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Material elaborado por Manuel Alán Zúñiga

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN EN PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOSADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Módulo I

Marco conceptual y práctico de la Administración de Proyectos (Modalidad Virtual)

Ing. Manuel Alán Zúñiga, MAP, MCTS

Octubre, 2009

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Facilitador

Ing. Manuel Alán Zúñiga,MAP,MCTS

� Licenciado en Ingeniería en Construcción (ITCR).

� Master en Administración de Proyectos (UCI).

� Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS, MicrosoftCorp.).

E-mail: ing.malanz@hotmail.com / mallan@cfia.or.cr

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TEMA DOS

Gestión Integral de los Proyectos

Administración General y la Administración General y la Administración de ProyectosAdministración de Proyectos

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AdministraciónGeneral

Administraciónde Proyectos

Diferencias

� Una está pensada como un sistema degestión de una organización cuyaduración es extensa y desconocida.

� La otra gestiona emprendimientos decarácter finito y objetivos específicos.

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Administración General y la Administración General y la Administración de ProyectosAdministración de Proyectos

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AdministraciónGeneral

Administraciónde Proyectos

Similitud

� Se nutren de planificación,organización, gestión de recursos, laejecución y control de los planes parael logro de los objetivos.

Marco base de la administración de Marco base de la administración de proyectosproyectos

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El enfoque de Proyectos

Proyecto

ProductoProcesoModelos de desarrollo

ProductoSoluciones y

productos

Parámetros yExpectativas

Requerimientos yEspecificaciones

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Fundamentos de la Administración Fundamentos de la Administración de Proyectosde Proyectos

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� Los Fundamentos de la Gestión de Proyectosdescriben el conocimiento propio del campo dela Gestión de Proyectos, que se superpone conotras disciplinas.

� Estos fundamentos se componen de:� Definición del Ciclo deVida del Proyecto.

� Cinco grupos de procesos de la Gestión de Proyectos.

� Nueve Áreas de Conocimiento de la Gestión de Proyectos.

Áreas de experienciaÁreas de experiencia

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Conocimientos, normas y Conocimientos, normas y regulacionesregulaciones

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� Una “norma” es un documento establecidopor consenso y aprobado por un cuerporeconocido que proporciona, para usocomún y repetido reglas, pautas ocaracterísticas con el objetivo de lograr elóptimo grado de orden. Ejemplo: NormasISO, tamaños de Discos Compactos, otros.

� Una “regulación” es un requisito impuestopor le gobierno y de acatamiento obligatorio.Ejemplo: Reglamento de Construcciones,otros.

Conocimientos, normas y Conocimientos, normas y regulacionesregulaciones

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� Departamentos funcionales y disciplinas derespaldo: Legales, de producción,comercialización, de logística y de RecursoHumano.

� Elementos técnicos como desarrollos de laciencia o específicos como la ingeniería desoftware, sanitaria, etc.

� Especializaciones de gestión como lacontratación pública, desarrollo de nuevosproductos, etc.

� Grupos existes de industrias como automotriz,manufactura, construcción, etc.

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BAJO ESTOS CRITERIOS:BAJO ESTOS CRITERIOS:

¿POR QUÉ EL ¿POR QUÉ EL PMBOKPMBOKTIENE UN TIENE UN

CARÁCTER NORMATIVO PERO CARÁCTER NORMATIVO PERO

NO REGULATORIO?NO REGULATORIO?

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Comprensión del entornoComprensión del entorno

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� Casi todos los proyectos se planifican eimplementan en un contexto social,económico y ambiental, a su vez tienenimpactos positivos o negativos deseadosy no deseados.

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Comprensión del entornoComprensión del entorno

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� Entorno Cultural y Social: El equipo debeentender como afecta el proyecto a laspersonas y como afectan las personas alproyecto.

� Comprensión de aspectos económicos, demográficos,educativos, éticos, religiosos y características personales.

� El Director de Proyecto debe examinar la culturaorganizacional y el tipo de estructura organizacional.

Comprensión del entornoComprensión del entorno

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� Entorno Internacional y Político: Es posibleque los miembros del equipo debanfamiliarizarse con las leyes y costumbresnacionales e internacionales.

� Diferencias de husos de horarios, clima político, días festivos,otros.

� Requisitos de viajes para reuniones cara a cara y logística deteleconferencias.

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Comprensión del entornoComprensión del entorno

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� Entorno Físico: Si el proyecto va a afectar asu ámbito físico, los miembros del equipo deproyecto deben estar familiarizados con laecología local y la geografía física que puedenafectar el proyecto o pueden ser afectadas.

Conocimientos y actividades de la Conocimientos y actividades de la Dirección GeneralDirección General

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� Gestión financiera y contabilidad.� Gestión de compras.� Gestión de ventas.� Contratos.� Fabricación y distribución.� Logística.� Planificación estratégica, financiera yoperativa.

� Estructura organizacional.� Tecnología de Información (TI).

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Habilidades interpersonalesHabilidades interpersonales

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� Comunicación efectiva.

� Influencia de la organización.

� Liderazgo.

� Motivación.

� Negociación y Gestión de Conflictos.

� Resolución de Problemas.

Gestión del PortafolioGestión del Portafolio

� Se refiere a la gestión centralizada en uno omás portafolios.

� Incluye identificar, establecer prioridades,autorizar, dirigir y controlar proyectos,programas y otro trabajos relacionados paraalcanzar los objetivos y estratégicos delnegocio.

� Asegura una priorización de los recursosasignados y que la gestión del portafolio seaconsistente con la estrategia del negocio.

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Pirámide jerárquicaPirámide jerárquica

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Pirámide Jerárquica

Portafolio, programas y proyectosPortafolio, programas y proyectos

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� Un programa es un grupo de proyectosrelacionados cuya dirección se realiza demanera coordinada para obtener beneficiosy control que no se obtendrían si fuerandirigidos en forma individual.

� Un portafolio es un conjunto deproyectos o programas y otros trabajos,que se agrupan para facilitar la gestiónefectiva de ese trabajo, a fin de cumplir conlos objetivos estratégicos de negocio.

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Oficina de Gestión de ProyectosOficina de Gestión de Proyectos

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� Una Oficina de Gestión de Proyectos es una unidad dela organización para centralizar y coordinar la direcciónde proyectos a su cargo. Sus siglas son OGP ó PMO eninglés.

� Una OGP supervisa la dirección de proyectos,programas o una combinación de ambos.

� La OGP pone énfasis en la planificación coordinada, lapriorización y la ejecución de proyectos vinculados conlos objetivos del negocio.

¿Cuándo crear una PMO?¿Cuándo crear una PMO?

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� Si su organización desarrolla proyectos sólo en formaocasional, no existe la necesidad de desarrollar unametodología estandarizada para encauzar losesfuerzos de administración de proyectos. En estecaso, establecer una Oficina de Gestión de Proyectos,sería intentar matar mosquitos con metralleta.

� Si su organización dirige una parte importante de suenergía en el desarrollo e implementación deproyectos, enfoques individuales de administración deproyectos pueden conducir a ineficiencias e inclusopueden volverse peligrosos. Con más proyectos, lanecesidad de una Oficina de Proyectos, se vuelveindispensable.

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Diferencias de la PMO y el Director Diferencias de la PMO y el Director del Proyectodel Proyecto

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Oficina Gestión Oficina Gestión Oficina Gestión Oficina Gestión ProyectosProyectosProyectosProyectos

Director de ProyectosDirector de ProyectosDirector de ProyectosDirector de Proyectos

Cumple con los objetivos estratégicos

Cumple con los objetivos específicos del proyecto

Optimiza los recursos de proyectos de la organización

Controla los recursos asignados al proyecto

Gestiona el riesgo, oportunidades generales

Gestiona el alcance, tiempo, costo y calidad

Proporciona una información consolidada

general

Informa acerca del avance del proyecto

Historia de nuestros próximos Historia de nuestros próximos proyectosproyectos

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Como quedó

finalmente

Como se

construyó

Lo que realmente

necesitaba el usuario

Como lo solicitó

el cliente

Como se

diseñó

Como se

especificó

Como lo solicitó

compras

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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

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Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del Proyecto

� Es un conjunto de fases del mismo,generalmente secuenciales y en ocasionessuperpuestas, cuyo nombre y número sedeterminan por las necesidades degestión y control de la organización.

� El ciclo de vida del proyecto define lasfases que conectan el inicio de unproyecto con su fin.

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Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del Proyecto

� Para facilitar la Gestión, los Directores deProyectos o la organización pueden dividirlos proyectos en fases, con los enlacescorrespondientes a las operaciones de laorganización ejecutante.

� La transición de una fase a otra dentro delciclo de vida de un proyecto generalmenteimplica o esta definida por unatransferencia técnica.

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Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del Proyecto

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Los ciclos de vida del proyecto generalmentedefinen:

� Qué trabajo técnico se debe realizar en cadafase.

� Cuándo se deben generar los productosentregables en cada fase y quién los revisa.

� Quién está involucrado en cada fase.

� Cómo controlar, dar seguimiento y aprobarcada fase.

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Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del Proyecto

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Los ciclos de vida de proyectos compartendeterminadas características:

� Son secuenciales y, normalmente, estándefinidas por alguna forma de transferenciade componentes técnicos.

� El nivel de costo y de personal es bajo alcomienzo, alcanza su nivel máximo en lasfases intermedias y cae rápidamente cuandoel proyecto se aproxima a su conclusión.

Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del Proyecto

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Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del Proyecto

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� El nivel de incertidumbre es el más alto y,por tanto, el riesgo de no cumplir con losobjetivos es más elevado al inicio alproyecto.

� El poder que tienen los interesados en elproyecto para influir en las característicasfinales del producto del proyecto y en elcosto final del proyecto es más alto alcomienzo y decrece gradualmente amedida que avanza el proyecto.

Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del Proyecto

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Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del Proyecto

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Características de las fases del proyecto:

� Por lo general, una fase del proyectoconcluye con una revisión del trabajologrado y los productos entregables, a finde determinar la aceptación, tanto aún si serequiere trabajo adicional como si se debeconsiderar cerrada la fase.

� La conclusión formal de la fase no incluyela autorización formal de la fase posterior.

Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del Proyecto

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Ciclo de Vida del Proyecto y del Ciclo de Vida del Proyecto y del ProductoProducto

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� Debe tenerse cuidado en distinguir elciclo de vida del proyecto y el ciclo devida del producto; el ciclo de vida delproducto comienza con el Plan deNegocio, pasa por la idea, hasta llegar alproducto, las operaciones y laentrega del producto. El ciclo de vidadel proyecto atraviesa una serie de fasespara crear el producto.

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Ciclo de Vida del Proyecto y del Ciclo de Vida del Proyecto y del ProductoProducto

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MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS

Final del Tema II

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