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Material elaborado por Manuel Alán Zúñiga

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN ENPROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN ENADMINISTRACIÓN DE PROYECTOSADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Módulo I

Marco conceptual y práctico de la Administración deProyectos (Modalidad Virtual)

Ing. Manuel Alán Zúñiga, MAP, MCTS

Octubre, 2009


Facilitador

Ing. ManuelAlán Zúñiga, MAP, MCTS

Licenciado en Ingeniería en Construcción (ITCR).

Master enAdministración de Proyectos (UCI).

Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS, MicrosoftCorp.).

E-mail: [email protected] / [email protected]

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TEMA TRES

Los involucrados del Proyecto

Los involucrados del proyecto

Los interesados o involucrados(Stakeholders) del proyecto son personas yorganizaciones que participan de forma activaen el proyecto o de su conclusión.

También pueden influir sobre los objetivos y

resultados del proyecto. Los interesados tienen niveles de autoridad y

responsabilidad variables al participar en unproyecto, que pueden cambiar a lo largo delcurso del ciclo e vida del proyecto.

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Esa responsabilidad y autoridad varia desde unacolaboración ocasional hasta el patrocinio totaldel proyecto en lo concerniente al apoyopolítico y financiero.

El ignorar por parte del Equipo de Proyecto elidentificarlos y analizar el nivel de influencia de

los interesados puede llegar a ser perjudicialpara el proyecto desde su inicio.

Los interesados pueden influir negativamente opositivamente para el proyecto.

Los involucrados del proyecto Interesados de influencia positiva.

Son aquellos que normalmente se beneficiarán de un resultadoexitoso del proyecto.

Líderes empresariales ven una influencia positiva por unproyecto de expansión industrial.

Su influencia positiva se satisface ayudando al proyecto a lograrel objetivo.

Interesados de influencia negativa. Ven resultados negativos de acuerdo al éxito del proyecto. Grupos ecologistas pueden ver una influencia negativa por un

proyecto de construcción turística. Su influencia negativa se satisface al impedir el avance del

proyecto.

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Los involucrados clave…

Director del proyecto: Personaresponsable de dirigir el proyecto.

Cliente / usuario: Persona uorganización que utilizará el proyecto.Puede haber múltiples niveles de clientes.Los primeros adquieren el producto y losotros lo utilizan directamente.

Organización ejecutante: Empresacuyos empleados participan másdirectamente en el proyecto.


Miembros del equipo del proyecto:El grupo que realiza el trabajo delproyecto.

Equipo de dirección del proyecto:Los miembros del equipo del proyectoque participan directamente en lasactividades de dirección del proyecto.

Patrocinador: La persona o el grupoque proporciona los recursos financieros,monetarios para el proyecto.

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Influyentes: Personas o grupos que no estándirectamente relacionados con la adquisición ouso del producto del proyecto, pero debido a suposición en la organización del cliente uorganización ejecutante pueden ejercer unainfluencia positiva o negativa sobre el curso del

proyecto. Oficina de gestión de proyecto (OGP):

Organización con responsabilidad directa oindirecta sobre el resultado del proyecto.

¿QUE DEBEMOS HACER¿QUE DEBEMOS HACERCON LOSCON LOS

INVOLUCRADOS?INVOLUCRADOS?


!GESTIONARLOS!!GESTIONARLOS!

¿QUE DEBEMOS HACER¿QUE DEBEMOS HACERCON LOSCON LOS

INVOLUCRADOS?INVOLUCRADOS?

!GESTIONARLOS!!GESTIONARLOS!

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¿Por qué gestionar a los involucrados?

Nos guste o no, están y siempre estaránpresentes en el proyecto…

Sea en mayor ó en menor grado, tienenpoder, influencia, intención e impacto enel proyecto.

Por consiguiente, influyen en el éxito deun proyecto. No son un MAL NECESARIO. Pregúntese: ¿Son necesarios en mi

proyecto?

Involucrados: empiece por establecer uncriterio de cómo clasificarlos Primarios: Existen bajo una obligación legal o

contractual con el proyecto. ¿Como gestionarlos?

◦ Fomentar esa correcta relación de los mismos paracon el proyecto.

◦ Identificar sus habilidades y competencias potencialesy aprovecharlas.

◦ Darles un seguimiento y control constantes.◦ Establecer un clima para sus aportes positivos al

proyecto. ¡Tampoco es necesario consentirlos!◦ Seamos realistas: en este caso es necesario tenerlos a

favor…

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Involucrados: empiece por establecer uncriterio de cómo clasificarlos

Secundarios: No existe una relacióncontractual pero tienen o creen tenerinterés en el proyecto.

¿Como gestionarlos?◦ Comience por identificar su nivel de interés

en el proyecto.◦ Si realmente tienen interés en el proyecto, el

cual es mínimo, manténgalos como mínimoinformados.

Otra opción de clasificarlos…

DESTRUCTIVOS

•Tienen un gran interés en el proyecto.•Poseen una gran influencia.

•Se involucran pero en la mayoría de los casos no dan el apoyo necesario.•Actitud negativa hacia los esfuerzo y el desarrollo del proyecto.

PASIVOS / NEUTRALES / DUDOSOS

•De mediano a bajo interés en el proyecto.

•Influencia mínima.•Se requiere que se involucren moderadamente.

•Actitud positiva en el esfuerzo y logro de las metas en el proyecto.

CONSTRUCTIVOS

•Tienen un gran interés en el proyecto.

•Ejercen gran influencia al éxito.•Intentan involucrarse y dan todo el apoyo para alcanzar el éxito.

•Actitud positiva hacia el esfuerzo del equipo.

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Ante esta clasificación…

DESTRUCTIVOS

Trate se ser tolerante, cordial y hasta donde se pueda apoyarlos, debido a su alta

influencia negativa en el proyecto.

PASIVOS / NEUTRALES / DUDOSOS

Como no tienen tanta influencia, lo primordial es mantenerlos informadosocasionalmente con reuniones ó visitas al proyecto.

CONSTRUCTIVOS

Capitalizar su influencia positiva dándoles apoyo constante, consultándolos y

hacerles sentir lo relevantes que son para el éxito del proyecto.

¿Cómo gestionarlos?Análisis de los interesados:

Es un proceso sistemático de recolección y análisiscuantitativo y cualitativo de la información paradeterminar qué tipo de intereses deben tenerse encuenta en todo el proyecto.

Identificar sus intereses, expectativas, e influencias de

las partes interesadas y sus efectos en el éxito delproyecto. También ayuda a identificar las relaciones de

interesados que pueden ser aprovechados paraconstruir coaliciones y potenciales asociaciones paramejorar la posibilidad de éxito del proyecto.

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¿Cómo gestionarlos?

PASO UNO

Identifique todas las posibles partesinteresadas en el proyecto y lainformación pertinente, como susfunciones, departamentos, los intereses,los niveles de conocimiento, expectativasy nivel de influencia.

Identificar otros interesados se realizageneralmente a través de entrevistas con losinteresados y ampliar la lista hasta que todos lospotenciales interesados están incluidos.


PASO DOS

Clasifíquelos y priorícelos.◦ Poder / Interés.

◦ Poder / Influencia.

◦ Influencia / Impacto.

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PASOTRES

Evaluar cómo las principales partesinteresadas pueden responder oreaccionar en diversas situaciones, con elfin para planear cómo se influye en ellos a

aumentar su apoyo y mitigar lospotenciales impactos negativos.

Propuesta para gestión de losinvolucrados

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Propuesta para gestión de losinvolucrados

Ejemplo de una Matriz de Involucrados

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Establezca líneas de comunicación

Dos personas una conexión

Cuatro personas seis conexiones

Tres personas tres conexiones

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Cinco personas diez conexiones

n(n-1)/2 líneas de comunicación

10 = 45

20 = 190

30 = 435

40 = 780

50 = 1 225

Resumen de la Gestión de losInvolucrados del Proyecto

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Conclusiones: Gestión de losInvolucrados del Proyecto El conocer qué involucrado se movilizará

con respecto al proyecto, no solo involucrala posición actual, si no la futura.

Comience por generar un listado (Registro)de involucrados y así llegar a priorizarlos

para establecer una respuesta a cada uno. Con el tiempo, se dará cuenta que lo más

retador en un proyecto, no es solo elpresupuesto o las restricciones de tiempo.

Conclusiones: Gestión de losInvolucrados del Proyecto Esta es una realidad a tomar en cuenta: ¡NO

SIEMPRE VAMOS A QUEDAR BIEN CONTODOS!.

Van a existir diferencias de criterios y hastaconflictos, lo importante es no obviarlos sino mas bien, enfrentarlos.

Al involucrado hay que conocerlo yentenderlo para comprender los vacíosentre lo que se espera, se necesita y lo quese requiere de él.

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Conclusiones: Gestión de losInvolucrados del Proyecto

Lo importante es que al final delproyecto…

EL DIRECTOR Y EL EQUIPO DEL PROYECTO


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Grupos vs Equipos

GRUPOS:

Grupo de personasunidas porquecomparten algo encomún.

Funciones,habilidades yresponsabilidadesindividuales.

EQUIPOS: Grupo de personas

que comparten unnombre, una visión,misión, un conjunto de

metas y objetivoscomunes.

Cohesión, asignaciónde funciones,comunicación,definición de objetivose interdependencia.

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- Podría decirme, por favor, qué camino he deseguir desde aquí?.

- Eso depende en buen medida del lugar adondequieras ir – Dijo el Gato.

- No me importa mucho adonde…. – Dijo

Alicia.- Entonces no importa mucho por donde vayas – Dijo el Gato.

Lewis Carroll“Alicia en el País de las Maravillas”

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Requisitos para el trabajo en Equipo

Buena comunicación.

Equipo concentrado en el trabajo.

Buena organización.

Interés por lograr el objetivo.

Crear un clima democrático.

Buscar el consenso en la toma de decisiones. Disposición a colaborar y a intercambiar

conocimientos y destrezas.

¿Por qué fallan los Equipos?

No existen recetas específicas que garanticenel éxito o fracaso del trabajo en equipo, peroalgunos aspectos que inducen al fracaso son:

Metas no claras.

Falta de soporte del superior. Liderazgo no efectivo.

Individualidad.

Evitar críticas NO constructivas o “chismes”.

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¿Cómo prevenir los problemas en elEquipo? No permanecer en el problema y dar el

siguiente paso a buscar la solución.

Evitar hasta donde sea posible, la altarotación de los miembros del equipo.

Aprovechar realmente las reuniones

periódicas. Fomentar de manera clara que el éxito

del trabajo es responsabilidad de todos.

Recomendaciones…

Enlistar las tareas a realizar.

Para cada tarea, describir las funciones arealizar.

Establecer los criterios básicos de aceptación.

Retomar los aspectos de puntualidad,cumplimiento satisfactorio del trabajo,responsabilidad,compañerismo,etc.

Dar a conocer a cada miembro la importanciade su trabajo.

Identificar a aquel miembro problemático.

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Equipo del proyecto

Un equipo es un grupo de personas quetrabajan en forma interdependiente paralograr una meta común. El trabajo en

equipo es el esfuerzo cooperativo de losmiembros de un grupo para lograr esa

meta común.Gido & Clements

¿Equipo del Proyecto?

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Etapas de desarrollo y crecimiento delequipo

Formación Tormentas Adaptación Desempeño

Etapa de FORMACIÓN

Incluye la transición de ser una personaindividual a formar parte del equipo.

Las personas del equipo comienzan aconocerse.

Por lo general, los miembros delequipo tienen expectativas positivas ymuchos deseos de iniciar el trabajo arealizar.

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Etapa de FORMACIÓN

En esta etapa es poco el trabajo realque se logra, debido al alto nivel deansiedad que tienen las personassobre el trabajo en sí y sobre susrelaciones con los demás.

Se deben exponer las limitaciones delproyecto con respecto al alcance deltrabajo, los niveles de calidad, elpresupuesto y el programa.

Etapa de FORMACIÓN

En esta etapa el equiponecesita dirección.

El Director delProyecto debe

proporcionar direccióny estructura, tiene quecomunicar con claridadel objetivo delproyecto y una visióndel éxito del proyecto.

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Etapa de TORMENTAS

En esta etapa el objetivo delproyecto es más claro.

Los miembros del equipo comienzana trabajar en las tareas asignadas y eltrabajo progresa con lentitud.

Sin embargo, ahora que se contemplala realidad, quizá no se esté deacuerdo con las expectativas inicialesde las personas.

Etapa de TORMENTAS

Durante esta etapasurge el conflicto yaumenta la tensión.

Surgen sentimientosde enojo, frustración

y hostilidad. Los integrantes se

preguntan cuántocontrol y autoridadtienen.

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Etapa de TORMENTAS

En esta etapa la motivación y el espíritude integración son bajas.

El Director de Proyecto debe ejercer suliderazgo y autoridad, proporcionar unambiente de comprensión y respaldo,

definir responsabilidades individuales.

Etapa de ADAPTACIÓN

La relación entre los miembros delequipo y el Director de Proyecto hancomenzado o se han estabilizado.

Se reduce el descontento y las

expectativas de los miembros deadaptan a la realidad.

Esta etapa inicia con el desarrollo deconfianza.

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Etapa de ADAPTACIÓN

El control y la tomade decisiones setransfieren delDirector al Equipodel Proyecto.

El Director de

Proyecto minimiza suautoridad y asume unpapel más derespaldo.

Etapa de DESEMPEÑO En esta etapa el nivel de desempeño es alto, el

equipo esta deseoso de lograr el objetivo delproyecto.

El equipo experimenta una sensación de unidady orgullo de sus logros.

En esta etapa, el Director delega por completonivel de autoridad y de responsabilidad. Se concentra en ayudar al equipo a ejecutar el

Plan de Proyecto y otorgar reconocimiento desus logros y progresos.

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Henry Ford

“Reunirse en equipo es el principio.Mantenerse en equipo es el progreso.Trabajar en equipo asegura el éxito”.

El Director del Proyecto

Responsabilidades del Director de Proyectos.

Asegurar principalmente la plena satisfaccióndel cliente y el equipo del proyecto.

Planeación: Definir claramente el objetivo delproyecto y llegar a un acuerdo con el clientesobre ese objetivo. Debe comunicar de formaclara los objetivos a los miembros del equipodel proyecto; encabeza la realización del Plan deGestión del Proyecto.

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El Director del Proyecto

Responsabilidades del Director de Proyectos.

Organización: Incluye obtener los recursosapropiados para realizar el trabajo. Asignaresponsabilidades y delega autoridad apersonas.

Control: Para controlar el proyecto, el gerenteo director pone en marcha un sistema deinformación de administración, creado paraseguir el progreso real y compartirlo con loplaneado.

Habilidades de un Director del Proyecto

Ser un líder transformador, asociar un criteriosorprendente a los objetivos.

Ser capaz de delegar adecuadamente. Honesto,capaz y próximo a su equipo. Tener sentido de anticipación. Hacerse suficientemente visible. Ordenado y meticuloso. Creativo e imaginativo. Buen negociador. Buen comunicador.

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Habilidades de un Director del Proyecto

Se puede dividir en dos grupos:◦ Habilidades suaves o blandas profesionales:

Comprende los sentimientos de miembros de equipode proyecto, es decir e comportamiento individual ygrupal: Trabajar en equipo, buena comunicación, capazde recibir órdenes, dar y recibir crítica, conocer losmercados, talento y creatividad, optimismo incluso enel fracaso, conocimiento colectivo (capaz deidentificar socios del conocimiento).

◦ Habilidades duras profesionales: Tiene que vercon la formación y capacitación de los miembros delequipo del proyecto: Conocimiento técnico,experiencia laboral,manejo de sofware,etc.

Grandes errores de los Directores deProyectos Asumir él solo el poder: Por encima de los

demás, satisfacer su ego. Aislarse del equipo: Tener una idea errónea de

su posición. Empleo de técnicas de motivación

inadecuadas. No asumir la dirección. Centrarte en tu contribución individual. Estar demasiado seguro de tener la solución. Fallar en la representación de los intereses del

equipo.

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¿Qué logras al final?

Sea un verdadero LIDER…

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Delegue siempre con criterio…

Motive a su personal…

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MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS

Final del Tema III


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