipos de gerencia:◦ para llevar la cuenta de lo que cada persona o

grupo debe hacer.

◦ para saber donde encaja la gente en la secuencia y cómo se relacionarán con los otros.

4. Pasos para construir un diagrama de despliegue

Escriba en una hoja un listado vertical de los pasos principales de un proyecto o proceso.

En la parte superior haga una lista de cada uno de los participantes del proceso.

◦ individuales o grupales

Trace líneas para crear columnas bajo cada encabezado.

4. Pasos para construir un diagrama de despliegue

Marque las acciones claves en cada paso en la columna apropiada e indicando la persona o grupo.

Se pueden usar los distintos símbolos para indicar las diferentes clases de funciones en cada etapa.

Ejemplo de diagrama de desplieguePASO FELITO MYRNA YDSIA HAYDEE

Planificar el informe

Organizar el informe

Escribir el informe

Producir el informe

Ejemplo de diagrama de despliegue

Construya un diagrama de despliegue del servicio a un cliente en el salón de belleza.

Ejercicio 4