Diapositiva de judith

PROCESO DE PROCESO DE INSCRIPCIÒNINSCRIPCIÒNDICIEMBREDICIEMBRE-2006-2006

PROPUESTA

Contribuir a la mayor eficiencia y calidad de los servicios de atención al estudiante en el proceso de inscripción del periodo académico Enero/2007-Abril/2007.

Generar enlaces en las etapas relacionadas con el proceso de inscripción, enfrentando un escenario de cambios en el mismo, para conformar un modelo de gestión que permita la integración de los departamentos involucrados en el proceso de inscripción de forma efectiva.

Optimizar e integrar el proceso comunicacional en la gestión de la Coordinación Docente, en apoyo a todos los departamento involucrados dentro del proceso de inscripción, en beneficio directo de los estudiantes, y los diversos niveles administrativos y académicos de la institución.

OBJETIVOSOBJETIVOS

PLANIFICACIONPLANIFICACION ACADEMICAACADEMICA

MAYOR # INSCRITOS

# COORD.INF. PROM.ESTUD *COOR.INF

4.376 24 ambos turnos 1834.376 x 3 Días de inscripción Normal = 13.128 estudiantes inscritos

META INSCRIPCIONES ENERO - ABRIL = 23.000 EN 3 DIAS

GENERANDO UN DEFICIT DE 10.00010.000 estudiantes aprox. SIN INSCRIPCION.

SIN CONSIDERAR EL NUMERO DE MODIFICACIONES QUE EL ESTUDIANTE SOLICITE INCREMENTANDO EL NÚMERO DE ATENCIONES QUE EL COORDINADOR DE INFORMACIÒN DEBE REALIZAR.

PLANTEAMIENTOPLANTEAMIENTO

Resumen de inscripción Semestral Período desde Sep 2003 hasta Jul 2006

(Alumnos nuevos, regulares y becados)

21500

22000

22500

23000

23500

24000

24500

Semestres

Nú

mer

o d

e A

lum

no

s

No. Alumnos Inscritos 22883 22460 22942 23571 24167 23220

Sep '03 - Ene '04

Mar '04 - Jul '04

Sep '04 - Ene '05

Mar '05 - Jul '05

Sep '05 - Ene '06

Mar '06 - Jul '06

PLANTEAMIENTOPLANTEAMIENTO

INFORMACIÒN.INFORMACIÒN.

LOGÌSTICA.LOGÌSTICA.

SISTEMA.SISTEMA.

ACADÈMICA.ACADÈMICA.

ADMINISTRATIVA.ADMINISTRATIVA.

PROPUESTASPROPUESTAS

Realizar una Campaña informativa que involucre a todos Realizar una Campaña informativa que involucre a todos los medios de comunicación, con los que la institución los medios de comunicación, con los que la institución cuenta.cuenta.*Cartelera Universitaria (PRENSA) *Cartelera Universitaria (PRENSA) *Circuito Cerrado (monitores pasillos principales)*Circuito Cerrado (monitores pasillos principales)

*Emisora de Radio*Emisora de Radio Carteles en un formato de gran tamaño que permita la Carteles en un formato de gran tamaño que permita la

plena visibilidad del mismo (pendones, afiches).plena visibilidad del mismo (pendones, afiches). Rediseño general de los trípticos informativos del Rediseño general de los trípticos informativos del

proceso de inscripción.proceso de inscripción.

Transmisión directa de la información en aulas y pasillos Transmisión directa de la información en aulas y pasillos a través de Coordinadores Docentes, Docentes y a través de Coordinadores Docentes, Docentes y personal de protocolo.personal de protocolo.

Actualización continua de la información en la pagina Actualización continua de la información en la pagina Web de la Institución.Web de la Institución.

PropuestaPropuesta INFORMACION INFORMACION

Carteles InformativosCarteles Informativos

INGLES IV CONTABILIDAD DE COSTOS

PSICOLOGIA

INDUSTRIAL

PSICOLOGIA

INDUSTRIAL

FORMACION

DEPORTIVA II

10:55-11:40


PSICOLOGIA

INDUSTRIAL

PSICOLOGIA

INDUSTRIAL

FORMACION

DEPORTIVA II

10:10-10:55

INGLES IV INFORMAT

ICA II

PSICOLOGIA

INDUSTRIAL

FORMACION

DEPORTIVA II

09:20-10:05

ESTADISTICA I

INFORMATICA II

08:35-09:20

CONTABILIDAD DE COSTOS

ESTADISTICA I

COMPORTAMIENTO

ORGANIZACIONAL

INFORMATICA II

COMPORTAMIENTO

ORGANIZACIONAL

07:45-08:30


ESTADISTICA I

COMPORTAMIENTO

ORGANIZACIONAL

INFORMATICA II

COMPORTAMIENTO

ORGANIZACIONAL

07:00-07:45

ViernesJuevesMiercolesMartesLunesHoras


PSICOLOGIA

INDUSTRIAL

PSICOLOGIA

INDUSTRIAL

FORMACION

DEPORTIVA II

10:55-11:40


PSICOLOGIA

INDUSTRIAL

PSICOLOGIA

INDUSTRIAL

FORMACION

DEPORTIVA II

10:10-10:55

INGLES IV INFORMAT

ICA II

PSICOLOGIA

INDUSTRIAL

FORMACION

DEPORTIVA II

09:20-10:05

ESTADISTICA I

INFORMATICA II

08:35-09:20


ESTADISTICA I

COMPORTAMIENTO

ORGANIZACIONAL

INFORMATICA II

COMPORTAMIENTO

ORGANIZACIONAL

07:45-08:30


ESTADISTICA I

COMPORTAMIENTO

ORGANIZACIONAL

INFORMATICA II

COMPORTAMIENTO

ORGANIZACIONAL

07:00-07:45

ViernesJuevesMiercolesMartesLunesHoras

32/63ROMERO NUNEZ HUMBERTO. ESTADISTICA I M311

28/63YANEZ BELKIS PSICOLOGIA INDUSTRIAL E511

30/31SOCORRO PEREZ ALICIA BEATRIZ INGLES IV P411

36/36FUENMAYOR KARINA INFORMATICA II P411

63/63URDANETA ESPINOSA ARMANDO JOSE CONTABILIDAD DE COSTOS E411

44/63HERNANDEZ PADRON ZULY MARGARITA

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL R411

35/63PETIT PEREZ ROBERTO JOSE FORMACION DEPORTIVA II C311

CapacidadProfesorNombre MateriaSeccion

32/63ROMERO NUNEZ HUMBERTO. ESTADISTICA I M311

28/63YANEZ BELKIS PSICOLOGIA INDUSTRIAL E511

30/31SOCORRO PEREZ ALICIA BEATRIZ INGLES IV P411

36/36FUENMAYOR KARINA INFORMATICA II P411

63/63URDANETA ESPINOSA ARMANDO JOSE CONTABILIDAD DE COSTOS E411

44/63HERNANDEZ PADRON ZULY MARGARITA

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL R411

35/63PETIT PEREZ ROBERTO JOSE FORMACION DEPORTIVA II C311

CapacidadProfesorNombre MateriaSeccion

Accesa a Accesa a www.urbe.eduwww.urbe.edu y utiliza el y utiliza el Constructor de Horarios, es una Constructor de Horarios, es una

herramienta que facilita la elaboraciherramienta que facilita la elaboracióón n del horario con solo especificar las del horario con solo especificar las

materias que deseas ver. materias que deseas ver.

Paso:

EfectEfectúúa tu deposito en las diferentes a tu deposito en las diferentes entidades bancarias, y asentidades bancarias, y asíí podrpodráás evitar s evitar

largas colas en caja por pagos de largas colas en caja por pagos de tarjetas de crtarjetas de créédito y debito.dito y debito.

Verifica el bloque que te corresponde Verifica el bloque que te corresponde segsegúún tu terminal de cn tu terminal de céédula. dula.

TAMBIEN PUEDES REALIZAR TU TAMBIEN PUEDES REALIZAR TU INSCRIPCION EN EL INSCRIPCION EN EL ““AUDITORIOAUDITORIO””

Paso:

Paso:

Establecer una alianza interdepartamentalEstablecer una alianza interdepartamental-Coordinación Docente-Coordinación Docente-Coordinación de recursos audiovisuales.-Coordinación de recursos audiovisuales.-Dirección Relaciones Interinstitucionales.-Dirección Relaciones Interinstitucionales.-Departamento de Caja.-Departamento de Caja.-Departamento de Seguridad.-Departamento de Seguridad.-Dirección de Análisis y Sistemas.-Dirección de Análisis y Sistemas.

Habilitar espacios de contingenciaHabilitar espacios de contingencia..-Auditorio.-Auditorio.-Sala de Juicio Oral.-Sala de Juicio Oral.-Salones de los Bloquea A y B (Planta baja)-Salones de los Bloquea A y B (Planta baja)

Adquirir nuevos recursos organizativos.Adquirir nuevos recursos organizativos.

PropuestaPropuesta LOGíSTICA LOGíSTICA..

PropuestaPropuesta LOGISTICA LOGISTICA..Alianza InterdepartamentalAlianza Interdepartamental

• Apoyados en la propuesta Apoyados en la propuesta de la Dir. Sistemas, habilitar de la Dir. Sistemas, habilitar el auditorio y sala de juicio el auditorio y sala de juicio oral para el proceso de oral para el proceso de Inscripción con los equipos Inscripción con los equipos necesarios.necesarios.

•Asistentes Integrales con Asistentes Integrales con mayor experiencia en el mayor experiencia en el proceso.proceso.

•Personal Auxiliar en Personal Auxiliar en combinación con Asistentes combinación con Asistentes Integrales en los bloques.Integrales en los bloques.

• Solicitar apoyo del personal Solicitar apoyo del personal protocolo para la protocolo para la organización de las colas.organización de las colas.

•Habilitar cajas en el Habilitar cajas en el auditorio para procesar los auditorio para procesar los depósitos bancarios, tarjetas depósitos bancarios, tarjetas de debito y crédito .de debito y crédito .

Espacios de ContingenciaEspacios de Contingencia

•Tomando en consideración Tomando en consideración que las fechas de entrega de que las fechas de entrega de notas y la inscripción se notas y la inscripción se propone habilitar un espacio propone habilitar un espacio emergente para hacer emergente para hacer entrega de cortes de notas e entrega de cortes de notas e índices académicos.índices académicos.

•Los mismos se proponen Los mismos se proponen sean los Bloques A y B.sean los Bloques A y B.

•Puntos clave de Puntos clave de información atendidos por el información atendidos por el personal de protocolo.personal de protocolo.

PropuestaPropuesta LOGISTICA LOGISTICA..

Hacer entrega de un formato de materias a Hacer entrega de un formato de materias a inscribir para disminuir el tiempo de atención inscribir para disminuir el tiempo de atención por parte de los coordinadores de información.por parte de los coordinadores de información.

Realizar el estudio de un sistema de Realizar el estudio de un sistema de numeración electrónica, para la organización numeración electrónica, para la organización en el orden de inscripción, disminuyendo así las en el orden de inscripción, disminuyendo así las colas y conflictos dentro del proceso de espera colas y conflictos dentro del proceso de espera para la realización del proceso.para la realización del proceso.

Aumentar el numero de tensores para Aumentar el numero de tensores para organizar las colas propias del proceso de organizar las colas propias del proceso de inscripcióninscripción

Recursos OrganizativosRecursos Organizativos

PropuestaPropuesta LOGISTICA LOGISTICA..Formato Materias a InscribirFormato Materias a Inscribir

FORMATO DE MATERIAS A INSCRIBIR PERIODO ACADEMICO

NOMBRE:

C.I: SECCION

NUM. MATERIA Opción 1 Opción 2

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Equipos Auditorio y Sala de Juicio Oral (10 computadores, 3 Equipos Auditorio y Sala de Juicio Oral (10 computadores, 3 impresoras)impresoras)

Equipos, espacios de contingencia 4 computadoras, 2 Equipos, espacios de contingencia 4 computadoras, 2 impresoras (cortes de notas y registros académicos).impresoras (cortes de notas y registros académicos).

Línea Telefónica provisional.Línea Telefónica provisional.

Patrocinar a través de la pagina Web el constructor de Patrocinar a través de la pagina Web el constructor de horarios de manera mucho mas atractiva.horarios de manera mucho mas atractiva.

Propuesta SISTEMASPropuesta SISTEMAS

Propuesta ACADÈMICAPropuesta ACADÈMICA

Orden de Inscripción por Facultades.Orden de Inscripción por Facultades.

Inicio formal del proceso desde el día Martes. Inicio formal del proceso desde el día Martes.

Pronósticos de secciones a apertura, suministrando la Pronósticos de secciones a apertura, suministrando la información a tiempo.información a tiempo.

Verificación de la capacidad de alumnos por aulas.Verificación de la capacidad de alumnos por aulas.

Entrega de notas el días lunes, motivando a los Entrega de notas el días lunes, motivando a los docentes a través de los jefes de cátedra.docentes a través de los jefes de cátedra.

Propuesta ADMINISTRATIVAPropuesta ADMINISTRATIVA

Puntos de Pago adicionales provisionales.Puntos de Pago adicionales provisionales.

Mayor numero de Asistente Integrales por bloque.Mayor numero de Asistente Integrales por bloque.

Corte de caja a las 09:00pm, apoyando el plan de Corte de caja a las 09:00pm, apoyando el plan de contingencia, para lograr el máximo de alumnos inscritos contingencia, para lograr el máximo de alumnos inscritos por día.por día.

Supervisores en el Auditorio y Juicio Oral, únicamente Supervisores en el Auditorio y Juicio Oral, únicamente para la recepción de cierres de cajas y resolver cualquier para la recepción de cierres de cajas y resolver cualquier problema administrativo y procesamientos de depósitos problema administrativo y procesamientos de depósitos especiales.especiales.

Suministro material requerido para la organización de las Suministro material requerido para la organización de las colas tanto en Caja como en Coordinaciones y cualquier colas tanto en Caja como en Coordinaciones y cualquier espacio habilitado para el proceso de inscripción.espacio habilitado para el proceso de inscripción.

Estudio de factibilidad de sistema de numeración Estudio de factibilidad de sistema de numeración electrónica. electrónica.

BLOQUE Asistentes Integrales

CoordinadorDocente

A 2 1

B 2 1

F 4 1

E 2 1

Juicio Oral 10 1

AUDITORIO 10 2

TOTAL PERS. .X TURNO

30 8

TOTAL 60 16

TOTAL PERSONAL INSCRIBIENDO = 30 EN AMBOS TURNOS

Distribución de PersonalDistribución de Personal

PronósticosPronósticos

MAYOR # INSCRITOS

# COORD.INF. PROM.ESTUD *COOR.INF

4.376 24 ambos turnos 183

36 PERSONAS X 200 EST.PROM = 7.200

7.200 ATENCIONES DIARIAS X 3 DIAS DE INSCRIPCION =

21.60021.600INSCRIPCIONES PRONOSTICADASINSCRIPCIONES PRONOSTICADAS

META INSCRIPCIONES ENERO - ABRIL = 23.000 EN 3 DIAS

CuadroCuadro Resumen Propuesta Resumen Propuesta

PROPUESTASPROPUESTAS BENEFICIOSBENEFICIOS RECURSOSRECURSOS PERSONALPERSONALINVOLUCRADOINVOLUCRADO

VIABILIDAVIABILIDADD

INFORMACIÓNINFORMACIÓN -Calidad en el material informativo adaptado a las necesidades del estudiante.-Orientación estudiantil.-Planificación por parte del estudiante.

-Material impreso de gran formato.-Tríptico informativo-Difusión audiovisual e impresa.

-Dirección de Información.-Coordinadores Docentes.-Personal Docente-Secretaria.

Viable

Poco Viable

Nada Viable

LOGÍSTICALOGÍSTICA -Mejor Calidad del Servicio.-Alcance de los objetivos propuestos en cuanto a número de inscritos.-Disminución del tiempo de atención al cliente.

-Áreas de atención emergentes.-Personal de apoyo para atención.-Adiestramiento intensivo.-Nuevos formatos.

-Coordinación Docente.-Coordinación de R. Audiovisual.-Dir. RR.II-Dpto. de Seguridad.-Dpto. de Caja.

Viable

Poco Viable

Nada Viable

SISTEMASISTEMA -Incremento del número de usuarios a la página Web. -Información más Completa en la planilla de Inscripción.

-Equipos adicionales en los nuevos espacios.-Rediseño de planilla de inscripción.

-Dir. Análisis y Sistemas-Vice Rectorado Administrativo.-Vice Rectorado Académico.

Viable

Poco Viable

Nada Viable

ACADÉMICAACADÉMICA -Enlace en los departamentos involucrados en el proceso de inscripción.-Adiestramiento de todo el personal en el proceso académico.

-Coordinar, apoyar y fusionar los esfuerzos de los diferentes departamentos para el logro del objetivo establecido.

-Vice Rectorado Académico-Coordinación Docente.-Control de Estudios.

Viable

Poco Viable

Nada Viable

ADMINISTRATIADMINISTRATIVAVA

-Rentabilidad organizacional.-Pocos costos adicionales en proceso de contingencia.-Alcance de los objetivos administrativos.

-Adquisición de material organizativo.-Pago de horas extras (día sábado).-Puntos de venta adicionales.-Cajas provisionales.-Personal de apoyo.

- Dpto. de Caja.- Contraloría.- Dir. RR.HH

Viable

Poco Viable

Nada Viable

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